System kontroli zarządczej w Ministerstwie Finansów.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MRiF.2017.116

Akt utracił moc

Wersja od: 8 czerwca 2017 r.

ZARZĄDZENIE

MINISTRA ROZWOJU I FINANSÓW ¹

z dnia 8 czerwca 2017 r.

w sprawie systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Finansów

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, 1948, 1984 i 2260 oraz 2017 r. poz. 191) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa zasady i tryb funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie.

§ 2. Użyte w zarządzeniu pojęcia oznaczają:

1) BZK - Biuro Zarządzania Programami i Kontroli Wewnętrznej Ministerstwa Finansów;

2) Dyrektor Generalny - Dyrektor Generalny Ministerstwa Finansów;

3) informacja o celach - dokument zawierający informację o celach komórki organizacyjnej, wyznaczonych do realizacji na dany rok;

4) kierownictwo - Kierownictwo Ministerstwa;

5) Komitet Audytu - Komitet Audytu dla działów administracji rządowej - budżet, finanse publiczne oraz instytucje finansowe;

6) komórka organizacyjna - biuro, departament i Samodzielne Stanowisko do Spraw Audytu Wewnętrznego w Ministerstwie;

7) kontrola zarządcza - kontrola zarządcza w rozumieniu art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

8) Ministerstwo - Ministerstwo Finansów;

9) plan działalności Ministerstwa - plan działalności Ministerstwa Finansów na dany rok kalendarzowy.

§  3. 

1. System kontroli zarządczej w Ministerstwie obejmuje w szczególności:

1) wyznaczanie celów do planu działalności Ministerstwa, mierników określających stopień realizacji celów i zadań służących ich osiągnięciu;

2) zarządzanie ryzykiem w Ministerstwie;

3) monitorowanie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej, w szczególności sporządzanie sprawozdań z wykonania planu działalności Ministerstwa;

4) kontrolę i audyt;

5) zarządzanie portfelem programów i projektów;

6) zarządzanie bezpieczeństwem informacji;

7) politykę antykorupcyjną;

8) zarządzanie ciągłością działania;

9) zarządzanie finansami;

10) zarządzanie zasobami ludzkimi;

11) dokonywanie oceny systemu kontroli zarządczej, w tym sporządzanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie;

12) zapewnianie członkom kierownictwa informacji o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie.

2. Elementy systemu kontroli zarządczej, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 4-10, regulują odrębne przepisy.

§  4. 

1. Nadzór nad funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie sprawuje Dyrektor Generalny przy pomocy komórek organizacyjnych oraz w porozumieniu z Szefem Krajowej Administracji Skarbowej w zakresie komórek organizacyjnych będących jednostkami organizacyjnymi Krajowej Administracji Skarbowej.

2. W przypadku komórek organizacyjnych będących jednostkami organizacyjnymi Krajowej Administracji Skarbowej, gdy wymagana jest akceptacja lub zatwierdzenie nadzorującego członka kierownictwa, wymagana jest również akceptacja lub zatwierdzenie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

§ 5. BZK może, przy współpracy z komórkami organizacyjnymi Ministerstwa, opracować oraz po ich zatwierdzeniu przez Dyrektora Generalnego udostępnić wzory formularzy i kwestionariuszy w celu realizacji zadań określonych w zarządzeniu.

Rozdział  2

Planowanie działalności i zarządzanie ryzykiem

§ 6. Plan działalności Ministerstwa określa w szczególności:

1) cele komórek organizacyjnych na dany rok;

2) mierniki stopnia realizacji celów;

3) wartość bazową oraz planowane wartości mierników w kolejnych okresach sprawozdawczych;

4) zadania i projekty służące realizacji każdego z celów.

§  7. 

1. Dyrektor Generalny przekazuje dyrektorowi komórki organizacyjnej propozycję celów wyznaczonych do realizacji na dany rok, w terminie do dnia 5 listopada roku poprzedzającego rok, którego dotyczy projekt planu. W propozycji celów wskazuje się w szczególności:

1) cele komórki organizacyjnej, wynikające z projektu planu działalności dla działów administracji rządowej - budżet, finanse publiczne, instytucje finansowe;

2) inne cele komórki organizacyjnej na dany rok, jednak nie więcej niż trzy.

