Przeprowadzenie w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz w Zarządzie Obsługi MSZ kontroli zgodności stanu faktycznego dokumentów niejawnych z ich stanem ewidencyjnym za okres od dnia 1.01.2009 r. do dnia 31.12.2009 r.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2010.4.62

Akt obowiązujący

Wersja od: 11 października 2010 r.

ZARZĄDZENIE Nr 22

DYREKTORA GENERALNEGO SŁUŻBY ZAGRANICZNEJ

z dnia 11 października 2010 r.

w sprawie przeprowadzenia w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz w Zarządzie Obsługi MSZ kontroli zgodności stanu faktycznego dokumentów niejawnych z ich stanem ewidencyjnym za okres od dnia 1.01.2009 r. do dnia 31.12.2009 r.

Na podstawie art. 25 ust. 4 pkt 1 lit. j w zw. z ust. 10 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 157, poz. 1241 i Nr 219, poz. 1706) zarządza się, co następuje:

§ 1. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych MSZ oraz dyrektor Zarządu Obsługi:

1) powołają 3-osobowe komisje kontrolne, których zadaniem będzie sprawdzenie zgodności stanu faktycznego dokumentów niejawnych z zapisami w urządzeniach ewidencyjnych prowadzonych przez sekretariaty i kancelarie jawne odpowiednich komórek organizacyjnych oraz właściwe oddziały Głównej Kancelarii Tajnej MSZ;

2) zapewnią nadzór nad prawidłowym przebiegiem prac powołanych przez siebie komisji kontrolnych.

§ 2. Komisje kontrolne:

1) dokonają sprawdzenia, czy wszystkie dokumenty niejawne zaewidencjonowane w 2009 roku zostały rozliczone poprzez umieszczenie odpowiednich adnotacji w urządzeniach ewidencyjnych. W odniesieniu do dokumentów niejawnych dotychczas nierozliczonych sprawdzą, czy dokumenty te faktycznie znajdują się w miejscach ich przechowywania;

2) w przypadku stwierdzenia niezgodności stanu faktycznego dokumentów niejawnych z ich stanem ewidencyjnym, podejmą czynności zmierzające do ustalenia istoty i przyczyn nieprawidłowości oraz przedstawią opis tych działań w protokole kontroli;

3) opracują i przekażą pełnomocnikowi ds. ochrony informacji niejawnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych w nieprzekraczalnym terminie do dnia 15.11.2010 r. protokoły z przeprowadzonych kontroli, zatwierdzone przez dyrektorów komórek organizacyjnych.

§ 3. Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych:

1) opracuje i przekaże komisjom, o których mowa w § 1 pkt 1 w terminie tygodnia od dnia powiadomienia o składzie komisji - wytyczne w sprawie sposobu przeprowadzenia kontroli oraz wzór protokołu kontroli;

2) powoła komisję kontrolną, której zadaniem będzie sprawdzenie zgodności stanu faktycznego dokumentów niejawnych z zapisami w urządzeniach ewidencyjnych prowadzonych przez Podkancelarię Tajną NATO, UZE, UE w MSZ, a ponadto analiza danych zawartych w przekazanych do BPOIN protokołach oraz przeprowadzenie w wybranych komórkach organizacyjnych rekontroli;

3) w przypadku stwierdzenia naruszenia przepisów dotyczących ewidencji i obiegu dokumentów niejawnych, podejmie działania określone w art. 18 ust. 9 ustawy o ochronie informacji niejawnych;

4) w terminie do dnia 15.12.2010 r. opracuje zbiorcze sprawozdanie z przeprowadzonych kontroli wraz z wnioskami i propozycjami.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.