Prowadzenie gospodarki finansowej oraz rachunkowości w działającym przy Wyższym Urzędzie Górniczym Zakładzie Obsługi Gospodarczej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.WUG.2008.11.74

Akt utracił moc

Wersja od: 28 października 2009 r.

DECYZJA Nr 5

DYREKTORA GENERALNEGO WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO

z dnia 15 lipca 2008 r.

w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej oraz rachunkowości w działającym przy Wyższym Urzędzie Górniczym Zakładzie Obsługi Gospodarczej

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.¹⁾) oraz art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.²⁾) postanawia się, co następuje:

§ 1. Ustala się:

1) w załączniku nr 1 do decyzji - rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze w działającym przy Wyższym Urzędzie Górniczym Zakładzie Obsługi Gospodarczej, zwanym dalej "Zakładem Obsługi Gospodarczej",

2) w załączniku nr 2 do decyzji - metody wyceny aktywów i pasywów w Zakładzie Obsługi Gospodarczej,

3) w załączniku nr 3 do decyzji - sposób ustalania wyniku finansowego w Zakładzie Obsługi Gospodarczej,

4) w załączniku nr 4 do decyzji - sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych w Zakładzie Obsługi Gospodarczej,

5) w załączniku nr 5 do decyzji - sposób obiegu dowodów księgowych w Zakładzie Obsługi Gospodarczej, w tym:

a) wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli formalno-rachunkowej dowodów księgowych w Zakładzie Obsługi Gospodarczej,

b) wykaz osób upoważnionych do sprawdzania i zatwierdzania dowodów księgowych w Zakładzie Obsługi Gospodarczej,

c) szczegółowy schemat obiegu niektórych dowodów księgowych,

6) w załączniku nr 6 do decyzji - zakładowy plan kont dla Zakładu Obsługi Gospodarczej,

7) w załączniku nr 7 do decyzji - system służący ochronie danych i ich zbiorów w Zakładzie Obsługi Gospodarczej

- z uwzględnieniem przepisów: rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726, z późn. zm.³⁾), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781, z 2007 r. Nr 14, poz. 88 oraz z 2008 r. Nr 16, poz. 100), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 oraz z 2008 r. Nr 23, poz. 135), oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 oraz z 2008 r. Nr 72, poz. 422).

§ 2. Traci moc decyzja nr 8 Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 23 października 2006 r. w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej oraz rachunkowości w działającym przy Wyższym Urzędzie Górniczym Zakładzie Obsługi Gospodarczej (Dz. Urz. WUG Nr 17, poz. 92 i Nr 21, poz. 102 oraz z 2008 r. Nr 8, poz. 54 i Nr 9, poz. 60).

§ 3. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

______

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2003 r. Nr 60, poz. 535, Nr 124, poz. 1152, Nr 139, poz. 1324 i Nr 229, poz. 2276, z 2004 r. Nr 96, poz. 959, Nr 145, poz. 1535, Nr 146, poz. 1546 i Nr 213, poz. 2155, z 2005 r. Nr 10, poz. 66, Nr 184, poz. 1539 i Nr 267, poz. 2252, z 2006 r. Nr 157, poz. 1119 i Nr 208, poz. 1540 oraz z 2008 r. Nr 63, poz. 393.

²⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2005 r. Nr 169, poz. 1420, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i 1218, Nr 187, poz. 1381 i Nr 249, poz. 1832 oraz z 2007 r. Nr 82, poz. 560, Nr 88, poz. 587, Nr 115, poz. 791 i Nr 140, poz. 984.

³⁾ Zmiany wymienionego rozporządzenia zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 137, poz. 976 i Nr 195, poz. 1443 oraz z 2007 r. Nr 48, poz. 322, Nr 128, poz. 890 i Nr 234, poz. 1721.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

ROK OBROTOWY I WCHODZĄCE W JEGO SKŁAD OKRESY SPRAWOZDAWCZE W ZAKŁADZIE OBSŁUGI GOSPODARCZEJ

Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy.

Sprawozdania budżetowe są sporządzane zgodnie z uregulowaniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

Okresem sprawozdawczym jest miesiąc.

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW W ZAKŁADZIE OBSŁUGI GOSPODARCZEJ

I.

Podstawy prawne.

Stosowane w Zakładzie Obsługi Gospodarczej metody wyceny aktywów i pasywów są określone w:

1) ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, Nr 60, poz. 700 i 703, Nr 86, poz. 958, Nr 103, poz. 1100, Nr 117, poz. 1228 i Nr 122, poz. 1315 i 1324, z 2001 r. Nr 106, poz. 1150, Nr 110, poz. 1190 i Nr 125, poz. 1363, z 2002 r. Nr 25, poz. 253, Nr 74, poz. 676, Nr 93, poz. 820, Nr 141, poz. 1179, Nr 169, poz. 1384, Nr 199, poz. 1672, Nr 200, poz. 1684 i Nr 230, poz. 1922, z 2003 r. Nr 45, poz. 391, Nr 96, poz. 874, Nr 137, poz. 1302, Nr 180, poz. 1759, Nr 202, poz. 1957, Nr 217, poz. 2124 i Nr 223, poz. 2218, z 2004 r. Nr 6, poz. 39, Nr 29, poz. 257, Nr 54, poz. 535, Nr 93, poz. 894, Nr 121, poz. 1262, Nr 123, poz. 1291, Nr 146, poz. 1546, Nr 171, poz. 1800, Nr 210, poz. 2135 i Nr 254, poz. 2533, z 2005 r. Nr 25, poz. 202, Nr 57, poz. 491, Nr 78, poz. 684, Nr 143, poz. 1199, Nr 155, poz. 1298, Nr 169, poz. 1419 i 1420, Nr 179, poz. 1484, Nr 180, poz. 1495 i Nr 183, poz. 1538, z 2006 r. Nr 94, poz. 651, Nr 107, poz. 723, Nr 136, poz. 970, Nr 157, poz. 1119, Nr 183, poz. 1353, Nr 217, poz. 1589 i Nr 251, poz. 1847, z 2007 r. Nr 165, poz. 1169, Nr 171, poz. 1208 i Nr 176, poz. 1238 oraz z 2008 r. Nr 141 poz. 888);

2) ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;

3) ustawie z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych;

4) rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.

II.

Metody wyceny aktywów i pasywów w odniesieniu do poszczególnych rodzajów aktywów i pasywów.

1.

Należności.

1.1. Należności krótkoterminowe obejmują ogół należności z tytułu dostaw i usług oraz całość lub część należności z innych tytułów niezaliczonych do aktywów finansowych, a które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Pozostałe należności zalicza się do należności długoterminowych.

1.2. Na dzień bilansowy operacje gospodarcze rozrachunkowe wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty z uwzględnieniem zasady ostrożności. Zasadę tę stosuje się do wyceny rozrachunków również i w ciągu roku w wyniku systematycznej analizy sald, uwzględniając odsetki umowne lub ustawowe.

1.3. W przypadku należności wątpliwych dokonuje się odpisów aktualizujących ich wartość.

1.4. W przypadku ustania przyczyny, dla której dokonano odpisu aktualizującego wartość należności, dokonuje się odpisu odwrotnego, przywracając tym samym ich pierwotną wartość.

2.

Zobowiązania.

2.1. Zobowiązaniem jest wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonania świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, które spowodują wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów Zakładu Obsługi Gospodarczej.

2.2. Obowiązek wykonania świadczeń musi wynikać z przeszłych zdarzeń, w szczególności dokonania zakupów materiałów, towarów, usług, wypłaty wynagrodzeń, rezerwy na świadczenia urlopowe, nagrody jubileuszowe, świadczenia emerytalne i naprawy gwarancyjne.

2.3. Zobowiązania krótkoterminowe jest to ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług, a także całość lub ta część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Pozostałe zobowiązania zalicza się do zobowiązań długoterminowych.

2.4. Zobowiązania wycenia się w kwocie wymagalnej zapłaty, czyli łącznie z odsetkami naliczonymi na podstawie not odsetkowych otrzymanych od kontrahentów.

3.

Środki pieniężne w kasie.

3.1. Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych wycenia się według wartości nominalnej.

