Organizacja zakupów dostaw i usług w sądownictwie powszechnym oraz wskazanie zamawiającego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MS.2017.122

Akt utracił moc

Wersja od: 31 stycznia 2018 r.

ZARZĄDZENIE

MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI

z dnia 28 marca 2017 r.

w sprawie organizacji zakupów dostaw i usług w sądownictwie powszechnym oraz wskazania zamawiającego

Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, z późn. zm.) oraz art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392, z 2011 r. Nr 232 poz. 1378 oraz z 2015 r. poz. 1064) zarządza się, co następuje:

§  1. 

1. Zamówienia na dostawy i usługi określone w § 2 na rzecz sądów powszechnych dokonywane są, niezależnie od ich wartości, zgodnie z przepisami zarządzenia.

2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) sądach - należy przez to rozumieć sądy powszechne;

2) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Sprawiedliwości;

3) jednostce zamawiającej - należy przez to rozumieć Sąd Apelacyjny w Krakowie, sądy apelacyjne lub Ministerstwo;

4) CSZ - należy przez to rozumieć Centralny System Zakupów dla Sądownictwa Powszechnego jako centralny system informatyczny wspierający procesy zakupowe w sądach.

§  2. 

1. 1  Sąd Apelacyjny w Krakowie przygotowuje i przeprowadza postępowania o udzielenie zamówień publicznych, udziela zamówień oraz zawiera umowy ramowe na rzecz sądów w zakresie:

1) dostaw:

a) energii elektrycznej,

b) paliw napędowych do samochodów oraz kart flotowych,

c) białego papieru A4 do wydruków i kopiowania,

d) prasy,

e) samochodów osobowych i ciężarowych;

2) usług:

a) telefonii stacjonarnej,

b) telefonii komórkowej,

c) ubezpieczeń majątkowych i komunikacyjnych,

d) pocztowych i kurierskich.

2. 2  Sądy apelacyjne przygotowują i przeprowadzają postępowania o udzielenie zamówień publicznych, udzielają zamówień oraz zawierają umowy ramowe na rzecz sądów z obszaru danej apelacji w zakresie dostaw:

1) materiałów biurowych z wyłączeniem białego papieru A4 do wydruków i kopiowania;

2) aparatów do telefonii komórkowej i tabletów;

3) sprzętu komputerowego i biurowego:

a) komputerów stacjonarnych,

b) monitorów,

c) laptopów,

d) serwerów,

e) sprzętu sieciowego,

f) pamięci masowych,

g) systemów backupów danych,

h) drukarek,

i) urządzeń wielofunkcyjnych,

j) skanerów,

k) projektorów,

l) wokand,

m) terminali (typu zero client oraz thin client),

n) systemów wideokonferencyjnych.

3. 3  Ministerstwo przygotowuje i przeprowadza postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, udziela zamówień oraz zawiera umowy ramowe na rzecz sądów w zakresie usług i dostaw związanych z centralnymi systemami informatycznymi.

4. W przypadku powierzenia przez Ministra Sprawiedliwości prezesowi sądu apelacyjnego wykonywania czynności związanych z projektowaniem, wdrażaniem i utrzymywaniem systemów informatycznych obsługujących sądy powszechne, sąd ten przygotowuje i przeprowadza w powierzonym zakresie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, udziela zamówień oraz zawiera umowy ramowe na rzecz sądów, na podstawie protokołów powierzenia, w których wskazane są dostawy i usługi niezbędne dla wykonywania powierzonych czynności.

5. 4  Sądy apelacyjne nadzorują zakupy na potrzeby sądów z obszaru danej apelacji w zakresie usług i dostaw informatycznych, w tym oprogramowania oraz akcesoriów komputerowych, niewskazanych w ust. 2, w tym w szczególności niewskazanych standaryzacyjnie w zatwierdzonym przez Ministra Sprawiedliwości katalogu.

§  3. 

1. Zakupów dostaw i usług określonych w § 2 ust. 1 i 2 dokonuje się w oparciu o katalogi, przygotowane z uwzględnieniem parametrów, standaryzacji i zidentyfikowanych potrzeb sądów, ustalone w sposób umożliwiający dokonanie planowania rzeczowego i finansowego, zawierające orientacyjne ceny dostaw i usług.

2. 5  Katalogi, o których mowa w ust. 1, przygotowują i przekazują Ministrowi Sprawiedliwości do zatwierdzenia, za pośrednictwem komórki organizacyjnej Ministerstwa odpowiedzialnej za obsługę Ministra jako dysponenta części budżetowej 15 Sądy powszechne, do dnia 30 marca roku poprzedzającego rok budżetowy:

1) Sąd Apelacyjny w Krakowie - w zakresie określonym w § 2 ust. 1 oraz ust. 2 pkt 1;

2) komórka organizacyjna Ministerstwa odpowiedzialna za informatyzację resortu sprawiedliwości - w zakresie określonym w § 2 ust. 2 pkt 2 i 3.

