Przeprowadzanie konkursów na stanowiska kierownicze w służbie zagranicznej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2005.4.96

Akt obowiązujący

Wersja od: 8 września 2005 r.

INSTRUKCJA Nr 5

DYREKTORA GENERALNEGO SŁUŻBY ZAGRANICZNEJ

z dnia 8 września 2005 r.

w sprawie przeprowadzania konkursów na stanowiska kierownicze w służbie zagranicznej.

Postanowienia ogólne 

§ 1. Niniejsza instrukcja określa zasady przeprowadzania konkursów na stanowiska kierownicze w służbie zagranicznej oraz określa zadania zespołu konkursowego, o którym mowa w art. 28 ust. 3 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o służbie zagranicznej (Dz. U. Nr 128, poz.1403).

Skład, zadania i tryb pracy zespołu konkursowego 

§ 2.

1. Konkurs przeprowadza zespół konkursowy, zwany dalej "zespołem", do którego zadań należy:

1) rozstrzygnięcie o dopuszczeniu albo odmowie dopuszczenia kandydata do udziału w konkursie;

2) przeprowadzenie konkursu;

3) ustalenie wyniku konkursu.

2. Dyrektor generalny służby zagranicznej przewodniczy pracom zespołu i wyznacza zastępcę przewodniczącego i sekretarza.

3. Zastępca przewodniczącego wykonuje zadania przewodniczącego zespołu w razie jego nieobecności.

§ 3. Po powołaniu zespołu dyrektor generalny służby zagranicznej powiadamia niezwłocznie na piśmie przewodniczącego Rady Służby Cywilnej, podając stanowisko, na które jest przeprowadzany konkurs, oraz skład zespołu.

§  4.

1. Członkiem zespołu nie może być osoba, która jest małżonkiem kandydata lub jego krewnym albo powinowatym do drugiego stopnia włącznie, albo pozostaje wobec niego w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności.

2. Osoby biorące udział w przygotowaniu i przeprowadzeniu konkursu nie mogą przystąpić do tego konkursu.

3. Jeżeli okoliczności, o których mowa w ust. 1, zostaną ujawnione po powołaniu zespołu, dyrektor generalny służby zagranicznej dokonuje odpowiedniej zmiany w składzie zespołu.

4. Dyrektor generalny służby zagranicznej uznaje za nieważne dotychczasowe czynności zespołu, jeżeli osoba, o której mowa w ust. 1, brała udział w pracach zespołu.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, zespół w składzie zmienionym zgodnie z ust. 3 przystępuje do wykonania zadań, o których mowa w § 2 ust. 1.

§  5.

1. Zespół obraduje na posiedzeniach.

2. Z posiedzenia zespołu jest sporządzany protokół. Protokół podpisują członkowie zespołu obecni na posiedzeniu.

3. W celu wykonania zadań zespół podejmuje uchwały:

1) o dopuszczeniu, odmowie dopuszczenia kandydata do udziału w konkursie albo wezwaniu do uzupełnienia dokumentów;

2) o dopuszczeniu albo odmowie dopuszczenia kandydata do kolejnego etapu konkursu, albo części sprawdzianu;

3) o ustaleniu wyniku konkursu.

4. Uchwały są podejmowane jednomyślnie, przy obecności co najmniej 4 członków zespołu.

5. W razie nieosiągnięcia jednomyślności, przewodniczący zespołu zarządza przeprowadzenie głosowania przy obecności co najmniej 4 członków zespołu. Uchwały podejmowane są przez członków zespołu większością głosów, a w razie równej liczby głosów rozstrzyga głos przewodniczącego zespołu.

Przygotowanie i przebieg konkursu 

§ 6.

1. Kandydat przystępujący do konkursu na stanowisko kierownicze w służbie zagranicznej, zwanego dalej "konkursem", składa wymagane dokumenty bezpośrednio w siedzibie Ministerstwa Spraw Zagranicznych, zwanego dalej "Ministerstwem", w polskim urzędzie konsularnym albo drogą pocztową pod adresem Ministerstwa, z zaznaczeniem sygnatury konkursu podanej w ogłoszeniu o konkursie. W razie złożenia dokumentów drogą pocztową, za datę ich złożenia uważa się datę stempla pocztowego polskiego urzędu pocztowego.

2. Termin składania dokumentów, o których mowa w ust. 1, nie może być krótszy niż 14 dni od daty opublikowania ogłoszenia o konkursie.

§ 7. Po upływie terminu składania dokumentów, określonego w ogłoszeniu o konkursie, dyrektor generalny służby zagranicznej upowszechnia w Internecie w Biuletynie Informacji Publicznej listę kandydatów, którzy zgłosili się do tego konkursu. Lista zawiera imiona i nazwiska kandydatów oraz ich miejsca zamieszkania.

