Prowadzenie nadzoru przez Ministra Klimatu i Środowiska.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MKiŚ.2021.14

Akt obowiązujący

Wersja od: 9 lipca 2022 r.

ZARZĄDZENIE

MINISTRA KLIMATU I ŚRODOWISKA ¹

z dnia 12 lutego 2021 r.

w sprawie prowadzenia nadzoru przez Ministra Klimatu i Środowiska

Na podstawie art. 34 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2019 r. poz. 1171 oraz z 2020 r. poz. 568, 695 i 2320) zarządza się, co następuje:

§ 1. Ustala się zasady i tryb prowadzenia przez komórki organizacyjne Ministerstwa Klimatu i Środowiska spraw z zakresu nadzoru Ministra Klimatu i Środowiska nad jednostkami organizacyjnymi podległymi Ministrowi Klimatu i Środowiska lub przez niego nadzorowanymi oraz podległymi Ministrowi Klimatu i Środowiska lub przez niego nadzorowanymi centralnymi organami administracji rządowej w formie polityki nadzorczej Ministra Klimatu i Środowiska, stanowiącej załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Traci moc zarządzenie Ministra Środowiska z dnia 10 listopada 2015 r. w sprawie zasad prowadzenia nadzoru przez Ministra Środowiska (Dz. Urz. Min. Środ. poz. 79).

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIK ²  

Polityka nadzorcza Ministra Klimatu i Środowiska

Spis treści

1. WPROWADZENIE

1.1. Cel i zakres dokumentu

1.2. Terminologia

2. ZASADY OGÓLNE

3. ZASADY SZCZEGÓŁOWE

3.1. Działania nadzorcze

3.2. Nadzór w obszarze personalnym

3.3. Nadzór w obszarze finansowym

3.4. Nadzór w obszarze pozafinansowym (merytorycznym)

3.5. Nadzór w obszarze formalno-prawnym

3.6. Inne narzędzia nadzoru

3.7. Kontrola i audyt

3.8. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej

3.9. Organizacja nadzoru

3.10. Biuletyn Informacji Publicznej

3.11. Postanowienia końcowe

1. 

WPROWADZENIE

1.1. Cel i zakres dokumentu

Polityka nadzorcza Ministra Klimatu i Środowiska określa zasady i tryb prowadzenia przez komórki organizacyjne Ministerstwa Klimatu i Środowiska spraw z zakresu nadzoru nad organami i jednostkami podległymi Ministrowi Klimatu i Środowiska lub przez niego nadzorowanymi (dalej: Polityka nadzorcza).

Polityka nadzorcza składa się z dwóch części: Zasad ogólnych - podstawowych założeń, na których opierać ma się system nadzoru Ministra Klimatu i Środowiska (dalej: Minister) nad organami i jednostkami podległymi Ministrowi lub przez niego nadzorowanymi oraz Zasad szczegółowych - kierunkowych standardów i procedur przypisanych wszystkim lub konkretnym komórkom organizacyjnym Ministerstwa Klimatu i Środowiska (dalej: Ministerstwo). Dokument został opracowany z uwzględnieniem obowiązującego stanu prawnego oraz w oparciu o istniejący dorobek w tej dziedzinie. W Polityce nadzorczej wykorzystano szereg uwag i rekomendacji zawartych w opracowaniach Departamentu Kontroli i Nadzoru Kancelarii Prezesa Rady Ministrów:

1. Analiza wybranych obszarów funkcjonowania nadzoru w administracji rządowej - Warszawa, marzec 2012 r.,

2. Nadzór w administracji rządowej - Warszawa, lipiec 2014 r.

Konieczność zapewnienia większej skuteczności realizacji zadań publicznych wymusza potrzebę mocniejszego akcentowania celów i priorytetów określonych w strategiach i programach rządowych. Cele i priorytety organów i jednostek podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych powinny być ściśle powiązane z celami i priorytetami Ministra.

Polityka nadzorcza jest kolejnym krokiem w kierunku stopniowej ewolucji administracji publicznej - z "administracji procedur" na "administrację rezultatów".

1.2. Terminologia

Pojęcia używane w Polityce nadzorczej Ministra Klimatu i Środowiska należy rozumieć następująco:

1) jednostka podległa lub nadzorowana - jednostka organizacyjna podległa Ministrowi lub przez niego nadzorowana oraz podległy Ministrowi lub przez niego nadzorowany centralny organ administracji rządowej;

2) właściwa komórka organizacyjna Ministerstwa - komórka organizacyjna Ministerstwa, której na podstawie postanowień regulaminu organizacyjnego Ministerstwa powierzono prowadzenie spraw z zakresu nadzoru nad określoną jednostką podległą lub nadzorowaną;

3) właściwy członek Kierownictwa - członek Kierownictwa Ministerstwa, któremu na podstawie zarządzenia Ministra w sprawie podziału kompetencji w Kierownictwie Ministerstwa powierzono wykonywanie kompetencji Ministra w stosunku do określonej jednostki podległej lub nadzorowanej;

4) komórka organizacyjna Ministerstwa do spraw koordynacji nadzoru - komórka organizacyjna Ministerstwa, której na podstawie postanowień regulaminu organizacyjnego Ministerstwa powierzono prowadzenie spraw z zakresu koordynacji nadzoru nad jednostkami podległymi lub nadzorowanymi;

5) kierownik jednostki podległej lub nadzorowanej - kierownicy centralnych organów administracji rządowej podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych oraz dyrektorzy i prezesi, w tym prezesi zarządów, jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych.

