Postępowanie z dokumentacją, zasady jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych.
Dz.Urz.MON.2013.368
Akt utracił mocZARZĄDZENIE 42/MON
MINISTRA OBRONY NARODOWEJ
z dnia 19 grudnia 2013 r.
w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych
Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 i art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016) zarządza się, co następuje:
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1
INSTRUKCJA POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ
INSTRUKCJA POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ
Rozdział 1 Postanowienia ogólne
Rozdział 2 Zarządzanie dokumentacją
Rozdział 3 Postępowanie z materiałami archiwalnymi
Rozdział 4 Postępowanie z dokumentacją niearchiwalną
Rozdział 5 Postępowanie z dokumentacją w przypadku rozformowania lub przeformowania jednostki organizacyjnej
Załączniki do instrukcji:
Załącznik Nr 1 - Wzór pierwszej strony okładki teczki akt
Załącznik Nr 2 - Wzór spisu akt
Załącznik Nr 3 - Wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
Postanowienia ogólne
1) odpowiada za opracowanie projektu jednolitego rzeczowego wykazu akt jednostki organizacyjnej i jego aktualizację;
2) nadzoruje właściwy dobór haseł klasyfikacyjnych do akt spraw realizowanych przez wykonawców oraz właściwe kompletowanie dokumentacji w teczki akt spraw;
3) uczestniczy w procesie brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
1) dokument - każdą utrwaloną informację, w szczególności w postaci pisma, również informację utrwaloną na informatycznych nośnikach danych;
2) kancelaria - kancelarię jawną, kancelarię tajną, kancelarię tajną międzynarodową, punkt ewidencyjny, komórkę lub wyznaczoną osobę wchodzącą w skład jednostki organizacyjnej, odpowiedzialną za przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie, obieg i udostępnianie dokumentów;
3) komórka wewnętrzna - część składową jednostki organizacyjnej;
4) komórka merytoryczna - komórkę wewnętrzną zakładającą sprawę, odpowiedzialną za jej prowadzenie oraz załatwienie;
5) pismo - wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia;
6) prowadzący sprawę - osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności, w szczególności przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy;
7) przesyłka - dokumenty w postaci odpowiednio zabezpieczonych, zaadresowanych i oznaczonych paczek lub listów;
8) skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, zawierających dokumenty w postaci elektronicznej;
9) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości.
Rozdział 2
Zarządzanie dokumentacją
Zarządzanie dokumentacją
1) sporządza adnotację bezpośrednio na przesyłce lub piśmie, opisującą sposób załatwienia sprawy lub jeżeli sprawa tego wymaga - notatkę służbową;
2) umieszcza przesyłkę lub pismo wraz z notatką w aktach sprawy;
3) przekazuje przesyłkę lub pismo do kancelarii.
1) pisma dotyczące sprawy;
2) notatki służbowe z przeprowadzonych czynności;
3) uwagi i adnotacje kierowników komórek wewnętrznych odnoszące się do projektów pism, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie.
Rozdział 3
Postępowanie z materiałami archiwalnymi
Postępowanie z materiałami archiwalnymi
1) akta w teczkach ułożyć sprawami, z zachowaniem kolejności wpływu oraz chronologii w obrębie sprawy;
2) w teczkach akt pozostawić tylko jeden egzemplarz spośród materiałów powtarzalnych (wieloegzemplarzowych), a dokumenty pozostające w teczce pozbawić elementów metalowych (spinaczy, zszywek itp.);
3) na początku każdej teczki akt zamieścić spis spraw lub spis dokumentów nietworzących akt sprawy;
4) ponumerować strony teczki akt, umieszczając kolejny numer w górnym rogu, przy zewnętrznej krawędzi każdej zapisanej strony - przy pomocy numeratora lub miękkiego ołówka (każdy tom numerować oddzielnie);
5) akta zszyć w co najmniej czterech miejscach, w sposób nienaruszający tekstu, aby jego odczytanie i wykonanie kopii było w pełni możliwe, tworząc poszyt o grubości nieprzekraczającej 5 cm;
6) pierwszą stronę okładki akt opisać zgodnie ze wzorem określonym w załączniku Nr 1 do instrukcji.