3.2. Walutę obcą wycenia się według kursu średniego danej waluty ustalonego przez Prezesa Narodowego Banku Polskiego na ten dzień. W ciągu roku operacje kupna i sprzedaży walut oraz operacje zapłaty należności lub zobowiązań wycenia się po kursie kupna lub sprzedaży banku, z którego usług korzysta Zakład Obsługi Gospodarczej.

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

SPOSÓB USTALANIA WYNIKU FINANSOWEGO W ZAKŁADZIE OBSŁUGI GOSPODARCZEJ

W Zakładzie Obsługi Gospodarczej wynik finansowy jest ustalany zgodnie z wariantem porównawczym rachunku zysków i strat.

Wynik finansowy netto składa się z:

1) wyniku na sprzedaży;

2) wyniku na pozostałej działalności operacyjnej;

3) wyniku z operacji finansowych;

4) wyniku z operacji nadzwyczajnych;

5) obowiązkowego obciążenia z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych;

6) obowiązkowej wpłaty do budżetu 50 % wartości zysku pozostałego po odjęciu podatku dochodowego.

ZAŁĄCZNIK  Nr 4

SPOSÓB PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH W ZAKŁADZIE OBSŁUGI GOSPODARCZEJ

I.

Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Księgi rachunkowe Zakładu Obsługi Gospodarczej prowadzi się w jego siedzibie przy ul. Poniatowskiego 31 w Katowicach.

II.

Technika prowadzenia ksiąg rachunkowych.

1. Księgi rachunkowe w Zakładzie Obsługi Gospodarczej prowadzone są za pomocą komputera.

2. Księgi rachunkowe w Zakładzie Obsługi Gospodarczej obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

1) dziennik;

2) księgę główną;

3) księgi pomocnicze;

4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;

5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

2.1. Dziennik prowadzony jest w następujący sposób:

1) zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nim chronologicznie;

2) zapisy są kolejno numerowane w okresie roku, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi;

3) sumy zapisów (obroty) liczone są w sposób ciągły;

4) sumy obrotów są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

2.1.1. W Zakładzie Obsługi Gospodarczej prowadzone są następujące dzienniki częściowe:

1) RK - ujmowane są w nim kasowe dowody księgowe dotyczące miesięcznika Wyższego Urzędu Górniczego "Bezpieczeństwo Pracy i Ochrona Środowiska w Górnictwie";

2) BK - ujmowane są w nim dowody bankowe dotyczące działalności miesięcznika Wyższego Urzędu Górniczego "Bezpieczeństwo Pracy i Ochrona Środowiska w Górnictwie";

3) RK ZOG - ujmowane są w nim operacje księgowe związane z raportami kasowymi;

4) Sprzed - ujmowane są w nim faktury sprzedaży;

5) Zakupy - ujmowane są w nim faktury zakupu;

6) ZOG - ujmowane w nim są dokumenty bankowe i dowody PK (polecenie księgowania).

2.1.2. Zestawienia obrotów dzienników częściowych sporządzane są w okresach miesięcznych na podstawie zatwierdzonych dowodów nie później niż w dniu terminu sporządzania sprawozdania finansowego.

2.2. Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady:

1) podwójnego zapisu;

2) systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową;

3) powiązania dokonanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku.

2.3. Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegółowiające dla wybranych kont księgi głównej. Zapisy na kontach analitycznych dokonywane są zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego. Forma kont analitycznych dostosowywana jest za każdym razem do przedmiotu ewidencji konta głównego.

2.4. Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej sporządzane są w okresach miesięcznych na podstawie zatwierdzonych dowodów nie później niż w dniu terminu sporządzania sprawozdania finansowego. Zawierają one:

1) symbole kont;

2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego;

3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

2.4.1. Obroty zestawienia są zgodne z obrotami dzienników częściowych.

.5. Zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządza się na dzień zamknięcia roku obrotowego.

2.6. Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) stanowi zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych, potwierdzane coroczną inwentaryzacją. Zestawienie sporządzane jest na koniec roku obrotowego. Składniki aktywów i pasywów wycenia się zgodnie z zasadami określonymi w załączniku nr 2 do decyzji.

3. Kompletne księgi rachunkowe przenoszone są na koniec roku obrotowego na komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, i przechowywane w siedzibie Wyższego Urzędu Górniczego.

4. Księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą (Zakład Obsługi Gospodarczej), oraz nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej, a także wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia. Księgi rachunkowe powinny być przechowywane starannie według kolejności chronologicznej.

5. Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco, przy czym księgi rachunkowe uznaje się za:

1) rzetelne - jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty;

2) bezbłędne - jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania dowody oraz zapewniono ciągłość zapisów;

3) sprawdzalne - jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych zapisów oraz sporządzenie na ich podstawie sprawozdań finansowych oraz deklaracji podatkowych obowiązujących w Zakładzie Obsługi Gospodarczej;

4) prowadzone na bieżąco - jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają terminowe przygotowanie sprawozdań oraz dokonanie rozliczeń finansowych.

6. Zapis księgowy zawiera co najmniej:

1) dla dokumentów zewnętrznych obcych i wewnętrznych (za wyjątkiem wypłacanych w kasie Wyższego Urzędu Górniczego, a niestanowiących zobowiązań na koniec okresu sprawozdawczego, o których mowa w ppkt 2) - datę dokumentu, która jest równoznaczna z datą wpływu dokumentu do Wydziału Budżetowo-Księgowego Biura Administracyjno-Budżetowego w Wyższym Urzędzie Górniczym; dla dokumentów księgowych z okresu poprzedniego, wpływających najpóźniej 10 dni po tym okresie, przyjmuje się datę dokumentu jako ostatni dzień miesiąca okresu sprawozdawczego, którego dotyczy; w przypadku zamknięcia roku obrotowego okres ten wydłuża się o 5 dni;

2) dla dokumentów zewnętrznych obcych i wewnętrznych wypłacanych w kasie Wyższego Urzędu Górniczego - datę dokumentu, która jest równoznaczna z datą wypłaty;

3) określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu, datę wystawienia oraz datę operacji gospodarczej;

4) zrozumiały tekst opisu operacji;

5) kwotę;

6) oznaczenie kont, których dotyczy.

7. Księgi rachunkowe prowadzi się w oparciu o:

1) zakładowy plan kont dla Zakładu Obsługi Gospodarczej, stanowiący załącznik nr 6 do decyzji;

2) obowiązującą klasyfikację budżetową, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych;

3) instrukcję kasową, stanowiącą załącznik do zarządzenia nr 20 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 11 grudnia 2007 r. w sprawie instrukcji kasowej (Dz. Urz. WUG Nr 21, poz. 78);

4) Instrukcję Inwentaryzacyjną, stanowiącą załącznik do decyzji nr 17 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 29 maja 2003 r. w sprawie wprowadzenia w urzędach górniczych Instrukcji Inwentaryzacyjnej (Dz. Urz. WUG Nr 3, poz. 14).

III.

Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych.

1. Księgi rachunkowe prowadzone są z wykorzystaniem, od dnia 1 sierpnia 2005 r., programu komputerowego Qwant, w wersji 4.00, dostarczonego przez QNT Systemy Informatyczne w Gliwicach, którego ofertę wybrano w trybie przewidzianym przez przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655).

2. Komputerowy system rachunkowości obejmuje następujące moduły:

1) księgę główną (F-K);

2) kadry;

3) płace.

3. Dokumentacja opisująca poszczególne programy użytkownika posiada klauzulę, że jest zgodna z wymaganiami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, i zawiera:

1) oznaczenie wersji oprogramowania i datę przyjęcia do eksploatacji;

2) wykaz programów;

3) opis algorytmów i parametrów;

4) opis programowych zasad ochrony danych, metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania;

5) wykaz zbiorów kont ksiąg rachunkowych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w komputerowym systemie rachunkowości.

4. Opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów i procedur oraz opis algorytmów i parametrów poszczególnych programów wraz z zasadami ochrony danych, jest zamieszczony w "Instrukcji użytkownika" oraz informacji dodatkowej do "Instrukcji użytkownika".

IV.

Zaangażowanie wydatków budżetowych.

1. Zaangażowaniem jest wywołanie takiego stanu prawnego, który spowoduje w przyszłości dokonanie wydatku budżetowego. Stan prawny, który obciąża plan finansowy Zakładu Obsługi Gospodarczej, to w szczególności podpisane umowy o pracę, świadczenia społeczne, prace zlecone i o dzieło, usługi, zakupy materiałów zabezpieczające bieżącą działalność urzędów górniczych oraz podatki.

