System kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej - sprawy wewnętrzne.
Dz.Urz.MSW.2012.64
Akt utracił mocZARZĄDZENIE Nr 59
MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH1)
z dnia 6 września 2012 r.
w sprawie systemu kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej - sprawy wewnętrzne
Rozdział 1.
Przepisy ogólne
Przepisy ogólne
Rozdział 2.
Przestrzeganie wartości etycznych, kompetencje zawodowe, struktura organizacyjna, delegowanie uprawnień
Przestrzeganie wartości etycznych, kompetencje zawodowe, struktura organizacyjna, delegowanie uprawnień
Rozdział 3.
Misja, określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji, identyfikacja ryzyka, analiza ryzyka, reakcja na ryzyko
Misja, określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji, identyfikacja ryzyka, analiza ryzyka, reakcja na ryzyko
Rozdział 4.
Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej, nadzór, ciągłość działalności, ochrona zasobów, szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych oraz mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych
Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej, nadzór, ciągłość działalności, ochrona zasobów, szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych oraz mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych
Rozdział 5.
Bieżąca komunikacja oraz komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna
Bieżąca komunikacja oraz komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna
Rozdział 6.
Monitorowanie systemu kontroli zarządczej, samoocena, audyt wewnętrzny, uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej
Monitorowanie systemu kontroli zarządczej, samoocena, audyt wewnętrzny, uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej
Rozdział 7.
Postanowienia końcowe
Postanowienia końcowe
1) Minister Spraw Wewnętrznych kieruje działem administracji rządowej - sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych (Dz. U. Nr 248, poz. 1491).
2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020, Nr 96, poz. 620, Nr 238, poz. 1578 i Nr 257, poz. 1726 oraz z 2011 r. Nr 201, poz. 1183, Nr 185, poz. 1092, Nr 234, poz. 1386, Nr 240, poz. 1429 i Nr 291, poz. 1707.
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1
Propozycje celów, mierników i zadań do planu działalności Ministra na rok ........
Propozycje celów, mierników i zadań do planu działalności Ministra na rok ........
Lp. | Cel1) | Mierniki określające stopień realizacji celu | Najważniejsze zadania służące realizacji celu | Odniesienia do dokumentu o charakterze strategicznym | Źródło finansowania | Osoba odpowiedzialna za realizację | ||
nazwa | wartość bazowa miernika | planowana wartość do osiągnięcia na koniec roku, którego dotyczy plan | ||||||
1. | ||||||||
2. | ||||||||
3. |
................................................ ........................................................................
Data, podpis sporządzającego Data, podpis kierownika komórki lub jednostki
.................................................................................
Data, podpis zatwierdzającego członka Kierownictwa
______
1) Należy wskazać minimalnie jeden cel, planowany do realizacji przez komórkę organizacyjną lub jednostkę w następnym roku. Kolejne cele należy wpisywać z uwzględnieniem priorytetów.
ZAŁĄCZNIK Nr 2
Informacja o poziomie realizacji celów
Informacja o poziomie realizacji celów
Cel | Miernik | Informacja o zagrożeniach i działaniach zapobiegawczych | ||||
Zakładana wartość | I kwartał | II kwartał | III kwartał | Wartość skumulowana (I-II kw., I-III kw.) | ||
Data, podpis sporządzającego Data, podpis kierownika komórki lub jednostki
ZAŁĄCZNIK Nr 3
Arkusz oceny ryzyka
Arkusz oceny ryzyka
Cel | Zadanie | Identyfikacja ryzyka | Analiza ryzyka | Ewaluacja ryzyka (7) | Postępowanie z ryzykiem (8) | ||||
Zdarzenie (1) | Następstwo (2) (N) | Prawdopodobieństwo (3) (P) | Ocena (N) (4) | Ocena (P) (5) | Poziom ryzyka = N x P (6) | ||||
(2) Następstwo - konsekwencje, rezultat zdarzenia mający wpływ na cele.
(3) Prawdopodobieństwo - możliwość, szansa wystąpienia zdarzenia.
Oceniając prawdopodobieństwo należy przeanalizować:
* Środek kontroli - wszystko, co modyfikuje ryzyko (działanie lub rozwiązanie, w szczególności organizacyjne lub techniczne, które ogranicza prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia lub minimalizuje jego negatywne następstwa oraz daje racjonalne zapewnienie osiągnięcia celów).
* Podatność - słabość lub wrażliwość, która tworzy pozytywne środowisko do wystąpienia zagrożenia.
