Przekazywanie, archiwizowanie i kontrola sprawozdań jednostkowych i łącznych w Straży Granicznej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGSG.2014.128

Akt obowiązujący

Wersja od: 3 lipca 2020 r.

DECYZJA Nr 253

KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ

z dnia 4 grudnia 2014 r.

w sprawie przekazywania, archiwizowania i kontroli sprawozdań jednostkowych i łącznych w Straży Granicznej

Na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 12 października 1990 r. o Straży Granicznej (Dz. U. z 2014 r. poz. 1402) w związku z art. 40 ust. 1 i ust. 3 pkt 5 i art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.) oraz art. 4a ust. 1 ustawy z dnia 29 września 2013 r. o rachunkowości (Dz. U. poz. 330, z późn. zm.) ustala się, co następuje:

§ 1. Użyte w decyzji określenia oznaczają:

1) sprawozdania jednostkowe - sprawozdania, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 40 ust. 4 pkt 1 lit. a i art. 41 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, których sporządzanie należy do dysponentów środków budżetu państwa III stopnia w Straży Granicznej oraz Wydziału Obsługi Finansowej Biura Finansów Komendy Głównej Straży Granicznej;

2) sprawozdania łączne - sprawozdania, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 40 ust. 4 pkt 1 lit. a i art. 41 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, których sporządzanie należy do dysponentów środków budżetu państwa II stopnia w Straży Granicznej;

3) Biuro - Biuro Finansów Komendy Głównej Straży Granicznej;

4) 1  WR - Wydział Rachunkowości.

§ 2. Sprawozdania jednostkowe i łączne sporządza się na zasadach, o których mowa w przepisach rozdziału 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz w przepisach wydanych na podstawie art. 40 ust. 4 pkt 1 lit. a i art. 41 ust. 2, 4 i 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w szczególności w zakresie rodzajów, form i terminów sporządzania tych sprawozdań.

§  3. 

1. Sprawozdania jednostkowe są przekazywane do Biura w formie:

1) 2  formularza kalkulacyjnego MS EXCEL za pośrednictwem elektronicznej poczty wewnętrznej Straży Granicznej oraz innego, właściwego ze względu na przedmiot sprawozdania, dokumentu elektronicznego e-puap lub Informatycznego Systemu Obsługi Budżetu Państwa TREZOR;

2) pisemnej.

2. Termin przekazywania sprawozdań w formie formularza kalkulacyjnego MS EXCEL, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, określa dyrektor Biura w formie pisemnej.

§  4. 

1. Sprawozdania przekazywane w formie dokumentu elektronicznego nie podlegają archiwizacji, z wyjątkiem sprawozdań przesyłanych w formie e - puap, które archiwizuje się poprzez zgrywanie sprawozdań jednostkowych i łącznych na dysk twardy zewnętrzny.

2. Sprawozdania w formie pisemnej podlegają archiwizacji, zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w Straży Granicznej oraz przepisami dotyczącymi wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt w Straży Granicznej.

§  5. 

1. Sprawozdania jednostkowe podlegają sprawdzeniu pod względem formalno - rachunkowym i kontroli pod względem ich prawidłowości merytorycznej.

2. Sprawdzenie sprawozdań jednostkowych pod względem formalno - rachunkowym polega na sprawdzeniu spełnienia następujących wymogów:

1) sporządzenia sprawozdania na właściwym formularzu i w odpowiedniej szczegółowości;

2) kompletności sprawozdania, tj. czy zawiera ono wszystkie strony i czy wypełniona jest każda strona;

3) umieszczenia na sprawozdaniu nazwy, adresu i regonu jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, której dotyczy sprawozdanie oraz daty jego sporządzenia;

4) poprawności użytej w sprawozdaniu klasyfikacji budżetowej, jego zgodności z instrukcją sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetu państwa oraz zgodności rachunkowej danych użytych w sprawozdaniu z regułami określonymi dla poszczególnych formularzy sprawozdawczych;

5) poprawności złożenia na każdym egzemplarzu sprawozdania podpisu kierownika jednostki organizacyjnej Straży Granicznej, której dotyczy sprawozdanie i głównego księgowego tej jednostki lub osoby upoważnionej przez nich do jego podpisania oraz w przypadku dokumentu elektronicznego zgodności złożenia podpisu z odrębnymi przepisami dotyczącymi weryfikacji podpisu elektronicznego;

6) terminu przekazania sprawozdania.

