Sposób korzystania ze służbowych kart płatniczych, tryb przyznawania i rozliczania dokonanych przy ich użyciu wydatków w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.ABW.2017.36

Akt utracił moc

Wersja od: 9 marca 2020 r.

ZARZĄDZENIE Nr 76

SZEFA AGENCJI BEZPIECZEŃSTWA WEWNĘTRZNEGO

z dnia 2 października 2017 r.

w sprawie sposobu korzystania ze służbowych kart płatniczych, trybu przyznawania i rozliczania dokonanych przy ich użyciu wydatków w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego

Na podstawie art. 19 ust. 3 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. z 2016 r. poz. 1897, z późn. zm.) w związku z art. 175 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1870, z późn. zm.) postanawia się, co następuje:

§ 1. Zarządzenie określa sposób korzystania ze służbowych kart płatniczych, tryb przyznawania i rozliczania dokonanych przy ich użyciu wydatków w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, zwanej dalej "ABW".

§  2. 

1. Służbowa karta płatnicza, zwana dalej "kartą", służy do realizacji przez uprawnionych funkcjonariuszy oraz pracowników ABW, zwanych dalej "użytkownikami", wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań służbowych na terenie kraju i za granicą, w szczególności:

1) w trakcie podróży służbowych;

2) przyjmowania delegacji i obsługi spotkań służbowych;

3) zakupów materiałów i usług niezbędnych do ich realizacji.

2. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się sfinansowanie wydatku za pośrednictwem gotówki pobranej przy użyciu karty płatniczej.

3. Wydatki gotówkowe, o których mowa w ust. 2, użytkownik dokumentuje zgodnie z § 6.

§  3. 

1. Przyznanie użytkownikowi karty wymaga zgody:

1) Szefa AB W - w przypadku zastępców Szefa ABW, dyrektorów jednostek organizacyjnych ABW i ich zastępców;

2) dyrektora Biura Finansów ABW, na uzasadniony, pisemny wniosek dyrektora właściwej jednostki organizacyjnej ABW - w przypadku użytkowników realizujących zadania w jednostkach organizacyjnych ABW z siedzibą w Warszawie i Emowie;

3) dyrektora delegatury ABW, na uzasadniony, pisemny wniosek właściwego przełożonego - w przypadku użytkowników realizujących zadania w delegaturach ABW.

2. Zgoda na przyznanie i używanie karty jest wyrażona w formie akceptacji wniosku o wydanie karty.

§  4. 

1. Wniosek o wydanie karty zawiera w szczególności:

1) dane użytkownika;

2) uzasadnienie konieczności posiadania karty z określeniem rodzajów wydatków, które będą dokonywane przy jej użyciu;

3) okres czasu użytkowania karty;

4) wysokość miesięcznego limitu wydatków.

2. Wydanie użytkownikowi karty następuje za pokwitowaniem, po podpisaniu umowy o używanie karty, zwanej dalej "umową". Wzór umowy określa załącznik do zarządzenia.

3. W przypadku wygaśnięcia przesłanek stanowiących podstawę przyznania karty, użytkownik jest obowiązany do niezwłocznego zaprzestania użytkowania karty i natychmiastowego jej zwrotu do odpowiednio dyrektora Biura Finansów ABW lub dyrektora delegatury ABW oraz rozliczenia dokonanych przy jej użyciu wydatków.

4. Właściwy przełożony użytkownika jest obowiązany do niezwłocznego przekazania dyrektorowi Biura Finansów ABW lub dyrektorowi delegatury ABW informacji dotyczącej wygaśnięcia przesłanek stanowiących podstawę przyznania karty.

§  5. 

1. Miesięczne limity wydatków dla użytkowników kart wynoszą w przypadku:

1) zastępców Szefa ABW, dyrektorów jednostek organizacyjnych ABW i ich zastępców - do kwoty 20 000,00 zł;

2) pozostałych użytkowników - do kwoty 10 000,00 zł.

2. W uzasadnionych przypadkach, miesięczne limity wydatków, o których mowa w ust. 1, mogą zostać zwiększone odpowiednio przez Szefa ABW, dyrektora Biura Finansów ABW lub dyrektora delegatury ABW.

§  6. 

1. Wydatki dokonane przy użyciu karty należy udokumentować fakturą, rachunkiem lub innym równoważnym dowodem księgowym wraz z potwierdzeniem dokonania transakcji (wydruk z terminala lub z systemu elektronicznego).

2. Użytkownik jest obowiązany:

1) opisać każdy dokument, o którym mowa w ust. 1, w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku;

2) 1  przedłożyć dokumenty, o których mowa w ust. 1, celem rozliczenia transakcji dokonanych przy użyciu karty, w terminie:

a) 14 dni od dnia dokonania płatności kartą, jeżeli płatności związane były z krajową lub zagraniczną podróżą służbową,

b) 14 dni od dnia dokonania płatności kartą, jeżeli płatności związane były z realizacją zadań nałożonych na Gabinet Szefa ABW,

c) 7 dni od dnia dokonania płatności kartą, w pozostałych przypadkach.