2. 

ZASADY OGÓLNE

1. Właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa stosują rozwiązania w zakresie powierzonego im do wykonywania nadzoru, mając wzgląd na postanowienia aktów prawnych, priorytety i oczekiwania Kierownictwa Ministerstwa oraz potrzeby własne. Stosowane środki nadzoru uwzględniają różnorodność prawną oraz organizacyjną jednostek podległych lub nadzorowanych, a charakter sprawowanego nadzoru jest uzależniony od celu i rodzaju zadań wykonywanych przez jednostkę.

2. Sprawowany nadzór ma charakter trwałych działań zarządczych. Przyjęta forma nadzoru nie wyklucza działań interwencyjnych wykonywanych ad hoc.

3. Celem nadzoru jest zapewnienie działania zgodnego z prawem oraz zwiększenie efektywności wykonywania powierzonych celów i zadań, określonych w przepisach prawa oraz w przyjętych strategiach i programach rządowych.

4. Realizacja celów polityki Rady Ministrów w poszczególnych latach powinna przebiegać zgodnie z planem działalności przygotowywanym przez Ministra na rok budżetowy. Dlatego też plan działalności Ministra i sprawozdanie z jego wykonania muszą być skorelowane z planami i sprawozdaniami jednostek podległych lub nadzorowanych opracowywanymi na rok budżetowy.

5. Sprawowany nadzór stanowi element systemu kontroli zarządczej w zakresie oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji celów i zadań powierzonych jednostkom podległym lub nadzorowanym.

6. Właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa sprawują nadzór w sposób efektywny i skuteczny, racjonalnie gospodarując posiadanymi zasobami.

7. Nadzór sprawowany przez właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa jest nadzorem m.in. w obszarze personalnym, finansowym, pozafinansowym (merytorycznym) i formalno-prawnym.

8. Ustanowione w działaniach nadzorczych Ministra rozwiązania nadzorcze uwzględniają środki nadzoru przewidziane w aktach prawnych (władcze środki nadzoru) oraz środki o charakterze niewładczym (zalecenia, rekomendacje, wskazówki itd.).

9. Właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa zobowiązane są wykorzystywać ustanowione rozwiązania nadzorcze. Rozwiązania te stanowią podstawę do dokonywania ocen skuteczności oraz sprawności działania jednostek podległych lub nadzorowanych.

10. Właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa odpowiadają za posiadanie aktualnej i usystematyzowanej wiedzy o jednostkach podległych lub nadzorowanych oraz zapewniają sprawny system przepływu informacji pomiędzy Ministerstwem a jednostką podległą lub nadzorowaną.

3. 

ZASADY SZCZEGÓŁOWE

3.1. Działania nadzorcze

1. Działania nadzorcze Ministra stanowią rozwinięcie i uszczegółowienie Polityki nadzorczej.

2. Właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa opracowują i realizują działania nadzorcze Ministra.

3. Działania nadzorcze Ministra wymagają wprowadzenia w drodze zarządzenia Ministra. Projekt działań nadzorczych Ministra jest poddawany konsultacjom m.in. z komórkami organizacyjnymi Ministerstwa właściwymi do spraw: budżetu resortu, koordynacji kontroli zarządczej, kadrowych, kontroli i audytu oraz obsługi prawnej, a następnie kierowany do zatwierdzenia do właściwego członka Kierownictwa.

4. Działania nadzorcze Ministra obejmują swoim zakresem najistotniejsze obszary dotyczące funkcjonowania poszczególnych jednostek lub grup jednostek podległych lub nadzorowanych (w szczególności: cele i zadania, gospodarowanie mieniem Skarbu Państwa).

5. Działania nadzorcze Ministra określają w szczególności:

1) przyjęte rozwiązania nadzorcze m.in. w obszarach: personalnym, finansowym, pozafinansowym (merytorycznym) oraz formalno-prawnym;

2) procedury obiegu informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi Ministerstwa odpowiedzialnymi za poszczególne obszary nadzoru.

6. W przypadku gdy zakres merytorycznej działalności jednostki podległej lub nadzorowanej obejmuje kilka komórek organizacyjnych Ministerstwa, postanowienia działań nadzorczych Ministra określają zasady współpracy pomiędzy nimi, w tym procedury obiegu informacji oraz precyzować zakres działania tych komórek, zmierzając do zapewnienia efektywnego sprawowania nadzoru.

