Powołanie Komisji do dokonania oceny i wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.GITD.2024.5
Akt obowiązujący Wersja od: 28 marca 2024 r.
ZARZĄDZENIE Nr 5/2024
GŁÓWNEGO INSPEKTORA TRANSPORTU DROGOWEGO
z dnia 22 lutego 2024 r.
w sprawie powołania Komisji do dokonania oceny i wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania
Na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 2 oraz art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) w związku z art. 52 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2022 r. poz. 2201, z późn. zm. 1 ) zarządza się, co następuje:
§ 1.
1.
Powołuje się Komisję do dokonania oceny i wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, o której mowa w załączniku nr 3 do zarządzenia nr 36/2014 Głównego Inspektora Transportu Drogowego z dnia 14 listopada 2014 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego (Dz. Urz. GITD poz. 22, z 2018 r. poz. 14 oraz z 2020 r. poz. 2), zwaną dalej "Komisją".2. 2
W skład Zespołu wchodzą:1)
Klaudia Koprowska - Biuro Dyrektora Generalnego - Przewodniczący Komisji;2)
Barbara Bijata - Biuro Dyrektora Generalnego - Zastępca Przewodniczącego Komisji;3)
Adam Suchenek - Biuro Dyrektora Generalnego - członek Komisji;4)
Paulina Pudło - Biuro Dyrektora Generalnego - członek Komisji;5)
Milena Luty - Biuro Dyrektora Generalnego - członek Komisji;6)
Ewa Rygalska - Biuro Dyrektora Generalnego - członek Komisji;7)
Iwona Eliaszuk - Biuro Dyrektora Generalnego - członek Komisji;8)
Witold Stępiński - Biuro Dyrektora Generalnego - członek Komisji;9)
Magdalena Karwat - Biuro do spraw Transportu Międzynarodowego - członek Komisji;10)
Magdalena Skorupska - Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym -członek Komisji;
11)
Karolina Kierska - Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym - członek Komisji;12)
Grzegorz Prusiński - Biuro Finansowe - członek Komisji;13)
Maria Kuzioła - Biuro Finansowe - członek Komisji;14)
Izabela Kabiesz - Biuro Finansowe - członek Komisji;15)
Paulina Polak - Biuro Prawne - członek Komisji;16)
Katarzyna Niemira - Biuro Kontroli Opłaty Elektronicznej - członek Komisji;17)
Dorota Franus - Gabinet Głównego Inspektora - członek Komisji.§ 2.
1.
Pracami Komisji kieruje Przewodniczący Komisji, a w przypadku jego nieobecności Zastępca Przewodniczącego Komisji.2.
Do obowiązków Przewodniczącego Komisji należy w szczególności:1)
organizowanie prac Komisji;2)
reprezentowanie Komisji na zewnątrz;3)
czuwanie nad sprawnym wypełnianiem zadań i wydawanie wiążących poleceń pozostałym członkom Komisji.3.
Przewodniczący Komisji do pracy Komisji związanej z brakowaniem dokumentacji na nośnikach informatycznych może włączyć innych pracowników Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego, zwanego dalej "GITD", lub pracowników firm współpracujących z GITD, posiadających wiedzę specjalistyczną w dziedzinie informatyki.4.
Przewodniczący Komisji jest zobligowany do uczestniczenia w czynnościach archiwalnych dotyczących przeprowadzania kwalifikacji akt do brakowania.§ 3.
Wskazani przez Przewodniczącego Komisji członkowie Komisji, będący przedstawicielami komórek organizacyjnych, z których akta będą podlegały brakowaniu dokonają do dnia 31 grudnia 2024 r. kwalifikacji dokumentacji do wybrakowania, mając na względzie dalszą jej przydatność praktyczną w GITD. Prace kwalifikacyjne akt i sporządzanie wniosków do Archiwum Akt Nowych o wydanie zgody na brakowanie mogą być wykonywane etapami.§ 4.
Członkowie Komisji, o których mowa w § 3, po dokonaniu przez tę Komisję oceny przydatności dokumentacji niearchiwalnej, sporządzą w trzech egzemplarzach, dla każdego etapu, protokół oceny oraz spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie, nieprzydatnej do celów praktycznych, dla której upłynął okres przechowywania.§ 5.
1.
