Prowadzenie gospodarki finansowej oraz rachunkowości w Zakładzie Obsługi Gospodarczej Wyższego Urzędu Górniczego z siedzibą w Katowicach.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.WUG.2010.4.31

Akt utracił moc

Wersja od: 20 sierpnia 2010 r.

ZARZĄDZENIE Nr 2

DYREKTORA GENERALNEGO WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO

z dnia 3 marca 2010 r.

w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej oraz rachunkowości w Zakładzie Obsługi Gospodarczej Wyższego Urzędu Górniczego z siedzibą w Katowicach

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, Nr 157, poz. 1241 i Nr 165, poz. 1316 oraz z 2010 r. Nr 47, poz. 278) oraz art. 53 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 146) zarządza się, co następuje:

§ 1. Ustala się:

1) w załączniku nr 1 do zarządzenia - rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze w Zakładzie Obsługi Gospodarczej Wyższego Urzędu Górniczego z siedzibą w Katowicach, zwanym dalej "Zakładem Obsługi Gospodarczej",

2) w załączniku nr 2 do zarządzenia - metody wyceny aktywów i pasywów w Zakładzie Obsługi Gospodarczej,

3) w załączniku nr 3 do zarządzenia - sposób ustalania wyniku finansowego w Zakładzie Obsługi Gospodarczej,

4) w załączniku nr 4 do zarządzenia - sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych w Zakładzie Obsługi Gospodarczej,

5) w załączniku nr 5 do zarządzenia - sposób obiegu dowodów księgowych w Zakładzie Obsługi Gospodarczej, w tym:

a) wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli formalno-rachunkowej dowodów księgowych w Zakładzie Obsługi Gospodarczej,

b) wykaz osób upoważnionych do sprawdzania i zatwierdzania dowodów księgowych w Zakładzie Obsługi Gospodarczej,

c) szczegółowy schemat obiegu niektórych dowodów księgowych,

6) w załączniku nr 6 do zarządzenia - zakładowy plan kont dla Zakładu Obsługi Gospodarczej,

7) w załączniku nr 7 do zarządzenia - system służący ochronie danych i ich zbiorów w Zakładzie Obsługi Gospodarczej,

8) 1 w załączniku nr 8 do zarządzenia - sposób weryfikacji operacji finansowych i gospodarczych w Zakładzie Obsługi Gospodarczej

- z uwzględnieniem przepisów wydanych na podstawie art. 17, art. 39, art. 40 oraz art. 41 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

§ 2. Do czasu wydania przepisów na podstawie:

1) art. 17 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, dotyczących sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych, stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 40 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.¹⁾);

2) art. 39 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, dotyczących:

a) szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 tej ustawy, z uwzględnieniem Polskiej Klasyfikacji Działalności,

b) szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych

- stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 16 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych;

3) art. 40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, dotyczących szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont, stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 17 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych;

4) art. 134 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, dotyczących szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa, stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 116 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych.

§ 3. Traci moc decyzja nr 5 Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 15 lipca 2008 r. w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej oraz rachunkowości w działającym przy Wyższym Urzędzie Górniczym Zakładzie Obsługi Gospodarczej (Dz. Urz. WUG Nr 11, poz. 73, z 2008 r. Nr 16, poz. 103 oraz z 2009 r. Nr 14, poz. 91).

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i obowiązuje do dnia 31 grudnia 2010 r.

______

¹⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2005 r. Nr 169, poz. 1420, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i 1218, Nr 187, poz. 1381 i Nr 249, poz. 1832, z 2007 r. Nr 82, poz. 560, Nr 88, poz. 587, Nr 115, poz. 791 i Nr 140, poz. 984, z 2008 r. Nr 180, poz. 1112, Nr 209, poz. 1317, Nr 216, poz. 1370 i Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 19, poz. 100, Nr 62, poz. 504, Nr 72, poz. 619, Nr 79, poz. 666, Nr 157, poz. 1241 i Nr 161, poz. 1277.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

ROK OBROTOWY I WCHODZĄCE W JEGO SKŁAD OKRESY SPRAWOZDAWCZE W ZAKŁADZIE OBSŁUGI GOSPODARCZEJ

Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy.

Sprawozdania budżetowe są sporządzane zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 41 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Okresem sprawozdawczym jest miesiąc.

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW W ZAKŁADZIE OBSŁUGI GOSPODARCZEJ

I.

Podstawy prawne

Stosowane w Zakładzie Obsługi Gospodarczej metody wyceny aktywów i pasywów są określone w:

1) ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, z późn. zm.²⁾);

2) ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;

3) ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

4) przepisach wydanych na podstawie art. 40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

II.

Metody wyceny aktywów i pasywów w odniesieniu do poszczególnych rodzajów aktywów i pasywów

1. Należności

1.1. Należności krótkoterminowe obejmują ogół należności z tytułu dostaw i usług oraz całość lub część należności z innych tytułów niezaliczonych do aktywów finansowych, a które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Pozostałe należności zalicza się do należności długoterminowych.

1.2. Na dzień bilansowy operacje gospodarcze rozrachunkowe wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty z uwzględnieniem zasady ostrożności. Zasadę tę stosuje się do wyceny rozrachunków również i w ciągu roku w wyniku systematycznej analizy sald, uwzględniając odsetki umowne lub ustawowe.

1.3. W przypadku należności wątpliwych dokonuje się odpisów aktualizujących ich wartość.

1.4. W przypadku ustania przyczyny, dla której dokonano odpisu aktualizującego wartość należności, dokonuje się odpisu odwrotnego, przywracając tym samym ich pierwotną wartość.

2. Zobowiązania

2.1. Zobowiązaniem jest wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek spełnienia świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, które spowodują wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów Zakładu Obsługi Gospodarczej.

2.2. Obowiązek spełnienia świadczeń wynika ze zdarzeń przeszłych, w szczególności dokonania zakupów materiałów, towarów, usług, wypłaty wynagrodzeń, rezerwy na świadczenia urlopowe, nagrody jubileuszowe, świadczenia emerytalne i naprawy gwarancyjne.

2.3. Zobowiązania krótkoterminowe jest to ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług, a także całość lub ta część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Pozostałe zobowiązania zalicza się do zobowiązań długoterminowych.

2.4. Zobowiązania wycenia się w kwocie wymagalnej zapłaty, czyli łącznie z odsetkami naliczonymi na podstawie not odsetkowych otrzymanych od kontrahentów.

3. Środki pieniężne w kasie

3.1. Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych wycenia się według wartości nominalnej.

3.2. Walutę obcą wycenia się według kursu średniego danej waluty ustalonego przez Prezesa Narodowego Banku Polskiego na ten dzień. W ciągu roku operacje kupna i sprzedaży walut oraz operacje zapłaty należności lub zobowiązań wycenia się po kursie kupna lub sprzedaży banku, z którego usług korzysta Zakład Obsługi Gospodarczej.

______

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2000 r. Nr 60, poz. 700 i 703, Nr 86, poz. 958, Nr 103, poz. 1100, Nr 117, poz. 1228 i Nr 122, poz. 1315 i 1324, z 2001 r. Nr 106, poz. 1150, Nr 110, poz. 1190 i Nr 125, poz. 1363, z 2002 r. Nr 25, poz. 253, Nr 74, poz. 676, Nr 93, poz. 820, Nr 141, poz. 1179, Nr 169, poz. 1384, Nr 199, poz. 1672, Nr 200, poz. 1684 i Nr 230, poz. 1922, z 2003 r. Nr 45, poz. 391, Nr 96, poz. 874, Nr 137, poz. 1302, Nr 180, poz. 1759, Nr 202, poz. 1957, Nr 217, poz. 2124 i Nr 223, poz. 2218, z 2004 r. Nr 6, poz. 39, Nr 29, poz. 257, Nr 54, poz. 535, Nr 93, poz. 894, Nr 121, poz. 1262, Nr 123, poz. 1291, Nr 146, poz. 1546, Nr 171, poz. 1800, Nr 210, poz. 2135 i Nr 254, poz. 2533, z 2005 r. Nr 25, poz. 202, Nr 57, poz. 491, Nr 78, poz. 684, Nr 143, poz. 1199, Nr 155, poz. 1298, Nr 169, poz. 1419 i 1420, Nr 179, poz. 1484, Nr 180, poz. 1495 i Nr 183, poz. 1538, z 2006 r. Nr 94, poz. 651, Nr 107, poz. 723, Nr 136, poz. 970, Nr 157, poz. 1119, Nr 183, poz. 1353, Nr 217, poz. 1589 i Nr 251, poz. 1847, z 2007 r. Nr 165, poz. 1169, Nr 171, poz. 1208 i Nr 176, poz. 1238, z 2008 r. Nr 141, poz. 888 i Nr 209, poz. 1316 oraz z 2009 r. Nr 3, poz. 11, Nr 19, poz. 100, Nr 42, poz. 341, Nr 65, poz. 545, Nr 69, poz. 587, Nr 79, poz. 666, Nr 125, poz. 1035, Nr 127, poz. 1052, Nr 157, poz. 1241, Nr 165, poz. 1316 i Nr 215, poz. 1664.

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

SPOSÓB USTALANIA WYNIKU FINANSOWEGO W ZAKŁADZIE OBSŁUGI GOSPODARCZEJ

W Zakładzie Obsługi Gospodarczej wynik finansowy jest ustalany zgodnie z wariantem porównawczym rachunku zysków i strat.

Wynik finansowy netto składa się z:

1) wyniku na sprzedaży;

2) wyniku na pozostałej działalności operacyjnej;

3) wyniku z operacji finansowych;

4) wyniku z operacji nadzwyczajnych;

5) obowiązkowego obciążenia z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych;

6) obowiązkowej wpłaty do budżetu 50 % wartości zysku pozostałego po odjęciu podatku dochodowego.