3. Sprawdzenia i kontroli, o których mowa w ust. 1, dokonują właściwe ze względu na przedmiot sprawozdania następujące wewnętrzne komórki organizacyjne Biura:

1) Referat Sprawozdawczości Wydziału Ekonomicznego - w zakresie sprawozdań finansowych, budżetowych oraz z zakresu operacji finansowych z wyłączeniem sprawozdań dotyczących zatrudnienia i płac;

2) Sekcja Planowania Wydatków Rzeczowych Wydziału Budżetu - w zakresie sprawozdań budżetowych w układzie zadaniowym z wyłączeniem funduszu celowego Funduszu Wsparcia Straży Granicznej;

3) 3  Referat Planowania Wydatków Osobowych Wydziału Budżetu - w zakresie zatrudnienia i płac.

4. W celu zapewnienia właściwej realizacji kontroli, o której mowa w ust. 1, Dyrektor Biura może żądać od dysponentów środków budżetu państwa III stopnia w Straży Granicznej i WOF przedstawienia wskazanych ksiąg rachunkowych oraz dokumentów.

§ 6. W przypadku stwierdzenia przez wewnętrzne komórki organizacyjne, o których mowa w § 5 ust. 3, nieprawidłowości w sprawozdaniu jednostkowym, dysponent środków budżetu państwa III stopnia w Straży Granicznej, który je sporządził jest zobowiązany do:

1) dokonania korekty tego sprawozdania poprzez usunięcie nieprawidłowości oraz wprowadzenie odpowiednich zmian w tym zakresie do prowadzonych przez siebie ksiąg rachunkowych i dokumentów;

2) przesłania do Biura pisma, w którym wyjaśni przyczyny i okoliczności dokonania korekty.

§ 7. 4  Dyrektor Biura może zobowiązać dysponentów środków budżetu państwa III stopnia w Straży Granicznej i WR do składania dodatkowych informacji stanowiących uzupełnienie danych objętych sprawozdaniem jednostkowym.

§ 8. Sprawozdanie łączne jest sporządzane przez wewnętrzne komórki organizacyjne, o których mowa w § 5 ust. 3, z uwzględnieniem wymogów, o których mowa w § 5 ust. 2 pkt 1 - 4 i 6.

§ 9. Sprawozdanie łączne jest przekazywane do podpisu głównemu księgowemu Komendy Głównej Straży Granicznej, a następnie Komendantowi Głównemu Straży Granicznej lub osobie upoważnionej przez nich do jego podpisania w formie dokumentu elektronicznego, właściwego ze względu na jego przedmiot, lub w formie pisemnej, zgodnie z odrębnymi przepisami dotyczącymi formy tych sprawozdań.

§ 10. Po podpisaniu sprawozdania łącznego przez osoby, o których mowa w § 9, wewnętrzne komórki organizacyjne Biura właściwe ze względu na jego przedmiot zobowiązane są do:

1) sprawdzenia poprawności złożenia wymaganych podpisów na każdym egzemplarzu tego sprawozdania;

2) przekazania tego sprawozdania do właściwego odbiorcy, zgodnie z odrębnymi przepisami, w terminach wynikających z tych przepisów.

§ 11. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

¹ § 1 pkt 4 zmieniony przez § 1 pkt 1 decyzji nr 87 z dnia 3 lipca 2020 r. (Dz.Urz.KGSG.2020.31) zmieniającej nin. decyzję z dniem 3 lipca 2020 r.

² § 3 ust. 1 pkt 1 zmieniony przez § 1 pkt 2 decyzji nr 87 z dnia 3 lipca 2020 r. (Dz.Urz.KGSG.2020.31) zmieniającej nin. decyzję z dniem 3 lipca 2020 r.

³ § 5 ust. 3 pkt 3 zmieniony przez § 1 pkt 3 decyzji nr 87 z dnia 3 lipca 2020 r. (Dz.Urz.KGSG.2020.31) zmieniającej nin. decyzję z dniem 3 lipca 2020 r.

⁴ § 7 zmieniony przez § 1 pkt 4 decyzji nr 87 z dnia 3 lipca 2020 r. (Dz.Urz.KGSG.2020.31) zmieniającej nin. decyzję z dniem 3 lipca 2020 r.