2. Warunkiem zaangażowania jest wymiar kwotowy umowy.

3. W przypadku umów bezterminowych o znanej stawce miesięcznej - wymiar jest ograniczony do planu bieżącego roku czyli 12 miesięcy.

4. W przypadku umów bez określonej kwoty miesięcznej, gdzie opłata uzależniona jest od obowiązującej stawki i zużycia, oraz w przypadku braku umowy zaangażowanie przyjmuje się na podstawie wykonania wydatków.

5. W przypadku umów wieloletnich z oznaczonym terminem zakończenia umowy rozróżnia się: zaangażowanie obciążające rok bieżący i zaangażowanie obciążające lata przyszłe.

6. Zaangażowanie paragrafów wydatków dotyczące wynagrodzeń pracowników wraz z narzutami (jest to w szczególności § 4010, § 4040, § 4110, § 4120) wykazuje się w wysokości planu wydatków na dany rok budżetowy. Zaangażowanie koryguje się w ciągu roku budżetowego o niewykorzystane środki oraz ewentualne zmiany planu.

7. Zaangażowanie wydatków roku bieżącego nie może przekroczyć planu finansowego.

8. Ewidencja księgowa zaangażowania na koncie pozabilansowym 995 prowadzona jest w okresach kwartalnych.

9. Jeżeli zaangażowanie jest większe niż wykonanie - różnicę przenosi się jako zaangażowanie przechodzące na rok następny.

ZAŁĄCZNIK  Nr 5 ¹

SPOSÓB OBIEGU DOWODÓW KSIĘGOWYCH W ZAKŁADZIE OBSŁUGI GOSPODARCZEJ

I.

Klasyfikacja dowodów księgowych i ich cechy.

1. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi", i są to dowody:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz Zakładu Obsługi Gospodarczej.

2. Podstawą zapisów mogą być również sporządzone w Zakładzie Obsługi Gospodarczej dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być pojedynczo wymienione w dowodzie zbiorczym;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

3. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych można udokumentować operacje gospodarcze za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.

4. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpisy osoby odpowiedzialnej za te wskazania;

7) następujące numery ewidencyjne:

a) numer nadany przez system operacyjny UNIX (dla dowodów zakupu),

b) numer pozycji dziennika (dla wszystkich zaksięgowanych dokumentów),

c) numer dowodu bankowego (dla dowodów bankowych, uwzględniający numer wyciągu bankowego i numer pozycji dla danego wyciągu), zgodnie z pieczątką:

Dowód księgowy BK nr ..............

5. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej.

6. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

7. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych (stosownie do art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości) można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

8. Błędy w dowodach źródłowych wewnętrznych (stosownie do art. 22 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości) mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymywaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby dokonującej poprawki. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

9. W przypadku ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca dozwolone są tylko korekty dokonane przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonane zapisami dodatnimi lub ujemnymi.

II.

Rodzaje dowodów księgowych.

1. Dowodami księgowymi są w szczególności:

1) dowody zakupu, w szczególności faktura VAT, rachunek uproszczony oraz korekta faktury;

2) listy płac oraz listy wypłat zasiłków;

3) umowy zlecenia i o dzieło, rachunki za wykonane prace według tych umów oraz listy wypłat z tytułu tych umów;

4) rachunek kosztów podróży służbowej w delegacji służbowej krajowej lub zagranicznej;

5) polecenie księgowania (PK);

6) nota odsetkowa;

7) rachunek sprzedaży;

8) nota księgowa;

9) polecenie przelewu;

10) wyciąg bankowy;

11) dowód wpłaty KP (kasa przyjęła);

12) dowód wypłaty KW (kasa wypłaci);

13) wniosek o zaliczkę;

14) rozliczenie zaliczki;

15) dowód wpłaty gotówki na rachunek bankowy;

16) przekaz za pośrednictwem poczty;

17) raport kasowy;

18) polecenie wypłaty;

19) zlecenie wypłaty środków pieniężnych w walucie obcej.

2. Dowody zakupu są wystawiane przez dostawców towarów lub usług na podstawie: druku Wz, zlecenia wykonania usługi, zamówienia, umowy sprzedaży, najmu, dzierżawy, protokołu sprzedaży-przekazania majątku trwałego.

3. Listy płac oraz listy wypłat zasiłków ujmują łączne wynagrodzenia pracowników za okres obrachunkowy (miesiąc) i są sporządzane na podstawie angaży pracowników i innej dokumentacji pracowniczej (w szczególności druków L-4 oraz innych podobnych druków).

4. Umowy zlecenia i o dzieło są sporządzane na podstawie zapotrzebowania na daną usługę. Listy wypłat są sporządzane na podstawie podpisanej umowy, rachunków za wykonane prace według umów cywilnoprawnych i stwierdzenia wykonania usługi. Lista płac do umowy zlecenia i o dzieło musi zawierać co najmniej:

1) nazwisko i imię;

2) nazwę i numer dokumentu stanowiącego podstawę wypłaty;

3) kwotę wynagrodzenia brutto;

4) koszty uzyskania przychodu;

5) potrącenia obowiązkowe (podatek, składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych);

6) kwotę wynagrodzenia do wypłaty;

7) pokwitowanie odbioru kwoty wynagrodzenia do wypłaty.

5. Rachunek kosztów podróży służbowej w delegacji służbowej krajowej lub zagranicznej musi zawierać co najmniej:

1) kolejny numer;

2) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe delegowanego;

3) określenie miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej;

4) podpis zlecającego wyjazd;

5) koszty związane z podróżą służbową (dojazdy, diety, koszty noclegu i inne);

6) zatwierdzenie do wypłaty;

7) podpisy pracownika.

6. Polecenie księgowania to dowód księgowy wewnętrzny sporządzany w celu ujęcia operacji gospodarczych w księgach rachunkowych Zakładu Obsługi Gospodarczej. Polecenie księgowania jest wystawiane w szczególności dla:

1) udokumentowania tych zapisów księgowych, które nie odzwierciedlają operacji gospodarczych i dlatego nie mogą być uzasadnione ani dokumentem zewnętrznym ani wewnętrznym, w szczególności przeniesienie na "wynik finansowy", przeksięgowania pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej w analityce wydatków i kosztów, zachowanie czystości zapisów oraz poprawianie błędów w księgowaniu;

2) udokumentowania księgowego uproszczenia, w szczególności zbiorcze księgowanie listy płac.

6.1. Polecenie księgowania musi zawierać co najmniej:

1) określenie wystawcy;

2) kolejny numer;

3) określenie operacji księgowych, których dotyczy;

4) określenie kont dla podanych operacji;

5) podpis wystawcy i zatwierdzającego dokument.

7. Nota odsetkowa to dokument sporządzany w związku z opóźnieniem w zapłacie bądź opóźnieniem w terminie wykonania umowy. Nie sporządza się not odsetkowych w przypadku, jeżeli koszt dostarczenia zawiadomienia przewyższa wartość naliczonych odsetek. Noty odsetkowe wystawiane są na ujednoliconych drukach.

8. Rachunek sprzedaży to dokument wystawiany na rzecz odbiorców potwierdzający wykonanie usługi bądź sprzedaż towarów. W Zakładzie Obsługi Gospodarczej rachunki sprzedaży wystawiane są, zgodnie z art. 87 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60, Nr 85, poz. 727, Nr 86, poz. 732 i Nr 143, poz. 1199, z 2006 r. Nr 66, poz. 470, Nr 104, poz. 708, Nr 143, poz. 1031, Nr 217, poz. 1590 i Nr 225, poz. 1635, z 2007 r. Nr 112, poz. 769, Nr 120, poz. 818, Nr 192, poz. 1378 i Nr 225, poz. 1671 oraz z 2008 r. Nr 118, poz. 745 i Nr 141, poz. 888), na żądanie odbiorcy. Rachunek sprzedaży musi zawierać co najmniej:

1) określenie wystawcy i odbiorcy rachunku;

2) numer kolejny rachunku;

3) datę i miejscowość wystawienia rachunku;

4) oznaczenie rodzaju, ilości i wartości transakcji;

5) kwotę wyrażoną słownie;

6) pieczątkę i podpis wystawcy.

