Regulamin Komitetu Audytu w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.MRPiPSp.2017.27
Akt utracił moc Wersja od: 12 września 2017 r.
ZARZĄDZENIE Nr 26
MINISTRA RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ
z dnia 11 września 2017 r.
w sprawie regulaminu Komitetu Audytu w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
Na podstawie art. 290 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 1870, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:
§ 1.
Na wniosek Przewodniczącego Komitetu Audytu w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Komitetowi Audytu nadaje się Regulamin stanowiący załącznik do zarządzenia.§ 2.
Traci moc zarządzenie nr 15 Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2016 r. w sprawie regulaminu Komitetu Audytu w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz. Urz. Min. Prac. i Pol. Społ. poz. 15).§ 3.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.ZAŁĄCZNIK
Regulamin Komitetu Audytu w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
Regulamin Komitetu Audytu w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
§ 1.
Regulamin określa organizację i tryb pracy Komitetu Audytu w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zwanego dalej "Komitetem".§ 2.
1.
Do zadań Komitetu należy:1)
sygnalizowanie Ministrowi Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zwanego dalej "Ministrem", istotnych rodzajów ryzyka zidentyfikowanych na podstawie analizy ryzyka w działach administracji rządowej - praca, zabezpieczenie społeczne i rodzina, zwanych dalej "działami";2)
sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień na podstawie sprawozdań z wykonanych zadań audytowych i przeprowadzonych kontroli oraz proponowanie usprawnień systemów zarządzania i kontroli w działach;3)
doradztwo w zakresie priorytetów i zadań określonych przez Ministra;4)
wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego w działach;5)
przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego oraz monitorowanie ich wdrożenia w działach;6)
przegląd sprawozdań z wykonania planu rocznego audytu wewnętrznego, oceny kontroli zarządczej w działach oraz monitorowanie wdrożenia wyników ocen przez osoby odpowiedzialne za wdrożenie;7)
monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego w działach, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego;8)
wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierowników komórek audytu wewnętrznego w działach:a)
w odniesieniu do kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zwanym dalej "Ministerstwem" - na wniosek Dyrektora Generalnego Ministerstwa,b)
w odniesieniu do kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostkach podległych i nadzorowanych przez Ministra - na pisemny wniosek kierownika tej jednostki;9)
realizacja innych zadań zleconych przez Ministra.2.
Komitet, do końca lutego każdego roku, składa Ministrowi oraz Ministrowi Finansów sprawozdanie z realizacji zadań w roku poprzednim.3.
Sprawozdanie z realizacji zadań podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Ministerstwa.§ 3.
1.
Członkowie Komitetu rzetelnie i obiektywnie wykonują powierzone im czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, wiedzą i doświadczeniem.2.
Do obowiązków członków Komitetu należy w szczególności:1)
czynny udział w pracach Komitetu;2)
współpraca z komórką audytu wewnętrznego Ministerstwa oraz komórkami audytu wewnętrznego w jednostkach podległych i nadzorowanych przez Ministra.§ 4.
Członkowie Komitetu mają prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą Komitetu, w szczególności do:1)
akt stałych i akt bieżących komórki audytu wewnętrznego Ministerstwa oraz komórek audytu wewnętrznego jednostek podległych Ministrowi;2)
wszystkich informacji, danych, dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem Ministerstwa oraz jednostek podległych i nadzorowanych przez Ministra,- z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.
§ 5.
Do zadań Przewodniczącego Komitetu należy w szczególności:1)
ustalenie planu pracy Komitetu;2)
wyznaczanie terminów i zwoływanie posiedzeń Komitetu;3)
przewodniczenie posiedzeniom Komitetu;4)
podział prac pomiędzy członków Komitetu;5)
nadzorowanie współpracy członków Komitetu z komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie;6)
informowanie Ministra o zadaniach realizowanych przez Komitet.§ 6.
1.
Komitet obraduje na posiedzeniach.2.
Posiedzenia Komitetu odbywają się w siedzibie Ministerstwa, w zależności od potrzeb, nie rzadziej jednak, niż raz na kwartał.3.
Posiedzenia Komitetu zwołuje Przewodniczący Komitetu:1)
z inicjatywy własnej;2)
na wniosek co najmniej 2 członków Komitetu.4.
Zaproszenia na posiedzenia Komitetu wraz z ustalonym przez przewodniczącego Komitetu porządkiem obrad posiedzenia oraz niezbędnymi dokumentami przekazywane są członkom Komitetu nie później niż na 7 dni przed terminem posiedzenia.5.
Przewodniczący Komitetu może zapraszać na posiedzenia Komitetu, na wniosek członków Komitetu lub z własnej inicjatywy, osoby spoza jego składu.6.
Uczestnicy posiedzenia potwierdzają swoją obecność na posiedzeniu podpisem na liście obecności.7.
Przewodniczącego Komitetu, w razie jego nieobecności na posiedzeniu, zastępuje wskazany przez niego członek Komitetu.8.
W przypadku braku możliwości wzięcia udziału w posiedzeniu, członek Komitetu powinien przed terminem posiedzenia poinformować o tym fakcie Przewodniczącego Komitetu.§ 7.