ZAŁĄCZNIK  Nr 4

SPOSÓB PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH W ZAKŁADZIE OBSŁUGI GOSPODARCZEJ

I.

miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe Zakładu Obsługi Gospodarczej prowadzi się w jego siedzibie przy ul. Poniatowskiego 31 w Katowicach.

II.

Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych

1. Księgi rachunkowe Zakładu Obsługi Gospodarczej są prowadzone za pomocą komputera.

2. Księgi rachunkowe Zakładu Obsługi Gospodarczej obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

1) dziennik;

2) księgę główną;

3) księgi pomocnicze;

4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;

5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

2.1. Dziennik jest prowadzony w następujący sposób:

1) zdarzenia, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, są ujmowane w nim chronologicznie;

2) zapisy są kolejno numerowane w okresie roku, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi;

3) sumy zapisów (obroty) są liczone w sposób ciągły;

4) sumy obrotów są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

2.1.1. W Zakładzie Obsługi Gospodarczej są prowadzone następujące dzienniki częściowe:

1) RK - są ujmowane w nim kasowe dowody księgowe dotyczące miesięcznika Wyższego Urzędu Górniczego "Bezpieczeństwo Pracy i Ochrona Środowiska w Górnictwie";

2) BK - są ujmowane w nim dowody bankowe dotyczące działalności miesięcznika Wyższego Urzędu Górniczego "Bezpieczeństwo Pracy i Ochrona Środowiska w Górnictwie";

3) RK ZOG - są ujmowane w nim operacje księgowe związane z raportami kasowymi;

4) Sprzed - są ujmowane w nim faktury sprzedaży;

5) Zakupy - są ujmowane w nim faktury zakupu;

6) ZOG - są ujmowane w nim dokumenty bankowe i dowody PK (polecenie księgowania).

2.1.2. Zestawienia obrotów dzienników częściowych są sporządzane w okresach miesięcznych na podstawie zatwierdzonych dowodów nie później niż w dniu terminu sporządzania sprawozdania finansowego.

2.2. Księga główna (konta syntetyczne) jest prowadzona w sposób spełniający następujące zasady:

1) podwójnego zapisu;

2) systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową;

3) powiązania dokonanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku.

2.3. Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegółowiające dla wybranych kont księgi głównej. Zapisy na kontach analitycznych są dokonywane zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego. Forma kont analitycznych jest dostosowywana za każdym razem do przedmiotu ewidencji konta głównego.

2.4. Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane w okresach miesięcznych na podstawie zatwierdzonych dowodów księgowych nie później niż w dniu stanowiącym termin sporządzenia sprawozdania finansowego. Zawierają one:

1) symbole kont;

2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego;

3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

2.4.1. Obroty zestawienia są zgodne z obrotami dzienników częściowych.

2.5. Zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządza się na dzień zamknięcia roku obrotowego.

2.6. Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) stanowi zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, potwierdzane coroczną inwentaryzacją. Zestawienie jest sporządzane na koniec roku obrotowego. Składniki aktywów i pasywów wycenia się zgodnie z metodami określonymi w załączniku nr 2 do zarządzenia.

3. Kompletne księgi rachunkowe są przenoszone na koniec roku obrotowego na komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, i przechowywane w siedzibie Zakładu Obsługi Gospodarczej.

4. Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, są trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą (Zakład Obsługi Gospodarczej), oraz nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej, a także wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia. Księgi rachunkowe są przechowywane starannie według kolejności chronologicznej.

5. Księgi rachunkowe są prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco, przy czym księgi rachunkowe uznaje się za:

1) rzetelne - jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty;

2) bezbłędne - jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania dowody oraz zapewniono ciągłość zapisów;

3) sprawdzalne - jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych zapisów oraz sporządzenie na ich podstawie sprawozdań finansowych oraz deklaracji podatkowych obowiązujących w Zakładzie Obsługi Gospodarczej;

4) prowadzone na bieżąco - jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają terminowe przygotowanie sprawozdań oraz dokonanie rozliczeń finansowych.

6. Zapis księgowy zawiera co najmniej:

1) dla dokumentów zewnętrznych obcych i wewnętrznych, z wyjątkiem wypłacanych w kasie Zakładu Obsługi Gospodarczej, a niestanowiących zobowiązań na koniec okresu sprawozdawczego, o których mowa w ppkt 2 - datę dokumentu, która jest równoznaczna z datą wpływu dokumentu do Wydziału Budżetowo-Księgowego Biura Administracyjno-Budżetowego w Wyższym Urzędzie Górniczym; dla dokumentów księgowych z okresu poprzedniego, wpływających najpóźniej 10 dni po tym okresie, przyjmuje się datę dokumentu jako ostatni dzień miesiąca okresu sprawozdawczego, którego dotyczy; w przypadku zamknięcia roku obrotowego okres ten wydłuża się o 5 dni;

2) dla dokumentów zewnętrznych obcych i wewnętrznych, wypłacanych w kasie Zakładu Obsługi Gospodarczej - datę dokumentu, która jest równoznaczna z datą wypłaty;

3) określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, datę wystawienia oraz datę operacji gospodarczej;

4) zrozumiały tekst opisu operacji;

5) kwotę;

6) oznaczenie kont, których dotyczy.

7. Księgi rachunkowe prowadzi się w oparciu o:

1) zakładowy plan kont dla Zakładu Obsługi Gospodarczej, stanowiący załącznik nr 6 do zarządzenia;

2) obowiązującą klasyfikację budżetową, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 39 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

3) instrukcję kasową, stanowiącą załącznik do zarządzenia nr 15 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 3 marca 2010 r. w sprawie instrukcji kasowej (Dz. Urz. WUG Nr 4, poz. 30);

4) instrukcję inwentaryzacyjną, stanowiącą załącznik do zarządzenia nr 25 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 1 września 2009 r. w sprawie instrukcji inwentaryzacyjnej (Dz. Urz. WUG Nr 10, poz. 68).

III.

Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych

1. Księgi rachunkowe są prowadzone z wykorzystaniem, od dnia 1 sierpnia 2005 r., programu komputerowego Qwant, w wersji 5.00, dostarczonego przez QNT Systemy Informatyczne w Gliwicach, którego ofertę wybrano w trybie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.³⁾).

2. Komputerowy system rachunkowości obejmuje następujące moduły:

1) księgę główną (F-K);

2) kadry;

3) płace.

3. Dokumentacja opisująca poszczególne programy użytkownika posiada klauzulę, że jest zgodna z wymaganiami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, i zawiera:

1) oznaczenie wersji oprogramowania i datę przyjęcia do eksploatacji;

2) wykaz programów;

3) opis algorytmów i parametrów;

4) opis programowych zasad ochrony danych, metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania;

5) wykaz zbiorów kont ksiąg rachunkowych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w komputerowym systemie rachunkowości.

4. Opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów i procedur oraz opis algorytmów i parametrów poszczególnych programów wraz z zasadami ochrony danych, jest zamieszczony w "Instrukcji użytkownika" oraz informacji dodatkowej do "Instrukcji użytkownika".

IV.

Zaangażowanie wydatków budżetowych

1. Zaangażowaniem jest wywołanie takiego stanu prawnego, który spowoduje w przyszłości dokonanie wydatku budżetowego. Stan prawny, który obciąża plan finansowy Zakładu Obsługi Gospodarczej, to w szczególności podpisane umowy o pracę, świadczenia społeczne, prace zlecone i o dzieło, usługi, zakupy materiałów zabezpieczające bieżącą działalność oraz podatki.

2. Warunkiem zaangażowania jest wymiar kwotowy umowy.

3. W przypadku umów bezterminowych o znanej stawce miesięcznej - wymiar jest ograniczony do planu bieżącego roku, czyli 12 miesięcy.

4. W przypadku umów bez określonej kwoty miesięcznej, w którym opłata jest uzależniona od obowiązującej stawki i zużycia, oraz w przypadku braku umowy zaangażowanie przyjmuje się na podstawie wykonania wydatków.

5. W przypadku umów wieloletnich z oznaczonym terminem zakończenia umowy rozróżnia się: zaangażowanie obciążające rok bieżący i zaangażowanie obciążające lata przyszłe.

6. Zaangażowanie paragrafów wydatków dotyczące wynagrodzeń pracowników wraz z narzutami (są to w szczególności: § 4010, § 4040, § 4110 i § 4120) wykazuje się w wysokości planu wydatków na dany rok budżetowy. Zaangażowanie koryguje się w ciągu roku budżetowego o niewykorzystane środki oraz ewentualne zmiany planu.

7. Zaangażowanie wydatków roku bieżącego nie może przekroczyć planu finansowego.

8. Ewidencja księgowa zaangażowania na koncie pozabilansowym 995 jest prowadzona w okresach kwartalnych.

9. Jeżeli zaangażowanie jest większe niż wykonanie - różnicę przenosi się jako zaangażowanie przechodzące na rok następny.

______

³⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2008 r. Nr 171, poz. 1058, Nr 220, poz. 1420 i Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 19, poz. 101, Nr 65, poz. 545, Nr 91, poz. 742, Nr 157, poz. 1241, Nr 206, poz. 1591, Nr 219, poz. 1706 i Nr 223, poz. 1778.

ZAŁĄCZNIK  Nr 5

SPOSÓB OBIEGU DOWODÓW KSIĘGOWYCH W ZAKŁADZIE OBSŁUGI GOSPODARCZEJ

I.

Klasyfikacja dowodów księgowych oraz ich cechy

1. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi", i są to dowody:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz Zakładu Obsługi Gospodarczej.

2. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone w Zakładzie Obsługi Gospodarczej dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które są pojedynczo wymienione w dowodzie zbiorczym;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

3. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych można udokumentować operacje gospodarcze za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.

