Dzienniki resortowe

Dz.Urz.GITD.2020.23

| Akt obowiązujący
Wersja od: 29 czerwca 2020 r.

ZARZĄDZENIE Nr 23/2020
GŁÓWNEGO INSPEKTORA TRANSPORTU DROGOWEGO
z dnia 26 czerwca 2020 r.
w sprawie powołania Komisji do dokonania oceny i wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania

Na postawie art. 5 ust. 1 pkt 2 oraz art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) w związku z art. 52 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 2140 oraz z 2020 r. poz. 875) zarządza się, co następuje:
§  1. 
1.  Powołuje się Komisję do dokonania oceny i wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, o której mowa w załączniku nr 3 do zarządzenia nr 36/2014 Głównego Inspektora Transportu Drogowego z dnia 14 listopada 2014 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego (Dz. Urz. GITD poz. 22, z 2018 r. poz. 14 oraz z 2020 r. poz. 2), zwaną dalej "Komisją".
2.  W skład Komisji wchodzą:
1) Marcin Wójcik - Biuro Dyrektora Generalnego - Przewodniczący Komisji;
2) Barbara Bijata - Biuro Dyrektora Generalnego - Zastępca Przewodniczącego Komisji;
3) Adam Suchenek - Biuro Dyrektora Generalnego - członek Komisji;
4) Sylwia Kalinowska - Biuro do spraw Transportu Międzynarodowego - członek Komisji;
5) Karolina Kierska - Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym -członek Komisji;
6) Rafał Zdun - Biuro Finansowe - członek Komisji;
7) Kajetan Krasowski - Biuro Nadzoru Inspekcyjnego - członek Komisji;
8) Andrzej Lewandowski - Biuro Prawne - członek Komisji;
9) Katarzyna Niemira - Biuro Kontroli Opłaty Elektronicznej - członek Komisji;
10) Agnieszka Madajczyk - Gabinet Głównego Inspektora - członek Komisji.
§  2. 
1.  Pracami Komisji kieruje Przewodniczący Komisji, a w przypadku jego nieobecności Zastępca Przewodniczącego Komisji.
2.  Do obowiązków Przewodniczącego Komisji należy w szczególności:
1) organizowanie prac Komisji;
2) reprezentowanie Komisji na zewnątrz;
3) czuwanie nad sprawnym wypełnianiem zadań i wydawanie wiążących poleceń pozostałym członkom Komisji.
3.  Przewodniczący Komisji do pracy Komisji związanej z brakowaniem dokumentacji na nośnikach informatycznych może włączyć innych pracowników Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego, zwanego dalej "GITD", lub pracowników firm współpracujących z GITD, posiadających wiedzę specjalistyczną w dziedzinie informatyki.
4.  Przewodniczący Komisji lub jego zastępca jest zobligowany do uczestniczenia w czynnościach archiwalnych dotyczących przeprowadzania kwalifikacji akt do brakowania.
§  3.  Komisja dokona do dnia 31 grudnia 2020 r. kwalifikacji dokumentacji do wybrakowania, mając na względzie dalszą jej przydatność praktyczną w GITD. Prace kwalifikacyjne akt i sporządzanie wniosków do Archiwum Akt Nowych o wydanie zgody na brakowanie mogą być wykonywane etapami.
§  4.  Członkowie Komisji, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 2 i 3, po dokonaniu przez Komisję oceny przydatności dokumentacji niearchiwalnej, sporządzą w dwóch egzemplarzach, dla każdego etapu, protokół oceny oraz spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na lub zniszczenie, nieprzydatnej do celów praktycznych, dla której upłynął okres przechowywania.
§  5.  Dwóch członków Komisji wskazanych przez Przewodniczącego Komisji lub jego zastępcę, po uzyskaniu zgody Archiwum Akt Nowych na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przekaże akta na nośniku papierowym, wskazane w jednym lub wielu etapach kwalifikacji, do zniszczenia podmiotowi zewnętrznemu. Procedura niszczenia akt może odbywać się wielokrotnie, stosownie do etapów przekazywania akt.
§  6.  Trzech członków Komisji wskazanych przez Przewodniczącego Komisji lub jego zastępcę, dokona wyboru i zniszczenia mechanicznego dokumentacji oznaczonej klauzulą "Tajemnica skarbowa", wyłączonej z akt spraw wybrakowanych lub przeznaczonych do brakowania, objętych zgodą Archiwum Akt Nowych na brakowanie. Z procesu niszczenia dokumentacji, uczestniczący w procesie członkowie Komisji, sporządzą protokół.
§  7. 
1.  Przewodniczący Komisji, po uzyskaniu zgody Archiwum Akt Nowych na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej na nośnikach informatycznych, zleci koordynatorowi projektu pn. "Wytworzenie i wdrożenie centralnego systemu przetwarzania dla Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym wraz ze świadczeniem usług gwarancyjnych oraz utrzymania i rozwoju systemu", zwanemu dalej "koordynatorem projektu", usunięcie z nośników informatycznych dokumentacji przewidzianej do brakowania z systemu Centrum Przetwarzania Danych Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym, zwanego dalej "CPD CANARD". Koordynator projektu sporządzi potwierdzenie usunięcia danych i obrazów z systemu CPD CANARD, określone w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia, potwierdzając wykonanie wskazanych czynności przez pracowników GITD lub pracowników firm współpracujących z GITD, posiadających wiedzę specjalistyczną w dziedzinie informatyki.
2.  Usunięcie dokumentacji, o której mowa w ust. 1, polega na usunięciu zapisu obrazów i danych w sposób trwale uniemożliwiający ich odtworzenie. Usunięcie obrazów i danych może również nastąpić przez fizyczne zniszczenie nośnika danych w sposób trwale uniemożliwiający odtworzenie obrazów i danych na nim zawartych.
3.  Co najmniej czterech członków Komisji, w tym Przewodniczący Komisji, dokona sprawdzenia usunięcia brakowanej dokumentacji z systemu CPD CANARD oraz sporządzi protokół z brakowania, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.
§  8.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Główny Inspektorat Transportu Drogowego

