System kontroli zarządczej oraz zasad jej koordynacji w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGPSP.2015.21

Akt utracił moc

Wersja od: 10 listopada 2015 r.

DECYZJA Nr 39

KOMENDANTA GŁÓWNEGO PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ

z dnia 10 listopada 2015 r.

w sprawie systemu kontroli zarządczej oraz zasad jej koordynacji w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej

Na podstawie § 4a ust. 2 statutu Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, stanowiącego załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 września 1999 r. w sprawie nadania statutu Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej (Dz. U. Nr 75, poz. 843, z 2000 r. Nr 46, poz. 534, z 2006 r. Nr 198, poz. 1455 oraz z 2008 r. Nr 178, poz. 1096) w związku z art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885, z późn. zm.) oraz § 4 ust. 1 zarządzenia nr 59 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 6 września 2012 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej - sprawy wewnętrzne (Dz. Urz. MSW poz. 64) zarządzam, co następuje:

§ 1. System kontroli zarządczej oraz zasady jej koordynacji w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej określa załącznik do decyzji.

§ 2. Traci moc decyzja Nr 3 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 13 stycznia 2014 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej oraz zasad jej koordynacji w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

§ 3. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK

SYSTEM KONTROLI ZARZĄDCZEJ

ORAZ ZASADY JEJ KOORDYNACJI

W KOMENDZIE GŁÓWNEJ PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ

§ 1. Ilekroć w dokumencie jest mowa o:

1) ustawie - rozumie się przez to ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

2) planie działalności - rozumie się przez to plan działalności na rok następny, dla jednostki, sporządzony zgodnie z rozporządzeniem ¹ wydanym na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy;

3) sprawozdaniu z wykonania planu działalności - rozumie się przez to sprawozdanie z wykonania planu działalności za rok poprzedni dla jednostki, sporządzone zgodnie z rozporządzeniem ² wydanym na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy;

4) oświadczeniu kierownika jednostki o stanie kontroli zarządczej - rozumie się przez to oświadczenie kierownika jednostki o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni dla jednostki, sporządzone zgodnie z rozporządzeniem ³ wydanym na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy;

5) zarządzaniu ryzykiem - rozumie się przez to identyfikację i ocenę ryzyka w stosunku do założonych celów i zadań do realizacji, ustalenie akceptowalnego poziomu ryzyka, określenie sposobu reakcji na zidentyfikowane ryzyko a także podjęcie działań w celu jego minimalizacji oraz trybu monitorowania ryzyka;

6) Komendancie - rozumie się przez to Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej;

7) kierownictwie Komendy - rozumie się przez to Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej i jego zastępców;

8) Komendzie - rozumie się przez to Komendę Główną Państwowej Straży Pożarnej;

9) komórce organizacyjnej - rozumie się przez to komórkę organizacyjną określoną w statucie Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej;

10) kierowniku komórki organizacyjnej - rozumie się przez to kierujących komórkami organizacyjnymi Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej;

11) pracownikach - rozumie się przez to członków korpusu służby cywilnej, osoby spoza korpusu służby cywilnej, funkcjonariuszy pożarnictwa zatrudnionych w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej;

12) członku korpusu służby cywilnej - rozumie się przez to pracowników i urzędników służby cywilnej w rozumieniu ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej;

13) przewodniczącym Zespołu - rozumie się przez to Przewodniczącego Zespołu ds. funkcjonowania kontroli zarządczej w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej, o którym mowa w decyzji Nr 2 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 13 stycznia 2014 r. w sprawie powołania Zespołu do spraw funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej oraz wprowadzonych zmianach.

14) jednostkach nadzorowanych - rozumie się przez to jednostki nadzorowane przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej ^{4 5} :

a) Centrala Szkoła Państwowej Straży Pożarnej w Częstochowie,

b) Szkoła Aspirantów Państwowej Straży Pożarnej w Krakowie,

c) Szkoła Aspirantów Państwowej Straży Pożarnej w Poznaniu,

d) Szkoła Podoficerów Państwowej Straży Pożarnej w Bydgoszczy,

e) Centralne Muzeum Pożarnictwa w Mysłowicach;

15) kierowniku jednostki nadzorowanej - rozumie się przez to kierowników jednostek w rozumieniu pkt 14, z tym, że przez kierownika jednostek wymienionych w pkt 14 lit. a-d rozumie się właściwego komendanta szkoły, przez kierownika jednostki wymienionej w pkt 14 lit. e rozumie się dyrektora muzeum;

Rozdział  1.

