Powołanie i zasady pracy komisji konkursowej do oceny ofert złożonych w otwartym konkursie ofert "Wspieranie działań archiwalnych 2019".

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.NDAP.2019.9

Akt utracił moc

Wersja od: 3 kwietnia 2019 r.

ZARZĄDZENIE Nr 9

NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH

z dnia 3 kwietnia 2019 r.

w sprawie powołania i zasad pracy komisji konkursowej do oceny ofert złożonych w otwartym konkursie ofert "Wspieranie działań archiwalnych 2019"

Na podstawie art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2018 r. poz. 450, 650, 723 i 1365 oraz z 2019 r. poz. 37) oraz art. 43a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553) zarządza się, co następuje:

§ 1. W celu oceny ofert złożonych w otwartym konkursie ofert na realizację zadania publicznego, ogłoszonym zarządzeniem Nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 26 lutego 2019 r. w sprawie ogłoszenia konkursu na realizację zadania publicznego "Wspieranie działań archiwalnych 2019" (Dz. Urz. NDAP poz. 2), zwanym dalej "WDA 2019", powołuje się komisję konkursową, zwaną dalej "komisją", w składzie:

1) Maciej Gajewski, dyrektor Departamentu Organizacji i Udostępniania - przewodniczący komisji;

2) Urszula Kwiatek-Kwiatkowska, starszy specjalista w Departamencie Organizacji i Udostępniania - sekretarz komisji;

3) Roman Dederczuk, starszy specjalista w Biurze Dyrektora Generalnego - Wydział Finansowo-Księgowy;

4) Robert Górski, starszy specjalista w Departamencie Archiwistyki;

5) Ewelina Kowalik, specjalista w Departamencie Organizacji i Udostępniania;

6) dr Bartosz Nowożycki, starszy specjalista w Departamencie Archiwistyki.

§  2. 

1. Oferty złożone w WDA 2019 zostają poddane ocenie formalnej zgodnie z kryteriami określonymi w zarządzeniu, o którym mowa w § 1, przy użyciu karty oceny formalnej oferty, zwanej dalej "kartą o. f.", której wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

2. Karty o. f. sporządzają i wypełniają pracownicy Departamentu Organizacji i Udostępniania, zwanego dalej "DOU", wymienieni w § 1, z wyłączeniem przewodniczącego komisji.

3. Karty o. f. w zakresie rachunkowo-finansowym wypełnia pracownik Biura Dyrektora Generalnego - Wydziału Finansowo-Księgowego, zwanego dalej "WFK", wymieniony w § 1.

4. Sekretarz komisji sporządza protokół z posiedzenia dotyczącego oceny formalnej ofert. Załącznikiem do protokołu jest lista oferentów, których oferty odrzucono ze względów formalnych oraz lista ofert przekazanych do oceny merytorycznej.

5. Oferty złożone w WDA 2019, które uzyskają pozytywną ocenę formalną, zostają poddane ocenie merytorycznej zgodnie z kryteriami określonymi w zarządzeniu, o którym mowa w § 1, przy użyciu karty oceny merytorycznej oferty, zwanej dalej "kartą o. m.", której wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

6. Podczas posiedzenia komisji dotyczącego oceny merytorycznej ofert, pracownicy Departamentu Archiwistyki, zwanego dalej "DA", wymienieni w § 1, omawiają oferty i punktację przyznaną w poszczególnych kryteriach. Z sumy punktów wyciągana jest średnia arytmetyczna stanowiąca ocenę każdej oferty. Na tej podstawie komisja ustala listę ofert odrzuconych oraz rekomendowanych do udzielenia dotacji, wraz z propozycją wysokości dotacji.

7. Wypełnione karty o. f. i karty o. m. są zatwierdzane przez komisję podczas posiedzeń.

8. Sekretarz komisji sporządza protokół z posiedzenia dotyczącego oceny merytorycznej ofert. Załącznikiem do protokołu jest lista kolejności ofert, którą ustala się według przyznanej punktacji, poczynając od oferty, która uzyskała największą liczbę punktów, wraz z propozycją wysokości dotacji.

9. Protokoły z posiedzeń komisji są każdorazowo akceptowane przez wszystkich członków komisji w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, a następnie zatwierdzane i podpisywane przez przewodniczącego komisji.

10. Listę, o której mowa w ust. 8, Przewodniczący komisji przedkłada Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.

§  3. 