2. Sporządzając propozycję celów Dyrektor Generalny uwzględnia:

1) kierunki i cele dla działów administracji rządowej - budżet, finanse publiczne, instytucje finansowe;

2) informację o przyznanych Ministerstwu kwotach wydatków wynikających z projektu ustawy budżetowej;

3) zasoby kadrowe, którymi dysponować będzie komórka organizacyjna w danym roku;

4) propozycje celów przedstawione przez dyrektorów komórek organizacyjnych.

§  8. 

1. Na podstawie propozycji celów wyznaczonych do realizacji na dany rok dyrektorzy komórek organizacyjnych, w porozumieniu z nadzorującymi członkami kierownictwa, przygotowują i przekazują do BZK do uzgodnienia w terminie do dnia 15 listopada roku poprzedzającego rok, którego dotyczy projekt, w zakresie swojej właściwości projekty informacji o celach, zawierające:

1) elementy wskazane w § 6;

2) najważniejsze ryzyka mające wpływ na osiąganie celów oraz realizację zadań i projektów.

2. Uzgodnione z BZK projekty informacji o celach, o których mowa w ust. 1, są zatwierdzane przez dyrektorów komórek organizacyjnych i przekazywane do akceptacji nadzorującemu członkowi kierownictwa, a następnie za pośrednictwem BZK do zatwierdzenia Dyrektorowi Generalnemu, w terminie do dnia 10 grudnia roku poprzedzającego rok, którego dotyczą projekty.

§  9. 

1. Na podstawie zatwierdzonych przez Dyrektora Generalnego informacji o celach, o których mowa w § 8 ust. 2, BZK opracowuje i przekazuje do akceptacji Dyrektorowi Generalnemu projekt planu działalności Ministerstwa w terminie do dnia 15 grudnia roku poprzedzającego rok, którego dotyczy projekt planu.

2. Dyrektor Generalny akceptuje projekt planu działalności Ministerstwa i przekazuje Ministrowi do zatwierdzenia, w terminie do dnia 20 grudnia roku poprzedzającego rok, którego dotyczy projekt planu.

3. Minister zatwierdza projekt planu działalności Ministerstwa w terminie do dnia 31 grudnia roku poprzedzającego rok, którego dotyczy projekt planu.

§ 10. Komórki organizacyjne zarządzają ryzykiem w odniesieniu do celów, zadań i projektów określonych w planie działalności Ministerstwa.

§  11. 

1. W przypadku konieczności zmiany planu działalności Ministerstwa:

1) polegającej na aktualizacji wartości mierników określonych w planie działalności Ministerstwa - dyrektor komórki organizacyjnej sporządza i przekazuje do BZK aktualizację wartości mierników wraz z uzasadnieniem, w terminie do dnia 1 marca;

2) wynikającej ze zmian w zakresie zadań komórki organizacyjnej lub innych zmian w istotny sposób wpływających na funkcjonowanie komórki organizacyjnej - dyrektor komórki organizacyjnej, której zmiany dotyczą, sporządza i przekazuje do BZK propozycję aktualizacji planu działalności Ministerstwa wraz z uzasadnieniem, w terminie 21 dni od dnia wprowadzenia tych zmian.

2. Przepisy § 8 stosuje się odpowiednio.

Rozdział  3

Monitorowanie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej i zapewnianie informacji o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie

§  12. 

1. Dyrektorzy komórek organizacyjnych sporządzają i przekazują do BZK sprawozdania z realizacji planu działalności Ministerstwa, za okres od 1 stycznia danego roku do końca danego kwartału, w terminie 14 dni od zakończenia każdego kwartału.

2. Sprawozdania, o których mowa w ust. 1, sporządzane po zakończeniu czwartego kwartału, są akceptowane przez nadzorującego członka kierownictwa i przekazywane do BZK, w terminie do dnia 21 stycznia roku następującego po roku, za który są sporządzane sprawozdania.

§ 13. Monitorowania elementów systemu kontroli zarządczej, określonych w § 3 ust. 1 pkt 4-10 dokonują właściwe komórki organizacyjne, które na wniosek BZK udzielają informacji o wynikach monitorowania.

§ 14. BZK zapewnia członkom kierownictwa cykliczne informacje o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie, w tym dotyczące stanu realizacji zadań w Ministerstwie, nie rzadziej niż raz na kwartał.