Przepisy ogólne

§  2.

1. W Komendzie funkcjonuje system kontroli zarządczej, który stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, na który składa się w szczególności System Zarządzania Jakością.

2. Kontrola zarządcza stanowi podstawę efektywnego zarządzania, dostarcza niezbędnych informacji do podejmowania decyzji związanych z zarządzaniem, sygnalizuje przypadki naruszenia prawa, zaniedbania i nieprawidłowości, ewentualne nadużycia i inne uchybienia związane z funkcjonowaniem Komendy.

3. Kontrola zarządcza jest systemem zintegrowanego zarządzania Komendą, który jest procesem ciągłym, realizowanym w ramach wniosków wynikających z bieżącego funkcjonowania Komendy, jak również oceny funkcjonowania rozwiązań określonych w zarządzeniu nr 59 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 6 września 2012 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej - sprawy wewnętrzne.

4. System kontroli zarządczej w Komendzie podlega doskonaleniu i ocenie standardów kontroli zarządczej, określonych w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, w obszarach:

1) środowisko wewnętrzne;

2) cele i zarządzanie ryzykiem;

3) mechanizmy kontroli;

4) informacja i komunikacja;

5) monitorowanie i ocena.

5. Komendant zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, jako kierownik jednostki sektora finansów publicznych, ma obowiązek zapewnić funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Komendzie. Jest również odpowiedzialny za jej doskonalenie.

6. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy są zobowiązani do współpracy oraz wzajemnej komunikacji w ramach kontroli zarządczej.

§ 3. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działania z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

2) skuteczności i efektywności działania oraz realizacji zadań, w tym zapewnienie odpowiedniego przydziału zadań dla pracowników stosownie do posiadanych przez nich zakresów czynności i obowiązków, ich kwalifikacji i cech osobistych;

3) wiarygodności sprawozdań;

4) ochrony zasobów, w tym danych osobowych i informacji niejawnych, a w szczególności zabezpieczenie składników majątku przed zniszczeniem, utratą i defraudacją;

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji, w szczególności w celu dostarczania pracownikom informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków oraz skutecznej komunikacji;

7) zarządzania ryzykiem dla zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań Komendy.

§  4.

1. Kierownicy komórek organizacyjnych Komendy bezpośrednio i osobiście zapewniają skuteczność kontroli zarządczej w kierowanych przez siebie komórkach organizacyjnych poprzez realizację obowiązujących procedur wewnętrznych, stosowanie mechanizmów kontrolnych, organizacyjnych i dobrych praktyk oraz zarządzanie ryzykiem i promowanie zasad etycznych, zgodnie ze standardami kontroli zarządczej, o których mowa w § 2 ust 4.

2. Do zadań kierowników komórek organizacyjnych należy w szczególności:

1) wyznaczanie celów działania komórek organizacyjnych i ocena stopnia realizacji zadań;

2) wprowadzenie i utrzymanie systemu zarządzania ryzykiem w komórce organizacyjnej, a w szczególności analizy ryzyka, ustalenie hierarchii identyfikowania ryzyk oraz monitorowanie poziomu ryzyka w odniesieniu do celów i zadań realizowanych w komórkach organizacyjnych Komendy;

3) dokumentowanie czynności w zakresie realizowanych zadań na potrzeby kontroli zarządczej, w tym opracowanie kwestionariuszy samooceny, informacji w zakresie prawidłowości realizacji zadań w kierowanej komórce organizacyjnej Komendy za dany rok, sprawozdań z realizacji planu pracy i działalności, protokółów kontroli wewnętrznych i zewnętrznych, itd.;

4) bieżący nadzór i monitoring zadań wykonywanych przez pracowników;

5) bieżące informowanie Komendanta o możliwych zagrożeniach w realizacji zadań.

3. Ponadto kierownicy komórek organizacyjnych są zobowiązani do:

1) zapewnienia i przestrzegania zasad kontroli zarządczej, w tym zapewnienia realizacji przyjętych celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy we wszystkich procesach zachodzących w komórce organizacyjnej zgodnie ze standardami kontroli zarządczej;

2) przeprowadzania samooceny uwzględniającej standardy kontroli zarządczej, o których mowa w § 2 ust. 4, w terminie do dnia 10 stycznia każdego roku - za rok poprzedni;

3) składania informacji w zakresie prawidłowości realizacji zadań w kierowanej komórce organizacyjnej za dany rok, zgodnie ze wzorem określonym w druku nr 1 stanowiącym załącznik do decyzji, w terminie do dnia 20 stycznia każdego roku.