3. W przypadku niedopełnienia przez użytkownika obowiązku rozliczenia transakcji dokonanych przy użyciu karty, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, nierozliczone kwoty potrąca się z najbliższego należnego użytkownikowi uposażenia/wynagrodzenia wraz z naliczonymi przez bank kosztami prowizji za użycie karty.

4. W przypadku:

1) braku faktury, rachunku lub innego równoważnego dowodu księgowego, o którym mowa w ust. 1, lub

2) wypłaty przez użytkownika środków pieniężnych z konta, celem dokonania wydatku gotówkowego z przyczyn od niego niezależnych

- użytkownik jest obowiązany w terminie, o którym mowa ust. 2 pkt 2, do złożenia oświadczenia, które posiada cechy dowodu księgowego, w szczególności datę i miejsce dokonania wydatku, kwotę wydatku, przedmiot zakupu oraz informacje, o których mowa w ust. 2 pkt 1.

5. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 4, zawiera wyjaśnienie uzasadniające przyczynę braku faktury lub dokonania wydatku ze środków pieniężnych wypłaconych z konta.

6. Do oświadczenia dotyczącego wypłaty środków pieniężnych z konta należy dołączyć wydruk potwierdzający transakcję oraz fakturę, rachunek lub inny równoważny dowód księgowy potwierdzający dokonanie wydatku.

7. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 2, wydatek następuje w dniu wypłaty środków pieniężnych z konta.

§  7. 

1. Wydatek, o którym mowa w § 6 ust. 1, uznaje się za wydatek o charakterze prywatnym, w przypadku gdy:

1) użytkownik nie złoży oświadczenia, o którym mowa w § 6 ust. 4, w terminie wskazanym w § 6 ust. 2 pkt 2, lub

2) wydatek nie zostanie zaakceptowany przez właściwego przełożonego, o którym mowa w § 8.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, użytkownik jest obowiązany do niezwłocznego dokonania zwrotu wydatkowanej kwoty wraz z naliczonymi przez bank kosztami prowizji, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia wezwania do zapłaty.

3. W przypadku niedokonania przez użytkownika zwrotu kwoty, o której mowa w ust. 2, lub dokonania jej zwrotu w niepełnej wysokości, należna ABW kwota zostaje potrącona z najbliższego należnego użytkownikowi uposażenia/wynagrodzenia.

4. W razie uchybienia terminu, wskazanego w § 6 ust. 2 pkt 2, przywraca się termin na przedłożenie dokumentu, o którym mowa w § 6 ust. 1, na uzasadniony wniosek użytkownika, w którym uprawdopodobni on, że uchybienie nastąpiło bez jego winy.

§ 8. Celowość wydatków dokonanych za pomocą kart potwierdzają:

1) dyrektor Gabinetu Szefa ABW - w odniesieniu do Szefa ABW oraz zastępców Szefa ABW;

2) Szef ABW lub zastępca Szefa ABW - w odniesieniu do dyrektorów nadzorowanych jednostek organizacyjnych ABW;

3) dyrektorzy jednostek organizacyjnych ABW - w odniesieniu do zastępców dyrektora oraz podległych im użytkowników.

§  9. 

1. Ewidencję oraz obsługę finansową kart prowadzi Biuro Finansów ABW lub delegatura ABW.

2. Czynności, o których mowa w ust. 1, polegają w szczególności na:

1) bieżącej współpracy z bankiem (emitentem kart);

2) prowadzeniu dokumentacji związanej z wydawaniem oraz obsługą kart;

3) prowadzeniu ewidencji wydanych kart zawierającej w szczególności: dane użytkownika, numer karty oraz termin jej ważności i wysokość przyznanego limitu wydatków;

4) rozliczaniu użytkowników posługujących się kartami z dokonanych wydatków.

3. Wydatki, o których mowa w § 6 ust. 1, realizowane kartą obciążają poszczególne paragrafy wydatków budżetowych.

4. W ramach cykli rozliczeniowych wynikających z umowy z bankiem (emitentem kart), Biuro Finansów ABW lub delegatura ABW są obowiązane do:

1) zapewnienia środków finansowych na pokrycie zobowiązań wobec banku (emitenta kart), wynikających z ich wykorzystania;

2) bieżącego weryfikowania zestawienia wydatków sporządzanego przez bank (emitenta kart);

3) kontroli, czy zobowiązania finansowe użytkownika wynikające z transakcji wykonanych kartą, zostały uregulowane;

4) kontroli, czy wydatki podlegające rozliczeniu wchodzące w koszty ABW, zostały rozliczone zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa regulującymi zasady wydatkowania środków budżetowych i gospodarki finansowej.

