Realizacja działania kontroli zarządczej w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
Dz.Urz.MKiDN.2011.5.47
Akt obowiązującyZARZĄDZENIE Nr 38
MINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO 1
z dnia 27 lipca 2011 r.
w sprawie realizacji działania kontroli zarządczej w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1 10
Procedura zarządzania ryzykiem
Procedura zarządzania ryzykiem
1) identyfikacji ryzyka;
2) ocenie ryzyka;
3) określeniu poziomu ryzyka;
4) zaplanowaniu i realizacji działań w celu obniżenia poziomu ryzyka.
2. Komórki organizacyjne ministerstwa dokonują analizy ryzyka, w szczególności: identyfikacji i oceny ryzyka, określenia poziomu istotności i wskazania działań w celu obniżenia poziomu ryzyka, zgodnie z arkuszem analizy ryzyka przekazanym przez Biuro Audytu Wewnętrznego i Kontroli.
3. Dyrektor Biura Audytu Wewnętrznego i Kontroli przygotowuje wzorcowy arkusz analizy ryzyka służący do zebrania informacji, o których mowa w ust. 1, i przekazuje go komórkom organizacyjnym ministerstwa w terminie do końca stycznia.
4. Pierwszym etapem analizy ryzyka jest identyfikacja ryzyka, czyli wskazanie zdarzeń, które będą miały negatywny wpływ na realizację zadań komórki organizacyjnej.
5. Zidentyfikowane ryzyka są oceniane w zakresie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz skutków wystąpienia ryzyka na realizowane zadania. Oceny są dokonywane zgodnie z klasyfikacją przedstawioną w poniższych tabelach.
Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka powinno zostać ocenione w skali od 1 do 5 gdzie:
Ocena prawdopodobieństwa (P) | Opis | |
1 | Znikome | Zdarzenie objęte ryzykiem może wystąpić jedynie w wyjątkowych okolicznościach. |
2 | Mało prawdopodobne | Istnieje niewielkie prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia objętego ryzykiem. |
3 | Prawdopodobne | Zdarzenie objęte ryzykiem może wystąpić w określonych przypadkach. |
4 | Bardzo prawdopodobne | Wystąpienie zdarzenia objętego ryzykiem jest bardzo prawdopodobne. |
5 | Prawie pewne | Oczekuje się, że zdarzenie objęte ryzykiem wystąpi. |
Ocena skutków wystąpienia ryzyka powinna zostać dokonana w skali od 1 do 5 gdzie:
Ocena skutków (S) | Opis | |
1 | Nieznaczne | Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje nieznaczną stratę finansową lub krótkotrwałe zakłócenia lub opóźnienie w wykonywaniu zadań. Nie wpływa na wizerunek. Skutki zdarzenia można łatwo usunąć. |
2 | Małe | Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje niewielką stratę finansową, niewielkie zakłócenia lub opóźnienie w wykonywaniu zadań. Nie wpływa na reputację. Skutki zdarzenia można łatwo usunąć. |
3 | Średnie | Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje znaczną stratę posiadanych zasobów, ma negatywny wpływ na efektywność działania, jakość wykonywanych zadań, reputację. Z wystąpieniem zdarzenia objętego ryzykiem może się wiązać trudny proces przywracania stanu poprzedniego. |
4 | Poważne | Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje brak realizacji kluczowego zadania lub osiągnięcia konkretnego założonego celu, poważną stratę finansową i reputacji, ciężki uszczerbek na zdrowiu osób. Z wystąpieniem zdarzenia objętego ryzykiem wiąże się długotrwały i trudny proces przywracania stanu poprzedniego. |
5 | Katastrofalne | Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje brak realizacji kluczowych zadań albo osiągania założonych celów - poważny uszczerbek w zakresie jakości wykonywanych zadań, poważna strata finansowa albo na reputacji, utratę życia osób. Z wystąpieniem zdarzenia objętego ryzykiem wiąże się długotrwały i trudny proces przywracania stanu poprzedniego. |
6. Poziom ryzyka to wynik iloczynu oceny prawdopodobieństwa (P) i skutków (S) przyporządkowany zgodnie z poniższą tabelą.