§  8.

1. Wymagania dotyczące stanowiska, na które jest przeprowadzany konkurs, ustalane przez dyrektora generalnego służby zagranicznej, powinny uwzględniać w szczególności:

1) zakres wykonywanych zadań;

2) zakres odpowiedzialności kierowniczej;

3) zakres uprawnień do podejmowania decyzji;

4) rodzaj i zakres kontaktów niezbędnych do wykonywania zadań;

5) liczbę podległych pracowników oraz zakres ich samodzielności.

2. Wymagania dotyczące stanowiska, na które jest przeprowadzany konkurs, w zakresie predyspozycji i zdolności ogólnych oraz umiejętności kierowniczych, mogą obejmować w szczególności:

1) zdolności analityczne;

2) kreatywność;

3) elastyczność;

4) pewność siebie;

5) komunikatywność;

6) odporność na stres;

7) umiejętność pracy w zespole;

8) umiejętność kierowania zespołem;

9) umiejętność myślenia strategicznego.

§  9.

1. Ustala się rodzaje wymagań, od których spełnienia może być uzależnione dopuszczenie kandydata do udziału w konkursie:

1) brak przeszkód prawnych do zatrudnienia na stanowisku, na które jest przeprowadzany konkurs;

2) okres zatrudnienia, w tym okres pracy na określonych stanowiskach;

3) kwalifikacje zawodowe w zakresie wykształcenia, posiadanych uprawnień zawodowych lub znajomości określonego języka obcego.

2. Dla każdego konkursu określa się szczegółowe wymagania warunkujące dopuszczenie kandydata do udziału w tym konkursie w zakresie, o którym mowa w ust. 1.

3. Kandydat przystępujący do konkursu składa dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań, o których mowa w ust. 2.

4. Zespół na podstawie dokumentów złożonych przez kandydata rozstrzyga o dopuszczeniu albo odmowie dopuszczenia go do udziału w konkursie.

5. W terminie 7 dni od dnia rozstrzygnięcia o odmowie dopuszczenia do udziału w konkursie przewodniczący zespołu zawiadamia kandydata na piśmie, za potwierdzeniem odbioru, o przyczynie odmowy dopuszczenia.

§  10.

1. Przewodniczący zespołu zawiadamia na piśmie, za potwierdzeniem odbioru, członków zespołu i kandydatów dopuszczonych do udziału w konkursie o terminie i miejscu przeprowadzenia konkursu - co najmniej na 14 dni przed rozpoczęciem konkursu.

2. Przewodniczący zespołu zawiadamia na piśmie przewodniczącego Rady Służby Cywilnej albo przedstawiciela tej Rady, upoważnionego do obserwacji przebiegu konkursu, o terminie i miejscu przeprowadzenia konkursu oraz o terminie i miejscu posiedzenia zespołu - co najmniej na 7 dni przed tymi terminami.

§  11.

1. Konkurs składa się z następujących etapów:

1) sprawdzianu;

2) rozmowy kwalifikacyjnej.

2. Sprawdzian jest przeprowadzany za pomocą testu wyboru, wypowiedzi na zadane pytania, testów psychologicznych, badania predyspozycji kandydata lub zadań symulacyjnych.

3. Sprawdzian może mieć formę pisemną lub ustną i odbywać się w częściach.

4. Etap konkursu i część sprawdzianu kończy się oceną kandydata.

5. Dopuszczenie do udziału w kolejnym etapie konkursu lub części sprawdzianu może być uzależnione od uzyskania przez kandydata minimalnej oceny wyrażonej w sposób punktowy lub ograniczone do określonej liczby kandydatów, którzy uzyskali najlepsze oceny.

§  12.

1. Dyrektor generalny służby zagranicznej przekazuje zespołowi:

1) opis stanowiska pracy, na które jest przeprowadzany konkurs;

2) wymagania dotyczące stanowiska, podane w ogłoszeniu o konkursie;

3) listę wymagań, o których mowa w § 9 ust. 2;

4) procedurę konkursu i materiały służące przeprowadzeniu konkursu, zgodne z wymaganiami podanymi w ogłoszeniu o konkursie, zawierające w szczególności:

a) testy, pytania i zadania symulacyjne, o których mowa w § 11 ust. 2,

b) określenie sposobu oceniania kandydatów,

c) określenie czasu przeprowadzania poszczególnych etapów konkursu lub części sprawdzianu,

d) jednakowe dla wszystkich kandydatów warunki dopuszczania do udziału w kolejnym etapie konkursu lub części sprawdzianu, ustalone zgodnie z § 11 ust. 5.

2. Listę wymagań i procedurę konkursu zatwierdza dyrektor generalny służby zagranicznej.

3. Materiały służące przeprowadzeniu konkursu oraz sposób oceniania kandydatów powinny umożliwiać ocenę kandydatów pod względem spełniania wymagań określonych w ogłoszeniu.

