Dz.Urz.MNiSW.2018.58

| Akt obowiązujący
Wersja od: 21 grudnia 2018 r.

ZARZĄDZENIE
MINISTRA NAUKI I SZKOLNICTWA WYŻSZEGO
z dnia 21 grudnia 2018 r.
w sprawie regulaminu Komitetu Audytu

Na podstawie art. 290 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:
§  1.  Komitetowi Audytu dla działu administracji rządowej - szkolnictwo wyższe i nauka nadaje się regulamin, stanowiący załącznik do zarządzenia.
§  2.  Traci moc zarządzenie nr 17/2010 Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 15 kwietnia 2010 r. w sprawie nadania Regulaminu pracy Komitetowi Audytu dla działów administracji rządowej - nauka i szkolnictwo wyższe w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego (Dz. Urz. MNiSW poz. 42).
§  3.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK

REGULAMIN KOMITETU AUDYTU

§  1.  Regulamin Komitetu Audytu dla działu administracji rządowej - szkolnictwo wyższe i nauka, zwanego dalej "działem", powołanego w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego, zwanym dalej "ministerstwem", określa:
1) szczegółowy zakres zadań Komitetu Audytu i sposób ich realizacji;
2) sposób działania Komitetu Audytu;
3) sposób i tryb dostępu członków Komitetu Audytu do dokumentów, informacji i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego;
4) tryb postępowania w sprawach o wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz o zmianę warunków pracy i płacy kierownika komórki audytu wewnętrznego w ministerstwie oraz kierowników komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w dziale nadzorowanych przez ministra, zwanych dalej "jednostkami".
§  2.  Do zadań Komitetu Audytu należy:
1) sygnalizowanie ministrowi właściwemu do spraw szkolnictwa wyższego i nauki, zwanemu dalej "ministrem":
a) istotnych ryzyk - na podstawie analizy ryzyka,
b) istotnych słabości kontroli zarządczej w ministerstwie i w jednostkach - na podstawie analizy sprawozdań z wykonanych zadań audytowych i innych materiałów;
2) proponowanie ministrowi usprawnień kontroli zarządczej;
3) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego ministerstwa i jednostek;
4) przegląd istotnych wyników przeprowadzonych zadań audytowych w ministerstwie i w jednostkach oraz monitorowanie ich wdrażania przez osoby odpowiedzialne i komórkę audytu wewnętrznego ministerstwa, zwanej dalej "komórką audytu";
5) przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego i oceny kontroli zarządczej w ministerstwie i w jednostkach;
6) monitorowanie efektywności pracy komórki audytu i komórek audytu wewnętrznego jednostek, w szczególności dokonywanie przeglądu wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen ich pracy;
7) wyrażanie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierownika komórki audytu i kierowników komórek audytu wewnętrznego jednostek;
8) upowszechnianie dobrych praktyk dotyczących analizy ryzyka i zarządzania ryzykiem.
§  3. 
1.  Przewodniczący reprezentuje Komitet Audytu i kieruje jego pracami, a w szczególności:
1) zwołuje i prowadzi posiedzenia oraz ustala porządek obrad;
2) przydziela zadania członkom Komitetu Audytu;
3) odpowiada za współpracę Komitetu Audytu z komórką audytu i z komórkami audytu wewnętrznego jednostek;
4) informuje ministra o działaniach realizowanych przez Komitet Audytu.
2.  Przewodniczący może zapraszać na posiedzenia osoby spoza składu Komitetu Audytu, z inicjatywy własnej lub na wniosek członka Komitetu Audytu.
3.  W przypadku nieobecności przewodniczącego jego zadania wykonuje wyznaczony przez niego członek Komitetu Audytu.
§  4.  Członkowie Komitetu Audytu są uprawnieni do:
1) wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą Komitetu Audytu, w szczególności do akt stałych i akt bieżących komórki audytu oraz komórek audytu wewnętrznego jednostek;
2) dostępu do wszystkich informacji, danych, dokumentów i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostek w dziale.
§  5. 
1.  Członkowie Komitetu Audytu wykonują swoje zadania rzetelnie i obiektywnie, kierując się przepisami prawa, wiedzą i doświadczeniem.
2.  Członkowie Komitetu Audytu są obowiązani w szczególności do:
1) czynnego udziału w pracach Komitetu Audytu;
2) współpracy z komórką audytu.
§  6. 
1.  Komitet Audytu działa na posiedzeniach, zwoływanych z inicjatywy własnej przewodniczącego albo na wniosek co najmniej 3 członków Komitetu Audytu.
