Rodzaje, tryb przygotowywania i struktura materiałów opracowywanych w resorcie spraw zagranicznych dla Prezydenta RP, Prezesa Rady Ministrów oraz Ministra Spraw Zagranicznych w związku z wizytami międzynarodowymi.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2008.2.101

Akt obowiązujący

Wersja od: 7 maja 2008 r.

INSTRUKCJA Nr 2

DYREKTORA GENERALNEGO SŁUŻBY ZAGRANICZNEJ

z dnia 22 kwietnia 2008 r.

w sprawie rodzajów, trybu przygotowywania i struktury materiałów opracowywanych w resorcie spraw zagranicznych dla Prezydenta RP, Prezesa Rady Ministrów oraz Ministra Spraw Zagranicznych w związku z wizytami międzynarodowymi

§  1.

1. Instrukcja określa rodzaje, procedurę opracowywania i strukturę materiałów przygotowywanych przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych na użytek wizyt międzynarodowych Prezydenta RP, Prezesa Rady Ministrów, Ministra Spraw Zagranicznych, zwanych dalej Adresatami Głównymi.

2. Opisane w niniejszej Instrukcji rodzaje dokumentów i procedury ich opracowywania mogą być także stosowane w odniesieniu do sporządzania materiałów na wizyty innych użytkowników, w tym zwłaszcza członków kierownictwa MSZ. Decyzję o zastosowaniu tych procedur podejmuje właściwy członek kierownictwa MSZ lub upoważniony przezeń członek kierownictwa departamentu kierunkowego.

3. Właściwy członek kierownictwa MSZ lub upoważniony przezeń członek kierownictwa departamentu kierunkowego może podjąć decyzję o zastosowaniu niniejszej instrukcji także w odniesieniu do materiałów przygotowywanych na potrzeby innych kontaktów międzynarodowych Adresatów Głównych, w szczególności rozmów "na marginesie", spotkań międzynarodowych i rozmów telefonicznych.

§ 2. Użyte w Instrukcji określenia oznaczają:

1) departament kierunkowy - właściwa terytorialnie lub funkcjonalnie komórka organizacyjna MSZ odpowiedzialna za przygotowanie lub zebranie materiałów na użytek danej wizyty międzynarodowej;

2) właściwy członek kierownictwa - sekretarz lub podsekretarz stanu w MSZ nadzorujący prace departamentu kierunkowego;

3) wizyta międzynarodowa - oficjalna lub robocza wizyta międzynarodowa, uzgodniona z odpowiednim wyprzedzeniem, odbywająca się w Polsce (wizyta przyjazdowa) lub poza Polską (wizyta wyjazdowa).

Rozdział  I

Rodzaje dokumentów

§  3.

1. Komórki organizacyjne MSZ przygotowują, we współpracy z placówkami zagranicznymi, następujące rodzaje dokumentów:

a) notatka koncepcyjna przed wizytą,

b) materiał informacyjno-tezowy,

c) notatka problemowa,

d) notatka informacyjna,

e) notatka po wizycie/spotkaniu.

2. Spośród dokumentów określonych w ust. 1 Adresaci Główni przed rozpoczęciem wizyt otrzymują dokumenty określone w pkt. a i b. Wyznaczeni w trybie roboczym współpracownicy Adresatów Głównych otrzymują i dysponują dokumentami określonymi w pkt. a-e.

3. Notatki problemowe i notatki informacyjne zawsze znajdują się także w dyspozycji przedstawiciela MSZ będącego członkiem delegacji.