§ 13. Przewodniczący zespołu informuje kandydata na piśmie, co najmniej na 14 dni przed rozpoczęciem konkursu, o formie i czasie przeprowadzania sprawdzianu lub jego części, sposobie wyrażania oceny oraz warunkach dopuszczania do udziału w kolejnym etapie konkursu lub części sprawdzianu, ustalonych zgodnie z § 11 ust. 5.

§  14.

1. Sprawdzian przeprowadza się w sali egzaminacyjnej pod nadzorem co najmniej dwóch członków zespołu wyznaczonych przez przewodniczącego zespołu z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Sprawdzian lub jego część, przeprowadzane w formie ustnej, prowadzi zespół przy udziale co najmniej trzech członków zespołu z zastrzeżeniem ust. 4.

3. Członkowie zespołu obecni w sali egzaminacyjnej sporządzają protokół z przebiegu sprawdzianu lub jego części.

4. Sprawdzian lub jego część może być przeprowadzona przez osobę niebędącą członkiem zespołu na podstawie pisemnego upoważnienia przez dyrektora generalnego służby zagranicznej do wykonywania określonych czynności. Do tej osoby stosuje się odpowiednio przepis § 4 ust. 1.

5. Przed rozpoczęciem sprawdzianu lub jego części kandydaci są informowani o zasadach przeprowadzania sprawdzianu oraz o sposobie oceniania kandydatów i czasie trwania sprawdzianu lub jego części.

6. Po okazaniu dowodu tożsamości kandydat otrzymuje materiały egzaminacyjne opatrzone pieczęcią Ministerstwa oraz materiały pomocnicze. Uwzględnia się jedynie odpowiedzi udzielone na arkuszach opatrzonych pieczęcią Ministerstwa.

7. Członek zespołu wyklucza z udziału w sprawdzianie lub jego części kandydata, który posługiwał się materiałami innymi niż dostarczone przez Ministerstwo, porozumiewał się z innymi osobami lub zakłócał przebieg sprawdzianu.

8. Opuszczenie przez kandydata sali egzaminacyjnej stanowi zakończenie udziału w sprawdzianie lub jego części. Przed opuszczeniem sali egzaminacyjnej kandydat zwraca otrzymane materiały.

9. W czasie sprawdzianu lub jego części członek zespołu może, w wyjątkowych przypadkach uzasadnionych stanem zdrowia kandydata, wyrazić zgodę na opuszczenie przez niego sali egzaminacyjnej. Na czas nieobecności kandydat przekazuje członkowi zespołu otrzymane materiały.

§  15.

1. Rozmowę kwalifikacyjną z kandydatem prowadzi zespół przy udziale co najmniej trzech członków. Członkowie zespołu obecni przy rozmowie kwalifikacyjnej sporządzają protokół z przebiegu rozmowy.

2. Dyrektor generalny służby zagranicznej może upoważnić na piśmie osobę niebędącą członkiem zespołu do wzięcia udziału w rozmowie kwalifikacyjnej. W upoważnieniu określa się jego zakres.

3. Do osoby, o której mowa w ust. 2, stosuje się odpowiednio przepis § 4 ust. 1.

§  16.

1. Po przeprowadzeniu konkursu zespół ustala wynik konkursu, wskazując najlepszego kandydata lub podając kolejność najlepszych kandydatów, uszeregowanych według poziomu spełnienia przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o konkursie, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Zespół odstępuje od wskazania kandydata na stanowisko, na które był przeprowadzony konkurs, jeżeli żaden z kandydatów biorących udział w konkursie nie spełnia w wystarczającym stopniu wymagań przewidzianych dla tego stanowiska.

§ 17. W terminie 14 dni od podjęcia uchwały o wyniku konkursu przewodniczący zespołu zawiadamia kandydata na piśmie, za potwierdzeniem odbioru, o wyniku konkursu, o którym mowa w § 16 ust. 1, oraz o otrzymanych przez kandydata ocenach.

§ 18. Dyrektor generalny służby zagranicznej, w terminie 30 dni od dnia zakończenia prac przez zespół konkursowy, upowszechnia w Biuletynie Służby Cywilnej i w Internecie w Biuletynie Informacji Publicznej informację o wyniku konkursu wraz z uzasadnieniem dokonanego wyboru kandydata albo uzasadnieniem niewyłonienia żadnego kandydata.

Postanowienia końcowe 

§ 19. Traci moc instrukcja nr 1 dyrektora generalnego służby zagranicznej z dnia 20 stycznia 2005 r. w sprawie przeprowadzania konkursów na stanowiska kierownicze w służbie zagranicznej.

§ 20. Instrukcja wchodzi w życie z dniem podpisania.