9. Nota księgowa to dokument wystawiany w zamian rachunków sprzedaży na rzecz odbiorców.

10. Polecenie przelewu to dokument zastępczy, zobowiązujący do zapłaty za towary lub usługi w przypadku braku faktury VAT lub rachunku, a związany z podpisanymi przez Zakład Obsługi Gospodarczej umowami. Polecenie przelewu musi zawierać co najmniej:

1) określenie wystawcy i odbiorcy przelewu;

2) numery kont bankowych wystawcy i odbiorcy;

3) określenie rodzaju transakcji, na podstawie której ma być dokonany przelew;

4) kwotę przelewu, wyrażoną liczbowo i słownie;

5) zatwierdzenie dowodu.

11. Wyciąg bankowy to dokument stanowiący zbiorcze zestawienia operacji, które zostały dokonane na poszczególnych kontach bankowych.

12. Obieg i opis dokumentów kasowych w sposób szczegółowy opisany jest w instrukcji kasowej, stanowiącej załącznik do zarządzenia nr 20 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 11 grudnia 2007 r. w sprawie instrukcji kasowej.

III.

Kontrola dowodów księgowych.

1. Dowody księgowe podlegają kontroli w następującej kolejności:

1) kontrola merytoryczna;

2) kontrola formalno-rachunkowa;

3) zatwierdzenie dowodu księgowego;

4) dekretacja dowodu księgowego;

5) kontrola funkcjonalna (do której należy kontrola finansowa i audyt wewnętrzny).

2. Kontrola merytoryczna.

2.1. Kontroli merytorycznej podlegają prawidłowo wystawione dowody księgowe.

2.2. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dowodzie księgowym odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie księgowym operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego oraz czy jest ona zgodna z obowiązującymi przepisami.

2.3. Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu:

1) czy dowód księgowy został wystawiony przez właściwy podmiot;

2) czy operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upoważnione;

3) czy operacja gospodarcza była celowa, to znaczy, czy była zaplanowana w okresie, w którym została dokonana, albo jej wykonanie było niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania Zakładu Obsługi Gospodarczej;

4) czy dane zawarte w dowodzie księgowym odpowiadają rzeczywistości;

5) czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem.

2.4. Stwierdzone w dowodach księgowych nieprawidłowości merytoryczne muszą być uwidocznione na załączonym do dowodu księgowego szczegółowym opisie nieprawidłowości, który powinien zawierać datę i podpis sprawdzającego. Jeżeli zachodzi taka konieczność, opis nieprawidłowości powinien być potwierdzony dodatkowo przez osobę do tego upoważnioną. Stwierdzenie nieprawidłowości uwidocznione w tej formie będzie podstawą do ewentualnego dochodzenia odszkodowania od osób materialnie odpowiedzialnych, względnie do zażądania od kontrahenta wystawienia faktury korygującej.

2.5. Zadaniem kontroli merytorycznej jest również zadbanie o szczegółowy opis operacji gospodarczej. Jeżeli z dowodu księgowego nie wynika jasno charakter zdarzenia gospodarczego, niezbędnym jest jego uzupełnienie. Opis i uzupełnienie powinno być dokonane na odwrocie dokumentu i potwierdzone pieczątką imienną, podpisem oraz pieczątką:

Sprawdzono pod względem merytorycznym dnia ......................................

2.6. Kontrola merytoryczna jest dokonywana przez osoby upoważnione do tego przez Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego, zgodnie z zakresem czynności. Dokument sprawdzony pod względem merytorycznym musi zawierać podpis i pieczątkę imienną osoby upoważnionej.

2.7. Kontroli merytorycznej należy dokonać w terminie 2 dni roboczych (jednocześnie nie później niż 1 dzień przed terminem zapłaty wskazanym w dowodzie księgowym) po otrzymaniu dowodu księgowego do kontroli.

2.8. Dowód sprawdzony pod względem merytorycznym należy przekazać do Biura Administracyjno-Budżetowego w dniu dokonania kontroli.

3. Kontrola formalno-rachunkowa.

3.1. Kontrola formalno-rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dowód księgowy został wystawiony w sposób prawidłowy i zgodny z obowiązującymi przepisami, czy operacja została poddana kontroli merytorycznej oraz czy dowód księgowy nie zawiera błędów rachunkowych.

3.2. Kontrola formalno-rachunkowa polega w szczególności na sprawdzeniu:

1) czy dokument posiada cechy dowodu księgowego;

2) czy dokonano kontroli pod względem merytorycznym (czy dowód księgowy opatrzony jest klauzulą o dokonaniu tej kontroli) oraz czy wynik kontroli merytorycznej umożliwia prawidłowe ujęcie zdarzenia w księgach rachunkowych;

3) czy w dowodzie księgowym nie występują błędy rachunkowe;

4) czy dowód księgowy jest wyrażony w walucie polskiej (jeżeli nie, to kontrolujący pod względem formalno-rachunkowym dokonuje przeliczenia).

3.3. Zadaniem kontroli formalno-rachunkowej jest niedopuszczenie do zaksięgowania dowodu księgowego posiadającego wady formalne i merytoryczne.

3.4. Kontrolujący dowód księgowy pod względem formalno-rachunkowym zamieszcza na odwrocie tego dowodu pieczątkę oraz podpis w miejscu "Podpis sprawdzającego rachunek":

Rachunek sprawdzono i zatwierdzono

na sumę zł ............................ gr ..........

słownie:

.....................................................

.....................................................

Cz. .... Dz. .... rozdz. .... § ....... poz. ........

dnia ........... 200....r.

Sprawdził: Główny Księgowy: Zatwierdził:

Podpis sprawdzającego Podpis zatwierdzającego rachunek rachunek

3.5. Do kontrolującego dowód księgowy pod względem formalno-rachunkowym należy przygotowanie dowodu księgowego do zatwierdzenia, poprzez wpisanie do klauzuli zatwierdzającej kwoty, na którą opiewa dowód, liczbą i słownie, oraz wpisanie odpowiednio: części, działu, rozdziału oraz paragrafu klasyfikacji.

3.6. Kontrola formalno-rachunkowa jest dokonywana przez osoby do tego upoważnione przez Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego. Wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli formalno-rachunkowej w Zakładzie Obsługi Gospodarczej określono w tabeli.

WYKAZ OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO DOKONYWANIA KONTROLI FORMALNO-RACHUNKOWEJ DOWODÓW KSIĘGOWYCH W ZAKŁADZIE OBSŁUGI GOSPODARCZEJ

Lp.	Rodzaj dokumentacji	Imię i nazwisko upoważnionego	Wzór podpisu upoważnionego	Imię i nazwisko zastępującego	Wzór podpisu zastępującego
1.	Dokumentacja płacy	Maria Siekierska	( - )
		Małgorzata Boczkowska	( - )
		Daniela Bajda	( - )
2.	Dokumentacja zakupu materiałów, usług i towarów	Urszula Guttan	( - )	Beata Kosińska	( - )
		Małgorzata Kaczmarek	( - )	Ilona Rogala	( - )
		Anna Szaraniec	( - )	Edyta Proboszcz	( - )
3.			( - )	Beata Kosińska	( - )
	Rozliczanie delegacji służbowych	Anna Szaraniec			( - )
			( - )	Ilona Rogala	( - )
		Małgorzata Kaczmarek
				Edyta Proboszcz

3.7. Kontrolę formalno-rachunkową należy przeprowadzić w terminie umożliwiającym dokonanie terminowej płatności oraz ujęcie dowodu księgowego do właściwego okresu sprawozdawczego.

4. Zatwierdzenie dowodu księgowego.

4.1. Po kontroli merytorycznej oraz formalno-rachunkowej następuje sprawdzenie i zatwierdzenie dowodu księgowego przez osoby wymienione w tabeli.

