Powierzenie Ośrodkowi Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą przetwarzania danych osobowych, których administratorem jest Minister Edukacji Narodowej, w związku z organizacją kursów dla repatriantów w roku 2020.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MEN.2020.15

Akt obowiązujący

Wersja od: 20 kwietnia 2020 r.

ZARZĄDZENIE Nr 16

MINISTRA EDUKACJI NARODOWEJ ¹

z dnia 20 kwietnia 2020 r.

w sprawie powierzenia Ośrodkowi Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą przetwarzania danych osobowych, których administratorem jest Minister Edukacji Narodowej, w związku z organizacją kursów dla repatriantów w roku 2020

Na podstawie art. 34 ust. 1 i art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2019 r. poz. 1171 oraz z 2020 r. poz. 568) oraz art. 28 ust. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2) zarządza się, co następuje:

§  1. 

1. Minister Edukacji Narodowej, zwany dalej "Ministrem", powierza Ośrodkowi Rozwoju Polskiej Edukacji za Granicą, zwanemu dalej "ORPEG", przetwarzanie danych osobowych w celu i w zakresie niezbędnym do organizacji kursów dla repatriantów w roku 2020.

2. Dane osobowe repatriantów przybyłych do Rzeczypospolitej Polskiej w 2019 r. i w 2020 r., obejmują: imię i nazwisko, datę urodzenia, adres zamieszkania, kraj pochodzenia, numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej.

3. Przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w ust. 2, powierza się do czasu zakończenia realizacji zadania, o którym mowa w ust. 1.

§ 2. Na powierzonych danych osobowych ORPEG wykonuje następujące operacje przetwarzania: przechowywanie dokumentów w postaci papierowej, przechowywanie na infrastrukturze serwerowej, zabezpieczanie, kopiowanie, w tym tworzenie kopii zapasowych, odzyskiwanie, odczytywanie, opracowywanie, formatowanie, importowanie do systemów teleinformatycznych, a także przekazywanie, udostępnianie, usuwanie, niszczenie lub inne operacje przetwarzania, zgodnie z poleceniem Ministra.

§ 3. ORPEG, przetwarzając powierzone dane osobowe:

1) stosuje środki zabezpieczenia określone w art. 32 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej "rozporządzeniem 2016/679", przy czym wdrożone środki zabezpieczenia muszą być adekwatne do zidentyfikowanych ryzyk dla zakresu powierzonego przetwarzania danych osobowych;

2) udziela pomocy administratorowi w zakresie:

a) realizacji obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III rozporządzenia 2016/679,

b) zapewnienia realizacji obowiązków wynikających z art. 32-36 rozporządzenia 2016/679;

3) niezwłocznie - nie później niż w ciągu 24 godzin od jego wystąpienia - zgłasza administratorowi każde naruszenie ochrony danych osobowych lub jego podejrzenie, którego będzie uczestnikiem, lub o którym poweźmie informację;

4) udostępnia administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 rozporządzenia 2016/679;

5) niezwłocznie, na wniosek administratora, udziela wszelkich informacji lub okazuje wszelkie niezbędne dokumenty związane ze środkami zabezpieczenia, o których mowa w pkt 1, z systemami teleinformatycznymi, w których są przetwarzane powierzone dane osobowe oraz z osobami upoważnionymi do ich przetwarzania;

6) umożliwia administratorowi, na każde żądanie, przeprowadzenie kontroli, audytu lub inspekcji w zakresie zapewnienia właściwej ochrony danych osobowych oraz aktywnie w nich uczestniczy;

7) niezwłocznie informuje administratora, jeżeli zdaniem ORPEG wydane mu polecenie stanowi naruszenie rozporządzenia 2016/679 lub innych obowiązujących przepisów;

8) niezwłocznie informuje administratora o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez ORPEG powierzonych mu danych osobowych, a także o wszelkich planowanych lub realizowanych w ORPEG kontrolach i audytach dotyczących tych danych osobowych.

§  4. 

1. ORPEG prowadzi ewidencję upoważnionych osób, które będą przetwarzać powierzone dane osobowe.

2. Na każde żądanie administratora ORPEG przedstawia ewidencję, o której mowa w ust. 1, zawierającą imiona i nazwiska upoważnionych osób, zakres rzeczowy upoważnienia oraz datę rozpoczęcia obowiązywania upoważnienia i jego zakończenia.

§  5. 

1. ORPEG zapoznaje osoby upoważnione, o których mowa w § 4 ust. 1, z przepisami rozporządzenia 2016/679 i innych powszechnie obowiązujących aktów prawnych o ochronie danych osobowych oraz informuje je o odpowiedzialności za nieprzestrzeganie tych przepisów.

2. Osoby upoważnione, o których mowa w § 4 ust. 1, są zobowiązane do przestrzegania przepisów rozporządzenia 2016/679 i innych powszechnie obowiązujących aktów prawnych o ochronie danych osobowych oraz do bezterminowego zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych i sposobów ich zabezpieczenia, a także do złożenia oświadczenia w tym przedmiocie.

3. ORPEG prowadzi ewidencję złożonych oświadczeń, o których mowa w ust. 2.

§  6. 

1. Minister wyraża zgodę na korzystanie przez ORPEG z usług innego podmiotu przetwarzającego.

2. Przed rozpoczęciem korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego ORPEG informuje o tym Ministra, który może wyrazić sprzeciw co do przedstawionego pomiotu przetwarzającego.

3. W przypadku korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, niezgodnie z ust. 2, ORPEG ponosi pełną odpowiedzialność za działania tego podmiotu.

4. Jeżeli podmiot, o którym mowa w ust. 1, nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków w zakresie ochrony danych osobowych, pełną odpowiedzialność wobec Ministra za wypełnienie obowiązków tego podmiotu ponosi ORPEG.

§  7. 

1. W przypadku, o którym mowa w § 6 ust. 1, ORPEG zapewnia, w szczególności stosując odpowiednie klauzule umowne w pisemnych umowach zawieranych z innym podmiotem przetwarzającym, że podmiot ten spełnia wymagania określone w art. 32 rozporządzenia 2016/679.

2. ORPEG nakłada na podmiot przetwarzający, z którego usług będzie korzystać, obowiązek niezwłocznego - nie później niż w ciągu 24 godzin - zgłoszenia ORPEG stwierdzonego naruszenia ochrony danych osobowych lub jego podejrzenia, zgodnie z art. 33 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.

3. ORPEG ma obowiązek niezwłocznego - nie później niż w ciągu 24 godzin od momentu otrzymania od podmiotu przetwarzającego zgłoszenia, o którym mowa w ust. 2 - przekazania zgłoszenia Ministrowi.

§ 8. ORPEG lub podmiot przetwarzający, z którego usług ORPEG będzie korzystać, nie mogą przekazywać powierzonych danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej bez wyraźnego polecenia lub wyraźnej zgody Ministra.

§ 9. ORPEG, niezwłocznie po zakończeniu realizacji zadania, o którym mowa w § 1 ust. 1, usuwa powierzone dane osobowe oraz wszelkie ich istniejące kopie, chyba że przepisy prawa nakazują dalsze przechowywanie danych osobowych.

§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

¹ Minister Edukacji Narodowej kieruje działem administracji rządowej - oświata i wychowanie, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Edukacji Narodowej (Dz. U. poz. 2268).