1) liczbę porządkową;
2) tytuł sprawy (dokumentu) lub jej temat i charakter;
3) numer pierwszej strony akt sprawy (dokumentu);
4) podpis sporządzającego spis spraw (dokumentów).
1) nazwę twórcy akt stanowi pełna nazwa jednostki organizacyjnej, która je wytworzyła;
2) spisowi akt numer nadaje archiwum w momencie przyjęcia akt;
3) poszczególne pozycje spisu należy rozdzielać separatorem;
4) spis akt należy wykonać w formacie A4, w pionowym układzie strony, w wydruku dwustronnym (czcionka 12 pt), z marginesem na zszycie o szerokości 3,5 cm.
1) oprawienie poszytu w okładkę wykonaną z tektury litej bezkwasowej, o grubości co najmniej 1 mm i gramaturze 600-900 g/m2;
2) zapakowanie w pudła archiwalne wykonane z tektury litej bezkwasowej, o gramaturze co najmniej 1300 g/m2 ;
3) zaopatrzenie materiałów, o których mowa w pkt. 31, w oprawy wskazane przez archiwum.
Rozdział 4
Postępowanie z dokumentacją niearchiwalną
Postępowanie z dokumentacją niearchiwalną
1) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich przeprowadza się po dniu 1 stycznia roku następującego po roku, w którym wygasa okres jej przechowywania;
2) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "Bc" przeprowadza się po utracie przez tę dokumentację przydatności praktycznej dla jednostki organizacyjnej, nie wcześniej niż po upływie jednego roku od daty jej wytworzenia.
Rozdział 5
Postępowanie z dokumentacją w przypadku rozformowania lub przeformowania jednostki organizacyjnej
Postępowanie z dokumentacją w przypadku rozformowania lub przeformowania jednostki organizacyjnej
1) wydaje wytyczne w zakresie postępowania z dokumentacją w jednostce organizacyjnej w trakcie rozformowywania - po zasięgnięciu opinii dyrektora właściwego archiwum;
2) występuje do dyrektora Centralnego Archiwum Wojskowego z wnioskiem o przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej - nie później niż trzy miesiące przed terminem rozformowania.
1) zakres spraw wymagających zakończenia i włączenia do odpowiednich teczek akt spraw;
2) zakres spraw niezakończonych, podlegających przekazaniu do innej jednostki organizacyjnej;
3) zakres spraw włączanych do teczki likwidacyjnej.
1) dokumenty normatywne dotyczące rozformowania jednostki organizacyjnej;
2) plany i harmonogramy rozformowania;
3) sprawozdania (meldunki) z czynności przewidzianych w procesie rozformowania jednostki organizacyjnej;
4) spisy akt przekazanych do archiwum i spisy dokumentacji niearchiwalnej przekazanej do jednostki organizacyjnej, o której mowa w pkt 52 ppkt 2.
1) materiały archiwalne przekazuje do właściwego archiwum;
2) dokumentację niearchiwalną, dla której nie upłynął okres przechowywania, przekazuje jednostce organizacyjnej, która:
a) jest określona w dokumencie decyzyjnym albo,
b) przejmuje zadania i funkcje rozformowanej jednostki albo,
c) jest następcą prawnym;
3) dokumentację niearchiwalną, dla której upłynął okres przechowywania - brakuje.
Załącznik Nr 1
WZÓR
TECZKA AKT ........................................
WZÓR
TECZKA AKT ........................................
(nazwa jednostki organizacyjnej będącej twórcą akt)
(symbol klasyfikacyjny)
......................................................................................................................................................
(hasło klasyfikacyjne)
......................................................................................................................................................
(informacje o dokumentacji zawartej w teczce)
......................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................
TOM ......
KATEGORIA ARCHIWALNA.......................
ROZPOCZĘTO:..........................................
ZAKOŃCZONO:........................................
ILOŚĆ STRON:..........................................