Rozdział  II

Przygotowanie koncepcyjne wizyty

§ 4. Rola placówki zagranicznej

1. Dyrektor departamentu kierunkowego, przygotowując dokumenty, o których mowa w § 3 ust. 1, zwraca się do właściwej placówki (lub placówek) o przesłanie informacji dotyczących:

a) sugestii do programu wizyty i agendy rozmów, w tym także propozycji partnerów,

b) uwarunkowań wewnętrznych i zewnętrznych wizyty,

c) propozycji tez do rozmów,

d) deklarowanych i przewidywanych priorytetów rozmówcy związanych ze spotkaniem z Adresatem Głównym,

e) poglądów rozmówcy wobec spraw stanowiących przedmiot spotkania,

f) pogłębionej charakterystyki (wykraczającej poza standardowe, ogólnodostępne CV) zagranicznego rozmówcy (rozmówców) Adresata Głównego, uwzględniającej elementy istotne dla przebiegu wizyty i rozmowy,

g) sugestii placówki dotyczących oprawy medialnej wizyty (w tym wywiadów do udzielenie przed, podczas czy po wizycie, wraz z charakterystyką proponowanych tytułów i dziennikarzy),

h) innych informacji ważnych z punktu widzenia osiągnięcia celów strony polskiej związanych z wizytą lub rozmową.

2. Właściwa placówka zobowiązana jest do aktualizacji przygotowanych informacji i przekazywania ich do departamentu kierunkowego w zakresie określonym w ust. 1, aż do momentu rozpoczęcia wizyty.

3. Podstawowy schemat zestawu materiałów przekazywanych przez placówkę podaje załącznik Nr 1. Zakłada się, że znaczna część tych materiałów zawierać będzie treści wymagające niejawnego trybu korespondencji.

§ 5. Spotkanie koordynacyjne i kontakty poza MSZ

1. Najpóźniej 21 dni przed terminem wizyty międzynarodowej właściwy członek kierownictwa lub upoważniony przez niego dyrektor departamentu kierunkowego zwołuje spotkanie koordynacyjne z przedstawicielami urzędów obsługujących podmioty, o których mowa w § 1, zainteresowanych resortów i instytucji oraz odpowiednich komórek organizacyjnych MSZ.

2. Celem spotkania koordynacyjnego jest:

a) określenie hierarchii i zasadniczych celów strony polskiej związanych z wizytą oraz strategii ich realizacji,

b) określenie kontekstu politycznego (wewnętrznego i międzynarodowego) wizyty, w tym analiza deklarowanych i przewidywanych celów partnerów zagranicznych,

c) omówienie planowanego przebiegu wizyty oraz rozmów,

d) sprecyzowanie tematów rozmów,

e) określenie propozycji składu delegacji i osób uczestniczących w rozmowach,

f) dokonanie podziału zadań związanych z przygotowaniem wizyty,

g) określenie zestawu i terminów przekazania materiałów do departamentu kierunkowego.

3. Zagadnienia protokolarne określone w ust. 2 lit. c, e, f mogą być omawiane podczas spotkania koordynacyjnego, o ile nie stanowi to przedmiotu innych uzgodnień.

4. Dyrektor departamentu kierunkowego przygotowując spotkanie koordynacyjne występuje do zainteresowanych resortów, instytucji oraz komórek organizacyjnych MSZ o przesłanie stosownych materiałów informacyjno-tezowych, notatek problemowych oraz notatek informacyjnych.

5. Dyrektor departamentu kierunkowego może zwrócić się o dodatkowe ekspertyzy zewnętrzne, inicjować spotkania i narady, jeżeli wymaga tego waga i charakter wizyty lub złożoność problematyki, która ma być omawiana podczas rozmów.

6. W uzasadnionych przypadkach, właściwy członek kierownictwa może podjąć decyzję o odstąpieniu od zwoływania spotkania koordynacyjnego lub o opóźnieniu terminu jego zwołania jeżeli uzasadnia to tryb, program lub czas trwania wizyty.

Rozdział  III

Notatka koncepcyjna przed wizytą

§  6.

1. Najpóźniej 7 dni przed wizytą departament kierunkowy przekazuje Adresatowi Głównemu oraz głównym członkom delegacji:

a) notatkę koncepcyjną przed wizytą dwustronną lub,

b) notatkę koncepcyjną przed wizytą w organizacji międzynarodowej.

