Organizacja w resorcie obrony narodowej systemu skargowo-wnioskowego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MON.2015.192

Akt utracił moc

Wersja od: 10 listopada 2015 r.

DECYZJA Nr 250/MON

MINISTRA OBRONY NARODOWEJ

z dnia 26 czerwca 2015 r.

w sprawie organizacji w resorcie obrony narodowej systemu skargowo-wnioskowego

Biuro Skarg i Wniosków

Na podstawie art. 253 § 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267, z późn. zm.), art. 2 pkt 1 i 23 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o urzędzie Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 189 i 852 oraz z 2014 r. poz. 932), § 3 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46) oraz § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. Nr 94, poz. 426 oraz z 2014 r. poz. 933) ustala się, co następuje:

§  1.

1. 1 Niniejsza decyzja reguluje sposób organizacji systemu skargowo-wnioskowego do przyjmowania, ewidencjonowania, rozpatrywania oraz załatwiania w Ministerstwie Obrony Narodowej, zwanym dalej "Ministerstwem" oraz w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych, zwanych dalej "jednostkami organizacyjnymi resortu ON", skarg, wniosków, petycji, listów i pism obywateli.

2. System, o którym mowa w ust. 1, tworzą:

1) 2 Biuro Skarg i Wniosków Ministerstwa Obrony Narodowej, zwane dalej "BSiW";

2) Wydział Skarg i Wniosków Dowództwa Generalnego Rodzajów Sił Zbrojnych;

3) 3 imiennie wyznaczeni pracownicy lub żołnierze - w jednostkach organizacyjnych resortu ON do poziomu jednostki wojskowej, o której mowa w art. 3 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2015 r. poz. 827, 1220 i 1224), stosownie do rozkazów (decyzji) dowódców (dyrektorów, kierowników, szefów, komendantów).

§ 2. 4 Jednostki organizacyjne resortu ON obowiązane są do prowadzenia ewidencji:

1) skarg, wniosków, petycji, listów i pism - w Księdze Ewidencji Skarg, Wniosków, Petycji i Listów, zwanej dalej "Księgą Ewidencji";

2) przyjęć obywateli - w Księdze Przyjęć Interesantów, zwanej dalej "Księgą Przyjęć".

§  3.

1. 5 Komórką organizacyjną koordynującą postępowania w sprawach dotyczących skarg, wniosków i petycji w resorcie obrony narodowej, zwanym dalej "resortem ON", jest BSiW.

2. 6 BSiW oprócz zadania, o którym mowa w ust. 1, wykonuje inne zadania, w szczególności:

1) prowadzi rejestr wszystkich wpływających do Ministerstwa skarg, wniosków i petycji, o których mowa w przepisach Działu VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (Dz. U. poz. 1195);

2) 7 nadzoruje działanie systemu, o którym mowa w § 1 ust. 1, w szczególności terminowość rozpatrywania skarg, wniosków, petycji, listów i pism przez jednostki organizacyjne resortu ON;

3) 8 kieruje skargi, wnioski, petycje, listy i pisma do właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa lub jednostek organizacyjnych resortu ON, celem zajęcia stanowiska w sprawie lub - w przypadku szczególnie uzasadnionym - załatwienia ich według właściwości;

4) opracowuje i opiniuje projekty rozwiązań systemowych oraz aktów normatywnych dotyczących organizacji systemu skargowo-wnioskowego do przyjmowania, ewidencjonowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg, wniosków, petycji, listów i pism w resorcie ON;

5) prowadzi działalność szkoleniową, wydaje stosowne materiały metodyczne oraz tworzy wzorce niezbędnej dokumentacji w sprawach określonych niniejszą decyzją.

