Realizacja w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego zamówień publicznych, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 130.000,00 zł.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.PKRUS.2020.23

Akt obowiązujący
Wersja od: 10 kwietnia 2024 r.

ZARZĄDZENIE Nr 22
PREZESA KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO
z dnia 16 grudnia 2020 r.
w sprawie realizacji w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego zamówień publicznych, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 130.000,00 zł

Na podstawie art. 59 ust. 3 ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (Dz. U. z 2020 r. poz. 174 i 782), zarządza się, co następuje:

DZIAŁ  I.

Postanowienia ogólne

Rozdział  1.

Definicje

§  1. 
1. 
Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, zwana dalej "Kasą", jako jednostka sektora finansów publicznych, wydatkuje środki publiczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.), udzielając zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, z zachowaniem przepisów i zastosowaniem procedur uregulowanych ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 r., z późn. zm.), zwanej dalej "Ustawą".
2. 
Zarządzenie reguluje zasady realizacji zamówień publicznych, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 130.000,00 zł, zwanych dalej "zamówieniami", w Centrali Kasy oraz w oddziałach regionalnych Kasy.
§  2. 
Użyte w treści zarządzenia określenia oznaczają:
1)
Kierownik zamawiającego - Prezesa Kasy lub inną osobę wskazaną przepisami niniejszego zarządzenia, upoważnioną do dokonywania czynności zastrzeżonych Ustawą dla Kierownika zamawiającego;
2)
Komisja - Komisję przetargową powołaną do przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia w Centrali Kasy lub w oddziałach regionalnych Kasy;
3)
komórki organizacyjne - w Centrali Kasy biura, zespoły lub stanowiska pracy, a w oddziale regionalnym Kasy wydziały, referaty, stanowiska pracy lub wieloosobowe stanowiska pracy;
4)
Główny Księgowy - w Centrali Kasy - Głównego Księgowego Kasy, a w oddziałach regionalnych Kasy - Zastępcę Dyrektora ds. Finansowych, który wykonuje jednocześnie obowiązki głównego księgowego oddziału regionalnego Kasy;
5)
Zamawiający - Centralę Kasy lub oddział regionalny Kasy;
6)
SWZ - Specyfikację Warunków Zamówienia, w której Zamawiający określa zasady i warunki udzielenia zamówienia (lub dokument adekwatny do trybu zatwierdzonego postępowania);
7)
uruchomienie postępowania - moment rozpoczęcia wewnętrznego procesu realizacji zamówienia, tj. złożenie wniosku o realizację postępowania;
8)
progi unijne - kwoty wartości zamówień określone zgodnie z art. 3 Ustawy;
9)
Wnioskodawca - kierującego komórką organizacyjną w Centrali Kasy oraz oddziale regionalnym Kasy składającego wniosek o realizację postępowania;
10)
wyrażona w złotych równowartości kwoty EUR - wartość, o której informuje Prezes Urzędu Zamówień Publicznych;
11)
platforma zakupowa - platformę przeznaczoną do prowadzenia postępowań o udzielanie zamówień zgodnie z Ustawą.
§  3. 
1. 
Szczegółowe zasady wydatkowania środków publicznych regulują przepisy ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
2. 
W zakresie czynów niezgodnych z przepisami regulującymi zamówienia, stanowiących naruszenie dyscypliny finansów publicznych, zastosowanie znajduje ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1440, z późn. zm.).
3. 
Osoby biorące udział w realizacji postępowań o udzielenie zamówienia zobowiązane są do zachowania tajemnicy służbowej na zasadach określonych w ustawie z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 742).

Rozdział  2.

