Dz.Urz.GITD.2018.49

| Akt obowiązujący
Wersja od: 24 października 2018 r.

ZARZĄDZENIE Nr 49/20 1 8
GŁÓWNEGO INSPEKTORA TRANSPORTU DROGOWEGO
z dnia 23 października 2018 r.
w sprawie powołania Komisji do dokonania oceny i wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania

Na postawie art. 5 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217) w związku z art. 52 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2017 r. poz. 2200, z późn. zm.), zarządza się, co następuje:
§  1. 
1.  Powołuje się Komisję do dokonania oceny i wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, o której mowa w załączniku nr 3 do zarządzenia nr 36/2014 Głównego Inspektora Transportu Drogowego z dnia 14 listopada 2014 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego (Dz. Urz. GITD poz. 22 oraz z 2018 r. poz. 14), zwaną dalej "Komisją".
2.  W skład Komisji wchodzą:
1) Klaudia Koprowska - Biuro Dyrektora Generalnego - Przewodniczący Komisji;
2) Barbara Bijata - Biuro Dyrektora Generalnego - Zastępca Przewodniczącego Komisji;
3) Adam Suchenek - Biuro Dyrektora Generalnego - Członek Komisji;
4) Magdalena Karwat - Biuro do spraw Transportu Międzynarodowego - Członek Komisji;
5) Janusz Sokalski - Biuro do spraw Transportu Międzynarodowego - Członek Komisji;
6) Wenesa Sternik - Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym - Członek Komisji;
7) Grażyna Wągrodzka - Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym - Członek Komisji;
8) Grzegorz Szymborski - Biuro Finansowe - Członek Komisji;
9) Rafał Zdun - Biuro Finansowe - Członek Komisji;
10) Dawid Bauman - Biuro Finansowe - Członek Komisji;
11) Klaudia Marcinkiewicz - Biuro Finansowe - Członek Komisji;
12) Renata Domarecka - Biuro Finansowe - Członek Komisji.
§  2. 
1.  Pracami Komisji kieruje Przewodniczący Komisji, a w przypadku jego nieobecności Zastępca Przewodniczącego Komisji.
2.  Do obowiązków Przewodniczącego Komisji należy w szczególności:
1) organizowanie prac Komisji;
2) reprezentowanie Komisji na zewnątrz;
3) czuwanie nad sprawnym wypełnianiem zadań i wydawanie wiążących poleceń pozostałym członkom Komisji.
3.  Przewodniczący Komisji do pracy Komisji związanej z brakowaniem dokumentacji na nośnikach informatycznych może włączyć innych pracowników Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego, zwanego dalej "GITD", lub pracowników firm współpracujących z GITD, posiadających wiedzę specjalistyczną w dziedzinie informatyki.
4.  Uczestnictwo Przewodniczącego Komisji bądź jego zastępcy jest warunkiem koniecznym do przeprowadzenia kwalifikacji akt do brakowania.
§  3.  Komisja, dokona kwalifikacji dokumentacji do wybrakowania, mając na względzie dalszą jej przydatność praktyczną w GITD do dnia 31 grudnia 2018 r.
§  4.  Członkowie Komisji, o których mowa w § 1 ust. 2 pkt 2 i 3, po dokonaniu przez Komisję oceny przydatności dokumentacji niearchiwalnej sporządzą protokół oraz spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie, nieprzydatnej do celów praktycznych, dla której upłynęły terminy przechowywania.
§  5.  Dwóch członków Komisji, po uzyskaniu zgody Archiwum Akt Nowych na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przekaże akta na nośniku papierowym do zniszczenia podmiotowi zewnętrznemu.
§  6. 
1.  Przewodniczący Komisji, po uzyskaniu zgody Archiwum Akt Nowych na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej na nośnikach informatycznych zleci kierującemu komórką ds. informatycznych usunięcie z nośników informatycznych dokumentacji przewidzianej do brakowania z systemu Archiwum Elektroniczne AE. Kierownik komórki ds. informatycznych oraz pracownicy tej komórki usuwający dane, sporządzą potwierdzenie usunięcia danych i obrazów, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia, potwierdzając wykonanie wskazanych czynności przez pracowników tej komórki lub pracowników firm współpracujących z GITD, posiadających wiedzę specjalistyczną w dziedzinie informatyki.
2.  Usunięcie dokumentacji, o której mowa w ust. 1, polega na usunięciu zapisu obrazów i danych w sposób trwale uniemożliwiający ich odtworzenie. Usunięcie obrazów i danych może również nastąpić przez fizyczne zniszczenie nośnika danych w sposób trwale uniemożliwiający odtworzenie obrazów i danych na nim zawartych.
3.  Co najmniej czterech członków Komisji, w tym Przewodniczący Komisji dokona sprawdzenia usunięcia brakowanej dokumentacji z systemu Archiwum Elektroniczne AE oraz sporządzi protokół z brakowania, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.
§  7.  Do spraw nieuregulowanych w niniejszym zarządzeniu mają zastosowanie przepisy zarządzenia nr 36/2014 Głównego Inspektora Transportu Drogowego z dnia 14 listopada 2014 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego.
§  8.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