4. Dyrektor Biura Kontroli, Skarg i Wniosków składa Przewodniczącemu Zespołu w terminie do dnia 20 stycznia każdego roku sprawozdanie za rok poprzedni dotyczące kontroli wewnętrznych przeprowadzanych przez Komendę oraz kontroli zewnętrznych przeprowadzanych przez organy i instytucje uprawnione do przeprowadzania kontroli w zakresie działalności Komendy. W sprawozdaniu należy określić ilość przeprowadzonych i wszczętych kontroli w roku sprawozdawczym oraz tematykę tych kontroli.

5. Dyrektor Gabinetu Komendanta Głównego przekazuje Przewodniczącemu Zespołu informację ze sprawozdań z wykonania planu działalności za rok poprzedni jednostek nadzorowanych, w terminie do dnia 5 lutego każdego roku.

6. Kierownicy jednostek, których mowa w § 1 pkt 15 w terminie do dnia 5 lutego każdego roku przesyłają Przewodniczącemu Zespołu kopię oświadczenia o stanie kontroli zarządczej swoich jednostek.

7. Audytor Wewnętrzny w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku przesyła Przewodniczącemu Zespołu informację o przeprowadzanych audytów wewnętrznych i zewnętrznych w Komendzie w roku poprzednim. W informacji należy określić ilość przeprowadzonych i wszczętych audytów w roku sprawozdawczym oraz tematykę tych audytów.

8. Osoba sprawująca nadzór nad funkcjonowaniem Systemu Zarządzania Jakością w Komendzie, w terminie do dnia 20 stycznia każdego roku przedkłada Przewodniczącemu Zespołu informację z przeprowadzonych auditów wewnętrznych i zewnętrznych w ramach funkcjonującego systemu ISO w roku poprzednim. W informacji należy określić ilość przeprowadzonych i wszczętych auditów w roku sprawozdawczym oraz tematykę tych auditów.

9. Przewodniczącym Zespołu ds. zarządzania ryzykiem ⁶ w terminie do dnia 20 stycznia każdego roku przekazuje Przewodniczącemu Zespołu informację dot. zarządzania ryzykiem w stosunku do planu działalności za rok poprzedni wraz z zatwierdzonym przez Komendanta planem postępowania z ryzykiem.

10. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz inne osoby składają Przewodniczącemu Zespołu dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 2 i 3 oraz ust. 4÷9, w terminach określonych niniejszą decyzją w sposób i na zasadach określonych przez Przewodniczącego Zespołu w pismach wywołujących proces zbierania informacji stanowiących źródła zapewnienia o stanie kontroli zarządczej.

Rozdział  2.

Przestrzeganie wartości etycznych, kompetencje zawodowe, struktura organizacyjna i delegowanie uprawnień

§  5.

1. Komendant odpowiada za tworzenie kultury organizacyjnej, która ma wspierać osiągnięcie przez Komendę zakładanych celów, promowanie wysokich standardów oraz etyczne postępowanie w kontaktach z innymi podmiotami i własnymi pracownikami.

2. Pracownicy zobowiązani są do przestrzegania ogólnie przyjętych norm i wartości etycznych. ^{7 8}

§ 6. Podstawę funkcjonowania oraz prawidłowej realizacji zadań i celów Komendy stanowią wysokie kompetencje zawodowe pracowników.

§ 7. Za właściwe ukształtowanie środowiska wewnętrznego odpowiada Komendant poprzez:

1) zatrudnianie nowych pracowników w Komendzie w sposób transparentny i zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy;

2) zapewnienie stałego podnoszenia przez kierowników komórek organizacyjnych oraz pracowników poziomu wiedzy, umiejętności i doświadczenia, tak by mogli skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania i obowiązki;

3) zapewnienie możliwości rozwoju kompetencji zawodowych kierowników komórek organizacyjnych oraz pracowników;

4) stosowanie obowiązujących zasad wynagradzania, premiowania i nagradzania pracowników oraz ich awansowania;

5) okresowe przeprowadzanie przez bezpośrednich kierowników komórek organizacyjnych ocen pracowników, uwzględniających stopień spełnienia wymagań określonych dla danego stanowiska w zakresie umiejętności i wiedzy.

