Prowadzenie centralnego zbioru informacji, w tym danych osobowych, o badaniach psychologicznych w Policji o nazwie "SYNAPS".

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGP.2021.13

Akt utracił moc

Wersja od: 5 stycznia 2022 r.

DECYZJA Nr 39

KOMENDANTA GŁÓWNEGO POLICJI

z dnia 16 lutego 2021 r.

w sprawie prowadzenia centralnego zbioru informacji, w tym danych osobowych, o badaniach psychologicznych w Policji o nazwie "SYNAPS"

Na podstawie art. 25 ust. 2 pkt 4, art. 35a ust. 1 oraz art. 46b ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2020 r. poz. 360, 956, 1610, 2112 i 2320), art. 6 ust. 1 lit. a i c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) oraz § 8 ust. 2 zarządzenia nr 2 Komendanta Głównego Policji z dnia 1 kwietnia 2016 r. w sprawie regulaminu Komendy Głównej Policji (Dz. Urz. KGP poz. 13, z późn. zm.) postanawia się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1. 

1. W Policji prowadzi się centralny zbiór informacji, w tym danych osobowych, o badaniach psychologicznych o nazwie "SYNAPS", zwany dalej "SYNAPS".

2. SYNAPS prowadzi się w Komendzie Głównej Policji, zwanej dalej "KGP", Centralnym Biurze Śledczym Policji, zwanym dalej "CBŚP", Biurze Spraw Wewnętrznych Policji, zwanym dalej "BSWP" oraz komendach wojewódzkich (Komendzie Stołecznej) Policji.

3. SYNAPS prowadzi się w celu zapewnienia sprawnej oraz prawidłowej realizacji zadań w zakresie przeprowadzenia:

1) testu psychologicznego określającego predyspozycje intelektualne i osobowościowe kandydatów ubiegających się o przyjęcie do służby w Policji;

2) badań psychologicznych policjantów do służby na określonych stanowiskach lub w określonych komórkach organizacyjnych jednostek organizacyjnych Policji.

§ 2. Użyte w niniejszej decyzji określenia i skróty oznaczają:

1) administrator - Komendanta Głównego Policji będącego administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SYNAPS;

2) administrator techniczny systemu SYNAPS - policjanta lub pracownika wyznaczonego przez kierownika komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach informatyki, realizującego zadania związane z utrzymaniem właściwego funkcjonowania technicznego i informatycznego systemu SYNAPS, posiadającego uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS oraz upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w systemie SYNAPS w zakresie, o którym mowa w § 9 ust. 1 pkt 1 lit. a i d oraz pkt 2 lit. a i d;

2a) 1  anonimizacja - nieodwracalna zmiana danych w systemie SYNAPS polegająca na automatycznym, zgodnie z ustalonymi kryteriami, usunięciu danych umożliwiających zidentyfikowane osoby;

3) identyfikator kadrowy - indywidualny numer nadawany policjantowi lub pracownikowi Policji przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach kadr i szkolenia;

4) komórka organizacyjna właściwa w sprawach psychologii - komórkę organizacyjną, znajdującą się w strukturze biura KGP, CBŚP, BSWP lub komendy wojewódzkiej (Komendy Stołecznej) Policji, realizującą zadania w zakresie opieki psychologicznej i psychoedukacji, psychologii zarządzania zasobami ludzkimi oraz psychologii policyjnej stosowanej;

5) koordynator merytoryczny SYNAPS - użytkownika SYNAPS, wyznaczonego przez dyrektora biura KGP, w strukturach którego znajduje się komórka właściwa w sprawach psychologii, sprawującego nadzór nad funkcjonowaniem SYNAPS w Policji i pełniącego służbę lub zatrudnionego w komórce organizacyjnej KGP właściwej w sprawach psychologii, który posiada upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS oraz uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS w zakresie pełnym, obejmującym informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w SYNAPS przez jednostki organizacyjne Policji;

6) osoba upoważniona - osobę posiadającą upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS w zakresie lokalnym, obejmującym dostęp do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SYNAPS odpowiednio zgodnie z zakresem właściwym dla KGP, CBŚP, BSWP lub komendy wojewódzkiej (Komendy Stołecznej) Policji, z wyłączeniem informacji, o których mowa w § 9 ust. 2, nieposiadającą dostępu do systemu SYNAPS;