7. Działania nadzorcze Ministra podlegają okresowym przeglądom przez właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa. Informację o dokonanym przeglądzie, wnioskach oraz propozycjach ewentualnych zmian właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa przedstawiają właściwemu członkowi Kierownictwa do zatwierdzenia, wraz z projektem stosownego zarządzenia. Przeglądy działań nadzorczych Ministra przeprowadza się nie rzadziej niż co 3 lata. Termin ten rozpoczyna swój bieg z momentem ogłoszenia działań nadzorczych Ministra w Dzienniku Urzędowym Ministra.

8. W przypadku jednorodnych grup jednostek podległych lub nadzorowanych, w stosunku do których sprawy z zakresu nadzoru prowadzi więcej niż jedna komórka organizacyjna Ministerstwa, koordynację opracowania działań nadzorczych Ministra względem tej grupy jednostek oraz okresowych przeglądów tych działań zapewnia komórka organizacyjna Ministerstwa, której na podstawie postanowień regulaminu organizacyjnego Ministerstwa powierzono prowadzenie spraw z zakresu nadzoru Ministra nad największą liczbą jednostek z danej grupy.

9. Działania nadzorcze Ministra uwzględniają, wynikający z aktów prawa powszechnie obowiązującego, status prawno-organizacyjny, kompetencje i zadania jednostek podległych lub nadzorowanych, i jeżeli jest to uzasadnione mogą zawierać odstępstwa od zasad i trybu sprawowania nadzoru określonych Polityką nadzorczą.

3.2. Nadzór w obszarze personalnym

1. Nadzór w obszarze personalnym zapewnia realizację działań kadrowych w jednostkach podległych lub nadzorowanych, w szczególności w zakresie powoływania kierowników jednostek podległych lub nadzorowanych, weryfikacji ich wiedzy i kompetencji oraz prowadzenia ocen okresowych.

2. Nadzór w obszarze personalnym zapewnia właściwa komórka organizacyjna Ministerstwa.

3. Koordynację zasad nadzoru w obszarze personalnym zapewnia komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa do spraw kadrowych.

4. Koordynacja zasad nadzoru w obszarze personalnym obejmuje zapewnienie ujednolicenia zasad i spójności działań w zakresie:

1) powoływania kierowników jednostek podległych lub nadzorowanych z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa;

2) wyznaczania osób wykonujących zadania kierownika jednostki podległej lub nadzorowanej do czasu obsadzenia stanowiska, w przypadku odwołania kierownika jednostki, w przypadku braku lub nieobsadzenia stanowiska zastępcy kierownika jednostki i jeśli przepisy prawa dopuszczają takie wyznaczenie osoby wykonującej zadania kierownika jednostki;

3) standardów oceny kryterium wiedzy i kompetencji w zakresie przeprowadzania konkursów na stanowiska kierowników jednostek podległych lub nadzorowanych;

4) sposobu postępowania w zakresie urlopów i zwolnień od pracy kierowników jednostek podległych lub nadzorowanych.

5. Ustalenia w zakresie nadzoru w obszarze personalnym dokonywane są pomiędzy właściwą komórką organizacyjną Ministerstwa, a komórką organizacyjną Ministerstwa właściwą do spraw kadrowych, przy czym postanowienia działań nadzorczych Ministra powinny precyzować zakres działań zarówno właściwej komórki organizacyjnej Ministerstwa, jak również kompetencje komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw kadrowych.

6. Działania nadzorcze Ministra w zakresie nadzoru w obszarze personalnym powinny określać w szczególności:

1) zasady przeprowadzania naboru na stanowisko kierownika jednostki podległej lub nadzorowanej - jeśli nabór jest przeprowadzany;

2) zasady obiegu dokumentów kadrowych ze wskazaniem w szczególności trybu przygotowania i przekazania dokumentów dotyczących między innymi:

a) powołania i odwołania kierowników jednostek podległych lub nadzorowanych,

b) opinii, wniosków i pism w sprawie przyznania nagród lub premii, ustalenia warunków wynagrodzenia, dodatków do wynagrodzeń kierowników jednostek podległych lub nadzorowanych,

c) urlopów i zwolnień od pracy kierowników jednostek podległych lub nadzorowanych,

d) innych dokumentów kadrowych dotyczących kierowników jednostek podległych lub nadzorowanych;

3) zasady współpracy pomiędzy komórką do spraw kadrowych, komórką do spraw obsługi prawnej oraz właściwą komórką organizacyjną Ministerstwa w zakresie ewentualnych sporów sądowych związanych ze stosunkiem pracy kierowników jednostek podległych lub nadzorowanych;

4) tryb przeprowadzania ocen okresowych kierowników jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych;

5) zasady współpracy przy tworzeniu aktów prawnych regulujących kwestie związane z nadzorem w obszarze personalnym jednostek podległych lub nadzorowanych;

6) zasady współpracy w zakresie oświadczeń lustracyjnych kierowników jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych.