§ 8. Struktura organizacyjna oraz zakres zadań i tryb pracy komórek organizacyjnych Komendy są określone statutem wprowadzonym rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 września 1999 r. w sprawie nadania statutu Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej oraz wprowadzonego na jego podstawie regulaminu organizacyjnego Komendy i regulaminów wewnętrznych poszczególnych komórek organizacyjnych Komendy.

§ 9. Zakres działań kierowników komórek organizacyjnych wynika z regulaminu organizacyjnego Komendy oraz regulaminów wewnętrznych poszczególnych komórek organizacyjnych.

§  10.

1. Dla stanowisk w Komendzie zajmowanych przez członków korpusu służby cywilnej sporządza się opisy stanowisk.

2. Aktualny zakres czynności dla pracowników z uwzględnieniem obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności sporządzany jest w formie pisemnej.

3. Zapoznanie się z opisem stanowiska lub zakresem czynności jest potwierdzane podpisem pracownika.

§ 11. Zasady udzielania upoważnień określa regulamin organizacyjny Komendy.

Rozdział  3.

Misja, określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji, identyfikacja ryzyka

§  12.

1. Komenda jest urzędem zapewniającym funkcjonowanie i obsługę Komendanta będącego centralnym organem administracji rządowej w sprawach organizacji krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego oraz ochrony przeciwpożarowej, podległym ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych.

2. Misją Komendy jest zapewnienie właściwej realizacji celów i zadań nałożonych na Komendanta i określonych w ustawie z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej i innych ustawach, a w szczególności zapewnienie obywatelom konstytucyjnego prawa do otrzymywania ogólnodostępnych usług publicznych w dziedzinie ochrony przeciwpożarowej, ratownictwa i ochrony ludności.

§  13.

1. Struktura organizacyjna Komendy oraz komórek organizacyjnych jest powiązana z funkcjami i zadaniami realizowanymi przez Komendę.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają za realizację zadań określonych w regulaminie organizacyjnym Komendy i wewnętrznym regulaminie komórki organizacyjnej, którą kierują.

§  14.

1. Cele określane na poziomie poszczególnych komórek organizacyjnych Komendy, jako urzędu obsługującego Komendanta, realizującego zadania związane z koordynacją i nadzorem nad bieżącą działalnością jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej oraz planowaniem strategicznym i wyznaczaniem pożądanych kierunków rozwoju polityki państwa w obszarze szerokorozumianej ochrony przeciwpożarowej, powinny być przede wszystkim zgodne z prawem oraz ustalane z uwzględnieniem i w sposób zapewniający ich zgodność z celami strategicznymi i celami głównymi, wynikającymi z dokumentów o charakterze strategicznym.

2. Cele, o których mowa w ust. 1, powinny być:

1) precyzyjne (zdefiniowane) - cel powinien być sformułowany w sposób zwięzły i jednoznaczny, informujący o przedmiocie lub stanie, które mają być wynikiem realizacji danego zadania;

2) mierzalne (wymierne) - cel powinien być sformułowany w taki sposób, aby stopień jego realizacji mógł być określony na etapie planowania wartości bazowej i zmierzony w trakcie i po zakończeniu realizacji za pomocą właściwego miernika lub wskaźnika, którego wartość jest możliwa do ustalenia na podstawie dostępnych danych;

3) realistyczne (osiągalne) - cel powinien być osiągalny, przy uwzględnieniu danych uwarunkowań zewnętrznych i wewnętrznych (w tym finansowych);

4) istotne (odpowiednie) - cel powinien odnosić się do najważniejszych obszarów działalności Komendy / komórki organizacyjnej, a jego realizacja powinna przyczyniać się w sposób istotny do osiągnięcia celów nadrzędnych (strategicznych);

5) określone w czasie - należy precyzyjnie określić termin, w jakim planowane jest osiągnięcie zamierzonego celu. W przypadku celów określanych za pomocą wymiernych wskaźników i miar cel powinien odnosić się do planowanej w określonej perspektywie czasowej wartości w odniesieniu do wartości bazowej.

3. W Komendzie opracowywany jest plan działalności na dany rok, obejmujący cele i zadania z uwzględnieniem celów przyjętych do realizacji w planie działalności ministra właściwego do spraw wewnętrznych ⁹ .