7) rozporządzenie PE i Rady (UE) 2016/679 - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.);

8) system SYNAPS - informatyczny system Policji, będący częścią SYNAPS, w którym znajdują się psychologiczne narzędzia diagnostyczne oraz informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w SYNAPS, do korzystania z którego uprawnione są komórki organizacyjne właściwe w sprawach psychologii;

9) ustawa ODO - ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781);

10) użytkownik SYNAPS - psychologa policyjnego posiadającego upoważnienie do przetwarzania w zakresie lokalnym informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS oraz uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS w zakresie lokalnym, obejmującym dostęp do informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS odpowiednio zgodnie z zakresem właściwym dla KGP, CBŚP, BSWP lub komendy wojewódzkiej (Komendy Stołecznej) Policji.

Rozdział  2

Administrowanie informacjami przetwarzanymi w SYNAPS

§  3. 

1. Zadania oraz związane z tym obowiązki i uprawnienia administratora, wynikające z przepisów rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 i ustawy ODO, zwane dalej "administrowaniem", w imieniu Komendanta Głównego Policji w zakresie określonym w niniejszej decyzji realizuje dyrektor biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka właściwa w sprawach psychologii.

2. Do wykonywania w imieniu Komendanta Głównego Policji zadań administratora danych w SYNAPS, zgodnie z przepisami określonymi w art. 5, art. 12, art. 13 ust. 1 lit. a-c, e i ust. 2, art. 15 ust. 1, art. 16, art. 17 ust. 1 lit. a, b, d і e, art. 18 ust. 1 lit. a oraz ust. 2 і 3, art. 24, art. 25, art. 30, art. 32 oraz art. 33 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, upoważnia się Komendanta CBŚP, Komendanta BSWP oraz komendantów wojewódzkich (Komendanta Stołecznego) Policji, zgodnie z właściwością.

3. Do wykonywania, w imieniu Komendanta Głównego Policji, zadań administratora w odniesieniu do spraw technicznych dotyczących działania systemu SYNAPS, w zakresie jego utrzymania oraz zapewnienia pełnej funkcjonalności pod względem technicznym i bezpieczeństwa teleinformatycznego, upoważnia się dyrektora biura KGP właściwego w sprawach informatyki.

4. Dyrektor biura KGP właściwy w sprawach informatyki za pośrednictwem administratora technicznego systemu SYNAPS realizuje następujące zadania w systemie SYNAPS:

1) zapewnia poprawną pracę systemu SYNAPS w zakresie infrastruktury sprzętowej, sieciowej i systemowej;

2) wykonuje kopie zapasowe systemu;

3) monitoruje parametry działania systemu;

4) wykonuje instalacje poprawek i nowych wersji systemu;

5) dokonuje parametryzacji zasad złożoności haseł i definiowania polityki zmiany haseł,

6) zakłada konta dla administratora technicznego systemu SYNAPS;

7) dokonuje zmiany lub odblokowywania haseł dla koordynatorów merytorycznych SYNAPS.

5. Dyrektor biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka właściwa w sprawach psychologii oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Policji, o których mowa w § 3 ust. 2, zapewniają aktualność, integralność, legalność, prawidłowość i poufność przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w podległych im komórkach lub jednostkach organizacyjnych Policji.

6. Wykonywanie czynności administratora, o których mowa w ust. 1, nie dotyczy wyznaczania inspektora ochrony danych.

§  4. 

1. Dyrektor biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka właściwa w sprawach psychologii:

1) jest upoważniony do wykonywania kontroli i nadzoru nad przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS;

2) jest upoważniony do wydawania instrukcji lub wytycznych w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania czynności służbowych związanych z przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS wynikających z niniejszej decyzji;

3) wnioskuje i akceptuje zmiany w zakresie rozwiązań, funkcjonalności oraz innych modyfikacji w systemie SYNAPS.

2. Ogólny nadzór nad jakością i aktualnością informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SYNAPS oraz nadzór nad zgodnością zakresu uprawnień dostępu do systemu SYNAPS z zadaniami służbowymi, a także z procedurami nadawania i odwoływania uprawnień dostępu do systemu SYNAPS sprawują dyrektor biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka właściwa w sprawach psychologii oraz kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 3 ust. 2, zgodnie z właściwością.