Załącznik Nr 2
WZÓR
WZÓR
(pełna nazwa jednostki organizacyjnej
przekazującej akta)
SPIS AKT NR.........../.........
........................................................................
(nazwa twórcy akt)
przekazanych do ................................................................................................................
(nazwa archiwum)
Lp. | Symbol klasyfikacyjny i numer ewidencyjny | Hasło klasyfikacyjne (tom, nr egzemplarza) | Kategoria archiwalna | Data rozpoczęcia | Data zakończenia | Ilość stron | Informacje uzupełniające |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Razem pozycji ............ (słownie)
Przekazania dokonano w dniu .. .. .... r.
Przekazał : ............................................................. Przyjął: .....................................................
(stanowisko, imię i nazwisko oraz podpis) (stanowisko, imię i nazwisko oraz podpis)
m.p.
archiwum
Załącznik Nr 3
WZÓR
PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ
WZÓR
PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ
....................................................................
(stanowisko, imię i nazwisko kierownika
jednostki organizacyjnej, data i podpis) Egz. nr.....
przeprowadzonej w ............................................................
(pełna nazwa jednostki organizacyjnej)
Komisja powołana rozkazem (decyzją) .......................................................... w składzie:
Przewodniczący: ....................................................................
Członkowie: ...................................................................
...................................................................
w dniach ...................................przeprowadziła ocenę dokumentacji niearchiwalnej wytworzonej przez .....................................................................................................................
(pełna nazwa jednostki organizacyjnej będącej twórcą akt)
W wyniku przeprowadzonych czynności wydzielono do zniszczenia dokumentację niearchiwalną, wyszczególnioną w poniższym wykazie, dla której upłynął okres przechowywania i która stała się zbędna do dalszej działalności.
Wykaz dokumentacji niearchiwalnej wydzielonej do zniszczenia*
Lp. | Symbol klasyfikacyjny i numer ewidencyjny | Hasło klasyfikacyjne teczki akt lub nazwa dokumentu | Kategoria archiwalna | Data rozpoczęcia | Data zakończenia | Ilość stron | Informacje uzupełniające |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Razem pozycji ............ (słownie)
podpisy komisji:
.......................................
.......................................
.......................................
Wykonano w 2 egz.
egz. Nr 1 - a/a
egz. Nr 2. - właściwe archiwum
* W wykazie umieszcza się dokumentację w kolejności kategorii archiwalnych, począwszy od najwyższej, z zachowaniem chronologii.
ZAŁĄCZNIK Nr 2
SPOSÓB OZNACZANIA KATEGORII ARCHIWALNYCH DOKUMENTACJI
SPOSÓB OZNACZANIA KATEGORII ARCHIWALNYCH DOKUMENTACJI
2. Symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, podlegającej po upływie okresu przechowywania -brakowaniu.
3. Symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, podlegającej po upływie okresu przechowywania - ekspertyzie archiwalnej.
4. Symbolem "Bc" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, która po utracie przydatności praktycznej podlega brakowaniu, przy czym nie wcześniej niż po upływie jednego roku od daty jej wytworzenia.
5. Okresy przechowywania dokumentacji niearchiwalnej określane cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następującego po roku, w którym została zamknięta teczka akt spraw.