WYKAZ OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO SPRAWDZANIA I ZATWIERDZANIA DOWODÓW KSIĘGOWYCH W ZAKŁADZIE OBSŁUGI GOSPODARCZEJ

I.	Zatwierdzający dowody księgowe:
	Imię i nazwisko	Stanowisko	Wzór podpisu
1.	Piotr Litwa	Prezes	(-)
2.	Mirosław Koziura	Wiceprezes	(-)
3.	Barbara Kosmowska	Dyrektor Biura Kadr, Szkolenia i Spraw Obronnych w zastępstwie Dyrektora Generalnego	(-)
4.	Ewa Bałchanowska	Dyrektor Biura Administracyjno-Budżetowego	(-)
II.	Sprawdzający dowody księgowe jako Główny Księgowy (lub pełniący obowiązki):
	Imię i nazwisko	Stanowisko	Wzór podpisu
1.	Aneta Chowańska	Główny Księgowy	(-)
2.	Ilona Rogala	Główny Specjalista	(-)
3.	Edyta Proboszcz	Główny Specjalista	(-)

4.2. Sprawdzenie i zatwierdzenie dowodu księgowego następuje najpóźniej w terminie 1 dnia roboczego po dokonaniu kontroli formalno-rachunkowej.

5.

Dekretacja dowodu księgowego.

5.1. Zatwierdzony dowód księgowy podlega dekretacji, polegającej na odpowiednim ujęciu zdarzenia gospodarczego zgodnie z zakładowym planem kont dla Zakładu Obsługi Gospodarczej, stanowiącym załącznik nr 6 do decyzji.

5.2. Dekretacji dokonują osoby do tego upoważnione, zgodnie z zakresem czynności, poprzez ustalenie i oznaczenie sposobu ewidencji zdarzenia gospodarczego, podanie korespondencji konta, daty, pod którą należy ująć zdarzenie gospodarcze w księgach rachunkowych, oraz zaakceptowanie do księgowania przy pomocy następującej pieczęci:

Data	konto Wn	kwota Wn
200.....
Wn
Ma	konto Ma	kwota Ma
Podpis
.........

5.3. Dekretacji dowodów księgowych należy dokonać w terminie 2 dni roboczych, od dat otrzymania dowodu księgowego.

5.4. Zadekretowany dowód księgowy osoba odpowiedzialna, zgodnie z zakresem czynności, przekazuje do właściwego ujęcia w księgach rachunkowych, w dniu dokonania dekretacji.

6.

Zatwierdzanie.

Zaksięgowane dokumenty zatwierdzane są w okresach miesięcznych nie później niż w dniu terminu sporządzania sprawozdań finansowych.

7.

Szczegółowy schemat obiegu niektórych dowodów księgowych.

7.1. Szczegółowy schemat obiegu niektórych dowodów księgowych określono w tabeli.

SZCZEGÓŁOWY SCHEMAT OBIEGU NIEKTÓRYCH DOWODÓW KSIĘGOWYCH

Lp.	Nazwa dowodu księgowego		Dowód księgowy sporządza			Kontrola dowodu księgowego		Zatwierdzenie dowodu księgowego	Przeznaczenie dowodu księgowego
			komórka organizacyjna	ilość egzemplarzy	data sporządzenia	merytoryczna	formalno-rachunkowa		komórka organizacyjna	numer egzemplarza^*)
1.	Dowód zakupu	dostawca		1	zgodnie z umową	WUG	zgodnie z niniejszym załącznikiem	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BK	1
2.	Listy plac	BK		2	przynajmniej 1 dzień przed planowanym terminem wypłaty	GK	BK	zgodnie z niniejszym załącznikiem	GAB BK-księgowość BK-płace	1 2
3.	Listy wypłat zasiłków	BK		1	przynajmniej 1 dzień przed planowanym terminem wypłaty	GK	BK	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BK	1
4.	Umowy zlecenia i o dzieło	AG		2	przynajmniej w dniu rozpoczęcia obowiązywania umowy	-	-	zgodnie z niniejszym załącznikiem	wykonawca BK	1 2
5.	Rachunki za wykonane umowy zlecenia i o dzieło	wykonawca		1	po wykonaniu umowy	WUG	BK	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BK	1
6.	Lista wypłat umów zlecenia i o dzieło	BK		1	po otrzymaniu rachunku	WUG	BK	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BK	1
7.	Rachunek kosztów podróży służbowej	ZOG		1	przynajmniej 1 dzień przed planowanym wyjazdem służbowym	WUG	zgodnie z niniejszym załącznikiem	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BK	1
8.	Polecenie księgowania	BK		1	w dniu stwierdzenia konieczności dokonania przeksięgowania	-	zgodnie z niniejszym załącznikiem	Główny Księgowy	BK	1
9.	Nota odsetkowa	BK		2	w dniu stwierdzenia przekroczenia terminu zapłaty	-	zgodnie z niniejszym załącznikiem	zgodnie z niniejszym załącznikiem	odbiorca BK	1 2
10.	Rachunek sprzedaży	BK		2	najpóźniej w dniu powstania obowiązku wystawienia	-	-	zgodnie z niniejszym załącznikiem	odbiorca BK	1 2
11.	Nota księgowa	BK		2	najpóźniej w dniu powstania obowiązku wystawienia	-	-	zgodnie z niniejszym załącznikiem	odbiorca BK	1 2
12.	Polecenie przelewu	BK		1	przed dokonaniem przelewu	WUG	zgodnie z niniejszym załącznikiem	zgodnie z niniejszym załącznikiem	BK	1
Objaśnienia: WUG - Wyższy Urząd Górniczy; ZOG - Zakład Obsługi Gospodarczej ^*)1 - oryginał; 2, 3, 4 - kopia; BK - Wydział Budżetowo-Księgowy w Biurze Administracyjno-Budżetowym WUG; GK - Biuro Kadr, Szkolenia i Spraw Obronnych WUG; GAB - Biuro Administracyjno-Budżetowe WUG; AG - Wydział Administracyjno-Gospodarczy i Transportu w Biurze Administracyjno-Budżetowym WUG.

ZAŁĄCZNIK  Nr 6

ZAKŁADOWY PLAN KONT DLA ZAKŁADU OBSŁUGI GOSPODARCZEJ

A.Wykaz kont księgi głównej

I. Konta bilansowe

Zespół 1 - Środki pieniężne i rachunki bankowe

101 - Kasa

131 - Rachunki bieżące

140 - Środki pieniężne w drodze

Zespół 2 - Rozrachunki i roszczenia

201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

225 - Rozrachunki z budżetami

229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

230 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami

240 - Pozostałe rozrachunki

Zespół 3 - Materiały i towary

300 - Rozliczenie zakupu

Zespół 4 - Koszty według rodzajów i ich rozliczenie

400 - Koszty według rodzajów

Zespół 7 - Przychody i koszty ich uzyskania

700 - Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia

750 - Przychody i koszty finansowe

760 - Pozostałe przychody i koszty

Zespół 8 - Fundusze, rezerwy i wynik finansowy

800 - Fundusz jednostki

810 - Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje

840 - Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów

860 - Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy

870 - Rozliczone podatki i obowiązkowe rozliczenia z budżetem obciążające wynik finansowy

II. Konta pozabilansowe

995 - Zaangażowanie środków zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych

B.Wykaz kont ksiąg pomocniczych

131 - Rachunki bieżące

- ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji budżetowej

201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

- ewidencja szczegółowa według poszczególnych kontrahentów oraz podziałek klasyfikacji budżetowej

225 - Rozrachunki z budżetami

- ewidencja szczegółowa według typu rozrachunku z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej

229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

- ewidencja szczegółowa według tytułu rozrachunku z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej

230 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

- ewidencja szczegółowa według typów wypłat z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej

231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

- ewidencja szczegółowa według składników wynagrodzeń z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej

234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami

- ewidencja szczegółowa imienna z wyodrębnieniem należności dla Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych z tytułu pożyczek,

- ewidencja szczegółowa imienna z wyodrębnieniem należności z tytułu zaliczek udzielanych pracownikom z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej, dla wydatków budżetowych

240 - Pozostałe rozrachunki

- ewidencja szczegółowa z uwzględnieniem tytułów poszczególnych rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej, dla wydatków budżetowych

400 - Koszty według rodzajów

- ewidencja analityczna według podziałek klasyfikacji budżetowej

700 - Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia

- ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji budżetowej

750 - Przychody i koszty finansowe

- ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji budżetowej

760 - Pozostałe przychody i koszty

- ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji budżetowej

800 - Fundusz jednostki

- ewidencja szczegółowa na kartach kontowych umożliwiająca ustalenie przyczyn zwiększenia i zmniejszenia funduszu finansującego środki obrotowe

840 - Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów

- ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji budżetowej

870 - Rozliczone podatki i obowiązkowe rozliczenia z budżetem obciążające wynik finansowy

- ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji budżetowej

C.Opis kont

I.

