Podróże służbowe poza granicami kraju oraz przyjmowanie delegacji zagranicznych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz w organach i jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSWiA.2002.5.14

Akt utracił moc

Wersja od: 21 stycznia 2005 r.

DECYZJA NR 151

MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

z dnia 9 lipca 2002 r.

w sprawie podróży służbowych poza granicami kraju oraz przyjmowania delegacji zagranicznych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz w organach i jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 1999 r. Nr 82, poz. 929, z 2000 r. Nr 120, poz. 1268 oraz z 2001 r. Nr 102, poz. 1116 i Nr 154, poz. 1799 i 1800) postanawia się, co następuje:

§  1.

1. Decyzja określa zasady postępowania przy podróżach służbowych poza granicami kraju oraz przy przyjmowaniu delegacji zagranicznych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz w organach i jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji przez:

1) Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji,

2) Sekretarza Stanu i Podsekretarzy Stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji,

3) Dyrektora Generalnego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji,

4) kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz ich zastępców,

5) pracowników i funkcjonariuszy zatrudnionych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji,

6) kierowników organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

2. Decyzji nie stosuje się do centralnych organów administracji rządowej nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

§ 2. Zgody na podróż służbową poza granicami kraju udziela:

1) Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwany dalej "Ministrem" - w stosunku do osób, o których mowa w § 1 pkt 2 i 3 oraz kierowników i zastępców kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji i kierowników organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra, wobec pracy których sprawuje bezpośredni nadzór,

2) Sekretarz lub Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji odpowiedzialny za merytoryczny nadzór nad pracą danej komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, organu lub jednostki organizacyjnej podległej lub nadzorowanej przez Ministra, zwany dalej "właściwym Sekretarzem lub Podsekretarzem Stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji" - w stosunku do osób, o których mowa w § 1 pkt 4 - 6, z zastrzeżeniem pkt 1.

§  3.

1. Kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji występuje o zgodę na podróż służbową poza granicami kraju oraz zgodę na podróż służbową poza granicami kraju osób, o których mowa w § 1 pkt 5.

2. Występując o zgodę, o której mowa w ust. 1, należy:

1) uzyskać z Biura Administracyjno-Gospodarczego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji pisemne potwierdzenie zabezpieczenia środków finansowych na pokrycie kosztów podróży, której dotyczy wniosek o zgodę na podróż służbową poza granicami kraju,

2) przedłożyć Ministrowi, właściwemu Sekretarzowi lub Podsekretarzowi Stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji do merytorycznej akceptacji wniosek o zgodę na podróż służbową poza granicami kraju,

3) przedstawić Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji do zatwierdzenia wniosek, o którym mowa w ust. 1, po spełnieniu wymogów, o których mowa w pkt 1 i 2.

3. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, należy dołączyć zaproszenie wraz z programem pobytu za granicą.

4. Osoba, o której mowa w pkt 6, występując o zgodę na podróż służbową poza granicami kraju przedkłada Ministrowi, właściwemu Sekretarzowi lub Podsekretarzowi Stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji wniosek o wyrażenie zgody na taką podróż wraz z zaproszeniem oraz programem pobytu za granicą.

5. Kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji wnioskujący o zgodę na podróż służbową poza granicami kraju kieruje kopie wniosków, o których mowa w ust. 1, wraz z zaproszeniem i programem wizyty - po spełnieniu warunków określonych w ust. 1 - do Departamentu Integracji Europejskiej i Współpracy Międzynarodowej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

6. Wzór wniosku, o którym mowa w ust. 1, stanowi załącznik do decyzji.

§ 4. Departament Integracji Europejskiej i Współpracy Międzynarodowej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji prowadzi rejestr podróży służbowych poza granicami kraju osób, o których mowa w § 1 pkt 1 - 5.

§  5.

