Przyjmowanie i rozpatrywanie skarg, wniosków i petycji w Ministerstwie Sportu i Turystyki.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSiT.2022.15

Akt obowiązujący

Wersja od: 22 lutego 2022 r.

ZARZĄDZENIE Nr 15

MINISTRA SPORTU I TURYSTYKI ¹

z dnia 22 lutego 2022 r.

w sprawie przyjmowania i rozpatrywania skarg, wniosków i petycji w Ministerstwie Sportu i Turystyki

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2021 r. poz. 178, 1192, 1535 i 2105) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. W Ministerstwie Sportu i Turystyki, zwanym dalej "Ministerstwem", ustala się organizację przyjmowania i rozpatrywania skarg, wniosków i petycji oraz przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra właściwego do spraw: kultury fizycznej oraz turystyki;

2) członku kierownictwa Ministerstwa - należy przez to rozumieć Ministra, sekretarzy stanu oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

3) dyrektorze - należy przez to rozumieć dyrektora i zastępcę dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa albo osobę kierującą komórką organizacyjną Ministerstwa;

4) komórkach organizacyjnych - należy przez to rozumieć komórki organizacyjne, o których mowa w statucie Ministerstwa;

5) petycjach - należy przez to rozumieć petycje w rozumieniu ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (Dz.U. z 2018 r. poz. 870);

6) skargach i wnioskach - należy przez to rozumieć skargi i wnioski w rozumieniu działu VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2021 r. poz. 735, 1491 i 2052).

§  3. 

1. Komórki organizacyjne rozpatrują skargi, wnioski i petycje dotyczące zagadnień należących do ich właściwości, przygotowują zawiadomienia o sposobie ich załatwienia i przekazują je do adresatów.

2. Zadania związane z koordynacją przyjmowania i rozpatrywania skarg, wniosków i petycji oraz bieżącym monitorowaniem terminowości ich rozpatrywania w Ministerstwie wykonuje Departament Kontroli, który:

1) przyjmuje skargi, wnioski i petycje;

2) kieruje przyjęte skargi, wnioski i petycje do komórek organizacyjnych Ministerstwa zgodnie z ich właściwością; w przypadku skarg, wniosków i petycji nienależących do właściwości Ministra kieruje przyjęte skargi, wnioski i petycje do właściwych organów, zawiadamiając o tym równocześnie skarżącego, wnioskodawcę lub wnoszącego petycję;

3) koordynuje przygotowywanie odpowiedzi w zakresie otrzymanych skarg, wniosków oraz petycji w przypadku, gdy dotyczą one działania lub zadań więcej niż jednej komórki organizacyjnej;

4) koordynuje przyjęcia zgłoszeń interesantów dotyczące spotkań z członkami kierownictwa Ministerstwa w sprawach skarg i wniosków;

5) koordynuje przygotowanie oraz monitoruje realizację grafiku przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków w ramach pełnionych dyżurów przez wyznaczonych pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz wskazanych przez Ministra członków kierownictwa;

6) prowadzi elektroniczny centralny rejestr:

a) skarg, wniosków oraz petycji,

b) przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków przez członków kierownictwa Ministerstwa,

c) przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków przez wyznaczonych pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa;

7) prowadzi bieżący monitoring terminowości rozpatrywania skarg, wniosków i petycji;

8) gromadzi kopie udzielonych odpowiedzi lub informacji o sposobie załatwienia skargi, wniosku lub petycji;

9) sporządza roczną ocenę przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków przez komórki organizacyjne Ministerstwa oraz jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez Ministra,

10) sporządza roczną, zbiorczą informację o petycjach rozpatrzonych przez komórki organizacyjne Ministerstwa.

§ 4. Za terminowe i poprawne merytorycznie rozpatrywanie skarg, wniosków i petycji odpowiedzialni są dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa właściwych ze względu na przedmiot skargi, wniosku lub petycji.

