Paszporty dyplomatyczne i paszporty służbowe Ministerstwa Spraw Zagranicznych wydanych przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych dla Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.ABW.2018.33

Akt obowiązujący

Wersja od: 1 sierpnia 2018 r.

ZARZĄDZENIE Nr 58

SZEFA AGENCJI BEZPIECZEŃSTWA WEWNĘTRZNEGO

z dnia 13 lipca 2018 r.

w sprawie paszportów dyplomatycznych i paszportów służbowych Ministerstwa Spraw Zagranicznych wydanych przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych dla Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego

Na podstawie art. 19 ust. 3 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. z 2017 r. poz. 1920, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§  1. 

1. W Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, zwanej dalej "ABW", wprowadza się "Instrukcję w sprawie paszportów dyplomatycznych i paszportów służbowych Ministerstwa Spraw Zagranicznych wydanych przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych dla Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego", zwaną dalej "Instrukcją", stanowiącą załącznik do zarządzenia.

2. Za przestrzeganie przepisów Instrukcji są odpowiedzialni kierownicy jednostek organizacyjnych ABW.

§ 2. Funkcjonariusze, pracownicy ABW oraz funkcjonariusze, żołnierze lub pracownicy oddelegowani do służby lub pracy w ABW, posiadający paszporty dyplomatyczne lub paszporty służbowe Ministerstwa Spraw Zagranicznych wydane przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych dla ABW są obowiązani, w terminie do dnia 30 września 2018 r. do:

1) zarejestrowania paszportów wykorzystywanych do celów służbowych w "Rejestrze paszportów", o którym mowa w Instrukcji, u kierownika lub zastępców kierownika Centralnej Kancelarii Tajnej ABW, zwanej dalej "CKT ABW", a następnie niezwłocznego zdeponowania tych paszportów we właściwej składnicy paszportów, wymienionej w Instrukcji;

2) przekazania do właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej Gabinetu Szefa ABW paszportów innych, niż wymienione w pkt 1, celem zwrotu do Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

§ 3. W zakresie nieuregulowanym zarządzeniem stosuje się odpowiednio przepisy:

1) ustawy o dokumentach paszportowych;

2) rozporządzenia w sprawie przechowywania paszportów;

3) rozporządzenia w sprawie paszportów;

4) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie udzielania wyróżnień i przeprowadzania postępowań dyscyplinarnych wobec funkcjonariuszy ABW;

5) zarządzenia Szefa ABW w sprawie trybu współpracy ABW z podmiotami krajowymi oraz podmiotami zagranicznymi w zakresie spraw międzynarodowych;

6) zarządzenia Szefa ABW w sprawie kontroli wewnętrznej w ABW wykonywanej przez Departament VI ABW.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 sierpnia 2018 r.

ZAŁĄCZNIK

INSTRUKCJA

w sprawie paszportów dyplomatycznych i paszportów służbowych Ministerstwa Spraw Zagranicznych wydanych przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych dla Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. Instrukcja określa:

1) sposób:

a) dysponowania i wykorzystywania paszportów dyplomatycznych i paszportów służbowych Ministerstwa Spraw Zagranicznych, zwanego dalej "MSZ",

b) uzyskiwania i odbioru paszportów dyplomatycznych i paszportów służbowych MSZ,

c) udostępniania paszportów dyplomatycznych i paszportów służbowych MSZ,

d) postępowania z paszportami dyplomatycznymi i paszportami służbowymi MSZ,

e) deponowania paszportów dyplomatycznych i paszportów służbowych MSZ;

2) nadzór nad składnicą paszportów dyplomatycznych i paszportów służbowych MSZ w ABW;

3) podmiot odpowiedzialny za realizację obowiązku wynikającego z § 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2010 r. w sprawie trybu i miejsca przechowywania paszportów dyplomatycznych i paszportów służbowych Ministerstwa Spraw Zagranicznych (Dz. U. z 2010 r. poz. 927 oraz z 2018 r. poz. 270), zwanego dalej "rozporządzeniem w sprawie przechowywania paszportów".

