Organizacja zagranicznych podróży służbowych pracowników Ministerstwa Transportu i Gospodarki Morskiej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MTiGM.2001.1.1

Akt utracił moc

Wersja od: 2 stycznia 2001 r.

ZARZĄDZENIE NR 7

MINISTRA TRANSPORTU I GOSPODARKI MORSKIEJ

z dnia 29 grudnia 2000 r.

w sprawie organizacji zagranicznych podróży służbowych pracowników Ministerstwa Transportu i Gospodarki Morskiej

Na podstawie § 3 ust. 2 pkt 2 lit. c) regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Transportu i Gospodarki Morskiej, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 5 Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 31 października 2000 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Ministerstwu Transportu i Gospodarki Morskiej (Dz. Urz. MTiGM Nr 6, poz. 43) postanawia się, co następuje:

Dział  I. 

Plan zagranicznych podróży służbowych

1. (Plan zagranicznych podróży służbowych) Plan zagranicznych podróży służbowych pracowników Ministerstwa Transportu i Gospodarki Morskiej (Plan) ustala wysokość środków przeznaczonych poszczególnym komórkom organizacyjnym MTiGM na zagraniczne podróże służbowe w roku objętym planowaniem oraz informuje o przewidywanych w tym roku zagranicznych podróżach służbowych. Projekt Planu przygotowuje Departament Integracji Europejskiej i Współpracy z Zagranicą (TI), przedkładając go do zatwierdzenia przez Ministra TiGM. Szczegółowe zasady opracowywania i wykonywania Planu określa Dyrektor Generalny MTiGM.

Dział  II. 

Dokumenty wyjazdowe

2. (Dokumenty wyjazdowe) Dokumentami wyjazdowymi są:

a) wniosek wyjazdowy,

b) instrukcja wyjazdowa,

c) sprawozdanie z wyjazdu,

3. Departament Integracji Europejskiej i Współpracy z Zagranicą prowadzi rejestr wniosków wyjazdowych, a także gromadzi instrukcje wyjazdowe oraz sprawozdania. Dokumentację finansową (rachunek kosztów podróży służbowej) w związku z zagranicznymi wyjazdami służbowymi gromadzi Biuro Administracyjno-Budżetowe (TAB).

3. (Wniosek wyjazdowy) Wniosek wyjazdowy zawiera w szczególności: opis merytoryczny wyjazdu, czas i miejsce wyjazdu, skład delegacji, osobę odpowiedzialną za przygotowanie sprawozdania oraz szacunkowe wyliczenie kosztów wyjazdu. Wniosek wyjazdowy, wg wzorów określonych w załączniku nr 1 do zarządzenia (wniosek na wyjazd służbowy za granicę) oraz w załączniku nr 2 do zarządzenia (wniosek na wyjazd służbowy za granicę finansowany spoza budżetu MTiGM, wypełnia się w jednym egzemplarzu. Wystawienie wniosku należy do komórki organizacyjnej, z której pracownik jest delegowany. W przypadku gdy w skład delegacji wchodzą pracownicy z różnych komórek, wniosek wystawia komórka macierzysta przewodniczącego delegacji. Wnioski dla członków Kierownictwa MTiGM (Minister TiGM, Sekretarz Stanu, Podsekretarz Stanu, Dyrektor Generalny) przygotowuje komórka wskazana przez przewodniczącego delegacji.

W przypadku gdy wyjazd pociąga za sobą wydatki złotowe, wraz z wnioskiem należy wystawić "polecenie wyjazdu służbowego", które służy do rozliczenia tych wydatków. Zatwierdzenie polecenia służbowego dokonywane jest w trybie jak dla wyjazdów krajowych.

4. (Instrukcja wyjazdowa) Instrukcja wyjazdowa w sposób jasny powinna określać zadania delegowanego i stanowisko, jakie ma on reprezentować w imieniu MTiGM.

a) Z zastrzeżeniem punktów b) - d) instrukcję wyjazdową zatwierdza kierownik komórki delegującej, a w przypadku gdy w skład delegacji wchodzą pracownicy z różnych komórek - kierownik komórki macierzystej przewodniczącego delegacji po uzgodnieniu z kierownikami komórek macierzystych pozostałych członków delegacji.

b) Instrukcję wyjazdową członka kierownictwa komórki organizacyjnej MTiGM (dyrektor, zastępca dyrektora) zatwierdza członek kierownictwa MTiGM, któremu podlega komórka delegująca, a w przypadku gdy w skład delegacji wchodzą członkowie kierownictwa komórek organizacyjnych należących do różnych pionów organizacyjnych MTiGM - członek kierownictwa MTiGM, któremu podlega komórka macierzysta przewodniczącego delegacji, po uzgodnieniu z członkami kierownictwa MTiGM, którym podlegają komórki macierzyste pozostałych członków delegacji będących członkami kierownictwa komórek organizacyjnych MTiGM.

c) Instrukcję wyjazdową dla Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu, Dyrektora Generalnego zatwierdza Minister TiGM na ich wniosek. Instrukcję wyjazdową dla członka gabinetu politycznego zatwierdza Minister TiGM.

d) W przypadku gdy w skład delegacji wchodzi Minister TiGM, instrukcja podlega tylko jego akceptacji.

