Prowadzenie gospodarki finansowej oraz rachunkowości w Wyższym Urzędzie Górniczym.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.WUG.2006.17.91

Akt utracił moc

Wersja od: 7 maja 2008 r.

DECYZJA Nr 25

PREZESA WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO

z dnia 24 października 2006 r.

w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej oraz rachunkowości w Wyższym Urzędzie Górniczym

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z 2003 r. Nr 60, poz. 535, Nr 124, poz. 1152, Nr 139, poz. 1324 i Nr 229, poz. 2276, z 2004 r. Nr 96, poz. 959, Nr 145, poz. 1535, Nr 146, poz. 1546 i Nr 213, poz. 2155, z 2005 r. Nr 10, poz. 66, Nr 184, poz. 1539 i Nr 267, poz. 2252 oraz z 2006 r. Nr 157, poz. 1119 i Nr 208, poz. 1540) oraz art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 i Nr 169, poz. 1420 oraz z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i 1218 i Nr 187, poz. 1381) postanawia się, co następuje:

§ 1. Ustala się, z uwzględnieniem przepisów: rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726, Nr 137, poz. 976 i Nr 195, poz. 1443), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020):

1) w załączniku nr 1 do decyzji - rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze w Wyższym Urzędzie Górniczym;

2) w załączniku nr 2 do decyzji - metody wyceny aktywów i pasywów w Wyższym Urzędzie Górniczym;

3) w załączniku nr 3 do decyzji - sposób ustalania wyniku finansowego w Wyższym Urzędzie Górniczym;

4) w załączniku nr 4 do decyzji - sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych w Wyższym Urzędzie Górniczym;

5) w załączniku nr 5 do decyzji - sposób obiegu dowodów księgowych w Wyższym Urzędzie Górniczym, w tym:

a) wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli formalno-rachunkowej dowodów księgowych w Wyższym Urzędzie Górniczym,

b) wykaz osób upoważnionych do sprawdzania i zatwierdzania dowodów księgowych w Wyższym Urzędzie Górniczym,

c) szczegółowy schemat obiegu niektórych dowodów księgowych;

6) w załączniku nr 6 do decyzji - zakładowy plan kont dla Wyższego Urzędu Górniczego;

7) w załączniku nr 7 do decyzji - system służący ochronie danych i ich zbiorów w Wyższym Urzędzie Górniczym.

§ 2. Traci moc decyzja nr 13 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 28 czerwca 2005 r. w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej oraz rachunkowości w Wyższym Urzędzie Górniczym (Dz. Urz. WUG Nr 11, poz. 43 i 44 oraz z 2006 r. Nr 4, poz. 31 i Nr 14, poz. 72).

§ 3. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

ROK OBROTOWY I WCHODZĄCE W JEGO SKŁAD OKRESY SPRAWOZDAWCZE W WYŻSZYM URZĘDZIE GÓRNICZYM

Rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego, czyli rok kalendarzowy począwszy od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia.

W skład roku obrotowego wchodzą okresy sprawozdawcze. Sprawozdania budżetowe są sporządzane zgodnie z uregulowaniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Za okres sprawozdawczy przyjmuje się następujące okresy:

1) okres jednego miesiąca dla sprawozdań: RB-23, RB-27, RB-28, RB-28NW;

2) okres kwartału dla sprawozdań: RB-27, RB-28, RB-Z, RB-N, RB-34, RB-70;

3) okresy półroczne dla sprawozdania RB-31;

4) okres roku dla sporządzenia bilansu, rachunku zysków i strat (wariant porównawczy) oraz zestawienia zmian w funduszu jednostki.

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW W WYŻSZYM URZĘDZIE GÓRNICZYM

I.

Podstawy prawne.

Stosowane w Wyższym Urzędzie Górniczym metody wyceny aktywów i pasywów są określone w:

1) ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;

2) ustawie z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych;

3) ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, Nr 60, poz. 700 i 703, Nr 86, poz. 958, Nr 103, poz. 1100, Nr 117, poz. 1228 i Nr 122, poz. 1315 i 1324, z 2001 r. Nr 106, poz. 1150, Nr 110, poz. 1190 i Nr 125, poz. 1363, z 2002 r. Nr 25, poz. 253, Nr 74, poz. 676, Nr 93, poz. 820, Nr 141, poz. 1179, Nr 169, poz. 1384, Nr 199, poz. 1672, Nr 200, poz. 1684 i Nr 230, poz. 1922, z 2003 r. Nr 45, poz. 391, Nr 96, poz. 874, Nr 137, poz. 1302, Nr 180, poz. 1759, Nr 202, poz. 1957, Nr 217, poz. 2124 i Nr 223, poz. 2218, z 2004 r. Nr 6, poz. 39, Nr 29, poz. 257, Nr 54, poz. 535, Nr 93, poz. 894, Nr 121, poz. 1262, Nr 123, poz. 1291, Nr 146, poz. 1546, Nr 171, poz. 1800, Nr 210, poz. 2135 i Nr 254, poz. 2533, z 2005 r. Nr 25, poz. 202, Nr 57, poz. 491, Nr 78, poz. 684, Nr 143, poz. 1199, Nr 155, poz. 1298, Nr 169, poz. 1419 i 1420, Nr 179, poz. 1484, Nr 180, poz. 1495 i Nr 183, poz. 1538 oraz z 2006 r. Nr 94, poz. 651, Nr 107, poz. 723, Nr 136, poz. 970, Nr 157, poz. 1119 i Nr 183, poz. 1353);

4) rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych;

5) rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. Nr 112, poz. 1317, z 2002 r. Nr 18, poz. 169 oraz z 2004 r. Nr 260, poz. 2589);

6) rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004 r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym, zakładom budżetowym i gospodarstwom pomocniczym (Dz. U. Nr 191, poz. 1957);

7) rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie sposobu i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłat należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 117, poz. 791).

II.

Metody wyceny aktywów i pasywów w odniesieniu do poszczególnych rodzajów aktywów i pasywów.

1.

Środki trwałe.

1.1. Środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie użyteczności powyżej jednego roku, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby Wyższego Urzędu Górniczego, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego.

1.2. Środki trwałe dzielą się na 10 grup:

0) grunty, w tym prawo wieczystego użytkowania gruntów;

1) budynki i lokale, w tym spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego lub użytkowego;

2) obiekty inżynierii lądowej i wodnej;

3) kotły i maszyny energetyczne;

4) maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania;

5) specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty;

6) urządzenia techniczne;

7) środki transportu;

8) narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie;

9) inwentarz żywy.

1.3. Dla poszczególnych momentów zmian przyjmuje się następujące daty:

1) przyjęcie środka trwałego w budowie - datę zakończenia środka trwałego w budowie (protokolarnego przyjęcia środka do użytkowania); jeżeli faktyczne przyjęcie do użytkowania nastąpiło wcześniej od przyjęcia protokolarnego, za datę przyjęcia środka trwałego do ewidencji uważa się datę przyjęcia protokolarnego;

2) przyjęcie środka z bezpośredniego zakupu - datę przyjęcia do eksploatacji;

3) likwidacja - datę zatwierdzenia protokołu likwidacji przez Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego albo Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego;

4) nieodpłatne przyjęcie lub przekazanie - datę sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego;

5) przeszacowanie - datę urzędowej aktualizacji wyceny środków trwałych określoną w przepisach;

6) ujawnienie niedoboru lub nadwyżki - datę ujawnienia różnicy inwentaryzacyjnej wynikającej z protokołu komisji;

7) sprzedaż - datę dokonania sprzedaży;

8) zmiana miejsca użytkowania - datę protokołu odbioru przez nowego użytkownika.

1.4. Środki trwałe w dniu przyjęcia do użytkowania wycenia się:

1) w przypadku zakupu - według ceny nabycia lub ceny zakupu, jeżeli koszty zakupu nie stanowią istotnej wartości;

2) w przypadku wytworzenia - według kosztu wytworzenia, zaś w przypadku trudności z ustaleniem kosztu wytworzenia - według wyceny dokonanej przez rzeczoznawcę;

3) w przypadku ujawnienia w trakcie inwentaryzacji - według posiadanych dokumentów z uwzględnieniem stopnia zużycia, a przy ich braku - według wartości godziwej;

4) w przypadku spadku lub darowizny - według wartości godziwej z dnia otrzymania lub w niższej wartości określonej w umowie przekazania.

1.5. Na dzień bilansowy środki trwałe (z wyjątkiem gruntów, których się nie umarza) wycenia się według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych), pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe.

1.6. Środki trwałe ewidencjonuje się w podziale na:

1) podstawowe środki trwałe na koncie 011 "Środki trwałe w używaniu";

2) pozostałe środki trwałe na koncie 013 "Pozostałe środki trwałe w używaniu".

1.6.1. Podstawowe środki trwałe to środki o wartości początkowej wyższej od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych. Finansuje się je ze środków na inwestycje w rozumieniu ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych oraz wydanych na jej podstawie: rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 3 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa (Dz. U. Nr 120, poz. 831), z uwzględnieniem rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.

1.6.1.1. Podstawowe środki trwałe o wartości wyższej od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych oraz podstawowe środki trwałe, których okres używania jest dłuższy niż 1 rok, umarza się według stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych.

1.6.1.2. Ustala się podstawowe wysokości stawek amortyzacyjnych dla wszystkich grup podstawowych środków trwałych (z wyjątkiem gruntów) na poziomie stawek zamieszczonych w załączniku nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

1.6.1.3. Stawki, okres i metody amortyzacji ustala się na dzień przyjęcia podstawowego środka trwałego do ewidencji.

1.6.1.4. Przy ustalaniu stawki amortyzacyjnej podstawowych środków trwałych bierze się pod uwagą:

1) liczbę zmian, na których pracuje dany podstawowy środek trwały;

2) tempo postępu techniczno-ekonomicznego;

3) wydajność podstawowego środka trwałego mierzoną liczbą godzin jego pracy lub liczbą wytworzonych produktów albo innym stosownym miernikiem;

4) prawne lub inne ograniczenia czasu używania.

1.6.1.5. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się jednorazowo na koniec roku obrotowego, z tym, że suma odpisów amortyzacyjnych dla podstawowych środków trwałych wprowadzonych do ewidencji w ciągu roku ustalana jest w proporcji do okresu użytkowania w danym roku.

1.6.1.6. Odpisów umorzeniowych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia podstawowego środka trwałego do używania.

1.6.1.7. Umorzenie ujmowane jest na koncie 071 "Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych". Amortyzacja obciąża konto 401 "Amortyzacja" na koniec roku obrotowego.

1.6.1.8. W Wyższym Urzędzie Górniczym stosuje się do wszystkich podstawowych środków trwałych liniową metodę amortyzacji.

1.6.2. Pozostałe środki trwałe to takie, których wartość początkowa przekracza kwotę 300 zł brutto, a nie przekracza kwoty wymienionej w ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, z wyjątkiem mebli i dywanów, które zalicza się do pozostałych środków trwałych bez względu na ich wartość. Pozostałe środki trwałe finansuje się ze środków na bieżące wydatki (z wyjątkiem pierwszego wyposażenia nowego obiektu, które tak jak ten obiekt finansowane jest ze środków na inwestycje). Dla pozostałych środków trwałych dokonuje się 100 % odpisów amortyzacyjnych w momencie oddania do używania. Pozostałe środki trwałe ujmuje się na koncie 013 "Pozostałe środki trwałe w używaniu", a umorzenie ich ujmowane jest na koncie 072 "Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych" w korespondencji z kontem 400 "Koszty według rodzajów".

2.

Wartości niematerialne i prawne.

2.1. Za wartości niematerialne i prawne uznaje się nabyte przez Wyższy Urząd Górniczy, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby Wyższego Urzędu Górniczego, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, a w szczególności:

1) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje;

2) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych.

2.2. W przypadku wartości niematerialnych i prawnych oddanych do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, wartości niematerialne i prawne zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy, zgodnie z warunkami określonymi w art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się również nabytą wartość firmy oraz koszty zakończonych prac rozwojowych.

2.3. W ciągu roku obrotowego wartości niematerialne i prawne przyjmuje się na stan według ceny nabycia.

2.4. Na dzień bilansowy wartości niematerialne i prawne wycenia się według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia, uwzględniając odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe.

2.5. Odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych dokonuje się drogą systematycznego, planowanego rozłożenia ich wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji.

2.6. Stawki, okres i metody amortyzacji ustala się na dzień przyjęcia wartości niematerialnej i prawnej do ewidencji.

2.7. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się jednorazowo na koniec roku obrotowego z tym, że suma odpisów amortyzacyjnych dla wartości niematerialnych i prawnych wprowadzonych do ewidencji w ciągu roku ustalana jest w proporcji do okresu użytkowania w danym roku.