7. Ustala się następujące, ogólne zasady przeprowadzania ocen okresowych kierowników jednostek podległych lub nadzorowanych:

1) właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa dokonują sformalizowanych rocznych ocen kierowników jednostek podległych lub nadzorowanych uwzględniając funkcjonowanie jednostki, którą zarządza dany kierownik;

2) roczna ocena kierownika jednostki podległej lub nadzorowanej przedstawiana jest do zatwierdzenia właściwemu członkowi Kierownictwa. Roczna ocena nie wyklucza częstszych ocen okresowych;

3) roczna ocena kierownika jednostki podległej lub nadzorowanej dokonywana jest w szczególności na podstawie oceny funkcjonowania jednostki podległej lub nadzorowanej, o której mowa w części 3.4. ust. 33, jeśli dana jednostka takiej ocenie funkcjonowania podlega.

8. Ocena okresowa kierowników jednostek podległych lub nadzorowanych, o której mowa w ust. 7, nie dotyczy Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz wojewódzkich funduszy ochrony środowiska i gospodarki wodnej.

3.3. Nadzór w obszarze finansowym

1. Rozwiązania nadzorcze w obszarze finansowym zapewniają zgodne z prawem, celowe i oszczędne gospodarowanie środkami publicznymi.

2. Nadzór w obszarze finansowym zapewnia właściwa komórka organizacyjna Ministerstwa.

3. Koordynację zasad dotyczących nadzoru w obszarze finansowym zapewnia komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa do spraw budżetu resortu.

4. Koordynacja zasad dotyczących nadzoru w obszarze finansowym dotyczy w szczególności obszarów wskazanych w art. 175 ustawy o finansach publicznych ³ .

5. Nadzór w obszarze finansowym nie dotyczy tych jednostek podległych lub nadzorowanych, które samodzielnie dysponują częściami budżetowymi.

6. Ustanowione w działaniach nadzorczych Ministra rozwiązania nadzorcze w obszarze finansowym powinny być wykorzystywane do oceny sytuacji finansowej jednostek podległych lub nadzorowanych.

7. Ustalenia w zakresie nadzoru w obszarze finansowym dokonywane są pomiędzy właściwą komórką organizacyjną Ministerstwa, a komórką organizacyjną Ministerstwa właściwą do spraw budżetu resortu i obejmują, zgodnie z właściwością danej jednostki podległej lub nadzorowanej:

1) określanie limitu środków planowanych do ujęcia w projekcie ustawy budżetowej oraz zaplanowanych w ustawie budżetowej na kolejny rok budżetowy, wg grup wydatków, w tym na inwestycje;

2) weryfikację zasadności wnioskowania o środki z rezerw celowych oraz wnioskowania o zapewnienie finansowania;

3) weryfikację zasadności dokonywania zmian w planie finansowym jednostki;

4) analizę poziomu wydatkowania środków na działalność bieżącą oraz stopnia zaawansowania realizacji projektów finansowanych z udziałem środków Unii Europejskiej (UE);

5) analizę okresowych sprawozdań budżetowych z zakresu wykonania dochodów, wydatków budżetu państwa i budżetu środków europejskich, przeznaczonych na finansowanie i współfinansowanie projektów realizowanych ze środków UE, w tym: w układzie zadaniowym;

6) opiniowanie lub zatwierdzanie sprawozdań finansowych;

7) przekazywanie i rozliczanie dotacji;

8) kontrolę prawidłowości i celowości wykorzystania dotacji;

9) rozliczanie pomocy technicznej udzielanej Instytucjom Wdrażającym Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko;

10) certyfikowanie wydatków do Instytucji Zarządzającej i Instytucji Certyfikującej.

3.4. Nadzór w obszarze pozafinansowym (merytorycznym)

1. Nadzór w obszarze pozafinansowym zapewnia zgodność działania jednostek podległych lub nadzorowanych z zasadami obowiązującymi w danej dziedzinie oraz gwarantuje odpowiednią jakość wykonywania zadań przez jednostki.

2. Nadzór w obszarze pozafinansowym zapewnia właściwa komórka organizacyjna Ministerstwa.

3. Nadzór w obszarze pozafinansowym zapewnia zintegrowany system planowania, obejmujący wszystkie cele i zadania operacyjne jednostki podległej lub nadzorowanej w danym obszarze oraz informacje o środkach finansowych przeznaczonych na ich realizację, pozwalający na efektywne rozliczenie jednostek.

4. Zintegrowany system planowania, jako środek nadzoru ex ante, zapewnia weryfikację dostosowania dokumentów planistycznych przygotowanych przez jednostki podległe lub nadzorowane do przyjętych wcześniej strategii, programów rządowych i priorytetów Ministra.

5. Jednostka podległa lub nadzorowana zgodnie z właściwością, na podstawie określonych w Planie działalności Ministra na dany rok głównych kierunków/celów dla działów administracji rządowej, którymi kieruje Minister, wspólnie z właściwą komórką organizacyjną Ministerstwa przedstawia propozycje mierników i zadań do planu działalności Ministra na kolejny rok.

6. Instrumentem planowania zadań jednostki podległej lub nadzorowanej jest w szczególności jej roczny Plan działalności.

7. Jednostka podległa lub nadzorowana przedstawia propozycję planu działalności jednostki, po pisemnym zobowiązaniu do tego kierownika jednostki przez Ministra zgodnie z art. 70 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

8. Jednostka sporządza Plan działalności na podstawie Planu działalności Ministra, z zachowaniem systemu kaskadowania celów i zadań. Wyznaczone cele powinny być spójne z celami Ministra w danym obszarze, określonymi w przyjętych wcześniej strategiach i programach rządowych.