5. (Sprawozdanie z wyjazdu) Sprawozdanie z wyjazdu informuje o działaniach podjętych przez delegowanego w związku z wykonywaniem instrukcji wyjazdowej, a w szczególności o zajętym przez delegowanego stanowisku podczas posiedzeń, istotnych wystąpieniach innych delegacji, treści przeprowadzonych rozmów kuluarowych. W sprawozdaniu wyodrębnia się wynikające z wyjazdu wnioski do realizacji przez komórki organizacyjne MTiGM, jednostki podległe Ministrowi TiGM oraz jednostki nadzorowane przez Ministra TiGM. Za sporządzenie sprawozdania odpowiedzialna jest osoba wskazana we wniosku wyjazdowym. Sprawozdanie zatwierdza ten, kto zatwierdza instrukcję wyjazdową, z zastrzeżeniem uzgodnień wymaganych przy zatwierdzaniu instrukcji wyjazdowej.

Dział  III. 

Postępowanie w sprawie wyjazdu służbowego za granicę

6. (Wszczęcie postępowania) Postępowanie wszczyna się na wniosek kierownika komórki delegującej.

7. (Dokumenty niezbędne do wszczęcia postępowania) Dokumentami niezbędnymi do wszczęcia postępowania są wniosek wyjazdowy oraz instrukcja wyjazdowa.

8. (Terminy złożenia dokumentów wyjazdowych) Z uwagi na konieczność załatwienia formalności wyjazdowych (np. rezerwacja biletów lotniczych, załatwienie wiz wjazdowych) dokumenty, o których mowa w § 7, powinny zostać złożone do TI najpóźniej na 14 dni przed wnioskowanym wyjazdem. W wyjątkowych uzasadnionych przypadkach - spowodowanych w szczególności opóźnieniami ze strony organizatorów imprezy - Dyrektor Departamentu Integracji Europejskiej i Współpracy z Zagranicą może wyrazić zgodę na złożenie dokumentów wyjazdowych z przekroczeniem tego terminu, jednak nie później niż na 3 dni przed wnioskowanym wyjazdem.

9. (Zmiany w dokumentach wyjazdowych) Dokonywanie przez delegowanego lub komórkę wnioskującą istotnych zmian w zatwierdzonym wniosku wyjazdowym lub w zatwierdzonej instrukcji wyjazdowej wymaga zgody osoby zatwierdzającej.

10. (Uzgadnianie i zatwierdzanie wyjazdu) Z zastrzeżeniem paragrafów 11 i 12 wyjazd służbowy za granicę podlega uzgodnieniu przez TI, który oszacowuje wstępnie jego koszty. Następnie wyjazd uzgadnia Członek Kierownictwa MTiGM, któremu podlega komórka wnioskująca (komórka macierzysta przewodniczącego delegacji). Wyjazd zatwierdza Dyrektor Generalny. Wyjazd finansowany ze środków przeznaczonych na realizację zadań z zakresu integracji europejskiej podlega uzgodnieniu przez Członka Kierownictwa MTiGM odpowiedzialnego za sprawy integracji europejskiej.

11. (Uzgadnianie i zatwierdzanie wyjazdu członka kierownictwa komórki organizacyjnej) W przypadku gdy w skład delegacji wchodzi członek kierownictwa komórki organizacyjnej wyjazd podlega kolejnym uzgodnieniom przez:

a) TI, który oszacowuje wstępnie koszty wyjazdu,

b) Członka Kierownictwa MTiGM odpowiedzialnego za współpracę międzynarodową MTiGM,

c) Członka Kierownictwa MTiGM, któremu podlega komórka wnioskująca (komórka macierzysta przewodniczącego delegacji),

d) Dyrektor Generalny.

Wyjazd zatwierdza Minister TiGM.

12. (Uzgadnianie i zatwierdzenie wyjazdu członka kierownictwa MTiGM oraz członków gabinetu politycznego) W przypadku gdy w skład delegacji wchodzi członek Kierownictwa MTiGM albo członek gabinetu politycznego, TI oszacowuje wstępnie koszty wyjazdu. Wyjazd uzgadnia kolejno: członek Kierownictwa MTiGM odpowiedzialny za współpracę międzynarodową oraz Dyrektor Generalny. Wyjazd zatwierdza Minister TiGM. W przypadku gdy w skład delegacji wchodzi Minister TiGM, wyjazd - dla celów rozliczeń finansowych - zatwierdza Sekretarz Stanu.