Konta bilansowe.

1. Zespół 1 - "Środki pieniężne i rachunki bankowe".

1.1. Konta zespołu 1 - "Środki pieniężne i rachunki bankowe" służą do ewidencji:

1) krajowych i zagranicznych środków pieniężnych, przechowywanych w kasach;

2) krótkoterminowych papierów wartościowych;

3) krajowych i zagranicznych środków pieniężnych, lokowanych na rachunkach w bankach;

4) udzielanych przez banki kredytów w krajowych i zagranicznych środkach pieniężnych;

5) innych krajowych i zagranicznych środków pieniężnych.

1.1.1. Konta zespołu 1 mają odzwierciedlać operacje pieniężne oraz obroty i stany środków pieniężnych oraz krótkoterminowych papierów wartościowych.

1.2. Konto 101 - "Kasa".

1.2.1. Konto 101 służy do ewidencji krajowej i zagranicznej gotówki znajdującej się w kasach Zakładu Obsługi Gospodarczej.

1.2.2. Na stronie Wn konta 101 ujmuje się wpływy gotówki oraz nadwyżki kasowe, a na stronie Ma - rozchody gotówki i niedobory kasowe.

1.2.3. Wartość konta 101 koryguje się o różnice kursowe dotyczące gotówki w obcej walucie.

1.2.4. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 101 powinna umożliwić ustalenie:

1) stanu gotówki w walucie polskiej;

2) wyrażonego w walucie polskiej i obcej stanu gotówki w walucie zagranicznej, z podziałem na poszczególne waluty obce;

3) wartości gotówki powierzonej poszczególnym osobom za nią odpowiedzialnym.

1.2.5. Konto 101 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan gotówki w kasie.

1.3. Konto 131 - "Rachunki bieżące".

1.3.1. Konto 131 służy do ewidencji środków pieniężnych działalności podstawowej Zakładu Obsługi Gospodarczej, znajdujących się na rachunku bankowym.

1.3.2. Na stronie Wn konta 131 ujmuje się wpływy środków na rachunek bankowy, a na stronie Ma - wypłaty środków z rachunku bankowego.

1.3.3. Konto 131 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunku bankowym.

1.3.4. Na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat oraz korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny.

1.4. Konto 140 - "Środki pieniężne w drodze".

1.4.1. Konto 140 służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze. W szczególności są to środki znajdujące się pomiędzy rachunkami bankowymi a kasą Zakładu Obsługi Gospodarczej lub pomiędzy rachunkami bankowymi.

1.4.2. Na stronie Wn konta 140 księguje się zwiększenia stanu sum pieniężnych w drodze, a po stronie Ma - zmniejszenie stanów.

2. Zespół 2 - "Rozrachunki i roszczenia".

2.1. Konta zespołu 2 - "Rozrachunki i roszczenia" służą do ewidencji krajowych i zagranicznych rozrachunków oraz roszczeń.

2.1.1. Konta zespołu 2 służą także do ewidencji rozliczeń środków budżetowych, wynagrodzeń, rozliczeń niedoborów, szkód i nadwyżek oraz wszelkich innych rozliczeń związanych z rozrachunkami i roszczeniami spornymi.

2.1.2. Ewidencja szczegółowa prowadzona do kont zespołu 2 powinna umożliwić wyodrębnienie poszczególnych grup rozrachunków, rozliczeń i roszczeń spornych, ustalenie przebiegu ich rozliczeń oraz stanu należności, rozliczeń, roszczeń spornych i zobowiązań z podziałem według kontrahentów oraz, jeśli dotyczą rozliczeń w walutach obcych - według poszczególnych walut.

2.2. Konto 201 - "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami".

2.2.1. Konto 201 służy do ewidencji rozrachunków oraz roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych.

2.2.2. Konto 201 obciąża się za powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a uznaje za powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.

2.2.3. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów.

2.2.4. Konto 201 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań.

2.3. Konto 225 - "Rozrachunki z budżetami".

2.3.1. Konto 225 służy do ewidencji rozrachunków z budżetami, w szczególności z tytułu dotacji, podatków, nadwyżek środków obrotowych, wpłaty zysku do budżetu oraz nadpłat w rozliczeniach z budżetami.

2.3.2. Na stronie Wn konta 225 ujmuje się nadpłaty oraz wpłaty do budżetu, a na stronie Ma - zobowiązania wobec budżetów i wpłaty od budżetów.

2.3.3. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 225 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według każdego z tytułów rozrachunków z budżetem odrębnie.

2.3.4. Konto 225 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań wobec budżetów.

2.4. Konto 229 - "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne".

2.4.1. Konto 229 służy do ewidencji, innych niż z budżetami, rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

2.4.2. Na stronie Wn konta 229 ujmuje się należności oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma - zobowiązania, spłatę i zmniejszenie należności z tytułu rozrachunków publicznoprawnych.

2.4.3. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 229 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według tytułów rozrachunków oraz podmiotów, z którymi dokonywane są rozliczenia.

2.4.4. Konto 229 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań.

2.5. Konto 230 - "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń".

2.5.1. Konto 230 spełnia funkcję pomocniczą wobec konta 231.

2.5.2. Na stronie Wn konta 230 ujmuje się w szczególności:

1) wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń;

2) wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń;

3) wartość wydanych świadczeń rzeczowych zaliczanych do wynagrodzeń;

4) potrącenia z wynagrodzeń obciążające pracownika.

2.5.3. Na stronie Ma konta 230 ujmuje się zobowiązania Zakładu Obsługi Gospodarczej z tytułu wynagrodzeń.

2.5.4. Konto 230 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań Zakładu Obsługi Gospodarczej z tytułu wynagrodzeń.

2.6. Konto 231 - "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń".

2.6.1. Konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami Zakładu Obsługi Gospodarczej i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do wynagrodzeń, a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło lub umowy agencyjnej.

2.7. Konto 234 - "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

2.7.1. Konto 234 służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia.

2.7.2. Na stronie Wn konta 234 ujmuje się w szczególności:

1) wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydatki obciążające Zakład Obsługi Gospodarczej;

2) należności od pracowników z tytułu dokonanych przez Zakład Obsługi Gospodarczej świadczeń odpłatnych;

3) należności z tytułu pożyczek z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;

4) należności i roszczenia od pracowników z tytułu niedoborów i szkód;

5) zapłacone zobowiązania wobec pracowników.

2.7.3. Na stronie Ma konta 234 ujmuje się w szczególności:

1) wydatki wyłożone przez pracowników w imieniu Wyższego Urzędu Górniczego;

2) rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych;

3) wpływy należności od pracowników.

2.7.4. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 234 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności, roszczeń i zobowiązań z poszczególnymi pracownikami według tytułów rozrachunków.

2.7.5. Konto 234 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań wobec pracowników.

2.8. Konto 240 - "Pozostałe rozrachunki".

2.8.1. Konto 240 służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201-234. Konto 240 może być używane również do ewidencji pożyczek i różnego rodzaju rozliczeń, a także krótko-i długoterminowych należności funduszy celowych.

2.8.2. Na stronie Wn konta 240 ujmuje się powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma - powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń.

2.8.3. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 240 powinna zapewnić ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z poszczególnych tytułów.

2.8.4. Konto 240 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma - stan zobowiązań.

3. Zespół 3 - "Materiały i towary".

3.1. Konta zespołu 3 - "Materiały i towary" służą do ewidencji rozliczenia zakupu materiałów, towarów i usług.

3.2. Konto 300 - "Rozliczenie zakupu".

3.2.1. Konto 300 służy do ewidencji rozliczenia zakupu materiałów, towarów i usług. Rozliczenie zakupu polega na porównaniu przyjętych dostaw i wykonanych usług z fakturami lub rachunkami dostawców albo innymi dokumentami przekazania.

3.2.2. Na stronie Wn konta 300 ujmuje się faktury lub rachunki za przyjęte dostawy i wykonane usługi (łącznie z naliczonym podatkiem od towarów i usług).

