Przeprowadzanie wewnętrznej kontroli rocznej stanu ochrony informacji niejawnych w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGSG.2001.3.4

Akt utracił moc

Wersja od: 18 stycznia 2007 r.

WYTYCZNE Nr 8

KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ

z dnia 2 marca 2001 r.

w sprawie przeprowadzania wewnętrznej kontroli rocznej stanu ochrony informacji niejawnych w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej

§ 1. Wytyczne określają zasady przeprowadzania wewnętrznej kontroli rocznej stanu przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej.

§ 2. Określenia użyte w wytycznych oznaczają:

1) "kontrola" - wewnętrzną kontrolę roczną mającą na celu sprawdzenie stanu przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej,

2) 1 "jednostka organizacyjna Straży Granicznej" - Komendę Główną Straży Granicznej, oddział Straży Granicznej, ośrodek szkolenia Straży Granicznej,

3) 2 "komórka organizacyjna" - komórkę organizacyjną kontrolowanej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej (w tym także placówkę, dywizjon Straży Granicznej oraz ich komórki organizacyjne), w której są ewidencjonowane, wytwarzane, przetwarzane, przekazywane lub przechowywane materiały,

4) "materiał" - materiał w rozumieniu przepisów o ochronie informacji niejawnych.

§  3.

1. Kontrolę przeprowadza komisja powołana decyzją kierownika jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, zwana dalej "komisją".

2. Decyzja, o której mowa w ust. 1, z uwzględnieniem ust. 3-5, powinna zawierać:

1) skład komisji,

2) termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli w jednostce organizacyjnej Straży Granicznej,

3) termin przygotowania do kontroli jednostki organizacyjnej Straży Granicznej oraz komórek organizacyjnych,

4) termin rozliczenia wykonawców merytorycznych z posiadanych przez nich materiałów.

3. Komisja powinna składać się z przewodniczącego oraz co najmniej dwóch członków.

4. W skład komisji powinny być powołane osoby, które posiadają poświadczenia bezpieczeństwa, uprawniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą tajności równą lub wyższą niż materiały podlegające kontroli.

5. W skład komisji nie powinny być powołane osoby prowadzące ewidencję materiałów w jednostkach organizacyjnych Straży Granicznej lub w komórkach organizacyjnych.

6. Pełnomocnik kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej do spraw ochrony informacji niejawnych powinien zapoznać członków komisji z celami i zakresem kontroli.

7. Pełnomocnik, o którym mowa w ust. 6, obowiązany jest przeszkolić przewodniczącego i członków komisji z zakresu metodyki prowadzenia kontroli.

§ 4. Kontroli powinny podlegać wszystkie komórki organizacyjne.

§  5.

1. Osoby prowadzące ewidencje materiałów w miejscach innych niż kancelarie tajne obowiązane są dokonać rozliczenia prowadzonych ewidencji w terminie określonym dla wykonawców merytorycznych w decyzji, o której mowa w § 3 ust. 2.

2. Rozliczenie, o którym mowa w ust. 1, uważa się za dokonane w przypadku:

1) zdania materiałów do kancelarii tajnej,

2) udokumentowania zniszczenia materiałów zgodnie z obowiązującymi przepisami lub

3) udokumentowania przekazania materiałów uprawnionemu wykonawcy merytorycznemu, komórce organizacyjnej albo instytucji.

§ 6. Kontrola powinna w szczególności obejmować sprawdzenie:

1) sposobu postępowania z materiałami,

2) przestrzegania zasad nadawania i obniżania klauzuli tajności materiałom oraz znoszenia tych klauzul,

3) przestrzegania zasad ewidencjonowania materiałów,

4) przestrzegania zasad przechowywania, udostępniania i uprawnionego niszczenia materiałów,

5) przestrzegania zasad wytwarzania materiałów, w tym sporządzania notatek, odpisów, wyciągów i kopii,

6) przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych w procesie elektronicznego przetwarzania danych,

7) stanu faktycznie posiadanych materiałów w komórkach organizacyjnych lub przez wykonawców merytorycznych i porównaniu go ze stanem ewidencyjnym,

8) stanu zabezpieczenia materiałów przed działaniem obcych służb specjalnych,

9) stanu zabezpieczenia materiałów przed zamachem terrorystycznym lub sabotażem,

10) stanu zabezpieczenia materiałów przed kradzieżą, zniszczeniem lub nieuprawnionym ujawnieniem,

11) stanu zabezpieczenia stref bezpieczeństwa przed wejściem osób nieuprawnionych, w tym funkcjonowania systemu przepustek,

12) stanu zabezpieczenia kancelarii tajnej i innych pomieszczeń, w których przechowywane są materiały,

13) zamykania i pieczętowania pomieszczeń, szaf i sejfów po godzinach pracy oraz przechowywania i wydawania kluczy.

§  7.

