System kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej - informatyzacja.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MC.2016.52

Akt utracił moc

Wersja od: 6 kwietnia 2019 r.

ZARZĄDZENIE Nr 45

MINISTRA CYFRYZACJI

z dnia 29 listopada 2016 r.

w sprawie systemu kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej - informatyzacja

Na podstawie art. 34 ust. 1 i 2 i art. 34a ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392 oraz z 2015 r. poz. 1064) oraz art. 69 ust. 1 pkt 1 i art. 70 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1.

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa zasady wykonywania kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej informatyzacja.

§ 2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) Minister - Ministra Cyfryzacji;

2) Członkowie Kierownictwa - Ministra, Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu i Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

3) Ministerstwo - Ministerstwo Cyfryzacji;

4) BM - Biuro Ministra;

5) dyrektor komórki organizacyjnej - kierownika komórki organizacyjnej albo osobę wyznaczoną do kierowania komórką organizacyjną Ministerstwa;

6) dyrektor komórki nadzorującej - kierownika komórki organizacyjnej wykonującej wobec jednostki zadania wynikające z nadzoru Ministra albo ze stosunku podległości wobec Ministra w zakresie określonym w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa albo osobę wyznaczoną do kierowania tą komórką;

7) jednostka - urzędy obsługujące organy nadzorowane przez Ministra albo jemu podległe oraz jednostki podległe Ministrowi albo przez niego nadzorowane, o których mowa w wykazie, ustalonym na podstawie art. 33 ust. 1d ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów;

8) kierownik jednostki - organ nadzorowany przez Ministra albo jemu podległy albo dyrektora jednostki podległej Ministrowi albo przez niego nadzorowanej, o których mowa w pkt 7;

9) komórka organizacyjna - departament lub biuro Ministerstwa;

10) ustawa - ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

11) oświadczenie Ministra o stanie kontroli zarządczej - oświadczenie Ministra o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni, dla działu administracji rządowej informatyzacja, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy;

12) plan działalności - plan działalności Ministra na rok następny dla działu informatyzacja, sporządzony zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy;

13) sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra - sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni, dla działu administracji rządowej informatyzacja, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy.

§  3. 

1. Kontrola zarządcza w Ministerstwie polega w szczególności na zarządzaniu przez stałe dokonywanie oceny w zakresie zdolności osiągania wyznaczonych celów określonych w planie działalności oraz dostosowywaniu narzędzi służących do ich osiągnięcia.

2. Członkowie Kierownictwa, dyrektorzy komórek organizacyjnych oraz kierownicy jednostek w ramach kontroli zarządczej podejmują działania polegające w szczególności na:

1) wprowadzaniu rozwiązań zarządczych;

2) ocenianiu funkcjonowania rozwiązań zarządczych z punktu widzenia ich zgodności z regulacjami dotyczącymi kontroli zarządczej;

3) podejmowaniu działań w celu usystematyzowania i udoskonalenia, bądź zintegrowania stosowanych metod, mechanizmów lub procedur postępowania z punktu widzenia przyjętych do realizacji celów;

4) proponowaniu rozwiązań, regulowaniu oraz korygowaniu podejmowanych czynności dla zapewnienia ich przyszłej skuteczności organizacyjnej i ekonomicznej;

5) zgodnym z prawem, skutecznym i efektywnym osiąganiu rezultatów.

3. Do zadań dyrektora komórki organizacyjnej należy zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w kierowanej komórce.

4. Do zadań kierownika jednostki należy zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w kierowanej jednostce.

5. Pracownicy Ministerstwa wykonują zadania związane z kontrolą zarządczą w zakresie określonym w wewnętrznych regulaminach organizacyjnych komórek organizacyjnych, opisach stanowisk pracy, zakresach czynności oraz w zakresie wyznaczonym na mocy odrębnych upoważnień i poleceń służbowych.

§  4. 

1. Członkowie Kierownictwa, dyrektorzy komórek organizacyjnych oraz kierownicy jednostek prowadzą stałą ocenę funkcjonowania sytemu kontroli zarządczej w zakresie celów i zadań określonych w planie działalności.

2. Oceny celów i zadań, o której mowa w ust. 1, dokonuje się, biorąc pod uwagę kryterium:

1) skuteczności, w ramach którego zbadaniu podlega stopień osiągnięcia celów, a w pierwszej kolejności, czy podejmowanie zadania było celowe;

2) efektywności, w ramach którego zbadaniu podlega adekwatność zaangażowanych środków w stosunku do osiągniętych efektów.

