Prowadzenie gospodarki finansowej oraz rachunkowości w Wyższym Urzędzie Górniczym.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.WUG.2015.94

Akt utracił moc

Wersja od: 7 lipca 2017 r.

ZARZĄDZENIE Nr 29

PREZESA WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO

z dnia 31 grudnia 2015 r.

w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej oraz rachunkowości w Wyższym Urzędzie Górniczym

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, z późn. zm.) oraz art. 53 ust. 1 i art. 175 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1.

Ustala się:

ZAŁĄCZNIK Nr 2 1

METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW W WYŻSZYM URZĘDZIE GÓRNICZYM

I.

Podstawy prawne

Stosowane w WUG metody wyceny aktywów i pasywów są określone w:

1) ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1888, z późn. zm.);

2) ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;

3) ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

4) przepisach dotyczących Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT), wydanych na podstawie art. 40 ust. 2 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1068 oraz z 2017 r. poz. 60);

5) przepisach wydanych na podstawie art. 40 ust. 4 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

6) przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 16 grudnia 2016 r. o zasadach zarządzania mieniem państwowym (Dz. U. poz. 2259).

II.

Metody wyceny aktywów i pasywów w odniesieniu do poszczególnych rodzajów aktywów i pasywów

1. Środki trwałe

1.1. Środki trwałe są to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi aktywa, o przewidywanym okresie użyteczności powyżej 1 roku, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby WUG, okręgowego urzędu górniczego, zwanego dalej "OUG", lub Specjalistycznego Urzędu Górniczego, zwanego dalej "SUG".

1.2. Środki trwałe dzielą się na 10 grup:

1) "0" - grunty, w tym prawo wieczystego użytkowania gruntów;

2) "1" - budynki i lokale, w tym spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego lub użytkowego;

3) "2" - obiekty inżynierii lądowej i wodnej;

4) "3" - kotły i maszyny energetyczne;

5) "4" - maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania;

6) "5" - specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty;

7) "6" - urządzenia techniczne;

8) "7" - środki transportu;

9) "8" - narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie;

10) "9" - inwentarz żywy.

1.3. Dla poszczególnych momentów zmian przyjmuje się następujące daty:

1) przyjęcie środka trwałego w budowie - datę oddania do użytkowania środka trwałego w budowie (protokolarnego przyjęcia środka do użytkowania);

2) przyjęcie środka z bezpośredniego zakupu - datę przyjęcia do eksploatacji (datę z protokołu zdawczo-odbiorczego lub datę sprzedaży);

3) likwidacja - datę zatwierdzenia protokołu likwidacji przez Prezesa WUG albo Dyrektora Generalnego WUG;

4) nieodpłatne przyjęcie lub przekazanie - datę sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego;

5) przeszacowanie - datę urzędowej aktualizacji wyceny środków trwałych określoną w przepisach;

6) ujawnienie niedoboru lub nadwyżki - datę ujawnienia różnicy inwentaryzacyjnej wynikającej z protokołu komisji inwentaryzacyjnej;

7) sprzedaż - datę dokonania sprzedaży;

8) zmiana miejsca użytkowania - datę z protokołu przekazania do nowego użytkownika.

1.4. Środki trwałe w dniu przyjęcia do użytkowania wycenia się:

1) w przypadku zakupu - według ceny nabycia;

2) w przypadku wytworzenia - według kosztu wytworzenia, a w przypadku trudności z ustaleniem kosztu wytworzenia - według wyceny dokonanej przez rzeczoznawcę;

3) w przypadku ujawnienia w trakcie inwentaryzacji - według posiadanych dokumentów z uwzględnieniem stopnia zużycia, a w przypadku ich braku - według wartości godziwej;

4) w przypadku spadku lub darowizny - według wartości godziwej w dniu otrzymania lub w niższej wartości określonej w umowie przekazania.

1.5. Na dzień bilansowy środki trwałe (z wyjątkiem gruntów, których się nie umarza) wycenia się według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych), pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe.

1.6. Środki trwałe ewidencjonuje się w podziale na:

1) podstawowe środki trwałe na koncie 011 "Środki trwałe";

2) pozostałe środki trwałe na koncie 013 "Pozostałe środki trwałe".

1.6.1. Podstawowe środki trwałe są to środki o wartości początkowej wyższej od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, z wyjątkiem mebli i dywanów, które zalicza się do pozostałych środków trwałych bez względu na ich wartość. Finansuje się je ze środków na inwestycje w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz aktów wykonawczych wydanych na podstawie art. 39 ust. 4 pkt 1 albo 2 oraz art. 134 tej ustawy, z uwzględnieniem przepisów wydanych na podstawie art. 40 ust. 4 pkt 1 lit. a tej ustawy.

1.6.1.1. Podstawowe środki trwałe o wartości wyższej od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych oraz podstawowe środki trwałe, których okres używania jest dłuższy niż 1 rok, umarza się według stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych.

1.6.1.2. Ustala się podstawowe wysokości stawek amortyzacyjnych dla wszystkich grup podstawowych środków trwałych, z wyjątkiem gruntów, na poziomie stawek zamieszczonych w załączniku nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

1.6.1.3. Stawki, okres i metody amortyzacji ustala się na dzień przyjęcia podstawowego środka trwałego do ewidencji.

1.6.1.4. Przy ustalaniu stawki amortyzacyjnej podstawowych środków trwałych bierze się pod uwagę:

1) liczbę zmian, na których pracuje dany podstawowy środek trwały;

2) tempo postępu techniczno-ekonomicznego;

3) wydajność podstawowego środka trwałego mierzoną liczbą godzin jego pracy lub liczbą wytworzonych produktów albo innym stosownym miernikiem;

4) prawne lub inne ograniczenia czasu używania.

1.6.1.5. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się za okresy miesięczne.

1.6.1.6. Odpisów umorzeniowych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia podstawowego środka trwałego do używania.

1.6.1.7. W WUG stosuje się do wszystkich podstawowych środków trwałych liniową metodę amortyzacji.

1.6.2. Pozostałe środki trwałe są to środki, których wartość początkowa przekracza kwotę 300 zł brutto, a nie przekracza kwoty wymienionej w ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, z wyjątkiem mebli i dywanów, które zalicza się do pozostałych środków trwałych bez względu na ich wartość. Pozostałe środki trwałe finansuje się ze środków na bieżące wydatki, z wyjątkiem pierwszego wyposażenia nowego obiektu, które tak jak ten obiekt jest finansowane ze środków na inwestycje. Pozostałe środki trwałe są umarzane jednorazowo, przez spisanie w koszty w momencie oddania do używania. Pozostałe środki trwałe ujmuje się na koncie 013 "Pozostałe środki trwałe", a umorzenie ich jest ujmowane na koncie 072 "Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych" w korespondencji z kontem 401 "Zużycie materiałów i energii".

2. Wartości niematerialne i prawne

2.1. Za wartości niematerialne i prawne uznaje się nabyte przez WUG, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby WUG, OUG lub SUG, w szczególności:

1) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje;

2) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych.

2.2. W przypadku wartości niematerialnych i prawnych oddanych do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, wartości niematerialne i prawne zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy, zgodnie z warunkami określonymi w art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się również nabytą wartość firmy oraz koszty zakończonych prac rozwojowych.

