Procedury przekazywania i przejmowania obowiązków służbowych i mienia pomiędzy dyrektorem ustępującym i nowo powołanym dyrektorem archiwum państwowego.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.NDAP.2023.18
Akt obowiązujący Wersja od: 17 listopada 2023 r.
ZARZĄDZENIE Nr 20
NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
z dnia 15 listopada 2023 r.
w sprawie procedury przekazywania i przejmowania obowiązków służbowych i mienia pomiędzy dyrektorem ustępującym i nowo powołanym dyrektorem archiwum państwowego
Na podstawie art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) oraz § 6 ust. 2 pkt 1 komunikatu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 14 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla działu administracji rządowej - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego (Dz. Urz. MKiDN poz. 13) zarządza się, co następuje:
§ 1.
1.
Zarządzenie określa:1)
procedurę dokumentowania stanu archiwum państwowego w związku ze zmianą na stanowisku dyrektora tej jednostki organizacyjnej;2)
zakres czynności i informacji wymagających udokumentowania w związku z przekazaniem i przejęciem zasobu archiwalnego i mienia, w tym środków finansowych będących w dyspozycji archiwum państwowego, a także terminy podjęcia tych czynności i przygotowania dokumentów;3)
tryb sprawowania nadzoru Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych nad przekazaniem kierowania jednostką pomiędzy dyrektorem archiwum państwowego kończącym pracę na tym stanowisku, zwanym dalej "dyrektorem ustępującym", a nowo powołanym dyrektorem archiwum państwowego, zwanym dalej "dyrektorem powołanym".2.
Za prawidłową i terminową realizację zadań i czynności określonych w § 1 ust. 1 pkt 1 i 2 odpowiadają dyrektor ustępujący oraz dyrektor powołany.3.
Za prawidłową realizację zadania określonego w § 1 ust. 1 pkt 3 odpowiada komórka organizacyjna Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych właściwa do spraw organizacji archiwów.§ 2.
Do stosowania przepisów zarządzenia, w szczególności do podjęcia, wykonania i udokumentowania czynności faktycznych i prawnych związanych z przekazaniem i przejęciem zasobu archiwalnego i mienia, w tym środków finansowych będących w dyspozycji archiwum państwowego, obowiązani są:1)
dyrektor ustępujący;2)
dyrektor powołany;3)
inni pracownicy archiwum państwowego, w zakresie w jakim zostaną zobowiązani do określonych czynności przez dyrektora ustępującego, albo dyrektora powołanego.§ 3.
1.
Dyrektor ustępujący przygotowuje i podpisuje protokół zamknięcia najpóźniej w ostatnim dniu sprawowania przezeń funkcji.2.
Powołanemu dyrektorowi protokół zamknięcia przekazywany jest wraz z aktami sprawy przez dyrektora ustępującego, za pośrednictwem osoby upoważnionej do jego zastępstwa.3.
Po powołaniu nowego dyrektora, zastępca dyrektora ustępującego lub osoba zastępująca dyrektora ustępującego niezwłocznie dokonuje czynności określonej w ust. 2.4.
Otrzymanie protokołu zamknięcia dyrektor powołany potwierdza podpisaną notatką dołączoną do sprawy przy czym czynność ta nie oznacza akceptacji protokołu, a odnosi się tylko do faktu otrzymania dokumentu.§ 4.
1.
Dyrektor powołany dokonuje weryfikacji, w sposób uznany przez niego za wystarczający, prawdziwości i rzetelności informacji i danych zawartych w protokole zamknięcia oraz wiarygodności załączonych dokumentów.2.
Czynności, o których mowa w ust. 1, należy dokonać niezwłocznie po objęciu stanowiska dyrektora archiwum państwowego, nie później jednak niż przed upływem 1 miesiąca od tego zdarzenia.3.
W zależności od efektów weryfikacji dyrektor powołany:1)
przyjmuje bez zastrzeżeń ustalenia dyrektora ustępującego zawarte w protokole zamknięcia;2)
przyjmuje z zastrzeżeniami ustalenia dyrektora ustępującego zawarte w protokole zamknięcia.4.
Dyrektor powołany dokumentuje przyjęcie protokołu zamknięcia podpisaną notatką dołączoną do akt sprawy.5.
