Przyjmowanie oraz rozpatrywanie skarg i wniosków w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MPiPSp.2013.36

Akt utracił moc

Wersja od: 17 grudnia 2013 r.

ZARZĄDZENIE Nr 35

MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ ¹

z dnia 11 grudnia 2013 r.

w sprawie przyjmowania oraz rozpatrywania skarg i wniosków w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej

Na podstawie art. 253 § 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2013 r. poz. 267) oraz w związku z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. Nr 5, poz. 46) zarządza się, co następuje:

§ 1. Zarządzenie określa organizację przyjmowania, tryb rozpatrywania skarg i wniosków oraz przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, zwanym dalej "Ministerstwem".

§  2.

1. Nadzór i kontrolę w sprawach skarg i wniosków sprawuje Minister Pracy i Polityki Społecznej, zwany dalej "Ministrem".

2. Czynności z zakresu bieżącego nadzoru nad prawidłowością przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków należą do kompetencji Dyrektora Generalnego Ministerstwa.

§  3.

1. Biuro Kontroli koordynuje przyjmowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków wpływających do Ministerstwa.

2. W Biurze Kontroli, w ramach koordynacji, o której mowa w ust. 1, zadania dotyczące skarg i wniosków realizuje Samodzielne Stanowisko Pracy do Spraw Skarg i Wniosków, zwane dalej "Stanowiskiem".

§  4.

1. Korespondencję, której treść wskazuje na skargę albo wniosek, Kancelaria Ogólna Ministerstwa przekazuje do Stanowiska, gdzie następuje jej kwalifikacja i rejestracja w systemie elektronicznym.

2. Zmiany kwalifikacji pisma dokonuje dyrektor Biura Kontroli na uzasadniony wniosek dyrektora komórki organizacyjnej.

3. W przypadku gdy korespondencja, której treść wskazuje na skargę albo wniosek, wpłynie bezpośrednio do komórki organizacyjnej, komórka ta jest obowiązana do niezwłocznego przekazania skargi albo wniosku do Stanowiska, celem zarejestrowania w systemie elektronicznym.

4. Zarejestrowaną skargę albo wniosek, o których mowa w ust. 1-3, Stanowisko przesyła do rozpatrzenia:

1) właściwym merytorycznie komórkom organizacyjnym Ministerstwa albo

2) właściwym organom lub instytucjom.

5. Skargi i wnioski dotyczące jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra, Stanowisko po ich zarejestrowaniu w systemie elektronicznym, kieruje do rozpatrzenia przez komórki organizacyjne Ministerstwa, właściwe do sprawowania nadzoru w imieniu Ministra nad tymi jednostkami.

6. Skargi i wnioski wnoszone lub przekazywane przez posłów i senatorów dotyczące osób indywidualnych rozpatrywane są w trybie określonym w ust. 14.

7. W przypadku zgłoszenia do Stanowiska skargi albo wniosku ustnie, przyjmujący zgłoszenie sporządza protokół, według wzoru określonego w załączniku nr 1 do zarządzenia, celem przekazania sprawy do rozpatrzenia wg właściwości.

§  5.

1. Komórki organizacyjne Ministerstwa są obowiązane do:

1) terminowego, rzetelnego i bezstronnego załatwiania skarg i wniosków zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków;

2) przygotowywania odpowiedzi, informacji lub wyjaśnień dotyczących załatwienia skargi albo wniosku;

3) udzielania interesantom, w zakresie rozpatrywanych skarg i wniosków zgłaszanych ustnie, informacji w formie pisemnej, telefonicznej lub pocztą elektroniczną;

4) każdorazowego odnotowywania w systemie elektronicznym sposobu rozpatrzenia skargi albo wniosku.

2. W przypadku niezałatwienia skargi albo wniosku w terminie określonym w Kodeksie postępowania administracyjnego, komórka rozpatrująca sprawę, zawiadamia skarżącego albo wnioskodawcę, podając przyczynę zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

§ 6. Odpowiedzi na skargi i wnioski są podpisywane przez:

1) Ministra, Sekretarzy albo Podsekretarzy Stanu - w sprawach dotyczących jednostek organizacyjnych podległych i nadzorowanych przez Ministra;

2) Dyrektora Generalnego Ministerstwa - w sprawach dotyczących dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa;

3) dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa - w sprawach dotyczących podległych pracowników i działalności komórki, którą kierują.

§ 7. Jeżeli skarga albo wniosek dotyczy spraw należących do właściwości co najmniej dwóch komórek organizacyjnych Ministerstwa, odpowiedzi zbiorczej udziela Stanowisko, po uzyskaniu opinii właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych.

§ 8. Skargi i wnioski oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty, właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa przechowują i archiwizują zgodnie z obowiązującymi w Ministerstwie przepisami w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu dokumentacji, rzeczowego wykazu akt i instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, a także w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg albo wniosków.

§ 9. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa są obowiązani do:

1) wyznaczenia pracowników komórek im podległych do prowadzenia obsługi skarg i wniosków w systemie elektronicznym, odpowiedzialnych za terminowość załatwiania skarg i wniosków w tej komórce;

2) przekazywania do Stanowiska aktualnego wykazu pracowników, o których mowa w pkt 1.