2. Notatka koncepcyjna jest dokumentem zawierającym precyzyjnie sformułowane i realne do osiągnięcia cele wizyty oraz najważniejsze informacje dotyczące uwarunkowań wewnętrznych i zewnętrznych. Powinna również przedstawiać najważniejsze elementy przygotowań do wizyty (np. wcześniejsze konsultacje, oprawa medialna przed wizytą), a także wskazywać na główne założenia dotyczące przebiegu wizyty, umożliwiające osiągnięcie zakładanych celów.

3. Notatkę koncepcyjną akceptuje właściwy członek kierownictwa.

4. Jeżeli notatka koncepcyjna zawiera informacje i opinie podlegające przepisom o ochronie informacji niejawnych, to należy opatrzyć ją właściwą klauzulą.

5. Notatkę koncepcyjną w zależności od charakteru zawartych informacji oraz nadanej klauzuli przekazuje się Adresatowi Głównemu w trybie określonym odrębnymi przepisami.

§ 7. Notatka koncepcyjna przed wizytą dwustronną

1. Notatka koncepcyjna przed wizytą dwustronną ma charakter krótkiej, politycznej analizy nie przekraczającej objętości 3-4 stron tekstu, w formacie A4 pisanych czcionką Times New Roman, rozmiar 12, przy zachowaniu 1,5 odstępu między wierszami.

2. Dokument, o którym mowa w ust. 1, zawiera w pełnym kształcie następujące elementy:

a) powód i bezpośrednie okoliczności związane z organizacją wizyty,

(W kolejnych podpunktach należy:

– poinformować o powodach i bezpośrednich okolicznościach w jakich dochodzi do wizyty / spotkania - np. o zaproszeniu ze strony partnera, ważnej rocznicy, realizacji kalendarza wizyt, itp.,

– przedstawić ostatnie kontakty Polski z danym partnerem na tym samym szczeblu,

– omówić inne kontakty Polski z danym partnerem na wysokim szczeblu z ostatniego czasu lub inne wydarzenia bilateralne o dużym znaczeniu,

– przywołać - jeśli były - bezpośrednie kontakty osobiste, również z okresu pełnienia innych funkcji Adresata Głównego z rozmówcami przewidzianymi w programie wizyty);

b) cele strony polskiej związane z wizytą,

(Cele wizyty należy określić w sposób otwarty, jasny, precyzyjny i realny, zachowując ich właściwą hierarchię. Celem wizyty może być m.in. osiągnięcie wymiernych rezultatów, uzyskanie zgody partnera na nasze propozycje lub tylko poznanie jego stanowiska. Celem może być także poznanie się rozmówców lub też poprawa atmosfery we wzajemnych kontaktach. Właściwe określenie celów wpływa w sposób zasadniczy na kształt dalszych przygotowań oraz przebieg i rezultaty wizyty);

c) deklarowane i przewidywane cele rozmówców - partnerów zagranicznych,

(Departament kierunkowy i placówka są odpowiedzialne za przekazanie informacji na temat zarówno deklarowanych jak i przewidywalnych - faktycznych celów partnera);

d) kluczowe dla strony polskiej elementy sytuacji wewnętrznej i międzynarodowej partnera - państwa / organizacji międzynarodowej;

e) analizę i ocenę stosunków dwustronnych;

f) krótkie charakterystyki poszczególnych rozmówców;

g) sugerowany scenariusz rozmów, ewentualnie z rozbiciem na poszczególne spotkania,

(Należy przedstawić propozycję sposobu prowadzenia rozmów, z hierarchicznym ułożeniem najważniejszych tematów aktywnych do poruszenia przez stronę polską, oraz pasywnych, które może podnieść rozmówca.);

h) inne uwarunkowania lub działania, które zostaną podjęte, istotne dla przebiegu wizyty.

6. Wzór dokumentu określa załącznik Nr 2.

(Ze względu na charakter planowanej wizyty możliwe jest uwzględnienie w dokumencie tylko części z ww. elementów).

