Przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2008.5.165

Akt utracił moc

Wersja od: 22 października 2008 r.

ZARZĄDZENIE Nr 14

MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH

z dnia 22 października 2008 r.

w sprawie przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199 z późn. zm.¹) oraz w związku z § 1 ust. 2 i 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 216, poz. 1605) zarządza się, co następuje:

§  1.

1. Rozpatrywanie skarg i wniosków wpływających do Ministerstwa Spraw Zagranicznych, zwanego dalej Ministerstwem, koordynuje Biuro Kontroli i Audytu, a w szczególności:

1) przyjmuje, rejestruje i kieruje do załatwienia wg właściwości do innych komórek organizacyjnych Ministerstwa, placówek zagranicznych, organów administracji rządowej i samorządowej lub innych instytucji skargi i wnioski wpływające do Ministerstwa;

2) prowadzi centralny rejestr skarg i wniosków wpływających do Ministerstwa;

3) przechowuje kopie skarg i wniosków wpływających do Ministerstwa oraz kopie udzielonych na nie odpowiedzi.

2. Czynności z zakresu skarg i wniosków rozpatrywanych w Ministerstwie pozostające we właściwości Biura Kontroli i Audytu wykonuje pracownik zatrudniony na stanowisku ds. skarg i wniosków.

§  2.

1. Wyznaczeni przez Ministra Spraw Zagranicznych sekretarze lub podsekretarze stanu przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki w godzinach 15:30 - 16:30.

2. Interesantów zgłaszających się w sprawach skarg i wniosków do Ministerstwa Spraw Zagranicznych przyjmuje pracownik zatrudniony na stanowisku ds. skarg i wniosków, w pokoju nr 12 L, w następujących dniach i godzinach:

- poniedziałek - w godzinach 16:00 - 18:00

- wtorek - czwartek - w godzinach 14:00 - 16:00.

3. W placówkach zagranicznych w sprawach skarg i wniosków przyjmuje kierownik placówki lub w zastępstwie imiennie wyznaczony przez niego pracownik.

4. Informacja o dniach i godzinach przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków winna być umieszczona w miejscach dostępnych dla interesantów (strona internetowa Ministerstwa lub placówki, Biuletyn Informacji Publicznej, biuro przepustek, sala obsługi, poczekalnia itd.).

§  3.

1. Skargi i wnioski wpływające do Kancelarii Głównej Ministerstwa przekazywane są do Biura Kontroli i Audytu, które następnie przekazuje je do załatwienia właściwym komórkom organizacyjnym Ministerstwa, placówkom zagranicznym lub właściwym organom lub instytucjom.

2. Każda komórka organizacyjna Ministerstwa, do której skarga lub wniosek wpłynęły bezpośrednio, przekazuje ją niezwłocznie do Biura Kontroli i Audytu celem zarejestrowania i przekazania według właściwości.

3. O każdym przypadku niezałatwienia skargi lub wniosku w terminie należy zawiadomić Biuro Kontroli i Audytu oraz skarżącego lub wnioskodawcę, podając przyczynę zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

4. Skargi lub wnioski zgłaszane ustnie spisywane są w formie protokołu, którego wzór stanowi załącznik Nr 1 do zarządzenia.

§  4.

1. Dyrektor komórki organizacyjnej rozpatruje i podpisuje odpowiedzi na skargi dotyczące pracowników i zakresu działania komórki, którą kieruje.

2. Skargi i wnioski dotyczące pracowników i zakresu działania placówki zagranicznej rozpatruje i odpowiedzi na nie podpisuje kierownik placówki.

3. Skargi i wnioski dotyczące kierowników placówek zagranicznych i konsulów honorowych rozpatruje i odpowiedzi na nie podpisuje dyrektor departamentu nadzorującego lub dyrektor generalny służby zagranicznej.

4. Skargi i wnioski dotyczące dyrektorów komórek organizacyjnych MSZ rozpatruje i odpowiedzi na nie podpisuje dyrektor generalny służby zagranicznej.

5. Skargi i wnioski dotyczące sekretarza i podsekretarzy stanu oraz dyrektora generalnego służby zagranicznej rozpatruje i odpowiedzi na nie podpisuje Minister Spraw Zagranicznych.

6. Kopie odpowiedzi udzielanych na skargi i wnioski, które wpłynęły do Ministerstwa Spraw Zagranicznych, przekazywane są do Biura Kontroli i Audytu.

§  5.