1. Obsługę merytoryczną związaną z podróżami służbowymi poza granicami kraju osób, o których mowa w § 1 pkt 1 - 3, zapewnia Departament Integracji Europejskiej i Współpracy Międzynarodowej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

2. Obsługę prasową, związaną z podróżami służbowymi poza granicami kraju osób, o których mowa w § 1 pkt 1 - 3, zapewnia Rzecznik Prasowy Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

§ 6. Obsługę podróży służbowych poza granicami kraju:

1) Ministra,

2) Sekretarza i Podsekretarzy Stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji

- koordynuje Gabinet Polityczny Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

§ 7. Obsługę merytoryczną, związaną z podróżami służbowymi poza granicami kraju osób, o których mowa w § 1 pkt 4 i 5, zapewnia właściwa przedmiotowo ze względu na cel podróży komórka organizacyjna Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

§ 8. Obsługę organizacyjną podróży służbowych poza granicami kraju osób, o których mowa w § 1 pkt 1 - 5, w zakresie:

1) przygotowania, wypłacenia i rozliczenia środków finansowych, w tym funduszu reprezentacyjnego,

2) dokonania rozliczeń środków finansowych pobranych w celu zakupu biletów na rezerwowane środki transportu

- zapewnia Biuro Administracyjno-Gospodarcze Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

§ 9. Obsługę merytoryczną i organizacyjną, związaną z podróżami służbowymi poza granicami kraju osób, o których mowa w § 1 pkt 6, zapewniają w pełnym zakresie właściwe komórki organizacyjne organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra.

§  10.

1. W przypadku podróży służbowej poza granicami kraju lub przyjmowania delegacji zagranicznej w celu podjęcia negocjacji nad aktem prawnym dotyczącym spraw pozostających w zakresie działania Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji lub organów i jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, przewodniczący delegacji otrzymuje dokumenty stanowiące przedmiot negocjacji, opracowane i zatwierdzone na podstawie odrębnych przepisów.

2. W przypadku, gdy program pobytu za granicą lub program wizyty delegacji zagranicznej przewiduje rozmowy o charakterze politycznym, w szczególności z:

1) członkami rządów lub parlamentów,

2) członkami korpusu dyplomatycznego,

3) przedstawicielami organizacji międzynarodowych, osoby, o których mowa w § 1 pkt 3-6, będące przewodniczącymi delegacji, osobami delegowanymi lub przyjmującymi delegację zagraniczną - obowiązane są uzyskać akceptację Ministra, właściwego Sekretarza lub Podsekretarza Stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji zagadnień planowanych do podjęcia w trakcie tych rozmów. W celu uzyskania akceptacji, zagadnienia do rozmów o charakterze politycznym dołącza się do wniosku o wyrażenie zgody na podróż służbową lub przyjęcie delegacji zagranicznej.

§  11.

1. 1 Po powrocie z zagranicy przewodniczący delegacji lub osoba delegowana niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia powrotu:

1) dokonuje rozliczenia pobranych zagranicznych środków finansowych w Biurze Administracyjno-Gospodarczym Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji osobiście lub przez osobę upoważnioną do pobrania środków finansowych, z zastrzeżeniem § 8,

2) składa pisemne sprawozdanie z podróży służbowej poza granicami kraju Ministrowi, właściwemu Sekretarzowi lub Podsekretarzowi Stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, obejmując także informację o przekazanych i otrzymanych upominkach lub prezentach. Osoby, o których mowa w § 1 pkt 5 składają sprawozdania za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego.

2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1 pkt. 2 nie dotyczy osób wymienionych w § 1 pkt 1 - 3.

3. 2 W uzasadnionych przypadkach Minister, właściwy Sekretarz lub Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji może przedłużyć termin na dokonanie czynności, o której mowa w ust. 1 pkt 2, do 1 miesiąca od dnia powrotu z podróży służbowej poza granicami kraju.

4. Kopię zaakceptowanego przez Ministra, właściwego Sekretarza lub Podsekretarza Stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji sprawozdania, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 przewodniczący delegacji lub osoba delegowana przekazuje do Departamentu Integracji Europejskiej i Współpracy Międzynarodowej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

5. Dyrektor Departamentu Integracji Europejskiej i Współpracy Międzynarodowej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji składa Sekretarzowi Stanu lub Podsekretarzowi Stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji odpowiedzialnemu za merytoryczny nadzór nad pracą tego Departamentu kwartalne sprawozdanie dotyczące podróży służbowych za granicę i przyjmowania delegacji zagranicznych w organach i jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra oraz przestrzegania niniejszej decyzji.

§  12.

1. Do zasad przyjmowania delegacji zagranicznych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące podróży służbowych poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 2-6.

2. Kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, która planuje przyjęcie delegacji zagranicznej, obowiązany jest najpóźniej na dwa tygodnie przed terminem spotkania przedstawić do akceptacji Ministra, właściwego Sekretarza lub Podsekretarza Stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji:

1) program wizyty zagranicznej,

2) szacunek kosztów wstępnych przyjęcia delegacji zagranicznej, zaopiniowany przez Biuro Administracyjno-Gospodarcze Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

3. Środki finansowe pobrane na organizację spotkania z delegacją zagraniczną należy rozliczyć w Biurze Administracyjno-Gospodarczym Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, w terminie 7 dni od daty spotkania.

