Dzienniki resortowe

Dz.Urz.GITD.2019.52

| Akt obowiązujący
Wersja od: 4 lutego 2020 r.

ZARZĄDZENIE Nr 51/2019
GŁÓWNEGO INSPEKTORA TRANSPORTU DROGOWEGO
z dnia 9 października 2019 r.
w sprawie powołania Komisji do dokonania oceny i wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania

Na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 2 oraz art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553 i 730) w związku z art. 52 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 58, z późn. zm.), zarządza się, co następuje:
§  1. 
1.  Powołuje się Komisję do dokonania oceny i wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, o której mowa w załączniku nr 3 do zarządzenia nr 36/2014 Głównego Inspektora Transportu Drogowego z dnia 14 listopada 2014 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego (Dz. Urz. GITD poz. 22 oraz z 2018 r. poz. 14), zwaną dalej "Komisją".
2.  W skład Komisji wchodzą:
1) Marcin Wójcik - Biuro Dyrektora Generalnego - Przewodniczący Komisji;
2) Barbara Bijata - Biuro Dyrektora Generalnego - Zastępca Przewodniczącego Komisji;
3) Adam Suchenek - Biuro Dyrektora Generalnego - Członek Komisji;
4) Ewa Kawa - Biuro do spraw Transportu Międzynarodowego - Członek Komisji;
5) Aldona Siwiec - Biuro do spraw Transportu Międzynarodowego - Członek Komisji;
6) Karolina Kierska - Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym - Członek Komisji;
7) Edyta Stolarczyk - Biuro Finansowe - Członek Komisji;
8) Kajetan Krasowski - Biuro Nadzoru Inspekcyjnego - Członek Komisji;
9) Andrzej Lewandowski - Biuro Prawne - Członek Komisji;
10) Katarzyna Niemira - Biuro Kontroli Opłaty Elektronicznej - Członek Komisji.
§  2. 
1.  Pracami Komisji kieruje Przewodniczący Komisji, a w przypadku jego nieobecności Zastępca Przewodniczącego Komisji.
2.  Do obowiązków Przewodniczącego Komisji należy w szczególności:
1) organizowanie prac Komisji;
2) reprezentowanie Komisji na zewnątrz;
3) czuwanie nad sprawnym wypełnianiem zadań i wydawanie wiążących poleceń pozostałym członkom Komisji.
3.  Przewodniczący Komisji do pracy Komisji związanej z brakowaniem dokumentacji na nośnikach informatycznych może włączyć innych pracowników Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego, zwanego dalej "GITD", lub pracowników firm współpracujących z GITD, posiadających wiedzę specjalistyczną w dziedzinie informatyki.
4.  Uczestnictwo Przewodniczącego Komisji bądź jego zastępcy jest warunkiem koniecznym do przeprowadzenia kwalifikacji akt do brakowania.
§  3.  Komisja dokona kwalifikacji dokumentacji do wybrakowania, mając na względzie dalszą jej przydatność praktyczną w GITD do dnia 31 grudnia 2019 r.
§  4.  Członkowie Komisji, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 2 i 3, po dokonaniu przez Komisję oceny przydatności dokumentacji niearchiwalnej sporządzą w dwóch egzemplarzach protokół oceny oraz spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie, nieprzydatnej do celów praktycznych, dla której upłynął okres przechowywania.
§  5.  Dwóch członków Komisji, po uzyskaniu zgody Archiwum Akt Nowych na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przekaże akta na nośniku papierowym do zniszczenia podmiotowi zewnętrznemu.
§  6. 
1.  Przewodniczący Komisji, po uzyskaniu zgody Archiwum Akt Nowych na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej na nośnikach informatycznych zleci kierującemu komórką do spraw informatycznych usunięcie z nośników informatycznych dokumentacji przewidzianej do brakowania z systemu Archiwum Elektroniczne AE. Kierownik komórki do spraw informatycznych oraz pracownicy tej komórki usuwający dane, sporządzą potwierdzenie usunięcia danych i obrazów, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia, potwierdzając wykonanie wskazanych czynności przez pracowników tej komórki lub pracowników firm współpracujących z GITD, posiadających wiedzę specjalistyczną w dziedzinie informatyki.
1a.  1  Przewodniczący Komisji, po uzyskaniu zgody Archiwum Akt Nowych na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej na nośnikach informatycznych, zleci Koordynatorowi projektu pn. "Wytworzenie i wdrożenie centralnego systemu przetwarzania dla Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym wraz ze świadczeniem usług gwarancyjnych oraz utrzymania i rozwoju systemu" usunięcie z nośników informatycznych dokumentacji przewidzianej do brakowania z systemu Centrum Przetwarzania Danych Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym (dalej: CPD CANARD). Koordynator ww. projektu sporządzi potwierdzenie usunięcia danych i obrazów z systemu CPD CANARD, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia, potwierdzając wykonanie wskazanych czynności przez pracowników GITD, we współpracy z/lub przez uprawnionych pracowników firm współpracujących z GITD, posiadających wiedzę specjalistyczną w dziedzinie informatyki.
2.  2  Usunięcie dokumentacji, o której mowa w ust. 1 lub w ust. 1a, polega na usunięciu zapisu obrazów i danych w sposób trwale uniemożliwiający ich odtworzenie. Usunięcie obrazów i danych może również nastąpić przez fizyczne zniszczenie nośnika danych w sposób trwale uniemożliwiający odtworzenie obrazów i danych na nim zawartych.
3.  Co najmniej czterech członków Komisji, w tym Przewodniczący Komisji dokona sprawdzenia usunięcia brakowanej dokumentacji z systemu Archiwum Elektroniczne AE oraz sporządzi protokół z brakowania, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.
§  7.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1  3  