§ 2. Użyte w Instrukcji określenia oznaczają:

1) rozporządzenie w sprawie paszportów - rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 sierpnia 2010 r. w sprawie dokumentów paszportowych (Dz. U. poz. 1026, z 2011 r. poz. 1014 oraz z 2012 r. poz. 878);

2) paszport - paszport dyplomatyczny i paszport służbowy MSZ, wydane przez MSZ dla ABW, których wzory określają odpowiednio załącznik nr 2 i 3 do rozporządzenia w sprawie paszportów;

3) funkcjonariusz - funkcjonariusza oraz pracownika ABW oraz funkcjonariusza, żołnierza lub pracownika oddelegowanego do służby lub pracy w ABW;

4) składnica paszportów - pomieszczenie, w którym znajduje się szafa metalowa albo sejf, służące do przechowywania paszportów, spełniające wymogi określone w § 1 ust. 2 rozporządzenia w sprawie przechowywania paszportów;

5) upoważniony funkcjonariusz - funkcjonariusza ABW, któremu kierownik jednostki organizacyjnej ABW przyznał uprawnienia w systemie e-Kadry do realizacji zadań służbowych związanych z paszportami;

6) zagraniczna podróż służbowa - zagraniczną podróż służbową w rozumieniu przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie świadczeń przysługujących funkcjonariuszom ABW za podróże służbowe i przeniesienia lub delegowania.

Rozdział  2

Sposób dysponowania i wykorzystywania paszportów

§ 3. Paszporty wykorzystuje się w szczególności w celu odbycia zagranicznej podróży służbowej, na którą uzyskano zgodę Szefa AB W.

§ 4. Funkcjonariusz jest obowiązany do posługiwania się paszportem podczas zagranicznej podróży służbowej, chyba że uzyskał zgodę Szefa AB W na wykorzystanie innych dokumentów, pozwalających na jej odbycie.

§ 5. W celu zapewnienia prawidłowego dysponowania paszportami, w ABW wprowadza się:

1) "Rejestr paszportów", zwany dalej "rejestrem paszportów",

2) "Ewidencję zagranicznych podróży służbowych", zwaną dalej "ewidencją wyjazdów",

3) "Centralny depozyt paszportów", zwany dalej "depozytem paszportów",

4) "Ewidencję zamówień paszportowych", zwaną dalej "ewidencją zamówień"

- które są prowadzone w systemie e-Kadry.

§  6. 

1. Rejestr paszportów służy do rejestracji wydanych przez MSZ paszportów i zawiera, w szczególności dane osobowe funkcjonariusza, numer, serię i rodzaj wydanego paszportu, datę ważności oraz stanowisko dyplomatyczne, datę zwrotu wydanego paszportu do MSZ, a także istotne adnotacje urzędowe umieszczone w tym paszporcie.

2. Ewidencja wyjazdów zawiera w szczególności datę wyjazdu funkcjonariusza w zagraniczną podróż służbową oraz datę planowanego powrotu z tej podróży, numer DKKO zgody, o której mowa w § 3, nadany w ESOD2.

3. Depozyt paszportów zawiera w szczególności daty pobrania i zdeponowania paszportu, podstawę wypożyczenia paszportu, datę wydania do właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej Gabinetu Szefa ABW lub właściwej składnicy paszportów wraz z podaniem numeru pisma, za którym nastąpiło to wydanie.

4. Ewidencja zamówień zawiera w szczególności numer DKKO wniosku, o którym mowa w § 9 pkt 1, nadany w ESOD2, numer DKKO zamówienia skierowanego do MSZ na wydanie paszportów dla ABW, nadany w ESOD2, wraz z imieniem i nazwiskiem funkcjonariuszy, których zamówienie dotyczy, a także stanowisko-odpowiedź MSZ na skierowany wniosek.

