Powołanie Komitetu Sterującego projektem - "Świadczenie usług personalizowania, wydruku, konfekcjonowania, kopertowania i doręczania korespondencji".

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.GITD.2016.8

Akt utracił moc

Wersja od: 15 marca 2016 r.

ZARZĄDZENIE Nr 8/2016

GŁÓWNEGO INSPEKTORA TRANSPORTU DROGOWEGO

z dnia 11 marca 2016 r.

w sprawie powołania Komitetu Sterującego projektem - "Świadczenie usług personalizowania, wydruku, konfekcjonowania, kopertowania i doręczania korespondencji"

Na podstawie art. 52 ust. 1 i art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1414, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§  1.

1. Powołuje się Komitet Sterujący projektem - Świadczenie usług personalizowania, wydruku, konfekcjonowania, kopertowania i doręczania korespondencji" w ramach Umowy nr 396/2012 z dnia 23 października 2012 r., a także w ramach Umowy nr 393/2015 z dnia 30 czerwca 2015 r., zwany dalej "Komitetem", w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego, zwanym dalej "GITD".

2. Zarządzenie określa szczegółowo zakres obowiązków powierzonych pracownikom GITD wyznaczonym na członków Komitetu.

3. Do zadań Komitetu należy:

1) podejmowanie strategicznych decyzji w zakresie rozpoczęcia lub zakończenia oraz wstrzymania realizacji projektu lub poszczególnych jego etapów;

2) wyznaczanie kierunków, celów i metod działań w zakresie realizowanego projektu;

3) monitorowanie realizacji całości projektu i jego poszczególnych etapów;

4) weryfikacja zgodności projektu z przyjętymi wcześniej celami i utrzymaniem założonych ram w zakresie zasobów, środków, metod oraz terminów;

5) ocena i akceptacja zaproponowanych działań dla realizacji projektu;

6) akceptacja istotnych zmian w projekcie;

7) koordynacja i dbałość o spójność z innymi realizowanymi projektami;

8) zatwierdzanie poszczególnych etapów realizacji projektu, mając na względzie informacje o stanie zaawansowania, sposobie zrealizowania, zmianach w planie i harmonogramie oraz środkach i zasobach;

9) podejmowanie decyzji w sprawach istotnych, w których kierownictwo projektu lub osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych etapów nie są w stanie podjąć decyzji;

10) podejmowanie działań w zakresie rozwiązywania problemów dotyczących współpracy z podmiotami zewnętrznymi w zakresie niezbędnym do realizacji projektu;

11) zatwierdzanie przyjętych istotnych rozwiązań w zakresie realizowanego projektu;

12) wskazywanie Głównemu Inspektorowi Transportu Drogowego głównych obszarów ryzyka w zakresie projektu oraz zapewnienie monitorowania i efektywnego zarządzania ryzykiem;

13) bieżące i okresowe informowanie Głównego Inspektora Transportu Drogowego o postępie prac dotyczących realizowanego projektu, w szczególności w zakresie realizacji prac w stosunku do harmonogramu, stopniu realizacji budżetu, a także wszystkich innych informacji mających wpływ na właściwą ocenę przebiegu projektu;

14) uwzględnianie w projekcie ustawy budżetowej Państwa środków finansowych na zapewnienie realizacji umowy;

15) bieżący kontakt z osobami zarządzającymi projektem oraz udzielanie tym osobom wszelkiej niezbędnej pomocy w zakresie opiniowania i konsultowania przyjętych rozwiązań.

§  2.

1. Pracami Komitetu kieruje Przewodniczący lub w razie jego nieobecności Zastępca Przewodniczącego.

2. Do zadań Przewodniczącego należy w szczególności:

1) zwoływanie i prowadzenie posiedzeń Komitetu;

2) wnioskowanie do Głównego Inspektora Transportu Drogowego o powołanie nowych członków Komitetu w miejsce dotychczasowych;

3) przedstawianie, na wniosek Głównego Inspektora Transportu Drogowego, sprawozdań z prac Komitetu, a także raportu zamknięcia projektu.