Rozdział  2

Przyjmowanie interesantów

§  5. 

1. Członkowie kierownictwa Ministerstwa przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków dotyczących zadań realizowanych przez nadzorowane przez nich komórki organizacyjne Ministerstwa, po uprzednim ustaleniu terminu spotkania. W przypadku skarg i wniosków dotyczących zadań realizowanych przez komórki organizacyjne Ministerstwa nadzorowane przez Ministra, interesantów przyjmuje wskazany przez Ministra członek kierownictwa Ministerstwa.

2. Po otrzymaniu informacji o zgłoszeniu dotyczącym przyjęcia interesanta przez członka kierownictwa Ministerstwa, komórka organizacyjna Ministerstwa, właściwa ze względu na przedmiot zgłoszenia, ustala:

1) imię, nazwisko, adres i numer telefonu osoby zgłaszającej;

2) przedmiot skargi lub wniosku;

3) organ (instytucję) właściwy do rozpatrzenia skargi lub wniosku;

4) czy zgłoszenie wiąże się z prowadzonym w Ministerstwie postępowaniem:

a) indywidualnym, rozstrzyganym przez wydanie decyzji administracyjnej,

b) innym, nie wymagającym wydania decyzji administracyjnej.

3. Informację o każdym zgłoszeniu dotyczącym przyjęcia interesanta w sprawie skargi lub wniosku, do których rozpatrzenia Minister jest organem właściwym, komórka organizacyjna Ministerstwa, właściwa ze względu na przedmiot zgłoszenia w przekazuje niezwłocznie do właściwego członka kierownictwa Ministerstwa, który podejmuje decyzję o spotkaniu albo wskazuje inny sposób załatwienia sprawy oraz do wiadomości Departamentu Kontroli.

4. Po uzyskaniu decyzji o spotkaniu, o której mowa w ust. 3, komórka organizacyjna Ministerstwa, właściwa ze względu na przedmiot zgłoszenia ustala termin i godzinę spotkania z sekretariatem właściwego członka kierownictwa Ministerstwa, zawiadamia interesantów oraz Departament Kontroli o wyznaczonym terminie i godzinie oraz miejscu spotkania. Dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w danej sprawie bierze udział w spotkaniu oraz może wyznaczyć pracownika lub pracowników tej komórki do wzięcia udziału w spotkaniu. W spotkaniu może wziąć udział pracownik Departamentu Kontroli.

5. Komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa ze względu na przedmiot zgłoszenia przygotowuje syntetyczną informację dotyczącą stanu sprawy, wraz z propozycjami załatwienia sprawy lub stanowiska i przekazuje ją właściwemu członkowi kierownictwa Ministerstwa.

6. Dyrektor lub pracownik wskazany przez dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej ze względu na przedmiot zgłoszenia, biorący udział w spotkaniu, sporządza protokół z przyjęcia interesanta przez członka kierownictwa Ministerstwa oraz przekazuje kopię protokołu do Departamentu Kontroli. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

7. Po uzyskaniu decyzji w sprawie innego niż spotkanie sposobie załatwienia sprawy, o którym mowa w ust. 3, Departament Kontroli podejmuje działania zgodne z zaleceniami właściwego członka kierownictwa Ministerstwa, a w przypadku ich braku zgodne z trybem określonym w § 9.

§  6. 

1. Przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków odbywa się codziennie w godzinach pracy Ministerstwa: 8.15-16.15 przez pracowników Departamentu Kontroli oraz we wtorki, w ramach dyżurów w godzinach: 16.15-18.15 przez wyznaczonych pracowników pozostałych komórek organizacyjnych Ministerstwa, zgodnie z grafikiem dyżurów, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy oraz dodatkowych dni wolnych od pracy.