4. Dowód księgowy zawiera co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a jeżeli dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której przekazano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpisy osoby odpowiedzialnej za te wskazania;

7) następujące numery ewidencyjne:

a) numer nadany przez system operacyjny UNIX (dla dowodów zakupu),

b) numer pozycji dziennika (dla wszystkich zaksięgowanych dokumentów),

c) numer dowodu bankowego (dla dowodów bankowych, uwzględniający numer wyciągu bankowego i numer pozycji dla danego wyciągu), zgodnie z pieczątką:

Dowód księgowy BK nr .............

.

5. Dowody księgowe są prowadzone rzetelnie, to jest zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej.

6. Niedozwolone jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

7. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych, stosownie do art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

8. Błędy w dowodach źródłowych wewnętrznych, stosownie do art. 22 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymywaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby dokonującej poprawki. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

9. W przypadku ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca są dozwolone tylko korekty dokonane przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonane zapisami dodatnimi lub ujemnymi.

II.

Rodzaje dowodów księgowych

1. Dowodami księgowymi są w szczególności:

1) dowody zakupu, w szczególności faktura VAT, rachunek uproszczony oraz korekta faktury;

2) listy płac oraz listy wypłat zasiłków;

3) umowy zlecenia i o dzieło, rachunki za wykonane prace według tych umów oraz listy wypłat z tytułu tych umów;

4) rachunek kosztów podróży służbowej w delegacji służbowej krajowej lub zagranicznej;

5) polecenie księgowania (PK);

6) nota odsetkowa;

7) rachunek sprzedaży;

8) nota księgowa;

9) polecenie przelewu;

10) wyciąg bankowy;

11) dowód wpłaty KP (kasa przyjęła);

12) dowód wypłaty KW (kasa wypłaci);

13) wniosek o zaliczkę;

14) rozliczenie zaliczki;

15) dowód wpłaty gotówki na rachunek bankowy;

16) przekaz za pośrednictwem poczty;

17) raport kasowy;

18) polecenie wypłaty;

19) zlecenie wypłaty środków pieniężnych w walucie obcej.

2. Dowody zakupu są wystawiane przez dostawców towarów lub usług na podstawie: druku Wz, zlecenia wykonania usługi, zamówienia, umowy sprzedaży, najmu, dzierżawy, protokołu sprzedaży-przekazania majątku trwałego.

3. Listy płac oraz listy wypłat zasiłków ujmują łączne wynagrodzenia pracowników za okres obrachunkowy - miesiąc, i są sporządzane na podstawie angaży pracowników i innej dokumentacji pracowniczej, w szczególności druków ZUS ZLA oraz innych podobnych druków.

4. Umowy zlecenia i o dzieło są sporządzane na podstawie zapotrzebowania na daną usługę. Listy wypłat są sporządzane na podstawie podpisanej umowy, rachunków za wykonane prace według umów cywilnoprawnych i stwierdzenia wykonania usługi. Lista płac do umowy zlecenia i o dzieło zawiera co najmniej:

1) imię i nazwisko;

2) nazwę i numer dokumentu stanowiącego podstawę wypłaty;

3) kwotę wynagrodzenia brutto;

4) koszty uzyskania przychodu;

5) potrącenia obowiązkowe (podatek, składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych);

6) kwotę wynagrodzenia do wypłaty;

7) pokwitowanie odbioru kwoty wynagrodzenia do wypłaty.

5. Rachunek kosztów podróży służbowej w delegacji służbowej krajowej lub zagranicznej zawiera co najmniej:

1) kolejny numer;

2) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe delegowanego;

3) określenie miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej;

4) podpis zlecającego wyjazd;

5) koszty związane z podróżą służbową (dojazdy, diety, koszty noclegu i inne);

6) zatwierdzenie do wypłaty;

7) podpisy pracownika.

6. Polecenie księgowania jest to dowód księgowy wewnętrzny sporządzany w celu ujęcia operacji gospodarczych w księgach rachunkowych Zakładu Obsługi Gospodarczej. Polecenie księgowania jest wystawiane w szczególności dla:

1) udokumentowania tych zapisów księgowych, które nie odzwierciedlają operacji gospodarczych i dlatego nie mogą być uzasadnione ani dokumentem zewnętrznym ani wewnętrznym, w szczególności: przeniesienia na "wynik finansowy", przeksięgowań pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej w analityce wydatków i kosztów, zachowania czystości zapisów oraz poprawiania błędów w księgowaniu, jak również korekt dotyczących księgowań na kontach pozabilansowych i innych niewymienionych operacji finansowych;

2) udokumentowania księgowego uproszczenia, w szczególności zbiorczego księgowania listy płac.

6.1. Polecenie księgowania zawiera co najmniej:

1) określenie wystawcy;

2) kolejny numer;

3) określenie operacji księgowych, których dotyczy;

4) określenie kont dla podanych operacji;

5) podpis wystawcy i zatwierdzającego dokument.

7. Nota odsetkowa jest to dokument sporządzany w związku z opóźnieniem w zapłacie albo opóźnieniem w terminie wykonania umowy. Nie sporządza się not odsetkowych, jeżeli koszt dostarczenia zawiadomienia przewyższa wartość naliczonych odsetek. Noty odsetkowe są wystawiane na ujednoliconych drukach.

8. Rachunek sprzedaży jest to dokument wystawiany na rzecz odbiorców potwierdzający wykonanie usługi albo sprzedaż towarów. W Zakładzie Obsługi Gospodarczej rachunki sprzedaży są wystawiane, zgodnie z art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, z późn. zm.⁴⁾), na żądanie odbiorcy. Rachunek sprzedaży zawiera co najmniej:

1) określenie wystawcy i odbiorcy rachunku;

2) numer kolejny rachunku;

3) datę i miejscowość wystawienia rachunku;

4) oznaczenie rodzaju, ilości i wartości transakcji;

5) kwotę wyrażoną słownie;

6) pieczątkę i podpis wystawcy.

9. Nota księgowa jest to dokument wystawiany w zamian rachunków sprzedaży na rzecz odbiorców.

10. Polecenie przelewu jest to dokument zastępczy, zobowiązujący do zapłaty za towary lub usługi w przypadku braku faktury VAT lub rachunku, a związany z podpisanymi przez Zakład Obsługi Gospodarczej umowami. Polecenie przelewu zawiera co najmniej:

1) określenie wystawcy i odbiorcy przelewu;

2) numery kont bankowych wystawcy i odbiorcy;

3) określenie rodzaju transakcji, na podstawie której ma być dokonany przelew;

4) kwotę przelewu, wyrażoną liczbowo i słownie;

5) zatwierdzenie dowodu.

11. Wyciąg bankowy jest to dokument stanowiący zbiorcze zestawienia operacji, które zostały dokonane na poszczególnych kontach bankowych.

12. Obieg i opis dokumentów kasowych w sposób szczegółowy jest uregulowany w instrukcji kasowej, stanowiącej załącznik do zarządzenia nr 15 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 3 marca 2010 r. w sprawie instrukcji kasowej.

III.

Kontrola dowodów księgowych

1. Dowody księgowe podlegają kontroli w następującej kolejności:

1) kontrola merytoryczna;

2) kontrola formalno-rachunkowa;

3) zatwierdzenie dowodu księgowego;

4) dekretacja dowodu księgowego;

5) kontrola funkcjonalna - audyt wewnętrzny.

2. Kontrola merytoryczna.

2.1. Kontroli merytorycznej podlegają prawidłowo wystawione dowody księgowe.

2.2. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dowodzie księgowym odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie księgowym operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego oraz czy jest ona zgodna z obowiązującymi przepisami.

2.3. Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu:

1) czy dowód księgowy został wystawiony przez właściwy podmiot;

2) czy operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upoważnione;

3) czy operacja gospodarcza była celowa, to znaczy, czy była zaplanowana w okresie, w którym została dokonana, albo jej wykonanie było niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania Zakładu Obsługi Gospodarczej;

4) czy dane zawarte w dowodzie księgowym odpowiadają rzeczywistości;

5) czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem.

2.4. Stwierdzone w dowodach księgowych nieprawidłowości merytoryczne są uwidocznione na załączonym do dowodu księgowego szczegółowym opisie nieprawidłowości, który zawiera datę i podpis sprawdzającego. Jeżeli zachodzi taka konieczność, opis nieprawidłowości jest potwierdzony dodatkowo przez osobę do tego upoważnioną. Stwierdzenie nieprawidłowości uwidocznione w tej formie stanowi podstawę do ewentualnego dochodzenia odszkodowania od osób materialnie odpowiedzialnych, względnie do zażądania od kontrahenta wystawienia faktury korygującej.

2.5. Zadaniem kontroli merytorycznej jest również zadbanie o szczegółowy opis operacji gospodarczej. Jeżeli z dowodu księgowego nie wynika jasno charakter zdarzenia gospodarczego, jest niezbędne jego uzupełnienie. Opis i uzupełnienie są dokonywane na odwrocie dokumentu i potwierdzane pieczątką imienną, podpisem oraz pieczątką:

Sprawdzono pod względem merytorycznym
dnia .................................	.

2.6. Kontrola merytoryczna jest dokonywana przez osoby upoważnione do tego przez Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego, zgodnie z zakresem czynności. Dokument sprawdzony pod względem merytorycznym zawiera podpis i pieczątkę imienną osoby upoważnionej.

2.7. Kontrola merytoryczna jest dokonywana w terminie 2 dni roboczych (jednocześnie nie później niż 1 dzień przed terminem zapłaty wskazanym w dowodzie księgowym) po otrzymaniu dowodu księgowego do kontroli.

2.8. Dowód sprawdzony pod względem merytorycznym jest przekazywany do Biura Administracyjno-Budżetowego w Wyższym Urzędzie Górniczym w dniu dokonania kontroli.

3. Kontrola formalno-rachunkowa

3.1. Kontrola formalno-rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dowód księgowy został wystawiony w sposób prawidłowy i zgodny z obowiązującymi przepisami, czy operacja została poddana kontroli merytorycznej oraz czy dowód księgowy nie zawiera błędów rachunkowych.