1.
Komitet podejmuje decyzje w formie uchwał przyjmowanych zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, przy obecności co najmniej połowy składu Komitetu. W głosowaniu biorą udział tylko Przewodniczący Komitetu i członkowie Komitetu.2.
Przewodniczący Komitetu może podjąć decyzję o rozpatrzeniu sprawy w trybie obiegowym, w którym projekty uchwał przekazywane są wszystkim członkom Komitetu pocztą elektroniczną.3.
Uchwała podjęta w trybie obiegowym jest ważna, gdy za jej przyjęciem głosowała bezwzględna większość członków Komitetu.4.
Uchwały podjęte w trybie obiegowym są załączane do protokołu najbliższego posiedzenia Komitetu.5.
Uchwały podjęte przez Komitet stanowią podstawę do rozważenia przez Ministra podjęcia działań niezbędnych dla zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego.6.
W trybie obiegowym nie może być rozpatrywana sprawa, jeżeli choć jeden z członków Komitetu wyraził sprzeciw wobec jej rozpatrzenia w tym trybie.§ 8.
1.
Na pisemne żądanie kierownika komórki audytu wewnętrznego, którego dotyczy wniosek, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 8, Komitet wyraża zgodę w sprawie tego wniosku w formie uchwały podjętej bezwzględną większością głosów, w głosowaniu tajnym, na pierwszym posiedzeniu Komitetu po dacie złożenia wniosku.2.
W przypadku braku żądania, o którym mowa w ust. 1, wnioski, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 8, rozpatrywane są w trybie określonym w § 7.3.
W posiedzeniu Komitetu, na którym rozpatrywany jest wniosek, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 8, może uczestniczyć kierownik komórki audytu wewnętrznego, którego dotyczy sprawa oraz jego pracodawca.4.
W przypadku wniosków, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 8 o wyrażenie zgody w zakresie zmian warunków pracy i płacy kierowników komórek audytu wewnętrznego wynikających z regulacji obejmujących wszystkich lub większość pracowników danej jednostki, a także w przypadkach zmian niewpływających na pogorszenie warunków pracy i płacy kierowników komórek audytu wewnętrznego, Komitet może wyrazić zgodę w trybie obiegowym.§ 9.
1.
Z posiedzenia Komitetu sporządzany jest protokół, który zawiera:1)
kolejny numer protokołu;2)
datę posiedzenia;3)
porządek posiedzenia;4)
listę uczestników posiedzenia;5)
treść podjętych uchwał;6)
wyniki głosowania, treść zdania odrębnego;7)
inne postanowienia Komitetu.2.
Projekt protokołu przesyłany jest do członków Komitetu w celu zgłoszenia w terminie 14 dni od daty przekazania protokołu, uwag i zastrzeżeń do jego treści.3.
W przypadku braku uwag i zastrzeżeń, o których mowa w ust. 2, protokół przekazywany jest do zatwierdzenia przez Przewodniczącego Komitetu.4.
Protokół z posiedzenia Komitetu podpisuje Przewodniczący lub członek Komitetu, o którym mowa w § 6 ust. 7, po zapoznaniu się i ewentualnym uwzględnieniu uwag i zastrzeżeń zgłoszonych przez członków Komitetu.5.
Protokoły z posiedzeń Komitetu przechowuje w aktach stałych komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie.§ 10.
1.
Komórka audytu wewnętrznego Ministerstwa odpowiada za gromadzenie wymaganych dokumentów, niezbędnych do realizacji zadań Komitetu.2.
Dokumenty niezbędne do realizacji zadań Komitetu, w szczególności plany audytów, sprawozdania z wykonania planów audytu, sprawozdania z zadań audytowych, kluczowe wskaźniki ekonomiczne oraz opis czynności podjętych w celu zapobiegania zagrożeniom w ramach kontroli zarządczej, są przekazywane Komitetowi za pośrednictwem komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie, przed wyznaczoną datą posiedzenia w wersji elektronicznej lub papierowej.3.
Współpraca członków Komitetu z kierownikami jednostek w dziale oraz jej pracownikami odbywa się za pośrednictwem komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.§ 11.
1.
Obsługę prac Komitetu zapewnia komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie, a jej pracownik pełni funkcję sekretarza Komitetu.2.
Do obowiązków sekretarza Komitetu należy:1)
dokumentowanie czynności i uchwał podejmowanych przez Komitet, w tym sporządzanie projektu protokołu z posiedzeń Komitetu;2)
organizowanie w uzgodnieniu z Przewodniczącym Komitetu posiedzeń Komitetu i informowanie członków Komitetu oraz innych osób zaproszonych przez Przewodniczącego Komitetu o ich terminie;3)
opracowywanie projektów dokumentów przygotowywanych przez Komitet, w zakresie określonym przez Przewodniczącego Komitetu;4)
obsługa organizacyjno-biurowa i administracyjna Komitetu;5)
prowadzenie korespondencji w zakresie zleconym przez Przewodniczącego Komitetu;6)
przechowywanie dokumentacji z prac Komitetu.