2.3. W ciągu roku obrotowego wartości niematerialne i prawne przyjmuje się na stan według ceny nabycia.

2.4. Na dzień bilansowy wartości niematerialne i prawne wycenia się według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia, uwzględniając odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe.

2.5. Odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych dokonuje się drogą systematycznego, planowanego rozłożenia ich wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji.

2.6. Stawki, okres i metody amortyzacji ustala się na dzień przyjęcia wartości niematerialnej i prawnej do ewidencji.

2.7. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się za okresy miesięczne.

2.8. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej wyższej od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych podlegają umorzeniu na podstawie aktualnych stawek amortyzacyjnych. Umorzenie jest ujmowane na koncie 071 "Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych". Amortyzacja obciąża konto 400 "Amortyzacja" w okresach miesięcznych.

2.9. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej niższej od wymienionej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych traktuje się jako pozostałe wartości niematerialne i prawne, które są umarzane w 100% w miesiącu przyjęcia do używania, a umorzenie to jest ujmowane na koncie 072 "Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych" w korespondencji z kontem 401 "Zużycie materiałów i energii". Ujmuje się je także w pozaksięgowej ewidencji ilościowej.

2.10. Ustalona metoda amortyzacji pozostaje niezmienna przez cały okres użytkowania wartości niematerialnej i prawnej.

3. Inwestycje, środki trwałe w budowie

3.1. Inwestycje są to koszty poniesione w okresie budowy, montażu, przystosowania, ulepszenia i nabycia podstawowych środków trwałych oraz koszty nabycia pozostałych środków trwałych stanowiących pierwsze wyposażenie nowych obiektów zliczone do dnia bilansowego lub do zakończenia inwestycji, w tym również:

1) opłaty notarialne, sądowe oraz inne podobne opłaty;

2) koszty obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich sfinansowania i związane z nimi różnice kursowe;

3) odszkodowania dla osób fizycznych i prawnych wynikłe do zakończenia budowy.

3.2. Do kosztów wytworzenia podstawowych środków trwałych nie zalicza się kosztów poniesionych przed udzieleniem zamówień związanych z realizowaną inwestycją, w tym kosztów przetargu, kosztów ogłoszeń oraz innych podobnych kosztów.

3.3. Do wydatków związanych z ewidencją środków trwałych w budowie zalicza się w szczególności koszty:

1) nabycia gruntów i innych składników majątku trwałego oraz koszty ich budowy i montażu;

2) opłat z tytułu użytkowania gruntów i terenów w okresie budowy środków trwałych oraz z tytułu uzyskanych lokalizacji pod budowę;

3) odszkodowań za dostarczenie obiektów zastępczych i przesiedlenie osób z terenów zajętych na potrzeby budowy środków trwałych;

4) założenia stref ochronnych;

5) założenia zieleni;

6) napraw i remontów wykonanych przed przekazaniem środka trwałego do użytkowania;

7) dokumentacji projektowej;

8) badań geologicznych, geofizycznych oraz pomiarów geodezyjnych;

9) przygotowania terenu pod budowę, w tym również koszty likwidacji pomniejszone o koszty likwidacji budynków i budowli zlikwidowanych w związku z wykonywaniem nowych inwestycji oraz nieumorzonej wartości początkowej tych obiektów;

10) robót niezbędnych do realizacji własnych nakładów wykonywanych w środkach trwałych należących do innych osób prawnych lub fizycznych;

11) nadzoru autorskiego, inwestorskiego i generalnego wykonawcy;

12) prób montażowych, jeżeli należność za te czynności nie jest uwzględniona w cenie robót;

13) ubezpieczeń majątkowych budowanych środków trwałych;

14) odsetek, prowizji i różnic kursowych od kredytów i pożyczek za okres realizacji środków trwałych w budowie;

15) niewymienione w ppkt 1-14, bezpośrednio związane z budową.

3.4. Na dzień bilansowy środki trwałe w budowie są wyceniane według rzeczywiście poniesionych nakładów.

4. Należności

4.1. Należności krótkoterminowe obejmują ogół należności z tytułu dostaw i usług oraz całość lub część należności z innych tytułów niezaliczonych do aktywów finansowych, a które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Pozostałe należności zalicza się do należności długoterminowych.

4.2. Na dzień bilansowy operacje gospodarcze rozrachunkowe wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty z uwzględnieniem zasady ostrożności. Zasadę tę stosuje się do wyceny rozrachunków również i w ciągu roku w wyniku systematycznej analizy sald, uwzględniając odsetki umowne lub ustawowe.

4.3. W przypadku należności wątpliwych dokonuje się odpisów aktualizujących ich wartość.

4.3.1. Odpisy aktualizujące zalicza się do wyników na pozostałych operacjach.

4.3.2. Odpisy aktualizujące wartość należności są dokonywane nie później niż na dzień bilansowy.

4.4. W przypadku ustania przyczyny, dla której dokonano odpisu aktualizującego wartość należności, dokonuje się odpisu odwrotnego, przywracając tym samym ich pierwotną wartość.

5. Zobowiązania

5.1. Zobowiązaniem jest wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek spełnienia świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, które spowodują wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów WUG.

5.2. Obowiązek spełnienia świadczeń wynika ze zdarzeń przeszłych, w szczególności dokonania zakupów materiałów, towarów, usług, wypłaty wynagrodzeń, rezerwy na świadczenia urlopowe, nagrody jubileuszowe, świadczenia emerytalne i naprawy gwarancyjne.

5.3. Zobowiązania krótkoterminowe jest to ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług, a także całość lub ta część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Pozostałe zobowiązania zalicza się do zobowiązań długoterminowych.

5.4. Zobowiązania wycenia się w kwocie wymagalnej zapłaty, czyli łącznie z odsetkami naliczonymi na podstawie not odsetkowych otrzymanych od kontrahentów.

6. Środki pieniężne w kasie

6.1. Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych wycenia się według wartości nominalnej.

6.2. Walutę obcą wycenia się według kursu średniego danej waluty ustalonego przez Prezesa Narodowego Banku Polskiego na ten dzień. W ciągu roku operacje kupna i sprzedaży walut oraz operacje zapłaty należności lub zobowiązań wycenia się po kursie kupna lub sprzedaży banku, z którego usług korzysta WUG.

7. Zapasy

7.1. Materiały i towary wycenia się w cenie nabycia.

7.2. W WUG prowadzi się ewidencję zapasów ilościowo-wartościową w następującym zakresie:

1) materiały - są to wyłącznie materiały do szycia mundurów służbowych;

2) towary - są to kolejne numery miesięcznika WUG "Bezpieczeństwo Pracy i Ochrona Środowiska w Górnictwie".

7.3. Materiały i towary przyjmowane do magazynu wycenia się według ceny nabycia.

7.4. Cenę nabycia ustala się w oparciu o kalkulację kosztów:

1) w przypadku materiałów - bezpośrednio związanych z zakupem;

2) w przypadku towarów - związanych z wydaniem każdego numeru miesięcznika WUG "Bezpieczeństwo Pracy i Ochrona Środowiska w Górnictwie", w tym: kosztu druku, kosztu artykułów, recenzji i innych kosztów.