2.8. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej wyższej od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych podlegają umarzaniu na podstawie aktualnych stawek amortyzacyjnych. Umorzenie ujmowane jest na koncie 071 "Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych". Amortyzacja obciąża konto 401 "Amortyzacja".

2.9. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej niższej od wymienionej w ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych traktuje się jako pozostałe wartości niematerialne i prawne, które umarzane są w 100 % w miesiącu przyjęcia do używania, a umorzenie to ujmowane jest na koncie 072 "Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych" w korespondencji z kontem 400 "Koszty według rodzajów". Ujmuje się je także w pozaksięgowej ewidencji ilościowej.

2.10. Ustalona metoda amortyzacji pozostaje niezmienna przez cały okres użytkowania wartości niematerialnej i prawnej.

3.

Inwestycje (środki trwałe w budowie).

3.1. Inwestycje to koszty poniesione w okresie budowy, montażu, przystosowania, ulepszenia i nabycia podstawowych środków trwałych oraz koszty nabycia pozostałych środków trwałych stanowiących pierwsze wyposażenie nowych obiektów zliczone do dnia bilansowego lub do zakończenia inwestycji, w tym również:

1) opłaty notarialne, sądowe oraz inne podobne opłaty;

2) koszty obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich sfinansowania i związane z nimi różnice kursowe;

3) odszkodowania dla osób fizycznych i prawnych wynikłe do zakończenia budowy.

3.2. Do kosztów wytworzenia podstawowych środków trwałych nie zalicza się kosztów poniesionych przed udzieleniem zamówień związanych z realizowaną inwestycją, w tym kosztów przetargu, kosztów ogłoszeń oraz innych podobnych kosztów.

3.3. Do wydatków związanych z ewidencją środków trwałych w budowie zalicza się w szczególności następujące koszty:

1) nabycia gruntów i innych składników majątku trwałego oraz koszty ich budowy i montażu;

2) opłat z tytułu użytkowania gruntów i terenów w okresie budowy środków trwałych oraz z tytułu uzyskanych lokalizacji pod budowę;

3) odszkodowań za dostarczenie obiektów zastępczych i przesiedlenie osób z terenów zajętych na potrzeby budowy środków trwałych;

4) założenia stref ochronnych;

5) założenia zieleni;

6) napraw i remontów wykonanych przed przekazaniem środka trwałego do użytkowania;

7) dokumentacji projektowej;

8) badań geologicznych, geofizycznych oraz pomiarów geodezyjnych;

9) przygotowania terenu pod budowę, w tym również koszty likwidacji pomniejszone o koszty z likwidacji budynków i budowli zlikwidowanych w związku z wykonywaniem nowych inwestycji oraz nieumorzonej wartości początkowej tych obiektów;

10) robót niezbędnych do realizacji własnych nakładów wykonywanych w środkach trwałych należących do innych osób prawnych lub fizycznych;

11) nadzoru autorskiego, inwestorskiego i generalnego wykonawcy;

12) prób montażowych, jeżeli należność za te czynności nie jest uwzględniona w cenie robót;

13) ubezpieczeń majątkowych budowanych środków trwałych;

14) odsetek, prowizji i różnic kursowych od kredytów i pożyczek za okres realizacji środków trwałych w budowie;

15) inne koszty bezpośrednio związane z budową.

3.4. Na dzień bilansowy środki trwałe w budowie wyceniane są według rzeczywiście poniesionych nakładów.

4.

Należności.

4.1. Należności krótkoterminowe obejmują ogół należności z tytułu dostaw i usług oraz całość lub część należności z innych tytułów niezaliczonych do aktywów finansowych, a które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Pozostałe należności zalicza się do należności długoterminowych.

4.2. Na dzień bilansowy operacje gospodarcze rozrachunkowe wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty z uwzględnieniem zasady ostrożności. Zasadę tę stosuje się do wyceny rozrachunków również i w ciągu roku w wyniku systematycznej analizy sald, uwzględniając odsetki umowne lub ustawowe.

4.3. W przypadku należności wątpliwych dokonuje się odpisów aktualizujących ich wartość.

4.4. W przypadku dochodów i wydatków budżetowych dokonuje się jedynie odpisu aktualizującego odsetki od należności głównej. Należność główna nie podlega odpisowi.

4.5. W przypadku ustania przyczyny, dla której dokonano odpisu aktualizującego wartość należności, dokonuje się odpisu odwrotnego, przywracając tym samym ich pierwotną wartość.

5.

Zobowiązania.

5.1. Zobowiązaniem jest wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonania świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, które spowodują wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów Wyższego Urzędu Górniczego.

5.2. Obowiązek wykonania świadczeń musi wynikać z przeszłych zdarzeń, w szczególności dokonania zakupów materiałów, towarów, usług, wypłaty wynagrodzeń, rezerwy na świadczenia urlopowe, nagrody jubileuszowe, świadczenia emerytalne i naprawy gwarancyjne.

5.3. Zobowiązania krótkoterminowe jest to ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług, a także całość lub ta część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Pozostałe zobowiązania zalicza się do zobowiązań długoterminowych.

5.4. Zobowiązania wycenia się w kwocie wymagalnej zapłaty, czyli łącznie z odsetkami naliczonymi na podstawie not odsetkowych otrzymanych od kontrahentów.

6.

Środki pieniężne w kasie.

6.1. Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych wycenia się według wartości nominalnej.

6.2. Walutę obcą wycenia się według kursu średniego danej waluty ustalonego przez Prezesa Narodowego Banku Polskiego na ten dzień. W ciągu roku operacje kupna i sprzedaży walut oraz operacje zapłaty należności lub zobowiązań wycenia się po kursie kupna lub sprzedaży banku, z którego usług korzysta Wyższy Urząd Górniczy.

7.

Zapasy.

7.1. Materiały i towary wycenia się w cenie zakupu.

7.2. W Wyższym Urzędzie Górniczym prowadzi się ewidencję magazynową ilościowo-wartościową.

7.3. Przyjęcie materiałów do magazynu następuje w rzeczywistych cenach zakupu.

7.4. Rozchód materiału z magazynu wycenia się metodą FIFO ("pierwsze przyszło, pierwsze wyszło").

7.5. Na dzień bilansowy materiały wycenia się według rzeczywistych cen zakupu.

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

SPOSÓB USTALANIA WYNIKU FINANSOWEGO W WYŻSZYM URZĘDZIE GÓRNICZYM

W Wyższym Urzędzie Górniczym wynik finansowy jest różnicą między przychodami a kosztami za rok obrotowy. Do ewidencji wyniku finansowego służy konto 860 "Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy". Na koncie tym prowadzi się ewidencję:

1) bieżącą - w wypadku zdarzeń nadzwyczajnych, do których należą straty nadzwyczajne oraz zyski nadzwyczajne;

2) na koniec roku obrotowego - przeksięgowanie przychodów i kosztów;

3) w roku następnym po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego - przeniesienie na fundusz Wyższego Urzędu Górniczego straty lub zysku bilansowego.

ZAŁĄCZNIK  Nr 4 ¹

SPOSÓB PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH W WYŻSZYM URZĘDZIE GÓRNICZYM

I.

Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Księgi rachunkowe Wyższego Urzędu Górniczego prowadzi się w jego siedzibie przy ul. Poniatowskiego 31 w Katowicach.

II.

Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych.

1. Księgi rachunkowe w Wyższym Urzędzie Górniczym prowadzone są za pomocą komputera.

2. Księgi rachunkowe w Wyższym Urzędzie Górniczym obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

1) dziennik;

2) księgę główną;

3) księgi pomocnicze;

4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;

5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

2.1. Dziennik prowadzony jest w następujący sposób:

1) zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nim chronologicznie;

2) zapisy są kolejno numerowane w okresie roku, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi;

3) sumy zapisów (obroty) liczone są w sposób ciągły;

4) sumy obrotów są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

2.1.1. W Wyższym Urzędzie Górniczym prowadzone są następujące dzienniki częściowe:

1) D-RK - ujmowane są w nim kasowe dowody księgowe dotyczące dochodów budżetowych;

2) D-WB - ujmowane są w nim bankowe dowody księgowe dotyczące dochodów budżetowych;

3) Rach - ujmowane są w nim rachunki związane z dochodami budżetowymi;

4) Koszty - ujmowane są w nim dowody księgowe dotyczące wydatków budżetowych (z wyjątkiem dowodów bankowych i kasowych);

5) W-BK - ujmowane są w nim dowody bankowe i kasowe dotyczące wydatków budżetowych;

6) ŚT - ujmowane są w nim operacje księgowe związane z ewidencją środków trwałych;

7) ZFŚS - ujmowane są w nim wszystkie dowody księgowe związane z obsługą Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;

8) VISA - ujmowane są w nim następujące operacje księgowe kont: "sumy na zlecenie" i "karta VISA";

9) DW - dochody własne.

2.1.2. Na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządzane są zestawienia obrotów dzienników częściowych.

2.2. Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady:

1) podwójnego zapisu;

2) systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową;

3) powiązania dokonanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku.

2.3. Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegółowiające dla wybranych kont księgi głównej. Zapisy na kontach analitycznych dokonywane są zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego. Forma kont analitycznych dostosowywana jest za każdym razem do przedmiotu ewidencji konta głównego.

2.4. Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się na koniec każdego miesiąca. Zawierają one:

1) symbole kont;

2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego;

3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

2.4.1. Obroty zestawienia są zgodne z obrotami dzienników częściowych.

2.5. Zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządza się na dzień zamknięcia roku obrotowego.

2.6. Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) stanowi zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, potwierdzane coroczną inwentaryzacją. Zestawienie sporządzane jest na koniec roku obrotowego. Składniki aktywów i pasywów wycenia się zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 2 do decyzji.

3. Kompletne księgi rachunkowe przenoszone są na koniec roku obrotowego na komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, i przechowywane w siedzibie Wyższego Urzędu Górniczego.

4. Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być trwale oznaczone nazwą jednostki oraz wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia.

5. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco, przy czym księgi rachunkowe uznaje się za:

1) rzetelne - jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty;

2) bezbłędne - jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania dowody oraz zapewniono ciągłość zapisów;

3) sprawdzalne - jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych zapisów oraz sporządzenie na ich podstawie sprawozdań finansowych oraz deklaracji podatkowych obowiązujących w Wyższym Urzędzie Górniczym;

4) prowadzone na bieżąco - jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają terminowe przygotowanie sprawozdań oraz dokonanie rozliczeń finansowych.

6. Zapis księgowy zawiera co najmniej:

1) datę dokumentu, która jest równoznaczna z datą wpływu dokumentu do Wydziału Budżetowo-Księgowego Biura Administracyjno-Budżetowego w Wyższym Urzędzie Górniczym; dla dokumentów księgowych z okresu poprzedniego, wpływających najpóźniej 10 dni po tym okresie, przyjmuje się datę dokumentu jako ostatni dzień miesiąca okresu sprawozdawczego, którego dotyczy; w przypadku zamknięcia roku obrotowego okres ten wydłuża się o 5 dni;

2) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, datę wystawienia oraz datę operacji gospodarczej;

3) zrozumiały tekst opisu operacji;

4) kwotę;

5) oznaczenie kont, których dotyczy.

7. Księgi rachunkowe prowadzi się w oparciu o:

1) zakładowy plan kont dla Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiący załącznik nr 6 do decyzji;

2) obowiązującą klasyfikację budżetową zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych;

3) instrukcję kasową, stanowiącą załącznik do zarządzenia nr 20 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 11 grudnia 2007 r. w sprawie instrukcji kasowej (Dz. Urz. WUG Nr 21, poz. 78) ;

4) Instrukcję Inwentaryzacyjną, stanowiącą załącznik do decyzji nr 17 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 29 maja 2003 r. w sprawie wprowadzenia w urzędach górniczych Instrukcji Inwentaryzacyjnej (Dz. Urz. WUG Nr 3, poz. 14).

III.

Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych.

1. Księgi rachunkowe prowadzone są z wykorzystaniem, od dnia 1 sierpnia 2005 r., programu komputerowego Qwant, w wersji 1.00, dostarczonego przez QNT Systemy Informatyczne w Gliwicach, którego ofertę wybrano w trybie przewidzianym przez przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 i Nr 170, poz. 1217).

2. Komputerowy system rachunkowości obejmuje następujące moduły:

1) księgę główną (F-K);

2) środki trwałe;

3) rozrachunki z tytułu pożyczek udzielonych pracownikom;

4) kadry;

5) płace.

