Powołanie Komisji do dokonania oceny i wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.GITD.2021.15

Akt obowiązujący

Wersja od: 22 listopada 2021 r.

ZARZĄDZENIE Nr 15/2021

GŁÓWNEGO INSPEKTORA TRANSPORTU DROGOWEGO

z dnia 7 maja 2021 r.

w sprawie powołania Komisji do dokonania oceny i wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania

Na postawie art. 5 ust. 1 pkt 2 oraz art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) w związku z art. 52 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 2140, z 2020 r. poz. 875 i 1087 oraz z 2021 r. poz. 674) zarządza się, co następuje:

§  1. 

1. Powołuje się Komisję do dokonania oceny i wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, o której mowa w załączniku nr 3 do zarządzenia nr 36/2014 Głównego Inspektora Transportu Drogowego z dnia 14 listopada 2014 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego (Dz. Urz. GITD poz. 22, z 2018 r. poz. 14 oraz z 2020 r. poz. 2), zwaną dalej "Komisją".

2. 1  W skład Komisji wchodzą:

1) Marcin Wójcik - Biuro Dyrektora Generalnego - Przewodniczący Komisji;

2) Barbara Bijata - Biuro Dyrektora Generalnego - Zastępca Przewodniczącego Komisji;

3) Adam Suchenek - Biuro Dyrektora Generalnego - członek Komisji;

4) Paulina Pudło - Biuro Dyrektora Generalnego - członek Komisji;

5) Sylwia Stachowiak - Biuro Dyrektora Generalnego - członek Komisji;

6) Krzysztof Zmijewski - Biuro Dyrektora Generalnego - członek Komisji;

7) Weronika Pietrzak - Biuro Dyrektora Generalnego - członek Komisji;

8) Ewa Rygalska - Biuro Dyrektora Generalnego - członek Komisji;

9) Marta Mirosz - Biuro Teleinformatyki - członek Komisji;

10) Marek Różański - Biuro Teleinformatyki - członek Komisji;

11) Rafał Wiśniewski - Biuro Teleinformatyki - członek Komisji;

12) Paweł Brzeziński - Biuro do spraw Transportu Międzynarodowego - członek Komisji;

13) Karolina Kierska - Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym -

członek Komisji;

14) Grażyna Wągrodzka - Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym - członek Komisji;

15) Maria Kuzioła - Biuro Finansowe - członek Komisji;

16) Kajetan Krasowski - Biuro Nadzoru Inspekcyjnego - członek Komisji;

17) Andrzej Lewandowski - Biuro Prawne - członek Komisji;

18) Magdalena Jończyk - Biuro Prawne - członek Komisji;

19) Anna Ziemińska-Pucułek - Biuro Informacji i Promocji - członek Komisji;

20) Olga Barszczewska - Biuro Kontroli Opłaty Elektronicznej - członek Komisji;

21) Agnieszka Madajczyk - Gabinet Głównego Inspektora - członek Komisji.

§  2. 

1. Pracami Komisji kieruje Przewodniczący Komisji, a w przypadku jego nieobecności Zastępca Przewodniczącego Komisji.

2. Do obowiązków Przewodniczącego Komisji należy w szczególności:

1) organizowanie prac Komisji;

2) reprezentowanie Komisji na zewnątrz;

3) czuwanie nad sprawnym wypełnianiem zadań i wydawanie wiążących poleceń pozostałym członkom Komisji.

3. Przewodniczący Komisji do pracy Komisji związanej z brakowaniem dokumentacji na nośnikach informatycznych może włączyć innych pracowników Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego, zwanego dalej "GITD", lub pracowników firm współpracujących z GITD, posiadających wiedzę specjalistyczną w dziedzinie informatyki.

4. Przewodniczący Komisji lub jego zastępca jest zobligowany do uczestniczenia w czynnościach archiwalnych dotyczących przeprowadzania kwalifikacji akt do brakowania.

§ 3. Członkowie Komisji, będący przedstawicielami komórek organizacyjnych, z których akta będą podlegały brakowaniu, dokonają do dnia 31 grudnia 2021 r. kwalifikacji dokumentacji do wybrakowania, mając na względzie dalszą jej przydatność praktyczną w GITD. Prace kwalifikacyjne i sporządzanie wniosków do Archiwum Akt Nowych o wydanie zgody na brakowanie akt mogą być wykonywane etapami.

§ 4. Członkowie Komisji, o których mowa w § 3, po dokonaniu oceny przydatności dokumentacji niearchiwalnej, sporządzą w dwóch egzemplarzach, dla każdego etapu, protokół oceny oraz spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie, nieprzydatnej do celów praktycznych, dla której upłynął okres przechowywania.

§ 5. Dwóch członków Komisji wskazanych przez Przewodniczącego Komisji lub jego zastępcę, po uzyskaniu zgody Archiwum Akt Nowych na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przekaże akta na nośniku papierowym, wskazane w jednym lub wielu etapach kwalifikacji, do zniszczenia podmiotowi zewnętrznemu. Procedura niszczenia akt może odbywać się wielokrotnie, stosownie do etapów przekazywania akt.