Zasady prowadzenia postępowania

§  4. 
1. 
Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie zasad uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie Wykonawców, a także przejrzysty i proporcjonalny.
2. 
Wnioskodawca zobowiązany jest do opisania przedmiotu zamówienia na dostawy, usługi lub roboty budowlane w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszelkie wymagania oraz okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty i realizację zamówienia.
3. 
Postępowanie o udzielenie zamówienia kończy się z chwilą zawarcia umowy lub unieważnienia postępowania (z uwzględnieniem ustawowych terminów oraz procesu odwoławczego).
4. 
Podpisujący umowę wynikającą z przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia są zobowiązani do stosowania zasad gospodarki finansowej wynikających z Ustawy oraz ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
§  5. 
1. 
Z wyłączeniem zamówień, których wartość szacunkowa jest równa lub przekracza równowartość kwoty 300 000 EUR, Kierownikiem zamawiającego w rozumieniu Ustawy jest w Centrali Kasy:
1)
Dyrektor Biura Zamówień Publicznych, zwanego dalej "BZP"- w odniesieniu do zamówień, których szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza progów unijnych;
2)
Zastępca Prezesa Kasy nadzorujący zamówienia - w odniesieniu do zamówień, których wartość szacunkowa jest równa lub przekracza progi unijne.
2. 
W oddziałach regionalnych Kasy Kierownikiem zamawiającego jest Dyrektor oddziału regionalnego Kasy.
§  6. 
1. 
Realizacja zamówień w Centrali Kasy na dostawy, usługi i roboty budowlane dokonywana jest przez komórki organizacyjne (z Funduszu Administracyjnego, Funduszu Prewencji i Rehabilitacji, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz innych źródeł) zgodnie z podziałem zadań wynikającym z regulaminu organizacyjnego Kasy.
2. 
Oddziały regionalne Kasy realizują samodzielnie postępowania z zakresu zamówień, jednakże:
1)
w przypadku zakupu środków trwałych oraz postępowań w sprawie inwestycji budowlanych i remontów kapitalnych należy uzyskać uprzednio pisemną pozytywną opinię Dyrektora Biura Administracji i Inwestycji Centrali Kasy;
2)
w przypadku zakupu sprzętu komputerowego, oprogramowania i usług informatycznych należy uzyskać uprzednio pisemną pozytywną opinię Dyrektora Biura Informatyki i Telekomunikacji Centrali Kasy.
3.  1
 (uchylony).
4.  2
 (uchylony).
§  7. 
1. 
Dyrektor BZP w Centrali Kasy, a w oddziałach regionalnych Kasy Dyrektorzy, sporządzają roczne sprawozdania z udzielonych w danym roku kalendarzowym zamówień. W Centrali Kasy sprawozdanie podpisują członkowie Kierownictwa Kasy.
2. 
Kopie sprawozdań sporządzonych przez oddziały regionalne Kasy, niezwłocznie po ich podpisaniu, Dyrektor przekazuje do wiadomości BZP.

DZIAŁ  II.

Przygotowanie postępowania

Rozdział  1.

Planowanie zamówień realizowanych w Kasie

§  8. 
1. 
Wydatkowanie środków na zamówienia w Kasie odbywa się na podstawie planu finansowego. Do czasu zatwierdzenia planu finansowego środki wydatkuje się w oparciu o projekt tego planu.
2. 
W przypadku realizacji zamówień, których termin realizacji wykracza poza dany rok budżetowy oraz wieloletni plan finansowy, Wnioskodawca przedkłada do Biura Finansowego Centrali Kasy, w formie pisemnej, informację dotyczącą wartości środków finansowych planowanego zamówienia w poszczególnych latach zaplanowanych na realizację zamówienia oraz składa oświadczenie, że kwoty zaplanowane we wniosku na poszczególne lata zostaną ujęte w planach finansowych przyszłych okresów.
§  9. 
1. 
Niezwłocznie po ujęciu zamówień w projekcie planu finansowego, nie później jednak niż do dnia 15 grudnia, komórki organizacyjne w Centrali Kasy oraz w oddziałach regionalnych sporządzają projekt planu zamówień w oparciu o przewidywane potrzeby i zabezpieczone środki finansowe.
2. 
Niezwłocznie po zatwierdzeniu planu finansowego, nie później jednak niż w terminie 30 dni od dnia jego zatwierdzenia, komórki organizacyjne w Centrali Kasy oraz w oddziałach regionalnych Kasy sporządzają plan zamówień.
3. 
Na podstawie przekazanych przez komórki organizacyjne projektów planu/planów, o których mowa w ust. 1 i 2, zbiorczy projekt planu/plan zamówień sporządzają:
1)
w Centrali Kasy - Dyrektor BZP,
2)
w oddziałach regionalnych Kasy - Dyrektor

- a następnie plan zamówień zamieszczają w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej Zamawiającego.