9. Wskazane do realizacji zadania jednostki podległej lub nadzorowanej powinny mieć zaplanowane źródło finansowania.

10. Cele, mierniki określające stopień realizacji celów oraz zadania służące realizacji celów zawarte w Planie działalności jednostki powinny być określone zgodnie z Komunikatem nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem.

11. Cele wyznaczane jednorodnym grupom jednostek podległych lub nadzorowanych są takie same lub zbliżone.

12. Propozycja Planu działalności jednostki podlega weryfikacji i opiniowaniu przez właściwą komórkę organizacyjną Ministerstwa. Dodatkowo jednostka przedstawia propozycję celów 3-letnich ⁴ . Realizacja celów rocznych powinna wpływać na realizację celów 3-letnich.

13. Projekty Planów działalności jednostek są przekazywane do akceptacji właściwego członka Kierownictwa, za pośrednictwem właściwej komórki organizacyjnej.

14. Jednostka podległa lub nadzorowana sporządza plan działalności w terminie 14 dni od otrzymania zatwierdzonego Planu działalności Ministra lub uwzględnia jego zapisy w planie działalności sporządzanym w trybie i terminach wynikających z ustawy szczególnej. Do planów działalności jednostek sporządzanych w innym trybie i terminie postanowienie ust. 8-12 stosuje się.

15. Wzór planu działalności został określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania (Dz. U. poz. 1254).

16. W przypadku zmiany Planu działalności Ministra, jednostki podległe lub nadzorowane są zobowiązane do wprowadzenia stosownych zmian w swoich planach działalności w terminie wskazanym przez Ministra.

17. Plan działalności jednostki jest przekazywany w terminie 7 dni od daty wpływu do właściwej komórki organizacyjnej Ministerstwa, komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej.

18. Właściwa komórka organizacyjna Ministerstwa na bieżąco monitoruje stopień realizacji celów oraz mierników wyznaczonych w Planie działalności jednostki (nie rzadziej niż raz na kwartał).

19. Jednostka podległa lub nadzorowana składa sprawozdania okresowe z wykonania swojego Planu działalności.

20. Właściwa komórka organizacyjna Ministerstwa szczegółowo określa w działaniach nadzorczych Ministra zakres czasowy i tematyczny informacji przekazywanych w formie sprawozdań okresowych przez jednostkę podległą lub nadzorowaną. W przypadku jednorodnych grup jednostek podległych lub nadzorowanych określa się ten sam zakres czasowy i tematyczny informacji.

21. Sprawozdania okresowe są przekazywane do właściwej komórki organizacyjnej Ministerstwa odpowiednio do 15 kwietnia, 15 lipca i 15 października roku, którego dotyczy plan. Wskazane terminy są terminami instrukcyjnymi, w uzasadnionych przypadkach dopuszcza się odstępstwa, które zostaną określone w działaniach nadzorczych Ministra.

22. Wzór okresowego (kwartalnego) sprawozdania z wykonania Planu działalności jednostki zostanie określony w działaniach nadzorczych Ministra.

23. Jednostka podległa lub nadzorowana składa sprawozdanie z wykonania Planu działalności jednostki za poprzedni rok kalendarzowy do dnia 15 lutego każdego roku.

24. Wzór sprawozdania z wykonania Planu działalności jednostki za poprzedni rok kalendarzowy został określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania.

25. Sprawozdanie z wykonania Planu działalności jednostki za poprzedni rok kalendarzowy jest przekazywane do właściwej komórki organizacyjnej Ministerstwa.

26. Zakres tematyczny informacji przekazywanych w formie sprawozdań okresowych (kwartalnych) powinien umożliwić właściwej komórce organizacyjnej Ministerstwa, w szczególności:

1) ocenę skuteczności i efektywności zadań realizowanych przez jednostkę podległą lub nadzorowaną;

2) uzyskanie wiedzy o realnych problemach i zagrożeniach występujących w obszarze działalności jednostki podległej lub nadzorowanej, w tym o przyczynach nieosiągnięcia celu oraz istotnych ryzykach mających wpływ na nieosiągnięcie celu;

3) uzyskanie wiedzy o sposobie i stopniu zaawansowania realizacji wniosków, jakie wynikały ze sprawozdania złożonego za poprzedni okres sprawozdawczy.

27. Właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa zapewniają weryfikację dostarczanych w sprawozdaniach okresowych oraz w sprawozdaniu z wykonania Planu działalności jednostki za poprzedni rok kalendarzowy danych pod kątem ich wiarygodności oraz przekazują je wraz ze swoją opinią do właściwego członka Kierownictwa oraz jednocześnie do wiadomości komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw koordynacji kontroli zarządczej.