3. Zatwierdzone przez Ministra Sprawiedliwości katalogi są wprowadzane do CSZ w terminie do dnia 30 kwietnia roku poprzedzającego rok budżetowy i stanowią podstawę do planowania dostaw i usług, o których mowa w § 2, na kolejny rok budżetowy.

4. W celu sporządzania katalogu, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa odpowiedzialnej za informatyzację resortu sprawiedliwości powołuje decyzją zespół złożony z kierowników oddziałów informatycznych sądów apelacyjnych lub wyznaczonych przez nich osób. Zespołowi przewodniczy przedstawiciel komórki organizacyjnej Ministerstwa odpowiedzialnej za informatyzację resortu sprawiedliwości.

§  4. 

1. Wstępne zapotrzebowania na dostawy i usługi określone w § 2 ust. 1 i 2 składane są przez sądy w CSZ i przekazywane właściwym sądom apelacyjnym w terminie umożliwiającym im opracowanie projektu planu finansowego na kolejny rok budżetowy.

2. Sądy apelacyjne w zapotrzebowaniach, o których mowa w ust. 1, mogą wprowadzić zmiany informując o nich niezwłocznie właściwe sądy, a następnie w nieprzekraczalnym terminie do 30 czerwca danego roku akceptują te zapotrzebowania w CSZ. Wartość tych zapotrzebowań stanowi podstawę ujęcia wydatków na te dostawy i usługi w projekcie planu finansowego na kolejny rok budżetowy.

§  5. 

1. W przypadku dostaw i usług, o których mowa w § 2 ust. 1 i 2 wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego odbywa się po złożeniu przez sąd w CSZ zweryfikowanego zapotrzebowania. Sąd dokonuje weryfikacji zapotrzebowania na podstawie cen ustalonych przez jednostkę zamawiającą z należytą starannością, z uwzględnieniem przepisów w zakresie zamówień publicznych odnoszących się do szacowania wartości zamówienia.

2. Zatwierdzanie środków finansowych na dostawy i usługi, o których mowa w § 2 ust. 3 i 4, planowanych w części 15/01 Ministerstwo Sprawiedliwości odbywa się zgodnie z odrębnymi procedurami.

3. 6  W przypadku dostaw, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 2 i 3, sąd apelacyjny w terminie nie późniejszym niż na 30 dni przed planowanym terminem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przesyła do komórki organizacyjnej Ministerstwa odpowiedzialnej za informatyzację resortu sprawiedliwości celem akceptacji specyfikację techniczną zamawianych dostaw.

§ 6. Sądy nabywają dostawy i usługi, o których mowa w § 2 ust. 1-4 od wykonawców wybranych przez jednostkę zamawiającą lub udzielają zamówień w tym zakresie na podstawie umów ramowych zawartych przez tę jednostkę.

§  7. 

1. W przypadku wystąpienia klęski żywiołowej lub innego nadzwyczajnego zdarzenia na obszarze działania danego sądu, sąd może udzielać zamówień publicznych z pominięciem jednostki zamawiającej, informując o tym niezwłocznie Ministra Sprawiedliwości oraz jednostkę zamawiającą.

2. 7  Komórka organizacyjna Ministerstwa odpowiedzialna za obsługę Ministra jako dysponenta części budżetowej 15 Sądy powszechne może udzielić, w wyjątkowej sytuacji, zgody na samodzielną realizację zamówienia w zakresie dostaw i usług objętych tym zamówieniem wszystkim lub wybranym sądom, z zastrzeżeniem ust. 3. Wniosek o samodzielną realizację zamówienia składany jest za pośrednictwem właściwego sądu apelacyjnego i musi zawierać uzasadnienie.

3. 8  W przypadku dostaw wskazanych w § 2 ust. 2 pkt 2 i 3, zgody, o której mowa w ust. 2, udziela komórka organizacyjna Ministerstwa odpowiedzialna za informatyzację resortu sprawiedliwości oraz przekazuje do wiadomości komórki organizacyjnej Ministerstwa odpowiedzialnej za obsługę Ministra jako dysponenta części budżetowej 15 Sądy powszechne.

§  8. 