4. 
W przypadku zmiany danych zawartych w projekcie planu/planie zamówień, komórki organizacyjne w Centrali Kasy zobowiązane są do sporządzenia i przesyłania do BZP kwartalnych aktualizacji planowanych postępowań o zamówienia, w oparciu o które dokonuje się korekt projektu planu/planu zamówień.
5. 
W oddziałach regionalnych Kasy aktualizacje, o których mowa w ust. 4, sporządzają komórki organizacyjne, a korekt dokonuje Dyrektor oddziału regionalnego.
6. 
Aktualizacje, o których mowa w ust. 4, należy przekazywać w terminie do 10 dnia miesiąca poprzedzającego kolejny kwartał, w którym wnioski o realizację postępowania mają być złożone.
7. 
W uzasadnionych przypadkach podstawę aktualizacji planowanych postępowań stanowić może również wniosek o realizację postępowania. W takim przypadku wniosek wraz z uzasadnieniem jest jednocześnie podstawą do korekty projektu planu/planu zamówień.
8. 
Aktualizację planu zamówień zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej Zamawiającego:
1)
w Centrali Kasy - Dyrektor BZP;
2)
w oddziałach regionalnych Kasy - Dyrektor.
9. 
Wzór projektu planu /planu/korekty planu zamówień dotyczący dostaw/usług/robót budowlanych, stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.
10. 
Termin uruchomienia postępowania komórki organizacyjne powinny ująć w swoich projektach planów/ planach zamówień:
1)
w I kwartale danego roku, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane;
2)
do III kwartału, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi.
11. 
Projekty planu zamówień, plany zamówień oraz korekty planów zamówień podlegają weryfikacji w Centrali Kasy przez BZP, a w oddziale regionalnym Kasy przez komórkę organizacyjną realizującą zadania z zakresu zamówień.
12. 
Komórki organizacyjne na etapie sporządzania projektu planu/planu zamówień zobowiązane są do przeprowadzenia wstępnej analizy możliwości uwzględnienia klauzul/aspektów społecznych. Wyniki przeprowadzonej analizy należy uwzględnić w kolumnie 11 załącznika nr 1 do zarządzenia.
13. 
Na etapie przygotowywania postępowania komórki organizacyjne zobowiązane są do ponownego przeprowadzenia oceny możliwości uwzględnienia klauzul/aspektów społecznych w zamówieniach, w których przeprowadzona wstępna analiza wskazała taką możliwość, z zastrzeżeniem postanowień określonych w ust. 16. Komórki organizacyjne zobowiązane są uzasadnić ewentualną konieczność zmiany lub odstąpienia od zastosowania klauzul/aspektów społecznych.
14. 
Komórki organizacyjne obowiązane są uwzględnić w umowie, w której zawarto wymagania dotyczące stosowania klauzul/aspektów społecznych:
1)
sposób dokumentowania zatrudnienia oraz uprawnienia Zamawiającego do kontroli spełnienia przez Wykonawcę wymagań dotyczących klauzul/aspektów społecznych;
2)
sankcje możliwe do zastosowania, w przypadku nie spełnienia przez Wykonawcę warunków dotyczących klauzul/aspektów społecznych.
15. 
Na Wnioskodawcy spoczywa obowiązek przeprowadzenia i udokumentowania czynności kontrolnych, mających na celu ocenę spełnienia przez Wykonawcę, określonych w umowie wymagań dotyczących klauzul/aspektów społecznych.
16. 
Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia Wnioskodawca dokonuje analizy potrzeb i wymagań, uwzględniając rodzaj i wartość zamówienia, zgodnie z art. 83 Ustawy.
17. 
Zamawiający jest obowiązany sporządzać strategię zarządzania dla poszczególnych kategorii zakupowych, zgodnie z polityką zakupową państwa. Do jej sporządzenie stosuje się przepisy art. 21-22 Ustawy.

Rozdział  2.