3. Nadzór, o którym mowa w ust. 2, sprawuje się poprzez wyjaśnienie stwierdzonych rozbieżności lub wątpliwości w zakresie przetwarzania informacji, w tym danych osobowych w SYNAPS.

4. Koordynator merytoryczny SYNAPS:

1) analizuje operacje wykonywane w systemie SYNAPS;

2) sprawuje nadzór merytoryczny nad użytkowaniem systemu SYNAPS w jednostkach organizacyjnych Policji, w tym realizowaniem zadań określonych w § 1 ust. 3 i ich dokumentowaniem;

3) konsultuje z użytkownikami SYNAPS wyniki badań związane z realizacją zadań, o których mowa w § 1 ust. 3;

4) koordynuje określanie profili wymagań do badań psychologicznych na poszczególne stanowiska w Policji;

5) wykonuje czynności techniczno-organizacyjne w systemie SYNAPS;

6) opracowuje projekty aktów prawnych i dokumentów związanych z funkcjonowaniem SYNAPS.

5. Dyrektor biura KGP, w strukturach którego znajduje się komórka właściwa w sprawach psychologii, wyznacza co najmniej trzech koordynatorów merytorycznych SYNAPS w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania SYNAPS i prawidłowej realizacji zadań, o których mowa w § 1 ust. 3.

6. Kierownik komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach psychologii spośród osób, o których mowa w ust. 5, wyznacza koordynatora merytorycznego SYNAPS odpowiedzialnego za realizowanie zadań wymienionych w ust. 4 pkt 1 oraz pkt 4-6.

Rozdział  3

Procedura nadawania, odwoływania oraz ewidencjonowania upoważnień do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS oraz uprawnień dostępu do systemu SYNAPS

§  5. 

1. Do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS lub w systemie SYNAPS dopuszcza się osobę, która:

1) odbyła przeszkolenie w zakresie ochrony danych osobowych, potwierdzone zaświadczeniem oraz wypełniła oświadczenie o zobowiązaniu się do zapewnienia bezpieczeństwa informacji, w tym danych osobowych przetwarzanych w SYNAPS lub systemie SYNAPS oraz ochrony przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem danych osobowych i ich przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem. Fakt zaznajomienia się z wymienionymi przepisami policjant lub pracownik Policji potwierdza własnoręcznym podpisem;

2) posiada upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS.

2. Przeszkolenie w zakresie ochrony danych osobowych, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, przeprowadza komórka organizacyjna właściwa w sprawach ochrony danych osobowych KGP, CBŚP, BSWP lub komendy wojewódzkiej (Komendy Stołecznej) Policji.

3. Przed dopuszczeniem do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS osoba zapoznaje się z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

4. Upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS nadaje się lub odwołuje się na pisemny wniosek kierownika komórki organizacyjnej właściwej w sprawach psychologii lub osoby koordynującej pracę tej komórki.

5. Upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS nadaje lub odwołuje odpowiednio dyrektor lub zastępca dyrektora biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka organizacyjna właściwa w sprawach psychologii, komendant lub zastępca komendanta CBŚP, komendant lub zastępca komendanta BSWP, komendant lub zastępca komendanta wojewódzkiego (Komendanta Stołecznego) Policji.

6. Zatwierdzony wniosek, o którym mowa w ust. 4, podlega niezwłocznej realizacji. Wniosek niezatwierdzony z powodu braków formalnych zwraca się wnioskodawcy.

7. Wzór wniosku o nadanie upoważnienia do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS stanowi załącznik nr 1 do decyzji.

8. Wzór wniosku o odwołanie upoważnienia do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS stanowi załącznik nr 2 do decyzji.

§  6. 

1. Uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS nadaje się użytkownikowi SYNAPS, który odbył przeszkolenie w zakresie obsługi technicznej systemu SYNAPS i stosowania psychologicznych narzędzi diagnostycznych znajdujących się w systemie SYNAPS, potwierdzone zaświadczeniem.