§  15.

1. Zarządzanie ryzykiem w Komendzie będzie realizowane na postawie odrębnej Polityki Zarządzania Ryzykiem, wprowadzonej decyzją Komendanta ¹⁰ .

2. W celu zapewnienia prawidłowego procesu zarządzania ryzykiem Komendant może powołać Zespół ds. zarządzania ryzykiem, określając tryb i zasady jego działania.

Rozdział  4.

Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej, nadzór, ciągłość działalności, ochrona zasobów, szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych oraz systemów informatycznych

§  16.

1. Mechanizmy kontroli stanowią w szczególności zasady i procedury, przy pomocy których zapewnia się osiągnięcie celów i zadań Komendanta.

2. Skuteczne mechanizmy kontrolne powinny być:

1) terminowe - wykrycie nieprawidłowości powinno pozwolić na wczesną korektę realizacji celów;

2) oszczędne - kontrole powinny dawać racjonalne zapewnienie osiągnięcia oczekiwanych wyników;

3) dobrze umiejscowione - kontrole powinny się znajdować tam, gdzie jest najbardziej prawdopodobne, że pozwolą wykryć ryzyko zagrażające realizacji celów;

4) elastyczne - kontrole powinny uwzględniać zachodzące zmiany (prawne, organizacyjne);

5) odpowiednie - powinny odpowiadać potrzebom kierownictwa Komendy i powinny być dopasowane do struktury organizacyjnej Komendy;

6) spójne z odpowiedzialnością - ustanawiają odpowiedzialność za wyniki;

7) zdolne identyfikować przyczyny - korekta jest bardziej prawdopodobna, jeśli została zaplanowana jako odpowiedź na znane potencjalne przyczyny.

§ 17. Dokumentację systemu kontroli zarządczej w Komendzie stanowią regulaminy, procedury, wytyczne, instrukcje oraz inne dokumenty wewnętrzne, określające sposób funkcjonowania komendy, zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności kierowników komórek organizacyjnych oraz pracowników.

§ 18. W celu zapewnienia niezakłóconej i sprawnej realizacji zadań w Komendzie funkcjonuje system zastępstw.

§ 19. W Komendzie korespondencja prowadzona jest na podstawie instrukcji kancelaryjnej.

§  20.

1. Zasoby Komendy podlegają ochronie przed nieuprawnionym dostępem oraz ich utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem przez pracowników oraz osoby trzecie.

2. System bezpieczeństwa i ochrony zasobów w Komendzie obejmuje w szczególności:

1) zapewnienie fizycznej ochrony obiektów pozostających w dyspozycji Komendanta. Za zapewnienie ochrony fizycznej obiektów Komendy, w tym kontrolę ruchu osobowego w tych obiektach odpowiada Biuro Logistyki;

2) zapewnienie poufności i integralności informacji prawnie chronionych, a w szczególności informacji niejawnych i danych osobowych. Za właściwe chronienie informacji prawnie chronionych w komórkach organizacyjnych odpowiadają kierownicy komórek organizacyjnych. Za organizację ochrony informacji niejawnych w Komendzie odpowiada Pełnomocnik do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych. Za organizację ochrony danych osobowych w Komendzie odpowiada Administrator Bezpieczeństwa Informacji;

3) zapewnienie bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych. Prawidłową eksploatację oraz bezpieczeństwo systemów, baz danych, urządzeń i rozwiązań informatycznych wykorzystywanych w Komendzie zapewnia Biuro Informatyki i Łączności. W ramach nadzoru nad obsługą i eksploatacją elementów infrastruktury informatycznej komórka ta zapewnia również funkcjonowanie właściwych i skutecznych mechanizmów kontroli, gwarantujących w szczególności ich ochronę przed nieuprawnionym dostępem, zniszczeniem oraz utratą danych;

4) zapewnienie prawidłowej eksploatacji zasobów materialnych Komendy. Odpowiedzialność za utrzymanie we właściwym stanie i gotowości technicznej składników majątku Komendy spoczywa na właściwych komórkach organizacyjnych komendy:

a) Biurze Logistyki w zakresie administrowania nieruchomościami pozostającymi w posiadaniu Komendy oraz prowadzenia ewidencji rzeczowych składników majątkowych,

b) Biurze Informatyki i Łączności w zakresie administrowania i utrzymania systemu kontroli dostępu do budynków Komendy, w tym wydawania przepustek.