Al. Jerozolimskie 94

00-807 Warszawa

Warszawa, dn. ...................

Potwierdzenie usunięcia danych i obrazów z systemu CPD CANARD

Na podstawie decyzji Archiwum Akt Nowych nr ............. z dnia .........., wyrażającej zgodę na brakowanie dokumentacji oznaczonej:

- znak sprawy/znak teczki ................................

- kategoria archiwalna ......................................

- sygnatura archiwalna ......................................

- lata skrajne .....................................................

- hasło klasyfikacyjne dokumentacji .............................................................

..............................................................................................................................................

- uwagi .............................................................................................................

na zlecenie z dnia ........................ Przewodniczącego Komisji do dokonania oceny i wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej do brakowania, w dniu ............................... pracownicy

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

usunęli z systemu:

CPD CANARD

dokumentację określoną powyżej w ilości .................. spraw,

o pojemności .................................. GB.

.................................................................................................................................................................
pieczęć i podpisczytelny podpis pracownika usuwającego dane
koordynatora projektu

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Główny Inspektorat Transportu Drogowego

Al. Jerozolimskie 94

00-807 Warszawa

Warszawa, dn.........................

Protokół brakowania dokumentacji

W dniu ........................ Członkowie Komisji powołanej zarządzeniem nr ........... Głównego Inspektora Transportu Drogowego z dnia ............... w składzie:

1. ......................................................................... reprezentująca/y ................................

2. ......................................................................... reprezentująca/y ................................

3. ......................................................................... reprezentująca/y ................................

4. ......................................................................... reprezentująca/y ................................

5. ......................................................................... reprezentująca/y ................................

6. ......................................................................... reprezentująca/y ................................

7. ......................................................................... reprezentująca/y ................................

na podstawie:

1. decyzji Archiwum Akt Nowych nr ............. z dnia ..............., wyrażającej zgodę na brakowanie akt oznaczonych:

- znak sprawy/znak teczki ....................................................

- kategoria archiwalna ..........................................................

- sygnatura archiwalna ..........................................................

- lata skrajne ..........................................................................

- hasło klasyfikacyjne dokumentacji ...............................................................

..............................................................................................................................

- uwagi .............................................................................................................

...............................................................................................................................

2. otrzymanego Potwierdzenia usunięcia danych z systemu:

CPD CANARD

z dnia ............................... ;

3. po dokonaniu w dniu .................. sprawdzenia poprawności usunięcia danych w systemie:

CPD CANARD

stwierdzają wybrakowanie akt określonych w punkcie 1.

Komisja:
1. .........................................
2. .........................................
3. .........................................
4. .........................................
5. .........................................
6. .........................................
7. .........................................