2. Przeszkolenie, o którym mowa w ust. 1 przeprowadza koordynator merytoryczny SYNAPS. Zaświadczenie o przeszkoleniu i materiały szkoleniowe zapewnia komórka organizacyjna KGP właściwa w sprawach psychologii. Wzór zaświadczenia określa załącznik nr 3 do decyzji.

3. Uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS nadaje się:

1) koordynatorowi merytorycznemu SYNAPS w zakresie określonym w § 10 ust. 1 pkt 1-6;

2) użytkownikowi SYNAPS w zakresie określonym w § 10 ust. 1 pkt 1-5;

3) administratorowi technicznemu systemu SYNAPS w zakresie niezbędnym do utrzymania właściwego funkcjonowania technicznego i informatycznego systemu SYNAPS.

4. Uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS nadaje się lub odwołuje się na pisemny wniosek:

1) kierownika lub zastępcy kierownika jednostki organizacyjnej Policji, o którym mowa § 3 ust. 2 lub kierownika komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach psychologii - dla użytkownika SYNAPS;

2) dyrektora lub zastępcy dyrektora biura KGP właściwego w sprawach informatyki - dla administratora technicznego systemu SYNAPS.

5. Uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS nadaje lub odwołuje dyrektor lub zastępca dyrektora biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka organizacyjna właściwa w sprawach psychologii.

6. Zatwierdzony wniosek, o którym mowa w ust. 4, podlega niezwłocznej realizacji. Wniosek niezatwierdzony z powodu braków formalnych zwraca się wnioskodawcy.

7. Zatwierdzony wniosek o nadanie uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS uznaje się za nadanie upoważnienia do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych w tożsamym zakresie, bez konieczności nadawania odrębnych upoważnień do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w tym systemie.

8. Wzór wniosku o nadanie uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS stanowi załącznik nr 4 do decyzji.

9. Wzór wniosku o odwołanie uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS stanowi załącznik nr 5 do decyzji.

10. 2  Dyrektor lub zastępca dyrektora biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka organizacyjna właściwa w sprawach psychologii, z własnej inicjatywy lub na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej Policji, o którym mowa w § 3 ust. 2 lub jego zastępcy albo kierownika komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach psychologii, na skutek ujawnienia działań w istotny sposób naruszających przepisy decyzji może zawiesić uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS koordynatorowi merytorycznemu SYNAPS lub użytkownikowi SYNAPS na czas niezbędny do wyjaśnienia sprawy.

11. 3  Kierownik jednostki organizacyjnej Policji, o którym mowa w § 3 ust. 2 lub jego zastępca albo kierownik komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach psychologii, występuje o zawieszenie uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS użytkownika SYNAPS, który ubiega się o przyjęcie do służby w Policji, niezwłocznie po złożeniu przez niego dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 2 pkt 1 ustawy o Policji. Zawieszenie uprawnienia ustaje z dniem następującym po dniu, w którym wykonano test psychologiczny, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 1.

12. 4  Wzór wniosku o zawieszenie/przywrócenie uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS stanowi załącznik nr 6 do decyzji.

§  7. 

1. Ewidencję nadanych upoważnień, o których mowa w § 5 ust. 4 i 5, prowadzi się w komórce organizacyjnej właściwej w sprawach psychologii właściwej dla miejsca pełnienia służby lub pracy osoby, której nadano upoważnienie.

2. Ewidencja upoważnień, o której mowa w ust. 1, zawiera:

1) imię i nazwisko;

2) identyfikator kadrowy;

3) nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji;

4) stanowisko służbowe;

5) datę nadania oraz odwołania upoważnienia;

6) nadany zakres upoważnienia;

7) numer upoważnienia, na który składa się liczba porządkowa i rok wydania.

3. Kierownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawach psychologii lub osoba koordynująca pracę tej komórki:

1) dokonuje na bieżąco weryfikacji nadanych upoważnień w zakresie zgodności z realizowanymi zadaniami służbowymi;

2) niezwłocznie składa wniosek o odwołanie nadanego upoważnienia, jeżeli osoba, której nadano upoważnienie:

a) została zawieszona w pełnieniu obowiązków,

b) została przeniesiona do pełnienia służby lub wykonywania pracy w innej jednostce lub komórce organizacyjnej Policji,

c) zakończyła wykonywanie zadań w jednostce lub komórce organizacyjnej Policji albo został z nią rozwiązany stosunek służbowy lub stosunek pracy przed upływem okresu, na który udzielono upoważnienia,

d) zmarła;

3) składa wniosek o odwołanie upoważnienia przed podpisaniem karty obiegowej w związku z rozwiązaniem stosunku służbowego lub stosunku pracy osoby, której nadano upoważnienie.