1. Posiedzenia komisji zwołuje i kieruje nimi przewodniczący komisji.

2. Członkowie komisji przed pierwszym posiedzeniem, po zapoznaniu się z wykazem złożonych ofert, składają oświadczenie o braku konfliktu interesów, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

3. W przypadku, gdy z oświadczenia członka komisji wynika, że zachodzi konflikt interesów, członek ten zostaje wyłączony ze składu komisji, a na jego miejsce Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych powołuje nowego członka komisji.

4. Prace komisji odbywają się na posiedzeniach oraz z użyciem środków komunikacji elektronicznej.

5. Komisja obraduje na posiedzeniach zamkniętych, bez udziału oferentów, w siedzibie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

6. Uczestnictwo w komisji stanowi realizację obowiązków służbowych.

7. Do ważności postanowień komisji wymagane jest uczestnictwo przewodniczącego, pracownika WFK oraz co najmniej jednego pracownika DOU i DA, wymienionych w § 1.

8. Rozstrzygnięcia komisji zapadają zwykłą większością głosów członków obecnych na posiedzeniu. W przypadku równej ilości głosów "za" i "przeciw" decyduje głos przewodniczącego komisji.

9. Sekretarz komisji prowadzi dokumentację postępowania konkursowego.

10. Obsługę kancelaryjną i administracyjną komisji zapewnia DOU.

§ 4. Komisja działa do chwili zawarcia ostatniej umowy o realizację zadania publicznego WDA 2019.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

WZÓR

KARTA OCENY FORMALNEJ OFERT W KONKURSIE "WSPIERANIE DZIAŁAŃ ARCHIWALNYCH 2019"

Nazwa wnioskodawcy:	(nazwa podmiotu biorącego udział w konkursie)
Nazwa zadania:	(nazwa zadania zgłoszonego w konkursie)
Nr sprawy z EZD:	(numer nadany przy rejestracji w eDok)
Imię i nazwisko członka komisji konkursowej:	(imię i nazwisko osoby weryfikującej złożoną ofertę)

Kryteria oceny formalnej:

1	Złożenie oferty o dofinansowanie w odpowiedniej formie	Oferent złożył ofertę na odpowiednim formularzu określonym w Regulaminie konkursu	(skreślić niewłaściwe) TAK/NIE (niespełnienie kryterium oznacza odrzucenie oferty)
2	Podpis osób upoważnionych	Oferta oraz kopie załączników zostały podpisane przez osoby odpowiednio do tego umocowane	(skreślić niewłaściwe) TAK/NIE (niespełnienie kryterium oznacza odrzucenie oferty)
3	Termin złożenia oferty	Oferta została dostarczona z zachowaniem terminu określonego w § 6 ust. 12 Regulaminu konkursu	(skreślić niewłaściwe) TAK/NIE (niespełnienie kryterium oznacza odrzucenie oferty)
4	Kompletność dokumentacji	Oferent złożył wszystkie wymagane załączniki	(skreślić niewłaściwe) TAK/NIE (niespełnienie kryterium oznacza odrzucenie oferty)
5	Liczba złożonych ofert	Oferent złożył w konkursie liczbę ofert, która nie wykracza ponad limit wskazany w § 6 ust. 4 Regulaminu konkursu	(skreślić niewłaściwe) TAK/NIE (niespełnienie kryterium oznacza odrzucenie oferty) odrzuceniu będą podlegać wszystkie oferty złożone przez tego oferenta (dotyczy również ofert wspólnych)
6	Prawidłowość określenia kwot wnioskowanej dotacji i wkładu własnego	Wnioskowana kwota dotacji jest zgodna z zasadami dofinansowania określonymi w Regulaminie konkursu, minimalne i maksymalne kwoty wnioskowanej dotacji mieszczą się w przedziale określonym w § 4 ust. 2 i 3 tego Regulaminu, a wkład własny nie jest niższy niż wskazany w § 4 ust. 5 Regulaminu konkursu	(skreślić niewłaściwe) TAK/NIE (niespełnienie kryterium oznacza odrzucenie oferty)
7	Prawidłowość złożenia oferty wspólnej	Oferenci zostali wybrani zgodnie z art. 3 ust. 2 i 3 udpp, a do oferty dołączone zostały wszystkie wymagane w takim przypadku dokumenty	(skreślić niewłaściwe) TAK/NIE (niespełnienie kryterium oznacza odrzucenie oferty)
8	Niepodleganie wykluczeniu z możliwości otrzymania dofinansowania ze środków dotacji na realizację zadania publicznego	Oferent jest podmiotem uprawnionym do złożenia oferty zgodnie z § 3 ust. 1 Regulaminu konkursu	(skreślić niewłaściwe) TAK, zgodne/NIE, niezgodne (niespełnienie kryterium oznacza odrzucenie oferty)
9	Kwalifikowalność wydatków	Wydatki wskazane w ofercie należą do wydatków kwalifikowanych, kategorie kosztów nie przekraczają określonych limitów, a realizacja projektu mieści się w ramach czasowych określonych w § 5 ust. 1 Regulaminu konkursu	(skreślić niewłaściwe) TAK/NIE (niespełnienie kryterium oznacza odrzucenie oferty)
10	Miejsce realizacji projektu	Projekt jest realizowany na terytorium Polski	(skreślić niewłaściwe) TAK/NIE (niespełnienie kryterium oznacza odrzucenie oferty)
11	Ocena możliwości realizacji zadania publicznego	Przedmiot działalności oferenta należy do zakresu przedmiotowego konkursu, określonego w § 2 ust. 2 Regulaminu konkursu	(skreślić niewłaściwe) TAK/NIE (niespełnienie kryterium oznacza odrzucenie oferty)

