Powołanie Zespołu do opracowania systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizowania w Ministerstwie Obrony Narodowej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MON.2017.192

Akt obowiązujący

Wersja od: 29 stycznia 2019 r.

DECYZJA Nr 164/MON

MINISTRA OBRONY NARODOWEJ

z dnia 9 października 2017 r.

w sprawie powołania Zespołu do opracowania systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizowania w Ministerstwie Obrony Narodowej

Departament Ochrony Informacji Niejawnych

Na podstawie art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o urzędzie Ministra Obrony Narodowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 189 i 852, z 2014 r. poz. 932 oraz z 2016 r. poz. 2138), § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. poz. 426 oraz z 2014 r. poz. 933), w związku z art. 6 ust. 1 i 2 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 1086), ustala się, co następuje:

§ 1. Powołuje się Zespół do opracowania systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizowania w Ministerstwie Obrony Narodowej, zwany dalej "Zespołem"

§ 2. Celem prac Zespołu jest:

1) opracowanie i uzgodnienie jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Obrony Narodowej;

2) opracowanie i uzgodnienie instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Obrony Narodowej;

3) przygotowanie Ministerstwa Obrony Narodowej do wdrożenia nowego systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizacji stosownie do przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

4) wdrożenie w Ministerstwie Obrony Narodowej zapisów instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt.

§ 3. W skład Zespołu wchodzą:

1) Przewodniczący Zespołu - przedstawiciel Wojskowego Biura Historycznego;

2) I Zastępca Przewodniczącego Zespołu - przedstawiciel Centralnego Archiwum Wojskowego Wojskowego Biura Historycznego;

3) II Zastępca Przewodniczącego Zespołu - przedstawiciel Dyrektora Generalnego Ministerstwa Obrony Narodowej;

4) 1  Sekretarz Zespołu - przedstawiciel Biura Ministra Obrony Narodowej;

5) Członkowie Zespołu - przedstawiciele:

a) 2  (uchylona),

b) 3  (uchylona),

c) 4  (uchylona),

d) 5  (uchylona),

e) 6  (uchylona),

f) Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego,

g) Centrum Operacyjnego Ministra Obrony Narodowej,

h) Departamentu Kadr,

i) Departamentu Kontroli,

j) Departamentu Budżetowego,

k) Departamentu Edukacji, Kultury i Dziedzictwa,

l) Departamentu Infrastruktury,

m) Departamentu Polityki Zbrojeniowej,

n) Departamentu Nauki i Szkolnictwa Wojskowego,

o) Departamentu Spraw Socjalnych,

p) Departamentu Ochrony Informacji Niejawnych,

q) Departamentu Polityki i Bezpieczeństwa Międzynarodowego,

r) Departamentu Strategii i Planowania Obronnego,

s) Departamentu Wojskowych Spraw Zagranicznych,

t) Departamentu Wojskowej Służby Zdrowia,

u) Departamentu Administracyjnego,

v) 7  (uchylona),

w) Biura Dyrektora Generalnego Ministerstwa Obrony Narodowej,

x) 8  (uchylona),

y) 9  (uchylona),

za) Biura ds. Umów Offsetowych,

zb) Zarządu Organizacji i Uzupełnień - P1,

zc) Zarządu Analiz Wywiadowczych i Rozpoznawczych - P2,

zd) Zarządu Planowania Użycia Sił Zbrojnych i Szkolenia - P3/P7,

ze) Zarządu Logistyki - P4,

zf) Zarządu Planowania i Programowania Rozwoju Sił Zbrojnych - P5,

zg) Zarządu Kierowania i Dowodzenia - P6,

zh) Zarządu Planowania Rzeczowego - P8,

zi) 10  Biura Ministra Obrony Narodowej.