4. Ewidencję upoważnień, o których mowa w ust. 1, prowadzi się w postaci elektronicznej albo papierowej.

§  8. 

1. Ewidencję nadanych uprawnień dostępu do systemu SYNAPS, o których mowa w § 6 ust. 5, prowadzi wyznaczony przez kierownika komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach psychologii koordynator merytoryczny SYNAPS.

2. Ewidencja uprawnień, o której mowa w ust. 1, zawiera:

1) imię i nazwisko;

2) identyfikator kadrowy;

3) nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji;

4) stanowisko służbowe;

5) datę nadania oraz odwołania uprawnienia;

6) wnioskowany zakres uprawnienia;

7) numer uprawnienia, na który składa się liczba porządkowa i rok wydania.

3. Kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej wnioskujący o nadanie uprawnienia, o którym mowa w § 6 ust. 4:

1) dokonuje na bieżąco weryfikacji nadanych uprawnień w zakresie zgodności z realizowanymi zadaniami służbowymi;

2) niezwłocznie składa wniosek o odwołanie nadanego uprawnienia, jeżeli osoba, której nadano uprawnienie:

a) została zawieszona w czynnościach służbowych lub w pełnieniu obowiązków,

b) została przeniesiona do pełnienia służby lub wykonywania pracy w innej jednostce lub komórce organizacyjnej Policji,

c) zakończyła wykonywanie zadań w jednostce lub komórce organizacyjnej Policji albo został z nią rozwiązany stosunek służbowy lub stosunek pracy przed upływem okresu, na który udzielono upoważnienia,

d) zmarła;

3) składa wniosek o odwołanie uprawnienia przed podpisaniem karty obiegowej w związku z rozwiązaniem stosunku służbowego lub stosunku pracy osoby, której nadano uprawnienie.

Rozdział  4

Informacje przetwarzane w SYNAPS

§  9. 

1. W SYNAPS przetwarza się w szczególności informacje, w tym dane osobowe:

1) kandydatów ubiegających się o przyjęcie do służby w Policji, w związku z realizacją zadania, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 1:

a) nazwisko i imię,

b) data urodzenia,

c) płeć,

d) numer ewidencyjny PESEL,

e) numer z Centralnego Rejestru Doboru Kandydatów,

f) poziom wykształcenia,

g) wyniki oceny predyspozycji intelektualnych i osobowościowych,

h) opinię psychologiczną;

i) 5  dane dotyczące zdrowia, w rozumieniu art. 4 pkt 15 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679;

2) policjantów, w związku z realizacją zadania o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 2:

a) nazwisko i imię,

b) stopień policyjny,

c) imię ojca,

d) numer ewidencyjny PESEL,

e) numer identyfikacyjny,

f) poziom wykształcenia,

g) stanowisko służbowe,

h) nazwę komórki i jednostki organizacyjnej Policji,

i) wyniki badania psychologicznego,

j) ocenę predyspozycji intelektualnych i osobowościowych badanego,

k) opinię końcową z badania psychologicznego;

l) 6  dane dotyczące zdrowia, w rozumieniu art. 4 pkt 15 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679;

3) użytkowników SYNAPS:

a) nazwisko i imię,

b) identyfikator kadrowy,

c) numer ewidencyjny PESEL,

d) stanowisko służbowe,

e) nazwę komórki i jednostki organizacyjnej Policji,

f) 7  wyniki badań wykonanych w celach szkoleniowych lub w związku z realizacją zmian, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 3, realizowanych w uzgodnieniu z koordynatorem merytorycznym SYNAPS;

4) administratorów technicznych systemu SYNAPS:

a) nazwisko i imię,

b) identyfikator kadrowy,

c) stanowisko służbowe,

d) nazwę komórki i jednostki organizacyjnej Policji;

5) osób upoważnionych:

a) nazwisko i imię,

b) identyfikator kadrowy,

c) stanowisko służbowe,

d) nazwę komórki i jednostki organizacyjnej Policji.