3.2.3. Na stronie Ma konta 300 ujmuje się:

1) wartość przyjętych dostaw i wykonanych usług, z wyłączeniem naliczonego w fakturach podatku od towarów i usług;

2) naliczony podatek od towarów i usług do rozliczenia z urzędem skarbowym;

3) podatek od towarów i usług niepodlegający odliczeniu.

4. Zespół 4 - "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie".

4.1. Konta zespołu 4 - "Koszty według rodzajów i ich rozliczenie" służą do ewidencji kosztów w układzie rodzajowym i ich rozliczenia.

4.2. Konto 400 - "Koszty według rodzajów".

4.2.1. Konto 400 służy do ewidencji kosztów prostych według rodzajów.

4.2.2. Na stronie Wn konta 400 ujmuje się poniesione koszty, a na stronie Ma - ich zmniejszenia.

4.2.3. Ewidencję szczegółową prowadzi się według pozycji planu finansowego oraz w przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości. W Zakładzie Obsługi Gospodarczej prowadzi się ewidencję analityczną według zasad klasyfikacji budżetowej.

4.2.4. Konto 400 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów. Saldo konta 400 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.

5. Zespół 7 - "Przychody i koszty ich uzyskania".

5.1. Konta zespołu 7 - "Przychody i koszty ich uzyskania" służą do ewidencji:

1) przychodów i kosztów ich uzyskania z tytułu sprzedaży produktów, towarów, przychodów i kosztów operacji finansowych oraz pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych;

2) podatków nieujętych na koncie 400;

3) dotacji i subwencji otrzymanych, które wpływają na wynik finansowy, oraz dotacji przekazanych.

5.1.1. Za moment sprzedaży w kraju uważa się datę wykonania świadczenia zgodnie z umową kupna-sprzedaży (a w szczególności wysyłki i odbioru usługi), a w eksporcie wyrobów i towarów - datę przewiezienia ich przez granicę, potwierdzoną przez graniczny urząd celny.

5.1.2. Ewidencję szczegółową prowadzi się według pozycji planu finansowego oraz stosownie do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości oraz obliczenia podatków.

5.2. Konto 700 - "Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia".

5.2.1. Konto 700 służy do ewidencji sprzedaży produktów (wyrobów gotowych i półfabrykatów oraz robót i usług) własnej działalności na rzecz obcych jednostek oraz działalności finansowo wyodrębnionej Zakładu Obsługi Gospodarczej, a także kosztu ich wytworzenia.

5.2.2. Na stronie Wn konta 700 ujmuje się koszt wytworzenia sprzedanych produktów, obejmujący rzeczywisty koszt wytworzenia, za który uważa się również wartość produktów w cenach ewidencyjnych, skorygowaną o odchylenia od cen ewidencyjnych.

5.2.3. Na stronie Ma konta 700 ujmuje się przychody ze sprzedaży, w korespondencji z kontami przede wszystkim zespołu 1 i 2 oraz ewentualnie 4 i 8.

5.2.4. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 700 powinna zapewnić podział sprzedaży dostosowany do zasad wymiaru podatków i należnych dotacji oraz według przedmiotów i kierunków sprzedaży.

5.2.5. W końcu roku obrotowego przenosi się przychody ze sprzedaży na stronę Ma konta 860.

5.2.6. Na koniec roku konto 700 nie wykazuje salda.

5.3. Konto 750 - "Przychody i koszty finansowe".

5.3.1. Konto 750 służy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych oraz operacji finansowych i kosztu operacji finansowych.

5.3.2. Na stronie Wn konta 750 ujmuje się odpisy przychodów z tytułu dochodów budżetowych oraz koszty operacji finansowych, a w szczególności wartość sprzedanych udziałów, akcji i papierów wartościowych, odsetki od obligacji, odsetki od kredytów i pożyczek, odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań, z wyjątkiem zobowiązań obciążających inwestycje w okresie realizacji, dyskonto przy sprzedaży weksli, czeków obcych i papierów wartościowych, ujemne różnice kursowe, z wyjątkiem obciążających inwestycje w okresie realizacji.

5.3.3. Na stronie Ma konta 750 ujmuje się przychody z tytułu dochodów budżetowych oraz kwoty należne z tytułu operacji finansowych, a w szczególności przychody ze sprzedaży papierów wartościowych, przychody z udziałów i akcji, dywidendy oraz odsetki od udzielonych pożyczek, dyskonto przy zakupie weksli, czeków obcych i papierów wartościowych oraz odsetki za zwłokę w zapłacie należności i dodatnie różnice kursowe.

5.3.4. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 750 powinna zapewnić wyodrębnienie przychodów z tytułu dochodów budżetowych według pozycji planu finansowego.

5.3.5. W końcu roku obrotowego przenosi się:

1) przychody z tytułu dochodów budżetowych oraz przychody finansowe na stronę Ma konta 860 (Wn konto 750);

2) koszty operacji finansowych na stroną Wn konta 860 (Ma konto 750).

5.3.6. Na koniec roku konto 750 nie wykazuje salda.

5.4. Konto 760 - "Pozostałe przychody i koszty".

5.4.1. Konto 760 służy do ewidencji przychodów i kosztów niezwiązanych bezpośrednio ze zwykłą działalnością Zakładu Obsługi Gospodarczej.

5.4.2. W szczególności na koncie 760 ujmuje się:

1) na stronie Ma przychody ze sprzedaży materiałów, a na stronie Wn koszty osiągnięcia tych przychodów, w tym wartość w cenach zakupu tych materiałów;

2) na stronie Ma przychody ze sprzedaży środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w jednostkach budżetowych;

3) na stronie Ma pozostałe przychody operacyjne, do których zalicza się w szczególności odpisane przedawnione zobowiązania, otrzymane odszkodowania, kary i grzywny, darowizny i nieodpłatnie otrzymane środki obrotowe, a na stronie Wn pozostałe koszty operacyjne, do których zalicza się w szczególności kary, grzywny, odpisane przedawnione, umorzone i nieściągalne należności, utworzone rezerwy na należności od dłużników, koszty postępowania spornego i egzekucyjnego oraz nieodpłatnie przekazane środki obrotowe.

5.4.3. W końcu roku obrotowego przenosi się:

1) na stronę Wn konta 860 - wartość sprzedanych materiałów w cenach zakupu lub nabycia oraz pozostałe koszty operacyjne, w korespondencji ze stroną Ma konta 760;

2) na stronę Ma konta 860 - przychody ze sprzedaży składników majątkowych ujmowanych na koncie 760 oraz pozostałe przychody operacyjne, w korespondencji ze stroną Wn konta 760.

5.4.4. Na koniec roku konto 760 nie wykazuje salda.

6. Zespół 8 - "Fundusze, rezerwy i wynik finansowy".

6.1. Konta zespołu 8 - "Fundusze, rezerwy i wynik finansowy" służą do ewidencji funduszy, wyniku finansowego i jego rozliczenia, dotacji z budżetu, rezerw i rozliczeń międzyokresowych przychodów.

6.2. Konto 800 - "Fundusz jednostki".

6.2.1. Konto 800 służy do ewidencji równowartości majątku trwałego i obrotowego Zakładu Obsługi Gospodarczej i ich zmian.

6.2.2. Na stronie Wn konta 800 ujmuje się zmniejszenia funduszu, a na stronie Ma - jego zwiększenia, zgodnie z odrębnymi przepisami regulującymi gospodarkę finansową Zakładu Obsługi Gospodarczej.

6.2.3. Na stronie Wn konta 800 ujmuje się w szczególności przeksięgowanie, w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, straty bilansowej roku ubiegłego z konta 860.

6.2.4. Na stronie Ma konta 800 ujmuje się w szczególności:

1) przeksięgowanie, w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, zysku bilansowego roku ubiegłego z konta 860;

2) wpływ dotacji.

6.2.5. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 800 powinna zapewnić możliwość ustalenia przyczyn zwiększeń i zmniejszeń funduszu Zakładu Obsługi Gospodarczej. W przypadku prowadzenia scentralizowanej księgowości obejmującej różne jednostki, dla których ustala się odrębnie wynik finansowy i według odmiennych zasad dokonuje się jego podziału, ewidencję szczegółową prowadzi się również według poszczególnych jednostek.