3. Przewodniczący, może zarządzać zlecenie wykonania opinii oraz ekspertyz koniecznych do realizacji zadań Komitetu.

4. Do obowiązków Głównego Użytkownika należy:

1) określanie potrzeb użytkowników;

2) określenie kryteriów akceptacji dla produktów projektu oraz dostarczenie oczekiwań jakościowych Zamawiającego;

3) zapewnienie, że projekt dostarcza produktów spełniających wymagania oraz pożądane rezultaty;

4) rozwiązywanie konfliktów dotyczących wymagań jakościowych oraz priorytetów produktu;

5) sprawowanie nadzoru nad projektem z perspektywy użytkownika oraz delegowanie działań nadzoru.

§  3.

1. W skład Komitetu wchodzą:

1) Cezary Jurkowski - Przewodniczący;

2) Małgorzata Wojtal-Białaszewska - Członek;

3) Marcin Flieger - Główny Użytkownik;

4) Łukasz Bryła - Główny Użytkownik;

5) Anna Dąbrowska - Główny Dostawca;

6) Ewelina Jagura-Rusek - Główny Dostawca;

7) Grażyna Mieszczak - Członek.

2. Główni Dostawcy są przedstawicielami Konsorcjum Wykonawców - Poczta Polska Spółka Akcyjna, Orange Polska Spółka Akcyjna, OpusCapita Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

§  4.

1. W posiedzeniach Komitetu, w uzasadnionych przypadkach, mogą brać udział inni pracownicy GITD lub przedstawiciele konsultantów zewnętrznych, zaproszeni przez Przewodniczącego lub jego Zastępcę, bez prawa głosu.

2. W sprawach, o których mowa w § 1 ust. 3, decyzje podejmuje Przewodniczący.

§  5.

1. Obsługę prac Komitetu zapewnia Biuro Projektowe.

2. Szczegółowy zakres obowiązków Biura Projektowego określa zarządzenie nr 42/2015 Dyrektora Generalnego Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego z dnia 31 sierpnia 2015 r. w sprawie powołania Zespołu do spraw wsparcia zarządzania projektem - "Świadczenie usług personalizowania, wydruku, konfekcjonowania, kopertowania i doręczania korespondencji".

§  6.

1. W celu wykonywania bieżących zadań związanych z nadzorem nad realizacją projektu, rekomendacji działań oraz monitorowania komunikacji pomiędzy stronami, Przewodniczący wyznacza pracownika oraz wnioskuje do Dyrektora Generalnego GITD o powierzenie zadań Kierownika Projektu.

2. Szczegółowy zakres obowiązków Kierownika Projektu określa zarządzenie nr 42/2015 Dyrektora Generalnego Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego z dnia 31 sierpnia 2015 r. w sprawie powołania Zespołu do spraw wsparcia zarządzania projektem - "Świadczenie usług personalizowania, wydruku, konfekcjonowania, kopertowania i doręczania korespondencji".

§  7.

1. Posiedzenia Komitetu odbywają się nie rzadziej niż raz na trzy miesiące.

2. Z posiedzeń Komitetu sporządza się protokół w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

3. Protokół z posiedzenia Komitetu doręcza się Głównemu Inspektorowi Transportu Drogowego oraz Konsorcjum Wykonawców.

§ 8. Komitet realizuje swoje zadania do czasu podjęcia decyzji o zakończeniu projektu.

§ 9. Członkowie Komitetu uczestniczą w pracach projektu w zakresie swoich obowiązków służbowych w GITD i z tego tytułu nie przysługuje im dodatkowe wynagrodzenie.

§ 10. Traci moc zarządzenie nr 40/2015 Głównego Inspektora Transportu Drogowego z dnia 30 listopada 2015 r. w sprawie powołania Komitetu Sterującego projektem - "Świadczenie usług personalizowania, wydruku, konfekcjonowania, kopertowania i doręczania korespondencji (Dz. Urz. GITD poz. 40).

§ 11. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.