3. W celu zapewnienia ochrony zasobów Komendy pracownicy zobowiązani są do:

1) przestrzegania ustalonych w regulaminie pracy i służby zasad porządku i dyscypliny oraz przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych;

2) zachowania poufności i integralności informacji prawnie chronionych, a w szczególności informacji niejawnych i danych osobowych;

3) dbałości o powierzony w użytkowanie sprzęt.

Rozdział  5.

Bieżąca informacja, komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna

§  21.

1. Informacje niezbędne do realizacji zadań przez kierownictwo Komendy, kierowników komórek organizacyjnych oraz pracowników Komendy są udostępniane na bieżąco z wykorzystaniem ogólnodostępnych kanałów i narzędzi komunikacji.

2. Do narzędzi, o których mowa w ust. 1, zalicza się: stronę internetową Komendy, intranet, pocztę elektroniczną, foldery publiczne, tablice informacyjne, oraz pisma okólne.

3. W celu ograniczenia zniekształceń informacji i jednocześnie zapewnienia jej aktualności Komendant wyznaczył rzecznika odpowiedzialnego za kontakty z podmiotami zewnętrznymi, w tym z mediami.

Rozdział  6.

Monitorowanie systemu kontroli zarządczej, samoocena, audyt wewnętrzny, uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej

§  22.

1. System kontroli zarządczej w Komendzie podlega bieżącemu monitorowaniu i ocenie jego funkcjonowania.

2. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej odbywa się podczas wykonywania bieżących obowiązków kierownictwa Komendy w ramach koordynacji i oceny realizacji zadań Komendy.

§  23.

1. Samoocena ¹¹ jest odrębnym, udokumentowanym procesem, wydzielonym od bieżącej działalności poszczególnych komórek organizacyjnych Komendy, przeprowadzanym raz w roku w oparciu o uprzednio przygotowany kwestionariusz samooceny.

2. Komórką koordynującą przygotowanie, przeprowadzenie i opracowanie wyników samooceny jest Zespół ds. koordynacji funkcjonowania kontroli zarządczej.

§  24.

1. Podstawę do uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej w Komendzie stanowią w szczególności informacje z przeprowadzonych kontroli i audytów, informacje kierowników komórek organizacyjnych, wyniki samooceny oraz inne źródła m.in. oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierowników jednostek nadzorowanych przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej.

2. Komendant w terminie do 15 lutego każdego roku składa oświadczenie o stanie kontroli zarządczej do właściwego członka Kierownictwa Ministerstwa Spraw Wewnętrznych za pośrednictwem dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa sprawującego nadzór w imieniu Ministra nad Państwową Strażą Pożarną ¹² . Wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej zgodnie ze wzorem określonym ¹³ w druku nr 2 stanowiącym załącznik do decyzji.

3. Podpisane przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej oświadczenie o stanie kontroli zarządczej zamieszczane jest w Biuletynie Informacji Publicznej Komendy.

Rozdział  7.

Postanowienia końcowe

§  25.

1. Doskonalenie mechanizmów kontroli zarządczej w Komendzie jest procesem ciągłym, realizowanym w ramach i w oparciu o wnioski wynikające z bieżącego funkcjonowania Komendy.

2. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Komendy zobowiązani są do aktualizacji wewnętrznych procedur i innych regulacji wewnętrznych, które składają się na system kontroli zarządczej w Komendzie.

§  26.

1. Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych do zapoznania podległych im pracowników z treścią niniejszej decyzji.

2. W przypadku stwierdzenia możliwości usprawnienia procedur ustalonych w niniejszej decyzji, wnioski w tej sprawie należy składać do Przewodniczącego Zespołu, który przekazuje je Komendantowi.

Druk Nr 1

do systemu kontroli zarządczej

oraz zasad jej koordynacji

w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej

.........................................................

(pieczątka nagłówkowa)

Informacja w zakresie prawidłowości realizacji zadań w kierowanej

komórce organizacyjnej Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej

za ................. rok

Ja, niżej podpisany .....................................................................................................................

(stopień, tytuł, imię i nazwisko)

jako

.......................................................................................................................................................

(podać stanowisko służbowe)

w zakresie przydzielonych mi uprawnień oświadczam, że:

* posiadam wystarczającą pewność / nie wystarczającą pewność^*), że procedury zapewniają realizację określonych celów i zadań zgodnie z prawem i wewnętrznymi regulacjami oraz zasadami etycznego postępowania.