3. Dokumentacja opisująca poszczególne programy użytkownika posiada klauzulę, że jest zgodna z wymaganiami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, i zawiera:

1) oznaczenie wersji oprogramowania;

2) wykaz programów;

3) opis algorytmów i parametrów;

4) opis programowych zasad ochrony danych, metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania;

5) wykaz zbiorów kont ksiąg rachunkowych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w komputerowym systemie rachunkowości.

4. Opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów i procedur oraz opis algorytmów i parametrów poszczególnych programów wraz z zasadami ochrony danych, jest zamieszczony w "Instrukcji użytkownika" oraz informacji dodatkowej do "Instrukcji użytkownika".

IV.

Zaangażowanie wydatków budżetowych.

1. Zaangażowaniem jest wywołanie takiego stanu prawnego, który spowoduje w przyszłości dokonanie wydatku budżetowego. Stan prawny, który obciąża plan finansowy Wyższego Urzędu Górniczego, to w szczególności podpisane umowy o pracę, świadczenia społeczne, prace zlecone i o dzieło, usługi, zakupy materiałów zabezpieczające bieżącą działalność urzędów górniczych oraz podatki.

2. Warunkiem zaangażowania jest wymiar kwotowy umowy.

3. W przypadku umów bezterminowych o znanej stawce miesięcznej - wymiar jest ograniczony do planu bieżącego roku czyli 12 miesięcy.

4. W przypadku umów bez określonej kwoty miesięcznej, gdzie opłata uzależniona jest od obowiązującej stawki i zużycia, oraz w przypadku braku umowy zaangażowanie przyjmuje się na podstawie wykonania wydatków.

5. W przypadku umów wieloletnich z oznaczonym terminem zakończenia umowy rozróżnia się: zaangażowanie obciążające rok bieżący i zaangażowanie obciążające lata przyszłe.

6. Zaangażowanie paragrafów wydatków dotyczące wynagrodzeń pracowników wraz z narzutami (jest to w szczególności § 4010, 4020, 4040, 4110, 4120) wykazuje się wysokości planu wydatków na dany rok budżetowy. Zaangażowanie koryguje się w ciągu roku budżetowego o niewykorzystane środki oraz ewentualne zmiany planu.

7. Zaangażowanie wydatków roku bieżącego nie może przekroczyć planu finansowego.

8. Ewidencja księgowa zaangażowania na koncie pozabilansowym 998 prowadzona jest w okresach kwartalnych.

9. Jeżeli zaangażowanie jest większe niż wykonanie - różnicę przenosi się jako zaangażowanie przechodzące na rok następny.

10. Różnicę, o której mowa w pkt 9, na podstawie polecenia księgowania ujmuje się w następujący sposób:

1) Wn konto 998 "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego";

2) Ma konto 999 "Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat".

11. Po księgowaniu, o którym mowa w pkt 10, konto 998 nie wykazuje salda, natomiast konto 999 wykazuje saldo Ma.

12. Na koniec roku obrotowego konto 998 nie może wykazywać salda.

13. W następnym roku pod datą 1 stycznia część salda dotyczącą zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego przenosi się na podstawie polecenia księgowania na stronę Ma konta 998.

14. W sprawozdaniu Rb-28 o wydatkach budżetowych na koniec każdego kwartału wykazuje się w kwotach narastających od początku roku do końca danego roku (ale na koniec danego okresu sprawozdawczego) zawsze wartość zaangażowania wydatków ujętych na stronie Ma konta 998.

ZAŁĄCZNIK  Nr 5 ²

SPOSÓB OBIEGU DOWODÓW KSIĘGOWYCH W WYŻSZYM URZĘDZIE GÓRNICZYM

I.

Klasyfikacja dowodów księgowych i ich cechy.

1. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi", i są to dowody:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz urzędów górniczych.

2. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone w Wyższym Urzędzie Górniczym dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być pojedynczo wymienione w dowodzie zbiorczym;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

3. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych można udokumentować operacje gospodarcze za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.

4. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpisy osoby odpowiedzialnej za te wskazania;

7) następujące numery ewidencyjne:

a) numer nadany przez system operacyjny UNIX (dla dowodów zakupu),

b) numer pozycji dziennika (dla wszystkich zaksięgowanych dokumentów),

c) numer dowodu bankowego (dla dowodów bankowych, uwzględniający numer wyciągu bankowego i numer pozycji dla danego wyciągu), zgodnie z pieczątką:

Dowód księgowy BK nr ......................................................

.

5. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej.

6. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

7. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

8. Błędy w dowodach źródłowych wewnętrznych (stosownie do art. 22 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości) mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymywaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby dokonującej poprawki. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

9. W przypadku ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca dozwolone są tylko korekty dokonane przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonane tylko zapisami dodatnimi lub tylko ujemnymi.

II.

Rodzaje dowodów księgowych.

1. Dowodami księgowymi są w szczególności:

1) dowody zakupu, w szczególności faktura VAT, rachunek uproszczony oraz korekta faktury;

2) listy płac oraz listy wypłat zasiłków;

3) umowy zlecenia i o dzieło, rachunki za wykonane prace według tych umów oraz listy wypłat z tytułu tych umów;

4) rachunek kosztów podróży służbowej w delegacji służbowej krajowej lub zagranicznej;

5) polecenie księgowania (PK);

6) nota odsetkowa;

7) rachunek sprzedaży;

8) nota księgowa;

9) dokument LT (likwidacja środka trwałego);

10) dokument OT (przyjęcie środka trwałego do użytkowania);

11) dokument OTP/I (przyjęcie na ewidencję ilościową);

12) dokument OTP (przyjęcie na stan pozostałych środków trwałych);

13) dokument MT (zmiana miejsca użytkowania);

14) dokument RW (rozchód wewnętrzny);

15) dokument PZ (przychód zewnętrzny);

16) polecenie przelewu;

17) wyciąg bankowy;

18) dowód wpłaty KP (kasa przyjęła);

19) dowód wypłaty KW (kasa wypłaci);

20) wniosek o zaliczkę;

21) rozliczenie zaliczki;

22) dowód wpłaty gotówki na rachunek bankowy;

23) przekaz za pośrednictwem poczty;

24) raport kasowy;

25) polecenie wypłaty;

26) zlecenie wypłaty środków pieniężnych w walucie obcej.

2. Dowody zakupu są wystawiane przez dostawców towarów lub usług na podstawie: druku Wz, zlecenia wykonania usługi, zamówienia, umowy sprzedaży, najmu, dzierżawy, protokołu sprzedaży-przekazania majątku trwałego.

3. Listy płac oraz listy wypłat zasiłków ujmują łączne wynagrodzenia pracowników za okres obrachunkowy (miesiąc) i są sporządzane na podstawie angaży pracowników i innej dokumentacji pracowniczej (w szczególności druków L-4 oraz innych podobnych druków).

4. Umowy zlecenia i o dzieło są sporządzane na podstawie zapotrzebowania na daną usługę. Listy wypłat są sporządzane na podstawie podpisanej umowy, rachunków za wykonane prace według umów cywilnoprawnych i stwierdzenia wykonania usługi. Lista płac do umowy zlecenia i o dzieło musi zawierać co najmniej:

1) nazwisko i imię;

2) nazwę i numer dokumentu stanowiącego podstawę wypłaty;

3) kwotę wynagrodzenia brutto;

4) koszty uzyskania przychodu;

5) potrącenia obowiązkowe (podatek, składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych);

6) kwotę wynagrodzenia do wypłaty;

7) pokwitowanie odbioru kwoty wynagrodzenia do wypłaty.

5. Rachunek kosztów podróży służbowej w delegacji służbowej krajowej lub zagranicznej musi zawierać co najmniej:

1) kolejny numer;

2) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe delegowanego;

3) określenie miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej;

4) podpis zlecającego wyjazd;

5) koszty związane z podróżą służbową (dojazdy, diety, koszty noclegu i inne);

6) zatwierdzenie do wypłaty;

7) podpisy pracownika.

5.1. W przypadku pracowników inspekcyjno-technicznych, których praca wiąże się z codziennymi wyjazdami na inspekcje do zakładów górniczych, dopuszczalne jest stosowanie zbiorczych rachunków kosztów podróży służbowych (obejmujących okres jednego miesiąca).

6. Polecenie księgowania to dowód księgowy wewnętrzny sporządzany w celu ujęcia operacji gospodarczych w księgach rachunkowych Wyższego Urzędu Górniczego. Polecenie księgowania jest wystawiane w szczególności dla:

1) udokumentowania tych zapisów księgowych, które nie odzwierciedlają operacji gospodarczych i dlatego nie mogą być uzasadnione ani dokumentem zewnętrznym ani wewnętrznym, w szczególności przeniesienie na "wynik finansowy", przeksięgowania pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej w analityce wydatków i kosztów, zachowanie czystości zapisów oraz poprawianie błędów w księgowaniu;

2) udokumentowania księgowego uproszczenia, w szczególności zbiorcze księgowanie listy płac.

6.1. Polecenie księgowania musi zawierać co najmniej:

1) określenie wystawcy;

2) kolejny numer;

3) określenie operacji księgowych, których dotyczy;

4) określenie kont dla podanych operacji;

5) podpis wystawcy i zatwierdzającego dokument.

7. Nota odsetkowa to dokument sporządzany w związku z opóźnieniem w zapłacie bądź opóźnieniem w terminie wykonania umowy. Nie sporządza się not odsetkowych w przypadku, jeżeli koszt dostarczenia zawiadomienia przewyższa wartość naliczonych odsetek. Noty odsetkowe wystawiane są na ujednoliconych drukach.

8. Rachunek sprzedaży to dokument wystawiany na rzecz odbiorców, potwierdzający wykonanie usługi bądź sprzedaż towarów. W Wyższym Urzędzie Górniczym rachunki wystawiane są, zgodnie z art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, Nr 85, poz. 727, Nr 86, poz. 732 i Nr 143, poz. 1199 oraz z 2006 r. Nr 66, poz. 470 i Nr 104, poz. 708), na żądanie odbiorcy. Rachunek sprzedaży musi zawierać co najmniej:

1) określenie wystawcy i odbiorcy rachunku;

2) numer kolejny rachunku;

3) datę i miejscowość wystawienia rachunku;

4) oznaczenie rodzaju, ilości i wartości transakcji;

5) kwotę wyrażoną słownie;

6) pieczątkę i podpis wystawcy.

9. Nota księgowa to dokument wystawiany w zamian rachunków sprzedaży na rzecz odbiorców.

10. Dokument RW (rozchód wewnętrzny) jest stosowany w przypadku pobierania materiałów z magazynu, z podaniem ilości i nazwy wydawanych materiałów, i wyceniany na podstawie rzeczywistej ceny zakupu. Stanowi on potwierdzenie wydania towarów z magazynu, w związku z czym musi być potwierdzony przez pobierającego.

11. Dokument PZ (przychód zewnętrzny) jest stosowany w przypadku przyjęcia towarów do magazynu. Stanowi on polecenie przyjęcia materiałów do magazynu oraz potwierdzenie przez magazyniera przyjęcia zakupionych towarów.

12. Polecenie przelewu to dokument zastępczy, zobowiązujący do zapłaty za towary lub usługi w przypadku braku faktury VAT lub rachunku, a związany z podpisanymi przez Wyższy Urząd Górniczy umowami lub otrzymanymi decyzjami. Polecenie przelewu musi zawierać co najmniej:

1) określenie wystawcy i odbiorcy przelewu;

2) numery kont bankowych wystawcy i odbiorcy;

3) określenie rodzaju transakcji, na podstawie której ma być dokonany przelew;

4) kwotę przelewu, wyrażoną liczbowo i słownie;

5) zatwierdzenie dowodu.

13. Wyciąg bankowy to dokument stanowiący zbiorcze zestawienia operacji, które zostały dokonane na poszczególnych kontach bankowych.

14. Obieg i opis dokumentów kasowych szczegółowo określa instrukcja kasowa, stanowiąca załącznik do zarządzenia nr 20 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 11 grudnia 2007 r. w sprawie instrukcji kasowej.

III.

Kontrola dowodów księgowych.

1. Dowody księgowe podlegają kontroli w następującej kolejności:

1) kontrola merytoryczna;

2) kontrola formalno-rachunkowa;

3) zatwierdzenie dowodu księgowego;

4) dekretacja dowodu księgowego;

5) kontrola funkcjonalna (do której należy kontrola finansowa i audyt wewnętrzny).

2. Kontrola merytoryczna.

2.1. Kontroli merytorycznej podlegają prawidłowo wystawione dowody księgowe.

2.2. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dowodzie księgowym odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie księgowym operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego oraz czy jest ona zgodna z obowiązującymi przepisami.