6. Archiwum może dokonać zmiany kategorii dokumentacji niearchiwalnej, uznając ją za materiały archiwalne.
ZAŁĄCZNIK Nr 3
PRZYKŁADOWY JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT TYPOWYCH 1
PRZYKŁADOWY JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT TYPOWYCH 1
1. Zarządzanie
2. Działalność operacyjna
3. Gotowość bojowa i mobilizacyjna
4. Szkolenie
5. Planowanie i sprawozdawczość
6. Statystyka
7. Kontrole
8. Kadry
9. Morale i dyscyplina wojskowa
10. Katastrofy i wypadki
11. Szkolnictwo i działalność naukowo-badawcza
12. Wynalazczość i racjonalizatorstwo
13. Finanse i księgowość
14. Gospodarka sprzętowo-materiałowa
15. Gospodarka nieruchomościami
16. Współpraca krajowa i zagraniczna
17. Ochrona informacji niejawnych i obsługa kancelaryjna
B. CZĘŚĆ TABELARYCZNA
Symbol klasyfikacyjny | Hasło klasyfikacyjne | Oznaczenie kategorii archiwalnej 2 | Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego | |
1 | 2 | 3 | 4 | |
1 | ZARZĄDZANIE | |||
1. | Akty normatywne stanowiące podstawę prawną organizacji i zakresu działania własnej jednostki | A | Zakresy działania, statuty, regulaminy, rozkazy i wytyczne do działalności | |
2. | Akty normatywne kierownika jednostki organizacyjnej 3 | A | Decyzje, zarządzenia wewnętrzne, rozkazy dzienne, rozkazy w sprawie | |
3. | Akty normatywne stanowiące podstawę prawną do działalności, organizacji i zakresu działania jednostek podległych lub podporządkowanych | A | ||
4. | Organy kolegialne | A | Protokoły, uchwały; materiały na posiedzenia kat. "B10" | |
5. | Kroniki, księgi pamiątkowe | A | ||
6. | Dane całościowe perspektywicznego rozwoju rodzajów wojsk i służb | A | Doktryny, programy | |
7. | Dokumentacja zmian organizacyjno-etatowych | BE10 | ||
8. | Projekty aktów normatywnych | B10 | ||
9. | Dokumentacja obsługi prawnej | B10 | ||
10. | Opiniowanie zewnętrznych aktów normatywnych | B5 | ||
11. | Dokumentacja etatowa | Bc | Etat, tabele należności; w komórce właściwej do wprowadzania etatów i tabel należności kat. "A" | |
2 | DZIAŁALNOŚĆ OPERACYJNA | |||
1. | Planowanie operacyjne | A | ||
2. | Analizy i oceny sytuacji wojskowo-politycznej | A | ||
3. | Dokumentacja współdziałania Sił Zbrojnych RP z siłami zbrojnymi innych państw | A | ||
4. | Dokumentacja współdziałania Sił Zbrojnych RP z NATO | A | ||
5. | Dokumentacja współdziałania Sił Zbrojnych RP z siłami zbrojnymi innych państw w ramach misji pokojowych, stabilizacyjnych i obserwacyjnych | A | ||
6. | Strategiczne i operacyjne gry wojenne | A | ||
7. | Ćwiczenia strategiczne i operacyjne z wojskami | A | ||
8. | Dokumentacja z zakresu HNS | BE15 | ||
9. | Dokumentacja z zakresu CIMC | BE15 | ||
10. | Dokumentacja reagowania kryzysowego | BE15 | ||
11. | Dokumentacja z zakresu rozpoznania | BE15 | ||
12. | Ćwiczenia dowódczo-sztabowe | BE10 | Treningi sztabowe | |
13. | Ćwiczenia taktyczne z wojskami | B10 | ||
14. | Meldunki służby operacyjnej i wewnętrznej jednostki | B5 | ||
15. | Ochrona obiektów wojskowych | B5 | Plany ochrony, ewidencja wejść i wyjść oraz wydawania kluczy, dokumentacja przebiegu służby, (dyżuru) i systemu przepustkowego itp. | |
3 | GOTOWOŚĆ BOJOWA I MOBILIZACYJNA | |||
1. | Rozkazy mobilizacyjne | B25 | ||
2. | Dokumentacja gotowości bojowej i mobilizacyjnej | Bc | Dokumentacja PM, plany OWSGB | |