§ 10. Umowy korzystania ze służbowej karty płatniczej zawarte na podstawie decyzji, o której mowa w § 11, zachowują moc do czasu zakończenia okresu na jaki zostały zawarte.

§ 11. Traci moc decyzja nr 141 Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego z dnia 9 czerwca 2008 r. w sprawie zasad przyznawania i korzystania z kart płatniczych VISA wydawanych na wniosek i na rachunek Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz rozliczania dokonanych przy ich użyciu operacji finansowych.

§ 12. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK

Wzór

Umowa nr __

o używanie służbowej karty płatniczej

zawarta w dniu ........... roku w .......................... pomiędzy:

Agencją Bezpieczeństwa Wewnętrznego, zwaną dalej "ABW", z siedzibą ................................ reprezentowaną przez Dyrektora Biura Finansów/Dyrektora delegatury ABW* ...............................

a

Panem/Panią* ......................................................................... funkcjonariuszem/pracownikiem*

............................................ ABW, zwaną/zwanym* dalej "Użytkownikiem",

o treści:

§ 1. ABW wydaje Użytkownikowi służbową kartę płatniczą o numerze ................................... wystawioną przez ................................. i upoważnia go do korzystania z karty płatniczej na warunkach określonych w zarządzeniu nr ......................... Szefa ABW z dnia ..............................w sprawie sposobu korzystania ze służbowych kart płatniczych, trybu przyznawania i rozliczania dokonanych przy ich użyciu wydatków w ABW, zwanego dalej "zarządzeniem", oraz w regulaminie kart płatniczych wydanym przez bank (emitenta karty płatniczej).

§ 2. 1. Użytkownik karty płatniczej jest obowiązany do jej używania zgodnie z warunkami określonymi w zarządzeniu oraz regulaminie kart płatniczych wydanym przez bank (emitenta karty płatniczej).

2. Użytkownik oświadcza, że zapoznał się z treścią zarządzenia oraz warunkami regulaminu kart płatniczych, wydanego przez bank (emitenta karty płatniczej).

§ 3. Umowa zawarta jest na czas określony ............................ , z możliwością jej wcześniejszego rozwiązania.

§ 4. Miesięczny limit operacji przyznany Użytkownikowi karty płatniczej wynosi ..................................... zł (słownie ..................................).

§ 5. 1. Użytkownik karty płatniczej ponosi odpowiedzialność za użycie karty płatniczej oraz użycie jej przez osoby nieupoważnione.

2. Użytkownik jest obowiązany do posługiwania się kartą płatniczą z należytą starannością, w tym do ochrony jej przed zagubieniem, zniszczeniem, uszkodzeniem lub kradzieżą.

3. W przypadku zagubienia lub kradzieży karty płatniczej należy niezwłocznie zgłosić ten fakt do banku (emitenta karty płatniczej) oraz odpowiednio do Biura Finansów ABW lub delegatury ABW.

§ 6. Po zakończeniu okresu czasu, na jaki została zawarta umowa, Użytkownik jest obowiązany do niezwłocznego zwrócenia karty płatniczej do Biura Finansów ABW lub delegatury ABW, o ile umowa o używanie karty płatniczej nie zostanie przedłużona o kolejny okres czasu.

§ 7. Po zakończeniu okresu czasu, o którym mowa w § 3, umowa zostaje rozwiązana.

§ 8. Umowa ulega rozwiązaniu ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:

1) zmiany zakresu obowiązków lub odwołania użytkownika z zajmowanego stanowiska, w związku, z którym użytkownikowi przyznano kartę płatniczą;

2) rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy/stosunku służbowego;

3) rażącego naruszenia przez użytkownika niniejszej umowy.

§ 9. Użytkownik wyraża zgodę na potrącenie z należnego Użytkownikowi uposażenia/wynagrodzenia środków finansowych do wysokości kwoty wykonanych przez niego transakcji przy użyciu karty płatniczej wraz z naliczonymi przez bank kosztami prowizji, które:

1) nie zostały zatwierdzone przez właściwego przełożonego jako wydatki przeznaczone na cele służbowe oraz

2) nie zostały przez niego zwrócone do ABW w sposób określony w zarządzeniu.

§ 10. Umowa jest sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Użytkownika i ABW.

_______________________________________________

(data i czytelny podpis (dyrektor Biura Finansów/

Użytkownika karty płatniczej) dyrektor delegatury ABW)

______________

* Niepotrzebne skreślić

¹ § 6 ust. 2 pkt 2 zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 9 z dnia 9 marca 2020 r. (Dz.Urz.ABW.2020.9) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 9 marca 2020 r.