2.3. Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu:

1) czy dowód księgowy został wystawiony przez właściwy podmiot;

2) czy operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upoważnione;

3) czy operacja gospodarcza znajduje potwierdzenie w planie finansowym;

4) czy operacja gospodarcza była celowa, to znaczy, czy była zaplanowana w okresie, w którym została dokonana, albo jej wykonanie było niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania Wyższego Urzędu Górniczego, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego;

5) czy dane zawarte w dowodzie księgowym odpowiadają rzeczywistości;

6) czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem.

2.4. Stwierdzone w dowodach księgowych nieprawidłowości merytoryczne muszą być uwidocznione na załączonym do dowodu księgowego szczegółowym opisie nieprawidłowości, który powinien zawierać datę i podpis sprawdzającego. Jeżeli zachodzi taka konieczność, opis nieprawidłowości powinien być potwierdzony dodatkowo przez osobę do tego upoważnioną. Stwierdzenie nieprawidłowości uwidocznione w tej formie będzie podstawą do ewentualnego dochodzenia odszkodowania od osób materialnie odpowiedzialnych, względnie do zażądania od kontrahenta wystawienia faktury korygującej.

2.5. Zadaniem kontroli merytorycznej jest również zadbanie o szczegółowy opis operacji gospodarczej. Jeżeli z dowodu księgowego nie wynika jasno charakter zdarzenia gospodarczego, niezbędnym jest jego uzupełnienie. Opis i uzupełnienie powinno być dokonane na odwrocie dokumentu i potwierdzone pieczątką imienną, podpisem oraz pieczątką:

Sprawdzono pod względem merytorycznym dnia ......................................................................

.

2.6. Kontrola merytoryczna jest dokonywana przez osoby upoważnione do tego przez Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego albo Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego, zgodnie z zakresem czynności. Są to w szczególności dyrektorzy komórek organizacyjnych Wyższego Urzędu Górniczego oraz ich zastępcy, osoby zatrudnione na samodzielnych stanowiskach, a także dyrektorzy okręgowych urzędów górniczych i specjalistycznych urzędów górniczych oraz ich zastępcy. Dokument sprawdzony pod względem merytorycznym musi zawierać podpis i pieczątkę imienną osoby upoważnionej.

2.7. Kontroli merytorycznej należy dokonać niezwłocznie po otrzymaniu dowodu księgowego do akceptacji.

3. Kontrola formalno-rachunkowa.

3.1. Kontrola formalno-rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dowód księgowy został wystawiony w sposób prawidłowy i zgodny z obowiązującymi przepisami, czy operacja została poddana kontroli merytorycznej oraz czy dowód księgowy nie zawiera błędów rachunkowych.

3.2. Kontrola formalno-rachunkowa polega w szczególności na sprawdzeniu:

1) czy dokument posiada cechy dowodu księgowego;

2) czy dokonano kontroli pod względem merytorycznym (czy dowód księgowy opatrzony jest klauzulą o dokonaniu tej kontroli) oraz czy wynik kontroli merytorycznej umożliwia prawidłowe ujęcie zdarzenia w księgach rachunkowych;

3) czy w dowodzie księgowym nie występują błędy rachunkowe;

4) czy dowód księgowy jest wyrażony w walucie polskiej (jeżeli nie, to kontrolujący pod względem formalno-rachunkowym dokonuje przeliczenia, oraz wpisuje na dowodzie księgowym podstawę tego przeliczenia).

3.3. Zadaniem kontroli formalno-rachunkowej jest niedopuszczenie do zaksięgowania dowodu księgowego posiadającego wady formalne i merytoryczne.

3.4. Kontrolujący dowód księgowy pod względem formalno-rachunkowym zamieszcza na odwrocie tego dowodu pieczątkę oraz podpis w miejscu "Podpis sprawdzającego rachunek":

Rachunek sprawdzono i zatwierdzono

na sumę zł ........................................ gr ....................

słownie: ........................................................................... ...........................................................................

Cz. ........... Dz. ........ rozdz. ......... § ......... poz. ............

dnia ........... 200.... r.

Sprawdził: Główny Księgowy: Zatwierdził:

Podpis sprawdzającego rachunek Podpis zatwierdzającego rachunek

3.5. Do kontrolującego dowód księgowy pod względem formalno-rachunkowym należy przygotowanie dowodu księgowego do zatwierdzenia, poprzez wpisanie do klauzuli zatwierdzającej kwoty, na którą opiewa dowód, liczbą i słownie, oraz wpisanie odpowiednio: części, działu, rozdziału oraz paragrafu klasyfikacji budżetowej.

3.6. Kontrola formalno-rachunkowa jest dokonywana przez osoby do tego upoważnione przez Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego albo Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego. Wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli formalno-rachunkowej w Wyższym Urzędzie Górniczym określono w tabeli. Dyrektorzy okręgowych urzędów górniczych i specjalistycznych urzędów górniczych określają własne wykazy pracowników upoważnionych do sprawdzania dowodów księgowych pod względem formalno-rachunkowym.

3.7. Kontroli formalno-rachunkowej należy dokonać nie później niż w terminie 5 dni od daty otrzymania dowodu księgowego z kontroli merytorycznej.

WYKAZ OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO DOKONYWANIA KONTROLI FORMALNO-RACHUNKOWEJ W WYŻSZYM URZĘDZIE GÓRNICZYM

Lp.	Rodzaj dokumentacji	Imię i nazwisko upoważnionego	Wzór podpisu upoważnionego	Imię i nazwisko zastępującego	Wzór podpisu zastępującego
1.	Dokumentacja płacy	Maria Siekierska Janina Kopacz Daniela Bajda	(-) (-) (-)
2.	Dokumentacja zakupu materiałów, usług i towarów	Urszula Guttan	(-)	Beata Kosińska Ilona Rogala Edyta Proboszcz Anna Szaraniec Małgorzata Kaczmarek	(-) (-) (-) (-) (-)
3.	Dokumentacja rozchodu materiałów	Daniela Górska	(-)	Gabriela Turczyńska	(-)
4.	Rozliczanie delegacji służbowych	Anna Szaraniec	(-)	Beata Kosińska Ilona Rogala Edyta Proboszcz Małgorzata Kaczmarek	(-) (-) (-) (-)

4. Zatwierdzenie dowodu księgowego.

4.1. Po kontroli merytorycznej oraz formalno-rachunkowej następuje sprawdzanie i zatwierdzenie dowodu księgowego przez osoby wymienione w tabeli.

WYKAZ OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO SPRAWDZANIA I ZATWIERDZANIA DOWODÓW KSIĘGOWYCH W WYŻSZYM URZĘDZIE GÓRNICZYM

grafika

4.2. Dyrektorzy okręgowych urzędów górniczych i specjalistycznych urzędów górniczych określają własne wykazy pracowników upoważnionych do zatwierdzania i sprawdzania dowodów księgowych.

4.3. Zatwierdzenie i sprawdzenie dowodu księgowego następuje najpóźniej w terminie 2 dni po dokonaniu kontroli formalno-rachunkowej

5. Dekretacja dowodu księgowego.

5.1. Zatwierdzony dowód księgowy podlega dekretacji, polegającej na odpowiednim ujęciu zdarzenia gospodarczego zgodnie z zakładowym planem kont dla Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiącym załącznik nr 6 do decyzji.

5.2. Dekretacji dokonują osoby do tego upoważnione, zgodnie z zakresem czynności, poprzez ustalenie i oznaczenie sposobu ewidencji zdarzenia gospodarczego, podanie korespondencji konta, daty, pod którą należy ująć zdarzenie gospodarcze w księgach rachunkowych, oraz zaakceptowanie do księgowania przy pomocy następującej pieczęci:

Data 200...	konto Wn	kwota Wn
Wn
Ma	konto Ma	kwota Ma
Podpis ...............			.

5.3. Zadekretowany dowód księgowy osoba odpowiedzialna, zgodnie z zakresem czynności, przekazuje do właściwego ujęcia w księgach rachunkowych, w dniu dokonania dekretacji.

6. Kontrola funkcjonalna.

6.1. Kontrolę funkcjonalną w Wyższym Urzędzie Górniczym sprawuje Stanowisko do spraw Kontroli Finansowej oraz Stanowisko do Spraw Audytu Wewnętrznego.

6.2. Kontrola finansowa obejmuje w szczególności badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych.

6.3. Audyt wewnętrzny obejmuje ogół działań, dzięki którym Prezes Wyższego Urzędu Górniczego albo Dyrektor Generalny Wyższego Urzędu Górniczego uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę funkcjonowania urzędu w zakresie gospodarki finansowej pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności oraz przejrzystości i jawności.

6.4. Audyt wewnętrzny obejmuje w szczególności:

1) badanie dowodów księgowych oraz zapisów w księgach rachunkowych;

2) ocenę systemów gromadzenia środków publicznych i dysponowania nimi oraz gospodarowania mieniem;

3) ocenę efektywności i gospodarności zarządzania finansami.

7. Szczegółowy schemat obiegu dowodów księgowych.

7.1. Szczegółowy schemat obiegu niektórych dowodów księgowych określono w tabeli.

SZCZEGÓŁOWY SCHEMAT OBIEGU DOWODÓW KSIĘGOWYCH

Lp.	Nazwa dowodu księgowego	Dowód księgowy sporządza			Kontrola dowodu księgowego		Zatwierdzenie dowodu księgowego	Przeznaczenie dowodu księgowego
		komórka organizacyjna	ilość egzemplarzy	data sporządzenia	merytoryczna	formalno-rachunkowa		komórka organizacyjna	numer egzemplarza^*)
1.	Dowód zakupu	dostawca	1	zgodnie z umową lub zamówieniem	jednostki organizacyjne WUG, OUG lub UGBKUE	zgodnie z niniejszym załącznikiem	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BK	1
2.	Listy płac	BK	2	przynajmniej 1 dzień przed planowanym terminem wypłaty	GK	BK	zgodnie z niniejszym załącznikiem	GAB BK-księgowość BK-płace	1 2
3.	Listy wypłat zasiłków	BK	1	przynajmniej 1 dzień przed planowanym terminem wypłaty	GK	BK	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BK	1
4.	Umowy zlecenia i o dzieło	jednostki organizacyjne WUG, OUG lub UGBKUE	2	najpóźniej w dniu rozpoczęcia obowiązywania umowy	-	-	zgodnie z niniejszym załącznikiem	wykonawca BK	1 1
5.	Rachunki za wykonane umowy zlecenia i o dzieło	wykonawca	1	po wykonaniu umowy	jednostki organizacyjne WUG, OUG lub UGBKUE	BK	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BK	1
6.	Lista wypłat umów zlecenia i o dzieło	BK	1	po otrzymaniu rachunku	jednostki organizacyjne WUG, OUG lub UGBKUE	BK	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BK	1
7.	Rachunek kosztów podróży służbowej	jednostki organizacyjne WUG, OUG lub UGBKUE	1	przynajmniej 1 dzień przed planowanym wyjazdem służbowym	jednostki organizacyjne WUG, OUG lub UGBKUE	zgodnie z niniejszym załącznikiem	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BK	1
8.	Polecenie księgowania	BK	1	w dniu stwierdzenia konieczności dokonania przeksięgowania	-	zgodnie z niniejszym załącznikiem	Główny Księgowy	BK	1
9.	Nota odsetkowa	BK	2	w dniu stwierdzenia przekroczenia terminu zapłaty bądź wykonania umowy	-	zgodnie z niniejszym załącznikiem	zgodnie z niniejszym załącznikiem	odbiorca BK	1 2
10.	Rachunek sprzedaży	BK	2	do 7 dni od daty sprzedaży	-	-	zgodnie z niniejszym załącznikiem	odbiorca BK	1 2
11.	Nota księgowa	BK lub AG	2	najpóźniej w dniu powstania obowiązku wystawienia	-	-	zgodnie z niniejszym załącznikiem	odbiorca BK	1 2
12.	Dokument LT	BK	2	po przekazaniu protokołu likwidacji środka trwałego	komisja likwidacyjna	-	Dyrektor GAB, OUG lub UGBKUE	BK OUG, UG BKUE lub AG (osoba prowadząca książkę środków trwałych)	1 2
13.	Dokument OT	BK	2	po przekazaniu protokołu odbioru do użytkowania	-	-	-	BK OUG, UG BKUE lub AG (osoba prowadząca książkę środków trwałych)	1 2
14.	Dokument OTP/I	BK	2	po przekazaniu do użytkowania	-	-	-	BK OUG, UG BKUE lub AG (osoba prowadząca książkę środków trwałych)	1 2
15.	Dokument MT	BK	2	po przekazaniu protokołu zmiany miejsca użytkowania	-	-	-	BK OUG, UG BKUE lub AG (osoba prowadząca książkę środków trwałych)	1 2
16.	Dokument OTP	BK	2	po przekazaniu do użytkowania	-	-	-	BK OUG, UG BKUE lub AG (osoba prowadząca książkę środków trwałych)	1 2
17.	Dokument RW	AG	2	w dniu wydania z magazynu	-	AG	NAG	BK AG	1 2
18.	Dokument PZ	AG	2	w dniu przyjęcia do magazynu	-	BK (łącznie z fakturą zakupu)	NAG	BK AG	1 2
19.	Polecenie przelewu	jednostki organizacyjne WUG, OUG lub UGBKUE	1	przed dokonaniem przelewu	jednostki organizacyjne WUG, OUG lub UGBKUE	zgodnie z niniejszym załącznikiem	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BK	1
Objaśnienia: WUG - Wyższy Urząd Górniczy; OUG - okręgowy urząd górniczy; UGBKUE - specjalistyczny urząd górniczy (Urząd Górniczy do Badań Kontrolnych Urządzeń Energomechanicznych); ^*)1 - oryginał; 2, 3, 4 - kopia; BK - Wydział Budżetowo-Księgowy w Biurze Administracyjno-Budżetowym WUG; GK - Biuro Kadr, Szkolenia i Spraw Obronnych WUG; GAB - Biuro Administracyjno-Budżetowe WUG; AG - Wydział Administracyjno-Gospodarczy i Transportu w Biurze Administracyjno-Budżetowym WUG; NAG - Naczelnik Wydziału Administracyjno-Gospodarczego i Transportu w Biurze Administracyjno-Budżetowym WUG.