Jeżeli wymaga tego prawidłowe udokumentowanie stanu mienia archiwum państwowego oraz zasobu archiwalnego, dyrektor powołany sporządza dodatkowo, w zależności od ilości i charakteru zastrzeżeń:1)
odrębny protokół otwarcia, w zakresie poczynionych zastrzeżeń;2)
odrębny protokół otwarcia w pełnym zakresie.§ 5.
1.
Dyrektor powołany przygotowuje i podpisuje protokół otwarcia, w terminie 1 miesiąca od objęcia stanowiska, jeżeli:1)
dyrektor ustępujący w terminie określonym w § 3 ust. 1 nie sporządzi protokołu zamknięcia, w szczególności, gdy okoliczności faktyczne wykluczają sporządzenie tego protokołu;2)
zachodzą okoliczności, o których mowa w § 4 ust. 5.2.
W uzasadnionych przypadkach Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może, na wniosek dyrektora powołanego, wyznaczyć inny termin na dokonanie czynności, o których mowa w ust. 1.§ 6.
W przypadku stwierdzenia w protokole zamknięcia zastrzeżeń lub w protokole otwarcia nieprawidłowości wymagających zawiadomienia określonych w odrębnych przepisach organów lub instytucji, dyrektor powołany niezwłocznie dokonuje stosowanego zawiadomienia.§ 7.
Dyrektor powołany informuje Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych o:1)
efektach weryfikacji protokołu zamknięcia, a także uzasadnionych zastrzeżeniach zgłoszonych do ustaleń dyrektora ustępującego i podjętych środkach zaradczych - w terminie miesiąca od objęcia stanowiska;2)
przygotowaniu protokołu otwarcia z powodu okoliczności, o których mowa w § 5 ust. 1 pkt 1, wskazując zakres ustaleń oraz stwierdzone nieprawidłowości - niezwłocznie;3)
zaistnieniu okoliczności, o których mowa w § 6, załączając do pisma odpowiednio uwierzytelnione kopie protokołu zamknięcia, protokołu otwarcia i innych dokumentów potwierdzających słuszność zastrzeżenia lub uwierzytelnione kopie protokołu otwarcia i innych dokumentów potwierdzających stwierdzone nieprawidłowości, a także o podjętych działaniach zaradczych - niezwłocznie.§ 8.
1.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych do przesłanych na podstawie § 7 pkt 1 i 2 informacji może zażądać dosłania:1)
uwierzytelnionej kopii protokołu zamknięcia;2)
uwierzytelnionej kopii protokołu otwarcia;3)
uwierzytelnionej kopii protokołu zamknięcia i protokołu otwarcia;4)
dodatkowych wyjaśnień;5)
dodatkowych dokumentów.2.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych do przesłanych na podstawie § 7 pkt 3 informacji i dokumentów może zażądać dosłania:1)
dodatkowych wyjaśnień;2)
dodatkowych dokumentów.3.
W przypadku otrzymania informacji, o których mowa w § 7, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może, jeśli wymagają tego okoliczności i charakter stwierdzonych nieprawidłowości, wyznaczyć termin ich usunięcia.§ 9.
1.
Przekazanie informacji dokumentujących stan archiwum państwowego, w tym nieruchomości, mienia i środków finansowych, spraw organizacyjnych, spraw związanych z bezpieczeństwem budynków oraz realizacją zadań obronnych, a także spraw z zakresu działalności merytorycznej następuje - w formie protokołu zamknięcia, albo jeżeli zachodzą okoliczności, o których mowa w § 5 ust. 1 w formie protokołu otwarcia, które sporządza się w zakresie informacji określonych w ust. 2-11, dołączając do nich wymagane oświadczenia i dokumenty.2.