3. | Pracownicze przydziały mobilizacyjne | Bc | ||
4 | SZKOLENIE | |||
1. | Programy szkolenia | A | ||
2. | Analizy i oceny stanu wyszkolenia | A | ||
3. | Plany szkolenia | B5 | ||
4. | Dokumentacja realizacji szkolenia | B3 | Konspekty, ewidencja szkolonych | |
5 | PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ | |||
1. | Plan zasadniczych przedsięwzięć | A | ||
2. | Sprawozdania roczne z działalności w zasadniczych obszarach funkcjonowania jednostki organizacyjnej | A | ||
3. | Sprawozdania z pozostałych obszarów działalności | B10 | ||
4. | Miesięczne plany przedsięwzięć | B2 | ||
5. | Sprawozdania śródokresowe | B2 | ||
6 | STATYSTYKA | |||
1. | Zbiorcze opracowania zagadnień problemowych | A | ||
2. | Analizy i oceny statystyczne problemowe i kompleksowe | A | ||
3. | Analizy i oceny wycinkowe niewykorzystane w opracowaniach całościowych | B5 | ||
4. | Materiały źródłowe do opracowań statystycznych | B2 | ||
7 | KONTROLE | |||
1. | Akta pokontrolne 4 | A | Wystąpienie pokontrolne i jego projekt albo sprawozdanie oraz zgłoszone zastrzeżenia i dokumenty związane z ich rozpatrzeniem, meldunek o usunięciu zaleceń pokontrolnych, harmonogram realizacji zaleceń pokontrolnych | |
2. | Informacje o wynikach kontroli | A | ||
3. | Akta kontroli merytorycznych i specjalistycznych 5 | A | ||
4. | Akta prowadzenia kontroli 6 | BE10 | Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, oświadczenia kontrolera o braku albo istnieniu okoliczności uzasadniających jego wyłączenie z udziału w kontroli, dowody zgromadzone w toku kontroli, protokoły z przeprowadzenia dowodów, wystąpienie pokontrolne i jego projekt albo sprawozdanie oraz zgłoszone zastrzeżenia i dokumenty związane z ich rozpatrzeniem | |
5. | Nadzory służbowe | BE10 | Protokoły, notatki, wyjaśnienia, harmonogramy itp. | |
6. | Akta pokontrolne z kontroli merytorycznych i specjalistycznych prowadzone w oparciu o inne akty prawne niż ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 7 | BE10 | ||
7. | Książka kontroli | B10 | ||
8. | Audyt wewnętrzny | B10 | ||
9. | Kontrola zarządcza | B10 | ||
8 | KADRY | |||
1. | Rozkazy personalne | A | ||
2. | Zbiorcze analizy i oceny próśb, skarg i wniosków | A | ||
3. | Protokoły przyjęcia - przekazania obowiązków kierownika jednostki organizacyjnej | A | ||
4. | Analizy i oceny kadrowe | A | ||
5. | Teczki akt personalnych żołnierza posiadającego stopień wojskowy generała brygady (kontradmirała) lub wyższy | A | ||
6. | Księga etatowa | A | ||
7. | Książka ewidencyjna | A | ||
8. | Księga ewidencji | BE50 | ||
9. | Teczki akt osobowych pracowników wojska | BE50 | ||
10. | Teczki akt personalnych żołnierza posiadającego stopień wojskowy pułkownika (komandora) lub niższy | BE50 | ||
11. | Skorowidze osobowe żołnierzy i pracowników wojska | B50 | ||
12. | Ewidencja próśb, skarg i wniosków | B10 | ||
13. | Protokoły przyjęcia-przekazania obowiązków osób funkcyjnych i kierowników komórek wewnętrznych | B10 | ||
14. | Dokumentacja medycyny pracy | B10 | ||
15. | Wyciągi z rozkazów personalnych | B5 | ||
16. | Prośby, skargi i wnioski | B2 | ||
17. | Wykazy imienne żołnierzy i pracowników wojska | Bc | ||
9. | MORALE I DYSCYPLINA WOJSKOWA | |||
1. | Meldunki i informacje o nastrojach | A | ||
2. | Sprawozdania, oceny i analizy dyscypliny wojskowej | A | ||