3. BSiW przyjmuje, w imieniu Ministra, obywateli w sprawach skarg, wniosków i petycji w siedzibie Ministerstwa w Warszawie przy al. Niepodległości 218, w poniedziałki w godzinach 9.00 - 17.00 oraz w pozostałe dni robocze tygodnia w godzinach 8.30 - 14.30. Informacja o miejscu przyjęć obywateli w sprawach skarg, wniosków i petycji jest umieszczana w punktach informacyjnych Ministerstwa, na stronie internetowej Ministerstwa oraz w siedzibach jednostek organizacyjnych resortu ON.

4. Informacje o petycjach złożonych w resorcie ON, prowadzonych w związku z nimi postępowaniach i sposobach ich załatwienia, a także roczną zbiorczą informację o rozpatrzonych petycjach zamieszcza:

1) Dyrektor BSiW na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa - w zakresie dotyczącym Ministerstwa;

2) dowódca (dyrektor, kierownik, szef, komendant) jednostki organizacyjnej resortu ON na stronie internetowej tej jednostki lub, w przypadku braku strony internetowej tej jednostki, na stronie internetowej jednostki nadzorującej lub nadrzędnej - w zakresie swojej właściwości.

§  4.

1. 9 Skargi, wnioski, petycje, listy i pisma wpływające do Ministerstwa, adresowane do innych komórek organizacyjnych Ministerstwa niż BSiW, rejestrowane są w elektronicznym systemie obiegu dokumentów w kancelarii Ministerstwa obsługującej daną komórkę organizacyjną Ministerstwa.

2. 10 W przypadku, o którym mowa w ust. 1, komórka organizacyjna Ministerstwa niezwłocznie przekazuje skargę, wniosek lub petycję do BSiW w celu jej zaewidencjonowania w elektronicznym systemie SI SKARGA oraz dokonania czynności, o których mowa w § 3 ust. 2 pkt 3.

3. 11 Skargi, wnioski, petycje, listy i pisma wpływające do Ministerstwa, adresowane do Ministra oraz do BSiW, także za pośrednictwem skrzynki elektronicznej [e-mail], rejestrowane są w Księdze Ewidencji oraz w elektronicznym systemie SI SKARGA, a następnie rozpatrywane są przez BSiW, które udziela odpowiedzi na skargę, wniosek, petycję, list i pismo.

4. Rejestr elektroniczny SI SKARGA zawiera w szczególności:

1) nazwę nadawcy, od którego wpłynęła skarga, wniosek, petycja, list i pismo;

2) datę wpływu skargi, wniosku, petycji, listu i pisma do Ministerstwa i do BSiW;

3) przedmiot skargi, wniosku, petycji, listu i pisma;

4) nazwę komórki organizacyjnej Ministerstwa lub nazwę innej instytucji, do której przekazano sprawę;

5) datę i sposób załatwienia skargi, wniosku, petycji, listu i pisma;

6) inne informacje dotyczące rozpatrywania oraz załatwienia sprawy.

5. 12 (uchylony).

6. 13 W przypadku, gdy do rozpatrzenia skargi, wniosku, petycji, listu i pisma właściwych jest kilka komórek organizacyjnych Ministerstwa lub jednostek organizacyjnych resortu ON, BSiW niezwłocznie przesyła do nich kopię sprawy w celu zajęcia w wyznaczonym terminie stanowiska lub przedstawienia opinii niezbędnej do przygotowania odpowiedzi przez BSiW.

7. 14 W przypadku, gdy skarga lub wniosek została złożona ustnie przez obywatela do komórki organizacyjnej Ministerstwa innej niż BSiW, komórka ta sporządza protokół z przeprowadzonej czynności, rejestruje go w elektronicznym systemie obiegu dokumentów w kancelarii obsługującej daną komórkę organizacyjną Ministerstwa, przekazuje protokół do BSiW, które ewidencjonuje skargę lub wniosek w Księdze Ewidencji, rejestruje skargę lub wniosek w elektronicznym systemie SI SKARGA, rozpatruje skargę lub wniosek i udziela odpowiedzi obywatelowi.

