Powołanie zespołu zadaniowego do realizacji projektu informatycznego "obieg dokumentów w jednostkach organizacyjnych Lasów Państwowych".

Dzienniki resortowe

B.I.LP.2001.7.85

Akt utracił moc

Wersja od: 6 czerwca 2001 r.

ZARZĄDZENIE Nr 54

DYREKTORA GENERALNEGO LASÓW PAŃSTWOWYCH

z dnia 6 czerwca 2001 r.

w sprawie powołania zespołu zadaniowego do realizacji projektu informatycznego "obieg dokumentów w jednostkach organizacyjnych Lasów Państwowych".

SI-021-05-03/2001

Na podstawie art. 33, ust. 1 ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (Dz.U. nr 101, poz. 444 z późn. zm.), w związku z § 6 Statutu Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe, wprowadzonego w życie Zarządzeniem nr 50 Ministra Ochrony Środowiska, Zasobów Naturalnych i Leśnictwa z dnia 18 maja 1994 r. w sprawie nadania Statutu Państwowemu Gospodarstwu Leśnemu, postanawiam, co następuje:

§  1.

1. Powołuję zespół zadaniowy, zwany dalej Zespołem, w składzie:

1) mgr Elżbieta Grajny-Olbromska - DGLP - kierownik Projektu,

2) mgr Izabella Kotlarska - DGLP - sekretarz,

3) mgr inż. Jan Duda - Nadleśnictwo Karwin, RDLP Szczecin - członek,

4) Stanisława Foltyniewicz - RDLP Szczecinek - członek,

5) mgr inż. Janusz Frankowski - RDLP Zielona Góra - członek,

6) mgr inż. Jacek Gałuszka - RDLP Krosno - członek,

7) mgr inż. Andrzej Krajewski - RDLP Warszawa - członek,

8) Stanisława Linhard - Nadleśnictwo Mieszkowice,

RDLP Szczecin - członek,

9) mgr Alicja Niewiadomska - DGLP - członek.

2. Kierownicy jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych, będący przełożonymi pracowników, o których mowa w ust. 1, umożliwią członkom Zespołu udział w pracy Zespołu, a koszty delegacji (przejazdy) tych pracowników odniosą w ciężar działalności administracyjnej danej jednostki. Koszty zakwaterowania i wyżywienia pokryje DGLP.

§  2.

1. Zadaniem Zespołu jest opracowanie i wdrożenie obiegu dokumentów w jednostkach organizacyjnych Lasów Państwowych z wykorzystaniem technik informatycznych, zgodnie z zakresem i harmonogramem prac określonym w załączniku nr 1 i z zachowaniem procedur określonych w załączniku nr 2 do Zarządzenia nr 45 dyrektora generalnego Lasów Państwowych z dnia 22 maja 2001 r. w sprawie powołania zespołu zadaniowego do realizacji projektu informatycznego "optymalizacja kodów źródłowych aplikacji LAS wraz ze zmianą założeń merytorycznych podsystemu GOSPODARKA LEŚNA", znak sprawy: SI-021-05-01/2001, tj. "Procedury obowiązujące przy budowie i wprowadzaniu zmian w aplikacjach będących składnikami SILP".

2. Pracą Zespołu kieruje kierownik Projektu poprzez:

1) opracowanie szczegółowego wykazu zadań dla poszczególnych członków Zespołu wraz z podaniem terminów ich realizacji;

2) analizowanie postępu prac i opracowywanie kwartalnych sprawozdań z pracy Zespołu ze szczególnym zwróceniem uwagi na utrudnienia i przyczyny tych utrudnień w skutecznym działaniu Zespołu i terminowej realizacji zadań;

3) informowanie dyrektora generalnego Lasów Państwowych o wszelkich utrudnieniach mających wpływ na jakość i terminy realizacyjne zadań;

4) organizowanie posiedzeń roboczych związanych z realizacją zadań Zespołu;

5) definiowanie pozycji planu techniczno-ekonomicznego wraz z szacunkową wyceną przewidywanych kosztów związanych z realizacją zadania i przekazywanie ich - przed 31 listopada do ujęcia w propozycji planu na rok następny naczelnikowi Wydziału Budowy, Konserwacji i Rozwoju Systemu Informatycznego Lasów Państwowych, zwanego dalej "Wydziałem SI";

6) uzyskiwanie akceptacji dyrektora generalnego Lasów Państwowych dla czynności tego wymagających, wymienionych w załączniku nr 1;

7) w uzgodnieniu z naczelnikiem Wydziału SI - doraźne powoływanie do pracy Zespołu innych pracowników jednostek Lasów Państwowych w porozumieniu z przełożonymi tych pracowników.

3. Koszty związane z realizacją zadania w roku bieżącym ujęte są w planie finansowym Wydziału SI.

§  3.

