Powołanie Komitetu Sterującego projektem - "Wdrożenie Systemu Teleinformatycznego Zakładowe Archiwum Elektroniczne".

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.GITD.2019.47

| Akt obowiązujący
Wersja od: 24 września 2019 r.

ZARZĄDZENIE Nr 46/2019
GŁÓWNEGO INSPEKTORA TRANSPORTU DROGOWEGO
z dnia 24 września 2019 r.
w sprawie powołania Komitetu Sterującego projektem - "Wdrożenie Systemu Teleinformatycznego Zakładowe Archiwum Elektroniczne"

Na podstawie art. 52 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 58, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:
§  1. 
Powołuje się Komitet Sterujący projektem "Wdrożenie Systemu Teleinformatycznego Zakładowe Archiwum Elektroniczne", zwanego dalej "projektem", jako organ, który odpowiada przed kierownictwem Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego, zwanego dalej "GITD", za realizację projektu i posiada uprawnienia do zarządzania strategicznego projektem.
§  2. 
Do zadań Komitetu Sterującego projektem "Wdrożenie Systemu Teleinformatycznego Zakładowe Archiwum Elektroniczne", zwanego dalej "Komitetem", należy w szczególności:
1)
podejmowanie strategicznych decyzji w projekcie, w szczególności w zakresie rozpoczęcia, zakończenia lub wstrzymania realizacji projektu albo poszczególnych jego etapów;
2)
zapewnienie odpowiednich zasobów niezbędnych do realizacji projektu;
3)
wyznaczanie kierunków, celów i metod działań w zakresie realizowanego projektu;
4)
ustalenie zakresu tolerancji dla projektu;
5)
zatwierdzenie dokumentacji inicjowania projektu;
6)
weryfikacja zgodności projektu oraz jego etapów z przyjętymi zakresami tolerancji;
7)
zatwierdzanie poszczególnych etapów projektu i produktów projektu;
8)
podejmowanie decyzji dotyczących zagadnień przekazanych z niższych szczebli zarządzania projektem w sprawach istotnych;
9)
komunikacja z Kierownikiem Projektu;
10)
nadzór nad realizacją projektu, w tym monitorowanie i zarządzanie ryzykami związanymi z projektem;
11)
zatwierdzenie raportu końcowego projektu i zapewnienie, że wszelkie udokumentowane zagadnienia, doświadczenia i ryzyka zostały przekazane do odpowiednich jednostek organizacyjnych GITD przez podmioty do tego zobowiązane;
12)
zatwierdzenie zalecanych działań następczych oraz raportu doświadczeń, które mają być przekazane kierownictwu GITD;
13)
zezwolenie na zamknięcie projektu oraz wysłanie zawiadomienia o zamknięciu projektu do kierownictwa GITD.
§  3. 
W skład Komitetu wchodzą:
1)
Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego GITD - Przewodniczący Komitetu;
2)
Zastępca Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego GITD - Przedstawiciel Głównego Użytkownika;
3)
Dyrektor Biura Informatyki i Łączności - Przedstawiciel Głównego Dostawcy.
§  4. 
1. 
Pracami Komitetu kieruje Przewodniczący Komitetu.
2. 
W posiedzeniach Komitetu na zaproszenie Przewodniczącego Komitetu mogą uczestniczyć, bez prawa głosu, z prawem wyrażania opinii, osoby niebędące członkami Komitetu, których wiedza i doświadczenie mogą być przydatne przy realizacji projektu.
§  5. 
1. 
Do zadań Przewodniczącego Komitetu należy w szczególności zapewnienie na poziomie strategicznym całościowego nadzoru i monitoringu nad projektem, a także zwoływanie i prowadzenie posiedzeń Komitetu oraz kierowanie jego pracami.
2. 
Przewodniczący Komitetu podejmuje ostateczne decyzje we wszystkich sprawach będących przedmiotem prac Komitetu i jest za nie odpowiedzialny.
3. 
Przewodniczący Komitetu posiada uprawnienie do wydawania wiążących poleceń pozostałym członkom Komitetu.
4. 
Przewodniczący Komitetu powołuje Kierownika Projektu.
5. 
Powstałe spory merytoryczne rozstrzyga Przewodniczący Komitetu, z odnotowaniem w protokole posiedzenia propozycji rozwiązań alternatywnych.
6. 
W przypadku nieobecności Przewodniczącego Komitetu zastępuje go Przedstawiciel Głównego Użytkownika, który na ten czas przejmuje wszystkie obowiązki i uprawnienia Przewodniczącego Komitetu.
§  6. 
1. 
Główny Użytkownik jest odpowiedzialny za uwzględnienie wszystkich interesów użytkowników, którzy będą wykorzystywać produkty projektu, poprzez dostarczenie oczekiwań, przedstawienie wymagań i określenie ich potrzeb. Do zadań Głównego Użytkownika należy:
1)
określenie potrzeb użytkowników produktów projektu;
2)
dostarczanie oczekiwań jakościowych produktów oraz określenie kryteriów akceptacji dla projektu;
3)
monitorowanie spełniania wymagań wytworzonych produktów;
4)
bieżący kontakt z osobami, które będą wykorzystywać produkt;
5)
udostępnianie zasobów użytkownika;
6)
sprawowanie nadzoru nad projektem z punktu widzenia użytkownika.
2. 
Główny Dostawca jest odpowiedzialny za techniczną spójność projektu i dostarczenie projektowi wszystkich dostępnych zasobów dostawcy. Do zadań Głównego Dostawcy należy:
1)
reprezentowanie interesów tych, którzy utrzymywać będą techniczne produkty projektu po jego zamknięciu;
2)
doradztwo w zakresie wyboru metod projektowania;
3)
zapewnienie, że propozycje dotyczące rozwoju są wykonalne z technicznego punktu widzenia;
4)
sprawowanie nadzoru nad projektem z punktu widzenia dostawcy.
§  7. 
Dyrektorzy komórek organizacyjnych GITD są zobowiązani do współpracy z Komitetem, w szczególności poprzez zapewnienie wsparcia merytorycznego w postaci pracowników wyznaczonych do poszczególnych zespołów roboczych.
§  8. 
1. 
Obsługę organizacyjno-administracyjną Komitetu zapewnia Biuro Dyrektora Generalnego.
2. 
Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego wyznacza sekretarza Komitetu, który uczestniczy w posiedzeniach Komitetu bez prawa głosu, przygotowuje posiedzenia Komitetu, w tym zawiadamia o terminach posiedzeń osoby wchodzące w skład Komitetu, ponadto przygotowuje materiały na posiedzenia Komitetu oraz sporządza protokoły z posiedzenia Komitetu.
§  9. 
Kierownik Projektu jest odpowiedzialny za operacyjne zarządzanie projektem, w szczególności:
1)
uczestniczy w posiedzeniach Komitetu na wniosek Przewodniczącego Komitetu;
2)
raportuje Komitetowi o postępach prac w projekcie i stanie ich zaawansowania;
3)
przekazuje zidentyfikowane ryzyka;
4)
rekomenduje podjęcie określonych działań;
5)
odpowiada na wszelkie zapytania członków Komitetu.
§  10. 
Z posiedzeń Komitetu sporządza się protokół, który podpisują: Przewodniczący Komitetu, pozostali członkowie Komitetu oraz protokolant.
§  11. 
Komitet realizuje swoje zadania do czasu podjęcia decyzji o zakończeniu projektu.
§  12. 
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.