3.2. Kontrola formalno-rachunkowa polega w szczególności na sprawdzeniu:

1) czy dokument posiada cechy dowodu księgowego;

2) czy dowód księgowy jest opatrzony klauzulą o dokonaniu kontroli merytorycznej oraz czy wynik kontroli merytorycznej umożliwia prawidłowe ujęcie zdarzenia w księgach rachunkowych;

3) czy w dowodzie księgowym nie występują błędy rachunkowe;

4) czy dowód księgowy jest wyrażony w walucie polskiej; jeżeli nie, to kontrolujący pod względem formalno-rachunkowym dokonuje przeliczenia.

3.3. Zadaniem kontroli formalno-rachunkowej jest niedopuszczenie do zaksięgowania dowodu księgowego posiadającego wady formalne i merytoryczne.

3.4. Kontrolujący dowód księgowy pod względem formalno-rachunkowym zamieszcza na odwrocie tego dowodu pieczątkę oraz podpis w miejscu "Podpis sprawdzającego rachunek":

Rachunek sprawdzono i zatwierdzono na sumę zł ................... gr ......... słownie: ........................................... ........................................... Cz. ... Dz. ... rozdz. ... § ..... poz. ... dnia ........... 201 ... r.
Sprawdził:	Główny Księgowy:	Zatwierdził:
Podpis sprawdzającego rachunek		Podpis zatwierdzającego rachunek
.

3.5. Kontrolujący dowód księgowy pod względem formalno-rachunkowym przygotowuje dowód księgowy do zatwierdzenia, przez wpisanie do klauzuli zatwierdzającej kwoty, na którą opiewa dowód, liczbą i słownie, oraz wpisanie odpowiednio: części, działu, rozdziału oraz paragrafu klasyfikacji.

3.6. Kontrola formalno-rachunkowa jest dokonywana przez osoby do tego upoważnione przez Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego. Wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli formalno-rachunkowej w Zakładzie Obsługi Gospodarczej określono w tabeli.

______

⁴⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2005 r. Nr 85, poz. 727, Nr 86, poz. 732 i Nr 143, poz. 1199, z 2006 r. Nr 66, poz. 470, Nr 104, poz. 708, Nr 143, poz. 1031, Nr 217, poz. 1590 i Nr 225, poz. 1635, z 2007 r. Nr 112, poz. 769, Nr 120, poz. 818, Nr 192, poz. 1378 i Nr 225, poz. 1671, z 2008 r. Nr 118, poz. 745, Nr 141, poz. 888, Nr 180, poz. 1109 i Nr 209, poz. 1316, 1318 i 1320 oraz z 2009 r. Nr 18, poz. 97, Nr 44, poz. 362, Nr 57, poz. 466, Nr 131, poz. 1075, Nr 157, poz. 1241, Nr 166, poz. 1317, Nr 168, poz. 1323, Nr 213, poz. 1652 i Nr 216, poz. 1676 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230.

WYKAZ OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO DOKONYWANIA KONTROLI FORMALNO-RACHUNKOWEJ DOWODÓW KSIĘGOWYCH W ZAKŁADZIE OBSŁUGI GOSPODARCZEJ

Lp.	Rodzaj dokumentacji	Imię i nazwisko upoważnionego	Wzór podpisu upoważnionego	Imię i nazwisko zastępującego	Wzór podpisu zastępującego
1.	Dokumentacja płacy	Maria Siekierska	(-)
		Małgorzata Boczkowska	(-)
		Daniela Bajda	(-)
2.		Urszula Guttan	(-)	Beata Kosińska	(-)
	Dokumentacja zakupu materiałów, usług i towarów	Małgorzata Kaczmarek	(-)	Ilona Rogala	(-)
		Anna Szaraniec	(-)	Edyta Proboszcz	(-)
3.		Anna Szaraniec	(-)	Beata Kosińska	(-)
	Rozliczanie delegacji służbowych			Ilona Rogala	(-)
		Małgorzata Kaczmarek	(-)
				Edyta Proboszcz	(-)

3.7. Kontrola formalno-rachunkowa jest przeprowadzana w terminie umożliwiającym dokonanie terminowej płatności oraz ujęcie dowodu księgowego we właściwym okresie sprawozdawczym.

4. Zatwierdzenie dowodu księgowego

4.1. Po kontroli merytorycznej oraz formalno-rachunkowej następuje zatwierdzenie dowodu księgowego przez osoby wymienione w tabeli.

WYKAZ OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO SPRAWDZANIA I ZATWIERDZANIA DOWODÓW KSIĘGOWYCH W ZAKŁADZIE OBSŁUGI GOSPODARCZEJ

I.	Zatwierdzający dowody księgowe:
	Imię i nazwisko	Stanowisko	Wzór podpisu
1.	Piotr Litwa	Prezes Wyższego Urzędu Górniczego	(-)
2.	Mirosław Koziura	Wiceprezes Wyższego Urzędu Górniczego	(-)
3.	Jacek Bielawa	Dyrektor Generalny Wyższego Urzędu Górniczego	(-)
4.	Ewa Bałchanowska	Dyrektor Biura Administracyjno- Budżetowego w Wyższym Urzędzie Górniczym	(-)
II.	Sprawdzający dowody księgowe jako Główny Księgowy Wyższego Urzędu Górniczego (lub pełniący obowiązki):
	Imię i nazwisko	Stanowisko	Wzór podpisu
1.	Aneta Chowańska	Główny Księgowy Wyższego Urzędu Górniczego	(-)
2.	Ilona Rogala	Główny Specjalista w Biurze Administracyjno- Budżetowym w Wyższym Urzędzie Górniczym	(-)
3.	Edyta Proboszcz	Główny Specjalista w Biurze Administracyjno- Budżetowym w Wyższym Urzędzie Górniczym	(-)

4.2. Sprawdzenie i zatwierdzenie dowodu księgowego następuje najpóźniej w terminie 1 dnia roboczego po dokonaniu kontroli formalno-rachunkowej.

5. Dekretacja dowodu księgowego

5.1. Zatwierdzony dowód księgowy podlega dekretacji, polegającej na odpowiednim ujęciu zdarzenia gospodarczego zgodnie z zakładowym planem kont dla Zakładu Obsługi Gospodarczej, stanowiącym załącznik nr 6 do zarządzenia.

5.2. Dekretacji dokonują osoby do tego upoważnione, zgodnie z zakresem czynności, przez ustalenie i oznaczenie sposobu ewidencji zdarzenia gospodarczego, podanie korespondencji konta, daty, pod którą zdarzenie gospodarcze zostanie ujęte w księgach rachunkowych, oraz zaakceptowanie do księgowania przy pomocy następującej pieczęci:

Data 201.......	konto Wn	kwota Wn
Wn
Ma	konto Ma	kwota Ma
Podpis ..........
.

5.3. Dekretacji dowodów księgowych dokonuje się w terminie 2 dni roboczych od daty otrzymania dowodu księgowego.

5.4. Zadekretowany dowód księgowy osoba odpowiedzialna, zgodnie z zakresem czynności, przekazuje do właściwego ujęcia w księgach rachunkowych, w dniu dokonania dekretacji.

6. Zatwierdzanie

Zaksięgowane dokumenty są zatwierdzane w okresach miesięcznych, nie później niż w dniu stanowiącym termin sporządzania sprawozdań finansowych.

7. Szczegółowy schemat obiegu niektórych dowodów księgowych

7.1. Szczegółowy schemat obiegu niektórych dowodów księgowych określono w tabeli.

SZCZEGÓŁOWY SCHEMAT OBIEGU NIEKTÓRYCH DOWODÓW KSIĘGOWYCH

Lp.	Nazwa dowodu księgowego	Dowód księgowy sporządza			Kontrola dowodu księgowego		Zatwierdzenie dowodu księgowego	Przeznaczenie dowodu księgowego
		komórka lub podmiot	ilość egzemplarzy	data sporządzenia	merytoryczna	formalno-rachunkowa		komórka lub podmiot	numer egzemplarza*)
1.	Dowód zakupu	dostawca	1	zgodnie z umową	WUG	zgodnie z niniejszym załącznikiem	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BK	1
2.	Lista płac	BK	2	najpóźniej 1 dzień przed planowanym terminem wypłaty	GK	BK	zgodnie z niniejszym załącznikiem	GAB
								BK-księgowość	1
								BK-płace	2
3.	Lista wypłat zasiłków	BK	1	najpóźniej 1 dzień przed planowanym terminem wypłaty	GK	BK	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BK	1
4.	Umowa zlecenia albo o dzieło	AG	2	najpóźniej w dniu rozpoczęcia obowiązywania umowy	-	-	zgodnie z niniejszym załącznikiem	wykonawca BK	1 2
5.	Rachunek za wykonane umowy zlecenia albo o dzieło	wykonawca	1	po wykonaniu umowy	WUG	BK	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BK	1
6.	Lista wypłat umów zlecenia albo o dzieło	BK	1	po otrzymaniu rachunku	WUG	BK	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BK	1
7.	Rachunek kosztów podróży służbowej	ZOG	1	najpóźniej 1 dzień przed planowanym wyjazdem służbowym	WUG	zgodnie z niniejszym załącznikiem	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BK	1
8.	Polecenie księgowania	BK	1	w dniu stwierdzenia konieczności dokonania przeksięgowania	-	zgodnie z niniejszym załącznikiem	Główny Księgowy WUG	BK	1
9.	Nota odsetkowa	BK	2	w dniu stwierdzenia przekroczenia terminu zapłaty	-	zgodnie z niniejszym załącznikiem	zgodnie z niniejszym załącznikiem	odbiorca BK	1 2
10.	Rachunek sprzedaży	BK	2	najpóźniej w dniu powstania obowiązku wystawienia	-	-	zgodnie z niniejszym załącznikiem	odbiorca BK	1 2
11.	Nota księgowa	BK	2	najpóźniej w dniu powstania obowiązku wystawienia	-	-	zgodnie z niniejszym załącznikiem	odbiorca BK	1 2
12.	Polecenie przelewu	BK	1	przed dokonaniem przelewu	WUG	zgodnie z niniejszym załącznikiem	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BK	1
Objaśnienia: WUG - Wyższy Urząd Górniczy; ZOG - Zakład Obsługi Gospodarczej; ^*) 1 - oryginał; 2, 3, 4 - kopia; BK - Wydział Budżetowo-Księgowy w Biurze Administracyjno-Budżetowym w WUG; GK - Biuro Kadr, Szkolenia i Spraw Obronnych w WUG; GAB - Biuro Administracyjno-Budżetowe w WUG; AG - Wydział Administracyjno-Gospodarczy i Transportu w Biurze Administracyjno-Budżetowym w WUG.