§ 7. Funkcjonariusz posiadający paszport jest obowiązany zgłosić kierownikowi lub zastępcom kierownika CKT ABW istotne adnotacje urzędowe umieszczone w paszporcie, w tym posiadanie wizy, celem dokonania stosownych wpisów w rejestrze paszportów.

§ 8. Wpisów w rejestrze, depozycie i ewidencjach, o których mowa w § 5, dokonują:

1) kierownik i zastępcy kierownika CKT ABW - w rejestrze paszportów oraz w depozycie paszportów;

2) upoważniony funkcjonariusz:

a) właściwej kancelarii tajnej - w depozycie paszportów,

b) Gabinetu Szefa ABW - w ewidencji zamówień, w ewidencji wyjazdów oraz w rejestrze paszportów.

Rozdział  3

Sposób uzyskiwania i odbioru paszportów

§ 9. W celu uzyskania paszportu:

1) kierownik jednostki organizacyjnej AB W zwraca się do dyrektora Gabinetu Szefa AB W z uzasadnionym wnioskiem o wszczęcie procedury wydania paszportu dla funkcjonariusza podległej jednostki organizacyjnej AB W, podając dane osobowe tego funkcjonariusza, jego numer kadrowy oraz stanowisko służbowe;

2) właściwa merytorycznie komórka organizacyjna Gabinetu Szefa ABW występuje do MSZ z wnioskiem o wszczęcie procedury wydania paszportu; upoważniony funkcjonariusz Gabinetu Szefa ABW wprowadza informację w tej sprawie do ewidencji zamówień;

3) po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku przez MSZ, upoważniony funkcjonariusz Gabinetu Szefa ABW wymieniony w pkt 2 informuje funkcjonariusza, o którym mowa w pkt 1, o wszczęciu procedury wydania paszportu i obowiązkach wynikających z § 8-10 rozporządzenia w sprawie paszportów;

4) funkcjonariusz, o którym mowa w pkt 1, jest obowiązany do niezwłocznego odbioru wydanego paszportu; zwłoka w odebraniu paszportu może być spowodowana w szczególności przebywaniem przez tego funkcjonariusza na zwolnieniu lekarskim, urlopie, szkoleniu lub doskonaleniu zawodowym oraz w krajowej lub zagranicznej podróży służbowej;

5) funkcjonariusz, który odebrał paszport, jest obowiązany niezwłocznie zarejestrować paszport w rejestrze paszportów u kierownika lub zastępców kierownika CKT ABW oraz zdeponować go w składnicy paszportów, właściwej ze względu na miejsca pełnienia służby przez tego funkcjonariusza.

Rozdział  4

Sposób udostępniania paszportów

§  10. 

1. W celu udostępniania paszportów:

1) kierownik jednostki organizacyjnej ABW występuje, za pośrednictwem Gabinetu Szefa ABW, z raportem do Szefa ABW o zgodę na zagraniczną podróż służbową podległego funkcjonariusza, w którym podaje w szczególności dane osobowe tego funkcjonariusza, jego numer kadrowy, serię i numer posiadanego przez niego paszportu, datę zagranicznej podróży służbowej oraz jej cel i uzasadnienie;

2) po uzyskaniu zgody Szefa ABW upoważniony funkcjonariusz Gabinetu Szefa ABW wprowadza dane o planowanej zagranicznej podróży służbowej do ewidencji wyjazdów, wpisując daty skrajne podróży oraz numer DKKO zgody wyrażonej przez Szefa ABW nadany w ESOD2;

3) dyrektor Gabinetu Szefa ABW informuje kierownika jednostki organizacyjnej ABW o którym mowa w pkt 1, o wydanej przez Szefa ABW zgodzie lub o odmowie wydania zgody na zagraniczną podróż służbową;

4) na podstawie wpisu w ewidencji wyjazdów, o którym mowa w pkt 2, upoważniony funkcjonariusz właściwej kancelarii tajnej wypożycza paszport;

