Powołanie Komitetu Sterującego projektu "Powszechne e-uslugi administracji publicznej na platformie ePUAP".
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.MAiC.2014.19
Akt utracił moc Wersja od: 23 września 2014 r.
ZARZĄDZENIE Nr 7
MINISTRA ADMINISTRACJI I CYFRYZACJI
z dnia 19 września 2014 r.
w sprawie powołania Komitetu Sterującego projektu "Powszechne e-usługi administracji publicznej na platformie ePUAP"
§ 1.
1.
Powołuje się Komitet Sterujący projektu "Powszechne e-usługi administracji publicznej na platformie ePUAP", zwany dalej "Komitetem Sterującym".2.
Komitet Sterujący jest organem pomocniczym Ministra Administracji i Cyfryzacji.§ 2.
Określenia użyte w zarządzeniu oznaczają:1)
Minister - Ministra Administracji i Cyfryzacji;2)
Ministerstwo - Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji;3)
Projekt - projekt "Powszechne e-usługi administracji publicznej na platformie ePUAP", dofinansowywany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego;4)
POKL - Program Operacyjny Kapitał Ludzki.§ 3.
W skład Komitetu Sterującego wchodzą:1)
Przewodniczący Komitetu - Podsekretarz Stanu w Ministerstwie, sprawujący nadzór nad prowadzeniem spraw objętych działem administracji rządowej - informatyzacja,2)
Główni Użytkownicy:a)
Dyrektor Departamentu Informatyzacji Ministerstwa, w zakresie zadań:–
"Wdrożenie nowych e-usług świadczonych na platformie ePUAP przez JST",–
"Wprowadzenie standardów interoperacyjności w zakresie wymiany dokumentów elektronicznych pomiędzy podmiotami publicznymi świadczącymi elektroniczne usługi publiczne",–
"Podniesienie świadomości obywateli oraz wzrost dostępu do informacji dotyczącej możliwości korzystania z elektronicznych usług publicznych",b)
Dyrektor Departamentu Społeczeństwa Informacyjnego Ministerstwa, w zakresie zadania "Edukacyjne wsparcie kadr urzędów JST oraz zespolonej administracji rządowej w województwie w zakresie świadczenia e-usług",3)
Główny Dostawca - Zastępca Dyrektora Centrum Projektów Informatycznych,4)
Dyrektor Departamentu Administracji Publicznej,5)
Sekretarz - przedstawiciel Centrum Projektów Informatycznych wskazany przez Głównego Dostawcę w uzgodnieniu z Przewodniczącym,-
zwani dalej "Członkami Komitetu".§ 4.
1.
W pracach Komitetu Sterującego uczestniczy w charakterze obserwatora przedstawiciel właściwej Instytucji Pośredniczącej POKL oraz Dyrektor Departamentu Budżetu i Finansów.2.
Na zaproszenie Przewodniczącego Komitetu w pracach Komitetu Sterującego mogą brać udział przedstawiciele innych komórek organizacyjnych Ministerstwa lub innych instytucji, stosownie do potrzeb Projektu.§ 5.
1.
Do zadań Komitetu Sterującego należy:1)
ustalanie i cykliczna weryfikacja celów realizowanego Projektu;2)
przegląd założeń biznesowych Projektu oraz wypracowywanie rekomendacji;3)
opiniowanie wymagań zdefiniowanych przez Głównych Użytkowników oraz ocena możliwości ich realizacji;4)
monitorowanie postępu prac oraz zgodności pod kątem przebiegu realizacji Projektu z listą założeń biznesowych, wymaganiami funkcjonalnymi oraz obowiązującym stanem prawnym;5)
zatwierdzanie harmonogramu realizacji projektu, zwanego dalej "harmonogramem", propozycji jego zmian oraz monitorowanie przebiegu jego realizacji;6)
ocena raportów z realizacji Projektu przygotowywanych przez Głównego Dostawcę oraz, w razie potrzeby, występowanie do Głównego Dostawcy o ich uzupełnienie lub korektę;7)
przedkładanie Ministrowi do akceptacji raportów, o których mowa w pkt 6;8)
zatwierdzenie zgodności przebiegu realizacji Projektu z wytycznymi Instytucji Zarządzającej PO KL;9)
nadzór nad realizacją Projektu oraz monitorowanie poziomu jego wskaźników.2.
W ramach nadzoru nad realizacją projektu Komitet Sterujący może zobowiązywać Głównych Użytkowników oraz Głównego Dostawcę do wykonywania zaleceń Komitetu Sterującego w zakresie realizacji zadań określonych w Projekcie.3.
Posiedzenia Komitetu Sterującego odbywają się nie rzadziej niż raz na miesiąc.§ 6.
1.
Do zadań Przewodniczącego Komitetu należy:1)
podejmowanie decyzji i nadzór nad postępem prac w Projekcie na poziomie strategicznym;2)
zwoływanie posiedzeń Komitetu Sterującego i przewodniczenie jego obradom;3)
powoływanie Grup Roboczych;4)
zatwierdzanie listy założeń biznesowych, wymagań funkcjonalnych i poza funkcjonalnych dla realizowanego Projektu oraz monitorowanie ich realizacji;5)
rozstrzyganie kwestii spornych powstałych w ramach realizacji Projektu;6)
powiadamianie właściwej Instytucji Pośredniczącej POKL o terminach posiedzenia Komitetu Sterującego, co najmniej 3 dni przed posiedzeniem Komitetu Sterującego.2.
