Prowadzenie kontroli działalności archiwalnej w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MON.2016.52

Akt obowiązujący
Wersja od: 14 kwietnia 2016 r.

DECYZJA Nr 87/MON
MINISTRA OBRONY NARODOWEJ
z dnia 12 kwietnia 2016 r.
w sprawie prowadzenia kontroli działalności archiwalnej w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych

Centralne Archiwum Wojskowe

Na podstawie § 2 pkt 13 i 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. Nr 94, poz. 426 oraz z 2014 r. poz. 933) ustala się, co następuje:

§  1.
Decyzja określa organizację, warunki i tryb prowadzenia kontroli działalności archiwalnej.
§  2.
Postanowienia decyzji stosuje się do kontroli prowadzonej w zakresie działalności archiwalnej oraz postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną, w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych, o których mowa w zarządzeniu wydanym na podstawie art. 29 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446), z wyłączeniem Służby Kontrwywiadu Wojskowego oraz Służby Wywiadu Wojskowego.
§  3.
Kontrola może być zarządzona przez:
1)
Ministra Obrony Narodowej;
2)
Dyrektora Centralnego Archiwum Wojskowego - w jednostkach organizacyjnych prowadzących działalność archiwalną, z wyłączeniem uczelni wojskowych.
§  4.
Kontrole zarządza się zgodnie z:
1)
planem kontroli działalności archiwalnej Ministra Obrony Narodowej na dany rok;
2)
planem kontroli Centralnego Archiwum Wojskowego na dany rok.
§  5.
Minister Obrony Narodowej może zarządzić kontrolę nieujętą w planie kontroli.
§  6.
Zarządzający kontrolę zatwierdza program kontroli, powołuje zespół osób kontrolujących oraz zawiadamia o terminie planowanej kontroli kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej. Zawiadomienie powinno zawierać numery poświadczeń bezpieczeństwa lub upoważnień do dostępu do informacji niejawnych i numery zaświadczeń stwierdzających odbycie szkolenia z zakresu ochrony informacji niejawnych oraz datę ich wydania.
§  7.
Do przeprowadzenia kontroli uprawnia pisemne imienne upoważnienie wystawione przez zarządzającego kontrolę wraz z legitymacją służbową lub dowodem osobistym. Wzór upoważnienia określa załącznik do decyzji.
§  8.
Czas trwania kontroli ustala w zależności od potrzeb zarządzający kontrolę.
§  9.
Kierownik kontrolowanej jednostki organizacyjnej ma obowiązek przedstawiać do kontroli dokumentację wskazaną przez osobę prowadzącą kontrolę, udzielać wyczerpujących ustnych i pisemnych wyjaśnień, udostępniać do wglądu prowadzone urządzenia ewidencyjne, pomieszczenia oraz urządzenia techniczne przeznaczone do celów objętych zakresem kontroli oraz zapewniać kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli.
§  10.
Wyniki kontroli dokumentuje się w protokole, który powinien zawierać:
1)
podstawę prawną przeprowadzenia kontroli;
2)
imienny skład zespołu kontrolującego wraz z numerami i datą ważności upoważnień do przeprowadzenia kontroli;
3)
termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli;
4)
zakres przedmiotowy kontroli określony w programie przeprowadzenia kontroli;
5)
nazwę kontrolowanej jednostki organizacyjnej, jej siedzibę i adres;
6)
stopień wojskowy, imię i nazwisko, nazwę stanowiska służbowego kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej;
7)
stopień wojskowy, imię i nazwisko, nazwę stanowiska służbowego odpowiedzialnego za badaną problematykę;
8)
stan realizacji zaleceń pokontrolnych z wcześniej przeprowadzonych kontroli;
9)
opis stanu faktycznego stwierdzonego w czasie kontroli, w tym ustalone nieprawidłowości i przyczyny ich powstania oraz zalecenia pokontrolne;
10)
pouczenie o prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole;
11)
podpisy przewodniczącego zespołu kontrolującego i kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej zamieszczone na ostatniej stronie oraz miejsce i datę podpisania protokołu kontroli.
§  11.
Protokół sporządza się w trzech jednobrzmiących egzemplarzach dla:
1)
zarządzającego kontrolę;
2)
kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej;
3)
przełożonego kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej.
§  12.
Termin przekazania protokołu kierownikowi kontrolowanej jednostki organizacyjnej nie powinien być dłuższy niż trzydzieści dni od dnia zakończenia kontroli.
§  13.
Kierownik kontrolowanej jednostki organizacyjnej, przed podpisaniem protokołu, w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania, ma prawo zgłoszenia osobie zarządzającej kontrolę umotywowanych zastrzeżeń do treści protokołu.
§  14.
Zarządzający kontrolę:
1)
nie rozpatruje zastrzeżeń, jeżeli zostały zgłoszone przez osobę nieuprawnioną do ich wniesienia lub wniesione po terminie określonym w § 13 albo
2)
uwzględnia zastrzeżenia w całości lub w części albo
3)
oddala zastrzeżenia w całości.
§  15.
Zarządzający kontrolę informuje, w formie pisemnej, kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej, który zgłosił zastrzeżenia, o sposobie ich rozpatrzenia, a w przypadku stwierdzenia zasadności zgłoszonych zastrzeżeń dokonuje zmiany treści protokołu kontroli i dołącza do niego wykaz uwzględnionych zastrzeżeń.
§  16.
Kierownik kontrolowanej jednostki organizacyjnej, w terminie trzydziestu dni od dnia otrzymania protokołu lub informacji o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń, zawiadamia jednostkę nadrzędną oraz zarządzającego kontrolę o sposobie wykorzystania uwag i wniosków z protokołu, o którym mowa w § 10.
§  17.
Decyzja wchodzi w życie z dniem ogłoszenia 1 .

ZAŁĄCZNIK

WZÓR

UPOWAŻNIENIE Nr

...........................................................

(nazwa zarządzającego kontrolę)

Na podstawie § 7 decyzji Nr ... /MON Ministra Obrony Narodowej z dnia ......... 2016 r. w sprawie prowadzenia kontroli działalności archiwalnej w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. ...) upoważniam:

.......................................................................................................................................................

(stopień wojskowy, imię i nazwisko, rodzaj i nr dokumentu tożsamości osoby kontrolującej)

do przeprowadzania kontroli działalności archiwalnej w:

.......................................................................................................................................................

(nazwa i adres kontrolowanej jednostki organizacyjnej)

Upoważnienie ważne jest za okazaniem dokumentu tożsamości.

Ważność upoważnienia upływa z dniem .....................................................................................

(m.p.)

pieczęć urzędowa

zarządzającego kontrolę

.................................................................

(stanowisko służbowe, stopień wojskowy,

imię i nazwisko zarządzającego kontrolę)

Ważność upoważnienia przedłuża się do dnia .....................................................................

(m.p.)

pieczęć urzędowa

zarządzającego kontrolę

.................................................................

(stanowisko służbowe, stopień wojskowy,

imię i nazwisko zarządzającego kontrolę)

1 Niniejsza decyzja była poprzedzona decyzją Nr 183/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 12 czerwca 2012 r. w sprawie prowadzenia kontroli działalności archiwalnej w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 216), która utraciła moc z dniem 1 listopada 2015 r. na podstawie art. 1 pkt 5 lit. a ustawy z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. poz. 566).