4. Odstąpienie od terminu, o którym mowa w ust. 2, jest możliwe tylko za zgodą Ministra, właściwego Sekretarza lub Podsekretarza Stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, w szczególności w przypadku, gdy decyzja o przyjęciu delegacji zagranicznej została powzięta w terminie krótszym niż 1 miesiąc przed dniem spotkania.

5. Obsługę merytoryczną i organizacyjną spotkań z delegacjami zagranicznymi osób, o których mowa w § 1 pkt 1-3 zapewnia Departament Integracji Europejskiej i Współpracy Międzynarodowej Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

6. Za przygotowanie, wypłacenie i rozliczenie środków finansowych pobranych w związku z obsługą spotkania z delegacją zagraniczną przyjmowaną przez osoby, o których mowa w § 1 pkt 1-3, odpowiada Biuro Administracyjno-Gospodarcze Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

§  13.

1. Zasady przyjmowania delegacji zagranicznych przez osoby, o których mowa w § 1 pkt 6, określają, z zastrzeżeniem ust. 2, odrębne przepisy.

2. Do zasad przyjmowania delegacji zagranicznych przez osoby, o których mowa w § 1 pkt 6, przepisy:

1) § 9 ust. 2 - stosuje się,

2) § 10 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 3 i 4 - stosuje się odpowiednio.

§ 14. Kwestie związane z podróżami służbowymi poza granicami kraju oraz przyjmowaniem delegacji zagranicznych nieuregulowane przepisami niniejszej decyzji wymagają indywidualnej decyzji Ministra lub odpowiednio właściwego Sekretarza lub Podsekretarza i Stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji.

§ 15. Traci moc decyzja Nr 60 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 10 lutego 1991 r. w sprawie podróży służbowych poza granicami kraju oraz przyjmowania delegacji zagranicznych w resorcie spraw wewnętrznych i administracji (Dz. Urz. MSWiA Nr 2, poz. 19 i poz. 23 oraz z 2001 r. Nr 4, poz. 9).

§ 16. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK

WZÓR PISMA - WNIOSKU O ZGODĘ NA PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ POZA GRANICAMI KRAJU

Warszawa, (data)

Pan(i) (imię i nazwisko)

Minister Spraw Wewnętrznych

i Administracji

(lub właściwy Sekretarz Stanu

lub Podsekretarz Stanu

w Ministerstwie Spraw

Wewnętrznych i Administracji)

Uprzejmie informuję, że w dniach ................. (termin)

w ..................................... (miejsce) odbędzie się

............................. (określenie charakteru podróży

służbowej poza granicami kraju).

Zwracam się z uprzejmą prośbą do Pana Ministra (Pani Minister)

o wyrażenie zgody na podróż służbową poza granicami kraju

(moją podróż służbową poza granicami kraju) w w/w terminie

delegacji Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji w

następującym składzie:

- (wymienić)

Celem podróży jest .................. (określić)

Akceptuję

.................

podpis

______________________________________________________________

Jednocześnie uprzejmie proszę o wyrażenie zgody na pokrycie

kosztów związanych z podróżą (wymienić jakie) ze środków

Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji (lub

jednostki) przeznaczonych na podróże służbowe poza granicami

kraju w roku .............. . Do odbioru należności upoważniam

Panią (Pana) .................... (imię i nazwisko pracownika)

- Departament/Biuro MSWiA (wymienić nazwę komórki

organizacyjnej MSWiA przygotowującej w/w podróż służbową).

(Ponadto informuję, że organizator zapewnia pokrycie części

- określić jakiej - kosztów pobytu lub przejazdu lub opłat

konferencyjnych itd.).

Zatwierdzam

....................

Dyrektor Generalny

¹ § 11 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 decyzji nr 11 z dnia 21 stycznia 2005 r. (Dz.Urz.MSWiA.05.1.3) zmieniającego nin. decyzję z dniem 21 stycznia 2005 r.

² § 11 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 2 decyzji nr 11 z dnia 21 stycznia 2005 r. (Dz.Urz.MSWiA.05.1.3) zmieniającego nin. decyzję z dniem 21 stycznia 2005 r.