ZAŁĄCZNIK  Nr 6

ZAKŁADOWY PLAN KONT DLA ZAKŁADU OBSŁUGI GOSPODARCZEJ

A.

Wykaz kont księgi głównej

I. Konta bilansowe

Zespół 1 - Środki pieniężne i rachunki bankowe

101 - Kasa

131 - Rachunki bieżące

140 - Środki pieniężne w drodze

Zespół 2 - Rozrachunki i roszczenia

201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

225 - Rozrachunki z budżetami

229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

230 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami

240 - Pozostałe rozrachunki

Zespół 3 - Materiały i towary

300 - Rozliczenie zakupu

Zespół 4 - Koszty według rodzajów oraz ich rozliczenie

400 - Koszty według rodzajów

Zespół 7 - Przychody i koszty ich uzyskania

700 - Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia

750 - Przychody i koszty finansowe

760 - Pozostałe przychody i koszty

Zespół 8 - Fundusze, rezerwy oraz wynik finansowy

800 - Fundusz jednostki

810 - Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje

840 - Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów

860 - Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy

870 - Rozliczone podatki i obowiązkowe rozliczenia z budżetem obciążające wynik finansowy

II. Konta pozabilansowe

995 - Zaangażowanie środków zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych

B.

Wykaz kont ksiąg pomocniczych

131 - Rachunki bieżące

- ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji budżetowej

201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

- ewidencja szczegółowa według poszczególnych kontrahentów oraz podziałek klasyfikacji budżetowej

225 - Rozrachunki z budżetami

- ewidencja szczegółowa według typu rozrachunku z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej

229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

- ewidencja szczegółowa według tytułu rozrachunku z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej

230 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

- ewidencja szczegółowa według typów wypłat z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej

231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

- ewidencja szczegółowa według składników wynagrodzeń z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej

234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami

- ewidencja szczegółowa imienna z wyodrębnieniem należności dla Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych z tytułu pożyczek,

- ewidencja szczegółowa imienna z wyodrębnieniem należności z tytułu zaliczek udzielanych pracownikom z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej, dla wydatków budżetowych

240 - Pozostałe rozrachunki

- ewidencja szczegółowa z uwzględnieniem tytułów poszczególnych rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej, dla wydatków budżetowych

400 - Koszty według rodzajów

- ewidencja analityczna według podziałek klasyfikacji budżetowej

700 - Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia

- ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji budżetowej

750 - Przychody i koszty finansowe

- ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji budżetowej

760 - Pozostałe przychody i koszty

- ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji budżetowej

800 - Fundusz jednostki

- ewidencja szczegółowa na kartach kontowych umożliwiająca ustalenie przyczyn zwiększenia i zmniejszenia funduszu finansującego środki obrotowe

840 - Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów

- ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji budżetowej

870 - Rozliczone podatki i obowiązkowe rozliczenia z budżetem obciążające wynik finansowy

- ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji budżetowej

C.

Opis kont

I.

Konta bilansowe

1. Zespół 1 - "Środki pieniężne i rachunki bankowe"

1.1. Konta zespołu 1 - "Środki pieniężne i rachunki bankowe", służą do ewidencji:

1) krajowych i zagranicznych środków pieniężnych, przechowywanych w kasach;

2) krótkoterminowych papierów wartościowych;

3) krajowych i zagranicznych środków pieniężnych, lokowanych na rachunkach w bankach;

4) kredytów udzielanych przez banki w krajowych i zagranicznych środkach pieniężnych;

5) innych krajowych i zagranicznych środków pieniężnych.

1.1.1. Konta zespołu 1 odzwierciedlają operacje pieniężne, a także obroty i stany środków pieniężnych oraz krótkoterminowych papierów wartościowych.

1.2. Konto 101 - "Kasa"

1.2.1. Konto 101 służy do ewidencji krajowej i zagranicznej gotówki znajdującej się w kasie Zakładu Obsługi Gospodarczej.

1.2.2. Na stronie Wn konta 101 ujmuje się wpływy gotówki oraz nadwyżki kasowe, a na stronie Ma - rozchody gotówki i niedobory kasowe.

1.2.3. Wartość konta 101 koryguje się o różnice kursowe dotyczące gotówki w walucie zagranicznej.

1.2.4. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 101 umożliwia ustalenie:

1) stanu gotówki w walucie polskiej;

2) wyrażonego w walucie polskiej i zagranicznej stanu gotówki w walucie zagranicznej, z podziałem na poszczególne waluty zagraniczne;

3) wartości gotówki powierzonej poszczególnym osobom za nią odpowiedzialnym.

1.2.5. Konto 101 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan gotówki w kasie.

1.3. Konto 131 - "Rachunki bieżące"

1.3.1. Konto 131 służy do ewidencji środków pieniężnych działalności podstawowej Zakładu Obsługi Gospodarczej, znajdujących się na rachunku bankowym.

1.3.2. Na stronie Wn konta 131 ujmuje się wpływy środków na rachunek bankowy, a na stronie Ma - wypłaty środków z rachunku bankowego.

1.3.3. Konto 131 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunku bankowym.

1.3.4. Na koncie 131 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat oraz korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny.

1.4. Konto 140 - "Środki pieniężne w drodze"

1.4.1. Konto 140 służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze. W szczególności są to środki znajdujące się pomiędzy rachunkami bankowymi a kasą Zakładu Obsługi Gospodarczej lub pomiędzy rachunkami bankowymi.

1.4.2. Na stronie Wn konta 140 księguje się zwiększenia stanu sum pieniężnych w drodze, a na stronie Ma - zmniejszenie stanów.

2. Zespół 2 - "Rozrachunki i roszczenia"

2.1. Konta zespołu 2 - "Rozrachunki i roszczenia", służą do ewidencji krajowych i zagranicznych rozrachunków oraz roszczeń.

2.1.1. Konta zespołu 2 służą także do ewidencji rozliczeń środków budżetowych, wynagrodzeń, rozliczeń niedoborów, szkód i nadwyżek oraz wszelkich innych rozliczeń związanych z rozrachunkami i roszczeniami spornymi.

2.1.3. Ewidencja szczegółowa prowadzona do kont zespołu 2 umożliwia wyodrębnienie poszczególnych grup rozrachunków, rozliczeń i roszczeń spornych, ustalenie przebiegu ich rozliczeń oraz stanu należności, rozliczeń, roszczeń spornych i zobowiązań z podziałem według kontrahentów oraz, jeśli dotyczą rozliczeń w walutach zagranicznych - według poszczególnych walut.

2.2. Konto 201 - "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami"

2.2.1. Konto 201 służy do ewidencji rozrachunków oraz roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych.

2.2.2. Konto 201 obciąża się za powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a uznaje za powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.

2.2.3. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 zapewnia możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów.

2.2.4. Konto 201 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań.

2.3. Konto 225 - "Rozrachunki z budżetami"

2.3.1. Konto 225 służy do ewidencji rozrachunków z budżetami, w szczególności z tytułu dotacji, podatków, nadwyżek środków obrotowych, wpłaty zysku do budżetu oraz nadpłat w rozliczeniach z budżetami.

2.3.2. Na stronie Wn konta 225 ujmuje się nadpłaty oraz wpłaty do budżetu, a na stronie Ma - zobowiązania wobec budżetów i wpłaty od budżetów.

2.3.3. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 225 zapewnia możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań odrębnie według każdego z tytułów rozrachunków z budżetem.

2.3.4. Konto 225 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań wobec budżetów.

2.4. Konto 229 - "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne"

2.4.1. Konto 229 służy do ewidencji, innych niż z budżetami, rozrachunków publicznoprawnych, w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

2.4.2. Na stronie Wn konta 229 ujmuje się należności oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma - zobowiązania, spłatę i zmniejszenie należności z tytułu rozrachunków publicznoprawnych.

2.4.3. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 229 zapewnia możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według tytułów rozrachunków oraz podmiotów, z którymi są dokonywane rozliczenia.

2.4.4. Konto 229 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań.

2.5. Konto 230 - "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń"

2.5.1. Konto 230 spełnia funkcję pomocniczą wobec konta 231.

2.5.2. Na stronie Wn konta 230 ujmuje się w szczególności:

1) wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń;

2) wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń;

3) wartość wydanych świadczeń rzeczowych zaliczanych do wynagrodzeń;

4) potrącenia z wynagrodzeń obciążające pracownika.

2.5.3. Na stronie Ma konta 230 ujmuje się zobowiązania Zakładu Obsługi Gospodarczej z tytułu wynagrodzeń.

2.5.4. Konto 230 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań Zakładu Obsługi Gospodarczej z tytułu wynagrodzeń.

2.6. Konto 231 - "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń"

2.6.1. Konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami Zakładu Obsługi Gospodarczej i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do wynagrodzeń, w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło lub umowy agencyjnej.

