Przechowywanie i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej zgromadzonej w archiwach państwowych w ramach działalności usługowej oraz dokonywanie przez archiwa państwowe oceny dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.NDAP.2021.12

Akt obowiązujący

Wersja od: 13 lutego 2023 r.

ZARZĄDZENIE Nr 12

NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH

z dnia 23 sierpnia 2021 r.

w sprawie przechowywania i brakowania dokumentacji niearchiwalnej zgromadzonej w archiwach państwowych w ramach działalności usługowej oraz dokonywania przez archiwa państwowe oceny dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 1 i 4 oraz ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) i § 2 ust. 3 statutu Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 30 Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 kwietnia 2009 r. w sprawie nadania statutu Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych (M.P. z 2021 r. poz. 364), zarządza się, co następuje:

§ 1. Zarządzenie określa:

1) sposób przechowywania przez archiwa państwowe dokumentacji niearchiwalnej zgromadzonej w archiwach państwowych w ramach działalności usługowej;

2) sposób dokonywania, w imieniu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, oceny dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania;

3) tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej zgromadzonej w archiwach państwowych w ramach działalności usługowej.

§ 2. Usługi polegające na przechowywaniu dokumentacji niearchiwalnej, zwanej dalej "dokumentacją", w tym dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, są świadczone przez archiwa państwowe w zakresie niegrożącym uszczerbkiem dla ich działalności archiwalnej, o której mowa w art. 23 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej "ustawą".

§  3. 

1. Zgromadzoną przez archiwa państwowe dokumentację przechowuje się odrębnie od materiałów archiwalnych, w wydzielonych na ten cel pomieszczeniach magazynowych.

2. W przypadku braku możliwości zapewnienia odrębnego przechowywania dokumentacji zgodnie z ust. 1, można ją przechowywać w wydzielonym w tym celu sektorze magazynu, nie dopuszczając do jej przemieszania z materiałami archiwalnymi, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Przechowywanie materiałów archiwalnych oraz dokumentacji we wspólnych magazynach jest niedozwolone w sytuacji, gdy dokumentacja została zainfekowana przez mikroorganizmy lub skolonizowana przez owady.

§ 4. Do dokumentacji przejętej przez archiwa państwowe na podstawie art. 51h ust. 2, art. 51p ust. 3, art. 51u ust. 3 lub art. 51z ust. 1 ustawy oraz do dokumentacji przebiegu studiów przejętej na podstawie umów stosuje się przepisy § 3.

§  5. 

1. Upoważnia się dyrektorów archiwów państwowych do dokonywania, w imieniu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, oceny dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, o której mowa w art. 51h ust. 3 oraz art. 51z ust. 2 ustawy, zwanej dalej "oceną".

2. Z przeprowadzonej oceny archiwum państwowe sporządza notatkę, której wzór określa załącznik do zarządzenia.

3. Archiwum państwowe przesyła do Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych notatkę, o której mowa w ust. 2, nie później niż 14 dni od dnia przeprowadzenia oceny.

§  6. 

1. 1  Wniosek dotyczący brakowania dokumentacji niearchiwalnej organów państwowych i państwowych jednostek organizacyjnych oraz organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych, które trwale zaprzestały działalności, zgromadzonej w archiwach państwowych w ramach ich działalności usługowej, podlega opiniowaniu przez właściwą regionalną komisję archiwalnej oceny dokumentacji, zwaną dalej "Komisją".

2. W protokole posiedzenia Komisji zamieszcza się uzasadnienie przyjętej opinii dotyczącej wyrażenia zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej lub braku takiej zgody.

3. Archiwum państwowe przechowujące dokumentację niearchiwalną z obszaru objętego zasięgiem działania innego archiwum państwowego powiadamia to archiwum o zamiarze brakowania danej dokumentacji niearchiwalnej.

4. Archiwum państwowe, z którego obszaru działania ma być brakowana dokumentacja niearchiwalna, wydaje opinię dotyczącą tej dokumentacji dla archiwum państwowego, które ją przechowuje, w terminie 30 dni od dnia otrzymania powiadomienia, o którym mowa w ust. 3.

5. Niewydanie w wymaganym terminie opinii, o której mowa w ust. 4, oznacza brak sprzeciwu na wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

6. Jeżeli wydanie opinii, o której mowa w ust. 4, wymaga przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej, archiwum państwowe, z którego obszaru działania ma być brakowana dokumentacja niearchiwalna, powiadamia o tym archiwum państwowe przechowujące dokumentację i przeprowadza tę ekspertyzę w terminie 14 dni od dnia wysłania powiadomienia o potrzebie przeprowadzenia ekspertyzy.

