Powołanie Komisji do dokonania oceny i wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.GITD.2017.26

Akt obowiązujący

Wersja od: 17 listopada 2017 r.

ZARZĄDZENIE Nr 26/2017

GŁÓWNEGO INSPEKTORA TRANSPORTU DROGOWEGO

z dnia 26 czerwca 2017 r.

w sprawie powołania Komisji do dokonania oceny i wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania

Na podstawie art. 52 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2016 r. poz. 1907, 1935 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 708), zarządza się co następuje:

§ 1. Powołuje się Komisję do dokonania oceny i wydzielenia do wybrakowania dokumentacji niearchiwalnej, zwaną dalej "Komisją", w składzie:

1) 1  Mirosław Kamiński - Biuro Dyrektora Generalnego - Przewodniczący Komisji;

2) Barbara Bijata - Biuro Dyrektora Generalnego - Zastępca Przewodniczącego Komisji;

3) Monika Małowidzka - Biuro do spraw Transportu Międzynarodowego - Członek Komisji;

4) Wenesa Sternik- Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym - Członek Komisji;

5) Grażyna Wągrodzka - Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym - Członek Komisji;

6) Anna Majda - Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym - Członek Komisji;

7) Damian Wiktorzak - Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym - Członek Komisji;

8) Jarosław Goś - Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym - Członek Komisji;

9) Hanna Siembida - Biuro Finansowo-Gospodarcze - Członek Komisji;

10) Adam Suchenek - Biuro Dyrektora Generalnego - Członek Komisji.

§  2. 

1. Pracami Komisji kieruje Przewodniczący Komisji, a w przypadku jego nieobecności Zastępca Przewodniczącego Komisji.

2. Do obowiązków Przewodniczącego Komisji należy w szczególności:

1) organizowanie prac Komisji;

2) reprezentowanie Komisji na zewnątrz;

3) czuwanie nad sprawnym wypełnianiem zadań i wydawanie wiążących poleceń pozostałym członkom Komisji.

3. Przewodniczący Komisji do pracy Komisji związanej z brakowaniem dokumentacji na nośnikach informatycznych może włączyć innych pracowników Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego, zwanego dalej "GITD", lub pracowników firm współpracujących z GITD, posiadających wiedzę specjalistyczną w dziedzinie informatyki.

4. Uczestnictwo Przewodniczącego Komisji bądź jego zastępcy jest warunkiem koniecznym do przeprowadzenia kwalifikacji akt do brakowania.

§ 3. Komisja dokona kwalifikacji dokumentacji do wybrakowania, mając na względzie dalszą jej przydatność praktyczną w GITD.

§ 4. Członkowie Komisji, o których mowa w § 1 pkt 2 i 10, po dokonaniu przez Komisję oceny przydatności dokumentacji niearchiwalnej, w tym dokumentacji wytworzonej przez byłe Biuro Obsługi Transportu Międzynarodowego, sporządzą protokół oraz spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie, nieprzydatnej do celów praktycznych, dla której upłynęły terminy przechowywania.

§ 5. Dwóch członków Komisji, po uzyskaniu zgody Archiwum Akt Nowych na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przekaże akta na nośniku papierowym do zniszczenia podmiotowi zewnętrznemu.

§  6. 

1. Przewodniczący Komisji, po uzyskaniu zgody Archiwum Akt Nowych na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej na nośnikach informatycznych, zleci Koordynatorowi projektu "Wytworzenie i wdrożenie centralnego systemu przetwarzania dla Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym wraz ze świadczeniem usług gwarancyjnych oraz utrzymania i rozwoju systemu" usunięcie z nośników informatycznych dokumentacji przewidzianej do brakowania z systemu CPD CANARD. Koordynator projektu sporządzi potwierdzenie usunięcia danych i obrazów z systemu CPD CANARD, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

2. Usunięcie dokumentacji, o której mowa w ust. 1, polega na usunięciu zapisu obrazów i danych w sposób trwale uniemożliwiający ich odtworzenie. Usunięcie obrazów i danych może również nastąpić przez fizyczne zniszczenie nośnika danych w sposób trwale uniemożliwiający odtworzenie obrazów i danych na nim zawartych.

3. Co najmniej czterech członków Komisji, w tym jeden będący pracownikiem Archiwum Zakładowego w Biurze Dyrektora Generalnego, dokona sprawdzenia usunięcia brakowanej dokumentacji z systemu CPD CANARD oraz sporządzi protokół z brakowania, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Główny Inspektorat Transportu Drogowego

Al. Jerozolimskie 94

00-807 Warszawa

Warszawa, dn..............

Na podstawie decyzji Archiwum Akt Nowych nr ...................... z dnia .............................,

wyrażającej zgodę na wybrakowanie dokumentacji oznaczonej:

- znak sprawy .......................................................................

- kategoria archiwalna ..........................................................

- sygnatura archiwalna .........................................................

- hasło klasyfikacyjne dokumentacji ......................................................................................

................................................................................................................................................

- uwagi ...................................................................................................................................

................................................................................................................................................

................................................................................................................................................

na zlecenie z dnia .............................. Koordynatora projektu "Wytworzenie i wdrożenie centralnego systemu przetwarzania dla Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym wraz ze świadczeniem usług gwarancyjnych oraz utrzymania i rozwoju systemu"

Pana .................................................................. w dniu ................................. pracownicy ....................................................................................... usunęli z sytemu CPD CANARD dane

i obrazy w sprawach oznaczonych wyróżnikiem literowym F w ilości ............................ spraw.

....................................................... ..............................................................

pieczęć i podpis Koordynatora pieczęć i podpis podmiotu zewnętrznego

projektu usuwającego dane

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Główny Inspektorat Transportu Drogowego

Al. Jerozolimskie 94

00-807 Warszawa

Warszawa, dn..............

W dniu ................................. Członkowie Komisji powołanej zarządzeniem nr ...................

Głównego Inspektora Transportu Drogowego z dnia ...................... w składzie:

1. ....................................................... reprezentująca/y ........................................................

2. ....................................................... reprezentująca/y ........................................................

3. ....................................................... reprezentująca/y ........................................................

4. ....................................................... reprezentująca/y ........................................................

5. ....................................................... reprezentująca/y ........................................................

6. ....................................................... reprezentująca/y ........................................................

7. ....................................................... reprezentująca/y ........................................................

na podstawie:

1. decyzji Archiwum Akt Nowych nr ........................... z dnia ..........................., wyrażającej zgodę na brakowanie akt oznaczonych:

- znak sprawy ......................................................

- kategoria archiwalna .........................................

- sygnatura archiwalna ........................................

- hasło klasyfikacyjne dokumentacji .............................................................................................

.......................................................................................................................................................

- rok wytworzenia akt ...................................................................................................................

- uwagi ..........................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

2. otrzymanego Protokołu usunięcia danych z systemu CPD CANARD

z dnia ..........................................

3. po dokonaniu w dniu ................................ sprawdzenia poprawności usunięcia danych

w systemie CPD CANARD

stwierdzają wybrakowanie akt określonych w punkcie 1.

Komisja:

1. ............................................................

2. ............................................................

3. ............................................................

4. ............................................................

5. ............................................................

6. ............................................................

7. ............................................................

¹ § 1 pkt 1:

- zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 35/2017 z dnia 25 września 2017 r. (Dz.Urz.GITD.2017.35) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 25 września 2017 r.

- zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 42/2017 z dnia 17 listopada 2017 r. (Dz.Urz.GITD.2017.42) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 17 listopada 2017 r.