Rozdział  4

Ocena kontroli zarządczej i oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie

§ 15. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni, w zakresie właściwej komórki organizacyjnej, sporządza dyrektor komórki organizacyjnej i przekazuje nadzorującemu członkowi kierownictwa do zatwierdzenia, a następnie do BZK w terminie do dnia 1 lutego.

§  16. 

1. Samodzielne Stanowisko do Spraw Audytu Wewnętrznego dokonuje oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie za poprzedni rok, uwzględniając wyniki przeprowadzonych audytów, i przekazuje jej wyniki Dyrektorowi Generalnemu i Komitetowi Audytu, w terminie do dnia 15 lutego.

2. BZK przekazuje Komitetowi Audytu, w terminie do 15 lutego informację dotyczącą:

1) wyników kontroli prowadzonych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa;

2) wyników kontroli prowadzonych w Ministerstwie przez zewnętrzne organy kontrolne;

3) stanu realizacji wniosków i zaleceń pokontrolnych przez komórki organizacyjne Ministerstwa.

§ 17. Samoocena systemu kontroli zarządczej za poprzedni rok w Ministerstwie dokonywana jest w terminie do dnia 1 lutego. BZK koordynuje proces przeprowadzania samooceny oraz przygotowania i opracowania jej wyników, a następnie udostępnia wyniki członkom kierownictwa i Komitetowi Audytu w terminie do dnia 15 lutego.

§  18. 

1. BZK sporządza projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie za poprzedni rok i przedstawia Dyrektorowi Generalnemu do zatwierdzenia.

2. Dyrektor Generalny zatwierdza projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie w terminie do dnia 1 marca.

3. BZK przekazuje oświadczenie, o którym mowa w ust. 2, komórkom organizacyjnym, których zakres działalności dotyczy zastrzeżeń wskazanych w oświadczeniu.

4. Dyrektorzy komórek organizacyjnych, o których mowa w ust. 3, w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia, określają działania w zakresie zastrzeżeń i termin ich realizacji, powiadamiając o tym BZK.

5. Do dnia 21 lipca i 21 stycznia komórki organizacyjne, sporządzają i przesyłają do BZK informacje o działaniach, o których mowa w ust. 4, podjętych w danym półroczu.

6. Na podstawie informacji, o których mowa w ust. 5, BZK przygotowuje stanowisko o działaniach podejmowanych w danym półroczu wraz z rekomendacjami i przedstawia je Dyrektorowi Generalnemu.

Rozdział  5

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 19. BZK opracuje projekt planu działalności Ministerstwa na okres od 1 lipca do 31 grudnia 2017 r.

§  20. 

1. Dyrektor Generalny przekaże dyrektorowi komórki organizacyjnej propozycję celów do realizacji na okres od 1 lipca do 31 grudnia 2017 r. w terminie do dnia 20 czerwca 2017 r.

2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych, w porozumieniu z nadzorującymi członkami kierownictwa, przygotują i przekażą do BZK do uzgodnienia, w zakresie swojej właściwości, projekty informacji o celach w terminie do dnia 4 lipca 2017 r.

3. Uzgodnione z BZK projekty informacji o celach, o których mowa w ust. 2, są zatwierdzane przez dyrektorów komórek organizacyjnych i przekazywane do akceptacji nadzorującemu członkowi kierownictwa, a następnie za pośrednictwem BZK do zatwierdzenia Dyrektorowi Generalnemu w terminie do dnia 18 lipca 2017 r.

4. Projekt planu działalności Ministerstwa, o którym mowa w § 19:

1) BZK opracuje i przekaże do akceptacji Dyrektorowi Generalnemu w terminie do dnia 24 lipca 2017 r.;

2) Dyrektor Generalny akceptuje i przekaże Ministrowi do zatwierdzenia w terminie do dnia 26 lipca 2017 r.;

3) Minister zatwierdza w terminie do dnia 31 lipca 2017 r.

§ 21. Traci moc zarządzenie Nr 12 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2015 r. w sprawie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.

§ 22. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

¹ Minister Rozwoju i Finansów kieruje działami administracji rządowej - budżet, finanse publiczne oraz instytucje finansowe, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1, 2 i 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 września 2016 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rozwoju i Finansów (Dz. U. poz. 1595).