§ 8. Notatka koncepcyjna przed wizytą wielostronną

1. Notatka koncepcyjna przed wizytą międzynarodową o charakterze wielostronnym ma charakter krótkiej, politycznej analizy nie przekraczającej objętości 4 stron tekstu formatu A4 pisanych czcionką Times New Roman rozmiaru 12, przy zachowaniu 1,5 odstępu między wierszami.

2. Dokument o którym mowa w ust. 1 zawiera następujące elementy:

a) powód i bezpośrednie okoliczności związane z organizacją wizyty,

b) krótki opis aktualnej sytuacji w organizacji międzynarodowej,

c) wskazanie interesów i stanowiska Polski w organizacji międzynarodowej,

d) informacje o merytorycznej agendzie wizyty, ze wskazaniem na potrzeby aktywnego lub reaktywnego udziału strony polskiej,

e) stanowiska Polski w poszczególnych tematach, z zaznaczeniem na "aktywne" i "w razie potrzeby", a także z odniesieniem do interesów lub stanowiska kluczowych partnerów RP z i spoza danej organizacji,

f) propozycje spotkań "na marginesie" z krótkim uzasadnieniem,

g) inne uwarunkowania istotne dla przebiegu i osiągnięcia zakładanych celów wizyty.

7. Wzór dokumentu określa załącznik Nr 3.

(Ze względu na charakter planowanej wizyty możliwe jest uwzględnienie w dokumencie tylko części z ww. elementów).

Rozdział  IV

Materiały informacyjno-tezowe

§  9.

1. Dokument materiały informacyjno-tezowe stanowi syntetyczny materiał wykorzystywany przez członków delegacji do prowadzenia rozmów.

2. Materiały informacyjno-tezowe zawierają następujące elementy:

Część I

a. stronę tytułową,

b. spis treści,

c. agendę spotkań,

d. tezy do rozmów,

e. projekty przewidzianych wystąpień (wykładów, toastów, wpisów, itp.),

f. sugestie do wypowiedzi dla mediów (wraz z krótką charakterystyką pism, stacji TV lub radiowych, jeśli wywiady były wcześniej ustalone),

g. notatki biograficzne i zdjęcia poszczególnych rozmówców;

Część II

a. notatki problemowe,

b. notatki informacyjne.

3. Spis treści powinien dawać Adresatowi Głównemu pełną i szczegółową wiedzę na temat całości materiałów przygotowanych w MSZ na potrzeby danej wizyty, tak aby mógł on skorzystać z nie przekazywanych na ten szczebel materiałów uzupełniających (notatki problemowe i notatki informacyjne).

4. Agenda spotkań zawiera tylko te punkty programu planowanej wizyty, które mają znaczenie merytoryczne i nie jest tożsama z całościowym programem wizyty przygotowywanym przez Protokół Dyplomatyczny.

5. Tezy do rozmów nie powinny mieć objętości większej niż 1-2 strony tekstu w formacie A4 pisanego czcionką Times New Roman wielkość 14, przy zachowaniu 1,5 odstępu - na każde przewidywane 30 minut rozmów. W wypadku spotkań wielostronnych o ustalonej agendzie limit objętości wynosi 1-1,5 strony na jeden punkt agendy.

6. Tezy do rozmów i projekty przewidzianych wystąpień w celu ułatwienia ich wykorzystywania podczas prowadzonych rozmów powinny być wydrukowane w dodatkowej kopii na papierze formatu A5, pisanego czcionką Times New Roman wielkość 14.

Tezy powinny mieć syntetyczny charakter oraz być uporządkowane według znanej lub zakładanej agendy poszczególnych spotkań, w sposób hierarchiczny i umożliwiający skuteczną realizację celów strony polskiej związanych z wizytą, z możliwością łączenia w grupy tematyczne.