3. | Zestawienie wypadków (zdarzeń) wynikłych z naruszenia prawa przez żołnierzy | A | ||
4. | Ewidencja meldunków o wypadkach i naruszeniach dyscypliny | A | ||
5. | Rejestr postępowań dyscyplinarnych | A | ||
6. | Meldunki o wypadkach i naruszeniach dyscypliny | BE15 | ||
7. | Dokumentacja postępowań dyscyplinarnych wobec żołnierzy | B15 | Akta postępowania skutkującego odwołaniem z zajmowanego stanowiska służbowego oraz usunięciem ze służby kandydackiej, przygotowawczej, okresowej służby wojskowej albo z zawodowej służby wojskowej - kat. "A" | |
8. | Dokumentacja i ewidencja związana z wyróżnieniem na podstawie wojskowych przepisów dyscyplinarnych | BE15 | ||
10 | KATASTROFY I WYPADKI | |||
1. | Dokumentacja katastrof, wypadków lotniczych i morskich oraz opisy i analiza przyczyn ich powstawania | A | ||
2. | Rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia oraz karty badań i pomiarów | B40 | ||
3. | Zestawienia (wykazy) wypadków, przesłanek do wypadków lotniczych i uszkodzeń sprzętu lotniczego | BE15 | Zdarzenia lotnicze, karty incydentów lotniczych, analizy stanu bezpieczeństwa lotów | |
4. | Meldunki o wypadkach | BE15 | Wypadki komunikacyjne oraz związane z obsługą sprzętu wojskowego i broni | |
5. | Protokoły powypadkowe | B10 | ||
6. | Ochrona przeciwpożarowa | B10 | ||
7. | Bezpieczeństwo i higiena pracy | B10 | ||
8. | Dokumentacja doraźnej pomocy ambulatoryjnej | B10 | ||
9. | Wyniki badań i pomiarów czynnika szkodliwego dla zdrowia w środowisku pracy | B3 | ||
11 | SZKOLNICTWO I DZIAŁALNOŚĆ NAUKOWO-BADAWCZA | |||
1. | Przepisy normujące działalność naukowo-badawczą | A | ||
2. | Programy i plany badań naukowych | A | wieloletnie i roczne | |
3. | Opracowania końcowe prac naukowo-badawczych | A | ||
4. | Programy szkolenia | A | ||
5. | Opracowania etapowe prac naukowo-badawczych, które nie znalazły odzwierciedlenia w opracowaniach końcowych | A | ||
6. | Opracowania naukowo-badawcze wykonane na zlecenie własnej komórki lub jednostki organizacyjnej | A | ||
7. | Plany wydawnicze | A | wieloletnie i roczne | |
8. | Protokoły rad naukowych i komisji metodycznych | A | ||
9. | Ewidencja prac naukowo-badawczych | A | ||
10. | Teczka akt osobowych studenta | B50 | Prace dyplomowe | |
11. | Dokumentacja ewidencji studentów | B50 | Księga-album studentów, księga dyplomów itp. | |
12. | Dokumentacja obsługi działalności naukowo-badawczej i wydawniczej | B10 | ||
13. | Sylabusy | B5 | ||
14. | Dokumentacja rekrutacji | B5 | Protokoły egzaminów wstępnych, materiały posiedzeń Komisji Rekrutacyjnej, odwołania, decyzje odwoławcze | |
15. | Materiały pomocnicze wykorzystane w opracowaniach syntetycznych | B2 | ||
16. | Opracowania naukowo-badawcze otrzymane do wiadomości i służbowego wykorzystania | Bc | ||
12 | WYNALAZCZOŚĆ I RACJONALIZATORSTWO | |||
1. | Ewidencja wniosków | A | ||
2. | Projekty wdrożone | A | ||
3. | Sprawozdania, analizy i oceny | A | ||
4. | Protokoły komisji | B10 | ||
13 | FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ | |||
1. | Sprawozdawczość budżetowa | A | ||
2. | Sprawozdania finansowe - roczne | A | ||
3. | Zasady wynagradzania i premiowania pracowników | A | ||
4. | Analizy finansowe, wieloletnie i roczne | A | ||
5. | Listy płac | B50 | ||
6. | Kartoteka płacowa | B50 | ||
7. | Plany realizacji budżetu | B5 | ||