2.  Posiedzenia odbywają się w siedzibie ministerstwa, co najmniej raz na kwartał.
3.  Zawiadomienie o terminie oraz o miejscu posiedzenia wraz z projektem porządku obrad i niezbędnymi dokumentami, członkowie Komitetu Audytu otrzymują nie później niż na 7 dni przed terminem posiedzenia.
4.  W uzasadnionych przypadkach przewodniczący może skrócić termin, o którym mowa w ust. 3.
5.  Członek Komitetu Audytu jest obowiązany niezwłocznie poinformować przewodniczącego o przyczynach uniemożliwiających mu udział w posiedzeniu.
6.  Uczestnicy posiedzenia potwierdzają swoją obecność na posiedzeniu na liście obecności, którą dołącza się do protokołu posiedzenia.
7.  Członek Komitetu Audytu, który nie brał udziału w posiedzeniu, może przekazać przewodniczącemu pisemne stanowisko w sprawie objętej porządkiem obrad.
§  7. 
1.  Komitet Audytu podejmuje rozstrzygnięcia w formie uchwały.
2.  Rozstrzygnięcia Komitetu Audytu są podejmowane zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, w obecności co najmniej połowy składu Komitetu Audytu.
3.  Przewodniczący i członek Komitetu Audytu może zgłosić zdanie odrębne, które zamieszcza się w protokole posiedzenia.
4.  W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos przewodniczącego albo członka Komitetu Audytu, o którym mowa w § 3 ust. 3.
5.  Przewodniczący może podjąć decyzję o rozpatrzeniu sprawy w drodze korespondencyjnego uzgodnienia stanowisk (tryb obiegowy).
6.  Sprawa nie może być rozpatrzona w trybie obiegowym w przypadku zgłoszenia sprzeciwu przez członka Komitetu Audytu.
7.  Uchwała przyjęta w trybie obiegowym jest ważna, jeżeli wszyscy członkowie Komitetu Audytu otrzymali jej projekt, a za jej przyjęciem głosowała bezwzględna większość członków. Uchwałę dołącza się do protokołu najbliższego posiedzenia.
§  8. 
1.  Z posiedzenia sporządza się protokół, do którego dołącza się porządek obrad, listę obecności uczestników posiedzenia i kopie podjętych uchwał.
2.  Protokół podpisuje przewodniczący albo członek Komitetu Audytu, o którym mowa w § 3 ust. 3.
3.  Protokoły są przechowywane przez komórkę audytu.
§  9. 
1.  Sprawy związane z wyrażeniem zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków pracy i płacy:
1) kierownika komórki audytu - wszczyna się na pisemny wniosek Dyrektora Generalnego ministerstwa lub kierownika komórki audytu;
2) kierownika komórki audytu wewnętrznego jednostki - wszczyna się na pisemny wniosek kierownika tej jednostki lub kierownika komórki audytu wewnętrznego jednostki.
2.  Rozpatrzenie wniosku, o którym mowa w ust. 1, następuje na najbliższym posiedzeniu Komitetu Audytu lub w trybie obiegowym.
3.  Komitet Audytu zajmuje stanowisko w sprawie wyrażenia zgody, o której mowa w ust. 1, biorąc pod uwagę całokształt materiału zgromadzonego w sprawie.
4.  Komitet Audytu może zażądać dodatkowych informacji lub dokumentów, jeżeli informacje zawarte we wniosku, o którym mowa w ust. 1, nie są wystarczające do rozstrzygnięcia sprawy.
5.  W sprawie o wyrażenie zgody, o której mowa w ust. 1, może brać udział wnioskodawca lub osoba, której dotyczy wniosek. Osoby te mogą przedstawiać swoje opinie i stanowiska w sprawie.
§  10. 
1.  Komitet Audytu może wzywać:
1) członków Kierownictwa ministerstwa,
2) dyrektorów komórek organizacyjnych ministerstwa,
3) kierownika komórki audytu i kierowników komórek audytu wewnętrznego jednostek,
4) kierowników jednostek

- do przedstawienia informacji niezbędnych do realizacji zadań Komitetu Audytu w zakresie i w terminie określonym przez Komitet.

2.  Informacje, o których mowa w ust. 1, w szczególności plany audytów, sprawozdania z wykonania planów audytów, sprawozdania z zadań audytowych i opisy czynności podjętych w celu zapobiegania zagrożeniom w ramach kontroli zarządczej, są przekazywane Komitetowi Audytu za pośrednictwem komórki audytu.
§  11. 
1.  Obsługę Komitetu Audytu zapewnia komórka audytu.
2.  Kierownik komórki audytu wyznacza sekretarza Komitetu Audytu spośród pracowników tej komórki.
3.  Do zadań sekretarza Komitetu Audytu należy w szczególności:
1) dokumentowanie prac Komitetu Audytu, w tym przygotowywanie projektów uchwał i protokołów posiedzeń,
2) organizowanie posiedzeń,
3) prowadzenie korespondencji Komitetu Audytu

- w zakresie określonym przez przewodniczącego.