W tezach kwestie sugerowane do podniesienia przez stronę polską (tematy "aktywne") należy wyróżnić poprzez "pogrubienie" ("bold"), tezy do wypowiedzi w kwestiach podniesionych przez partnera (tematy "pasywne") powinny być napisane czcionką zwykłą, natomiast dodatkowe informacje, ostrzeżenia, itp. należy umieścić w ramce.

Na życzenie Adresata Głównego tezy mogą być przygotowywane z roboczym tłumaczeniem na język angielski, a w wyjątkowych wypadkach - na inne języki. Nazwy własne organizacji, instytucji oraz innych struktur międzynarodowych wraz z odnośnymi skrótami powinny być podawane zarówno w języku polskim, jak i w języku angielskim, lub innym powszechnie używanym w środowisku rozmówcy.

7. Notatki biograficzne i zdjęcia rozmówców powinny być przygotowywane w sposób gwarantujący maksymalną użyteczność. Poza oficjalnym życiorysem powinny one zawierać elementy dodatkowo rysujące sylwetkę, osobowość i zainteresowania rozmówców jak np.: cytaty z wypowiedzi i publikacji rozmówcy, cytaty z publicznych wypowiedzi i publikacji medialnych na temat rozmówcy, informacje dotyczące znanych publicznie upodobań rozmówcy, jego rodziny, itd.

8. Część I materiałów informacyjno-tezowych przekazywaną Adresatowi Głównemu akceptuje formalnie poprzez parafowanie na stronie tytułowej - właściwy członek kierownictwa resortu.

9. Materiały informacyjno-tezowe są przeznaczone do użytku wewnętrznego i powinny być chronione przed osobami postronnymi.

10. Materiały informacyjno-tezowe przekazuje się członkom delegacji najpóźniej na 72 godziny przed terminem rozpoczęcia wizyty, o ile bezpośrednie ustalenia nie stanowią inaczej. Adresat Główny otrzymuje tylko część I materiału.

11. Wzór dokumentu określa załącznik Nr 4.

Rozdział  V

Notatka problemowa

§  10.

1. Notatka problemowa jest syntetycznym i aktualnym opisem wybranego problemu ważnego dla interesów Polski w stosunkach międzynarodowych. Notatki problemowe sporządzają, także na prośbę departamentu kierunkowego przygotowującego wizytę, właściwe merytorycznie departamenty MSZ, a zatwierdzają je - w przypadkach, o których mowa w ust. 5 - nadzorujący merytorycznie departamenty właściwi członkowie kierownictwa.

2. Notatka problemowa z zasady nie powinna przekraczać objętości 1-2 stron tekstu formatu A4, pisanego czcionką Times New Roman wielkość 13, przy zachowaniu odstępu 1,5.

3. Rejestr notatek problemowych prowadzi i udostępnia innym departamentom Departament Systemu Informacji, do którego należy kierować kopię każdego sporządzanego materiału tego typu, zarówno w wersji "papierowej", jak i elektronicznej.

4. Notatka problemowa zawiera:

a) skrótowy opis problemu,

b) stanowisko strony polskiej wobec danego problemu,

c) opis stanowiska partnera

d) skrótowy opis stanowiska kluczowych dla danego problemu partnerów Polski, w tym zwłaszcza UE, NATO i ich państw członkowskich, innych państw, organizacji i instytucji międzynarodowych.

5. Jeśli w dokumencie pojawia się stanowisko Rzeczypospolitej Polskiej, a nie sugestia stanowiska reprezentanta strony polskiej, potrzebne jest uzyskanie dla notatki problemowej akceptacji właściwego członka kierownictwa.

6. Schemat notatki problemowej znajduje się w załączniku Nr 5.

Rozdział  VI

Notatka informacyjna

§  11.

1. Notatka informacyjna zawiera zaktualizowany, syntetyczny opis istotnych dla interesów Polski procesów, wydarzeń i zjawisk w sprawach międzynarodowych, w tym zwłaszcza w takich obszarach jak:

a) sytuacja wewnętrzna w państwie lub organizacji,

b) sytuacja i polityka międzynarodowa państwa lub organizacji,

c) stosunki bilateralne Polski z państwem lub organizacją,

d) sytuacja Polaków (Polonii) w państwie,

e) oraz w innych, w zależności od potrzeb.