8. | Księgi rachunkowe | B5 | ||
9. | Dowody księgowe | B5 | ||
10. | Przepisy wewnętrzne dotyczące prowadzenia rachunkowości | B5 | ||
11. | Dokumenty inwentaryzacyjne | B10 | ||
12. | Zamówienia publiczne | B5 | ||
14 | GOSPODARKA SPRZĘTOWO-MATERIAŁOWA | |||
1. | Ewidencja numerowa broni strzeleckiej w tym broni krótkiej | B30 | ||
2. | Protokoły zdawczo-odbiorcze sprzętu i materiałów | B10 | ||
3. | Protokoły (spisy) inwentaryzacji sprzętu i materiałów | B10 | ||
4. | Ewidencja oraz materiały wyjaśniające straty i szkody w mieniu wojskowym | B10 | ||
5. | Dokumentacja eksploatacji urządzeń informatycznych i łączności | B10 | ||
6. | Ewidencja sprzętu i materiałów | B10 | Wydruki wynikowe systemów informatycznych, książki materiałowe, dokumenty obrotów materiałowych dotyczące ewidencji ilościowo-jakościowej uzbrojenia i sprzętu, ewidencja czynności obsługowo-remontowych technicznych środków materiałowych | |
7. | Dokumentacja obrotu materiałowego | B5 | ||
8. | Asygnaty przychodowo-rozchodowe | B5 | ||
9. | Pomocnicza ewidencja sprzętu i materiałów | B5 | Wydruki wynikowe systemów informatycznych, książki ewidencyjne lub karty materiałowe, dokumenty obrotów materiałowych dotyczące ewidencji technicznych środków materiałowych, narzędzi, maszyn oraz urządzeń warsztatowych i przyrządów pomiarowych, ewidencja działalności planistyczno-sprawozdawczej, eksploatacyjnej, obsługowo-remontowej | |
15 | GOSPODARKA NIERUCHOMOŚCIAMI | |||
1. | Album nieruchomości | A | ||
2. | Zbiorcze zestawienia, analizy i oceny wykorzystania obiektów koszarowych i zasobów mieszkaniowych wojska | A | ||
3. | Dokumentacja prawna i techniczno-eksploatacyjna obiektów zabytkowych oraz budowli o szczególnych rozwiązaniach konstrukcyjnych i walorach architektonicznych | A | ||
4. | Ewidencja inwestycji | A | ||
5. | Dokumentacja prawna i techniczna obiektu | B* | *Dokumentację przechowuje się do momentu skreślenia obiektu z wykazu nieruchomości | |
6. | Dokumentacja budowlana obiektu | B* | *Dokumentację przechowuje się do momentu skreślenia obiektu z wykazu nieruchomości | |
7. | Dokumentacja eksploatacyjna obiektu | B10 | ||
8. | Ochrona środowiska | B10 | ||
16 | WSPÓŁPRACA KRAJOWA I ZAGRANICZNA | |||
1. | Roczny plan współpracy międzynarodowej | A | ||
2. | Ewidencja przedsięwzięć z zakresu współpracy międzynarodowej | A | ||
3. | Umowy i porozumienia | A | dwustronne i wielostronne | |
4. | Sprawozdania z realizacji umów | A | ||
5. | Sprawozdania z wyjazdów zagranicznych/przyjazdu delegacji zagranicznej | A | ||
6. | Dokumentacja obsługi wyjazdów zagranicznych/przyjazdu delegacji zagranicznych i krajowych | B10 | Zarządzenia wyjazdowe, plany wyjazdów zagranicznych | |
7. | Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi | B10 | ||
17 | OCHRONA INFORMACJI NIEJAWNYCH I OBSŁUGA KANCELARYJNA | |||
1. | Instrukcje i wytyczne w zakresie ochrony informacji niejawnych, obiegu dokumentacji i sposobu załatwiania spraw w jednostce organizacyjnej | A | ||
2. | Oceny stanu ochrony informacji niejawnych | BE10 | ||
3. | Jednolity rzeczowy wykaz akt | A | ||
4. | Rejestr dzienników ewidencyjnych i teczek 8 | A | ||
5. | Akta postępowań sprawdzających | B20 | ||
6. | Protokoły i notatki z kontroli ochrony informacji niejawnych i przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji | B10 | ||