2. Wyznaczony pracownik komórki organizacyjnej Ministerstwa przyjmujący interesanta w sprawie skargi lub wniosku sporządza protokół, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

3. Skardze lub wnioskowi przyjętemu do protokołu nadaje się bieg zgodnie z trybem określonym w § 9 ust. 1.

4. Przyjmowanie interesantów w terminach określonych w ust. 1 odbywa się w siedzibie Ministerstwa przy ul. Senatorskiej 12.

5. Informację dotyczącą przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków umieszcza się w widocznym miejscu w siedzibie Ministerstwa przy ul. Senatorskiej 14 oraz ul. Senatorskiej 12, a także na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa, zwanego dalej "BIP Ministerstwa".

§ 7. Komórki organizacyjne Ministerstwa udzielają interesantom informacji o stanie rozpatrywania skarg i wniosków należących do ich właściwości.

Rozdział  3

Przyjmowanie oraz ewidencja skarg, wniosków i petycji

§ 8. Postępowanie w sprawach skarg, wniosków i petycji regulują przepisy:

1) działu VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego;

2) ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach;

3) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. poz. 46).

§  9. 

1. Skargi, wnioski i petycje wpływające do Ministerstwa przekazywane są niezwłocznie, do Departamentu Kontroli, który je rejestruje, a następnie kieruje, w celu rozpatrzenia:

1) do właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa;

2) do właściwych organów lub instytucji.

2. W przypadku skarg, wniosków i petycji, które wpłynęły bezpośrednio do komórek organizacyjnych Ministerstwa właściwych do ich rozpatrzenia, właściwa komórka przekazuje niezwłocznie do Departamentu Kontroli, w celu zarejestrowania, kopię skargi, wniosku lub petycji.

3. Skargi, wnioski i petycje dotyczące jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych, Departament Kontroli przekazuje komórkom organizacyjnym Ministerstwa właściwym do sprawowania nadzoru w imieniu Ministra nad tymi jednostkami.

4. W przypadku gdy skarga, wniosek lub petycja wykraczają poza zakres kompetencji jednej komórki organizacyjnej Ministerstwa, Departament Kontroli przekazuje skargę, wniosek lub petycję do właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa, do których należą poruszane w skardze, wniosku lub petycji zagadnienia, w celu przygotowania projektu odpowiedzi w zakresie ich właściwości. Na podstawie przekazanych projektów Departament Kontroli sporządza projekt odpowiedzi lub zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi, wniosku lub petycji, uzgadnia go z komórkami organizacyjnymi przekazującymi projekty oraz przedkłada do podpisu właściwemu członkowi kierownictwa Ministerstwa.

5. Przekazane do komórek organizacyjnych Ministerstwa:

1) skargi i wnioski:

a) nienależące do ich właściwości - przekazywane są niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie trzech dni od dnia wpływu do Ministerstwa, komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej ze względu na przedmiot sprawy,

b) nienależące do właściwości Ministra - przekazywane są niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni od dnia wpływu do Ministerstwa, właściwym organom lub jednostkom, z równoczesnym zawiadomieniem skarżącego lub wnioskodawcy;

2) petycje:

a) nienależące do ich właściwości - przekazywane są niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni od dnia wpływu do Ministerstwa, komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej ze względu na przedmiot sprawy,

b) nienależące do właściwości Ministra - przekazywane są niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie trzydziestu dni od dnia wpływu do Ministerstwa, właściwym organom lub jednostkom, z równoczesnym zawiadomieniem wnoszącego petycję.

6. W przypadku istotnych wątpliwości przy ustalaniu właściwości organu lub jednostki komórka może skargę, wniosek albo petycję przekazać niezwłocznie do Departamentu Kontroli.

7. Komórki organizacyjne Ministerstwa niezwłocznie przekazują do Departamentu Kontroli kopię udzielonej odpowiedzi lub zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi, wniosku lub petycji, bądź informują Departament Kontroli o innym sposobie załatwienia sprawy.

Rozdział  4

Rozpatrywanie skarg, wniosków i petycji

§  10. 