Notatki informacyjne opracowują właściwe merytorycznie departamenty MSZ z własnej inicjatywy, a także na prośbę departamentu kierunkowego przygotowującego wizytę międzynarodową.

2. Najnowsze wersje wytwarzanych w MSZ notatek informacyjnych przekazywane są równolegle także do Departamentu Systemu Informacji, zarówno w wersji "papierowej", jak i elektronicznej.

3. Maksymalna objętość notatki informacyjnej z zasady nie powinna przekraczać 2-3 stron tekstu formatu A4, pisanego czcionką Times New Roman wielkość 13, odstęp 1,5 wiersza.

4. Schemat struktury notatki informacyjnej znajduje się w załączniku Nr 6.

Rozdział  VII

Notatka po wizycie

§  12.

1. W terminie 3 dni roboczych od zakończenia wizyty departament kierunkowy przygotowuje dokument: notatka po wizycie.

2. Właściwy członek kierownictwa akceptuje notatkę po wizycie wraz z rozdzielnikiem adresatów w i poza MSZ.

3. Notatka po wizycie zawiera:

a) ocenę realizacji celów wizyty, założonych w notatce koncepcyjnej,

b) skrótowe relacje z rozmów,

c) wnioski,

d) zadania i działania do zrealizowania lub podjęcia przez resorty, instytucje i komórki organizacyjne MSZ wraz z terminami ich realizacji,

e) propozycję wstępnego terminu spotkania przeglądowego po wizycie, które oceni realizację celów wizyty i zastosowanej strategii ich osiągnięcia.

4. Dokument: notatka po wizycie zawierająca elementy o których mowa w ust. 3 nie może w całości przekraczać z zasady objętości 4 stron w formacie A4, pisanych czcionką Times New Roman, rozmiar 12, przy zachowaniu 1,5 odstępu między wierszami. Notatka po wizycie może mieć w zależności od zamieszczonych informacji charakter jawny lub niejawny.

5. Wzór notatki po wizycie stanowi załącznik Nr 7.

Rozdział  VII

Wdrożenie rozwiązań Instrukcji

§ 13. Dyrektorzy komórek organizacyjnych MSZ właściwych dla obsługi wizyty odpowiadają za przygotowywanie dokumentów, o których mowa w § 2 ust. 1, zgodnie z procedurą określoną w instrukcji.

§  14.

1. Wdrożenie metodyki niniejszej Instrukcji w komórkach organizacyjnych MSZ odbywać się będzie poprzez realizację następujących działań przez dyrektorów komórek organizacyjnych MSZ oraz kierowników placówek:

a) zapoznanie pracowników komórki organizacyjnej z procedurą opracowania dokumentów określoną w Instrukcji na specjalnie zorganizowanym w tym celu spotkaniu,

b) odebranie od pracowników pisemnego potwierdzenia zapoznania się z Instrukcją,

c) wyjaśnienie podległym placówkom istoty zadań związanych z przypisaną im rolą w procesie tworzenia materiałów na wizyty.

2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych MSZ w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie niniejszej Instrukcji poinformują Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej o wykonaniu zadań określonych w ust. 1 za pośrednictwem Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego.

§ 15. Po upływie 30 dni od dnia wejścia w życie Instrukcji, dokumenty opracowane niezgodnie z jej postanowieniami nie będą przyjmowane przez kierownictwo resortu oraz Sekretariat Ministra.

§ 16. Wraz z wejściem w życie Instrukcji w Intranecie umieszczone zostaną aktywne wzory załączników w niej wymienionych wraz ze wskazówkami przygotowania poszczególnych typów dokumentów określonych w § 3 ust. 1.

§ 17. Instrukcja wchodzi w życie w ciągu 14 dni od podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

..................................................

Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

Schemat informacji pozyskiwanych przez placówki zagraniczne w procesie przygotowywania wizyt zgodnie z Instrukcją DGSZ Nr ....

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

Notatka koncepcyjna przed wizytą dwustronną:

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

Notatka koncepcyjna przed wizytą wielostronną:

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 4

Materiały infromacyjno-tezowe na wizytę

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 5

Notatka problemowa na temat .......

a. Skrótowy opis problemu,

b. Stanowisko strony polskiej wobec danego problemu,

c. Opis stanowiska partnera,

d. Skrótowy opis stanowiska kluczowych dla danego problemu partnerów Polski, w tym zwłaszcza UE, NATO i ich państw członkowskich, innych państw, organizacji i instytucji międzynarodowych.

Uwaga: notatka problemowa nie powinna przekraczać objętości 1-2 stron tekstu formatu A4, pisanych czcionką Times New Roman wielkość 13, przy zachowaniu odstępu 1,5.

Status	Uczestnik procesu
Zatwierdził:	(Imię) ........... (Nazwisko) ..................... Dyrektor Departamentu (pełna nazwa Departamentu kierunkowego) .................. tel. ........... tel. kom ............
Zatwierdził:	(Imię) ........... (Nazwisko) ..................... Naczelnik Wydziału (pełna nazwa) ............ tel. kom ...........
Sporządził:	(Imię) ......... (Nazwisko) ................tel. ..........
Data ostatniej aktualizacji

ZAŁĄCZNIK  Nr 6

Notatka informacyjna na temat .......

a. Sytuacja wewnętrzna w państwie/organizacji,

b. Sytuacja i polityka międzynarodowa państwa/organizacji,

c. Stosunki bilateralne Polski z państwem/organizacją,

d. Sytuacja Polaków (Polonii) w państwie,

e. Inne zagadnienia w zależności od potrzeb

Uwaga: maksymalna objętość notatki informacyjnej nie powinna przekraczać 2-3 stron tekstu formatu A4, pisanego czcionką Times New Roman wielkość 13, odstęp 1,5 wiersza.

Status	Uczestnik procesu
Zatwierdził:	(Imię) ........... (Nazwisko) ................... Dyrektor Departamentu (pełna nazwa Departamentu kierunkowego) ........... ................... tel. ........ tel. kom. ............
Zatwierdził:	(Imię) ........... (Nazwisko) ................... Naczelnik Wydziału (pełna nazwa) ............. tel. kom ..................
Sporządził:	(Imię) ........... (Nazwisko) ....................... tel. .....
Data ostatniej aktualizacji

ZAŁĄCZNIK  Nr 7

Notatka po wizycie ........

a. ocena stopnia realizacji celów wizyty, w odniesieniu do notatek koncepcyjnych,

b. skrótowe relacje z rozmów,

c. wnioski,

d. zadania i działania do zrealizowania lub podjęcia przez resorty, instytucje i komórki organizacyjne MSZ wraz z terminami ich realizacji,

e. Propozycje wstępnego terminu spotkania przeglądowego po wizycie, które oceni realizację celów wizyty i zastosowanej strategii ich osiągnięcia.

Uwaga: notatka po wizycie nie może przekraczać zawartości 4 stron w formacie A4, pisanych czcionką Times New Roman, rozmiar 12, przy zachowaniu 1,5 odstępu między wierszami.

Status	Uczestnik procesu	Podpis
Akceptował:	(Imię) ....... (Nazwisko) .......... (data) ..... Podsekretarz/Sekretarz Stanu w MSZ
Zatwierdził:	(Imię) ....... (Nazwisko) .......... (data) ..... Dyrektor Departamentu (pełna nazwa Departamentu kierunkowego) ................. tel. ........ tel. kom ............
Zatwierdził:	(Imię) ....... (Nazwisko) .......... (data) ....... Naczelnik Wydziału (pełna nazwa) .......... tel. kom .........
Sporządził:	(Imię) ....... (Nazwisko) ........... tel. ..........