ZAŁĄCZNIK  Nr 6

ZAKŁADOWY PLAN KONT DLA WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO

A.Wykaz kont księgi głównej

I. Konta bilansowe

Zespół 0 - Majątek trwały

011 - Środki trwałe

013 - Pozostałe środki trwałe w używaniu

020 - Wartości niematerialne i prawne

071 - Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

072 - Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

080 - Inwestycje (środki trwałe w budowie)

Zespół 1 - Środki pieniężne i rachunki bankowe

101 - Kasa

130 - Rachunek bieżący jednostki budżetowej

132 - Rachunek dochodów własnych jednostki budżetowej

135 - Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia

139 - Inne rachunki bankowe

140 - Środki pieniężne w drodze

Zespół 2 - Rozrachunki i roszczenia

201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych

222 - Rozliczenie dochodów budżetowych

223 - Rozliczenie wydatków budżetowych

225 - Rozrachunki z budżetami

229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

230 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami

240 - Pozostałe rozrachunki

290 - Odpisy aktualizujące należności

Zespół 3 - Materiały i towary

310 - Materiały

Zespół 4 - Koszty według rodzajów i ich rozliczenie

400 - Koszty według rodzajów

401 - Amortyzacja

Zespół 7 - Przychody i koszty ich uzyskania

750 - Przychody i koszty finansowe

760 - Pozostałe przychody i koszty

761 - Pokrycie amortyzacji

Zespół 8 - Fundusze, rezerwy i wynik finansowy

800 - Fundusz jednostki

810 - Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje

851 - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

853 - Fundusze pozabudżetowe

860 - Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy

II. Konta pozabilansowe

980 - Plan finansowy wydatków budżetowych

981 - Plan finansowy niewygasających wydatków

996 - Zaangażowanie dochodów własnych jednostki budżetowej

998 - Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego

999 - Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat

B.Wykaz kont ksiąg pomocniczych

011 - Środki trwałe

- ewidencja szczegółowa - ilościowo-wartościowa w formie książki inwentarzowej oraz ewidencji komputerowej przy pomocy modułu "środki trwałe", według komórek organizacyjnych Wyższego Urzędu Górniczego, okręgowych urzędów górniczych i specjalistycznych urzędów górniczych,

- tabela umorzeń

013 - Pozostałe środki trwałe w używaniu

- ewidencja szczegółowa - ilościowo-wartościowa w formie książki inwentarzowej oraz ewidencji komputerowej przy pomocy modułu "środki trwałe", według komórek organizacyjnych Wyższego Urzędu Górniczego, okręgowych urzędów górniczych i specjalistycznych urzędów górniczych

020 - Wartości niematerialne i prawne

- ewidencja szczegółowa - w formie książki inwentarzowej oraz ewidencji komputerowej przy pomocy modułu "środki trwałe",

- tabela umorzeń

101 - Kasa

- ewidencja szczegółowa odrębnie dla każdej kasy

130 - Rachunek bieżący jednostki budżetowej

- ewidencja szczegółowa odrębnie dla każdego rachunku bankowego z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej

132 - Rachunek dochodów własnych jednostki budżetowej

- ewidencja szczegółowa umożliwiająca podział środków według pozycji planu finansowego każdego tytułu dochodów własnych oraz z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej

135 - Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia

- ewidencja szczegółowa umożliwiająca ustalenie obrotów każdego z funduszy specjalnych

139 - Inne rachunki bankowe

- ewidencja szczegółowa według wyodrębnionych rachunków bankowych

201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

- ewidencja szczegółowa według poszczególnych kontrahentów oraz podziałek klasyfikacji budżetowej

221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych

- ewidencja szczegółowa według poszczególnych kontrahentów oraz podziałek klasyfikacji budżetowej

225 - Rozrachunki z budżetami

- ewidencja szczegółowa według typu rozrachunku z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej

229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

- ewidencja szczegółowa według tytułu rozrachunku z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej

230 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

- ewidencja szczegółowa z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej

231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

- ewidencja szczegółowa według składników wynagrodzeń z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej

234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami

- ewidencja szczegółowa imienna z wyodrębnieniem należności dla Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych z tytułu pożyczek,

- ewidencja szczegółowa imienna z wyodrębnieniem należności z tytułu zaliczek udzielanych pracownikom z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej, dla wydatków budżetowych

240 - Pozostałe rozrachunki

- ewidencja szczegółowa z uwzględnieniem tytułów poszczególnych rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej, dla wydatków budżetowych

310 - Materiały

- ewidencja szczegółowa ilościowo-wartościowa na kartach kontowych

400 - Koszty według rodzajów

- ewidencja analityczna według podziałek klasyfikacji budżetowej dla wydatków budżetowych,

- ewidencja szczegółowa dla poszczególnych tytułów wydatków dotyczących dochodów własnych

750 - Przychody i koszty finansowe

- ewidencja analityczna według podziałek klasyfikacji budżetowej

760 - Pozostałe przychody i koszty

- ewidencja analityczna według podziałek klasyfikacji budżetowej

800 - Fundusz jednostki

- ewidencja szczegółowa umożliwiająca ustalenie przyczyn zwiększenia i zmniejszenia funduszu z podziałem na:

- fundusz finansujący środki trwałe i wartości niematerialne,

- fundusz finansujący środki obrotowe

851 - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

- ewidencja analityczna pozwalająca na wyodrębnienie zwiększeń i zmniejszeń Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych z podziałem według tytułów zwiększeń i kierunków wykorzystania

C.Opis kont

I. Konta bilansowe.

1. Zespół 0 - "Majątek trwały".

1.1. Konta zespołu 0 - "Majątek trwały" służą do ewidencji:

1) rzeczowego majątku trwałego;

2) wartości niematerialnych i prawnych;

3) finansowego majątku trwałego;

4) umorzenia majątku;

5) inwestycji.

1.2. Konto 011 - "Środki trwałe".

1.2.1. Konto 011 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością, które nie podlegają ujęciu na koncie 013.

1.2.2. Na stronie Wn konta 011 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma - zmniejszenia stanu i wartości początkowej środków trwałych, z wyjątkiem umorzenia środków trwałych, które ujmuje się na koncie 071.

1.2.3. Na stronie Wn konta 011 ujmuje się w szczególności:

1) przychody nowych lub używanych środków trwałych pochodzących z zakupu gotowych środków trwałych lub inwestycji oraz wartość ulepszeń zwiększających wartość początkową środków trwałych;

2) przychody środków trwałych nowo ujawnionych;

3) nieodpłatne przyjęcie środków trwałych;

4) zwiększenia wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny.

1.2.4. Na stronie Ma konta 011 ujmuje się w szczególności:

1) wycofanie środków trwałych z używania na skutek ich likwidacji, z powodu zniszczenia lub zużycia, sprzedaży albo nieodpłatnego przekazania;

2) ujawnione niedobory środków trwałych;

3) zmniejszenia wartości początkowej środków trwałych, dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny.

1.2.5. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 011 powinna umożliwić:

1) ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych;

2) ustalenie osób lub komórek organizacyjnych Wyższego Urzędu Górniczego, okręgowych urzędów górniczych i specjalistycznych urzędów górniczych, którym powierzono środki trwałe;

3) należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji.

1.2.6. Konto 011 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków trwałych w wartości początkowej.

1.3. Konto 013 - "Pozostałe środki trwałe w używaniu".

1.3.1. Konto 013 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych, niepodlegających ujęciu na koncie 011, wydanych do używania na potrzeby działalności podstawowej urzędu górniczego lub działalności finansowo wyodrębnionej, które podlegają umorzeniu w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania.

1.3.2. Na stronie Wn konta 013 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma - zmniejszenia stanu i wartości początkowej pozostałych środków trwałych znajdujących się w używaniu, z wyjątkiem umorzenia ujmowanego na koncie 072.

1.3.3. Na stronie Wn konta 013 ujmuje się w szczególności:

1) środki trwałe przyjęte do używania z zakupu lub inwestycji;

2) nadwyżki środków trwałych w używaniu;

3) nieodpłatne otrzymanie środków trwałych.

1.3.4. Na stronie Ma konta 013 ujmuje się w szczególności:

1) wycofanie środków trwałych z używania na skutek likwidacji, zniszczenia lub zużycia, sprzedaży, nieodpłatnego przekazania oraz zdjęcia z ewidencji syntetycznej;

2) ujawnione niedobory środków trwałych w używaniu.

1.3.5. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 013 powinna umożliwić ustalenie wartości początkowej środków trwałych oddanych do używania oraz osób lub komórek organizacyjnych Wyższego Urzędu Górniczego, okręgowych urzędów górniczych i specjalistycznych urzędów górniczych, u których znajdują się środki trwałe.

1.3.6. Konto 013 może wykazywać saldo Wn, które wyraża wartość środków trwałych znajdujących się w używaniu w wartości początkowej.

1.4. Konto 020 - "Wartości niematerialne i prawne".

1.4.1. Konto 020 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych.

1.4.2. Na stronie Wn konta 020 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma - wszelkie zmniejszenia stanu wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych, z wyjątkiem umorzenia ujmowanego na koncie 071 i 072.

1.4.3. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 020 powinna umożliwić należyte obliczanie umorzenia wartości niematerialnych i prawnych oraz podział według ich tytułów lub osób odpowiedzialnych.

1.4.4. Konto 020 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan wartości niematerialnych i prawnych w wartości początkowej.

1.5. Konto 071 - "Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych".

1.5.1. Konto 071 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych w Wyższym Urzędzie Górniczym.

1.5.2. Odpisy umorzeniowe są dokonywane w korespondencji z kontem 401.

1.5.3. Na stronie Ma konta 071 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn - zmniejszenia umorzenia wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

1.5.4. Ewidencję szczegółową do konta 071 prowadzi się według zasad podanych w wyjaśnieniach do kont 011 i 020. Do kont 011, 020 i 071 można prowadzić wspólną ewidencję szczegółową.

1.5.5. Konto 071 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

1.6. Konto 072 - "Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych".

1.6.1. Konto 072 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, podlegających umorzeniu jednorazowo w pełnej wartości, w miesiącu wydania ich do używania.

1.6.2. Na stronie Ma konta 072 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn - zmniejszenia umorzenia wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

1.6.3. Na stronie Wn konta 072 ujmuje się umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zlikwidowanych z powodu zużycia lub zniszczenia, sprzedanych, przekazanych nieodpłatnie oraz zdjętych z ewidencji syntetycznej, a także stanowiących niedobór lub szkodę.

1.6.4. Na stronie Ma konta 072 ujmuje się odpisy umorzenia nowych, wydanych do używania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych obciążające odpowiednie koszty, dotyczące nadwyżek środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także dotyczące środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych otrzymanych nieodpłatnie.

1.6.5. Konto 072 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych umorzonych w pełnej wartości w miesiącu wydania ich do używania.

1.7. Konto 080 - "Inwestycje (środki trwałe w budowie)".

1.7.1. Konto 080 służy do ewidencji kosztów inwestycji rozpoczętych oraz rozliczenia kosztów inwestycji na uzyskane efekty.