2.7. Konto 234 - "Pozostałe rozrachunki z pracownikami"

2.7.1. Konto 234 służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia.

2.7.2. Na stronie Wn konta 234 ujmuje się w szczególności:

1) wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydatki obciążające Zakład Obsługi Gospodarczej;

2) należności od pracowników z tytułu świadczeń odpłatnych dokonanych przez Zakład Obsługi Gospodarczej;

3) należności z tytułu pożyczek z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;

4) należności i roszczenia od pracowników z tytułu niedoborów i szkód;

5) zapłacone zobowiązania wobec pracowników.

2.7.3. Na stronie Ma konta 234 ujmuje się w szczególności:

1) wydatki wyłożone przez pracowników w imieniu Zakładu Obsługi Gospodarczej;

2) rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych;

3) wpływy należności od pracowników.

2.7.4. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 234 zapewnia możliwość ustalenia stanu należności, roszczeń i zobowiązań z poszczególnymi pracownikami według tytułów rozrachunków.

2.7.5. Konto 234 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań wobec pracowników.

2.8. Konto 240 - "Pozostałe rozrachunki"

2.8.1. Konto 240 służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201-234. Konto 240 może być używane również do ewidencji pożyczek i różnego rodzaju rozliczeń, a także krótkoterminowych i długoterminowych należności funduszy celowych.

2.8.2. Na stronie Wn konta 240 ujmuje się powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma - powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.

2.8.3. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 240 zapewnia ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z poszczególnych tytułów.

2.8.4. Konto 240 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań.

3. Zespół 3 - "Materiały i towary"

3.1. Konta zespołu 3 - "Materiały i towary", służą do ewidencji rozliczenia zakupu materiałów, towarów i usług.

3.2. Konto 300 - "Rozliczenie zakupu"

3.2.1. Konto 300 służy do ewidencji rozliczenia zakupu materiałów, towarów i usług. Rozliczenie zakupu polega na porównaniu przyjętych dostaw i wykonanych usług z fakturami lub rachunkami dostawców albo innymi dokumentami przekazania.

3.2.2. Na stronie Wn konta 300 ujmuje się faktury lub rachunki za przyjęte dostawy i wykonane usługi, łącznie z naliczonym podatkiem od towarów i usług.

3.2.3. Na stronie Ma konta 300 ujmuje się:

1) wartość przyjętych dostaw i wykonanych usług, z wyłączeniem naliczonego w fakturach podatku od towarów i usług;

2) naliczony podatek od towarów i usług do rozliczenia z urzędem skarbowym;

3) podatek od towarów i usług niepodlegający odliczeniu.

4. Zespół 4 - "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie"

4.1. Konta zespołu 4 - "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie", służą do ewidencji kosztów w układzie rodzajowym i ich rozliczenia.

4.2. Konto 400 - "Koszty według rodzajów"

4.2.1. Konto 400 służy do ewidencji kosztów prostych według rodzajów.

4.2.2. Na stronie Wn konta 400 ujmuje się poniesione koszty, a na stronie Ma - ich zmniejszenia.

4.2.3. Ewidencję szczegółową prowadzi się według pozycji planu finansowego oraz w przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości. W Zakładzie Obsługi Gospodarczej prowadzi się ewidencję analityczną według zasad klasyfikacji budżetowej.

4.2.4. Konto 400 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów. Saldo konta 400 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.

5. Zespół 7 - "Przychody i koszty ich uzyskania"

5.1. Konta zespołu 7 - "Przychody i koszty ich uzyskania", służą do ewidencji:

1) przychodów i kosztów ich uzyskania z tytułu sprzedaży produktów, towarów, przychodów i kosztów operacji finansowych oraz pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych;

2) podatków nieujętych na koncie 400;

3) dotacji i subwencji otrzymanych, które wpływają na wynik finansowy, oraz dotacji przekazanych.

5.1.1. Za moment sprzedaży w kraju uważa się datę wykonania świadczenia zgodnie z umową kupna-sprzedaży, w szczególności wysyłki i odbioru usługi, a w eksporcie wyrobów i towarów - datę przewiezienia ich przez granicę, potwierdzoną przez graniczny organ celny.

5.1.2. Ewidencję szczegółową prowadzi się według pozycji planu finansowego oraz stosownie do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości oraz obliczenia podatków.

5.2. Konto 700 - "Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia"

5.2.1. Konto 700 służy do ewidencji sprzedaży produktów, wyrobów gotowych i półfabrykatów oraz robót i usług, własnej działalności na rzecz obcych jednostek oraz działalności finansowo wyodrębnionej Zakładu Obsługi Gospodarczej, a także kosztu ich wytworzenia.

5.2.2. Na stronie Wn konta 700 ujmuje się koszt wytworzenia sprzedanych produktów, obejmujący rzeczywisty koszt wytworzenia, za który uważa się również wartość produktów w cenach ewidencyjnych, skorygowaną o odchylenia od cen ewidencyjnych.

5.2.3. Na stronie Ma konta 700 ujmuje się przychody ze sprzedaży, w korespondencji z kontami przede wszystkim zespołu 1 i 2 oraz ewentualnie 4 i 8.

5.2.4. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 700 zapewnia podział sprzedaży dostosowany do zasad wymiaru podatków i należnych dotacji oraz według przedmiotów i kierunków sprzedaży.

5.2.5. W końcu roku obrotowego przenosi się przychody ze sprzedaży na stronę Ma konta 860.

5.2.6. Na koniec roku konto 700 nie wykazuje salda.

5.3. Konto 750 - "Przychody i koszty finansowe"

5.3.1. Konto 750 służy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych oraz operacji finansowych i kosztu operacji finansowych.

5.3.2. Na stronie Wn konta 750 ujmuje się odpisy przychodów z tytułu dochodów budżetowych oraz koszty operacji finansowych, w szczególności wartość sprzedanych udziałów, akcji i innych papierów wartościowych, odsetki od obligacji, odsetki od kredytów i pożyczek, odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań, z wyjątkiem zobowiązań obciążających inwestycje w okresie realizacji, dyskonto przy sprzedaży weksli, czeków obcych i papierów wartościowych, ujemne różnice kursowe, z wyjątkiem zobowiązań obciążających inwestycje w okresie realizacji.

5.3.3. Na stronie Ma konta 750 ujmuje się przychody z tytułu dochodów budżetowych oraz kwoty należne z tytułu operacji finansowych, w szczególności przychody ze sprzedaży papierów wartościowych, przychody z udziałów i akcji, dywidendy oraz odsetki od udzielonych pożyczek, dyskonto przy zakupie weksli, czeków obcych i papierów wartościowych oraz odsetki za zwłokę w zapłacie należności i dodatnie różnice kursowe.

5.3.4. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 750 zapewnia wyodrębnienie przychodów z tytułu dochodów budżetowych według pozycji planu finansowego.

5.3.5. W końcu roku obrotowego przenosi się:

1) przychody z tytułu dochodów budżetowych oraz przychody finansowe na stronę Ma konta 860 (Wn konto 750);

2) koszty operacji finansowych na stronę Wn konta 860 (Ma konto 750).

5.3.6. Na koniec roku obrotowego konto 750 nie wykazuje salda.

5.4. Konto 760 - "Pozostałe przychody i koszty"

5.4.1. Konto 760 służy do ewidencji przychodów i kosztów niezwiązanych bezpośrednio ze zwykłą działalnością Zakładu Obsługi Gospodarczej.

5.4.2. Na koncie 760 ujmuje się w szczególności:

1) na stronie Ma przychody ze sprzedaży materiałów, a na stronie Wn koszty osiągnięcia tych przychodów, w tym wartość w cenach zakupu tych materiałów;

2) na stronie Ma przychody ze sprzedaży środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w jednostkach budżetowych;

3) na stronie Ma pozostałe przychody operacyjne, do których zalicza się w szczególności odpisane przedawnione zobowiązania, otrzymane odszkodowania, darowizny i nieodpłatnie otrzymane środki obrotowe, a na stronie Wn pozostałe koszty operacyjne, do których zalicza się w szczególności kary i grzywny, odpisane przedawnione, umorzone i nieściągalne należności, utworzone rezerwy na należności od dłużników, koszty postępowania spornego i egzekucyjnego oraz nieodpłatnie przekazane środki obrotowe.

5.4.3. Na końcu roku obrotowego przenosi się:

1) na stronę Wn konta 860 - wartość sprzedanych materiałów w cenach zakupu lub nabycia oraz pozostałe koszty operacyjne, w korespondencji ze stroną Ma konta 760;

2) na stronę Ma konta 860 - przychody ze sprzedaży składników majątkowych ujmowanych na koncie 760 oraz pozostałe przychody operacyjne, w korespondencji ze stroną Wn konta 760.

5.4.4. Na koniec roku obrotowego konto 760 nie wykazuje salda.

6. Zespół 8 - "Fundusze, rezerwy i wynik finansowy"

6.1. Konta zespołu 8 - "Fundusze, rezerwy i wynik finansowy", służą do ewidencji funduszy, wyniku finansowego i jego rozliczenia, dotacji z budżetu, rezerw oraz rozliczeń międzyokresowych przychodów.

6.2. Konto 800 - "Fundusz jednostki"

6.2.1. Konto 800 służy do ewidencji równowartości majątku trwałego i obrotowego Zakładu Obsługi Gospodarczej i ich zmian.

6.2.2. Na stronie Wn konta 800 ujmuje się zmniejszenia funduszu, a na stronie Ma - jego zwiększenia, zgodnie z przepisami dotyczącymi gospodarki finansowej w Zakładzie Obsługi Gospodarczej.

6.2.3. Na stronie Wn konta 800 ujmuje się w szczególności przeksięgowanie, w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, straty bilansowej roku ubiegłego z konta 860.

6.2.4. Na stronie Ma konta 800 ujmuje się w szczególności:

1) przeksięgowanie, w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, zysku bilansowego roku ubiegłego z konta 860;

2) wpływ dotacji.