Główny Inspektor Transportu Drogowego: A. Gajadhur Załączniki do zarządzenia nr 49/2018 Głównego Inspektora Transportu Drogowego z dnia 23 października 2018 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Warszawa, dn....................

Potwierdzenie usunięcia danych i obrazów z systemu ARCHIWUM ELEKTRONICZNE AE

Na podstawie decyzji Archiwum Akt Nowych nr ..............z dnia,........................., wyrażającej zgodę na brakowanie dokumentacji oznaczonej:

- znak sprawy..........................................................

- kategoria archiwalna..........................................................

- sygnatura archiwalna..........................................................

- lata skrajne..........................................................

- hasło klasyfikacyjne dokumentacji ...................................................................................................................................................................................

- uwagi ..............................................................................................................................................................................

na zlecenie z dnia ................. Przewodniczącego Komisji do dokonania oceny i wydzieleni dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, w dniu ................. pracownicy ..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................usunęli z sytemu ARCHIWUM ELEKTRONICZNE AE dane i obrazy spraw z systemu GDŻ z lat .................w ilości ................. spraw.

.......................................... .......................................

pieczęć i podpis pieczęć i podpis

kierującego komórką ds. informatyki pracownika usuwającego dane

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Warszawa, dn....................

Protokół brakowania dokumentacji

W dniu ................. Członkowie Komisji powołanej zarządzeniem nr ....................... Głównego

Inspektora Transportu Drogowego z dnia .................... w składzie:

1. ................................................. reprezentuj ąca/y ...............................................

2. ................................................. reprezentuj ąca/y ...............................................

3. ................................................. reprezentuj ąca/y ...............................................

4. ................................................. reprezentuj ąca/y ...............................................

5. ................................................. reprezentuj ąca/y ...............................................

6. ................................................. reprezentuj ąca/y ...............................................

7. ................................................. reprezentuj ąca/y ...............................................

na podstawie:

1. decyzji Archiwum Akt Nowych nr................. z dnia, ................... wyrażającej zgodę na brakowanie akt oznaczonych:

- znak sprawy ...............................................

- kategoria archiwalna ...............................................

- sygnatura archiwalna ...............................................

- lata skrajne ...............................................

- hasło klasyfikacyjne dokumentacji............................................... .........................................................................................................................................

- uwagi .............................................................................................. .........................................................................................................................................

2. otrzymanego Potwierdzenia usunięcia danych z systemu ARCHIWUM ELEKTRONICZNE AE z dnia .................

3. po dokonaniu w dniu ..................sprawdzenia poprawności usunięcia danych w systemie ARCHIWUM ELEKTRONICZNE AE

stwierdzają wybrakowanie akt określonych w punkcie 1.

Komisja:

1. ...............................................

2. ...............................................

3. ...............................................

4. ...............................................

5. ...............................................

6. ...............................................

7. ...............................................