7.5. Rozchód materiałów i towarów z magazynu wycenia się metodą FIFO ("pierwsze przyszło, pierwsze wyszło").

7.6. Na dzień bilansowy materiały i towary wycenia się według cen nabycia.

ZAŁĄCZNIK Nr 3

SPOSÓB USTALANIA WYNIKU FINANSOWEGO W WYŻSZYM URZĘDZIE GÓRNICZYM

W WUG wynik finansowy jest różnicą pomiędzy przychodami a kosztami za rok obrotowy. Do ewidencji wyniku finansowego służy konto 860 "Wynik finansowy". Na koncie tym prowadzi się ewidencję:

1) na koniec roku obrotowego - dla przeksięgowania przychodów i kosztów;

2) w roku następnym po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego - dla przeniesienia na fundusz WUG straty lub zysku bilansowego.

W WUG jest sporządzany rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym.

ZAŁĄCZNIK Nr 4

SPOSÓB PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH W WYŻSZYM URZĘDZIE GÓRNICZYM

II.

Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych

1. Księgi rachunkowe WUG są prowadzone za pomocą komputera.

2. Księgi rachunkowe WUG obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

1) dziennik;

2) księgę główną;

3) księgi pomocnicze;

4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;

5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

2.1. Dziennik jest prowadzony w następujący sposób:

1) zdarzenia, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, są ujmowane w nim chronologicznie;

2) zapisy są kolejno numerowane w okresie rocznym, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi;

3) sumy zapisów (obroty) są liczone w sposób ciągły;

4) sumy obrotów dzienników częściowych są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej dla danego dziennika.

2.1.1. W WUG są prowadzone następujące dzienniki częściowe:

1) D-BK - są ujmowane w nim bankowe i kasowe dowody księgowe dotyczące dochodów budżetowych;

2) Dochody - są ujmowane w nim dowody księgowe dotyczące dochodów budżetowych przypisanych przed ich zapłatą;

3) Koszty - są ujmowane w nim dowody księgowe dotyczące wydatków budżetowych (kosztów przed ich zapłatą);

4) W-BK - są ujmowane w nim bankowe i kasowe dowody księgowe dotyczące wydatków budżetowych;

5) ŚT - są ujmowane w nim operacje księgowe związane z ewidencją środków trwałych;

6) ZFŚS - są ujmowane w nim wszystkie dowody księgowe związane z obsługą Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;

7) SD - są ujmowane w nim operacje księgowe kont: "sumy depozytowe" i "sumy na zlecenie".

2.1.2. Zestawienia obrotów dzienników częściowych są sporządzane w okresach miesięcznych na podstawie zatwierdzonych dowodów księgowych nie później niż w dniu terminu sporządzania sprawozdania finansowego.

2.2. Księga główna (konta syntetyczne) jest prowadzona w sposób spełniający następujące zasady:

1) podwójnego zapisu;

2) systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową;

3) powiązania dokonanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku.

2.3. Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegółowiające dla wybranych kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont).

2.4. Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane w okresach miesięcznych na podstawie zatwierdzonych dowodów księgowych nie później niż w dniu stanowiącym termin sporządzenia sprawozdania finansowego. Zawierają one:

1) symbole kont;

2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego;

3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

2.4.1. Obroty zestawienia są zgodne z obrotami dzienników częściowych.

2.5. Zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządza się na dzień zamknięcia roku obrotowego.

2.6. Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) stanowi zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, potwierdzane coroczną inwentaryzacją. Zestawienie jest sporządzane na koniec roku obrotowego. Składniki aktywów i pasywów wycenia się zgodnie z metodami określonymi w załączniku nr 2 do zarządzenia.

3. Kompletne księgi rachunkowe są przenoszone na koniec roku obrotowego na komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, i przechowywane w siedzibie WUG.

4. Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, są trwale oznaczone nazwą jednostki oraz wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia. Księgi rachunkowe są przechowywane starannie według kolejności chronologicznej.

5. Księgi rachunkowe są prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco, przy czym księgi rachunkowe uznaje się za:

1) rzetelne - jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty;

2) bezbłędne - jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania dowody oraz zapewniono ciągłość zapisów;

3) sprawdzalne - jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych zapisów oraz sporządzenie na ich podstawie sprawozdań finansowych oraz deklaracji podatkowych obowiązujących w WUG;

4) prowadzone na bieżąco - jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają terminowe przygotowanie sprawozdań oraz dokonanie rozliczeń finansowych.

6. Zapis księgowy zawiera co najmniej:

1) dla dokumentów zewnętrznych obcych i wewnętrznych, z wyjątkiem wypłacanych w kasie WUG, a niestanowiących zobowiązań na koniec okresu sprawozdawczego, o których mowa w ppkt 2 - datę dokumentu, która jest równoznaczna z datą wpływu dokumentu do Biura Budżetowo-Finansowego w WUG, zwanego dalej "BBF";

2) dla dokumentów zewnętrznych obcych i wewnętrznych, wypłacanych w kasie WUG - datę dokumentu, która jest równoznaczna z datą wypłaty;

3) określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, datę wystawienia oraz datę operacji gospodarczej (dla rejestrów oznaczonych symbolami D-BK, W-BK, SD data dokumentu, data wystawienia i data operacji gospodarczej są takie same);

4) zrozumiały tekst opisu operacji;

5) kwotę;

6) oznaczenie kont, których dotyczy.

6.1. Dowody księgowe, o których mowa w pkt 6 ppkt 1, z okresu poprzedniego, które wpłynęły do BBF w terminie do ostatniego dnia roboczego miesiąca kalendarzowego (okresu sprawozdawczego), przyjmuje się do ewidencji dotyczącej tego miesiąca. Dowody księgowe, które wpłynęły do BBF po tym terminie, ewidencjonuje się w następnym miesiącu kalendarzowym (okresie sprawozdawczym), pod datą wpływu. Zobowiązania wynikające z dowodów księgowych, które wpłynęły do BBF po ostatnim dniu roboczym miesiąca, wykazuje się w sprawozdawczości miesiąca następnego.

6.2. W przypadku zamknięcia roku obrotowego okres wymieniony w pkt 6.1 wydłuża się do 20 stycznia roku następnego. Dowody księgowe, które wpłynęły do tego terminu i dotyczą okresu poprzedniego, ujmuje się w księgach rachunkowych pod datą 31 grudnia roku poprzedniego.

7. Księgi rachunkowe są prowadzone w oparciu o:

1) zakładowy plan kont dla WUG, stanowiący załącznik nr 6 do zarządzenia;

2) obowiązującą klasyfikację budżetową, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 39 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

3) instrukcję kasową, stanowiącą załącznik do zarządzenia nr 15 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 3 marca 2010 r. w sprawie instrukcji kasowej (Dz. Urz. WUG z 2015 r. poz. 68 i 96);

4) instrukcję inwentaryzacyjną, stanowiącą załącznik do zarządzenia nr 25 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 1 września 2009 r. w sprawie instrukcji inwentaryzacyjnej (Dz. Urz. WUG z 2015 r. poz. 69).

III.

Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych

1. Księgi rachunkowe są prowadzone z wykorzystaniem programu komputerowego QUORUM, dostarczonego przez QNT Systemy Informatyczne w Zabrzu.

2. Komputerowy system rachunkowości obejmuje następujące moduły:

1) księgę główną (F-K);

2) środki trwałe;

3) rozrachunki z tytułu pożyczek udzielonych pracownikom;

4) kadry;

5) płace;

6) asystent zarządzania finansowaniem.