1.7.2. Na stronie Wn konta 080 ujmuje się w szczególności:

1) poniesione koszty dotyczące inwestycji prowadzonych zarówno przez obcych wykonawców, jak i we własnym zakresie;

2) poniesione koszty dotyczące przekazanych do montażu, lecz jeszcze nieoddanych do używania maszyn, urządzeń oraz innych przedmiotów, zakupionych od kontrahentów oraz wytworzonych w ramach własnej działalności;

3) poniesione koszty ulepszenia środka trwałego (przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja, adaptacja lub modernizacja), które powodują zwiększenie wartości użytkowej środka trwałego;

4) rozliczenie nadwyżki zysków inwestycyjnych nad stratami inwestycyjnymi.

1.7.3. Na stronie Ma konta 080 ujmuje się wartość uzyskanych efektów inwestycyjnych, a w szczególności:

1) środków trwałych;

2) wartości niematerialnych i prawnych;

3) wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych inwestycji;

4) rozliczenie nadwyżki strat inwestycyjnych nad zyskami inwestycyjnymi.

1.7.4. Na koncie 080 można księgować również rozliczenie kosztów dotyczących zakupów gotowych środków trwałych.

1.7.5. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 080 powinna zapewnić co najmniej wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowane ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

1.7.6. Konto 080 może wykazywać saldo Wn, które oznacza koszty inwestycji niezakończonych.

2. Zespół 1 - "Środki pieniężne i rachunki bankowe".

2.1. Konta zespołu 1 - "Środki pieniężne i rachunki bankowe" służą do ewidencji:

1) krajowych i zagranicznych środków pieniężnych, przechowywanych w kasach;

2) krótkoterminowych papierów wartościowych;

3) krajowych i zagranicznych środków pieniężnych, lokowanych na rachunkach w bankach;

4) udzielanych przez banki kredytów w krajowych i zagranicznych środkach pieniężnych;

5) innych krajowych i zagranicznych środków pieniężnych.

2.1.1. Konta zespołu 1 mają odzwierciedlać operacje pieniężne oraz obroty i stany środków pieniężnych oraz krótkoterminowych papierów wartościowych.

2.2. Konto 101 - "Kasa".

2.2.1. Konto 101 służy do ewidencji krajowej i zagranicznej gotówki znajdującej się w kasach Wyższego Urzędu Górniczego.

2.2.2. Na stronie Wn konta 101 ujmuje się wpływy gotówki oraz nadwyżki kasowe, a na stronie Ma - rozchody gotówki i niedobory kasowe.

2.2.3. Wartość konta 101 koryguje się o różnice kursowe dotyczące gotówki w obcej walucie.

2.2.4. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 101 powinna umożliwić ustalenie:

1) stanu gotówki w walucie polskiej;

2) wyrażonego w walucie polskiej i obcej stanu gotówki w walucie zagranicznej, z podziałem na poszczególne waluty obce;

3) wartości gotówki powierzonej poszczególnym osobom za nią odpowiedzialnym.

2.2.5. Konto 101 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan gotówki w kasie.

2.3. Konto 130 - "Rachunek bieżący jednostek budżetowych".

2.3.1. Konto 130 służy do ewidencji stanu środków budżetowych oraz obrotów na rachunku bankowym Wyższego Urzędu Górniczego z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych objętych planem finansowym.

2.3.2. Na stronie Wn konta 130 ujmuje się wpływy środków budżetowych:

1) otrzymanych na realizację wydatków budżetowych zgodnie z planem finansowym oraz dla dysponentów niższego stopnia, w korespondencji z kontem 223;

2) z tytułu zrealizowanych przez Wyższy Urząd Górniczy dochodów budżetowych (ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji dochodów budżetowych), w korespondencji z kontem 101, 221 lub innym właściwym kontem.

2.3.3. Na stronie Ma konta 130 ujmuje się:

1) zrealizowane wydatki budżetowe zgodnie z planem finansowym Wyższego Urzędu Górniczego, w tym również środki pobrane do kasy na realizację wydatków budżetowych (ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji wydatków budżetowych), w korespondencji z właściwymi kontami zespołu 1, 2, 3, 4, 7 lub 8;

2) okresowe przelewy dochodów budżetowych do budżetu, w korespondencji z kontem 222;

3) okresowe przelewy środków budżetowych dla dysponentów niższego stopnia (ewidencja szczegółowa według dysponentów, którym przelano środki budżetowe), w korespondencji z kontem 223.

2.3.4. Zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie wyciągów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów między Wyższym Urzędem Górniczym a bankiem.

2.3.5. Na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat oraz korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny.

2.3.6. Konto 130 może służyć również do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu. Saldo konta 130 w zakresie zrealizowanych wydatków podlega okresowemu przeksięgowaniu na podstawie sprawozdań budżetowych na stroną Ma konta 800, a w zakresie dochodów na stronę Wn konta 800.

2.3.7. Konto 130 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków budżetowych na rachunku bieżącym Wyższego Urzędu Górniczego. Saldo konta 130 równe jest saldu sald wynikających z ewidencji szczegółowej prowadzonej dla kont:

1) wydatków budżetowych; konto 130 w zakresie wydatków budżetowych może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków budżetowych otrzymanych na realizację wydatków budżetowych, a niewykorzystanych do końca roku;

2) dochodów budżetowych; konto 130 w zakresie dochodów budżetowych może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków budżetowych z tytułu zrealizowanych dochodów budżetowych, które do końca roku nie zostały przelane do budżetu.

2.3.8. Saldo konta 130 ulega likwidacji przez księgowanie przelewu:

1) środków budżetowych niewykorzystanych do końca roku, w korespondencji z kontem 223;

2) do budżetu dochodów budżetowych pobranych, lecz nieprzelanych do końca roku, w korespondencji z kontem 222.

2.4. Konto 132 - "Rachunek dochodów własnych jednostki budżetowej".

2.4.1. Konto 132 służy do ewidencji środków pieniężnych gromadzonych na rachunku bankowym dochodów własnych jednostki budżetowej.

2.4.2. Na stronie Wn konta 132 ujmuje się wpływy środków pobranych tytułem dochodów własnych na rachunek bankowy.

2.4.3. Na stronie Ma konta 132 ujmuje się wypłaty środków z rachunku bankowego na realizację wydatków finansowanych dochodami własnymi.

2.4.4. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 132 powinna zapewniać podział środków według pozycji klasyfikacyjnych planu finansowego każdego tytułu dochodów własnych.

2.5. Konto 135 - "Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia".

2.5.1. Konto 135 służy do ewidencji środków funduszy specjalnego przeznaczenia, a w szczególności Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, funduszy celowych i innych funduszy, którymi dysponuje Wyższy Urząd Górniczy.

2.5.2. Na stronie Wn konta 135 ujmuje się wpływy środków na rachunki bankowe, a na stronie Ma - wypłaty środków z rachunków bankowych.

2.5.3. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 135 powinna umożliwić ustalenie stanu środków każdego funduszu.

2.5.4. Konto 135 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych funduszy.

2.6. Konto 139 - "Inne rachunki bankowe".

2.6.1. Konto 139 służy do ewidencji operacji dotyczących środków pieniężnych wydzielonych na innych rachunkach bankowych niż rachunki bieżące i specjalnego przeznaczenia.

2.6.2. Na koncie 139 prowadzi się w szczególności ewidencję obrotów na wyodrębnionych rachunkach bankowych:

1) akredytyw bankowych otwartych przez Wyższy Urząd Górniczy;

2) czeków potwierdzonych;

3) sum depozytowych;

4) sum na zlecenie;

5) środków obcych na inwestycje.

2.6.3. Na koncie 139 dokonuje się księgowań wyłącznie na podstawie dowodów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów konta 139 między księgowością Wyższego Urzędu Górniczego a księgowością banku.

2.6.4. Na stronie Wn konta 139 ujmuje się wpływy wydzielonych środków pieniężnych z rachunków bieżących oraz sum depozytowych i na zlecenie.

2.6.5. Na stronie Ma konta 139 ujmuje się wypłaty środków pieniężnych dokonane z wydzielonych rachunków bankowych.

2.6.6. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 139 powinna zapewnić podział wydzielonych środków na rodzaje, a także według kontrahentów.

2.6.7. Konto 139 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych znajdujących się na innych rachunkach bankowych.

2.7. Konto 140 - "Środki pieniężne w drodze".

2.7.1. Konto 140 służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze. W szczególności są to środki znajdujące się pomiędzy rachunkami bankowymi a kasą Wyższego Urzędu Górniczego lub pomiędzy rachunkami bankowymi.

2.7.2. Na stronie Wn konta 140 księguje się zwiększenia stanu sum pieniężnych w drodze, a po stronie Ma - zmniejszenie stanów.

3. Zespół 2 - "Rozrachunki i roszczenia".

3.1. Konta zespołu 2 - "Rozrachunki i roszczenia" służą do ewidencji krajowych i zagranicznych rozrachunków oraz roszczeń.

3.1.1. Konta zespołu 2 służą także do ewidencji rozliczeń środków budżetowych, wynagrodzeń, rozliczeń niedoborów, szkód i nadwyżek oraz wszelkich innych rozliczeń związanych z rozrachunkami i roszczeniami spornymi.

3.1.2. Ewidencja szczegółowa prowadzona do kont zespołu 2 powinna umożliwić wyodrębnienie poszczególnych grup rozrachunków, rozliczeń i roszczeń spornych, ustalenie przebiegu ich rozliczeń oraz stanu należności, rozliczeń, roszczeń spornych i zobowiązań z podziałem według kontrahentów oraz, jeśli dotyczą rozliczeń w walutach obcych - według poszczególnych walut.

3.2. Konto 201 - "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami".

3.2.1. Konto 201 służy do ewidencji rozrachunków oraz roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych. Na koncie 201 nie ujmuje się należności Wyższego Urzędu Górniczego zaliczanych do dochodów budżetowych, które ujmowane są na koncie 221.

3.2.2. Konto 201 obciąża się za powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a uznaje za powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.

3.2.3. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów.

3.2.4. Konto 201 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań.

3.2.5. Dopuszcza się niestosowanie konta rozrachunkowego do zapłaty zobowiązań na podstawie polecenia przelewu.

3.3. Konto 221 - "Należności z tytułu dochodów budżetowych".

3.3.1. Konto 221 służy do ewidencji należności Wyższego Urzędu Górniczego z tytułu dochodów budżetowych, w których termin płatności przypada na dany rok budżetowy.

3.3.2. Na stronie Wn konta 221 ujmuje się ustalone na dany rok budżetowy należności z tytułu dochodów budżetowych i zwroty nadpłat.

3.3.3. Na stronie Ma konta 221 ujmuje się wpłaty należności z tytułu dochodów budżetowych oraz odpisy (zmniejszenia) należności.

3.3.4. Na koncie 221 ujmuje się również należności z tytułu podatków pobieranych przez właściwe organy. Zapisy z tego tytułu mogą być dokonywane na koniec okresów sprawozdawczych na podstawie sprawozdań z ewidencji podatkowej (zaległości i nadpłaty).

3.3.5. Na koncie 221 nie ujmuje się należnych subwencji i dotacji zaliczanych do dochodów budżetu.

3.3.6. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 221 powinna być prowadzona według dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej.

3.3.7. Konto 221 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności z tytułu dochodów budżetowych, a saldo Ma - stan zobowiązań Wyższego Urzędu Górniczego z tytułu nadpłat w tych dochodach.

3.4. Konto 222 - "Rozliczenie dochodów budżetowych".

3.4.1. Konto 222 służy do ewidencji rozliczenia zrealizowanych przez Wyższy Urząd Górniczy dochodów budżetowych.

3.4.2. Na stronie Wn konta 222 ujmuje się dochody budżetowe przelane do budżetu, w korespondencji z kontem 130.

3.4.3. Na stronie Ma konta 222 ujmuje się w ciągu roku budżetowego okresowe lub roczne przeksięgowania zrealizowanych dochodów budżetowych na konto 800, na podstawie sprawozdań budżetowych.

3.4.4. Konto 222 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan dochodów budżetowych zrealizowanych, lecz nieprzelanych do budżetu.

3.4.5. Saldo konta 222 ulega likwidacji poprzez księgowanie przelewu do budżetu dochodów budżetowych pobranych, lecz nieprzelanych do końca roku, w korespondencji z kontem 130.

3.5. Konto 223 - "Rozliczenie wydatków budżetowych".

3.5.1. Konto 223 służy do ewidencji rozliczenia zrealizowanych przez Wyższy Urząd Górniczy wydatków budżetowych.

3.5.2. Na stronie Wn konta 223 ujmuje się:

1) w ciągu roku budżetowego okresowe lub roczne przeniesienia, na podstawie sprawozdań budżetowych, zrealizowanych wydatków budżetowych na konto 800;

2) okresowe przelewy środków budżetowych dysponentom niższego stopnia na pokrycie wydatków budżetowych, w korespondencji z kontem 130.