Szacowanie wartości przedmiotu zamówienia

§  10.  3
1. 
Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Wnioskodawcę z należytą starannością.
2. 
Szacunkową wartość zamówienia ustala się przy zastosowaniu co najmniej jednej z następujących metod:
1)
analizy cen rynkowych;
2)
analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego;
3)
analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego;
4)
innych analiz lub dokumentów.
3. 
Sposób szacowania wartości zamówienia należy udokumentować w notatce służbowej poprzez podanie co najmniej:
1)
w przypadku pozyskania wstępnych informacji cenowych od podmiotów - liczby podmiotów, w oparciu o których wstępne informacje cenowe dokonano szacowania, nazwy tych podmiotów, ich adresy/numery telefonów oraz wartości wstępnych informacji cenowych stanowiących podstawę szacowania;
2)
w przypadku szacowania wartości zamówienia w inny sposób niż wskazany w pkt 1, np. danych zebranych bezpośrednio ze stron internetowych, katalogów, ofert lub umów z innych postępowań (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) - sposobu dokonania szacowania i źródła pozyskania informacji cenowych.
4. 
Do notatki, o której mowa w ust. 3, można załączyć dokumenty potwierdzające szacowanie tej wartości, np. wydruki e-maili od wykonawców, wydruki ze stron internetowych, katalogów.
5. 
Zamawiający nie może, w celu uniknięcia stosowania Ustawy, zaniżać wartości zamówienia lub wybierać sposobu obliczania wartości zamówienia.
6. 
Wnioskodawca dokonuje ustalenia wartości zamówienia nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy w przypadku robót budowlanych, z tym że w przypadku zamówień udzielanych w częściach powyższe terminy odnoszą się do wszczęcia pierwszego z postępowań.
7. 
Zmiany wartości zamówienia dokonuje Wnioskodawca w przypadku, gdy po ustaleniu wartości nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenia. Zmiana wartość zamówienia może być dokonana nie później niż do czasu wszczęcia postępowania w rozumieniu przepisów Ustawy.

DZIAŁ  III.

Prowadzenie postępowania

Rozdział  1.

Uruchomienie postępowania

§  11. 
1. 
Uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia następuje na podstawie wniosku o realizację postępowania, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia. Wniosek jest składany przez Wnioskodawcę w Centrali Kasy do BZP, a w oddziale regionalnym Kasy do komórki organizacyjnej realizującej zadania z zakresu zamówień.
2. 
Komórki organizacyjne zobowiązane są do zaplanowania i uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia z takim wyprzedzeniem, aby czas trwania postępowania nie był przeszkodą w terminowej realizacji zadań oraz w wydatkowaniu przeznaczonych na nie środków finansowych w danym roku budżetowym, na który wydatki zostały zaplanowane.
§  12. 
1. 
Do wniosku o realizację postępowania, o którym mowa w § 11 ust. 1, należy dołączyć dokumenty mające znaczenie dla należytego przygotowania i przeprowadzenia postępowania oraz realizacji zamówienia, w szczególności dotyczące opisu przedmiotu zamówienia, będące w dyspozycji Wnioskodawcy.
2. 
Wniosek wymaga:
1)
zatwierdzenia przez:
a)
w Centrali Kasy - Prezesa Kasy lub Zastępcę Prezesa Kasy nadzorującego Wnioskodawcę,
b)
w oddziale regionalnym Kasy - Dyrektora;
2)
potwierdzenia zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia w Centrali Kasy i oddziale regionalnym Kasy przez Głównego Księgowego;
3)
w przypadku zamówień, o których mowa w § 6 ust. 2, pozytywnej pisemnej opinii podmiotów odpowiednio wskazanych w tym przepisie.
3. 
Wniosek, który nie odpowiada warunkom określonym w ust. 1 i 2, zwracany jest do Wnioskodawcy. Decyzję w tej sprawie podejmuje kierujący komórką organizacyjną, do której wpłynął wniosek.
4. 
Po uruchomieniu postępowania, ale przed jego wszczęciem w rozumieniu przepisów Ustawy, dopuszczalne są korekty złożonego wniosku, z tym zastrzeżeniem, że zmiany opisu przedmiotu zamówienia wymagają zachowania procedury właściwej dla wniosku o realizację, w zakresie o którym mowa w ust. 2 pkt 1, natomiast zmiany kwoty jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wymagają zachowania procedury właściwej dla wniosku o realizację, w zakresie o którym mowa w ust. 2 pkt 1 i 2. Wzór korekty wniosku o realizację postępowania stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia.
5. 
Za właściwe opisanie przedmiotu zamówienia, wskazanie przedmiotowych środków dowodowych służących potwierdzeniu zgodności oferowanego przedmiotu zamówienia z wymaganiami Zamawiającego oraz prawidłowe ustalenie wartości zamówienia, a także rzetelne przedstawienie stanu faktycznego i wskazanie innych okoliczności istotnych dla wyboru trybu oraz warunków udzielenia zamówienia odpowiada Wnioskodawca oraz kierujący komórką organizacyjną właściwą merytorycznie.