3. Dokumentacja opisująca poszczególne programy użytkownika posiada klauzulę, że jest zgodna z wymaganiami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, i zawiera:

1) oznaczenie wersji oprogramowania i datę przyjęcia do eksploatacji;

2) wykaz programów;

3) opis algorytmów i parametrów;

4) opis programowych zasad ochrony danych, metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania;

5) wykaz zbiorów kont ksiąg rachunkowych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w komputerowym systemie rachunkowości.

4. Opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów i procedur oraz opis algorytmów i parametrów poszczególnych programów łącznie z zasadami ochrony danych, jest zamieszczony w "Instrukcji użytkownika" oraz informacji dodatkowej do "Instrukcji użytkownika".

IV.

Zaangażowanie wydatków budżetowych

1. Zaangażowaniem jest wywołanie takiego stanu prawnego, który spowoduje w przyszłości dokonanie wydatku budżetowego. Stan prawny, który obciąża plan finansowy WUG, to w szczególności podpisane umowy o pracę, świadczenia społeczne, prace zlecone i o dzieło, usługi, zakupy materiałów zabezpieczające bieżącą działalność urzędów górniczych oraz podatki.

2. Warunkiem zaangażowania jest wymiar kwotowy umowy.

3. W przypadku umów bezterminowych o znanej stawce miesięcznej - wymiar jest ograniczony do planu bieżącego roku, czyli 12 miesięcy.

4. W przypadku umów bez określonej kwoty miesięcznej, które przewidują, że opłata jest uzależniona od obowiązującej stawki i zużycia, oraz w przypadku braku umowy zaangażowanie przyjmuje się na podstawie dokonanych wydatków.

5. W przypadku umów wieloletnich z oznaczonym terminem zakończenia umowy rozróżnia się: zaangażowanie obciążające rok bieżący i zaangażowanie obciążające lata przyszłe.

6. Zaangażowanie paragrafów wydatków dotyczące wynagrodzeń pracowników łącznie z narzutami (są to w szczególności: § 4010, § 4020, § 4040, § 4110 i § 4120) wykazuje się w wysokości planu wydatków na dany rok budżetowy. Zaangażowanie koryguje się w ciągu roku budżetowego o niewykorzystane środki oraz ewentualne zmiany planu.

7. Zaangażowanie wydatków roku bieżącego może przekroczyć wysokość planu finansowego, jeżeli WUG:

1) zawarł umowę o dofinansowanie, której rozliczenie następuje po zakupie towarów i usług objętych przedmiotową umową, a zwiększenie planu finansowego następuje po całkowitym rozliczeniu umowy, lub

2) realizuje wydatki ujęte w rezerwach celowych, których uruchomienie następuje po dokonaniu wydatku.

8. Ewidencja księgowa zaangażowania na koncie pozabilansowym 998 jest prowadzona w okresach miesięcznych.

9. Jeżeli zaangażowanie w danym roku obrotowym jest większe niż wykonanie - różnicę przenosi się jako zaangażowanie przechodzące na rok następny lub dokonuje się korekty niewykorzystanych środków.

9.1. Jeżeli w trakcie roku budżetowego BBF otrzyma informację od komórki odpowiedzialnej za wykonanie umowy o niewykorzystaniu do końca roku budżetowego całości lub części zaangażowanych wcześniej środków, dokonuje się ujemnej korekty zaangażowania.

10. Różnicę, o której mowa w pkt 9, na podstawie polecenia księgowania ujmuje się w następujący sposób:

1) Wn konto 998 "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego";

2) Ma konto 999 "Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat".

11. Po księgowaniu, o którym mowa w pkt 10, konto 998 nie wykazuje salda, natomiast konto 999 wykazuje saldo Ma.

12. Na koniec roku obrotowego konto 998 nie może wykazywać salda.

13. W następnym roku pod datą 1 stycznia część salda dotyczącą zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego przenosi się na podstawie polecenia księgowania na stronę Ma konta 998.

14. W sprawozdaniu Rb-28 o wydatkach budżetowych na koniec każdego miesiąca wykazuje się w kwotach narastających od początku roku do końca danego roku (ale na koniec danego okresu sprawozdawczego) zawsze wartość zaangażowania wydatków ujętych na stronie Ma konta 998.

ZAŁĄCZNIK Nr 5 2

SPOSÓB OBIEGU DOWODÓW KSIĘGOWYCH W WYŻSZYM URZĘDZIE GÓRNICZYM

I.

Klasyfikacja dowodów księgowych oraz ich cechy

1. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi", i są to dowody:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz urzędów górniczych.

2. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone w WUG dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które pojedynczo wymienia się w dowodzie zbiorczym;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

3. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych można udokumentować operacje gospodarcze za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.

4. Dowód księgowy zawiera co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a jeżeli dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której przekazano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpisy osoby odpowiedzialnej za te wskazania;

7) następujące numery ewidencyjne:

a) numer nadany przez stosowany system (dla dowodów zakupu),

b) numer pozycji dziennika,

c) numer dowodu bankowego (dla dowodów bankowych, uwzględniający numer wyciągu bankowego i numer pozycji dla danego wyciągu), zgodnie z pieczątką:

Dowód księgowy BK nr ......................................................

;

8) numer działania, w celu ujęcia w ewidencji budżetu zadaniowego (dla dowodów dotyczących wydatków budżetowych);

9) opis kwalifikujący wydatek do wydatku strukturalnego (opis stosuje się wyłącznie do dokumentów księgowych dotyczących wydatków strukturalnych).

5. Dowody księgowe są prowadzone rzetelnie, to jest zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej.

6. Niedozwolone jest dokonywanie w dowodach księgowych oraz w dokumentach będących podstawą do wypłaty należności, w tym kartach drogowych dotyczących rozliczenia paliwa, trasy przejazdu i użytkowników, wymazywania i przeróbek.

7. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie ze stosownym uzasadnieniem, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

8. Błędy w dowodach źródłowych wewnętrznych oraz w dokumentach będących podstawą do wypłaty należności mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymywaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby dokonującej poprawki. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

9. W przypadku ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca są dozwolone tylko korekty dokonane przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonane zapisami dodatnimi lub ujemnymi.

II.

Rodzaje dowodów księgowych

1. Dowodami księgowymi są w szczególności:

1) dowody zakupu, w szczególności faktura VAT, rachunek oraz korekta faktury;

2) listy płac oraz listy wypłat zasiłków;

3) umowy zlecenia i o dzieło, rachunki za wykonane prace według tych umów oraz listy wypłat z tytułu tych umów;

4) rachunek kosztów podróży służbowej w delegacji służbowej krajowej lub zagranicznej;

5) polecenie księgowania (PK);

6) nota odsetkowa;

7) rachunek sprzedaży;

8) nota księgowa;

9) dokument LT (likwidacja środka trwałego);

10) dokument OT (przyjęcie środka trwałego do użytkowania);

11) dokument OTP/I (przyjęcie na ewidencję ilościową);

12) dokument OTP (przyjęcie na stan pozostałych środków trwałych);

13) dokument MT (zmiana miejsca użytkowania);

14) dokument RW/WZ (rozchód wewnętrzny/rozchód zewnętrzny);

15) dokument PZ (przychód zewnętrzny);

16) polecenie przelewu;

17) wyciąg bankowy;

18) dowód wpłaty KP (kasa przyjęła);

19) dowód wypłaty KW (kasa wypłaci);

20) wniosek o zaliczkę;

21) rozliczenie zaliczki;

22) dowód wpłaty gotówki na rachunek bankowy;

23) przekaz za pośrednictwem poczty;

24) raport kasowy;

25) polecenie wypłaty;

26) zlecenie wypłaty środków pieniężnych w walucie obcej;

27) lista wypłat za udział w posiedzeniu komisji.