3.5.3. Na stronie Ma konta 223 ujmuje się okresowe wpływy środków budżetowych otrzymanych na pokrycie wydatków budżetowych Wyższego Urzędu Górniczego oraz przeznaczonych dla dysponentów niższego stopnia, w korespondencji z kontem 130.

3.5.4. Konto 223 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan środków budżetowych otrzymanych na pokrycie wydatków budżetowych, lecz niewykorzystanych do końca roku.

3.5.5. Saldo konta 223 ulega likwidacji poprzez księgowanie przelewu na rachunek dysponenta wyższego stopnia środków budżetowych niewykorzystanych do końca roku, w korespondencji z kontem 130.

3.6. Konto 225 - "Rozrachunki z budżetami".

3.6.1. Konto 225 służy do ewidencji rozrachunków z budżetami, w szczególności z tytułu dotacji, podatków, nadwyżek środków obrotowych, wpłaty zysku do budżetu oraz nadpłat w rozliczeniach z budżetami.

3.6.2. Na stronie Wn konta 225 ujmuje się nadpłaty oraz wpłaty do budżetu, a na stronie Ma - zobowiązania wobec budżetów i wpłaty od budżetów.

3.6.3. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 225 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według każdego z tytułów rozrachunków z budżetem odrębnie.

3.6.4. Konto 225 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań wobec budżetów.

3.7. Konto 229 - "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne".

3.7.1. Konto 229 służy do ewidencji, innych niż z budżetami, rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

3.7.2. Na stronie Wn konta 229 ujmuje się należności oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma - zobowiązania, spłatę i zmniejszenie należności z tytułu rozrachunków publicznoprawnych.

3.7.3. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 229 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według tytułów rozrachunków oraz podmiotów, z którymi dokonywane są rozliczenia.

3.7.4. Konto 229 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań.

3.8. Konto 230 - "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń".

3.8.1. Konto 230 spełnia funkcję pomocniczą wobec konta 231.

3.8.2. Na stronie Wn konta 230 ujmuje się w szczególności:

1) wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń;

2) wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń;

3) wartość wydanych świadczeń rzeczowych zaliczanych do wynagrodzeń;

4) potrącenia z wynagrodzeń obciążające pracownika;

5) wypłaty pieniężne dotyczące umów o dzieło, umów zlecenia i z tytułu udziału w posiedzeniach komisji egzaminacyjnych.

3.8.3. Na stronie Ma konta 230 ujmuje się zobowiązania Wyższego Urzędu Górniczego z tytułu wynagrodzeń, umów o dzieło, umów zlecenia i z tytułu udziału w posiedzeniach komisji egzaminacyjnych.

3.8.4. Konto 230 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań Wyższego Urzędu Górniczego z tytułu wynagrodzeń.

3.9. Konto 231 - "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń".

3.9.1. Konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami urzędów górniczych i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do wynagrodzeń, a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło lub umowy agencyjnej oraz z tytułu udziału w posiedzeniach komisji egzaminacyjnych.

3.10. Konto 234 - "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

3.10.1. Konto 234 służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia.

3.10.2. Na stronie Wn konta 234 ujmuje się w szczególności:

1) wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydatki obciążające Wyższy Urząd Górniczy;

2) należności od pracowników z tytułu dokonanych przez Wyższy Urząd Górniczy świadczeń odpłatnych;

3) należności z tytułu pożyczek z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;

4) należności i roszczenia od pracowników z tytułu niedoborów i szkód;

5) zapłacone zobowiązania wobec pracowników.

3.10.3. Na stronie Ma konta 234 ujmuje się w szczególności:

1) wydatki wyłożone przez pracowników w imieniu Wyższego Urzędu Górniczego;

2) rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych;

3) wpływy należności od pracowników.

3.10.4. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 234 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności, roszczeń i zobowiązań z poszczególnymi pracownikami według tytułów rozrachunków.

3.10.5. Konto 234 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań wobec pracowników.

3.11. Konto 240 - "Pozostałe rozrachunki".

3.11.1. Konto 240 służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201 - 234. Konto 240 może być używane również do ewidencji pożyczek i różnego rodzaju rozliczeń, a także krótko- i długoterminowych należności funduszy celowych.

3.11.2. Na stronie Wn konta 240 ujmuje się powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma - powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.

3.11.3. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 240 powinna zapewnić ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z poszczególnych tytułów.

3.11.4. Konto 240 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań.

3.12. Konto 290 - "Odpisy aktualizujące należności".

3.12.1. Konto 290 służy do ewidencji odpisów aktualizujących wartość należności z tytułu odsetek przypisanych dotyczących przeterminowanych należności w dochodach budżetowych, ale niezapłaconych do końca danego roku budżetowego.

3.12.2. Na stronie Ma konta 290 ujmuje się naliczone, a niezapłacone odsetki - w korespondencji z kontem 750.

3.12.3. Na stronie Wn konta 290 ujmuje się zmniejszenie odpisu, w związku z zapłatą odsetek za zwłokę - w korespondencji z kontem 750.

3.12.4. Konto 290 może wykazywać saldo Ma, które oznacza wartość odsetek należnych, a jeszcze niezapłaconych do dnia bilansowego.

3.12.5. Ewidencja szczegółowa do konta 290 powinna zapewnić ustalenie wartości odpisów według tytułów i grup należności.

4. Zespół 3 - "Materiały i towary".

4.1. Konta zespołu 3 - "Materiały i towary" służą do ewidencji zapasów materiałów (konto 310).

4.1.1. Na koncie 310 prowadzi się ewidencję zapasów materiałów znajdujących się w magazynach własnych i obcych Wyższego Urzędu Górniczego w cenach zakupu, jeżeli koszty związane bezpośrednio z zakupem odnoszone są w koszty w okresie ich poniesienia.

4.1.2. Przychody, rozchody oraz stany zapasów materiałów na koncie 310 wycenia się według cen zakupu.

4.1.3. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 310 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu zapasów według miejsc ich znajdowania się i osób, którym powierzono pieczę nad nimi, a w odniesieniu do zapasów materiałów i towarów objętych ewidencją ilościowo-wartościową - także według ich poszczególnych rodzajów i grup.

4.2. Konto 310 - "Materiały".

4.2.1. Konto 310 służy do ewidencji zapasów materiałów, znajdujących się w magazynach własnych i obcych oraz we własnym i obcym przerobie.

4.2.2. Na stronie Wn konta 310 ujmuje się zwiększenie ilości i wartości stanu zapasu materiałów, a na stronie Ma - jego zmniejszenia.

4.2.3. Konto 310 może wykazywać saldo Wn, które wyraża stan zapasów materiałów w cenach zakupu.

5. Zespół 4 - "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie".

5.1. Konta zespołu 4 - "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie" służą do ewidencji kosztów w układzie rodzajowym i ich rozliczenia.

5.2. Konto 400 - "Koszty według rodzajów".

5.2.1. Konto 400 służy do ewidencji kosztów prostych według rodzajów.

5.2.2. Na stronie Wn konta 400 ujmuje się poniesione koszty, a na stronie Ma - ich zmniejszenia.

5.2.3. Ewidencje, szczegółową prowadzi się według pozycji planu finansowego oraz w przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości. W Wyższym Urzędzie Górniczym prowadzi się ewidencję analityczną według zasad klasyfikacji budżetowej.

5.2.4. Konto 400 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów. Saldo konta 400 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.

5.3. Konto 401 - "Amortyzacja".

5.3.1. Konto 401 służy do ewidencji kosztów amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy umorzeniowe są dokonywane stopniowo według stawek amortyzacyjnych.

5.3.2. Na stronie Wn konta 401 ujmuje się odpisy amortyzacyjne, a na stronie Ma przeniesienie kosztów amortyzacji na wynik finansowy.

5.3.3. Konto 401 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów amortyzacji. Saldo konta 401 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.

6. Zespół 7 - "Przychody i koszty ich uzyskania".

6.1. Konta zespołu 7 - "Przychody i koszty ich uzyskania" służą do ewidencji:

1) przychodów i kosztów ich uzyskania z tytułu sprzedaży produktów, towarów, przychodów i kosztów operacji finansowych oraz pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych;

2) podatków nieujętych na koncie 400;

3) dotacji i subwencji otrzymanych, które wpływają na wynik finansowy, oraz dotacji przekazanych.

6.1.1. Za moment sprzedaży w kraju uważa się datę wykonania świadczenia zgodnie z umową kupna-sprzedaży (a w szczególności wysyłki i odbioru usługi), a w eksporcie wyrobów i towarów - datę przewiezienia ich przez granicę, potwierdzoną przez graniczny urząd celny.

6.1.2. Ewidencję szczegółową prowadzi się według pozycji planu finansowego oraz stosownie do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości oraz obliczenia podatków.

6.2. Konto 750 - "Przychody i koszty finansowe".

6.2.1. Konto 750 służy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych oraz operacji finansowych i kosztu operacji finansowych.

6.2.2. Na stronie Wn konta 750 ujmuje się odpisy przychodów z tytułu dochodów budżetowych oraz koszty operacji finansowych, a w szczególności wartość sprzedanych udziałów, akcji i papierów wartościowych, odsetki od obligacji, odsetki od kredytów i pożyczek, odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań, z wyjątkiem zobowiązań obciążających inwestycje w okresie realizacji, dyskonto przy sprzedaży weksli, czeków obcych i papierów wartościowych, ujemne różnice kursowe, z wyjątkiem obciążających inwestycje w okresie realizacji.

6.2.3. Na stronie Ma konta 750 ujmuje się przychody z tytułu dochodów budżetowych oraz kwoty należne z tytułu operacji finansowych, a w szczególności przychody ze sprzedaży papierów wartościowych, przychody z udziałów i akcji, dywidendy oraz odsetki od udzielonych pożyczek, dyskonto przy zakupie weksli, czeków obcych i papierów wartościowych oraz odsetki za zwłokę w zapłacie należności i dodatnie różnice kursowe.

6.2.4. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 750 powinna zapewnić wyodrębnienie przychodów z tytułu dochodów budżetowych według pozycji planu finansowego.

6.2.5. W końcu roku obrotowego przenosi się:

1) przychody z tytułu dochodów budżetowych oraz przychody finansowe na stronę Ma konta 860 (Wn konto 750);

2) koszty operacji finansowych na stronę Wn konta 860 (Ma konto 750).

6.2.6. Konto 750 nie wykazuje salda na koniec roku.

6.3. Konto 760 - "Pozostałe przychody i koszty".

6.3.1. Konto 760 służy do ewidencji przychodów i kosztów niezwiązanych bezpośrednio ze zwykłą działalnością Wyższego Urzędu Górniczego.

6.3.2. W szczególności na koncie 760 ujmuje się:

1) na stronie Ma przychody ze sprzedaży materiałów, a na stronie Wn koszty osiągnięcia tych przychodów, w tym wartość w cenach zakupu tych materiałów;

2) na stronie Ma przychody ze sprzedaży środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w Wyższym Urzędzie Górniczym, okręgowych urzędach górniczych i specjalistycznych urzędach górniczych;

3) na stronie Ma pozostałe przychody operacyjne, do których zalicza się w szczególności odpisane przedawnione zobowiązania, otrzymane odszkodowania, kary i grzywny, darowizny i nieodpłatnie otrzymane środki obrotowe, a na stronie Wn pozostałe koszty operacyjne, do których zalicza się w szczególności kary, grzywny, odpisane przedawnione, umorzone i nieściągalne należności, utworzone rezerwy na należności od dłużników, koszty postępowania spornego i egzekucyjnego oraz nieodpłatnie przekazane środki obrotowe.

6.3.3. W końcu roku obrotowego przenosi się:

1) na stroną Wn konta 860 - wartość sprzedanych materiałów w cenach zakupu lub nabycia oraz pozostałe koszty operacyjne, w korespondencji ze stroną Ma konta 760;

2) na stroną Ma konta 860 - przychody ze sprzedaży składników majątkowych ujmowanych na koncie 760 oraz pozostałe przychody operacyjne, w korespondencji ze stroną Wn konta 760.

6.3.4. Konto 760 nie wykazuje salda na koniec roku.

6.4. Konto 761 - "Pokrycie amortyzacji".

6.4.1. Konto 761 służy do ewidencji wartości amortyzacji ujętej na koncie 401.

6.4.2. Na stronie Wn konta 761 ujmuje się przeniesienie salda konta na wynik finansowy, a na stronie Ma równowartość amortyzacji ujętej na koncie 401, w korespondencji z kontem 800.