§ 5. Członkowie Kierownictwa nadzorują funkcjonowanie kontroli zarządczej w komórkach organizacyjnych, wobec których wykonują czynności kierownictwa oraz w jednostkach, wobec których wykonują zadania wynikające z nadzoru albo stosunku podległości wobec Ministra.

§  6. 

1. 1  W BM zadania związane z koordynacją spraw kontroli zarządczej dla działu administracji rządowej - informatyzacja realizuje Wydział Skarg, Kontroli i Wniosków, zwany dalej "WSKN",

b) uchyla się ust. 2,

c) w ust. 3 wprowadzenie do wyliczenia otrzymuje brzmienie:

"

3. WSKN realizuje zadania w zakresie:;

2. Koordynatora do spraw kontroli zarządczej wyznacza Minister.

3. Koordynator do spraw kontroli zarządczej realizuje zadania w zakresie:

1) przygotowania projektu planu działalności na podstawie propozycji przekazanych przez dyrektorów komórek organizacyjnych do BM;

2) oceny adekwatności określonych w planie działalności mierników, zadań i celów;

3) sporządzania projektu oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej na podstawie oświadczeń przekazanych BM przez Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu i Dyrektora Generalnego Ministerstwa oraz dyrektorów komórek organizacyjnych;

4) sporządzania projektu sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra na podstawie informacji przekazanych BM przez dyrektorów komórek organizacyjnych.

§  7. 

1. 2  BM zapewnia obsługę obiegu dokumentów związanych z kontrolą zarządczą.

2. Zespół Audytu Wewnętrznego przeprowadza systematyczną ocenę w szczególności adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w ramach prowadzonych w Ministerstwie zadań audytowych zapewniających oraz czynności doradczych.

3. Komitet Audytu Ministra świadczy doradztwo na rzecz Ministra w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej.

Rozdział  2.

Plan działalności i sposób jego realizacji

§  8. 

1. Członkowie Kierownictwa wyznaczają cele do realizacji przez komórki organizacyjne, wobec których wykonują czynności kierownictwa.

2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych sporządzają propozycje zadań i mierników dla celów wyznaczonych przez Członków Kierownictwa, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do zarządzenia.

3. Dyrektorzy komórek nadzorujących sporządzają propozycje, o których mowa w ust. 2, po zapoznaniu się z zadaniami i miernikami zaproponowanymi przez kierowników jednostek.

4. Propozycje, o których mowa w ust. 2, dyrektorzy komórek organizacyjnych przedstawiają do akceptacji właściwego Członka Kierownictwa.

5. Dyrektorzy komórek organizacyjnych przekazują do BM w terminie do dnia 1 października każdego roku propozycje celów oraz zaakceptowane propozycje zadań i mierników, o których mowa w ust. 2.

6. 3  WSKN na podstawie informacji, o których mowa w ust. 5, sporządza projekt planu działalności;

§  9. 

1. Minister zatwierdza projekt planu działalności do dnia 27 października każdego roku, a następnie przekazuje go Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

2. Minister zatwierdza plan działalności w terminie do dnia 20 listopada każdego roku, a następnie przekazuje go BM w celu udostępnienia na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej Ministra.

§ 10. Kierownicy jednostek sporządzają plan działalności dla jednostki na rok następny, z uwzględnieniem celów zawartych w planie działalności i przedkładają go Ministrowi w terminie do dnia 30 listopada każdego roku.

Rozdział  3.

Monitoring i sprawozdawczość

§  11. 

1. Dyrektorzy komórek organizacyjnych w terminie do dnia 31 lipca każdego roku dokonują przeglądu celów, zadań i mierników zawartych w planie działalności oraz sporządzają informację o poziomie ich realizacji, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 2 do zarządzenia.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej sporządza informację o poziomie realizacji celów, zadań i mierników również w przypadku wystąpienia istotnych zmian w zakresie poziomu ich realizacji.

3. Kierownicy jednostek dokonują przeglądu celów, zadań i mierników zawartych w planie działalności jednostki oraz sporządzają informację o poziomie ich realizacji, którą składają Ministrowi w terminie do dnia 20 lipca każdego roku, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 2 do zarządzenia.

4. Dyrektor komórki nadzorującej sporządza informacje, o których mowa w ust. 1 i 2, po zapoznaniu się z informacją sporządzoną przez kierowników jednostek.

§  12. 

1. Kierownicy jednostek sporządzają sprawozdania z wykonania planu działalności jednostki za rok poprzedni i przekazują go Ministrowi w terminie do dnia 20 lutego każdego roku.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej sporządza i przekazuje do BM, w terminie do dnia 5 marca każdego roku, sprawozdanie dotyczące poziomu realizacji celów, zadań i mierników ujętych w planie działalności za rok poprzedni.

3. Dyrektorzy komórek nadzorujących sporządzają sprawozdania, o których mowa w ust. 2, po zapoznaniu się ze sprawozdaniem sporządzonym przez kierowników jednostek.

4. 4  WSKN na podstawie sprawozdań, o których mowa w ust. 2, sporządza projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra;

5. Minister zatwierdza sprawozdanie z wykonania planu działalności w terminie do dnia 30 kwietnia każdego roku, a następnie przekazuje go BM w celu zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa.

§  13. 

1. Dyrektorzy komórek organizacyjnych w terminie do dnia 31 marca każdego roku składają właściwym Członkom Kierownictwa oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej, którą kierują.

2. Kierownicy jednostek do dnia 15 marca każdego roku składają właściwym Członkom Kierownictwa, za pośrednictwem dyrektorów komórek nadzorujących, oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w jednostkach, którymi kierują.

3. Dyrektorzy komórek nadzorujących składają oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, po zapoznaniu się z oświadczeniami kierowników jednostek.

§  14. 

1. Sekretarz Stanu, Podsekretarze Stanu i Dyrektor Generalny sporządzają oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, biorąc pod uwagę oświadczenia kierowników jednostek i informacje sporządzone przez dyrektorów komórek organizacyjnych, a następnie do dnia 10 kwietnia każdego roku przekazują oświadczenie BM. Członkowie Kierownictwa sporządzają oświadczenie według wzoru oświadczenia, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy.

2. 5  WSKN na podstawie oświadczeń, o których mowa w ust. 1, sporządza projekt oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej.

§ 15. Traci moc zarządzenie Nr 42 Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 30 października 2015 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w działach administracji rządowej - administracja publiczna, łączność, informatyzacja, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne (Dz. Urz. Min. Ad. i Cyf. poz. 66).

§ 16. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

PROPOZYCJE CELÓW, ZADAŃ I MIERNIKÓW DO PLANU DZIAŁALNOŚCI MINISTRA NA ROK......

L.p.	Cel	Mierniki określające stopień realizacji celu			Najważniejsze zadania służące realizacji celu	Odniesienia do dokumentu o charakterze strategicznym
		Nazwa	Wartość bazowa miernika	Planowana wartość do osiągnięcia na koniec roku, którego dotyczy plan
Dział informatyzacja
1.
2.
3.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

INFORMACJA O POZIOMIE REALIZACJI CELÓW, ZADAŃ I MIERNIKÓW DOTYCZĄCA ROKU........

L.p.	Cel	Mierniki			Najważniejsze zadania służące realizacji celu	Informacja o zagrożeniach i działaniach zapobiegawczych
		Zakładana wartość na koniec roku	Wartość osiągnięta w II kwartale	Osiągnięta wartość skumulowana I-II kw./ przewidywana wartość skumulowana I-III kw.
1.
2.
3.

¹ § 6 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 lit. a zarządzenia nr 8 z dnia 20 marca 2019 r. (Dz.Urz.MC.2019.9) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 6 kwietnia 2019 r.

² § 7 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 8 z dnia 20 marca 2019 r. (Dz.Urz.MC.2019.9) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 6 kwietnia 2019 r.

³ § 8 ust. 6 zmieniony przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 8 z dnia 20 marca 2019 r. (Dz.Urz.MC.2019.9) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 6 kwietnia 2019 r.

⁴ § 12 ust. 4 zmieniony przez § 1 pkt 4 zarządzenia nr 8 z dnia 20 marca 2019 r. (Dz.Urz.MC.2019.9) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 6 kwietnia 2019 r.

⁵ § 14 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 5 zarządzenia nr 8 z dnia 20 marca 2019 r. (Dz.Urz.MC.2019.9) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 6 kwietnia 2019 r.