1. Biuro Kontroli i Audytu prowadzi centralny rejestr skarg i wniosków wpływających do Ministerstwa według wzoru określonego w załączniku Nr 2.

2. Placówka zagraniczna ewidencjonuje skargi i wnioski we własnym rejestrze, według wzoru określonego w załączniku nr 3.

§  6.

1. Ogólny nadzór w sprawach skarg i wniosków sprawuje Minister Spraw Zagranicznych.

2. Czynności z zakresu bieżącego nadzoru nad prawidłowością przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków należą do kompetencji dyrektora generalnego.

3. Na żądanie pracownika zatrudnionego na stanowisku do spraw skarg i wniosków, dyrektorzy i pracownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz kierownicy i pracownicy placówek zagranicznych zobowiązani są do udzielania informacji lub wyjaśnień oraz przekazywania materiałów dotyczących załatwiania skarg i wniosków.

§  7.

1. Komórki organizacyjne Ministerstwa i placówki zagraniczne sporządzają i do dnia 15 stycznia każdego roku przekazują do Biura Kontroli i Audytu sprawozdania o skargach i wnioskach załatwianych w roku poprzednim.

2. Do części opisowej sprawozdania załącza się część tabelaryczną, której wzór stanowi załącznik nr 4.

3. Placówka zagraniczna dołącza do przekazywanego sprawozdania kopię prowadzonego rejestru, o którym mowa w § 5 ust. 2.

4. Na podstawie sprawozdań, o których mowa powyżej, Biuro Kontroli i Audytu opracowuje zbiorcze sprawozdanie z przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków w ministerstwie i placówkach zagranicznych i przedstawia je dyrektorowi generalnemu najpóźniej do końca lutego.

5. Dyrektor generalny przedkłada sprawozdanie wraz z oceną prawidłowości załatwiania skarg i wniosków Ministrowi Spraw Zagranicznych do dnia 15 marca każdego roku.

§ 8. W sprawach nieregulowanych w zarządzeniu stosuje się przepisy działu VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.) i Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46).

§ 9. Traci moc instrukcja nr 1 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 16 grudnia 2002 r. w sprawie przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków w Ministerstwie Spraw Zagranicznych oraz placówkach zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. Nr 5, poz. 56).

§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

______

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy ogłoszone w Dz.U. z 2003 r. Nr 80, poz. 717, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 i Nr 273, 2005 r. Nr 169, poz. 1414 i Nr 249, poz. 2104 oraz z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600.

ZAŁĄCZNIKI

(wzór)

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

PROTOKÓŁ

PRZYJĘCIA SKARGI/WNIOSKU

W dniu ........... do (MSZ/placówki) ............. w .........

zgłosił/a się Pan/Pani .......................................

zam. .........................................................

i przedstawił/a ustnie następującą skargę/wniosek:

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

Skarżącego/wnioskodawcę poinformowano o trybie załatwiania

skarg i wniosków.

................................ ...........................

(podpis skarżącego/wnioskodawcy) (podpis osoby przyjmującej

skargę/wniosek)

(wzór)

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

Centralny Rejestr Skarg i Wniosków

Biuro Kontroli i Audytu MSZ

Lp.	Nr sprawy i data wpływu	Imię, nazwisko i adres skarżącego/wnioskodawcy	Przedmiot skargi/wniosku	Podmiot właściwy do rozpatrywania			Sposób załatwienia	Termin załatwienia		Uwagi
				Komórka organizacyjna MSZ	Placówka	Inny		Ustawowy	Rzeczywisty

(wzór)

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

Rejestr Skarg i Wniosków (placówki)

Lp.	Nr sprawy i data wpływu	Imię, nazwisko i adres skarżącego/wnioskodawcy	Przedmiot skargi/wniosku	Podmiot właściwy do rozpatrywania		Sposób załatwienia	Termin załatwienia		Uwagi
				Placówka	Inny		Ustawowy	Rzeczywisty

(wzór)

ZAŁĄCZNIK  Nr 4

Zestawienie sposobu załatwiania skarg i wniosków

w 200.. r. w .............

Załatwiono w okresie sprawozdawczym			Sposób załatwienia (dot. rubr. 1)			Przeterminowano		Liczba przyjętych interesantów
We własnym zakresie	Przekazano wg właściwości	Ogółem	Pozytywny	Negatywny	Inny	Z rubryki 1	Z rubryki 2
1	2	3	4	5	6	7	8	9