2. Dowody zakupu są wystawiane przez dostawców towarów lub usług na podstawie: protokołu zdawczo-odbiorczego, druku Wz, zlecenia wykonania usługi, zamówienia, umowy sprzedaży, najmu, dzierżawy, protokołu sprzedaży-przekazania majątku trwałego.

3. Listy płac oraz listy wypłat zasiłków ujmują łączne wynagrodzenia pracowników za okres obrachunkowy - miesiąc, i są sporządzane na podstawie angaży pracowników i innej dokumentacji pracowniczej.

4. Umowy zlecenia i o dzieło są sporządzane na podstawie zapotrzebowania na daną usługę. Listy wypłat są sporządzane na podstawie podpisanej umowy, rachunków za wykonane prace według umów cywilnoprawnych i stwierdzenia wykonania usługi. Lista płac do umowy zlecenia i o dzieło zawiera co najmniej:

1) imię i nazwisko;

2) nazwę i numer dokumentu stanowiącego podstawę wypłaty;

3) kwotę wynagrodzenia brutto;

4) koszty uzyskania przychodu;

5) potrącenia obowiązkowe (podatek, składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych);

6) kwotę wynagrodzenia do wypłaty.

5. Rachunek kosztów podróży służbowej w delegacji służbowej krajowej lub zagranicznej zawiera co najmniej:

1) kolejny numer;

2) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe delegowanego;

3) określenie miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej;

4) podpis zlecającego wyjazd;

5) koszty związane z podróżą służbową (dojazdy, diety, koszty noclegu i inne);

6) zatwierdzenie do wypłaty;

7) podpisy pracownika.

5.1. W przypadku pracowników inspekcyjno-technicznych jest dozwolone stosowanie zbiorczych rachunków kosztów podróży służbowych.

6. Polecenie księgowania jest to dowód księgowy wewnętrzny sporządzany w celu ujęcia operacji gospodarczych w księgach rachunkowych WUG. Polecenie księgowania jest wystawiane w szczególności dla:

1) udokumentowania tych zapisów księgowych, które nie odzwierciedlają operacji gospodarczych i dlatego nie mogą być uzasadnione ani dokumentem zewnętrznym ani wewnętrznym, w szczególności: przeniesienia na "wynik finansowy", przeksięgowań pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej, zachowania czystości zapisów oraz poprawiania błędów w księgowaniu, jak również korekt dotyczących księgowania operacji finansowych;

2) udokumentowania księgowego uproszczenia lub zbiorczego ujmowania operacji gospodarczych stosowanego dla następujących zdarzeń:

a) księgowania listy płac,

b) księgowania kosztów dotyczących wydatków bieżących ponoszonych bezpośrednio przez OUG i SUG,

c) księgowania zaangażowania wydatków budżetowych,

d) księgowania planu wydatków,

e) zbiorczego zestawienia zobowiązań wypłacanych w kasie WUG,

f) rozliczenia kosztów zagranicznych podróży służbowych,

g) dokumentowania zdarzeń związanych z ewidencją majątku WUG,

h) dokumentowania zdarzeń związanych z ewidencją materiałów znajdujących się w magazynie gospodarczym,

i) miesięcznego przeksięgowania rozliczeń międzyokresowych przychodów.

6.1. Polecenie księgowania zawiera co najmniej:

1) określenie wystawcy;

2) kolejny numer;

3) określenie operacji księgowych, których dotyczy;

4) określenie kont dla podanych operacji;

5) podpis wystawcy i zatwierdzającego dokument.

7. Nota odsetkowa jest to dokument sporządzany w związku z opóźnieniem w zapłacie albo opóźnieniem w terminie wykonania umowy. Nie sporządza się not odsetkowych, jeżeli koszt dostarczenia zawiadomienia przewyższa wartość naliczonych odsetek. Noty odsetkowe są wystawiane na ujednoliconych drukach.

8. Rachunek sprzedaży jest to dokument wystawiany na rzecz odbiorców, potwierdzający wykonanie usługi albo sprzedaż towarów. W WUG rachunki są wystawiane, zgodnie z art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, z późn. zm.), na żądanie odbiorcy. Rachunek sprzedaży zawiera co najmniej:

1) określenie wystawcy i odbiorcy rachunku;

2) numer kolejny rachunku;

3) datę i miejscowość wystawienia rachunku;

4) oznaczenie rodzaju, ilości i wartości transakcji;

5) kwotę wyrażoną słownie;

6) pieczątkę i podpis wystawcy.

8.1. W przypadku rejestracji WUG jako płatnika podatku od towarów i usług wystawia się faktury VAT na podstawie przepisów o podatku od towarów i usług.

9. Nota księgowa jest to dokument wystawiany w zamian rachunków sprzedaży na rzecz odbiorców.

10. Dokument RW/WZ (rozchód wewnętrzny/rozchód zewnętrzny) jest stosowany w przypadku pobierania materiałów z magazynu, z podaniem ilości i nazwy wydawanych materiałów, i wyceniany na podstawie rzeczywistej ceny zakupu. Stanowi on potwierdzenie wydania towarów z magazynu, w związku z czym jest potwierdzany przez pobierającego.

11. Dokument PZ (przychód zewnętrzny) jest stosowany w przypadku przyjęcia towarów do magazynu. Stanowi on polecenie przyjęcia materiałów do magazynu oraz potwierdzenie przez magazyniera przyjęcia zakupionych towarów.

12. Polecenie przelewu jest to dokument zastępczy, zobowiązujący do zapłaty za towary lub usługi w przypadku braku faktury VAT lub rachunku, a związany z podpisanymi przez WUG umowami lub otrzymanymi decyzjami. Polecenie przelewu zawiera co najmniej:

1) określenie wystawcy i odbiorcy przelewu;

2) numery kont bankowych wystawcy i odbiorcy;

3) określenie rodzaju transakcji, na podstawie której ma być dokonany przelew;

4) kwotę przelewu, wyrażoną liczbowo i słownie;

5) zatwierdzenie dowodu.

13. Wyciąg bankowy jest to dokument stanowiący zbiorcze zestawienia operacji, które zostały dokonane na poszczególnych kontach bankowych.

14. Obieg i opis dokumentów kasowych w sposób szczegółowy jest uregulowany w instrukcji kasowej, stanowiącej załącznik do zarządzenia nr 15 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 3 marca 2010 r. w sprawie instrukcji kasowej.

III.

WYKAZ OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO SPRAWDZANIA I ZATWIERDZANIA DOWODÓW KSIĘGOWYCH W WYŻSZYM URZĘDZIE GÓRNICZYM

1. Dowody księgowe podlegają kontroli w następującej kolejności:

1) kontrola merytoryczna;

2) kontrola formalno-rachunkowa;

3) zatwierdzenie dowodu księgowego;

4) dekretacja dowodu księgowego;

5) kontrola funkcjonalna - audyt wewnętrzny.