1. Jednostka zamawiająca współpracuje z sądami przy realizacji zamówień dostaw i usług, o których mowa w § 2, w tym:

1) niezwłocznie przekazuje informacje o wszczęciu postępowania;

2) niezwłocznie przekazuje informacje o wyborze wykonawcy lub unieważnieniu postępowania;

3) przekazuje kopie umów nie później niż w terminie 7 dni od dnia ich podpisania;

4) sprawuje nadzór nad prawidłowym wykonywaniem umów zawartych w wykonaniu niniejszego zarządzenia;

5) udziela wyjaśnień i informacji;

6) sporządza raporty na potrzeby sądów i Ministerstwa.

2. Sądy współpracują z jednostką zamawiającą, w tym:

1) udzielają wyjaśnień i informacji niezbędnych do realizacji zakupów;

2) dokonują odbioru dostaw i usług oraz zapłaty za dostawy i usługi zgodnie ze złożonymi zapotrzebowaniami i w terminach określonych w umowach;

3) prowadzą ewidencję realizacji umów poprzez:

a) wprowadzanie faktur do CSZ,

b) wprowadzanie informacji o terminowości dostaw oraz wynikach odbioru do CSZ,

c) wprowadzanie informacji o realizacji gwarancji, serwisu i napraw do CSZ,

d) sporządzanie raportów na potrzeby jednostek zamawiających.

3. Sąd apelacyjny pośredniczy między jednostkami zamawiającymi a sądami z obszaru danej apelacji w wykonywaniu zadań określonych w ust. 1 i 2.

§ 8a. 9  W zakresie dostaw, o których mowa w § 2 ust. 2, postępowania o udzielenie zamówień publicznych na rzecz sądów z obszaru danej apelacji mogą być przygotowywane i przeprowadzane przez Sąd Apelacyjny w Krakowie, pod warunkiem złożenia przez dany sąd apelacyjny wniosku w terminie wyznaczonym przez Sąd Apelacyjny w Krakowie oraz akceptacji wniosku przez Sąd Apelacyjny w Krakowie.

§  9. 

1. Do postępowań wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie zarządzenia, zawartych umów ramowych i zamówień udzielonych przed tym dniem stosuje się przepisy dotychczasowe, z zastrzeżeniem, że w miejsce § 6 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 16 września 2014 r. w sprawie wskazania zamawiającego do przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, udzielania zamówień oraz zawierania umów ramowych na rzecz sądów powszechnych (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. z 2014 r. poz. 153) stosuje się § 7 niniejszego zarządzenia.

2. 10  Zespół, o którym mowa w § 3 ust. 4 dokonuje przeglądu i aktualizacji obowiązującego katalogu sprzętu informatycznego na rok bieżący i przedstawia katalog na rok kolejny do dalszej akceptacji komórce organizacyjnej Ministerstwa odpowiedzialnej za informatyzację resortu sprawiedliwości w terminie do dnia 28 lutego.

§ 10. Traci moc zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 16 września 2014 r. w sprawie wskazania zamawiającego do przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, udzielania zamówień oraz zawierania umów ramowych na rzecz sądów powszechnych (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. z 2014 r. poz. 153).

§ 11. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

¹ § 2 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 lit. a zarządzenia z dnia 29 stycznia 2018 r. (Dz.Urz.MS.2018.118) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 31 stycznia 2018 r.

² § 2 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 1 lit. a zarządzenia z dnia 29 stycznia 2018 r. (Dz.Urz.MS.2018.118) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 31 stycznia 2018 r.

³ § 2 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 1 lit. a zarządzenia z dnia 29 stycznia 2018 r. (Dz.Urz.MS.2018.118) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 31 stycznia 2018 r.

⁴ § 2 ust. 5 zmieniony przez § 1 pkt 1 lit. b zarządzenia z dnia 29 stycznia 2018 r. (Dz.Urz.MS.2018.118) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 31 stycznia 2018 r.

⁵ § 3 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia z dnia 29 stycznia 2018 r. (Dz.Urz.MS.2018.118) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 31 stycznia 2018 r.

⁶ § 5 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 3 zarządzenia z dnia 29 stycznia 2018 r. (Dz.Urz.MS.2018.118) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 31 stycznia 2018 r.

⁷ § 7 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 4 zarządzenia z dnia 29 stycznia 2018 r. (Dz.Urz.MS.2018.118) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 31 stycznia 2018 r.

⁸ § 7 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 4 zarządzenia z dnia 29 stycznia 2018 r. (Dz.Urz.MS.2018.118) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 31 stycznia 2018 r.

⁹ § 8a dodany przez § 1 pkt 5 zarządzenia z dnia 29 stycznia 2018 r. (Dz.Urz.MS.2018.118) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 31 stycznia 2018 r.

¹⁰ § 9 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 6 zarządzenia z dnia 29 stycznia 2018 r. (Dz.Urz.MS.2018.118) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 31 stycznia 2018 r.