1. Członkowie komisji po przeprowadzeniu kontroli materiałów podszytych w teczkach akt, powinni odnotować fakt jej przeprowadzenia przez wpisanie na ostatniej stronie teczki daty przeprowadzenia kontroli oraz złożenie poniżej wpisanej daty własnoręcznych, czytelnych podpisów.

2. Potwierdzenie sprawdzenia (porównanie) stanu faktycznego ze stanem ewidencyjnym materiałów zarejestrowanych w "dziennikach korespondencji", członkowie komisji powinni dokonać przez wpisanie daty i złożenie czytelnego podpisu pod pozycją ostatniego zaewidencjonowanego materiału.

§  8.

1. Z przeprowadzonej kontroli komisja powinna sporządzić protokół pokontrolny.

2. Protokół, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać w szczególności:

1) numer i datę wydania decyzji, o której mowa w § 3 ust. 1,

2) stopnie, imiona i nazwiska przewodniczącego oraz członków komisji,

3) numery i terminy ważności poświadczeń bezpieczeństwa przewodniczącego i członków komisji,

4) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli,

5) nazwę kontrolowanej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej,

6) wyszczególnienie urządzeń ewidencyjnych oraz pozycji zapisów w tych urządzeniach, na podstawie których sprawdzono stan faktycznie posiadanych materiałów,

7) dane dotyczące:

a) zgodności lub niezgodności stanu faktycznie posiadanych materiałów ze stanem ewidencyjnym,

b) materiałów nie przedstawionych do kontroli, z podaniem ich klauzul tajności, numerów ewidencyjnych oraz danych osób, które pokwitowały odbiór tych materiałów,

c) materiałów utraconych lub uznanych za utracone, z podaniem ich klauzul tajności, numerów ewidencyjnych, okoliczności utraty, danych osób odpowiedzialnych za ich utratę oraz czynności wyjaśniających podjętych przez komisję,

d) materiałów, które nie zostały podszyte do właściwych teczek akt, w okresie podlegającym kontroli oraz w latach poprzedzających ten okres, z wyszczególnieniem numerów ewidencyjnych tych dokumentów,

e) przypadków i skutków ujawnienia informacji niejawnych osobom nieuprawnionym oraz innych stwierdzonych przypadków naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych, a także działań podjętych w celu wyjaśnienia i zapobieżenia podobnym przypadkom w przyszłości,

f) sposobu ochrony fizycznej informacji niejawnych,

8) ocenę przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych w kontrolowanej jednostce organizacyjnej Straży Granicznej,

9) inne wnioski pokontrolne.

3. Protokół pokontrolny powinni podpisać przewodniczący oraz członkowie komisji.

4. Po podpisaniu protokołu pokontrolnego, przewodniczący komisji powinien przedłożyć go kierownikowi kontrolowanej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej do wiadomości.

5. Fakt zapoznania się z protokołem pokontrolnym, kierownik kontrolowanej jednostki organizacyjnej Straży Granicznej powinien potwierdzić własnoręcznym podpisem złożonym na protokole pokontrolnym.

§  9.

1. 3 Meldunek o wyniku kontroli wdanym roku kalendarzowym kierownik jednostki organizacyjnej Straży Granicznej powinien złożyć Komendantowi Głównemu Straży Granicznej za pośrednictwem Pełnomocnika Komendanta Głównego Straży Granicznej do spraw Ochrony Informacji Niejawnych w terminie do 31 maja następnego roku kalendarzowego.

2. Meldunek, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać w szczególności:

1) zakres przedmiotowy i podmiotowy przeprowadzonej kontroli,

2) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli,

3) stwierdzone przypadki naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz podjęte działania w celu wyjaśnienia i zapobieżenia podobnym przypadkom w przyszłości,

4) ogólną ocenę stanu ochrony informacji niejawnych, w tym informacje na temat:

a) zgodności stanu faktycznego materiałów ze stanem ewidencyjnym,

b) stanu ochrony fizycznej informacji niejawnych,

c) oceny przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych,

5) wnioski.

§ 10. Wytyczne wchodzą w życie z dniem podpisania.

¹ § 2 pkt 2 zmieniony przez § 1 pkt 1 wytycznych nr 15 z dnia 18 stycznia 2007 r. (Dz.Urz.KGSG.07.1.16) zmieniających nin. wytyczne z dniem 18 stycznia 2007 r.

² § 2 pkt 3 zmieniony przez § 1 pkt 1 wytycznych nr 15 z dnia 18 stycznia 2007 r. (Dz.Urz.KGSG.07.1.16) zmieniających nin. wytyczne z dniem 18 stycznia 2007 r.

³ § 9 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 2 wytycznych nr 15 z dnia 18 stycznia 2007 r. (Dz.Urz.KGSG.07.1.16) zmieniających nin. wytyczne z dniem 18 stycznia 2007 r.