28. System planistyczno-sprawozdawczy w możliwie najszerszym zakresie opiera się na narzędziach informatycznych i elektronicznym przepływie danych.

29. Plan działalności jednostki oraz sprawozdanie z wykonania Planu działalności jednostki za poprzedni rok kalendarzowy podlegają publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej jednostki. Właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa zapewniają weryfikację w tym zakresie.

30. W ramach nadzoru w obszarze pozafinansowym właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa wykonują kontrolę funkcjonalną oraz bieżący monitoring realizacji zadań jednostki podległej lub nadzorowanej. Przyjęte rozwiązania nadzorcze nie wykluczają możliwości przeprowadzania przez te komórki kontroli doraźnych. Zasady kontroli funkcjonalnej oraz bieżącego monitoringu określa się w Działaniach nadzorczych Ministra.

31. Nadzór w obszarze pozafinansowym obejmuje również rozwiązania nadzorcze w zakresie zarządzania mieniem Skarbu Państwa.

32. W ramach nadzoru w obszarze pozafinansowym właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa odpowiadają za proces zawierania umów dotacji oraz dokonują oceny merytorycznej zadań planowanych do finansowania ze środków rezerw celowych budżetu państwa i budżetu środków europejskich, w tym w szczególności w zakresie rezerwy celowej na dofinansowanie zadań z zakresu ochrony środowiska i gospodarki wodnej. Oceny merytorycznej dokonuje właściwa komórka organizacyjna Ministerstwa we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa właściwymi merytorycznie. Zasady współpracy między komórkami organizacyjnymi Ministerstwa w powyższym zakresie określa się w Działaniach nadzorczych Ministra.

33. Właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa dokonują oceny funkcjonowania jednostki podległej lub nadzorowanej, która dokonywana jest w szczególności na podstawie:

1) analizy sprawozdań okresowych, w tym sprawozdań z wykonania Planu działalności jednostki;

2) wyników bieżącego monitoringu realizacji zadań;

3) ustaleń z nadzoru w obszarze finansowym;

4) wyników kontroli resortowej oraz zewnętrznych organów kontroli;

5) okresowej oceny przyjmowania i załatwiania skarg w resorcie (tj. m.in. na podstawie oceny skarg, które wpłynęły do Ministerstwa na jednostkę podległą lub nadzorowaną).

34. Działania nadzorcze Ministra w obszarze pozafinansowym służą w szczególności usprawnieniu współpracy w zakresie:

1) planowania, w tym zwłaszcza ewentualnego udziału (z określeniem jego form) Ministerstwa w programowaniu działalności jednostki podległej lub nadzorowanej, rozumianym jako ustalanie jej strategicznych celów, priorytetów, głównych narzędzi ich realizacji;

2) działań operacyjnych, tj. związanych z bieżącym funkcjonowaniem jednostki podległej lub nadzorowanej; w tym zakresie mogą zostać wskazane formy współpracy z jednostką podległą lub nadzorowaną oraz sposób komunikowania się i przekazywania informacji w szczególności w obszarach działalności jednostki objętych szczególnym zainteresowaniem Ministra (np. w celu zapewnienia ich odformalizowania, tam gdzie jest to uzasadnione charakterem załatwianych spraw i przekazywanych informacji);

3) ewaluacji działalności jednostki podległej lub nadzorowanej, rozumianej zwłaszcza jako analiza i ocena stopnia realizacji celów i planów, która wykonywana jest m.in. poprzez ocenę dokumentów sprawozdawczych (sprawozdań z wykonania planu działalności, lub innych dokumentów informacyjnych i sprawozdawczych przygotowywanych przez jednostkę podległą lub nadzorowaną).

3.5. Nadzór w obszarze formalno-prawnym

1. Nadzór w obszarze formalno-prawnym ma na celu m.in. zapewnienie zgodności działania jednostek podległych lub nadzorowanych z przepisami prawa powszechnie obowiązującego oraz aktami kierownictwa wewnętrznego.

2. Nadzór w obszarze formalno-prawnym zapewnia właściwa komórka organizacyjna Ministerstwa.

3. Nadzór w obszarze formalno-prawnym obejmuje w szczególności:

1) nadawanie lub zatwierdzanie aktów regulujących organizację wewnętrzną jednostek podległych lub nadzorowanych;

2) rozpatrywanie skarg na działalność jednostek podległych lub nadzorowanych;

3) kontrolę uchwał rad nadzorczych jednostek podległych lub nadzorowanych;

4) kontrolę uchwał rad naukowych jednostek podległych lub nadzorowanych.

4. Procedura nadawania lub zatwierdzania aktów regulujących organizację wewnętrzną jednostek podległych lub nadzorowanych obejmuje w szczególności dokonywanie przez właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa analizy zasadności i adekwatności projektowanych rozwiązań w kontekście zapewnienia realizacji celów i zadań nałożonych na jednostki. Projekty aktów prawnych regulujących organizację wewnętrzną jednostek podległych lub nadzorowanych oceniane są pod względem formalnoprawnym przez komórkę organizacyjną Ministerstwa właściwą do spraw obsługi prawnej.