§  10.

1. Stanowisko prowadzi, w formie papierowej, ewidencję przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków przez Sekretarzy i Podsekretarzy Stanu.

2. Wzór ewidencji, o której mowa w ust. 1, określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

§  11.

1. Sekretarze i Podsekretarze Stanu w zakresie powierzonych im obowiązków, określonych przepisami w sprawie zakresów czynności członków kierownictwa Ministerstwa, przyjmują interesantów w ramach skarg i wniosków.

2. Stanowisko sporządza miesięczne harmonogramy przyjęć interesantów przez Sekretarzy i Podsekretarzy Stanu, po uprzednim ustaleniu terminów spotkań.

3. Informacje o terminach przyjęć interesantów zamieszcza się w widocznym miejscu, przy każdym z wejść do siedziby Ministerstwa, we wszystkich lokalizacjach Ministerstwa, oraz na stronie internetowej Ministerstwa.

§ 12. Stanowisko jest obowiązane do:

1) prowadzenia monitoringu w zakresie procedury oraz terminowości załatwiania skarg i wniosków przez komórki organizacyjne Ministerstwa;

2) prowadzenia monitoringu w zakresie procedury oraz terminowości załatwiania skarg i wniosków przez jednostki organizacyjne podległe i nadzorowane przez Ministra;

3) prowadzenia monitoringu sposobu załatwiania skarg i wniosków przesłanych przez Ministerstwo do rozpatrzenia przez urzędy wojewódzkie;

4) sporządzania, na koniec każdego kwartału, informacji dotyczącej terminowości załatwiania skarg i wniosków rozpatrywanych przez komórki organizacyjne Ministerstwa;

5) dokonywania okresowej oceny przyjmowania oraz załatwiania skarg i wniosków przez jednostki organizacyjne podległe i nadzorowane przez Ministra.

§  13.

1. Komórki organizacyjne Ministerstwa oraz jednostki organizacyjne podległe i nadzorowane przez Ministra są obowiązane do sporządzania i przekazywania do Biura Kontroli, w terminie do końca stycznia każdego roku, sprawozdań dotyczących rozpatrywanych skarg i wniosków oraz przyjęć interesantów w roku poprzednim.

2. Sprawozdania, o których mowa w ust. 1, zawierają część opisową i tabelaryczną; wzór części tabelarycznej określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

§  14.

1. Stanowisko, na podstawie sprawozdań, o których mowa w § 13, w terminie do końca lutego każdego roku, opracowuje zbiorczą ocenę roczną przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków oraz przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków, przez komórki organizacyjne Ministerstwa oraz jednostki podległe i nadzorowane przez Ministra.

2. Ocena, o której mowa w ust. 1, przedkładana jest członkom kierownictwa Ministerstwa, w terminie do dnia 15 marca każdego roku.

§ 15. Traci moc Zarządzenie Nr 3 Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 lutego 2013 r. w sprawie przyjmowania oraz rozpatrywania skarg i wniosków w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej.

§ 16. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

PROTOKÓŁ PRZYJĘCIA SKARGI/WNIOSKU

W dniu .............................. do (MPiPS/jednostki podległej lub nadzorowanej) .........................

w ...................................................................................................................................................

zgłosił/a się Pan/Pan .....................................................................................................................

zam. w ................................................................................ przy ul. ............................................

................................................................

i przedstawił/a ustnie następującą skargę/wniosek:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Skarżącego/wnioskodawcę poinformowano o trybie załatwiania skarg i wniosków.

.................................... .............................................................................

......(podpis skarżącego (podpis osoby przyjmującej skargę/wniosek)

......../wnioskodawcy)

ZAŁĄCZNIK Nr  2

EWIDENCJA PRZYJĘĆ INTERESANTÓW W ............... ROKU

Lp.	Data przyjęcia	Imię, nazwisko i adres interesanta	Treść skargi/ wniosku	Imię i nazwisko osoby przyjmującej	Przyjmująca komórka organizacyjna	Przyjmujący członek kierownictwa
1	2	3	4	5	6	7

ZAŁĄCZNIK Nr  3

Zestawienie sposobu rozpatrywania skarg w roku

Nazwa jednostki organizacyjnej	Załatwiono w okresie sprawozdawczym			Sposób załatwienia (z rubr. 4)					przeterminowano (ogółem z rubr. 3 i 4)
	ogółem (3+4)	w tym:		pozytywny	negatywny	inny	zasadna	niezasadna
		przekazano według właściwości	załatwiono we własnym zakresie
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Zestawienie sposobu rozpatrywania wniosków w roku

Nazwa jednostki organizacyjnej	Załatwiono w okresie sprawozdawczym			Sposób załatwienia (z rubr. 4)					przeterminowano (ogółem z rubr. 3 i 4)
	ogółem (3+4)	w tym:		pozytywny	negatywny	inny	zasadna	niezasadna
		przekazano według właściwości	załatwiono we własnym zakresie
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

¹ Minister Pracy i Polityki Społecznej kieruje działami administracji rządowej - praca, zabezpieczenie społeczne, rodzina na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Pracy i Polityki Społecznej (Dz.U. Nr 248, poz. 1485).