Przy przekazaniu nieruchomości dokonuje się:1)
fizycznego oglądu nieruchomości i budynków użytkowanych przez archiwum państwowe lub zbadania w oparciu o posiadaną dokumentację budynków (np. książkę obiektu budowlanego), protokoły kontroli okresowych, itp.;2)
oceny ogólnego stanu użytkowanych obiektów, w tym magazynów archiwalnych (zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem, zabezpieczenia przeciwpożarowego), wraz z infrastrukturą towarzyszącą (w oparciu o posiadane dokumenty, protokoły, uzupełnione oświadczeniem osoby odpowiedzialnej za administrowanie nieruchomością);3)
oceny stanu infrastruktury informatycznej, w tym bezpieczeństwa i zapewnienia ciągłości działania (w oparciu o aktualną inwentaryzację sprzętu, infrastruktury sieciowej i oprogramowania, uzupełnione oświadczeniem osoby odpowiedzialnej za utrzymanie infrastruktury informatycznej);4)
ustalenia, czy w ostatnich 2 latach doszło do sytuacji zagrażających bezpieczeństwu zasobu archiwalnego (np. z uwagi na problemy z konstrukcją budynku, awarie instalacji, zalanie, zagrzybienie pomieszczeń itp.).3.
Dokonanie ocen i ustaleń, o których mowa w ust. 2, jest dokumentowane w protokole zamknięcia albo protokole otwarcia w formie informacji.4.
Przy przekazaniu mienia i środków finansowych dokonuje się podsumowania i oceny stanu finansowego jednostki na ostatni dzień sprawowania funkcji przez dyrektora ustępującego albo pierwszy dzień sprawowania funkcji przez dyrektora powołanego.5.
Podsumowanie i ocena, o których mowa w ust. 4, są dokumentowane w protokole zamknięcia albo protokole otwarcia w formie informacji, do której należy dołączyć podpisane oświadczenie głównego księgowego o stanie finansów jednostki, wraz z następującymi załącznikami:1)
planem finansowym jednostki na dzień sporządzenia protokołu zamknięcia lub na dzień objęcia funkcji przez nowo powołanego dyrektora potwierdzonym za zgodność z oryginałem;2)
sprawozdaniem budżetowym za ostatni okres;3)
sprawozdaniem finansowym zawierającym bilans, rachunek zysków i strat (wariant porównawczy) oraz zestawienie zmian w funduszu jednostki, potwierdzonymi za zgodność z oryginałem;4)
oświadczeniem głównego księgowego o stanie środków w kasie oraz stanie środków na rachunkach bankowych.6.
Przy przekazaniu spraw związanych z bezpieczeństwem budynków i realizacją zadań obronnych archiwum państwowego należy dokonać przeglądu dokumentacji w celu stwierdzenia posiadania:1)
aktualnej instrukcji bezpieczeństwa pożarowego;2)
aktualnego planu ochrony obiektów oraz umowy na ochronę obiektów przez wyspecjalizowany podmiot;3)
aktualnego, uzgodnionego i zatwierdzonego zgodnie z odrębnymi przepisami planu operacyjnego funkcjonowania;4)
systemu stałych dyżurów i regulującego je obowiązującego zarządzenia dyrektora archiwum państwowego.7.
Ustalenia, o których mowa w ust. 6, są dokumentowane w protokole zamknięcia albo protokole otwarcia w formie stosownej informacji, ze wskazaniem dodatkowo:1)
daty ostatecznego uzgodnienia instrukcji bezpieczeństwa pożarowego;2)
daty ostatecznego uzgodnienia aktualnego planu ochrony obiektów;3)
terminu obowiązywania umowy na ochronę obiektów przez wyspecjalizowany podmiot.8.