2. Kontrola merytoryczna

2.1. Kontroli merytorycznej podlegają prawidłowo wystawione dowody księgowe.

2.2. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dowodzie księgowym odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie księgowym operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego oraz czy jest ona zgodna z obowiązującymi przepisami.

2.3. Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy:

1) dowód księgowy został wystawiony przez właściwy podmiot;

2) operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upoważnione;

3) operacja gospodarcza była celowa, to znaczy, czy była zaplanowana w okresie, w którym została dokonana, albo jej wykonanie było niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania WUG, OUG lub SUG;

4) dane zawarte w dowodzie księgowym są zgodne z zawartą umową lub wnioskiem;

5) dane zawarte w dowodzie księgowym odpowiadają rzeczywistości;

6) zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem.

2.4. Stwierdzone w dowodach księgowych nieprawidłowości merytoryczne są uwidocznione na załączonym do dowodu księgowego szczegółowym opisie nieprawidłowości, który zawiera datę i podpis sprawdzającego. Jeżeli zachodzi taka konieczność, opis nieprawidłowości jest potwierdzony dodatkowo przez osobę do tego upoważnioną. Stwierdzenie nieprawidłowości uwidocznione w tej formie stanowi podstawę do ewentualnego dochodzenia odszkodowania od osób materialnie odpowiedzialnych, względnie do zażądania od kontrahenta wystawienia faktury korygującej.

2.5. Zadaniem kontroli merytorycznej jest również zadbanie o szczegółowy opis operacji gospodarczej, ze szczególnym uwzględnieniem związku dokonanego wydatku publicznego z podstawową działalnością WUG. Jeżeli z dowodu księgowego nie wynika jasno charakter zdarzenia gospodarczego, jest niezbędne jego uzupełnienie. Opis i uzupełnienie są dokonywane na odwrocie dokumentu i potwierdzane pieczątką imienną, podpisem oraz pieczątką:

Sprawdzono pod względem merytorycznym

dnia ......................................................................

2.6. Osoba dokonująca kontroli merytorycznej dowodu księgowego jest odpowiedzialna za wpisanie numeru działania w budżecie zadaniowym.

2.7. Kontrola merytoryczna jest dokonywana przez osoby upoważnione do tego przez Prezesa WUG albo Dyrektora Generalnego WUG, zgodnie z zakresem czynności. Są to w szczególności dyrektorzy komórek organizacyjnych WUG oraz ich zastępcy, naczelnicy samodzielnych wydziałów, osoby zatrudnione na samodzielnych stanowiskach, a także dyrektorzy urzędów górniczych oraz ich zastępcy. Dokument sprawdzony pod względem merytorycznym zawiera podpis i pieczątkę imienną osoby upoważnionej.

2.8. Kontrola merytoryczna jest dokonywana w terminie 2 dni roboczych (jednocześnie nie później niż 1 dzień przed terminem zapłaty wskazanym w dowodzie księgowym) po otrzymaniu dowodu księgowego do kontroli. W przypadku stwierdzenia niezgodności dowodu księgowego z zawartą umową lub zrealizowanym przez kontrahenta świadczeniem, termin ten wydłuża się do czasu wyjaśnienia niezgodności przez komórkę organizacyjną WUG lub urząd górniczy, odpowiedzialne za realizację wydatku publicznego, nie później jednak niż na 2 dni robocze przed terminem płatności, albo - w przypadku dowodów księgowych za poprzedni miesiąc rozliczeniowy, które wpłynęły do BBF do ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc zapłaty - nie później niż na 5 dni roboczych przed zatwierdzeniem sprawozdania budżetowego.

2.9. Dowód sprawdzony pod względem merytorycznym jest przekazywany w dniu dokonania kontroli:

1) dla dowodów księgowych realizowanych przez WUG - do BBF;

2) dla dowodów księgowych realizowanych przez inne urzędy górnicze - do osoby odpowiedzialnej za kontrolę formalno-rachunkową.

3. Kontrola formalno-rachunkowa

3.1. Kontrola formalno-rachunkowa polega na zbadaniu, czy dowód księgowy został wystawiony w sposób prawidłowy i zgodny z obowiązującymi przepisami, czy operacja została poddana kontroli merytorycznej oraz czy dowód księgowy nie zawiera błędów rachunkowych.

3.2. Kontrola formalno-rachunkowa polega w szczególności na sprawdzeniu, czy:

1) dokument posiada cechy dowodu księgowego;

2) dowód księgowy jest opatrzony klauzulą o dokonaniu kontroli merytorycznej;

3) wynik kontroli merytorycznej dowodu księgowego umożliwia prawidłowe ujęcie zdarzenia w księgach rachunkowych (w tym w ewidencji budżetu zadaniowego);

4) w dowodzie księgowym nie występują błędy rachunkowe;

5) dowód księgowy został wystawiony przez właściwy podmiot;

6) dowód księgowy jest wyrażony w walucie polskiej; jeżeli nie, to kontrolujący pod względem formalno-rachunkowym dokonuje przeliczenia oraz wpisuje na dowodzie księgowym podstawę tego przeliczenia.

3.3. Zadaniem kontroli formalno-rachunkowej jest niedopuszczenie do zaksięgowania dowodu księgowego posiadającego wady formalne i merytoryczne.

3.4. Kontrolujący dowód księgowy pod względem formalno-rachunkowym zamieszcza na odwrocie tego dowodu pieczątkę oraz podpis w miejscu "Podpis sprawdzającego rachunek":

Rachunek sprawdzono i zatwierdzono
na sumę zł .....................................................................		gr...................................
słownie:
....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
Cz. ........... Dz. ..............	rozdz. ............ § ............	poz. .............................
dnia ................................... 201..... r.
Sprawdził:	Główny Księgowy:	Zatwierdził:

Podpis sprawdzającego rachunek		Podpis zatwierdzającego rachunek

3.5. Kontrolujący dowód księgowy pod względem formalno-rachunkowym przygotowuje dowód księgowy do zatwierdzenia, przez wpisanie do klauzuli zatwierdzającej kwoty, na którą opiewa dowód, liczbą i słownie, oraz wpisanie odpowiednio: części, działu, rozdziału oraz paragrafu klasyfikacji budżetowej.

3.6. Kontrola formalno-rachunkowa jest dokonywana przez osoby do tego upoważnione. Wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli formalno-rachunkowej w WUG określono w tabeli. Dyrektorzy OUG i SUG określają własne wykazy pracowników upoważnionych do sprawdzania dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym, które przekazują do BBF.

Lp.	Rodzaj dokumentacji	Imię i nazwisko upoważnionego	Imię i nazwisko zastępującego
1.	Dokumentacja płacowa	Maria Siekierska Małgorzata Król Ewelina Bilat	-
2.	Dokumentacja zakupu materiałów, usług i towarów	Urszula Guttan	Beata Kosińska Ilona Rogala Edyta Proboszcz Małgorzata Kaczmarek
3.	Rozliczanie delegacji służbowych	Beata Kosińska Małgorzata Kaczmarek	Ilona Rogala Edyta Proboszcz Urszula Guttan

3.7. Wzory podpisów osób wymienionych w tabeli w pkt 3.6 są przechowywane w BBF.

3.8. Kontrola formalno-rachunkowa jest przeprowadzana w terminie umożliwiającym dokonanie terminowej płatności oraz ujęcie dowodu księgowego we właściwym okresie sprawozdawczym.