6.2.6. Konto 800 wykazuje na koniec roku saldo Ma, które oznacza stan funduszu Zakładu Obsługi Gospodarczej.

6.3. Konto 810 - "Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje".

6.3.1. Konto 810 służy do ewidencji otrzymanych dotacji.

6.3.2. Na stronie Wn konta 810 księguje się równowartość otrzymanych dotacji.

6.3.3. Na stronie Ma konta 810 księguje się zwroty przekazanych dotacji oraz przeksięgowanie w końcu roku obrotowego salda konta tego na konto 800 - Fundusz jednostki.

6.3.4. Konto 810 nie może wykazywać salda na koniec roku.

6.4. Konto 840 - "Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów".

6.4.1. Konto 840 służy do ewidencji przychodów zaliczanych do przyszłych okresów oraz innych rozliczeń międzyokresowych i rezerw.

6.4.2. Na stronie Ma konta 840 ujmuje się utworzenie i zwiększenie rezerwy, a na stronie Wn - ich zmniejszenie lub rozwiązanie.

6.4.3. Na stronie Ma konta 840 ujmuje się również powstanie i zwiększenia rozliczeń międzyokresowych przychodów, a na stronie Wn - ich rozliczenie poprzez zaliczenie ich do przychodów roku obrotowego lub zysków nadzwyczajnych.

6.4.4. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 840 powinna zapewnić możność ustalenia stanu:

1) rezerwy oraz przyczyn jej zwiększeń i zmniejszeń;

2) rozliczeń międzyokresowych przychodów z poszczególnych tytułów oraz przyczyn ich zwiększeń i zmniejszeń.

6.4.5. Konto 840 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan rezerw i rozliczeń międzyokresowych przychodów.

6.5. Konto 860 - "Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy".

6.5.1. Konto 860 służy do ustalania wyniku finansowego Zakładu Obsługi Gospodarczej oraz bieżącej ewidencji strat i zysków nadzwyczajnych.

6.5.2. W ciągu roku obrotowego ujmuje się na stronie Wn konta 860 straty nadzwyczajne, a na stronie Ma - zyski nadzwyczajne.

6.5.3. W końcu roku obrotowego na stronie Wn konta 860 ujmuje się sumę:

1) wartości materiałów, w korespondencji z kontem 760;

2) kosztów operacji finansowych, w korespondencji z kontem 750, oraz pozostałych kosztów operacyjnych, w korespondencji z kontem 760;

3) obowiązkowych zmniejszeń wyniku finansowego, w korespondencji z kontem 870.

6.5.4. Na stronie Ma konta 860 ujmuje się w końcu roku obrotowego sumę uzyskanych przychodów, w korespondencji z poszczególnymi kontami zespołu 7.

6.5.5. Saldo konta 860 wyraża na koniec roku obrotowego wynik finansowy Zakładu Obsługi Gospodarczej, saldo Wn - stratę netto, a saldo Ma - zysk netto. Saldo przenoszone jest w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego na konto 800.

6.6. Konto 870 - "Podatki i obowiązkowe rozliczenia z budżetem obciążające wynik finansowy".

6.6.1. Konto 870 służy do ewidencji obowiązkowych zmniejszeń wyniku finansowego z tytułu podatku dochodowego oraz wpłaty do budżetu 50 % zysku Zakładu Obsługi Gospodarczej.

6.6.2. Konto 870 obciąża się:

1) wartością naliczonych zobowiązań wobec budżetu z tytułu:

a) podatku dochodowego,

b) zaliczek na wpłaty z zysku Zakładu Obsługi Gospodarczej;

2) wpłatą do budżetu ze środków specjalnych państwowych jednostek budżetowych w wysokości 20 % planowanych wpływów oraz 20 % nadwyżki stanu środków obrotowych na koniec roku w stosunku do planu;

3) nadwyżką ostatecznie naliczonych za rok zobowiązań wobec budżetu z tytułu podatku dochodowego i z tytułu zysku Zakładu Obsługi Gospodarczej, ponad sumy wpłacone w ciągu roku na poczet tych zobowiązań.

6.6.3. Po stronie Ma konta 870 księguje się zmniejszenia uprzednio zaksięgowanych obciążeń oraz przeksięgowanie pod datą ostatniego dnia roku łącznej sumy obowiązkowych zmniejszeń wyniku na konto 860.

II.

Konta pozabilansowe.

1. Konto 995 - "Zaangażowanie środków zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych".

1.1. Konto 995 służy do ewidencji zaangażowania środków finansowych Zakładu Obsługi Gospodarczej niezależnie od tego, w którym roku powstał wydatek.

1.2. Na stronie Wn konta 995 ujmuje się równowartość wydatków sfinansowanych środkami Zakładu Obsługi Gospodarczej.

1.3. Na stronie Ma konta 995 ujmuje się zaangażowanie środków finansowych dotyczące realizacji planu finansowego.

1.4. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej, z podziałem na lata finansowania.

1.5. Na koniec roku konto 995 może wykazywać saldo Ma, oznaczające zaangażowanie środków Zakładu Obsługi Gospodarczej.

ZAŁĄCZNIK  Nr 7

SYSTEM SŁUŻĄCY OCHRONIE DANYCH I ICH ZBIORÓW W ZAKŁADZIE OBSŁUGI GOSPODARCZEJ

I.

Ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych.

1. Wszystkie dokumenty związane z ewidencją księgową, a w szczególności:

1) dokumentację przyjętych zasad rachunkowości (zakładowy plan kont),

2) księgi rachunkowe,

3) dowody księgowe,

4) dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe,

5) deklaracje podatkowe,

zwane dalej "zbiorami", przechowuje się w należyty sposób i chroni przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

2. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie Zakładu Obsługi Gospodarczej w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, z podziałem na miesiące, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem lat i końcowych numerów w zbiorze.

3. Dokumenty bieżące obejmujące okres 2 lat przechowywane są w szafach zabezpieczonych przed dostępem osób niepowołanych. Pozostałe dokumenty zabezpieczone są w specjalnie do tego przeznaczonym pomieszczeniu w budynku biurowym Wyższego Urzędu Górniczego.

4. Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosuje się:

1) regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa (na koniec każdego dnia pracy wykonywana jest kopia bezpieczeństwa na serwerze, na koniec każdego miesiąca wykonywana jest kopia bezpieczeństwa na informatyczny nośnik danych);

2) odpowiedni poziom zarządzania dostępem do danych pracowników na różnych stanowiskach (indywidualne konta użytkowników z bezpiecznie przechowywanymi hasłami dostępu, możliwość zróżnicowania dostępu do baz danych i dokumentów w zależności od zakresu obowiązków danego pracownika);

3) profilaktykę antywirusową - poprzez programy zabezpieczające;

4) zabezpieczenia przed atakiem z zewnątrz ("zapory ogniowe");

5) system podtrzymywania napięcia w razie awarii sieci energetycznej (UPS).

II.

Przechowywanie zbiorów.

1. Roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.

2. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:

1) księgi rachunkowe - 5 lat;

2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymagalnego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;

3) dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności;

4) dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat;

5) pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.

3. Okresy wymienione w pkt 2 są liczone od początku roku następującego po roku obrotowym, którego zbiory dotyczą.

4. Deklaracje podatkowe i dokumenty z nimi związane, na podstawie których zostały sporządzone, przechowuje się stosownie do obowiązujących przepisów podatkowych.

III.

Udostępnianie danych i dokumentów.

Udostępnianie sprawozdań finansowych i budżetowych oraz dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów z zakresu rachunkowości Zakładu Obsługi Gospodarczej ma miejsce:

1) w siedzibie Zakładu Obsługi Gospodarczej po uzyskaniu zgody Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego lub osoby przez niego upoważnionej;

2) poza siedzibą Zakładu Obsługi Gospodarczej po uzyskaniu pisemnej zgody Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego lub osoby przez niego upoważnionej i pozostawieniu pisemnego pokwitowania zawierającego spis wydanych dokumentów.

¹ Załącznik nr 5:

-zmieniony przez § 1 decyzji nr 6 z dnia 12 listopada 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.16.103) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 listopada 2008 r.

- zmieniony przez § 1 decyzji nr 6 z dnia 28 października 2009 r. (Dz.Urz.WUG.09.14.91) zmieniającej nin. decyzję z dniem 28 października 2009 r.