13. (Termin rozliczenia kosztów wyjazdu) Delegowany w terminie 14 dni od daty powrotu do kraju obowiązany jest do dokonania rozliczenia kosztów podróży na formularzu wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do zarządzenia. Niewykorzystane przez delegowanego kwoty zaliczek podlegają zwrotowi, a wynikłe należności są im wypłacane po rozliczeniu. Delegowany, który nie rozliczył się z kosztów wyjazdu we wskazanym terminie, nie może wziąć udziału w następnym wyjeździe, chyba że Dyrektor Generalny - w wyjątkowych uzasadnionych przypadkach - wyrazi na to zgodę.

14. (Termin złożenia sprawozdania z wyjazdu) Osoba odpowiedzialna za przygotowanie sprawozdania z wyjazdu obowiązana jest do złożenia sprawozdania w terminie 21 dni od daty powrotu do kraju. Delegowany, który nie złożył sprawozdania z wyjazdu we wskazanym terminie, nie może wziąć udziału w następnym wyjeździe, chyba że Dyrektor Generalny - w wyjątkowych uzasadnionych przypadkach - wyrazi na to zgodę.

Dział  IV. 

Postanowienia końcowe oraz wejście w życie

15. (Rezerwacja i zakup biletów) Rezerwowanie miejsc w środkach transportu, określenie trasy podróży oraz zakup biletów należy do TI. Przy podróżach samolotami możliwe jest, w uzgodnieniu z dyrektorem komórki wnioskującej, zaproponowanie wydłużenia czasu trwania pobytu za granicą, jeżeli uzyska się łączne oszczędności kosztów pobytu w wyniku zastosowania taryfy weekendowej.

16. (Zlecenie dewizowe do NBP) Szczegółowe zasady postępowania dotyczące przygotowania zlecenia do Narodowego Banku Polskiego na zakup dewiz, ich pobierania, przechowywania i wydawania delegowanym uregulowane zostały odrębnie pomiędzy TI a TAB na podstawie obowiązującego Regulaminu organizacyjnego MTiGM oraz przepisów ogólnych obowiązujących w tym zakresie.

17. (Przepis uchylający) Traci moc decyzja nr 3 Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 28 lutego 2000 r. w sprawie organizacji zagranicznych podróży służbowych pracowników MTiGM (Dz. Urz. MTiGM Nr 2, poz. 4).

18. (Wejście w życie) Decyzja wchodzi w życie z dniem 2 stycznia 2001 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr 1

WNIOSEK

na wyjazd służbowy za granicę

(grafikę pominięto)

ZAŁĄCZNIK Nr 2

WNIOSEK

na wyjazd służbowy za granicę finansowany spoza budżetu MTiGM

(grafikę pominięto)

ZAŁĄCZNIK Nr 3

MINISTERSTWO TRANSPORTU

I GOSPODARKI MORSKIEJ

Nazwisko i imię ..........................

Komórka organizacyjna MTiGM ..............

..........................................

Nr telefonu służbowego ...................

Załączników ..............................

RACHUNEK KOSZTÓW PODRÓŻY

Rozliczenie się z zagranicznych środków płatniczych

zakupionych na podstawie zlecenia płatniczego Nr .............

z dnia ................................ wystawionego w związku

z wyjazdem służbowym do ............... przez ................

Cały pobyt za granica, wg załączonej dokumentacji, trwał od

dnia: ........... godz. .... do dnia ............ godz .......

Łączna ilość dni delegacji wyniosła: ......................

godz ...... min ....., w tym w krajach tranzytu:

w ....................... od dnia ............... godz. ......

w ....................... od dnia ............... godz. ......

w ....................... od dnia ............... godz. ......

Otrzymałem zaliczkę w wysokości: .............................

..............................................................

ŁĄCZNY KOSZT WYJAZDU
Koszty wyjazdu - wypełnia delegowany	WALUTA
1. Diety: w .................... diet ......... po ......... w .................... diet ......... po .........
2. Koszty noclegów: w .................... nocl. ........ wg r-ków w .................... nocl. ........ wg r-ków
3. Ryczałt na dojazd:
4.Ryczałt na komunikację miejską:
5. Podróż:
6. Opłata rejestracyjna:
7. Wiza:
RAZEM
Wypełnia komórka wyjazdowa
Kursy zakupu dewiz przyjęte do rozliczenia ............... z dnia .........
Kursy średnie dewiz przyjęte do rozliczenia .............. z dnia .........
Razem łączny koszt wyjazdu w PLN:

Do wypłaty dla delegowanego: ..................................

Do zwrotu przez delegowanego: .................................

Warszawa, dnia ...............................

..............................................

(podpis wystawcy rachunku)

Zatwierdzam

Stwierdzam odbycie podróży służbowej, uzasadniony czas jej

trwania i użytku środków komunikacji oraz wykonania polecenia

służbowego.

Sprawdzono pod względem merytorycznym.

...............................................................

(podpis i stanowisko kierownika komórki delegującej za granicę)

Sprawdzono pod względem rachunkowo-formalnym: .................

.................. Warszawa, dnia ...........

(podpis)

Sprawdzono i zatwierdzono.

Stempel jednostki likwidującej rachunki kosztów

podróży .......................................................