Przy przekazaniu spraw związanych z organizacją archiwum państwowego należy, na podstawie oglądu lub pisemnych oświadczeń właściwych kierowników lub pracowników:1)
ocenić kompletność, a także wskazać miejsce przechowywania tytułów prawnych do zajmowanych przez archiwum państwowe obiektów bądź pomieszczeń;2)
wskazać miejsce przechowywania aktualnego statutu i regulaminu organizacyjnego archiwum państwowego;3)
wskazać miejsce przechowywania oraz kompletność aktów wewnętrznych archiwum państwowego;4)
dokonać oceny kompletności oraz wskazać miejsce przechowywania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej wraz z samooceną i rejestrem ryzyka za ostatnie 2 lata, wraz z dokumentacją spraw, w tym ze wskazaniem ich znaków;5)
wykazać posiadane certyfikaty (np. ISO);6)
wskazać miejsce przechowywania akt osobowych pracowników;7)
wskazać miejsce przechowywania rejestru upoważnień udzielonych pracownikom archiwum państwowego przez dyrektora ustępującego oraz jego poprzedników i dokonać oceny aktualności tych upoważnień;8)
ocenić kompletność i wskazać miejsce przechowywania wykazu osób posiadających certyfikaty kwalifikowanych podpisów elektronicznych, a także dokonać weryfikacji uprawnienia do podpisu osób wskazanych na liście;9)
wskazać miejsce przechowywania planów pracy, analiz, raportów i sprawozdań z działalności archiwum państwowego za ostatnie 2 lata;10)
ocenić kompletność i wskazać miejsce przechowywania ewidencji kontroli prowadzonych w archiwum państwowym;11)
ocenić kompletność i wskazać miejsce przechowywania ewidencji skarg i wniosków;12)
wskazać miejsce przechowywania i określić liczbę blankietów legitymacji służbowych;13)
ocenić kompletność i miejsce przechowywania wykazu pieczęci i stempli używanych w archiwum państwowym;14)
ocenić kompletność ewidencji dokumentów zawierających informacje niejawne;15)
ocenić kompletność dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym oraz stan ewidencji i ustalić, czy dokumentacja z komórek organizacyjnych jest na bieżąco przekazywana do archiwum zakładowego, a jeżeli nie - to jaki jest stan zaległości i czy akta zlikwidowanych komórek (np. w procesie reorganizacji) zostały przekazane do archiwum zakładowego, a jeżeli nie - to gdzie są przechowywane.9.
Ustalenia i oceny, o których mowa w ust. 8, są dokumentowane w protokole zamknięcia albo protokole otwarcia w formie stosownej informacji.10.
Przy przekazaniu merytorycznej działalności archiwum państwowego należy, na podstawie oglądu lub pisemnych oświadczeń właściwych kierowników lub pracowników:1)
dokonać oceny aktualności i kompletności księgi nabytków i ubytków oraz przesunięć międzyzespołowych prowadzonych w formie papierowej i elektronicznej z podaniem ich zakresów chronologicznych i numerów zarejestrowanych zdarzeń ewidencyjnych;2)
dokonać oceny stanu zasobu archiwalnego ogółem z uwzględnieniem wakatów zespołów i ich numerów;3)
ustalić, czy w archiwum państwowym znajdują się materiały archiwalne bez ewidencji albo będące poza ewidencją, lub stwierdzić brak takich materiałów archiwalnych;4)
przygotować aktualny wykaz jednostek organizacyjnych ustalonych jako wytwarzające materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego;5)
ustalić, czy w archiwum był prowadzony wykazy teczek tzw. dokumentacji nadzorczej w układzie podmiotowym;6)
przygotować wykazy jednostek organizacyjnych wykreślonych z ewidencji jednostek ustalonych jako wytwarzające materiały archiwalne, których materiały archiwalne pozostają w posiadaniu innych podmiotów, w tym określenie podstawy prawnej tego pozostawienia dla każdego przypadku, wraz z dokumentacją źródłową;7)
ocenić kompletność i wskazać miejsce przechowywania protokołów kolegium i innych organów kolegialnych z ostatnich 2 lat;8)
wskazać projekty realizowane przez archiwum państwowe lub w które jest ono zaangażowane;9)
wskazać systemy informatyczne, programy i bazy danych, dla których właścicielem merytorycznym jest archiwum państwowe;10)
ocenić stan biblioteki wraz ze wskazaniem miejsca przechowywania protokołu ostatniego skontrum biblioteki.11.
Ustalenia, wskazania i oceny, o których mowa w ust. 10, są dokumentowane w protokole zamknięcia albo protokole otwarcia w formie stosownej informacji, do której należy dołączyć dokumenty, o których mowa w ust. 10 pkt 4 i 6.12.
Dyrektor ustępujący i dyrektor powołany mogą, w razie potrzeby, rozszerzyć przedmiot czynności związanych z udokumentowaniem stanu archiwum państwowego, określony w ust. 1.§ 10.
Traci moc zarządzenie nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 28 kwietnia 2014 r. w sprawie określenia zakresu ustaleń dokonywanych przez dyrektorów archiwów państwowych kończących pracę na stanowisku oraz nowo powołanych, w związku ze zdawaniem i przejmowaniem obowiązków służbowych.§ 11.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2024 r.