§ 4. Przewodniczący Zespołu:

1) jest odpowiedzialny za kierowanie pracami Zespołu oraz realizację całości jego prac;

2) odpowiada za opracowanie i uzgadnianie jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa Obrony Narodowej;

3) określi zadania Sekretarza Zespołu w zakresie organizacji pracy Zespołu;

4) w terminie 10 dni roboczych od dnia wejścia w życie decyzji określi tryb i harmonogram prac Zespołu;

5) ma prawo zapraszać, w miarę potrzeb, inne osoby do prac Zespołu w charakterze doradców, ekspertów oraz konsultantów;

6) powołuje w miarę potrzeb podzespoły robocze;

7) 11  przedstawi do dnia 31 marca 2019 r. do podpisania Ministrowi Obrony Narodowej projekt decyzji wprowadzającej instrukcję kancelaryjną i jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Obrony Narodowej;

8) odpowiada, poprzez delegowanych do Zespołu przedstawicieli komórek organizacyjnych, za przygotowanie do dnia 31 grudnia 2018 r. komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej do stosowania nowych procedur zarządzania i archiwizowania dokumentacji;

9) odpowiada za skorelowanie przedsięwzięć związanych z wdrożeniem oraz wsparcie merytoryczne kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej w pierwszym roku funkcjonowania nowego systemu;

10) 12  do dnia 15 sierpnia 2020 r. dokona wstępnej analizy nowego systemu zarządzania dokumentacją, w tym jej archiwizacji, i na jej podstawie podejmie odpowiednie kroki w celu dokonania ewentualnej modernizacji systemu;

11) 13  do dnia 30 maja 2021 r. dokona finalnej analizy systemu zarządzania dokumentacją, w tym archiwizacji, i przedstawi Ministrowi Obrony Narodowej ocenę końcową, z uwzględnieniem wyników kontroli okresowej ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów niejawnych, w rok po zmianie systemu zarządzania dokumentacją.

§ 5. I Zastępca Przewodniczącego Zespołu zastępuje Przewodniczącego Zespołu podczas jego nieobecności i odpowiada za skorelowanie zadań realizowanych przez Zespół, zgodnie z właściwością instytucji, którą reprezentuje.

§ 6. II Zastępca Przewodniczącego Zespołu zastępuje Przewodniczącego Zespołu podczas jego nieobecności oraz nieobecności I Zastępcy Przewodniczącego Zespołu oraz zapewnia pomieszczenie na czas pracy Zespołu.

§ 7. Poszczególni członkowie Zespołu:

1) przygotują i przedstawią propozycje klasyfikacji oraz kwalifikacji archiwalnej dokumentacji z zakresu i kompetencji reprezentowanej komórki organizacyjnej;

2) przeprowadzą konsultacje i uzgodnienia wewnątrz komórki organizacyjnej, którą reprezentują;

3) zgłaszają Przewodniczącemu Zespołu potrzeby szkoleniowe i odpowiadają za organizację szkoleń w ramach reprezentowanej komórki organizacyjnej;

4) wspierają Przewodniczącego Zespołu w procesie wdrażania i realizacji zadań;

5) przedstawią na bieżącą Przewodniczącemu Zespołu uwagi i propozycje wynikające w pierwszym roku funkcjonowania z realizacji nowego systemu zarządzania.

§ 8. Osoby zajmujące kierownicze stanowiska w jednostkach i komórkach organizacyjnych wymienione w § 3 stosownie do kompetencji:

1) najpóźniej 7 dni po wejściu w życie decyzji wyznaczą merytorycznie przygotowanych przedstawicieli do składu Zespołu, z uwzględnieniem ich roli w późniejszym wdrożeniu nowego systemu zarządzania dokumentacją w danej komórce organizacyjnej;

2) najpóźniej 14 dni po wejściu w życie decyzji prześlą do Przewodniczącego oraz sekretarza Zespołu dane osób wyznaczonych do prac Zespołu, obejmujące imię, nazwisko, zajmowane stanowisko oraz dane kontaktowe;

3) udzielą pomocy we właściwej realizacji zadań Zespołu;

4) odpowiadają za wdrożenie zmian w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej;

5) zapewnią dyscyplinę wykonawczą w implementacji instrukcji kancelaryjnej oraz Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt Ministerstwa Obrony Narodowej;

6) do dnia 30 czerwca 2019 r. oraz do dnia 30 kwietnia 2020 r. przedstawią Przewodniczącemu Zespołu swoje ocenę i opinie w zakresie funkcjonowania nowego systemu zarządzania dokumentacją oraz jej archiwizacji.