2. 8  Dostęp do psychologicznych narzędzi diagnostycznych znajdujących się w systemie SYNAPS oraz informacji, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. g, pkt 2 lit. i oraz pkt 3 lit. f mają wyłącznie koordynatorzy merytoryczni SYNAPS oraz użytkownicy SYNAPS.

3. Nadzór nad aktualnością i poprawnością wprowadzania informacji, o których mowa w ust. 1, sprawuje kierownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawach psychologii lub osoba wyznaczona do koordynowania pracą tej komórki, zgodnie z właściwością.

§  10. 

1. Podczas realizacji zadań, o których mowa w § 1 ust. 3, wykonuje się następujące czynności:

1) rejestrowania - polegającego na wprowadzaniu danych po raz pierwszy do SYNAPS;

2) przeglądania - polegającego na zapoznaniu się z danymi znajdującymi się w SYNAPS;

3) weryfikowania - polegającego na sprawdzaniu poprawności, kompletności i prawidłowości informacji zarejestrowanych w SYNAPS;

4) modyfikowania - polegającego na zmianie treści danych zarejestrowanych w SYNAPS lub ich uzupełnieniu;

5) przekazywania - polegającego na udostępnieniu danych ze zbioru innej uprawnionej lub upoważnionej osobie;

6) usuwania - polegającego na usunięciu lub anonimizacji danych w sposób uniemożliwiający ich dalsze przetwarzanie.

2. W odniesieniu do każdej operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w systemie SYNAPS rejestruje się:

1) datę oraz godzinę jej rozpoczęcia i zakończenia;

2) imię i nazwisko koordynatora merytorycznego SYNAPS, administratora technicznego systemu SYNAPS lub użytkownika SYNAPS, który wykonuje operację oraz jednostkę organizacyjną Policji, na rzecz której operacja jest wykonywana;

3) zakres danych, do których miał dostęp użytkownik SYNAPS.

3. Operacje przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w systemie SYNAPS wykonuje koordynator merytoryczny SYNAPS, użytkownik SYNAPS lub administrator techniczny systemu SYNAPS w przypadku, gdy zachodzą okoliczności uzasadniające wykonanie określonej operacji przetwarzania.

§ 11. Dane osobowe przetwarza się w SYNAPS z zachowaniem wymogów określonych w polityce ochrony danych osobowych, której obowiązek opracowania i wdrożenia wynika z art. 24 ust. 2 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679.

Rozdział  5

Procedura anonimizowania oraz usuwania informacji, w tym danych osobowych, z SYNAPS

§  12. 

1. Informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w systemie SYNAPS anonimizuje się w sposób automatyczny po upływie:

1) 12 miesięcy od dnia wykonania testu psychologicznego, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 1, w przypadku negatywnej opinii psychologicznej;

2) 24 miesięcy od dnia wykonania testu psychologicznego, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 1, w przypadku pozytywnej opinii psychologicznej;

3) 12 miesięcy od dnia wykonania badania, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 2.

2. 9  Konto użytkownika SYNAPS usuwa z systemu SYNAPS koordynator merytoryczny SYNAPS w ciągu miesiąca od dnia odwołania uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS.

3. Dokumentacja SYNAPS w formie papierowej archiwizowana jest lub niszczona zgodnie z przepisami archiwizacyjnymi obowiązującymi w Policji.

4. W przypadku, gdy dane osobowe zostaną zebrane lub są przetwarzane z naruszeniem przepisów rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 i ustawy ODO administrator bez zbędnej zwłoki powoduje ich usunięcia.

Rozdział  6

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 13. Dyrektor biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka właściwa w sprawach psychologii, dyrektor biura KGP właściwego w sprawach informatyki oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Policji, o których mowa w § 3 ust. 2, dostosują dokumentację wynikającą z przepisów niniejszej decyzji w terminie 3 miesięcy od dnia jej wejścia w życie. Do tego czasu upoważnienia do przetwarzania danych osobowych SYNAPS oraz uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS wydane na podstawie decyzji, o której mowa w § 14, zachowują swoją ważność.