Główny Inspektorat Transportu Drogowego

Al. Jerozolimskie 94

00-807 Warszawa

 Warszawa, dn.......................

Potwierdzenie usunięcia danych i obrazów z systemu:

- ARCHIWUM ELEKTRONICZNE AE )*

- SYSTEM CPD CANARD )*

Na podstawie decyzji Archiwum Akt Nowych nr ................ z dnia ..............., wyrażającej zgodę na brakowanie dokumentacji oznaczonej:

- znak sprawy/znak teczki ..........................................................................................

- kategoria archiwalna ..........................................................................

- sygnatura archiwalna .........................................................................

- lata skrajne .........................................................................................

- hasło klasyfikacyjne dokumentacji .........................................................................................

- uwagi .......................................................................................................................................

na zlecenie z dnia .................................... Przewodniczącego Komisji do dokonania oceny i wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej do brakowania, w dniu ....................... pracownicy

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

usunęli z systemu:

* ARCHIWUM ELEKTRONICZNE AE dane i obrazy spraw z systemu Fet Traffic )*

* CPD CANARD )*

dokumentację określoną powyżej w ilości .................................. spraw,

o pojemności ....................................... GB.

)* - właściwe zaznaczyć

.......................................................................................................................

pieczęć i podpisczytelny podpis pracownika

kierującego komórką ds. informatykiusuwającego dane

lub koordynatora projektu

ZAŁĄCZNIK Nr  2  4  

Główny Inspektorat Transportu Drogowego

Al. Jerozolimskie 94

00-807 Warszawa

 Warszawa, dn.......................

Protokół brakowania dokumentacji

W dniu ................. Członkowie Komisji powołanej zarządzeniem nr .............. Głównego

Inspektora Transportu Drogowego z dnia w składzie:

1. .......................................................................... reprezentująca/y ...........................................

2. .......................................................................... reprezentująca/y ...........................................

3. .......................................................................... reprezentująca/y ...........................................

4. .......................................................................... reprezentująca/y ...........................................

5. .......................................................................... reprezentująca/y ...........................................

6. .......................................................................... reprezentująca/y ...........................................

7. .......................................................................... reprezentująca/y ...........................................

na podstawie:

1. decyzji Archiwum Akt Nowych nr ................. z dnia ....................., wyrażającej zgodę na brakowanie akt oznaczonych:

- znak sprawy/znak teczki ...................................................................................

- kategoria archiwalna .........................................................................................

- sygnatura archiwalna ........................................................................................

- lata skrajne ........................................................................................................

- hasło klasyfikacyjne dokumentacji ..................................................................................

...........................................................................................................................................

- uwagi ................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

2. otrzymanego Potwierdzenia usunięcia danych z systemu:

- ARCHIWUM ELEKTRONICZNE AE )*

- SYSTEM CPD CANARD )*

z dnia .........................................;

3. po dokonaniu w dniu ................ sprawdzenia poprawności usunięcia danych w systemie:

- ARCHIWUM ELEKTRONICZNE AE )*

- SYSTEM CPD CANARD )*

stwierdzają wybrakowanie akt określonych w punkcie 1.

)* - właściwe zaznaczyć

 Komisja:

 1. ..........................................................................

 2. ..........................................................................

 3. ..........................................................................

 4. ..........................................................................

 5. ..........................................................................

 6. ..........................................................................

 7. ..........................................................................

1 § 6 ust. 1a dodany przez § 1 pkt 1 lit. a zarządzenia nr 5/2020 z dnia 3 lutego 2020 r. (Dz.Urz.GITD.2020.5) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 4 lutego 2020 r.
2 § 6 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 1 lit. b zarządzenia nr 5/2020 z dnia 3 lutego 2020 r. (Dz.Urz.GITD.2020.5) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 4 lutego 2020 r.
3 Załącznik nr 1 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 5/2020 z dnia 3 lutego 2020 r. (Dz.Urz.GITD.2020.5) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 4 lutego 2020 r.
4 Załącznik nr 2 zmieniony przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 5/2020 z dnia 3 lutego 2020 r. (Dz.Urz.GITD.2020.5) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 4 lutego 2020 r.