Dwóch członków Komisji wskazanych przez Przewodniczącego Komisji, po uzyskaniu zgody Archiwum Akt Nowych na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przekaże akta na nośniku papierowym zgromadzone w magazynie archiwum, wskazane w jednym lub wielu etapach kwalifikacji, do zniszczenia podmiotowi zewnętrznemu. Procedura niszczenia akt może odbywać się wielokrotnie, stosownie do etapów przekazywania akt.2.
Przewodniczący Komisji, po uzyskaniu zgody Archiwum Akt Nowych na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, zleci kierującemu Biurem Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym zniszczenie dokumentacji na nośniku papierowym zgromadzonej u przechowawcy, wskazanej do brakowania w jednym lub wielu etapach kwalifikacji. Procedura niszczenia akt może odbywać się wielokrotnie, stosownie do etapów przekazywania akt. Po wykonaniu zniszczenia akt pracownik wskazanej komórki organizacyjnej sporządzi potwierdzenie zniszczenia akt, którego wzór stanowi złącznik nr 1 do zarządzenia.3.
Co najmniej dwóch członków Komisji wskazanych przez Przewodniczącego Komisji na każdym etapie niszczenia dokona sprawdzenia wybrakowania dokumentacji oraz sporządzi protokół brakowania, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.§ 6.
Trzech członków Komisji wskazanych przez Przewodniczącego Komisji, dokonana podstawie protokołu, którego wzór stanowi załącznik nr 3, odbioru od Zespołu Przygotowań Obronnych i Ochrony Informacji Niejawnych dokumentacji oznaczonej klauzulą "Tajemnica skarbowa", wyłączonej z akt spraw wybrakowanych lub przeznaczonych do brakowania, objętych zgodą Archiwum Akt Nowych na brakowanie i przeprowadzi mechaniczne jej zniszczenie. Z procesu brakowania dokumentacji, członkowie Komisji sporządzą protokół, którego wzór stanowi załącznik nr 4.
§ 7.
Trzech członków Komisji wskazanych przez Przewodniczącego Komisji, dokonana podstawie protokołu, którego wzór stanowi załącznik nr 5, odbioru od Zespołu Przygotowań Obronnych i Ochrony Informacji Niejawnych dokumentacji określonej jako "Oświadczenia majątkowe", objętej zgodą Archiwum Akt Nowych na brakowanie i przeprowadzi mechaniczne jej zniszczenie. Z procesu brakowania dokumentacji, członkowie Komisji sporządzą protokół, którego wzór stanowi załącznik nr 6.
§ 8.
1.
Przewodniczący Komisji, po uzyskaniu zgody Archiwum Akt Nowych na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej na nośnikach informatycznych, zleci kierującemu Biurem Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym usunięcie z nośników informatycznych dokumentacji przewidzianej do brakowania z systemu Centrum Przetwarzania Danych Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym, zwanego dalej "CPD CANARD". Po wykonaniu brakowania akt pracownik wskazanej komórki organizacyjnej sporządzi Potwierdzenie usunięcia dokumentacji z systemu CPD CANARD, którego wzór stanowi załącznik nr 7, potwierdzając wykonanie wskazanych czynności przez pracowników GITD lub pracowników firm współpracujących z GITD, posiadających wiedzę specjalistyczną w dziedzinie informatyki.2.
Usunięcie dokumentacji, o której mowa w ust. 1, polega na usunięciu zapisu obrazów i danych w sposób trwale uniemożliwiający ich odtworzenie. Usunięcie obrazów i danych może również nastąpić przez fizyczne zniszczenie nośnika danych w sposób trwale uniemożliwiający odtworzenie obrazów i danych na nim zawartych.3.
Co najmniej trzech członków Komisji, w tym Przewodniczący Komisji, dokona sprawdzenia usunięcia brakowanej dokumentacji z systemu CPD CANARD oraz sporządzi protokół z brakowania, którego wzór stanowi załącznik nr 8 do zarządzenia.§ 9.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.ZAŁĄCZNIKI
1 Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2023 r. poz. 760, 919, 1123, 1193, 1195, 1523 i 1720.
2 § 1 ust. 2 zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 12/2024 z dnia 28 marca 2024 r. (Dz.Urz.GITD.2024.12) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 28 marca 2024 r.