1. Komórki organizacyjne Ministerstwa rozpatrują w zakresie swojej właściwości skargi, wnioski i petycje dotyczące zadań Ministra wykonywanych przez te komórki.

2. Komórki organizacyjne Ministerstwa, zgodnie z właściwością w ramach sprawowanego nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi podległymi Ministrowi lub przez niego nadzorowanymi, rozpatrują skargi, wnioski i petycje dotyczące tych jednostek.

3. W przypadku skargi na działanie dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa, Departament Kontroli występuje do komórki, której skarga dotyczy, o zajęcie stanowiska w sprawie, na podstawie którego przygotowuje projekt zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi oraz może przeprowadzić postępowanie wyjaśniające.

4. Skargi, wnioski i petycje przekazane przez redakcje prasowe, radiowe i telewizyjne rozpatrywane są przez Biuro Komunikacji, we współpracy z właściwymi w sprawie komórkami organizacyjnymi Ministerstwa.

§  11. 

1. W imieniu Ministra zawiadomienie o sposobie załatwienia skargi, wniosku lub petycji podpisywane jest przez:

1) sekretarzy stanu w Ministerstwie - w sprawach dotyczących jednostek podległych lub nadzorowanych;

2) członka kierownictwa Ministerstwa nadzorującego pracę komórki organizacyjnej Ministerstwa, której skarga dotyczy - w sprawach dotyczących dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa;

3) dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa - w sprawach dotyczących pracowników i zakresu działania komórki organizacyjnej, którą kierują.

§ 12. W przypadku niezałatwienia skargi lub wniosku w terminie określonym w przepisach, o których mowa w § 8, właściwa komórka organizacyjna Ministerstwa zawiadamia skarżącego lub wnioskodawcę oraz Departament Kontroli:

1) w przypadku skargi - o przyczynach zwłoki, wskazując jednocześnie nowy termin załatwienia sprawy i pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia;

2) w przypadku wniosku - o czynnościach podjętych w celu rozpatrzenia wniosku oraz o przewidywanym terminie jego załatwienia.

§  13. 

1. Właściwa do rozpatrzenia i załatwienia petycji komórka organizacyjna Ministerstwa, przy współpracy z Biurem Ministra, niezwłocznie zamieszcza na stronie BIP Ministerstwa informację zawierającą odwzorowanie cyfrowe (skan) petycji, datę jej złożenia oraz - w przypadku wyrażenia zgody na ujawnienie na stronie internetowej danych osobowych - imię i nazwisko albo nazwę podmiotu wnoszącego petycję lub podmiotu, w interesie którego petycja jest składana.

2. Informacja, o której mowa w ust. 1, jest niezwłocznie aktualizowana przez właściwą komórkę organizacyjną Ministerstwa o dane dotyczące przebiegu postępowania, w szczególności dotyczące zasięganych opinii, przewidywanego terminu oraz sposobu załatwienia petycji.

§  14. 

1. Jeżeli w ciągu miesiąca od daty wpływu petycji do Ministerstwa składane są dalsze petycje dotyczące tej samej sprawy, dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej do rozpatrzenia i załatwienia petycji może zarządzić łączne rozpatrywanie petycji, zwane dalej "petycją wielokrotną".

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, właściwa komórka organizacyjna Ministerstwa, przy współpracy z Biurem Ministra, niezwłocznie ogłasza na stronie BIP Ministerstwa okres oczekiwania na dalsze petycje nie dłuższy niż 2 miesiące, licząc od dnia ogłoszenia.

3. Termin rozpatrzenia petycji wielokrotnej liczy się od dnia upływu okresu, o którym mowa w ust. 2.

4. Właściwa komórka organizacyjna Ministerstwa, przy współpracy z Biurem Ministra, ogłasza na stronie BIP Ministerstwa informację o sposobie załatwienia petycji wielokrotnej. Ogłoszenie to zastępuje zawiadomienie o sposobie załatwienia petycji.

