Powołanie Komitetu Sterującego projektem - "Wdrożenie Systemu Teleinformatycznego Zakładowe Archiwum Elektroniczne".

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.GITD.2019.47

Akt obowiązujący

Wersja od: 24 września 2019 r.

ZARZĄDZENIE Nr 46/2019

GŁÓWNEGO INSPEKTORA TRANSPORTU DROGOWEGO

z dnia 24 września 2019 r.

w sprawie powołania Komitetu Sterującego projektem - "Wdrożenie Systemu Teleinformatycznego Zakładowe Archiwum Elektroniczne"

Na podstawie art. 52 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 58, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1. Powołuje się Komitet Sterujący projektem "Wdrożenie Systemu Teleinformatycznego Zakładowe Archiwum Elektroniczne", zwanego dalej "projektem", jako organ, który odpowiada przed kierownictwem Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego, zwanego dalej "GITD", za realizację projektu i posiada uprawnienia do zarządzania strategicznego projektem.

§ 2. Do zadań Komitetu Sterującego projektem "Wdrożenie Systemu Teleinformatycznego Zakładowe Archiwum Elektroniczne", zwanego dalej "Komitetem", należy w szczególności:

1) podejmowanie strategicznych decyzji w projekcie, w szczególności w zakresie rozpoczęcia, zakończenia lub wstrzymania realizacji projektu albo poszczególnych jego etapów;

2) zapewnienie odpowiednich zasobów niezbędnych do realizacji projektu;

3) wyznaczanie kierunków, celów i metod działań w zakresie realizowanego projektu;

4) ustalenie zakresu tolerancji dla projektu;

5) zatwierdzenie dokumentacji inicjowania projektu;

6) weryfikacja zgodności projektu oraz jego etapów z przyjętymi zakresami tolerancji;

7) zatwierdzanie poszczególnych etapów projektu i produktów projektu;

8) podejmowanie decyzji dotyczących zagadnień przekazanych z niższych szczebli zarządzania projektem w sprawach istotnych;

9) komunikacja z Kierownikiem Projektu;

10) nadzór nad realizacją projektu, w tym monitorowanie i zarządzanie ryzykami związanymi z projektem;

11) zatwierdzenie raportu końcowego projektu i zapewnienie, że wszelkie udokumentowane zagadnienia, doświadczenia i ryzyka zostały przekazane do odpowiednich jednostek organizacyjnych GITD przez podmioty do tego zobowiązane;

12) zatwierdzenie zalecanych działań następczych oraz raportu doświadczeń, które mają być przekazane kierownictwu GITD;

13) zezwolenie na zamknięcie projektu oraz wysłanie zawiadomienia o zamknięciu projektu do kierownictwa GITD.

§ 3. W skład Komitetu wchodzą:

1) Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego GITD - Przewodniczący Komitetu;

2) Zastępca Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego GITD - Przedstawiciel Głównego Użytkownika;

3) Dyrektor Biura Informatyki i Łączności - Przedstawiciel Głównego Dostawcy.

§  4. 

1. Pracami Komitetu kieruje Przewodniczący Komitetu.

2. W posiedzeniach Komitetu na zaproszenie Przewodniczącego Komitetu mogą uczestniczyć, bez prawa głosu, z prawem wyrażania opinii, osoby niebędące członkami Komitetu, których wiedza i doświadczenie mogą być przydatne przy realizacji projektu.

§  5. 

1. Do zadań Przewodniczącego Komitetu należy w szczególności zapewnienie na poziomie strategicznym całościowego nadzoru i monitoringu nad projektem, a także zwoływanie i prowadzenie posiedzeń Komitetu oraz kierowanie jego pracami.

2. Przewodniczący Komitetu podejmuje ostateczne decyzje we wszystkich sprawach będących przedmiotem prac Komitetu i jest za nie odpowiedzialny.

3. Przewodniczący Komitetu posiada uprawnienie do wydawania wiążących poleceń pozostałym członkom Komitetu.

4. Przewodniczący Komitetu powołuje Kierownika Projektu.

5. Powstałe spory merytoryczne rozstrzyga Przewodniczący Komitetu, z odnotowaniem w protokole posiedzenia propozycji rozwiązań alternatywnych.

6. W przypadku nieobecności Przewodniczącego Komitetu zastępuje go Przedstawiciel Głównego Użytkownika, który na ten czas przejmuje wszystkie obowiązki i uprawnienia Przewodniczącego Komitetu.

§  6. 

1. Główny Użytkownik jest odpowiedzialny za uwzględnienie wszystkich interesów użytkowników, którzy będą wykorzystywać produkty projektu, poprzez dostarczenie oczekiwań, przedstawienie wymagań i określenie ich potrzeb. Do zadań Głównego Użytkownika należy:

1) określenie potrzeb użytkowników produktów projektu;

2) dostarczanie oczekiwań jakościowych produktów oraz określenie kryteriów akceptacji dla projektu;

3) monitorowanie spełniania wymagań wytworzonych produktów;

4) bieżący kontakt z osobami, które będą wykorzystywać produkt;

5) udostępnianie zasobów użytkownika;

6) sprawowanie nadzoru nad projektem z punktu widzenia użytkownika.

2. Główny Dostawca jest odpowiedzialny za techniczną spójność projektu i dostarczenie projektowi wszystkich dostępnych zasobów dostawcy. Do zadań Głównego Dostawcy należy:

1) reprezentowanie interesów tych, którzy utrzymywać będą techniczne produkty projektu po jego zamknięciu;

2) doradztwo w zakresie wyboru metod projektowania;

3) zapewnienie, że propozycje dotyczące rozwoju są wykonalne z technicznego punktu widzenia;

4) sprawowanie nadzoru nad projektem z punktu widzenia dostawcy.

§ 7. Dyrektorzy komórek organizacyjnych GITD są zobowiązani do współpracy z Komitetem, w szczególności poprzez zapewnienie wsparcia merytorycznego w postaci pracowników wyznaczonych do poszczególnych zespołów roboczych.

§  8. 

1. Obsługę organizacyjno-administracyjną Komitetu zapewnia Biuro Dyrektora Generalnego.

2. Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego wyznacza sekretarza Komitetu, który uczestniczy w posiedzeniach Komitetu bez prawa głosu, przygotowuje posiedzenia Komitetu, w tym zawiadamia o terminach posiedzeń osoby wchodzące w skład Komitetu, ponadto przygotowuje materiały na posiedzenia Komitetu oraz sporządza protokoły z posiedzenia Komitetu.

§ 9. Kierownik Projektu jest odpowiedzialny za operacyjne zarządzanie projektem, w szczególności:

1) uczestniczy w posiedzeniach Komitetu na wniosek Przewodniczącego Komitetu;

2) raportuje Komitetowi o postępach prac w projekcie i stanie ich zaawansowania;

3) przekazuje zidentyfikowane ryzyka;

4) rekomenduje podjęcie określonych działań;

5) odpowiada na wszelkie zapytania członków Komitetu.

§ 10. Z posiedzeń Komitetu sporządza się protokół, który podpisują: Przewodniczący Komitetu, pozostali członkowie Komitetu oraz protokolant.

§ 11. Komitet realizuje swoje zadania do czasu podjęcia decyzji o zakończeniu projektu.

§ 12. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.