1. Naczelnik Wydziału SI udzieli wszelkiego niezbędnego wsparcia w zakresie zabezpieczenia technicznego pracy Zespołu.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych DGLP w terminie nie dłuższym niż 7 dni od przedłożenia ocenią materiały związane z projektem obiegu dokumentacji w jednostkach organizacyjnych Lasów Państwowych, a w uzasadnionych przypadkach przedłożą kierownikowi Projektu swoje propozycje rozwiązań.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych DGLP zapewnią swoje przedstawicielstwo w testowaniu poprawności funkcjonowania aplikacji umożliwiającej rejestrację i monitorowanie obiegu dokumentów w terminach i miejscach wskazanych przez kierownika Projektu. Powyższe dotyczy również oceny instrukcji użytkownika zmodyfikowanej aplikacji.

§  4.

1. Termin zakończenia prac Zespołu ustala się na 1 lipca 2002 roku.

2. Formalne zakończenie pracy nastąpi poprzez przedłożenie dyrektorowi generalnemu Lasów Państwowych:

1) protokołu przekazania licencji niezbędnych programów użytkowych do biblioteki programów w Wydziale SI;

2) informacji o wdrożeniu tych programów w jednostkach organizacyjnych Lasów Państwowych;

3) końcowego sprawozdania z pracy Zespołu przedłożonego przez kierownika Projektu.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

ZAKRES I HARMONOGRAM PRAC

do realizacji projektu "obieg dokumentów w jednostkach organizacyjnych Lasów Państwowych"

Lp.	Zadanie	Termin realizacji do	Uwagi
1.	Dokonać inwentaryzacji funkcjonujących dokumentów z podziałem na dokumenty: a) nadleśnictwa, b) zakładów innych niż nadleśnictwo, c) RDLP, d) DGLP z uwzględnieniem zakładów o zasięgu ogólnokrajowym	15.07.2001	Protokół zawierający wnioski przedłożyć do akceptacji dyrektorowi generalnemu LP
2.	Dokonać weryfikacji tych dokumentów pod kątem wyeliminowania powtarzających się, szczególnie w stosunku do dokumentów wewnętrznych LP	30.08.2001	Uzyskać akceptację dyrektora generalnego LP
3.	Wystąpić do kierowników komórek organizacyjnych DGLP z wnioskiem o wyeliminowanie nieprawidłowości w systemie informacyjnym LP, stwierdzonych w trakcie realizacji pkt 1 i 2	10.09.2001	Kopie stosownych pism dać do wiadomości dyrektorowi generalnemu LP
4.	Dokonać korekty systemu informacyjnego LP. Uwaga: zadanie obciążające zainteresowanych kierowników komórek organizacyjnych DGLP	10.10.2001	Uzyskać zatwierdzenie dyrektora generalnego LP
5.	Opracować wzory typowych procedur obiegu dokumentów dla wszystkich typów jednostek organizacyjnych Lasów Państwowych z uwzględnieniem technik poczty elektronicznej i istniejących rozwiązań typu funkcji GLOBAL w aplikacji LAS	1.10.2001	Uzyskać zatwierdzenie dyrektora generalnego LP
6.	Opracować SIWZ dla aplikacji użytkowej uzbrajającej obieg dokumentów z uwzględnieniem zasad: a) autoryzowanego dostępu do dokumentu w układzie CRUD (Create - twórz, Read - czytaj, Update - modyfikuj, Delete - kasuj); b) szeroko rozumianej ochrony danych (szyfrowanie transmisji); c) udostępniania dokumentów poprzez internet; d) tworzenia dokumentów w formie elektronicznej; e) podpisu elektronicznego (w wypadku braku rozwiązań ogólnokrajowych wprowadzenie własnych, wewnętrznych rozwiązań); f) wprowadzenie rozwiązań dotyczących: - analizy czynności do wykonania, - kalendarzy (grupowe, indywidualne, spotkań, rezerwacji itp), - książek adresowych; g) archiwowania dokumentów zarówno w formie elektronicznej jak i analogowej; h) monitorowania załatwiania spraw; i) istniejącej platformy sprzętowo- systemowej SILP; j) inne rozwiązanie zaproponowane przez Zespół	1.10.2001	SIWZ powinien być zaopiniowany przez Wydział SI pod kątem integracji z SILP i przedłożony do zatwierdzenia dyrektorowi generalnemu LP
7.	Przeprowadzić procedurę przetargową na zakup oprogramowania (licencji na całe PGL LP) zgodnie z Zarządzeniem nr 40 dyrektora generalnego Lasów Państwowych z 1998 r. z przygotowaniem projektu umowy włącznie	15.11.2001	Uzyskiwać zatwierdzenia (poszczególnych faz procedowania) dyrektora generalnego LP
8.	Wdrożyć zasady obiegu dokumentów wraz z obsługującą ten proces aplikacją użytkową w niektórych jednostkach organizacyjnych LP (nie mniej niż 4 nadleśnictwa, 2 inne zakłady, 2 RDLP i DGLP)	30.05.2002
9.	Przygotować do przekazania do upowszechnienia zasady, aplikację użytkową wraz z pełną dokumentacją wdrożenia	30.06.2002
10.	Złożyć raport z przebiegu wdrożenia wraz ze wskazaniem odpowiedzialnych za upowszechnienie dyrektorowi generalnemu Lasów Państwowych	1.07.2001