5) wypożyczenie paszportu następuje nie wcześniej niż na 7 dni przed planowaną zagraniczną podróżą służbową;

6) funkcjonariusz powracający z zagranicznej podróży służbowej jest obowiązany do zwrotu paszportu do właściwej składnicy paszportów, w terminie 14 dni od dnia przekroczenia granicy Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie przechowywania paszportów.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach właściwa kancelaria tajna może wypożyczyć funkcjonariuszowi paszport na polecenie jego przełożonego, kierownika lub zastępcy kierownika CKT ABW albo Dyżurnej Służby Operacyjnej AB W, z odnotowaniem tego faktu w depozycie paszportów. Funkcjonariusz pobierający paszport jest obowiązany do niezwłocznego zwrotu po jego wykorzystaniu.

3. Z właściwej składnicy paszportów paszport może pobrać:

1) funkcjonariusz, którego dane widnieją w paszporcie, wymieniony w ust. 1 pkt 1 i ust. 2;

2) upoważniony funkcjonariusz właściwej kancelarii tajnej - po otrzymaniu informacji o:

a) przeniesieniu funkcjonariusza posiadającego paszport do innej jednostki organizacyjnej ABW,

b) zwolnieniu ze służby funkcjonariusza posiadającego paszport;

c) wygaśnięciu stosunku służbowego funkcjonariusza posiadającego paszport,

d) utracie ważności paszportu,

e) odwołaniu funkcjonariusza, żołnierze lub pracownika z oddelegowania do służby lub pracy w ABW

- celem wydania paszportu właściwej merytorycznie komórce organizacyjnej Gabinetu Szefa ABW lub przekazania do innej składnicy paszportów;

3) upoważniony funkcjonariusz Gabinetu Szefa ABW - celem zwrotu paszportu do MSZ lub uzyskania stosownych adnotacji urzędowych, w tym wizy.

Rozdział  5

Sposób postępowania z paszportami

§ 11. Paszporty stanowią dokumenty służbowe i podlegają ochronie przez funkcjonariuszy, którym je powierzono.

§ 12. W przypadku czasowej utraty kontroli nad paszportem funkcjonariusz jest obowiązany niezwłocznie poinformować o tym fakcie:

1) funkcjonariusza, który przewodniczy zagranicznej podróży służbowej - w przypadku, gdy czasowa utrata kontroli nad paszportem nastąpiła w trakcie zagranicznej podróży służbowej, której jednym z członków był ten funkcjonariusz;

2) kierownika jednostki organizacyjnej ABW, w której pełni służbę - raportem przedstawiającym okoliczności zaistniałej sytuacji.

§ 13. W przypadku zniszczenia paszportu w stopniu utrudniającym identyfikację osoby, dla której został wydany albo stwierdzenie jego autentyczności lub trwałej utraty paszportu, funkcjonariusz jest obowiązany niezwłocznie:

1) wykonać obowiązki, o których mowa § 12;

2) poinformować najbliższą właściwą terytorialnie placówkę konsularną Rzeczypospolitej Polskiej, celem wydania paszportu tymczasowego - w przypadku, gdy zniszczenie paszportu albo trwała utrata paszportu nastąpiły za granicą;

3) zdeponować paszport, który uległ zniszczeniu, we właściwej składnicy paszportów - w przypadku, gdy zniszczenie to nastąpiło na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

§  14. 

1. Informacje o zdarzeniu, o którym mowa w § 12, kierownik jednostki organizacyjnej, w której funkcjonariusz pełni służbę, przekazuje niezwłocznie do dyrektora Departamentu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Audytu ABW, zwanego dalej "Departamentem VI ABW".

2. Informacje o zdarzeniach, o których mowa w § 13, kierownik jednostki organizacyjnej, w której funkcjonariusz pełni służbę, przekazuje niezwłocznie do:

1) dyrektora Gabinetu Szefa AB W, celem przekazania informacji do MSZ;

2) dyrektora Departamentu VI AB W.