Zastrzeżenia dotyczą następujących obszarów działalności komórki organizacyjnej ¹⁴ :

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

(w tym miejscu można przedstawić istotne ryzyka lub słabości kontroli zarządczej, które zostały zidentyfikowane w określonych obszarach działalności kierowanej komórki organizacyjnej wraz z opisem działań planowanych lub podjętych w celu ograniczenia tych ryzyk lub słabości kontroli zarządczej)

Powyższe informacja opiera się na mojej ocenie oraz informacjach, które pochodzą z: samooceny / pracy audytu wewnętrznego / instytucjonalnej kontroli wewnętrznej / wyników kontroli zewnętrznych/ analizy ryzyka^*).

Oświadczam, iż nie posiadam informacji, które nie zostały umieszczone, a które mogłoby negatywnie wpływać na obraz sytuacji kierowanej przeze mnie komórki organizacyjnej Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej.

Warszawa, dnia ................................. ......................................................

(pieczątka, podpis)

________

*) niepotrzebne skreślić

1) kierownik komórki organizacyjnej składający informację może dodać zastrzeżenia, jeżeli mają one istotny wpływ na składaną informację o stanie kontroli zarządczej.

Druk Nr 2

do systemu kontroli zarządczej

oraz zasad jej koordynacji

w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej

Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej

.........................................................................................¹⁾

za rok ................................

(rok, za który składane jest oświadczenie)

Dział I ¹⁵

Jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, tj. działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, a w szczególności dla zapewnienia:

- zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi,

- skuteczności i efektywności działania,

- wiarygodności sprawozdań,

- ochrony zasobów,

- przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

- efektywności i skuteczności przepływu informacji,

- zarządzania ryzykiem,

oświadczam, że w kierowanym/kierowanych przeze mnie dziale/działach administracji rządowej ¹⁶ w kierowanej przeze mnie jednostce sektora finansów publicznych^*)

.......................................................................................................................................................

(nazwa/nazwy działu/działów administracji rządowej/nazwa jednostki sektora finansów publicznych)

Część A ¹⁷

 w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Część B ¹⁸

 w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Zastrzeżenie dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.

Część C ¹⁹

 nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza.

Zastrzeżenie dotyczące funkcjonowania kontroli zarządczej wraz z planowanymi działaniami, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej, zostały opisane w dziale II oświadczenia.

Część D

Niniejsze oświadczenie opiera się na mojej ocenie i informacjach dostępnych w czasie sporządzania niniejszego oświadczenia pochodzących z ²⁰ :

 monitoringu realizacji celów i zadań,

 samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ²¹ ,

 systemu zarządzania ryzykiem,

 audytu wewnętrznego,

 kontroli wewnętrznych,

 kontroli zewnętrznych,

 innych źródeł informacji:

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

Jednocześnie oświadczam, że nie są mi znane inne fakty lub okoliczności, które mogłyby wpłynąć na treść niniejszego oświadczenia.

.............................................. .............................................................

(miejscowość, data) (podpis ministra

/ kierownika jednostki)

________

* Niepotrzebne skreślić

Dział II ²²

1. Zastrzeżenia dotyczą funkcjonowania kontroli zarządczej w roku ubiegłym.

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

Należy opisać przyczyny zastrzeżeń w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, np. istotna słabość kontroli zarządczej, istotną nieprawidłowość w funkcjonowaniu jednostki sektora finansów publicznych albo działu administracji rządowej, istotny cel lub zadanie, które nie zostały zrealizowane, niewystarczający monitoring kontroli zarządczej, wraz z podaniem, jeśli to możliwe, elementu, którego zastrzeżenia dotyczą, w szczególności: zgodności działania z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem.

2. Planowane działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

Należy opisać kluczowe działania, które zostaną podjęte w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.

Dział III ²³

Działania, które zostały podjęte w ubiegłym roku w celu poprawy funkcjonowania kontroli zarządczej.

1. Działania, które zostały zaplanowane na rok, którego dotyczy oświadczenie:

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

Należy opisać najistotniejsze działania, jakie zostały podjęte w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie w odniesieniu do planowanych działań wskazanych w dziale II oświadczenia za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie. W oświadczeniu za rok 2010 nie wypełnia się tego punktu.