6.2.5. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 800 zapewnia możliwość ustalenia przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu Zakładu Obsługi Gospodarczej. W przypadku prowadzenia scentralizowanej księgowości obejmującej różne jednostki, dla których ustala się odrębnie wynik finansowy oraz dokonuje się jego podziału według odmiennych zasad, ewidencję szczegółową prowadzi się również według poszczególnych jednostek.

6.2.6. Na koniec roku obrotowego konto 800 wykazuje saldo Ma, które oznacza stan funduszu Zakładu Obsługi Gospodarczej.

6.3. Konto 810 - "Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje"

6.3.1. Konto 810 służy do ewidencji otrzymanych dotacji.

6.3.2. Na stronie Wn konta 810 księguje się równowartość otrzymanych dotacji.

6.3.3. Na stronie Ma konta 810 księguje się zwroty przekazanych dotacji oraz przeksięgowanie w końcu roku obrotowego salda tego konta na konto 800 - Fundusz jednostki.

6.3.4. Na koniec roku obrotowego konto 810 nie wykazuje salda.

6.4. Konto 840 - "Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów"

6.4.1. Konto 840 służy do ewidencji przychodów zaliczanych do przyszłych okresów oraz innych rozliczeń międzyokresowych i rezerw.

6.4.2. Na stronie Ma konta 840 ujmuje się utworzenie i zwiększenie rezerwy, a na stronie Wn - ich zmniejszenie lub rozwiązanie.

6.4.3. Na stronie Ma konta 840 ujmuje się również powstanie i zwiększenia rozliczeń międzyokresowych przychodów, a na stronie Wn - ich rozliczenie przez zaliczenie ich do przychodów roku obrotowego lub zysków nadzwyczajnych.

6.4.4. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 840 zapewnia możliwość ustalenia stanu:

1) rezerwy oraz przyczyn jej zwiększeń i zmniejszeń;

2) rozliczeń międzyokresowych przychodów z poszczególnych tytułów oraz przyczyn ich zwiększeń i zmniejszeń.

6.4.5. Konto 840 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan rezerw i rozliczeń międzyokresowych przychodów.

6.5. Konto 860 - "Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy"

6.5.1. Konto 860 służy do ustalania wyniku finansowego Zakładu Obsługi Gospodarczej oraz bieżącej ewidencji strat i zysków nadzwyczajnych.

6.5.2. W ciągu roku obrotowego ujmuje się na stronie Wn konta 860 straty nadzwyczajne, a na stronie Ma - zyski nadzwyczajne.

6.5.3. W końcu roku obrotowego na stronie Wn konta 860 ujmuje się sumę:

1) wartości materiałów, w korespondencji z kontem 760;

2) kosztów operacji finansowych, w korespondencji z kontem 750, oraz pozostałych kosztów operacyjnych, w korespondencji z kontem 760;

3) obowiązkowych zmniejszeń wyniku finansowego, w korespondencji z kontem 870.

6.5.4. Na stronie Ma konta 860 ujmuje się w końcu roku obrotowego sumę uzyskanych przychodów, w korespondencji z poszczególnymi kontami zespołu 7.

6.5.5. Saldo konta 860 wyraża na koniec roku obrotowego wynik finansowy Zakładu Obsługi Gospodarczej, saldo Wn - stratę netto, a saldo Ma - zysk netto. Saldo jest przenoszone w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego na konto 800.

6.6. Konto 870 - "Podatki i obowiązkowe rozliczenia z budżetem obciążające wynik finansowy"

6.6.1. Konto 870 służy do ewidencji obowiązkowych zmniejszeń wyniku finansowego z tytułu podatku dochodowego oraz wpłaty do budżetu 50 % zysku Zakładu Obsługi Gospodarczej.

6.6.2. Konto 870 obciąża się:

1) wartością naliczonych zobowiązań wobec budżetu z tytułu:

a) podatku dochodowego,

b) zaliczek na wpłaty z zysku Zakładu Obsługi Gospodarczej;

2) wpłatą do budżetu ze środków specjalnych państwowych jednostek budżetowych w wysokości 20 % planowanych wpływów oraz 20 % nadwyżki stanu środków obrotowych na koniec roku w stosunku do planu;

3) nadwyżką ostatecznie naliczonych za rok zobowiązań wobec budżetu z tytułu podatku dochodowego i z tytułu zysku Zakładu Obsługi Gospodarczej, ponad sumy wpłacone w ciągu roku na poczet tych zobowiązań.

6.6.3. Po stronie Ma konta 870 księguje się zmniejszenia uprzednio zaksięgowanych obciążeń oraz przeksięgowanie pod datą ostatniego dnia roku łącznej sumy obowiązkowych zmniejszeń wyniku na konto 860.

II.

Konta pozabilansowe

1. Konto 995 - "Zaangażowanie środków zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych"

1.1. Konto 995 służy do ewidencji zaangażowania środków finansowych Zakładu Obsługi Gospodarczej niezależnie od tego, w którym roku powstał wydatek.

1.2. Na stronie Wn konta 995 ujmuje się równowartość wydatków sfinansowanych środkami Zakładu Obsługi Gospodarczej.

1.3. Na stronie Ma konta 995 ujmuje się zaangażowanie środków finansowych dotyczące realizacji planu finansowego.

1.4. Ewidencja szczegółowa jest prowadzona z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej, z podziałem na lata finansowania.

1.5. Na koniec roku konto 995 może wykazywać saldo Ma, oznaczające zaangażowanie środków Zakładu Obsługi Gospodarczej.

ZAŁĄCZNIK  Nr 7

SYSTEM SŁUŻĄCY OCHRONIE DANYCH I ICH ZBIORÓW W ZAKŁADZIE OBSŁUGI GOSPODARCZEJ

I.

Ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych

1. Wszystkie dokumenty związane z ewidencją księgową, w szczególności:

1) dokumentację przyjętych zasad rachunkowości - zakładowy plan kont,

2) księgi rachunkowe,

3) dowody księgowe,

4) dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe,

5) deklaracje podatkowe,

zwane dalej "zbiorami", przechowuje się w należyty sposób i chroni przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

2. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie Zakładu Obsługi Gospodarczej w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, z podziałem na miesiące, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem lat i końcowych numerów w zbiorze.

3. Dokumenty bieżące obejmujące okres 2 lat są przechowywane w szafach zabezpieczonych przed dostępem osób nieupoważnionych. Pozostałe dokumenty są zabezpieczone w specjalnie do tego przeznaczonym pomieszczeniu znajdującym się w siedzibie Wyższego Urzędu Górniczego.

4. Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosuje się:

1) regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa (na koniec każdego dnia pracy jest wykonywana kopia bezpieczeństwa na serwerze, na koniec każdego miesiąca jest wykonywana kopia bezpieczeństwa na informatycznym nośniku danych);

2) odpowiedni poziom zarządzania dostępem do danych pracowników na różnych stanowiskach (indywidualne konta użytkowników z bezpiecznie przechowywanymi hasłami dostępu, możliwość zróżnicowania dostępu do baz danych i dokumentów w zależności od zakresu obowiązków danego pracownika);

3) profilaktykę antywirusową - przez programy zabezpieczające;

4) zabezpieczenia przed atakiem z zewnątrz ("zapory ogniowe");

5) system podtrzymywania napięcia w razie awarii sieci energetycznej (UPS).

II.

Przechowywanie zbiorów

1. Roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.

2. Zbiory niewymienione w pkt 1 przechowuje się co najmniej przez okres:

1) księgi rachunkowe - 5 lat;

2) karty wynagrodzeń pracowników albo ich odpowiedniki - wymagalnego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, jednak nie krócej niż 5 lat;

3) dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości - nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności;

4) dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat;

5) pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.

3. Okresy wymienione w pkt 2 są liczone od początku roku następującego po roku obrotowym, którego zbiory dotyczą.

4. Deklaracje podatkowe i dokumenty z nimi związane, na podstawie których zostały sporządzone, przechowuje się stosownie do obowiązujących przepisów podatkowych.

III.

Udostępnianie danych i dokumentów

Udostępnianie sprawozdań finansowych i budżetowych oraz dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów z zakresu rachunkowości Zakładu Obsługi Gospodarczej ma miejsce:

1) w siedzibie Wyższego Urzędu Górniczego po uzyskaniu zgody Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego lub osoby przez niego upoważnionej;

2) poza siedzibą Wyższego Urzędu Górniczego po uzyskaniu pisemnej zgody Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego lub osoby przez niego upoważnionej i pozostawieniu pisemnego pokwitowania zawierającego spis udostępnionych dokumentów.

ZAŁĄCZNIK  Nr 8 ²

SPOSÓB WERYFIKACJI OPERACJI FINANSOWYCH I GOSPODARCZYCH W ZAKŁADZIE OBSŁUGI GOSPODARCZEJ

1. Weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych, zwana dalej "kontrolą", jest dokonywana w sposób zapewniający przestrzeganie następujących podstawowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej:

1) legalności;

2) rzetelności;

3) celowości;

4) gospodarności;

5) przejrzystości.

1.1. Zasady wymienione w pkt 1 stanowią jednocześnie kryteria kontroli.

1.2. W celu przestrzegania zasady legalności, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do zapewnienia zgodności wszelkich działań z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa, aktami administracyjnymi, umowami cywilnoprawnymi oraz procedurami wewnętrznymi, a także niedopuszczenia do zaniechania ich stosowania.

1.3. W celu przestrzegania zasady rzetelności, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do wykonywania zadań z należytą starannością, sumiennie i terminowo, a także dokumentowania określonych działań lub stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistością oraz w wymaganych terminach.

1.4. Kryterium celowości pozwala na ocenę, czy działalność Zakładu Obsługi Gospodarczej jest zgodna z przyjętymi celami, wynikającymi z zatwierdzonych planów działalności.