§  15. 

1. Skargi i wnioski niezawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu skarżącego lub wnioskodawcy pozostawia się bez rozpoznania.

2. Petycje niezawierające oznaczenia podmiotu wnoszącego petycję lub wskazania miejsca zamieszkania albo siedziby podmiotu wnoszącego petycję pozostawia się bez rozpatrzenia.

3. W przypadku skarg, wniosków i petycji, o których mowa w ust. 1 i 2, wpływających drogą elektroniczną, należy drogą elektroniczną poinformować nadawcę o potrzebie uzupełnienia brakujących danych, w terminie określonym przez właściwą komórkę organizacyjną Ministerstwa, z pouczeniem, że nieuzupełnienie wymaganych danych we wskazanym terminie spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania bądź petycji bez rozpatrzenia.

4. Korespondencję w sprawach skarg i wniosków oraz petycji podpisują dyrektorzy komórek organizacyjnych, którym przekazano do załatwienia skargę, wniosek lub petycję.

Rozdział  5

Sprawozdawczość

§  16. 

1. Komórki organizacyjne Ministerstwa oraz jednostki organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane przekazują do Departamentu Kontroli, w terminie do dnia 1 marca każdego roku - za rok ubiegły, zbiorczą informację o załatwionych skargach i wnioskach.

2. Departament Kontroli przekazuje komórkom organizacyjnym Ministerstwa oraz jednostkom organizacyjnym podległym Ministrowi lub przez niego nadzorowanym, w terminie do dnia 31 grudnia każdego roku, wytyczne dotyczące sposobu przygotowania informacji, o której mowa w ust. 1.

3. Departament Kontroli, na podstawie informacji, o której mowa w ust. 1, opracowuje do dnia 31 marca każdego roku - za rok ubiegły, ocenę przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków przez Ministerstwo oraz jednostki organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane, która jest akceptowana z upoważnienia Ministra, przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa.

4. Departament Kontroli zamieszcza ocenę, o której mowa w ust. 3, na stronie Intranetowej Ministerstwa.

§  17. 

1. Komórki organizacyjne Ministerstwa przekazują do Departamentu Kontroli, w terminie do dnia 30 kwietnia każdego roku - za rok ubiegły, informację o rozpatrzonych petycjach sporządzoną zgodnie z wytycznymi Departamentu Kontroli.

2. Departament Kontroli, na podstawie informacji o której mowa w ust. 1, opracowuje, do dnia 31 maja każdego roku - za rok ubiegły, zbiorczą informację o petycjach rozpatrzonych w Ministerstwie, która jest akceptowana z upoważnienia Ministra, przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa..

3. Departament Kontroli przekazuje informację, o której mowa w ust. 2, do Biura Ministra w celu zamieszczenia jej na stronie BIP Ministerstwa.

Rozdział  6

Przepisy końcowe

§ 18. W sprawach skarg i wniosków w ramach właściwości Ministra kierującego działem administracji rządowej - turystyka, przyjmowanie interesantów w terminach określonych w § 6 ust. 1 przez wyznaczonych pracowników Departamentu Turystyki, odbywa się w przy Pl. Trzech Krzyży 3/5 do czasu zmiany siedziby tego Departamentu.

§ 19. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

WZÓR

PROTOKÓŁ Z PRZYJĘCIA INTERESANTA W SPARWIE SKARGI/ WNIOSKU * w MINISTERSTWIE SPORTU I TURYSTYKI

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  2

WZÓR

PROTOKÓŁ Z PRZYJĘCIA INTERESANTA W SPARWIE SKARGI/ WNIOSKU *

w MINISTERSTWIE SPORTU I TURYSTYKI

grafika

¹ Minister Sportu i Turystyki kieruje działami administracji rządowej - kultura fizyczna oraz turystyka, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 października 2021 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Sportu i Turystyki (Dz. U. poz. 1946).