7. Archiwum państwowe, które przeprowadziło ekspertyzę, o której mowa w ust. 6, przekazuje dyrektorowi archiwum państwowego przechowującego dokumentację notatkę z ekspertyzy w terminie 14 dni od dnia jej przeprowadzenia.

§ 7. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej podmiotów innych niż wymienione w § 6 ust. 1, wniosek dotyczący brakowania podlega zaopiniowaniu jedynie przez właściwą Komisję.

§ 8. Do spraw oceny dokumentacji, przeprowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia, stosuje się przepisy dotychczasowe.

§ 9. Tracą moc:

1) decyzja nr 7 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 27 lutego 2008 r. w sprawie upoważnienia dyrektorów archiwów państwowych do wykonywania w imieniu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oceny dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania;

2) zarządzenie nr 58 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 24 lipca 2017 r. w sprawie brakowania dokumentacji niearchiwalnej zgromadzonej w archiwach państwowych w ramach ich działalności usługowej w zakresie przechowywania dokumentacji niearchiwalnej;

3) zarządzenie nr 78 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 17 października 2017 r. w sprawie przechowywania przez archiwa państwowe dokumentacji niestanowiącej zasobu archiwalnego.

§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIK

Notatka z oceny dokumentacji
(nazwa archiwum państwowego, znak sprawy)		(miejsce i data sporządzenia notatki)
I. Informacje wstępne:
Ocenę przeprowadził: (imię, nazwisko, stanowisko służbowe)
w obecności:
Data oceny dokumentacji:
Miejsce oceny dokumentacji:
II. Ustalenia oceny:
Rodzaj pomieszczenia, w którym znajduje się dokumentacja: (np. piwnica, magazyn, strych)
Dostęp do pomieszczenia: (np. ogólnodostępne, z ograniczonym dostępem (ze wskazaniem grona osób, które mają do niego dostęp), niedostępne - zamknięte).
Zabezpieczenia pomieszczenia z dokumentacją: (np. drzwi ognioodporne, pożarowa instalacja sygnalizacyjno-alarmowa, instalacja antywłamaniowa, kłódka, zabezpieczenie okien, lub informacja o ich braku).
Stan pomieszczenia z dokumentacją: (np. suche, ogrzewane, zawilgocone, zalane wodą, z dostępem światła naturalnego, oświetlenie sztuczne, brak oświetlenia, wyposażenie - regały).		dobry		zły
□		uzasadnienie:		uzasadnienie:
Stan budynku, w którym znajduje się pomieszczenie z dokumentacją: (w tym: dostęp, zabezpieczenia)		dobry, ☐ zły (uzasadnienie)
Wnioski: Ocena archiwum państwowego: istnieje zagrożenie zniszczenia dokumentacji: na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych bezprawnego działania osób trzecich z innych przyczyn (jakich?)... nie istnieje zagrożenie zniszczenia dokumentacji
Zbiór dokumentacji:	ilość dokumentacji (m. b.)			daty skrajne dokumentacji:
* całość dokumentacji
* dokumentacja osobowa
* dokumentacja płacowa
Stan zbioru dokumentacja jest:
Tak/nie/ trudno ustalić^1			Stan procentowy
uporządkowana
zagrzybiona
zawilgocona
uszkodzona przez owady
Ewidencja Do dokumentacji sporządzona jest ewidencja: tak nie częściowo (%) ...

Wytwórcy dokumentacji:

(dotyczy oceny dokumentacji, o której mowa w art. 51z ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach)

(jeśli możliwe należy podać nr KRS, RHB, Regon, NIP, dokładny adres lub inne dane identyfikujące wytwórcę dokumentacji)

Przechowawca dokumentacji:

(właściciel pomieszczenia/ nieruchomości, na której składowana jest dokumentacja lub podmiot, o którym mowa w art. 51a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach)

III. 

Informacje dodatkowe

(np. dotyczące stanu organizacyjno-prawnego wytwórców dokumentacji, przechowawcy dokumentacji, losów dokumentacji, obecności potencjalnych materiałów archiwalnych wśród dokumentacji niearchiwalnej)

	...........................................................
	podpis osoby przeprowadzającej ocenę
ZATWIERDZAM
................................................
data i podpis dyrektora archiwum państwowego

¹ Należy wybrać właściwą opcję

¹ § 6 ust. 1 zmieniony przez § 4 zarządzenia nr 7 z dnia 6 lutego 2023 r. (Dz.Urz.NDAP.2023.6) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 13 lutego 2023 r.