Rozdział  2.

Czynności w postępowaniu

§  13. 
1. 
Kierownik zamawiającego zatwierdza SWZ, opis potrzeb i wymagań, ogłoszenia oraz zaproszenie do udziału w postępowaniu/składania ofert/negocjacji.
2. 
W przypadku, gdy wzór umowy, istotne postanowienia umowy lub ogólne warunki umowy stanowią część SWZ, wymagane jest ich zaopiniowanie pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego oraz zaopiniowanie przez Głównego Księgowego.
3. 
W trakcie prowadzenia postępowania Kierownik zamawiającego podejmuje decyzje dotyczące:
1)
modyfikacji treści dokumentów, o których mowa w ust. 1;
2)
wezwania Wykonawcy do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia przedmiotowych lub podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń;
3)
wyjaśnienia treści oferty w zakresie rażąco niskiej ceny;
4)
wezwania Wykonawców do wyrażenia zgody na przedłużenie terminu związania ofertą wraz z przedłużeniem ważności wadium albo wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą;
5)
wyboru najkorzystniejszej oferty;
6)
wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu;
7)
odrzucenia oferty;
8)
unieważnienia postępowania;
9)
wyboru najkorzystniejszej oferty spośród pozostałych ofert w sytuacji kiedy Wykonawca uchyla się od zawarcia umowy;
10)
ustosunkowania się do odwołania;
11)
wyznaczenia pełnomocników do reprezentowania przed Krajową Izbę Odwoławczą.
4. 
W każdym postępowaniu, bez względu na wartość przedmiotu zamówienia, projekt odpowiedzi na odwołanie wymaga zaopiniowania pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego.
§  14. 
1. 
Zatwierdzenie wyników postępowania oznacza przyjęcie i zatwierdzenie prac Komisji w zakresie:
1)
wyboru najkorzystniejszej oferty, albo
2)
unieważnienia postępowania, w przypadkach przewidzianych w Ustawie, z uwzględnieniem ust. 2.
2. 
Jeżeli cena lub koszt najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, Wnioskodawca może podjąć działania w celu zwiększenia kwoty do ceny lub kosztu najkorzystniejszej oferty.
3. 
Wniosek o zwiększenie kwoty wymaga formy pisemnej i jest kierowany przez Wnioskodawcę w Centrali Kasy i w oddziale regionalnym Kasy do Głównego Księgowego. Postanowienia przepisu § 12 ust. 2 pkt 2 mają odpowiednio zastosowanie.
§  15. 
W Centrali Kasy zwrotu wadium wykonawcom dokonuje Biuro Finansowe Centrali Kasy na podstawie pisemnej dyspozycji BZP.

Rozdział  3.

Komisja Przetargowa

§  16. 
1. 
Postępowania o udzielanie zamówień w trybie Ustawy prowadzi Komisja powoływana do każdego postępowania.
2. 
Skład Komisji, z jednoczesnym wyznaczeniem jej przewodniczącego oraz sekretarza, zatwierdza Kierownik Zamawiającego na wniosek w sprawie powołania Komisji do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia lub zgodnie z procedurą platformy zakupowej.
§  17. 
1. 
W skład Komisji wchodzą przedstawiciele komórki organizacyjnej realizujący zadania z zakresu zamówień oraz komórki organizacyjnej właściwej merytorycznie w zakresie przedmiotu umowy.
2. 
BZP w Centrali Kasy, a w oddziale regionalnym Kasy komórka organizacyjna realizująca zadania z zakresu zamówień, występuje z uzasadnionym wnioskiem do komórek organizacyjnych wskazanych w pkt 12 załącznika nr 2 do zarządzenia, o wyznaczenie osoby do składu Komisji, w terminie dwóch dni roboczych od złożenia wniosku.
3. 
W przypadku, gdy dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania wymaga wiadomości specjalnych można powołać biegłych.
4. 
Wniosek w sprawie powołania Komisji do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, o którym mowa w § 16 ust. 2 lub zgodnie z procedurą platformy zakupowej, przygotowuje w Centrali Kasy BZP, a w oddziale regionalnym Kasy komórka organizacyjna realizująca zadania z zakresu zamówień.
§  18. 
Komisja rozwiązuje się z mocy prawa w momencie, o którym mowa w § 4 ust. 3.
§  19. 
Zasady pracy Komisji określa Regulamin pracy Komisji przetargowej Centrali Kasy oraz oddziałów regionalnych, stanowiący załącznik nr 4 do zarządzenia.