2. Pozostałe działania:

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

Należy opisać najistotniejsze działania, niezaplanowane w oświadczeniu za rok poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, jeżeli takie działania zastały podjęte.

¹ rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania (Dz. U. Nr 187, poz. 1254)

² tamże

³ rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz. U. Nr 238, poz. 1581)

⁴ art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o Państwowej Straży Pożarnej (Dz. U. z 2013 r. poz. 1340, ze zm.)

⁵ § 5 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 września 1999 r. w sprawie nadania statutu Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej (Dz. U. Nr 75, poz. 843 ze zm.)

⁶ powołany decyzja Nr 4 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 15 stycznia 2015 r. w sprawie powołania Zespołu do spraw zarządzania ryzykiem w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej

⁷ zarządzenie Nr 70 Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2011 r. w sprawie wytycznych w zakresie przestrzegania zasad służby cywilnej oraz w sprawie zasad etyki korpusu służby cywilnej (M.P. Nr 93 poz. 953)

⁸ zasady etyki zawodowej funkcjonariuszy Państwowej Straży Pożarnej - podpisane przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej - wprowadzone w życie w 2014 roku

⁹ opracowywany na zasadach określonych w § 13 ust. 1 zarządzenia nr 59 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 6 września 2012 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej - sprawy wewnętrzne (Dz. Urz. MSW poz. 64)

¹⁰ decyzja Nr 5 Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej z dnia 15 stycznia 2015 r. w sprawie wprowadzenia Polityki zarządzania ryzykiem w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej

¹¹ samoocena przeprowadzona w oparciu komunikat Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. M.F. Nr 2, poz. 11)

¹² § 27 ust. 2 zarządzenia nr 59 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 6 września 2012 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej - sprawy wewnętrzne (Dz. Urz. MSW poz. 64)

¹³ rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz. U. Nr 238, poz. 1581)

¹⁴ Należy podać nazwę ministra, ustaloną przez Prezesa Rady Ministrów na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003. Nr, poz. 199 i Nr 80, poz. 717, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 i Nr 272, poz. 2703, z 2005 r. Nr 169, poz. 42, poz. 337, Nr 98, poz. 817, Nr 157, poz. 1241 i Nr 161, poz. 1277 oraz z 2010 r. Nr 57, poz. 354), a w przypadku gdy oświadczenie sporządzane jest przez kierownika jednostki, nazwę pełnionej przez niego funkcji.

¹⁵ W dziale I, w zależności od wyników oceny stanu kontroli zarządczej, wypełnia się tylko jedną część z części A albo B, albo C przez zaznaczenie znakiem "X" odpowiedniego wiersza. Pozostałe dwie części wykreśla się. Część D wypełnia się niezależnie od wyników oceny stanu kontroli zarządczej.

¹⁶ Minister kierujący więcej niż jednym działem administracji rządowej składa jedno oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w zakresie wszystkich kierowanych przez niego działów, obejmujące również urząd obsługujący ministra. Oświadczenie nie obejmuje jednostek, które nie są jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020 i nr 238, poz. 1578).

¹⁷ Część A wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza w wystarczającym stopniu zapewniła łącznie wszystkie następujące elementy: zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznym, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, ochronę zasobów, przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem.

¹⁸ Część В wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu jednego lub więcej z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi lub skuteczności i efektywności działania lub wiarygodności sprawozdań lub ochrony zasobów lub przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania lub efektywności oraz skuteczności przepływu informacji lub zarządzania ryzykiem.

¹⁹ Część C wypełnia się w przypadku, gdy kontrola zarządcza nie zapewniła w wystarczającym stopniu żadnego z wymienionych elementów: zgodności działalności z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności oraz skuteczności przepływu informacji, zarządzania ryzykiem.

²⁰ Znakiem "X" zaznaczyć odpowiednie wiersze. W przypadku zaznaczenia punktu "innych źródeł informacji" należy je wymienić.

²¹ Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone przez Ministra Finansów na podstawie art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

²² Dział II sporządzany jest w przypadku, gdy w dziale I oświadczenia zaznaczono część В albo C.

²³ Dział III sporządza się w przypadku, gdy w dziale I oświadczenia za poprzedzający rok, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, była zaznaczona część В albo C lub gdy w roku, którego dotyczy niniejsze oświadczenie, były podejmowane inne niezaplanowane działania mające na celu poprawę funkcjonowania kontroli zarządczej.