6.4.3. W końcu roku obrotowego saldo konta 761 przenosi się na konto 860.

7. Zespół 8 - "Fundusze, rezerwy i wynik finansowy".

7.1. Konta zespołu 8 - "Fundusze, rezerwy i wynik finansowy" służą do ewidencji funduszy, wyniku finansowego i jego rozliczenia, dotacji z budżetu, rezerw i rozliczeń międzyokresowych przychodów.

7.2. Konto 800 - "Fundusz jednostki".

7.2.1. Konto 800 służy do ewidencji równowartości majątku trwałego i obrotowego Wyższego Urzędu Górniczego i ich zmian.

7.2.2. Na stronie Wn konta 800 ujmuje się zmniejszenia funduszu, a na stronie Ma - jego zwiększenia, zgodnie z odrębnymi przepisami regulującymi gospodarką finansową Wyższego Urzędu Górniczego.

7.2.3. Na stronie Wn konta 800 ujmuje się w szczególności:

1) przeksięgowanie, w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, straty bilansowej roku ubiegłego z konta 860;

2) przeksięgowanie, pod datą sprawozdania budżetowego, zrealizowanych dochodów budżetowych z konta 222;

3) przeksięgowanie, w końcu roku obrotowego, dotacji z budżetu i środków budżetowych wykorzystanych na inwestycje z konta 810;

4) pokrycie amortyzacji podstawowych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;

5) różnice z aktualizacji środków trwałych;

6) wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych podstawowych środków trwałych i inwestycji.

7.2.4. Na stronie Ma konta 800 ujmuje się w szczególności:

1) przeksięgowanie, w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, zysku bilansowego roku ubiegłego z konta 860;

2) przeksięgowanie, pod datą sprawozdania finansowego, zrealizowanych wydatków budżetowych z konta 223;

3) wpływ dotacji i środków przeznaczonych na finansowanie inwestycji;

4) różnice z aktualizacji środków trwałych;

5) nieodpłatne otrzymanie środków trwałych i inwestycji.

7.2.5. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 800 powinna zapewnić możliwość ustalenia przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu Wyższego Urzędu Górniczego. W przypadku prowadzenia scentralizowanej księgowości obejmującej urzędy górnicze, dla których ustala się odrębnie wynik finansowy i według odmiennych zasad dokonuje się jego podziału, ewidencję szczegółową prowadzi się również według poszczególnych urzędów górniczych.

7.2.6. Konto 800 wykazuje na koniec roku saldo Ma, które oznacza stan funduszu Wyższego Urzędu Górniczego.

7.3. Konto 810 - "Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje".

7.3.1. Konto 810 służy do ewidencji w Wyższym Urzędzie Górniczym:

1) dotacji przekazywanych z budżetu na finansowanie działalności podstawowej (dotacje podmiotowe, przedmiotowe) gospodarstwa pomocniczego Wyższego Urzędu Górniczego;

2) innych dotacji przekazywanych z budżetu;

3) równowartości dokonanych wydatków na inwestycje w urzędach górniczych.

7.3.2. Na stronie Wn konta 810 ujmuje się dotacje przekazane przez jednostki budżetowe na finansowanie środków obrotowych i inwestycji oraz inne dotacje przekazane z budżetu, wykorzystanie środków budżetowych na finansowanie inwestycji Wyższego Urzędu Górniczego.

7.3.3. Na stronie Ma konta 810 ujmuje się zwroty dotacji przekazanych w tym samym roku budżetowym oraz przeksięgowanie w końcu roku obrotowego na konto 800 "Fundusz jednostki" stanu dotacji przekazanych.

7.3.4. Ewidencję analityczną do konta 810 należy prowadzić według podziałek klasyfikacji, urzędów górniczych, którym dotacje przekazano, i przeznaczenia dotacji.

7.3.5. Konto 810 nie wykazuje salda na koniec roku.

7.4. Konto 851 - "Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych".

7.4.1. Konto 851 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

7.4.2. Środki pieniężne tego funduszu, wyodrębnione na specjalnym rachunku bankowym, ujmuje się na koncie 135 - "Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia". Pozostałe środki majątkowe ujmuje się na odpowiednich kontach działalności podstawowej urzędu górniczego (z wyjątkiem kosztów i przychodów podlegających sfinansowaniu z funduszu).

7.4.3. Ewidencja szczegółowa do konta 851 powinna pozwolić na wyodrębnienie:

1) stanu, zwiększeń i zmniejszeń Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, z podziałem według źródeł zwiększeń i kierunków zmniejszeń;

2) wysokości poniesionych kosztów i wysokości uzyskanych przychodów przez poszczególne rodzaje działalności socjalnej.

7.4.4. Saldo Ma konta 851 wyraża stan Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

7.5. Konto 853 - "Fundusze pozabudżetowe".

7.5.1. Konto 853 służy do ewidencji stanu, zwiększeń i zmniejszeń funduszy celowych.

7.5.2. Na stronie Wn konta 853 ujmuje się koszty oraz inne niż koszty zmniejszenia funduszy, a na stronie Ma - przychody oraz pozostałe zwiększenia funduszy.

7.5.3. Ewidencja szczegółowa do konta 853 powinna pozwolić na ustalenie zwiększeń i zmniejszeń oraz stanu każdego z funduszy oddzielnie. Saldo Ma konta 853 wyraża stan funduszy celowych.

7.6. Konto 860 - "Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy".

7.6.1. Konto 860 służy do ustalania wyniku finansowego Wyższego Urzędu Górniczego oraz bieżącej ewidencji strat i zysków nadzwyczajnych.

7.6.2. W ciągu roku obrotowego ujmuje się na stronie Wn konta 860 straty nadzwyczajne, a na stronie Ma - zyski nadzwyczajne.

7.6.3. W końcu roku obrotowego na stronie Wn konta 860 ujmuje się sumę:

1) poniesionych kosztów, w korespondencji z kontem 400 i 401;

2) kosztów operacji finansowych, w korespondencji z kontem 750, oraz pozostałych kosztów operacyjnych, w korespondencji z kontem 760.

7.6.4. Na stronie Ma konta 860 ujmuje się w końcu roku obrotowego sumę:

1) uzyskanych przychodów, w korespondencji z poszczególnymi kontami zespołu 7;

2) pokrycia kosztów amortyzacji, w korespondencji z kontem 761.

7.6.5. Saldo konta 860 wyraża na koniec roku obrotowego wynik finansowy Wyższego Urzędu Górniczego, saldo Wn - stratę netto, a saldo Ma - zysk netto. Saldo przenoszone jest w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego na konto 800.

II. Konta pozabilansowe.

1. Konto 980 - "Plan finansowy wydatków budżetowych".

1.1. Konto 980 służy do ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych Wyższego Urzędu Górniczego.

1.2. Na stronie Wn konta 980 ujmuje się plan finansowy wydatków budżetowych oraz jego korekty.

1.3. Na stronie Ma ujmuje się równowartość zrealizowanych wydatków budżetowych, wartość planu niewygasających wydatków budżetowych do realizacji w roku następnym, wartość planu niezrealizowanego i wygasłego.

1.4. Zapisów księgowych na koncie 980 dokonuje się za okresy miesięczne, w kwotach zbiorczych.

1.5. Konto 980 nie wykazuje salda na koniec roku.

2. Konto 981 - "Plan finansowy niewygasających wydatków".

2.1. Konto 981 służy do ewidencji planu finansowego niewygasających wydatków budżetowych.

2.2. Na stronie Wn konta 981 ujmuje się plan finansowy niewygasających wydatków budżetowych.

2.3. Na stronie Ma konta 981 ujmuje się równowartość zrealizowanych wydatków budżetowych, obciążających plan finansowy niewygasających wydatków budżetowych, wartość planu niewygasających wydatków budżetowych w części niezrealizowanej lub wygasłej.

2.4. Zapisów księgowych na koncie 981 dokonuje się za okresy miesięczne, w kwotach zbiorczych.

2.5. Konto 981 nie powinno wykazywać salda na koniec roku.

3. Konto 996 - "Zaangażowanie dochodów własnych jednostki budżetowej".

3.1. Konto 996 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie dochodów własnych Wyższego Urzędu Górniczego.

3.2. Na stronie Wn konta 996 ujmuje się równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym.

3.3. Na stronie Ma konta 996 ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym.

3.4. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 996 prowadzona jest według planów finansowych wydatków.

4. Konto 998 - "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego".

4.1. Konto 998 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym Wyższego Urzędu Górniczego danego roku budżetowego.

4.2. Na stronie Wn konta 998 ujmuje się:

1) równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym;

2) równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego.

4.3. Na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym.

4.4. Ewidencja szczegółowa do konta 998 prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej.

4.5. Konto 998 nie wykazuje salda na koniec roku.

5. Konto 999 - "Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat".

5.1. Konto 999 służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat.

5.2. Na stronie Wn konta 999 ujmuje się równowartość zaangażowanych wydatków budżetowych w latach poprzednich, a obciążających plan finansowy roku bieżącego Wyższego Urzędu Górniczego.

5.3. Na stronie Ma konta 999 ujmuje się wysokość zaangażowanych wydatków lat przyszłych.

5.4. Ewidencja szczegółowa do konta 999 prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej.

5.5. Na koniec roku konto 999 może wykazywać saldo Ma oznaczające zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych.

ZAŁĄCZNIK  Nr 7

SYSTEM SŁUŻĄCY OCHRONIE DANYCH I ICH ZBIORÓW W WYŻSZYM URZĘDZIE GÓRNICZYM

I. Ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych.

1. Wszystkie dokumenty związane z ewidencją księgową, a w szczególności:

1) dokumentację przyjętych zasad rachunkowości (zakładowy plan kont),

2) księgi rachunkowe,

3) dowody księgowe,

4) dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe,

5) deklaracje podatkowe,

zwane dalej "zbiorami", przechowuje się w należyty sposób i chroni przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

2. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie Wyższego Urzędu Górniczego w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, z podziałem na miesiące, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem lat i końcowych numerów w zbiorze.

3. Dokumenty bieżące obejmujące okres 2 lat przechowywane są w szafach zabezpieczonych przed dostępem osób niepowołanych. Pozostałe dokumenty zabezpieczone są w specjalnie do tego przeznaczonym archiwum.

4. Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosuje się:

1) regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa (na koniec każdego dnia pracy wykonywana jest kopia bezpieczeństwa na serwerze, na koniec każdego miesiąca wykonywana jest kopia bezpieczeństwa na informatyczny nośnik danych);

2) odpowiedni poziom zarządzania dostępem do danych pracowników na różnych stanowiskach (indywidualne konta użytkowników z bezpiecznie przechowywanymi hasłami dostępu, możliwość zróżnicowania dostępu do baz danych i dokumentów w zależności od zakresu obowiązków danego pracownika);

3) profilaktykę antywirusową - poprzez programy zabezpieczające;

4) zabezpieczenia przed atakiem z zewnątrz ("zapory ogniowe");

5) system podtrzymywania napięcia w razie awarii sieci energetycznej (UPS).

II. Przechowywanie zbiorów.

1. Roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.

2. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:

1) księgi rachunkowe - 5 lat;

2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymagalnego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;

3) dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności;

4) dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat;

5) pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.

3. Okresy wymienione w pkt 2 są liczone od początku roku następującego po roku obrotowym, którego zbiory dotyczą.

4. Deklaracje podatkowe i dokumenty z nimi związane, na podstawie których zostały sporządzone, przechowuje się stosownie do obowiązujących przepisów podatkowych.

III. Udostępnianie danych i dokumentów.

Udostępnianie sprawozdań finansowych i budżetowych oraz dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów z zakresu rachunkowości Wyższego Urzędu Górniczego ma miejsce:

1) w siedzibie Wyższego Urzędu Górniczego po uzyskaniu zgody Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego albo Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego lub osoby przez nich upoważnionej;

2) poza siedzibą Wyższego Urzędu Górniczego po uzyskaniu pisemnej zgody Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego albo Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego lub osoby przez nich upoważnionej i pozostawieniu pisemnego pokwitowania zawierającego spis wydanych dokumentów.

¹ Załącznik nr 4 zmieniony przez § 1 pkt 1 decyzji nr 34 z dnia 7 maja 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.9.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 7 maja 2008 r.

² Załącznik nr 5:

-zmieniony przez § 1 decyzji nr 29 z dnia 23 listopada 2006 r. (Dz.Urz.WUG.06.18.96) zmieniającej nin. decyzję z dniem 23 listopada 2006 r.

- zmieniony przez § 1 decyzji nr 29 z dnia 17 marca 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.7.48) zmieniającej nin. decyzję z dniem 17 marca 2008 r.

- zmieniony przez § 1 pkt 2 decyzji nr 34 z dnia 7 maja 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.9.59) zmieniającej nin. decyzję z dniem 7 maja 2008 r.