DZIAŁ  IV.

Zaciąganie zobowiązań w zakresie zamówień w Kasie

§  20. 
1. 
W imieniu Prezesa zobowiązania z zakresu zamówień zaciąga w Centrali Kasy Wnioskodawca w zakresie zabezpieczenia środków finansowych oraz merytorycznym swojej komórki organizacyjnej. Jeżeli przedmiot umowy obejmuje również zakres merytoryczny innej komórki organizacyjnej, umowę parafuje przed jej podpisaniem także kierujący daną komórką organizacyjną w zakresie właściwości swojej komórki organizacyjnej. W oddziałach regionalnych Kasy zobowiązania zaciąga Dyrektor.
2. 
Za wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy przez wybranego Wykonawcę na warunkach określonych w ofercie odpowiada BZP, a w oddziale regionalnym komórka organizacyjna wskazana przez Dyrektora.
3. 
W przypadku wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w innej formie niż pieniądz, treść dokumentu zabezpieczenia należytego wykonania umowy podlega zaopiniowaniu pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego i zaopiniowaniu przez komórkę organizacyjną właściwą ds. finansowych.
4. 
Zawarcie umowy poprzedza:
1)
parafowanie projektu umowy przez radcę prawnego;
2)
udzielenie kontrasygnaty przez Głównego Księgowego.
5. 
Parafowanie projektu umowy powinno nastąpić niezwłocznie.
6. 
Wszelkie zmiany treści umów o zamówienie muszą być dokonywane z uwzględnieniem przepisów Ustawy.
7. 
Dla zawarcia aneksu do umowy wymaga się zachowania postępowania właściwego dla zawarcia umowy, określonego w ust. 4 i 5, z zastrzeżeniem postanowień ust. 8.
8. 
W Centrali Kasy Wnioskodawca jest zobowiązany do poinformowania BZP, a w oddziale regionalnym komórki organizacyjnej realizującej zadania z zakresu zamówień, o potrzebie zawarcia aneksu do umowy niezwłocznie po zaistnieniu przesłanek do jego zawarcia wraz z przekazaniem projektu aneksu, który podlega zaopiniowaniu w Centrali Kasy przez BZP, a w oddziale regionalnym przez komórkę realizującą zadania z zakresu zamówień, pod względem zgodności z Ustawą.
9. 
Ogłoszenie o zmianie umowy, o którym mowa w art. 455 ust. 3 pkt 2 Ustawy, zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazuje Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej:
1)
w Centrali Kasy - BZP;
2)
w oddziale regionalnym Kasy - komórka organizacyjna realizująca zadania z zakresu zamówień.
10. 
W Centrali Kasy Wnioskodawca przekazuje do BZP, a w oddziale regionalnym do komórki realizującej zadania z zakresu zamówień, dane niezbędne do sporządzenia ogłoszenia o zmianie umowy, w terminie 21 dni od dnia dokonania zmiany.
§  21. 
1. 
Rejestr zawartych umów prowadzi w Centrali Kasy Biuro Finansowe, a w oddziale regionalnym Kasy komórka organizacyjna wskazana przez Dyrektora.
2. 
Po podpisaniu umowy oryginał przekazywany jest niezwłocznie w Centrali Kasy przez BZP do Biura Finansowego, a w oddziale regionalnym Kasy do komórki organizacyjnej wskazanej przez Dyrektora.
3. 
Kopia umowy przekazywana jest przez BZP do Wnioskodawcy oraz kierującego komórką organizacyjną właściwą merytorycznie w zakresie przedmiotu umowy.
§  22. 
1. 
Wnioskodawca wraz z kierującym komórką organizacyjną właściwą merytorycznie, odpowiedzialni są za zgodność realizacji udzielonych zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane z postanowieniami zawartej umowy.
2. 
Faktury stanowiące podstawę zapłaty z tytułu realizowanej umowy lub jej części podlegają obowiązkowej akceptacji pod względem merytorycznym przez Wnioskodawcę oraz kierującego komórką organizacyjną właściwą merytorycznie w zakresie przedmiotu umowy, po czym są przekazywane do komórki organizacyjnej właściwej ds. finansowych.
3. 
Wnioskodawca wraz z kierującym komórką organizacyjną właściwą merytorycznie ocenia, czy wystąpiły przesłanki do dokonania zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy i występuje o zwrot lub o zatrzymanie wniesionego zabezpieczenia należytego wykonania umowy do komórki organizacyjnej do spraw finansowych.
4. 
Wnioskodawca sporządza raport z realizacji zamówienia, w którym dokonuje oceny tej realizacji, zgodnie z art. 446 Ustawy.
5. 
Ogłoszenia o wykonaniu umowy, o którym mowa w art. 448 Ustawy zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych w terminie 30 dni od wykonania umowy:
1)
w Centrali Kasy - BZP;
2)
w oddziale regionalnym Kasy - komórka organizacyjna realizująca zadania z zakresu zamówień.
6. 
W Centrali Kasy Wnioskodawca przekazuje do BZP, a w oddziale regionalnym do komórki realizującej zadania z zakresu zamówień, dane niezbędne do sporządzenia ogłoszenia w terminie 21 dni od dnia wykonania umowy.