§  15. 

1. W przypadkach, o których mowa w § 12 i 13, kierownik jednostki organizacyjnej ABW podejmuje czynności zmierzające do wyjaśnienia okoliczności czasowej utraty kontroli nad paszportem, zniszczenia paszportu lub trwałej utraty paszportu.

2. Kierownik jednostki organizacyjnej o wynikach przeprowadzonych czynności o, których mowa w ust. 1, jest obowiązany poinformować dyrektora Departamentu VI ABW.

§  16. 

1. W przypadku wygaśnięcia przesłanek uzasadniających potrzebę posiadania paszportu przez funkcjonariusza, utraty ważności paszportu lub zniszczenia paszportu, paszport zostaje przekazany z właściwej składnicy paszportów do Gabinetu Szefa ABW, celem zwrotu do MSZ. Fakt ten jest odnotowany w rejestrze paszportów.

2. Funkcjonariusz przenoszony do innej jednostki organizacyjnej ABW, zwalniany ze służby w ABW lub oddelegowany do wykonywania zadań służbowych poza ABW, jest obowiązany rozliczyć się z posiadanego paszportu.

3. Rozliczenie z paszportu:

1) funkcjonariusza, któremu wydano paszport następuje poprzez przekazanie paszportu na stan właściwej składnicy paszportów oraz odnotowanie tego faktu w depozycie paszportów;

2) składnicy paszportów następuje poprzez przekazanie paszportu do właściwej merytorycznie komórki Gabinetu Szefa ABW lub przekazanie na stan właściwej składnicy paszportów oraz odnotowanie tego faktu w depozycie paszportów;

3) właściwej merytorycznie komórki Gabinetu Szefa ABW następuje poprzez zwrot paszportu do MSZ oraz odnotowanie tego faktu w rejestrze paszportów.

Rozdział  6

Miejsce deponowania paszportów

§  17. 

1. Paszporty deponuje się w składnicach paszportów.

2. Funkcjonariusze:

1) jednostek organizacyjnych ABW z siedzibą w Warszawie i Centralnego Ośrodka Szkolenia ABW deponują paszporty w składnicy paszportów zlokalizowanej w dyżurnej części CKT ABW, w której służba jest pełniona w systemie 24-godzinnym;

2) delegatur ABW deponują paszporty w składnicach paszportów zlokalizowanych w kancelariach tajnych tych delegatur.

3. Niedopuszczalne jest przechowywanie paszportu poza właściwą składnicą paszportów, za wyjątkiem okresu odbywania zagranicznej podróży służbowej oraz okresu wypożyczenia paszportu na czas niezbędny do jej przygotowania i realizacji, a także okresu niezbędnego do umieszczenia w paszporcie adnotacji urzędowych.

Rozdział  7

Nadzór nad składnicą paszportów

§  18. 

1. Nadzór nad składnicą paszportów, o której mowa w § 17 ust. 2:

1) pkt 1 - sprawuje dyrektor Departamentu VI AB W;

2) pkt 2 - sprawuje dyrektor Departamentu VI ABW za pośrednictwem właściwych dyrektorów delegatur ABW.

2. Dyrektor Departamentu VI ABW posiada uprawienia kontrolne w zakresie właściwego wykorzystania paszportów.

3. Zakres i sposób przeprowadzania kontroli, o której mowa w ust. 2, regulują odrębne przepisy.

Rozdział  8

Podmiot odpowiedzialny za realizację obowiązku wynikającego z § 3 rozporządzenia w sprawie przechowywania paszportów

§ 19. Właściwa merytorycznie komórka organizacyjna Gabinetu Szefa ABW jest obowiązana do sporządzania informacji o przechowywanych w ABW paszportach, o której mowa w § 3 rozporządzenia w sprawie przechowywania paszportów.