Wynik (P x S) | Poziom ryzyka |
1 - 5 | Niski |
6 - 9 | Średni |
10 - 16 oraz gdzie P=1 a S=5 | Duży |
20 - 25 | Krytyczny |
7. Działania podejmowane wobec ryzyka zależą od jego poziomu. Sposób postępowania dla określonych poziomów ryzyka przedstawia poniższa tabela.
Poziom ryzyka | Postępowanie z ryzykiem według kolejności rozważanych do podjęcia działań 11 |
Niski | Tolerowanie |
Średni | 1. Tolerowanie 2. Zapobieganie |
Duży | 1. Zapobieganie (w tym opis zaplanowanego działania) 2. Przeniesienie 3. Tolerowanie (w tym pisemne uzasadnienie) 4. Unikanie |
Krytyczny | 1. Zapobieganie (w tym opis zaplanowanego działania) 2. Przeniesienie (w tym opis zaplanowanego działania) 3. Tolerowanie (w tym pisemne uzasadnienie) 4. Unikanie |
8. Wyniki zarządzania ryzykiem przedstawione w arkuszu, o którym mowa w ust. 2 oraz informacja o sposobie wykonania zaplanowanych w ubiegłym roku działań, o których mowa w ust. 1 pkt 4, dla ryzyka o poziomie dużym i krytycznym, są przekazywane przez kierowników komórek organizacyjnych do dyrektora Biura Audytu Wewnętrznego i Kontroli w terminie do końca lutego.
9. Dyrektor Biura Audytu Wewnętrznego i Kontroli sporządza zbiorczą Analizę ryzyka w działalności Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego wraz z informacją o sposobie wykonania zaplanowanych w ubiegłym roku działań i przekazuje ją do akceptacji ministrowi za pośrednictwem dyrektora generalnego, w terminie do 20 marca.
10. Zatwierdzona Analiza ryzyka w działalności Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego jest przekazywana przez dyrektora Biura Audytu Wewnętrznego i Kontroli do wiadomości kierownikom komórek organizacyjnych.
11. Kierownik komórki organizacyjnej monitoruje ryzyka w realizowanych zadaniach, a w przypadku istotnego wzrostu dokonuje aktualizacji analizy ryzyka, a jej wyniki przekazuje dyrektorowi Biura Audytu Wewnętrznego i Kontroli.
ZAŁĄCZNIK Nr 2
Katalog mechanizmów kontrolnych redukujących ryzyko
Katalog mechanizmów kontrolnych redukujących ryzyko
Podana powyżej lista mechanizmów kontrolnych stanowi przykładowy wzór do uzupełnienia i dostosowania do specyfiki komórki organizacyjnej.
ZAŁĄCZNIK Nr 3 12
Kwestionariusz Samooceny Kontroli Zarządczej
dla kierowników komórek organizacyjnych ministerstwa
Departament/Biuro........................................
Kwestionariusz Samooceny Kontroli Zarządczej
dla kierowników komórek organizacyjnych ministerstwa
Departament/Biuro........................................