1.5. W celu przestrzegania zasady celowości, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do zapewnienia:

1) zgodności prowadzonej działalności z celami i zadaniami Zakładu Obsługi Gospodarczej;

2) optymalizacji stosowanych metod i środków oraz ich adekwatności do założonych celów.

1.6. Kryterium gospodarności pozwala na ocenę, czy zadania Zakładu Obsługi Gospodarczej są realizowane oszczędnie, wydajnie i efektywnie.

1.7. W celu przestrzegania zasady gospodarności, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do zapewnienia:

1) wykorzystywania dostępnych środków w sposób oszczędny i efektywny;

2) działań zapobiegających wystąpieniu szkód, a w przypadku ich wystąpienia - do ograniczenia skutków tych szkód.

1.8. W celu przestrzegania zasady przejrzystości, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do:

1) klasyfikowania dochodów i wydatków zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;

2) sporządzania sprawozdawczości zgodnie z właściwymi przepisami;

3) stosowania procedur wewnętrznych w zakresie gospodarki finansowej.

2. Kontrola jest sprawowana przez:

1) kontrolę wstępną operacji gospodarczych wraz ze wstępną oceną celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych;

2) kontrolę zgodności z planem finansowym wraz z kontrolą zgodności z prawem;

3) kontrolę bieżącą operacji gospodarczych, badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych;

4) pogłębioną kontrolę następczą stosowania procedur dotyczących procesów wymienionych w ppkt 3 przez poszczególne stanowiska pracy.

3. Kontrola wstępna operacji gospodarczych ma na celu:

1) zapobieżenie powstawaniu zjawisk odbiegających od procedur dotyczących procesów wymienionych w pkt 2 ppkt 3;

2) przeciwdziałanie podejmowaniu decyzji nieprawidłowych i niekorzystnych dla Zakładu Obsługi Gospodarczej;

3) zabezpieczenie Zakładu Obsługi Gospodarczej przed wystąpieniem zjawisk marnotrawstwa, niegospodarności lub nadużyć.

3.1. Kontrola wstępna operacji gospodarczych jest sprawowana przed rozpoczęciem danego procesu, zanim zostaną wdrożone konkretne działania wywołujące skutki finansowe lub majątkowe.

4. Wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych polega na badaniu i porównywaniu stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, a także prowadzenia gospodarki finansowej oraz stosowania procedur kontroli.

4.1. Procedury przeprowadzania oceny, o której mowa w pkt 4, obejmują:

1) obowiązki w zakresie planowania wydatków budżetowych na etapie prac nad planem finansowym;

2) obowiązki w zakresie sprawdzania zamówień publicznych;

3) obowiązki w zakresie sprawdzania projektów umów;

4) obowiązki w zakresie sprawdzania innych dokumentów stanowiących podstawę zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych.

4.2. Ocena, o której mowa w pkt 4, ma na celu wstępne zbadanie, czy zamierzone działania, angażujące środki publiczne, odpowiadają kryteriom, o których mowa w pkt 1 i 1.1, oraz czy zapewniają one całkowitą realizację zadań Zakładu Obsługi Gospodarczej w granicach kwot określonych w planie finansowym i w określonych terminach.

4.3. Przeprowadzenie oceny, o której mowa w pkt 4, następuje przed podjęciem decyzji o zaplanowaniu wydatków ze środków publicznych, w pracach nad projektem planu finansowego, oraz przed podjęciem decyzji o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub innym zaangażowaniu środków publicznych; jako kontrola merytoryczna jest ona realizowana przez:

1) analizę faktycznych potrzeb;

2) analizę projektów umów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań finansowych.

4.4. Ocenę, o której mowa w pkt 4, przeprowadza i jest za nią odpowiedzialny kierujący Zakładem Obsługi Gospodarczej, występujący z wnioskiem o uwzględnienie wydatku w planie finansowym lub z wnioskiem o zaciągnięcie zobowiązania finansowego albo z wnioskiem o dokonanie wydatku ze środków publicznych, stosownie do szczegółowego zakresu działania Zakładu Obsługi Gospodarczej, określonego w zarządzeniu nr 32 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 11 grudnia 2009 r. w sprawie ustalenia przedmiotu działalności Zakładu Obsługi Gospodarczej Wyższego Urzędu Górniczego z siedzibą w Katowicach (Dz. Urz. WUG Nr 16, poz. 94).

5. W przypadku umów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań finansowych, kontrolę projektów tych umów:

1) w zakresie zgodności z planem finansowym przeprowadza Główny Księgowy Wyższego Urzędu Górniczego, zwany dalej "głównym księgowym";

2) w zakresie zgodności z prawem:

a) jeżeli projekt został opracowany w Departamencie Prawnym Wyższego Urzędu Górniczego - przeprowadza dyrektor albo zastępca dyrektora tego departamentu,

b) jeżeli projekt został opracowany poza Wyższym Urzędem Górniczym - przeprowadza pracownik Departamentu Prawnego Wyższego Urzędu Górniczego odpowiedzialny za prowadzenie spraw związanych z tymi projektami, a następnie dyrektor albo zastępca dyrektora tego departamentu.

5.1. Osoby przeprowadzające kontrolę projektów umów, o których mowa w pkt 5, są obowiązane do potwierdzenia przeprowadzenia kontroli przez złożenie czytelnego podpisu wraz z datą na ostatniej stronie dokumentu oraz parafowanie każdej strony dokumentu.

6. Kontrola bieżąca operacji gospodarczych jest sprawowana na każdym etapie danego procesu, w celu wyeliminowania, przed zakończeniem tego etapu, zjawisk mogących negatywnie wpłynąć na wynik końcowy procesu.

6.1. Kontrola bieżąca operacji gospodarczych polega na:

1) sprawdzeniu operacji gospodarczej lub finansowej określonej w dokumencie księgowym, pod względem legalności i gospodarności oraz pod względem merytorycznym;

2) sprawdzeniu dokumentu księgowego wraz z załącznikami pod względem merytorycznym;

3) sprawdzeniu dokumentu księgowego pod względem terminowości dostaw i usług;

4) opisaniu dokumentu księgowego.

6.2. Kierujący Zakładem Obsługi Gospodarczej jest obowiązany do powiadomienia Biura Administracyjno-Budżetowego Wyższego Urzędu Górniczego o powstałych opóźnieniach w celu obciążenia dostawcy karami umownymi.

6.3. Złożenie podpisu na dokumencie księgowym przez kierującego Zakładem Obsługi Gospodarczej oznacza, że dokonał on kontroli bieżącej operacji gospodarczej przedstawionej w dokumencie księgowym pod względem legalności, gospodarności oraz pod względem merytorycznym.

6.4. Kontrola bieżąca operacji gospodarczych sprawowana przez głównego księgowego polega w szczególności na:

1) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi;

2) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych w zakresie dokonywanych wydatków ze środków publicznych.

6.5. Złożenie podpisu na dokumencie księgowym przez głównego księgowego oznacza, że:

1) nie zgłasza on zastrzeżeń wobec przedstawionej oceny prawidłowości merytorycznej operacji gospodarczej objętej dokumentem księgowym i zgodności tej operacji z prawem;

2) nie zgłasza on zastrzeżeń wobec kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów księgowych;

3) zobowiązania finansowe wynikające z operacji gospodarczej mieszczą się w planie finansowym i że Zakład Obsługi Gospodarczej posiada środki finansowe na ich pokrycie.

6.6. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości główny księgowy zwraca dokument kierującemu Zakładem Obsługi Gospodarczej, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania.

7. Kontrola bieżąca operacji gospodarczych w zakresie prawidłowości gromadzenia środków publicznych jest ponadto sprawowana przez:

1) porównywanie wpływów uzyskanych z planowanymi;

2) ocenę terminowości ustalania należności dochodów i prawidłowości ich ewidencjonowania;

3) analizę przebiegu windykacji należności;

4) sprawdzanie terminowości odprowadzania dochodów do budżetu państwa.

7.1. Czynności wymienione w pkt 7 są dokonywane przez głównego księgowego.

8. Pogłębiona kontrola następcza stosowania procedur dotyczących procesów wymienionych w pkt 2 ppkt 3 przez poszczególne stanowiska pracy polega na:

1) analizowaniu i badaniu uzyskanych efektów działania oraz porównaniu ich z założonymi celami;

2) sprawdzaniu, czy dany proces przebiegał zgodnie z założeniami i w ustalonej kolejności, a także, czy został objęty kontrolą wstępną i bieżącą oraz czy była ona skuteczna.

8.1. Pogłębiona kontrola następcza powinna dostarczać także informacji o tym, co, w jakim zakresie i na którym etapie działań operacyjnych należy zmienić, aby osiągnąć założone cele.

8.2. Pogłębiona kontrola następcza jest sprawowana po zakończeniu danego procesu.

9. Główny księgowy lub osoba przez niego wyznaczona sporządzają i przedkładają, za pośrednictwem Dyrektora Biura Administracyjno-Budżetowego Wyższego Urzędu Górniczego, w terminie 25 dni od dnia zakończenia danego kwartału, do akceptacji Prezesowi Wyższego Urzędu Górniczego kwartalne sprawozdania, dotyczące w szczególności:

1) prawidłowości i terminowości pobierania dochodów;

2) zgodności wydatków z planowanym przeznaczeniem;

3) prawidłowości wykorzystania środków finansowych, w tym zakresu zrealizowanych zadań;

4) wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu państwa;

5) przebiegu realizowania zobowiązań finansowych oraz występowania zobowiązań wymagalnych;

6) przebiegu realizowania należności budżetowych oraz występowania należności po terminie płatności.

¹ § 1 pkt 8 dodany przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 10 z dnia 20 sierpnia 2010 r. (Dz.Urz.WUG.10.15.88) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 20 sierpnia 2010 r.

² Załącznik nr 8 dodany przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 10 z dnia 20 sierpnia 2010 r. (Dz.Urz.WUG.10.15.88) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 20 sierpnia 2010 r.