Przeprowadzenie kontroli zgodności stanu faktycznego dokumentów niejawnych z ich stanem ewidencyjnym za lata 2005-2006 w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz w Zarządzie Obsługi MSZ.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2007.2.72

Akt utracił moc

Wersja od: 7 września 2007 r.

DECYZJA Nr 30

DYREKTORA GENERALNEGO SŁUŻBY ZAGRANICZNEJ

z dnia 17 maja 2007 r.

w sprawie przeprowadzenia kontroli zgodności stanu faktycznego dokumentów niejawnych z ich stanem ewidencyjnym za lata 2005-2006 w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz w Zarządzie Obsługi MSZ

Na podstawie art. 18 ust. 1 i ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. 2005.196.1631 z późn. zm.¹) oraz w związku z § 5 ust. 5 regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Spraw Zagranicznych, stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 3 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 28 grudnia 2001 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Ministerstwu Spraw Zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. z 2004 r. Nr 1, poz. 6, z 2005 r. Nr 2, poz. 33 i Nr 4, poz. 72, z 2006 r. Nr 1, poz. 4 i 6 oraz Nr 4, poz. 240) postanawia się, co następuje:

§ 1.

Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych MSZ oraz dyrektor Zarządu Obsługi:

1. Powołają komisje kontrolne, których zadaniem będzie sprawdzenie zgodności stanu faktycznego dokumentów niejawnych z zapisami w urządzeniach ewidencyjnych prowadzonych przez sekretariaty i kancelarie jawne odpowiednich komórek organizacyjnych oraz właściwe oddziały Głównej Kancelarii Tajnej MSZ.

2. Zapewnią nadzór nad prawidłowym przebiegiem prac powołanych przez siebie komisji kontrolnych.

§ 2.

Komisje kontrolne:

1. Dokonają sprawdzenia, czy wszystkie dokumenty niejawne zaewidencjonowane w latach 2005-2006 zostały rozliczone poprzez umieszczenie odpowiednich adnotacji w urządzeniach ewidencyjnych. W odniesieniu do dokumentów niejawnych dotychczas nierozliczonych sprawdzą, czy dokumenty te faktycznie znajdują się w miejscach ich przechowywania.

2. W przypadku stwierdzenia niezgodności stanu faktycznego dokumentów niejawnych z ich stanem ewidencyjnym, podejmą czynności zmierzające do ustalenia istoty oraz przyczyn nieprawidłowości oraz przedstawią opis tych działań w protokole kontroli.

3. Opracują i przekażą Pełnomocnikowi ds. Ochrony Informacji Niejawnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych w nieprzekraczalnym terminie do dnia 15.07.2007 roku protokoły z przeprowadzonych kontroli, zatwierdzone przez odpowiednich kierowników komórek organizacyjnych.

§ 3.

Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych MSZ:

1. W terminie do dnia 21.05.2007 r. opracuje i przekaże osobom wymienionym w § 1 wytyczne w sprawie sposobu przeprowadzenia kontroli oraz wzór protokołu kontroli.

2. Powoła dodatkowo komisję kontrolną, której zadaniem będzie sprawdzenie zgodności stanu faktycznego dokumentów niejawnych z zapisami w urządzeniach ewidencyjnych prowadzonych przez Główną Kancelarię Tajną MSZ oraz Podkancelarię Tajną NATO, UZE, UE w MSZ.

3. Po otrzymaniu protokołów dokona w terminie do dnia 31 sierpnia 2007 r. sprawdzenia prawidłowości wyników kontroli w wybranych komórkach organizacyjnych.

4. 1 W terminie do dnia 15.10.2007 r. przedstawi zbiorcze sprawozdanie z przeprowadzonych kontroli wraz z wnioskami i propozycjami.

5. W przypadku stwierdzenia naruszenia przepisów dotyczących ewidencji i obiegu dokumentów niejawnych, podejmie działania zmierzające do wyjaśnienia okoliczności takich zdarzeń.

______

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego ogłoszono w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 149, poz. 1078, Nr 218, poz. 1592 i Nr 220, poz. 1600.

1 § 3 pkt 4 zmieniony przez § 1 decyzji nr 43 z dnia 7 września 2007 r. (Dz.Urz.MSZ.07.4.120) zmieniającej nin. decyzję z dniem 7 września 2007 r.