Pytanie | Tak | Nie | Trudno ocenić | Uwagi |
Standardy: Środowisko wewnętrzne | ||||
1. Czy pracownicy zapoznani są z zasadami etycznego postępowania w służbie cywilnej? | ||||
2. Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w służbie cywilnej? | ||||
3. Czy bierze Pani/Pan udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? | ||||
4. Czy w kierowanej przez Panią/Pana komórce organizacyjnej zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy)? | ||||
5. Czy dokonuje Pani/Pan okresowej oceny pracy pracowników? | ||||
6. Czy pracownicy zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą których dokonuje Pani/Pan oceny wykonywania przez nich zadań? - należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 5 brzmi TAK | ||||
7. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają zapewniony w wystarczającym stopniu dostęp do szkoleń niezbędnych na zajmowanych przez nich stanowiskach pracy? | ||||
8. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań? | ||||
9. Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań? | ||||
10. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników, w tym osób zarządzających, w odniesieniu do celów i zadań komórki organizacyjnej? | ||||
11. Czy motywuje Pani/Pan pracowników do realizowania celów i zadań ministerstwa np. poprzez zachęcanie pracowników do rozwoju i podnoszenia kwalifikacji? | ||||
12. Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na niższe szczeble w Pani/Pana komórce organizacyjnej? | ||||
Standardy: Cele i zarządzanie ryzykiem | ||||
13. Czy znane są Pani/Panu cele działalności ministerstwa określone np. w planie działalności, wieloletnich programach rządowych? | ||||
14. Czy w komórce organizacyjnej zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny? (np. jako plan działalności, budżet zadaniowy itp.)? | ||||
15. Czy cele i zadania komórki organizacyjnej na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić, czy cele i zadania zostały zrealizowane? - należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 14 brzmi TAK | ||||
16. Czy analiza ryzyka przeprowadzana w Pani/Pana komórce organizacyjnej identyfikuje zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji przypisanych celów i zadań? | ||||
17. Czy podejmowane są wystarczające działania mające na celu ograniczenie zidentyfikowanego wysokiego ryzyka w realizacji przypisanych celów i zadań? | ||||
Standardy: Mechanizmy kontroli | ||||
18. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają bieżący dostęp do obowiązujących procedur/instrukcji (np. poprzez intranet)? | ||||
19. Czy w komórce organizacyjnej zostały zapewnione mechanizmy (procedury) służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii (np. pożaru, poważnej awarii)? | ||||
20. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostali zapoznani z mechanizmami (procedurami) służącymi utrzymaniu działalności na wypadek awarii? | ||||
21. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej są ustalone zasady zastępstw zapewniających sprawną pracę ministerstwa w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników? | ||||
Standardy: Informacja i komunikacja | ||||
22. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? | ||||
23. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w ministerstwie? | ||||
24. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostali poinformowani o zasadach obowiązujących w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami)? | ||||
Standardy: Monitorowanie i ocena | ||||
25. Czy monitoruje Pani/Pan na bieżąco realizację celów i zadań przypisanych kierowanej komórce organizacyjnej? | ||||
26. Czy informuje Pani/Pan nadzorującego członka Kierownictwa ministerstwa o postępach w realizacji przypisanych celów i zadań? | ||||
27. Czy przeprowadzane audyty wewnętrzne w ministerstwie przyczyniają się, Pani/Pana zdaniem, do lepszego funkcjonowania urzędu? |
Podpis: ...................................
ZAŁĄCZNIK Nr 4 13
Kwestionariusz Samooceny Kontroli Zarządczej dla pracowników ministerstwa
Kwestionariusz Samooceny Kontroli Zarządczej dla pracowników ministerstwa
Pytanie | Tak | Nie | Nie wiem | Uwagi |
Standardy: Środowisko wewnętrzne | ||||
1. Czy Pani/Pan wie jakie zachowania pracowników uznawane są w ministerstwie za nieetyczne? | ||||
2. Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować w przypadku, gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w ministerstwie? | ||||
3. Czy w Pani/ Pana ocenie w ministerstwie obowiązują wystarczające mechanizmy wykluczające możliwość mobbingowania pracowników oraz weryfikacji prawdziwości napływających zgłoszeń na ten temat? | ||||