4. Zatwierdzenie dowodu księgowego

4.1. Po kontroli merytorycznej oraz formalno-rachunkowej następuje sprawdzenie i zatwierdzenie dowodu księgowego przez osoby wymienione w tabeli.

I. Zatwierdzający dowody księgowe:
	Imię i nazwisko	Stanowisko
1.	Adam Mirek	Prezes
2.	Krzysztof Król	Wiceprezes
3.	Piotr Wojtacha	Wiceprezes
4.	Justyna Pikiewicz	Dyrektor Generalny
5.	Ewa Bałchanowska	Dyrektor BBF
II. Sprawdzający dowody księgowe jako Główny Księgowy WUG (lub pełniący obowiązki):
	Imię i nazwisko	Stanowisko
1.	Aneta Chowańska	Główny Księgowy WUG
2.	Ilona Rogala	Główny Specjalista w BBF
3.	Edyta Proboszcz	Główny Specjalista w BBF

4.2. Wzory podpisów osób wymienionych w tabeli w pkt 4.1 są przechowywane w BBF.

4.3. Dyrektorzy OUG i SUG określają własne wykazy pracowników upoważnionych do sprawdzania i zatwierdzania dowodów księgowych, które przekazują do BBF.

4.4. Sprawdzenie i zatwierdzenie dowodu księgowego następuje najpóźniej w terminie 1 dnia roboczego po dokonaniu kontroli formalno-rachunkowej.

5. Dekretacja dowodu księgowego

5.1. Zatwierdzony dowód księgowy podlega dekretacji, polegającej na odpowiednim ujęciu zdarzenia gospodarczego zgodnie z zakładowym planem kont dla WUG, stanowiącym załącznik nr 6 do zarządzenia.

5.2. Dekretacji dokonują osoby do tego upoważnione, zgodnie z zakresem czynności, poprzez ustalenie i oznaczenie sposobu ewidencji zdarzenia gospodarczego, podanie korespondencji konta, daty, pod którą należy ująć zdarzenie gospodarcze w księgach rachunkowych, oraz zaakceptowanie do księgowania przy pomocy następującej pieczęci:

Data 201..........	konto Wn	kwota Wn
Wn
Ma	konto Ma	kwota Ma
Podpis .......................

5.3. Dekretacji dowodów księgowych dokonuje się w terminie 2 dni roboczych od daty otrzymania dowodu księgowego.

5.4. Zadekretowany dowód księgowy osoba odpowiedzialna, zgodnie z zakresem czynności, przekazuje do właściwego ujęcia w księgach rachunkowych, w dniu dokonania dekretacji.

6. Zatwierdzanie

Zaksięgowane dokumenty są zatwierdzane w okresach miesięcznych, nie później niż w dniu stanowiącym termin sporządzenia sprawozdań finansowych.

7. Szczegółowy schemat obiegu dowodów księgowych

7.1. Szczegółowy schemat obiegu niektórych dowodów księgowych określono w tabeli.

SZCZEGÓŁOWY SCHEMAT OBIEGU NIEKTÓRYCH DOWODÓW KSIĘGOWYCH

Lp.	Nazwa dowodu księgowego	Dowód księgowy sporządza			Kontrola dowodu księgowego		Zatwierdzenie dowodu księgowego	Przeznaczenie dowodu księgowego
Lp.	Nazwa dowodu księgowego	komórka lub podmiot	liczba egzemplarzy	data sporządzenia	merytoryczna	formalno-rachunkowa	Zatwierdzenie dowodu księgowego	komórka lub podmiot	numer egzemplarza^*)
1.	Dowód zakupu	dostawca	1	zgodnie z umową lub zamówieniem	jednostki organizacyjne WUG, OUG albo SUG	zgodnie z niniejszym załącznikiem	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BBF	1
2.	Lista płac	BBF	2	przynajmniej 1 dzień przed planowanym terminem wypłaty	BDG	BBF	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BBF	1 2
3.	Lista wypłat zasiłków	BBF	1	przynajmniej 1 dzień przed planowanym terminem wypłaty	BDG	BBF	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BBF	1
4.	Umowa zlecenia albo o dzieło	jednostki organizacyjne WUG, OUG albo SUG	2	najpóźniej w dniu rozpoczęcia obowiązywania umowy	-	-	zgodnie z niniejszym załącznikiem	wykonawca BBF	1 2
5.	Rachunek za wykonaną umowę zlecenia albo o dzieło	wykonawca	1	po wykonaniu umowy	jednostki organizacyjne WUG, OUG albo SUG	BBF	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BBF	1
6.	Lista wypłat umów zlecenia albo o dzieło	BBF	1	po otrzymaniu rachunku	jednostki organizacyjne WUG, OUG albo SUG	BBF	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BBF	1
7.	Rachunek kosztów podróży służbowej	jednostki organizacyjne WUG, OUG albo SUG	1	przynajmniej 1 dzień przed planowanym wyjazdem służbowym	jednostki organizacyjne WUG, OUG albo SUG	zgodnie z niniejszym załącznikiem	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BBF	1
8.	Polecenie księgowania	BBF	1	w dniu stwierdzenia konieczności dokonania przeksięgowania	-	zgodnie z niniejszym załącznikiem	Główny Księgowy WUG	BBF	1
9.	Nota odsetkowa	BBF	2	w dniu stwierdzenia przekroczenia terminu zapłaty albo wykonania umowy	-	zgodnie z niniejszym załącznikiem	zgodnie z niniejszym załącznikiem	odbiorca BBF	1 2
10.	Rachunek sprzedaży (faktura VAT)	BBF	2	do 7 dni od daty sprzedaży lub na wezwanie nabywcy	-	-	zgodnie z niniejszym załącznikiem	odbiorca BBF	1 2
11.	Nota księgowa	BBF albo BDG	2	najpóźniej w dniu powstania obowiązku wystawienia	-	-	zgodnie z niniejszym załącznikiem	odbiorca BBF	1 2
12.	Dokument LT	BBF	2	po przekazaniu protokołu likwidacji środka trwałego	komisja likwidacyjna	-	Dyrektor BBF, OUG albo SUG	BBF OUG, SUG albo BDG (osoba prowadząca ewidencję środków trwałych)	1 2
13.	Dokument OT	BBF	2	po przekazaniu protokołu odbioru do użytkowania	-	-	-	BBF OUG, SUG albo BDG (osoba prowadząca ewidencję środków trwałych)	1 2
14.	Dokument OTP/I	BBF	2	po przekazaniu do użytkowania	-	-	-	BBF OUG, SUG albo BDG (osoba prowadząca ewidencję środków trwałych)	1 2
15.	Dokument MT	BBF	2	po przekazaniu protokołu zmiany miejsca użytkowania	-	-	-	BBF OUG, SUG albo BDG (osoba prowadząca ewidencję środków trwałych)	1 2
16.	Dokument OTP	BBF	2	po przekazaniu do użytkowania	-	-	-	BBF OUG, SUG albo BDG (osoba prowadząca ewidencję środków trwałych)	1 2
17.	Dokument RW / Dokument WZ	BDG albo GP	2	w dniu wydania z magazynu	-	BDG albo GP	NBDG albo dyrektor GP	BBF BDG albo GP	1 2
18.	Dokument PZ	BDG albo GP	2	w dniu przyjęcia do magazynu	-	BBF, BDG albo GP (łącznie z fakturą zakupu)	NBDG albo dyrektor GP	BBF BDG albo GP	1 2
19.	Polecenie przelewu	jednostki organizacyjne WUG, OUG albo SUG	1	przed dokonaniem przelewu	jednostki organizacyjne WUG, OUG albo SUG	zgodnie z niniejszym załącznikiem	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BBF	1

Objaśnienia:

^*) - oryginał; 2 - kopia; BDG - Biuro Dyrektora Generalnego; NBDG - Naczelnik właściwego wydziału w Biurze Dyrektora Generalnego; GP - Gabinet Prezesa

ZAŁĄCZNIK Nr 6 3

ZAKŁADOWY PLAN KONT DLA WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO

A.