7. | Dziennik ewidencyjny | B10 | ||
8. | Spisy akt przekazanych do archiwum 9 | B10 | ||
9. | Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej 10 | B10 | ||
10. | Ochrona systemów teleinformatycznych | B5 | ||
11. | Plany ochrony informacji niejawnych | B5 | ||
12. | Pozostałe urządzenia ewidencyjne | Bc | ||
13. | Bezpieczeństwo osobowe | B5 |
C. OBJAŚNIENIA
1. Opracowując JRWA jednostki organizacyjnej:
a) należy zachować podaną kolejność tytułów haseł klasyfikacyjnych,
b) dla dokumentacji specjalistycznej, wytwarzanej w ramach realizacji podstawowych zadań jednostki można nadawać dodatkowe tytuły haseł klasyfikacyjnych nieujętych w załączniku,
c) symbole klasyfikacyjne tytułom haseł klasyfikacyjnych nadaje się w numeracji ciągłej od 1, symbole klasyfikacyjne hasłom nadaje się w numeracji ciągłej od 1 w obrębie tytułu hasła klasyfikacyjnego,
d) hasła klasyfikacyjne określają rodzaj lub typ dokumentacji wytwarzanej lub gromadzonej w jednostce organizacyjnej i otrzymują brzmienie zgodne z przyjętą terminologią obowiązującą w danym zakresie,
e) oznaczenie kategorii archiwalnej dla dokumentacji określonej hasłem klasyfikacyjnym stanowi jej kwalifikację archiwalną,
f) kwalifikacja archiwalna dokumentacji określona w części tabelarycznej podlega zmianom w przypadku jej niezgodności z ustaleniami zawartymi w aktach prawnych wyższego rzędu lub regulujących szczegółowo poszczególne obszary działalności,
g) kwalifikację archiwalną dokumentacji nie ujętej w części tabelarycznej określa twórca dokumentacji w oparciu o obowiązujące akty prawne lub pragmatykę.
2. Występując do dyrektora archiwum z wnioskiem o wydanie opinii w sprawie poprawności wykonania JRWA, do projektu należy dołączyć:
a) kopię regulaminu organizacyjnego lub szczegółowego zakresu działania,
b) wykaz aktów prawnych (ustaw, rozporządzeń, zarządzeń, decyzji, wytycznych, instrukcji) stanowiących podstawę do kwalifikacji archiwalnej dokumentacji, o ile nie jest ona wykazana w części B - tabelarycznej załącznika,
c) wykaz zmian w projekcie JRWA w stosunku do obowiązującego wykazu akt,
d) arkusz uzgodnień podpisany przez kierowników komórek wewnętrznych i osoby funkcyjne jednostki organizacyjnej.
3. Zmiany w JRWA:
a) zmian dokonuje się, jeżeli w działalności jednostki organizacyjnej pojawią się nowe zadania a hasła klasyfikacyjne, nie odpowiadają nowej dokumentacji,
b) hasła klasyfikacyjne w wykazie akt odpowiadające nowym zadaniom wprowadza się poprzez opracowanie aneksu, wprowadzenie go w życie aktem decyzyjnym oraz przesłanie do wiadomości 1 egzemplarza aneksu wraz z wyciągiem z aktu decyzyjnego do właściwego archiwum,
c) ważność aneksu upływa z końcem roku kalendarzowego,
d) projekt nowego JRWA uwzględniający nowe hasła klasyfikacyjne należy przesłać do właściwego archiwum nie później niż 2 miesiące przed końcem obowiązywania aneksu.
4. JRWA jednostki organizacyjnej zawiera:
a) pełną nazwę jednostki organizacyjnej,
b) stanowisko, stopień, imię i nazwisko zatwierdzającego (akceptującego) JRWA,
c) nazwę, numer aktu decyzyjnego o wprowadzeniu JRWA,
d) data wejścia w życie JRWA,
e) wykaz tytułów haseł klasyfikacyjnych,
f) część tabelaryczną,
g) stanowisko, imię, nazwisko i podpis osoby odpowiedzialnej za opracowanie (koordynatora czynności kancelaryjnych).