DZIAŁ  V.

Postanowienia końcowe

§  23. 
Do postępowań wszczętych przed dniem wejścia w życie zarządzenia oraz umów zawartych przed dniem wejścia wżycie zarządzenia, a także umów zawartych po dniu 31 grudnia 2020 r., w następstwie postępowań o udzielenie zamówienia wszczętych przed dniem wejścia w życie zarządzenia stosuje się przepisy dotychczas obowiązujące.
§  24. 
Traci moc zarządzenie nr 36 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 3 sierpnia 2016 r. w sprawie realizacji w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego zamówień publicznych, do których stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. Urz. KRUS. poz. 37, z 2017 r. poz. 35 oraz z 2020 r. poz. 6).
§  25. 
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2021 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1  4  

Projekt planu/Plan/Korekta planu*zamówień publicznych na rok ...... dotyczący dostaw/usług/robót budowlanych

ZAŁĄCZNIK Nr  2  5  

WNIOSEK o realizację postępowania

ZAŁĄCZNIK Nr  3

WNIOSEK

w sprawie powołania Komisji do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia

ZAŁĄCZNIK Nr  4

Regulamin pracy Komisji przetargowej Centrali Kasy oraz oddziałów regionalnych

ZAŁĄCZNIK Nr  5

Korekta wniosku o realizacje postępowania

1 § 6 ust. 3 uchylony przez § 1 zarządzenia nr 8 z dnia 10 kwietnia 2024 r. (Dz.Urz.PKRUS.2024.9) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 10 kwietnia 2024 r.
2 § 6 ust. 4 uchylony przez § 1 zarządzenia nr 8 z dnia 10 kwietnia 2024 r. (Dz.Urz.PKRUS.2024.9) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 10 kwietnia 2024 r.
3 § 10 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 40 z dnia 7 listopada 2023 r. (Dz.Urz.PKRUS.2023.43) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 22 listopada 2023 r.
4 Załącznik nr 1 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 40 z dnia 7 listopada 2023 r. (Dz.Urz.PKRUS.2023.43) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 22 listopada 2023 r.
5 Załącznik nr 2:

- zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 1 z dnia 18 stycznia 2023 r. (Dz.Urz.PKRUS.2023.2) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 18 stycznia 2023 r.

- zmieniony przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 40 z dnia 7 listopada 2023 r. (Dz.Urz.PKRUS.2023.43) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 22 listopada 2023 r.