§ 9. Działalność Zespołu zostaje zakończona z chwilą akceptacji przez Ministra Obrony Narodowej oceny końcowej wymienionej w § 4 pkt 10.

§ 10. Decyzja wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

¹ § 3 pkt 4 zmieniony przez § 1 pkt 1 lit. a decyzji nr 15/MON z dnia 28 stycznia 2019 r. (Dz.Urz.MON.2019.20) zmieniającej nin. decyzję z dniem 29 stycznia 2019 r.

² § 3 pkt 5 lit. a uchylona przez § 1 pkt 1 lit. a tiret pierwsze decyzji nr 15/MON z dnia 28 stycznia 2019 r. (Dz.Urz.MON.2019.20) zmieniającej nin. decyzję z dniem 29 stycznia 2019 r.

³ § 3 pkt 5 lit. b uchylona przez § 1 pkt 1 lit. a tiret pierwsze decyzji nr 15/MON z dnia 28 stycznia 2019 r. (Dz.Urz.MON.2019.20) zmieniającej nin. decyzję z dniem 29 stycznia 2019 r.

⁴ § 3 pkt 5 lit. c uchylona przez § 1 pkt 1 lit. a tiret pierwsze decyzji nr 15/MON z dnia 28 stycznia 2019 r. (Dz.Urz.MON.2019.20) zmieniającej nin. decyzję z dniem 29 stycznia 2019 r.

⁵ § 3 pkt 5 lit. d uchylona przez § 1 pkt 1 lit. a tiret pierwsze decyzji nr 15/MON z dnia 28 stycznia 2019 r. (Dz.Urz.MON.2019.20) zmieniającej nin. decyzję z dniem 29 stycznia 2019 r.

⁶ § 3 pkt 5 lit. e uchylona przez § 1 pkt 1 lit. a tiret pierwsze decyzji nr 15/MON z dnia 28 stycznia 2019 r. (Dz.Urz.MON.2019.20) zmieniającej nin. decyzję z dniem 29 stycznia 2019 r.

⁷ § 3 pkt 5 lit. v uchylona przez § 1 pkt 1 lit. a tiret pierwsze decyzji nr 15/MON z dnia 28 stycznia 2019 r. (Dz.Urz.MON.2019.20) zmieniającej nin. decyzję z dniem 29 stycznia 2019 r.

⁸ § 3 pkt 5 lit. x uchylona przez § 1 pkt 1 lit. a tiret pierwsze decyzji nr 15/MON z dnia 28 stycznia 2019 r. (Dz.Urz.MON.2019.20) zmieniającej nin. decyzję z dniem 29 stycznia 2019 r.

⁹ § 3 pkt 5 lit. y uchylona przez § 1 pkt 1 lit. a tiret pierwsze decyzji nr 15/MON z dnia 28 stycznia 2019 r. (Dz.Urz.MON.2019.20) zmieniającej nin. decyzję z dniem 29 stycznia 2019 r.

¹⁰ § 3 pkt 5 lit. zi dodana przez § 1 pkt 1 lit. a tiret drugie decyzji nr 15/MON z dnia 28 stycznia 2019 r. (Dz.Urz.MON.2019.20) zmieniającej nin. decyzję z dniem 29 stycznia 2019 r.

¹¹ § 4 pkt 7 zmieniony przez § 1 pkt 2 lit. a decyzji nr 15/MON z dnia 28 stycznia 2019 r. (Dz.Urz.MON.2019.20) zmieniającej nin. decyzję z dniem 29 stycznia 2019 r.

¹² § 4 pkt 10 zmieniony przez § 1 pkt 2 lit. b decyzji nr 15/MON z dnia 28 stycznia 2019 r. (Dz.Urz.MON.2019.20) zmieniającej nin. decyzję z dniem 29 stycznia 2019 r.

¹³ § 4 pkt 11 zmieniony przez § 1 pkt 2 lit. b decyzji nr 15/MON z dnia 28 stycznia 2019 r. (Dz.Urz.MON.2019.20) zmieniającej nin. decyzję z dniem 29 stycznia 2019 r.