* Dane historyczne - informacje o występowaniu zdarzenia w przeszłości.
(4) Następstwo powinno zostać ocenione w skali od 1 do 5 gdzie:
5) Prawdopodobieństwo powinno zostać ocenione w skali od 1 do 5 gdzie:
(6) Poziom ryzyka - wielkość ryzyka lub kombinacji ryzyk, wyrażony w postaci kombinacji następstw oraz ich prawdopodobieństwa. Poziom ryzyka wyrażany jest jako iloczyn oceny następstw (N) i prawdopodobieństwa (P)
(7) Ewaluacja ryzyka
(8) Postępowanie z ryzykiem
................................................ ........................................................................
Data, podpis sporządzającego Data, podpis kierownika komórki lub jednostki
ZAŁĄCZNIK Nr 4
Plan postępowania z ryzykiem
Plan postępowania z ryzykiem
Cel | Zadanie | Zdarzenie | Poziom ryzyka | Postępowania z ryzykiem | Działania | Terminy | Odpowiedzialni | Informacje o realizacji |
Data, podpis sporządzającego Data, podpis kierownika komórki lub jednostki
ZAŁĄCZNIK Nr 5
Rejestr ryzyk
Rejestr ryzyk
Cel | Zadanie | Zdarzenie | Informacje o zmaterializowaniu się ryzyka |
Data, podpis sporządzającego Data, podpis kierownika komórki lub jednostki
ZAŁĄCZNIK Nr 6
Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej
Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej
Dyrektor Generalny)
(kierowane do
Ministra Spraw Wewnętrznych)
członka kierownictwa Ministerstwa
za rok...........
(rok, za który składane jest oświadczenie)
CZĘŚĆ I
1)
1)
- zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
- skuteczności i efektywności działania,
- wiarygodności sprawozdań,
- ochrony zasobów,
- przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
- efektywności i skuteczności przepływu informacji,
- zarządzania ryzykiem,
na podstawie oświadczeń uzyskanych od dyrektorów nadzorowanych komórek organizacyjnych i kierowników jednostek organizacyjnych:
......................................................................................................................................................
Należy wpisać nazwę komórek organizacyjnych Ministerstwa, imię i nazwisko ich kierownika oraz nazwę jednostek, imię i nazwisko ich kierownika
informuję, że:
A.2) □ w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
B.3) □ w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
C.4) □ nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.
D. Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z:5)
□ monitoringu realizacji celów i zadań,
□ samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych6),
□ procesu zarządzania ryzykiem,
□ audytu wewnętrznego,
□ kontroli wewnętrznych,
□ kontroli zewnętrznych,
□ innych źródeł informacji:
......................................................................................................................................................
Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia.
....................................... ......................................................................
(miejscowość, data) (podpis i pieczątka członka Kierownictwa Ministerstwa)
CZĘŚĆ II
7)
7)
...................................................................................................................
...................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
.................................................................................................
Należy opisać przyczyny złożenia zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotną słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu działu administracji rządowej, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeżeli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem.
2. Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej:
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do złożonych zastrzeżeń, wraz z podaniem terminu ich realizacji.
CZĘŚĆ III
8)
8)
1. Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie:
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
Należy opisać najistotniejsze działania, jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w części II oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie.
2. Pozostałe działania:
...................................................................................................................
...................................................................................................................
...................................................................................................................
Należy opisać najistotniejsze działania, niezaplanowane w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, jeżeli takie działania zostały podjęte.
Objaśnienia:
1) W części I, w zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej, wypełnia się tylko jeden element A albo B, albo C przez zaznaczenie znakiem "X" odpowiedniego wiersza. Pozostałe dwa elementy wykreśla się. Element D wypełnia się niezależnie od wyników oceny stanu kontroli zarządczej.
2) Element A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywność i skuteczność przepływu informacji oraz zarządzanie ryzykiem.
3) Element B wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem, z zastrzeżeniem objaśnienia 4.
4) Element C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem.
5) Znakiem "X" zaznaczyć odpowiednie wiersze. W przypadku zaznaczenia punktu "innych źródeł informacji" należy je wymienić.
6) Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone przez Ministra Finansów na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
7) Część II sporządzana jest w przypadku, gdy w części I niniejszego oświadczenia zaznaczono element B albo C.
8) Część III sporządza się w przypadku, gdy w części I oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, był zaznaczony element B albo C lub gdy w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, były podejmowane inne niezaplanowane działania mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej.