System kontroli zarządczej w działach administracji rządowej - administracja publiczna, łączność, informatyzacja, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MAiC.2015.66

Akt utracił moc

Wersja od: 30 października 2015 r.

ZARZĄDZENIE Nr 42

MINISTRA ADMINISTRACJI I CYFRYZACJI

z dnia 30 października 2015 r.

w sprawie systemu kontroli zarządczej w działach administracji rządowej - administracja publiczna, łączność, informatyzacja, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne

Na podstawie art. 34 ust. 1 i 2 i art. 34a ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392 oraz z 2015 r. poz. 1064) oraz art. 69 ust. 1 pkt 1 i art. 70 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.), zarządza się, co następuje:

Rozdział  1.

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa zasady wykonywania kontroli zarządczej w działach administracji rządowej: administracja publiczna, łączność, informatyzacja, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne.

§ 2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) Minister - Ministra Administracji i Cyfryzacji;

2) Członkowie Kierownictwa - Ministra, Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu i Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

3) Ministerstwo - Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji;

4) DKSiW - Departament Kontroli, Skarg i Wniosków;

5) dyrektor komórki organizacyjnej - kierownika komórki organizacyjnej albo osobę wyznaczoną do kierowania komórką organizacyjną Ministerstwa;

6) dyrektor komórki nadzorującej - kierownika komórki organizacyjnej, która sprawuje nadzór nad jednostką w zakresie określonym w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa albo osobę wyznaczoną do kierowania tą komórką;

7) jednostka - urzędy obsługujące organy nadzorowane przez Ministra oraz jednostki podległe, o których mowa w wykazie, ustalonym na podstawie art. 33 ust. 1d ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów;

8) kierownik jednostki - organ nadzorowany albo dyrektora jednostek podległych, o których mowa w pkt 7;

9) komórka organizacyjna - departament lub biuro Ministerstwa;

10) komórka nadzorująca - komórkę organizacyjną Ministerstwa wykonującą wobec jednostki zadania wynikające z nadzoru Ministra albo ze stosunku podległości wobec Ministra;

11) ustawa - ustawę o finansach publicznych;

12) oświadczenie Ministra o stanie kontroli zarządczej - oświadczenie Ministra o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni, dla działów administracji rządowej: administracja publiczna, łączność, informatyzacja, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy;

13) plan działalności - plan działalności Ministra na rok następny dla działów: administracja publiczna, łączność, informatyzacja, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne, sporządzony zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy;

14) sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra - sprawozdanie z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni, dla działów administracji rządowej: administracja publiczna, łączność, informatyzacja, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy.

§  3.

1. Kontrola zarządcza w Ministerstwie polega w szczególności na zarządzaniu poprzez stałe dokonywanie oceny w zakresie zdolności osiągania wyznaczonych celów określonych w planie działalności oraz dostosowywaniu narzędzi służących do ich osiągnięcia.

2. Członkowie Kierownictwa, dyrektorzy komórek organizacyjnych oraz kierownicy jednostek w ramach kontroli zarządczej podejmują działania polegające w szczególności na:

1) wprowadzaniu rozwiązań zarządczych;

2) ocenianiu funkcjonowania rozwiązań zarządczych z punktu widzenia ich zgodności z regulacjami dotyczącymi kontroli zarządczej;

3) podejmowaniu działań w celu usystematyzowania i udoskonalenia, bądź zintegrowania stosowanych metod, mechanizmów lub procedur postępowania z punktu widzenia przyjętych do realizacji celów;

4) proponowaniu rozwiązań, regulowaniu oraz korygowaniu podejmowanych czynności dla zapewnienia ich przyszłej skuteczności organizacyjnej i ekonomicznej;

5) zgodnym z prawem, skutecznym i efektywnym osiąganiu rezultatów.

3. Do zadań dyrektora komórki organizacyjnej należy zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w kierowanej komórce.

4. Do zadań kierownika jednostki należy zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w kierowanej jednostce.

5. Pracownicy Ministerstwa wykonują zadania związane z kontrolą zarządczą w zakresie określonym w regulaminach wewnętrznych komórek organizacyjnych, opisach stanowisk pracy, zakresach czynności oraz w zakresie wyznaczonym na mocy odrębnych upoważnień i poleceń służbowych.

§  4.

1. Członkowie Kierownictwa, dyrektorzy komórek organizacyjnych oraz kierownicy jednostek prowadzą stałą ocenę funkcjonowania sytemu kontroli zarządczej w zakresie celów i zadań określonych w planie działalności.

2. Oceny celów i zadań, o której mowa w ust. 1, dokonuje się biorąc pod uwagę kryterium:

1) skuteczności, gdzie zbadaniu podlega stopień osiągnięcia celów, a w pierwszej kolejności, czy podejmowanie zadania było celowe;

2) efektywności, gdzie zbadaniu podlega adekwatność zaangażowanych środków w stosunku do osiągniętych efektów.

§ 5. Członkowie Kierownictwa nadzorują funkcjonowanie kontroli zarządczej w komórkach organizacyjnych, wobec których wykonują czynności kierownictwa oraz w jednostkach, wobec których wykonują zadania wynikające z nadzoru albo stosunku podległości wobec Ministra.

§  6.

1. W DKSiW tworzy się stanowisko koordynatora do spraw kontroli zarządczej dla działów administracji rządowej: administracja publiczna, łączność, informatyzacja, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne, zwane dalej "koordynatorem do spraw kontroli zarządczej".

2. Koordynatora do spraw kontroli zarządczej wyznacza Minister.

3. Koordynator do spraw kontroli zarządczej realizuje zadania w zakresie:

1) przygotowania projektu planu działalności na podstawie propozycji przekazanych przez dyrektorów komórek organizacyjnych do DKSiW;

2) oceny adekwatności określonych w planie działalności mierników, zadań i celów;

3) sporządzania projektu oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej na podstawie oświadczeń przekazanych do DKSiW przez Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu i Dyrektora Generalnego Ministerstwa oraz dyrektorów komórek organizacyjnych;

4) sporządzania projektu sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra na podstawie informacji przekazanych do DKSiW przez dyrektorów komórek organizacyjnych.

§  7.

1. DKSiW zapewnia obsługę obiegu dokumentów związanych z kontrolą zarządczą oraz wspiera koordynatora do spraw kontroli zarządczej w zakresie realizacji zadań, o których mowa w § 6 ust. 3.

2. Zespół Audytu Wewnętrznego przeprowadza systematyczną ocenę w szczególności adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w ramach prowadzonych w Ministerstwie zadań audytowych zapewniających oraz czynności doradczych.

3. Komitet Audytu Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji świadczy doradztwo na rzecz Ministra w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej.

Rozdział  2.

Plan działalności i sposób jego realizacji

§  8.

1. Członkowie Kierownictwa wyznaczają cele do realizacji przez komórki organizacyjne, wobec których wykonują czynności kierownictwa.

2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych sporządzają propozycje zadań i mierników dla celów wyznaczonych przez Członków Kierownictwa, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do zarządzenia.

3. Dyrektorzy komórek nadzorujących sporządzają propozycje, o których mowa w ust. 2, po zapoznaniu się z zadaniami i miernikami zaproponowanymi przez kierowników jednostek.

4. Propozycje, o których mowa w ust. 2, dyrektorzy komórek organizacyjnych przedstawiają do akceptacji właściwego Członka Kierownictwa.

5. Dyrektorzy komórek organizacyjnych przekazują do DKSiW w terminie do dnia 15 października każdego roku propozycje celów oraz zaakceptowane propozycje zadań i mierników, o których mowa w ust. 2.

6. Koordynator do spraw kontroli zarządczej na podstawie informacji, o których mowa w ust. 5, sporządza projekt planu działalności.

§  9.

1. Minister zatwierdza projekt planu działalności do dnia 27 października każdego roku, a następnie przekazuje go do Kancelarii Prezesa Rady Ministrów.

2. Minister zatwierdza plan działalności w terminie do dnia 20 listopada każdego roku, a następnie przekazuje go do Biura Ministra w celu zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa.

§ 10. Kierownicy jednostek sporządzają plan działalności dla jednostki na rok następny, z uwzględnieniem celów zawartych w planie działalności i przedkładają go Ministrowi w terminie do dnia 30 listopada każdego roku.

Rozdział  3.

Monitoring i sprawozdawczość

§  11.

1. Dyrektorzy komórek organizacyjnych w terminie do dnia 31 lipca każdego roku dokonują przeglądu celów, zadań i mierników zawartych w planie działalności oraz sporządzają informację o poziomie ich realizacji, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 2 do zarządzenia.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej sporządza informację o poziomie realizacji celów, zadań i mierników również w przypadku wystąpienia istotnych zmian w zakresie poziomu ich realizacji.

3. Kierownicy jednostek dokonują przeglądu celów, zadań i mierników zawartych w planie działalności jednostki oraz sporządzają informację o poziomie ich realizacji, którą składają do Ministra w terminie do dnia 20 lipca każdego roku, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 2 do zarządzenia.

4. Dyrektor komórki nadzorującej sporządza informacje, o których mowa w ust. 1 i 2, po zapoznaniu się z informacją sporządzoną przez kierowników jednostek.

§  12.

1. Kierownicy jednostek sporządzają sprawozdania z wykonania planu działalności jednostki za rok poprzedni i przekazują go Ministrowi w terminie do dnia 20 lutego każdego roku.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej sporządza i przekazuje do DKSiW, w terminie do dnia 5 marca każdego roku, sprawozdanie dotyczące poziomu realizacji celów, zadań i mierników ujętych w planie działalności za rok poprzedni.

3. Dyrektorzy komórek nadzorujących sporządzają sprawozdania, o których mowa w ust. 2, po zapoznaniu się ze sprawozdaniem sporządzonym przez kierowników jednostek.

4. Koordynator do spraw kontroli zarządczej na podstawie sprawozdań, o których mowa w ust. 2, sporządza projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra.

5. Minister zatwierdza sprawozdanie z wykonania planu działalności w terminie do dnia 30 kwietnia każdego roku, a następnie przekazuje go do Biura Ministra w celu zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa.

§  13.

1. Dyrektorzy komórek organizacyjnych w terminie do dnia 31 marca każdego roku składają do właściwych Członków Kierownictwa oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej, którą kierują.

2. Kierownicy jednostek do dnia 15 marca każdego roku składają do właściwych Członków Kierownictwa, za pośrednictwem dyrektorów komórek nadzorujących, oświadczenia o stanie kontroli zarządczej jednostek, którymi kierują.

3. Dyrektorzy komórek nadzorujących składają oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, po zapoznaniu się z oświadczeniami kierowników jednostek.

§  14.

1. Sekretarz Stanu, Podsekretarze Stanu i Dyrektor Generalny sporządzają oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, biorąc pod uwagę oświadczenia kierowników jednostek i informacje sporządzone przez dyrektorów komórek organizacyjnych, a następnie do dnia 10 kwietnia każdego roku przekazują oświadczenie do DKSiW. Członkowie Kierownictwa sporządzają oświadczenie według wzoru oświadczenia, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy.

2. Koordynator do spraw kontroli zarządczej na podstawie oświadczeń, o których mowa w ust. 1, sporządza projekt oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej.

§ 15. Traci moc zarządzenie Nr 18 Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 10 września 2013 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w działach administracji rządowej - administracja publiczna, łączność, informatyzacja, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne (Dz. Urz. Min. Ad. i Cyf. poz. 30).

§ 16. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Propozycje celów, zadań i mierników do planu działalności Ministra na rok ...

Lp.	Cel	Mierniki określające stopień realizacji celu			Najważniejsze zadania służące realizacji celu	Odniesienia do dokumentów o charakterze strategicznym
		Nazwa	Wartość bazowa miernika	Planowana wartość do osiągnięcia na koniec roku, którego dotyczy plan
1.
2.
3.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Informacja o poziomie realizacji celów, zadań i mierników dotycząca roku ...

Lp.	Cel	Mierniki			Najważniejsze zadania służące realizacji celu	Informacja o zagrożeniach i działaniach zapobiegawczych
		Zakładana wartość na koniec roku	Wartość osiągnięta w II kwartale	Osiągnięta wartość skumulowana I-II kw./ przewidywana wartość skumulowana I-III kw.
1.
2.
3.