Ocena szczegółowa - kryteria nr 6 i 9:

Wnioskowana kwota dotacji:	Zł
Całkowity koszt zadania wg oferty:	Zł
Wysokość wkładu własnego zgodna z Regulaminem konkursu:	(skreślić niewłaściwe) TAK/NIE (Zgodnie z Regulaminem konkursu - co najmniej 10% całkowitego kosztu projektu - § 4 ust. 5)
Wysokość kosztów związanych z promocją zgodna z Regulaminem konkursu (nie przekracza 10% całkowitego kosztu zadnia publicznego):	(skreślić niewłaściwe) TAK/NIE (§ 4 ust. 15 Regulaminu konkursu)
Wysokość kosztów obsługi zadania publicznego zgodna z Regulaminem konkursu (nie przekracza 15% całkowitego kosztu zadania publicznego):	(skreślić niewłaściwe) TAK/NIE (§ 4 ust. 13 Regulaminu konkursu)
Zakup wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych zgodny z Regulaminem konkursu (nie przekracza wartości jednostkowej 10.000 zł brutto)	(skreślić niewłaściwe) TAK /NIE (§ 4 ust. 14 pkt 7 Regulaminu konkursu)
Wynik weryfikacji:	(należy skreślić niewłaściwe) Zaakceptowane* / wymaga wyjaśnień/uzupełnień* / odrzucone z przyczyn formalnych*: Uzasadnienie:
Podpis osoby weryfikującej:

ZAŁĄCZNIK Nr  2

WZÓR

Karta oceny merytorycznej ofert w konkursie "Wspieranie działań archiwalnych 2019" imię i nazwisko członka komisji .............................................................................

^Lp..	Nazwa wnioskodawcy	Nazwa zadania	Kryterium nr 1 Założenia zgłaszanego projektu są zgodne z celami i założeniami konkursu, określonymi w § 2 ust. 1-3 Regulaminu konkursu	Kryterium nr 2 Bezpłatne udostępnianie efektów realizacji projektu	Kryterium nr 3 Ocena merytoryczna wybranego materiału	Kryterium nr 4 Ocena efektywności projektu i profesjonalizmu przygotowania oferty	SUMA OCEN	Uwagi

ZAŁĄCZNIK Nr  3

WZÓR

Oświadczenie o braku konfliktu interesów

Oświadczam, że zapoznałam/zapoznałem się z listą oferentów, których oferty złożono w ogłoszonym przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych konkursie "Wspieranie działań archiwalnych 2019". Stwierdzam, że w stosunku do tych oferentów nie zachodzą wobec mnie przesłanki wyłączenia z prac komisji konkursowej, o których mowa w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096, z późn. zm.). W szczególności:

1) nie jestem oferentem biorącym udział w konkursie;

2) nie pozostaję z żadnym z oferentów w takim stosunku prawnym, że wynik konkursu może mieć wpływ na moje prawa lub obowiązki;

3) żaden z oferentów lub ich przedstawicieli nie jest moim małżonkiem, krewnym, powinowatym do drugiego stopnia włącznie ani nie jest ze mną związany z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli;

4) nie jestem przedstawicielem żadnego z oferentów;

5) nie pozostaję z żadnym z oferentów w stosunku nadrzędności służbowej;

6) w stosunku do oferentów nie zachodzą wobec mnie inne okoliczności mogące budzić wątpliwości co do mojej bezstronności.

	..................................................................
	(podpis członka komisji konkursowej)

Warszawa, dnia ...................... 2019 r.