W przypadku nieobecności Przewodniczącego Komitetu zastępstwo w trakcie posiedzenia Komitetu Sterującego będzie pełniła pisemnie upoważniona osoba spośród osób określonych w § 3 pkt 2-4.3.
Główni Użytkownicy odpowiadają za:1)
zapewnienie zasobów niezbędnych do specyfikowania potrzeb użytkowników Projektu;2)
zdefiniowanie listy założeń biznesowych, wymagań funkcjonalnych i poza funkcjonalnych dla Projektu;3)
monitorowanie spełnienia wymagań i założeń dla Projektu, określonych w pkt 2, na pośrednich etapach realizacji Projektu;4)
odbiór produktów Projektu;5)
podejmowanie decyzji dotyczących produktów Projektu oraz nadzór nad ich uruchomieniem;6)
nadzór nad zapewnieniem rozwiązań organizacyjnych niezbędnych do utrzymania i eksploatacji produktów Projektu;7)
stałe monitorowanie uzasadnienia biznesowego oraz zgodności produktów projektu z jego uzasadnieniem biznesowym a także przedkładanie aktualnych wersji uzasadnienia biznesowego Komitetowi Sterującemu do zatwierdzenia;8)
przygotowanie i aktualizowanie harmonogramu i sygnalizowanie Komitetowi Sterującemu konieczności jego zmian;9)
przekazywanie Komitetowi Sterującemu informacji dotyczących ryzyka projektowego wraz z rekomendacjami określającymi sposób przeciwdziałania ziszczeniu się ryzyka;10)
identyfikowanie barier utrudniających lub uniemożliwiających realizację zatwierdzonych przez Komitet Sterujący, wymagań i założeń dla Projektu, określonych w pkt 2;11)
zapewnienie współpracy z użytkownikami produktów Projektu w ramach Ministerstwa oraz poza nim na wszystkich etapach realizacji Projektu, w tym zbieranie danych i informacji niezbędnych do jego realizacji;12)
monitorowanie realizacji Projektu z punktu widzenia zgodności z prawem polskim i prawem Unii Europejskiej;13)
definiowanie niezbędnych zmian legislacyjnych, dokonywanie ich oceny i opracowywanie w tym zakresie pisemnej rekomendacji dla Komitetu Sterującego.4.
Główny Dostawca odpowiada za:1)
ocenę możliwości realizacji Projektu na podstawie wymagań zdefiniowanych przez Głównych Użytkowników;2)
realizację Projektu na podstawie wymagań zdefiniowanych przez Głównych Użytkowników;3)
stałe monitorowanie ryzyka dla Projektu;4)
zapewnienie specjalistycznych zasobów niezbędnych do realizacji Projektu;5)
nadzór nad realizacją umów z dostawcami;6)
przygotowanie produktów Projektu do odbioru;7)
monitorowanie zgodności przebiegu realizacji Projektu zgodnie z wytycznymi Instytucji Zarządzającej POKL oraz przygotowanie rekomendacji i podejmowanie działań w przypadku zidentyfikowania rozbieżności;8)
sporządzanie raportów z realizacji Projektu dla Komitetu Sterującego w terminie 3 dni roboczych przed każdym posiedzeniem Komitetu Sterującego z wyłączeniem pierwszego posiedzenia;9)
prowadzenie repozytorium dokumentów projektowych w postaci elektronicznej lub papierowej.5.
Członkowie Komitetu uczestniczą w pracach Komitetu Sterującego z prawem głosu z wyłączeniem Członka Komitetu wskazanego w § 3 pkt 5.6.
1.
Sekretarz odpowiada za:1)
obsługę administracyjno-organizacyjną Komitetu Sterującego, w tym przygotowywanie projektów protokołów z posiedzeń Komitetu Sterującego;2)
zebranie pod protokołem z posiedzenia Komitetu Sterującego podpisów wszystkich osób uczestniczących w posiedzeniu Komitetu Sterującego, podczas kolejnego posiedzenia Komitetu Sterującego.2.
Sekretarz w terminie 2 dni roboczych od dnia zakończenia posiedzenia Komitetu Sterującego przedkłada Członkom Komitetu, określonym w § 3 pkt 1-4, w postaci elektronicznej, projekt protokołu z posiedzenia Komitetu Sterującego. W terminie 4 dni roboczych od dnia otrzymania projektu protokołu Członkowie Komitetu, zobowiązani są do zgłoszenia uwag do projektu protokołu lub jego akceptacji z zastrzeżeniem, że nieprzekazanie uwag w terminie 4 dni roboczych od dnia otrzymania projektu protokołu oznacza jego akceptację. Uwagi do projektu protokołu będą zgłaszane drogą elektroniczna w trybie rejestracji na adres poczty elektronicznej Sekretarza.§ 8.
1.
Przewodniczący Komitetu może powoływać Grupy Robocze jako organy przygotowujące opinie merytoryczne i rekomendacje dla Komitetu Sterującego w zakresie zleconym przez Przewodniczącego Komitetu.2.
W skład Grupy Roboczej mogą wchodzić przedstawiciele komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz innych instytucji zaproszonych do udziału w pracach Komitetu Sterującego.§ 9.
Za pracę w Komitecie Sterującym oraz Grupach Roboczych nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie.§ 10.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.