§ 6. Trzech członków Komisji wskazanych przez Przewodniczącego Komisji lub jego zastępcę, dokona wyboru i zniszczenia mechanicznego dokumentacji oznaczonej klauzulą "Tajemnica skarbowa", wyłączonej z akt spraw wybrakowanych lub przeznaczonych do brakowania, objętych zgodą Archiwum Akt Nowych na brakowanie. Z procesu niszczenia dokumentacji, uczestniczący w procesie członkowie Komisji, sporządzą protokół.

§  7. 

1. Przewodniczący Komisji, po uzyskaniu zgody Archiwum Akt Nowych na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej na nośnikach informatycznych, zleci koordynatorowi projektu pn. "Wytworzenie i wdrożenie centralnego systemu przetwarzania dla Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym wraz ze świadczeniem usług gwarancyjnych oraz utrzymania i rozwoju systemu", zwanemu dalej "koordynatorem projektu", usunięcie z nośników informatycznych dokumentacji przewidzianej do brakowania z systemu Centrum Przetwarzania Danych Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym, zwanego dalej "CPD CANARD". Koordynator projektu sporządzi potwierdzenie usunięcia danych i obrazów z systemu CPD CANARD, określone w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia, potwierdzając wykonanie wskazanych czynności przez pracowników GITD lub pracowników firm współpracujących z GITD, posiadających wiedzę specjalistyczną w dziedzinie informatyki.

2. Usunięcie dokumentacji, o której mowa w ust. 1, polega na usunięciu zapisu obrazów i danych w sposób trwale uniemożliwiający ich odtworzenie. Usunięcie obrazów i danych może również nastąpić przez fizyczne zniszczenie nośnika danych w sposób trwale uniemożliwiający odtworzenie obrazów i danych na nim zawartych.

3. Co najmniej trzech członków Komisji, w tym Przewodniczący Komisji, dokona sprawdzenia usunięcia brakowanej dokumentacji z systemu CPD CANARD oraz sporządzi protokół z brakowania, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Główny Inspektorat Transportu Drogowego

Al. Jerozolimskie 94

00-807 Warszawa

Warszawa, dn. ..................

Potwierdzenie usunięcia danych i obrazów z systemu CPD CANARD

Na podstawie decyzji Archiwum Akt Nowych nr .................. z dnia ................, wyrażającej zgodę na brakowanie dokumentacji oznaczonej:

- znak sprawy/znak teczki ...................................................................

- kategoria archiwalna .........................................................................

- sygnatura archiwalna ........................................................................

- lata skrajne .......................................................................................

- hasło klasyfikacyjne dokumentacji ..................................................................

.........................................................................................................................

- uwagi ...............................................................................................................

na zlecenie z dnia .................. Przewodniczącego Komisji do dokonania oceny i wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej do brakowania, w dniu ................... pracownicy

......................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

usunęli z systemu:

CPD CANARD

dokumentację określoną powyżej w ilości ....................... spraw,

o pojemności ............................ GB.

.................................................................	..............................................................................................
pieczęć i podpis	czytelny podpis pracownika usuwającego dane
koordynatora projektu

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Główny Inspektorat Transportu Drogowego

Al. Jerozolimskie 94

00-807 Warszawa

Warszawa, dn. .................................

Protokół brakowania dokumentacji

W dniu ........................... Członkowie Komisji powołanej zarządzeniem nr ................... Głównego Inspektora Transportu Drogowego z dnia ...................... w składzie:

1. .................................................................. reprezentuj ąca/y ...................................................

2. .................................................................. reprezentuj ąca/y ...................................................

3. .................................................................. reprezentuj ąca/y ...................................................

4. .................................................................. reprezentuj ąca/y ...................................................

5. .................................................................. reprezentuj ąca/y ...................................................

6. .................................................................. reprezentuj ąca/y ...................................................

7. .................................................................. reprezentuj ąca/y ...................................................

na podstawie:

1. decyzji Archiwum Akt Nowych nr ..................... z dnia ................, wyrażającej zgodę na brakowanie akt oznaczonych:

- znak sprawy/znak teczki ......................................................................

- kategoria archiwalna ............................................................................

- sygnatura archiwalna ...........................................................................

- lata skrajne ..........................................................................................

- hasło klasyfikacyjne dokumentacji ......................................................................

.....................................................................................................................................

- uwagi ..................................................................................................................

.....................................................................................................................................

2. otrzymanego Potwierdzenia usunięcia danych z systemu:

CPD CANARD

z dnia ..........................;

3. po dokonaniu w dniu .................. sprawdzenia poprawności usunięcia danych w systemie:

CPD CANARD

stwierdzają wybrakowanie akt określonych w punkcie 1.

Komisja:

1. ............................................

2. ............................................

3. ............................................

4. ............................................

5. ............................................

6. ............................................

7. ............................................

¹ § 1 ust. 2 zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 41/2021 z dnia 22 listopada 2021 r. (Dz.Urz.GITD.2021.41) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 22 listopada 2021 r.