5. Ustalenia w zakresie kontroli uchwał rad nadzorczych jednostek podległych lub nadzorowanych dokonywane są przez właściwą komórkę organizacyjną ministerstwa we współpracy z komórką organizacyjną Ministerstwa właściwą do spaw obsługi prawnej oraz z innymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa właściwymi merytorycznie.

6. Rozpatrywanie skarg na działalność jednostek podległych lub nadzorowanych obejmuje w szczególności zapewnienie, skutecznego i terminowego załatwiania skarg przez właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa.

7. Koordynację załatwiania skarg na działalność jednostek podległych lub nadzorowanych oraz okresową ocenę ich przyjmowania i załatwiania w resorcie zapewnia komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa do spraw koordynacji realizacji zadań Ministra w zakresie skarg.

8. Okresową ocenę przyjmowania i załatwiania skarg na działalność jednostek podległych lub nadzorowanych w resorcie przeprowadza się nie rzadziej niż raz w roku.

9. Wyniki oceny przyjmowania i załatwiania skarg na działalność jednostek podległych lub nadzorowanych są jednym z elementów kształtujących założenia planowej działalności kontrolnej.

10. Ocena przyjmowania i załatwiania skarg na działalność jednostek podległych lub nadzorowanych wykorzystywana jest jako jedno z narzędzi identyfikacji ryzyk występujących przy realizacji celów i zadań jednostek podległych lub nadzorowanych.

3.6. Inne rozwiązania nadzorcze

1. Inne rozwiązania nadzorcze obejmują w szczególności wydawanie wytycznych i poleceń oraz niewładcze środki nadzoru, które w przypadku jednorodnych grup jednostek podległych lub nadzorowanych stosowane są w celu zapewnienia harmonizacji funkcjonowania wspólnych obszarów.

2. Wytyczne i polecenia Ministra służą zapewnieniu realizacji polityki Rady Ministrów w działach kierowanych przez Ministra ⁵ .

3. Niewładcze środki nadzoru obejmują w szczególności wydawanie zaleceń (rekomendacji).

4. Zalecenia (rekomendacje) Ministra służą inicjowaniu lub popularyzacji dobrych praktyk w danym obszarze działalności jednostki podległej lub nadzorowanej.

3.7. Kontrola i audyt

1. Działalność kontrolna i audytowa prowadzona przez komórkę organizacyjną Ministerstwa właściwą do spraw kontroli i audytu ma na celu zapewnienie zgodności działania jednostki podległej lub nadzorowanej z prawem powszechnie obowiązującym, usprawnienie operacyjne i uzyskanie wartości dodanej kontrolowanych lub audytowanych jednostek podległych lub nadzorowanych.

2. Podstawą planowania działalności kontrolnej komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw kontroli i audytu jest stałe gromadzenie danych i rozpoznawanie istotnych aspektów dotyczących obszarów leżących w jej właściwości kontrolnej.

3. Plan kontroli przygotowywany przez komórkę organizacyjną Ministerstwa właściwą do spraw kontroli i audytu powinien uwzględniać okresowe oceny funkcjonowania jednostek podległych lub nadzorowanych, w szczególności w zakresie zgodności działalności z prawem, osiągania celów oraz gospodarności działań.

4. Działalność kontrolna komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw kontroli i audytu prowadzona jest na podstawie założeń długookresowej działalności kontrolnej, uwzględniającej w szczególności potrzebę cyklicznych ocen wszystkich jednostek podległych lub nadzorowanych.

5. Planowa działalność kontrolna komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw kontroli i audytu jest ukierunkowana celami i priorytetami Ministra.

6. Działalność kontrolna komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej do spraw kontroli i audytu obejmuje zarówno działalność podstawową, jak i wspomagającą jednostek podległych lub nadzorowanych.

7. Komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa do spraw kontroli i audytu zapewnia koordynację kontroli i audytu wewnętrznego w resorcie.

8. Koordynacja kontroli w resorcie obejmuje w szczególności zbieranie informacji na temat wyników kontroli przeprowadzonych przez organy kontroli zewnętrznych, tj. np.: Najwyższą Izbę Kontroli, Urzędy Celno-Skarbowe czy Państwową Inspekcję Pracy, w jednostkach podległych lub nadzorowanych oraz o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych.

9. Komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa do spraw kontroli i audytu, po otrzymaniu wymaganych informacji z jednostek nadzorowanych lub podległych, przekazuje właściwej komórce organizacyjnej Ministerstwa informację na temat wyników kontroli przeprowadzonych przez organy kontroli zewnętrznej w danej jednostce podległej lub nadzorowanej oraz o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych.

10. Informacje, o których mowa w ust. 9, są analizowane przez właściwą komórkę organizacyjną pod kątem zidentyfikowanych problemów systemowych.

11. Właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa mogą zgłaszać do planu kontroli resortowej propozycje tematów zadań kontrolnych.

12. Koordynacja audytu wewnętrznego w resorcie obejmuje w szczególności zbieranie informacji na temat działań audytu wewnętrznego w jednostkach podległych lub nadzorowanych.

13. Komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa do spraw kontroli i audytu przeprowadza okresowe kontrole lub audyty realizacji działań nadzorczych Ministra zgodnie z potrzebami Kierownictwa Ministerstwa.

3.8. Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej

1. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych prowadzona jest kontrola zarządcza dla działów administracji rządowej, którymi kieruje Minister.

2. Kierownik jednostki podległej lub nadzorowanej, zgodnie z Komunikatem Ministra w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej, wydanym na podstawie art. 69 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, jest zobowiązany do złożenia oświadczenia na temat stanu kontroli zarządczej Ministrowi oraz umieszczenia ww. oświadczenia w Biuletynie Informacji Publicznej kierowanej przez siebie jednostki.

3. Oświadczenie kierownika jednostki podległej lub nadzorowanej powinno zostać złożone na podstawie:

1) procesu zarządzania ryzykiem w jednostce;

2) monitoringu realizacji celów i zadań jednostki, w szczególności określonych w Planie działalności jednostki;

3) analizy wyników audytów wewnętrznych przeprowadzonych w jednostce;

4) analizy wyników kontroli wewnętrznych i zewnętrznych przeprowadzonych w jednostce;

5) samooceny kontroli zarządczej przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych w jednostce;

6) innych źródeł informacji.

4. Oświadczenie za dany rok kierownik jednostki podległej lub nadzorowanej składa Ministrowi, za pośrednictwem właściwej komórki organizacyjnej, nie później niż do 15 lutego ⁶  kolejnego roku, zgodnie z Komunikatem, o którym mowa w ust. 2.

5. Kierownik właściwej komórki organizacyjnej Ministerstwa przed złożeniem własnego oświadczenia cząstkowego o stanie kontroli zarządczej, weryfikuje podstawy złożenia oświadczenia przez kierownika jednostki podległej lub nadzorowanej, wykorzystując poszczególne źródła informacji wskazane w ust. 3.

6. Źródłami informacji dla kierownika właściwej komórki organizacyjnej Ministerstwa przed złożeniem własnego oświadczenia cząstkowego o stanie kontroli zarządczej między innymi są: oświadczenie kierownika jednostki podległej lub nadzorowanej oraz informacja na temat kontroli zewnętrznych oraz o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych w jednostce.

3.9. Organizacja nadzoru

1. Koordynację zadań nadzorczych, w tym doskonalenie zasad sprawowania nadzoru przez Ministra, zapewnia komórka organizacyjna Ministerstwa do spraw koordynacji nadzoru.

2. Komórka organizacyjna Ministerstwa do spraw koordynacji nadzoru zapewnia bieżącą ocenę stosowania Polityki nadzorczej oraz dokonuje jej okresowych przeglądów pod kątem ewentualnych zmian i potrzeb aktualizacyjnych.

3.10. Biuletyn Informacji Publicznej

1. Właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa są odpowiedzialne za zapewnienie poprawności informacji o jednostkach podległych lub nadzorowanych umieszczonych w Biuletynie Informacji Publicznej Ministra (BIP MKiŚ) oraz aktualizację tych informacji.

2. Do zakresu informacji o jednostkach podległych lub nadzorowanych zamieszczanych w BIP MKiŚ zaliczają się:

1) nazwa jednostki podległej lub nadzorowanej z podaniem jej siedziby i podstawowych danych kontaktowych;

2) nazwa komórki organizacyjnej Ministerstwa odpowiedzialnej za sprawowanie nadzoru w imieniu Ministra nad jednostką albo jednostkami podległymi lub nadzorowanymi;

3) sprawozdania pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez Ministra w jednostce podległej lub nadzorowanej;

4) odnośnik do strony Biuletynu Informacji Publicznej jednostki podległej lub nadzorowanej;

5) inne informacje wynikające wprost z przepisów szczególnych odnoszących się do funkcjonowania jednostki podległej lub nadzorowanej.

3.11. Postanowienia końcowe

1. Polityki nadzorczej nie stosuje się do nadzoru w zakresie spraw obronnych i zarządzania kryzysowego.

2. Nadzór w zakresie spraw obronnych i zarządzania kryzysowego sprawowany jest przez komórkę organizacyjną Ministerstwa właściwą do spraw obronnych i zarządzania kryzysowego na podstawie odrębnych zasad.

¹ Minister Klimatu i Środowiska kieruje działami administracji rządowej - energia, klimat, środowisko na podstawie § 1 ust. 2 pkt 1, 3 i 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2020 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Klimatu i Środowiska (Dz. U. poz. 1720 i 2004).

² Załącznik zmieniony przez § 1 zarządzenia z dnia 8 lipca 2022 r. (Dz.Urz.MKiŚ.2022.35) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 9 lipca 2022 r.

³ art. 175 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.).

⁴ W przypadku, gdy przepisy szczególne nie stanowią inaczej.

⁵ art. 34a ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392, z późn. zm.).

⁶ Wskazany termin jest terminem instrukcyjnym, w uzasadnionych przypadkach dopuszcza się odstępstwa.