4. Czy posiada Pani/Pan aktualny zakres obowiązków określony na piśmie lub inny dokument o takim charakterze? | ||||
5. Czy na zajmowanym przez Panią/Pana stanowisku pracy określane są potrzeby szkoleniowo-rozwojowe? | ||||
6. Czy według Pani/Pana istnieje możliwość dopasowania indywidualnych oczekiwań dotyczących własnego rozwoju do potrzeb pracodawcy? | ||||
7. Czy bierze Pani/Pan udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? | ||||
8. Czy szkolenia, w których Pani/Pan uczestniczył, były przydatne na zajmowanym stanowisku? | ||||
9. Czy jest Pani/Pan informowany przez bezpośredniego przełożonego o wynikach okresowej oceny Pani/Pana pracy? | ||||
10. Czy struktura organizacyjna jest adekwatna do charakteru działalności Pani/Pana komórki organizacyjnej? | ||||
11. Czy stosowane oceny pracowników służą w Pani/Pana ocenie do promowania odpowiednich zachowań oraz czy znane są kryteria, za pomocą których oceniane jest wykonywanie Pani/Pana zadań? | ||||
12. Czy prawidłowo funkcjonują upoważnienia do realizacji zadań przypisanych przez przepisy prawa do ministra lub dyrektora generalnego ministerstwa? | ||||
Standardy: Cele i zarządzanie ryzykiem | ||||
13. Czy zna Pani/Pan najważniejsze cele i zadania ministerstwa? | ||||
14. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w bieżącym roku w innej formie niż regulamin organizacyjny (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)? | ||||
15. Czy przeprowadzana analiza ryzyka w Pani/Pana komórce organizacyjnej identyfikuje najważniejsze zagrożenia w realizacji przypisanych zadań i celów? | ||||
16. Czy podejmowane są wystarczające działania mające na celu ograniczenie zidentyfikowanego wysokiego ryzyka w realizacji przypisanych celów i zadań? | ||||
Standardy: Mechanizmy kontroli | ||||
17. Czy posiada Pani/Pan bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w ministerstwie (np. poprzez intranet)? | ||||
18. Czy sposób realizacji zadań w Pani/Pana komórce organizacyjnej jest określony we właściwym stopniu w pisemnych procedurach/instrukcjach? | ||||
19. Czy obowiązujące Panią/Pana procedury/instrukcje są aktualne? | ||||
20. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej istnieją mechanizmy służące zapewnieniu utrzymania ciągłości działalności, np. plany urlopowe? Czy pracownicy mogą korzystać z zaplanowanych i zgłoszonych kierownictwu urlopów wypoczynkowych? | ||||
21. Czy wie Pani/Pan jak postępować w przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnej np. pożaru, poważnej awarii, stanu zagrożenia zdrowia lub życia? | ||||
22. Czy dokumenty/materiały/zasoby informatyczne, z których korzysta Pani/Pan w swojej pracy są Pani/Pana zdaniem odpowiednio chronione przed utratą lub zniszczeniem? | ||||
23. Czy kluczowe obowiązki dotyczące zaciągania zobowiązań, zawierania umów i odbioru nabywanych usług są rozdzielone pomiędzy różnych pracowników? | ||||
Standardy: Informacja i komunikacja | ||||
24. Czy ma Pani/Pan dostęp do wszystkich informacji i danych niezbędnych do realizacji swoich zadań? | ||||
25. Czy w przypadku wystąpienia trudności w realizacji zadań zwraca się Pani/Pan w pierwszej kolejności do bezpośredniego przełożonego z prośbą o pomoc? | ||||
26. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? | ||||
27. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w ministerstwie? | ||||
28. Czy zna Pani/Pan zasady kontaktów pracowników ministerstwa z podmiotami zewnętrznymi (np. z innymi urzędami, usługodawcami, klientami) i swoje obowiązki w tym zakresie? | ||||
Standardy: Monitorowanie i ocena | ||||
29. Czy bezpośredni przełożony monitoruje na bieżąco stan zaawansowania powierzonych zadań? | ||||
30. Czy informuje Pani/Pan bezpośredniego przełożonego o postępach w realizacji powierzonych zadań? | ||||
31. Czy przeprowadzane audyty wewnętrzne w ministerstwie przyczyniają się, Pani/Pana zdaniem, do lepszego funkcjonowania urzędu? |
- zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia z dnia 30 grudnia 2016 r. (Dz.Urz.MKiDN.2016.79) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 30 grudnia 2016 r.
- zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia z dnia 15 grudnia 2017 r. (Dz.Urz.MKiDN.2017.85) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 15 grudnia 2017 r.
Tolerowanie - akceptowanie ryzyka.
Zapobieganie - działania w celu zmniejszeniu poziomu ryzyka.
Przeniesienie - powierzenie ryzyka innemu podmiotowi np. ubezpieczenie.\
Unikanie - zaprzestanie działań, które wiążą się z ryzykiem.