Wykaz kont księgi głównej

I. Konta bilansowe

Zespół 0 - Majątek trwały

011 - Środki trwałe

013 - Pozostałe środki trwałe

020 - Wartości niematerialne i prawne

071 - Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

072 - Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych

080 - Środki trwałe w budowie (inwestycje)

Zespół 1 - Środki pieniężne i rachunki bankowe

100 - Kasa walutowa

101 - Kasa

130 - Rachunek bieżący jednostki

135 - Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia

137 - Rachunek środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi

138 - Rachunek środków europejskich

139 - Inne rachunki bankowe

141 - Środki pieniężne w drodze

Zespół 2 - Rozrachunki i rozliczenia

201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych

222 - Rozliczenie dochodów budżetowych

223 - Rozliczenie wydatków budżetowych

225 - Rozrachunki z budżetami

226 - Długoterminowe należności budżetowe

227 - Rozliczenie wydatków z budżetu środków europejskich

228 - Rozliczenie środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi

229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami

240 - Pozostałe rozrachunki

245 - Wpływy do wyjaśnienia

290 - Odpisy aktualizujące należności

Zespół 3 - Materiały i towary

300 - Rozliczenie zakupu

310 - Materiały

330 - Towary

Zespół 4 - Koszty według rodzajów i ich rozliczenie

400 - Amortyzacja

401 - Zużycie materiałów i energii

402 - Usługi obce

403 - Podatki i opłaty

404 - Wynagrodzenia

405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

409 - Pozostałe koszty rodzajowe

Zespół 7 - Przychody, dochody i koszty

720 - Przychody z tytułu dochodów budżetowych

730 - Sprzedaż towarów i wartość ich zakupu

750 - Przychody finansowe

751 - Koszty finansowe

760 - Pozostałe przychody operacyjne

761 - Pozostałe koszty operacyjne

Zespół 8 - Fundusze, rezerwy i wynik finansowy

800 - Fundusz jednostki

810 - Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje

840 - Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów

851 - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

860 - Wynik finansowy

II. Konta pozabilansowe

970 - Płatności ze środków europejskich

975 - Wydatki strukturalne

980 - Plan finansowy wydatków budżetowych

981 - Plan finansowy niewygasających wydatków

982 - Plan wydatków środków europejskich

983 - Zaangażowanie wydatków środków europejskich roku bieżącego

984 - Zaangażowanie wydatków środków europejskich przyszłych lat

990 - Plan finansowy wydatków budżetowych w układzie zadaniowym

993 - Korekty wydatków kwalifikowanych dotyczące roku poprzedniego

998 - Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego

999 - Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat

B.

Wykaz kont ksiąg pomocniczych

011 - Środki trwałe

- ewidencja szczegółowa - ilościowo-wartościowa w formie ewidencji komputerowej przy pomocy modułu "środki trwałe" według komórek organizacyjnych WUG, OUG i SUG, umożliwiająca ustalenie wartości początkowej poszczególnych składników majątkowych oraz należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji

013 - Pozostałe środki trwałe

020 - Wartości niematerialne i prawne

- ewidencja szczegółowa - w formie ewidencji komputerowej przy pomocy modułu "środki trwałe"

071 - Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

- ewidencja szczegółowa - w formie ewidencji komputerowej przy pomocy modułu "środki trwałe",

- tabela umorzeń w formie ewidencji komputerowej

100 - Kasa walutowa

- ewidencja szczegółowa odrębnie dla każdej kasy walutowej

101 - Kasa

- ewidencja szczegółowa odrębnie dla każdej kasy

130 - Rachunek bieżący jednostki

- ewidencja szczegółowa odrębnie dla każdego rachunku bankowego z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej, w szczegółowości planu finansowego dochodów i wydatków,

- ewidencja szczegółowa zapewniająca określenie wykonania budżetu w układzie zadaniowym

135 - Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia

- ewidencja szczegółowa umożliwiająca ustalenie obrotów każdego z funduszy specjalnego przeznaczenia

137 - Rachunek środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi

- ewidencja szczegółowa umożliwiająca ustalenie stanu środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi w podziale na źródła ich pochodzenia oraz według programów finansowanych z udziałem tych środków

138 - Rachunek środków europejskich

- ewidencja szczegółowa uwzględniająca szczegółowość planu finansowego WUG oraz umożliwiająca ustalenie obrotów i stanu środków pieniężnych według źródeł ich pochodzenia z podziałem na poszczególne programy i projekty

139 - Inne rachunki bankowe

- ewidencja szczegółowa według wyodrębnionych rachunków bankowych oraz urzędów górniczych posiadających rachunki bankowe

201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

- ewidencja szczegółowa według poszczególnych kontrahentów oraz podziałek klasyfikacji budżetowej

221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych

- ewidencja szczegółowa według poszczególnych kontrahentów oraz podziałek klasyfikacji budżetowej

225 - Rozrachunki z budżetami

- ewidencja szczegółowa według typu rozrachunku z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej

226 - Długoterminowe należności budżetowe

- ewidencja szczegółowa według poszczególnych kontrahentów oraz podziałek klasyfikacji budżetowej

227 - Rozliczenie wydatków z budżetu środków europejskich

- ewidencja szczegółowa według stanu rozliczeń środków w podziale na źródła ich pochodzenia

228 - Rozliczenie środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi

- ewidencja szczegółowa według stanu rozliczeń środków w podziale na źródła ich pochodzenia

229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

- ewidencja szczegółowa według typu rozrachunku z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej

231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

- ewidencja szczegółowa z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej

234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami

- ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji budżetowej dla wydatków budżetowych oraz z wyodrębnieniem należności dla Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych z tytułu pożyczek,

- ewidencja szczegółowa imienna z wyodrębnieniem należności z tytułu zaliczek udzielanych pracownikom z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej, dla wydatków budżetowych

240 - Pozostałe rozrachunki

- ewidencja szczegółowa z uwzględnieniem tytułów poszczególnych rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej

245 - Wpływy do wyjaśnienia

- ewidencja szczegółowa z uwzględnieniem tytułów poszczególnych niewyjaśnionych wpłat

310 - Materiały

- ewidencja szczegółowa z uwzględnieniem możliwości ustalenia stanu zapasów materiałów według poszczególnych grup i rodzajów materiałów

330 - Towary

- ewidencja szczegółowa z uwzględnieniem możliwości ustalenia stanu zapasów towarów według poszczególnych grup i rodzajów towarów

401 - Zużycie materiałów i energii