§ 14. Traci moc decyzja nr 387 Komendanta Głównego Policji z dnia 6 października 2014 r. w sprawie prowadzenia centralnego zbioru informacji o badaniach psychologicznych SYNAPS (Dz. Urz. KGP poz. 119).

§ 15. Decyzja wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

WZÓR

WNIOSEK O NADANIE UPOWAŻNIENIA DO PRZETWARZANIA INFORMACJI, W TYM DANYCH OSOBOWYCH, W SYNAPS

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  2

WZÓR

WNIOSEK O ODWOŁANIE UPOWAŻNIENIA DO PRZETWARZANIA INFORMACJI, W TYM DANYCH OSOBOWYCH, W SYNAPS

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  3

WZÓR

ZAŚWIADCZENIE NR .../20...

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  4

WZÓR

WNIOSEK O NADANIE UPRAWNIENIA DOSTĘPU DO SYSTEMU SYNAPS

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  5  ¹⁰  

WZÓR

WNIOSEK O ODWOŁANIE UPRAWNIENIA DOSTĘPU DO SYSTEMU SYNAPS

grafika

ZAŁĄCZNIK Nr  6  ¹¹  

¹ § 2 pkt 2a dodany przez § 1 pkt 1 decyzji nr 438 z dnia 21 grudnia 2021 r. (Dz.Urz.KGP.2022.1) zmieniającej nin. decyzję z dniem 5 stycznia 2022 r.

² § 6 ust. 10 dodany przez § 1 pkt 2 decyzji nr 438 z dnia 21 grudnia 2021 r. (Dz.Urz.KGP.2022.1) zmieniającej nin. decyzję z dniem 5 stycznia 2022 r.

³ § 6 ust. 11 dodany przez § 1 pkt 2 decyzji nr 438 z dnia 21 grudnia 2021 r. (Dz.Urz.KGP.2022.1) zmieniającej nin. decyzję z dniem 5 stycznia 2022 r.

⁴ § 6 ust. 12 dodany przez § 1 pkt 2 decyzji nr 438 z dnia 21 grudnia 2021 r. (Dz.Urz.KGP.2022.1) zmieniającej nin. decyzję z dniem 5 stycznia 2022 r.

⁵ § 9 ust. 1 pkt 1 lit. i dodana przez § 1 pkt 3 lit. a tiret pierwsze decyzji nr 438 z dnia 21 grudnia 2021 r. (Dz.Urz.KGP.2022.1) zmieniającej nin. decyzję z dniem 5 stycznia 2022 r.

⁶ § 9 ust. 1 pkt 2 lit. l dodana przez § 1 pkt 3 lit. a tiret drugie decyzji nr 438 z dnia 21 grudnia 2021 r. (Dz.Urz.KGP.2022.1) zmieniającej nin. decyzję z dniem 5 stycznia 2022 r.

⁷ § 9 ust. 1 pkt 3 lit. f zmieniona przez § 1 pkt 3 lit. a tiret trzecie decyzji nr 438 z dnia 21 grudnia 2021 r. (Dz.Urz.KGP.2022.1) zmieniającej nin. decyzję z dniem 5 stycznia 2022 r.

⁸ § 9 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 3 lit. b decyzji nr 438 z dnia 21 grudnia 2021 r. (Dz.Urz.KGP.2022.1) zmieniającej nin. decyzję z dniem 5 stycznia 2022 r.

⁹ § 12 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 4 decyzji nr 438 z dnia 21 grudnia 2021 r. (Dz.Urz.KGP.2022.1) zmieniającej nin. decyzję z dniem 5 stycznia 2022 r.

¹⁰ Załącznik nr 5 zmieniony przez § 1 pkt 5 decyzji nr 438 z dnia 21 grudnia 2021 r. (Dz.Urz.KGP.2022.1) zmieniającej nin. decyzję z dniem 5 stycznia 2022 r.

¹¹ Załącznik nr 6 dodany przez § 1 pkt 6 decyzji nr 438 z dnia 21 grudnia 2021 r. (Dz.Urz.KGP.2022.1) zmieniającej nin. decyzję z dniem 5 stycznia 2022 r.