8. 15 W przypadku, gdy skarga lub wniosek została złożona ustnie przez obywatela do BSiW, BSiW sporządza protokół z przeprowadzonej czynności, ewidencjonuje go w Księdze Ewidencji, rejestruje skargę lub wniosek w elektronicznym systemie SI SKARGA, rozpatruje skargę lub wniosek i udziela odpowiedzi obywatelowi.

§ 5. 16 Jeżeli z uzasadnionych przyczyn nie jest możliwe przygotowanie przez daną komórkę organizacyjną Ministerstwa w wyznaczonym przez BSiW terminie opinii (stanowiska) niezbędnej do załatwienia sprawy przez BSiW, komórka ta informuje o tym BSiW, podając przyczynę opóźnienia i uzgadnia z BSiW nowy termin przekazania opinii (stanowiska).

§ 6. Jednostki organizacyjne resortu ON są obowiązane w szczególności do:

1) utrzymywania, do poziomu jednostki wojskowej włącznie, systemu do przyjmowania i rozpatrywania skarg, wniosków, petycji, listów i pism;

2) określenia i podania do publicznej wiadomości informacji o terminie przyjmowania obywateli w sprawach skarg, wniosków, petycji, listów i pism;

3) dokonywania wszelkich czynności związanych z rozpatrywaniem skarg, wniosków, petycji, listów i pism;

4) przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej ze skargami, wnioskami, petycjami, listami i pismami, zgodnie z zarządzeniem 42/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 19 grudnia 2013 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 368).

§  7.

1. 17 (uchylony).

2. Jednostki organizacyjne resortu ON sporządzają zbiorcze roczne sprawozdania analityczno-oceniające ze sposobu załatwienia skarg, wniosków i petycji przez siebie oraz przez jednostki organizacyjne bezpośrednio im podporządkowane.

3. 18 Sprawozdania, o których mowa w ust. 2, jednostki organizacyjne resortu ON bezpośrednio podporządkowane osobom zajmującym kierownicze stanowiska Ministerstwa albo kierownikom komórek organizacyjnych Ministerstwa przesyłają do BSiW.

4. BSiW sporządza sprawozdania z przyjmowania oraz rozpatrywania skarg, wniosków i petycji w resorcie ON, które przedkłada osobom zajmującym kierownicze stanowiska Ministerstwa.

§ 8. 19 Dyrektorzy (szefowie, kierownicy, dowódcy, komendanci) jednostek organizacyjnych resortu ON w zakresie swojej właściwości lub osoby przez nich upoważnione:

1) podpisują odpowiedzi na skargi, wnioski, petycje, listy i pisma;

2) podpisują pisma przekazujące skargę, wniosek, petycję, list i pismo do innych instytucji, do załatwienia przez nie według ich właściwości;

§ 9. 20 Kontroli przyjmowania, ewidencjonowania, rozpatrywania i załatwiania skarg, wniosków, petycji, listów i pism w resorcie ON dokonuje Departament Kontroli Ministerstwa Obrony Narodowej;

§ 9a. 21

1. W przypadku, gdy skarga, wniosek lub petycja dotyczy zagrożeń korupcyjnych lub zidentyfikowanych źródeł konfliktu interesów, informacja taka jest niezwłocznie przekazywana do Biura do Spraw Procedur Antykorupcyjnych wraz z dokumentem źródłowym.

2. Biuro ds. Procedur Antykorupcyjnych monitoruje sposób rozpatrzenia skarg, wniosków lub petycji w zakresie, o którym mowa w ust. 1.

3. Zidentyfikowane ryzyka oraz rekomendacje wynikające z rozpatrywanych skarg, wniosków i petycji, o których mowa w ust. 1, Dyrektor Biura do Spraw Procedur Antykorupcyjnych uwzględnia w corocznej analizie ryzyk korupcyjnych, przedstawianej Ministrowi Obrony Narodowej lub przedstawia je Ministrowi Obrony Narodowej na bieżąco.

4. W sytuacji wymagającej dodatkowych ustaleń, Dyrektor Biura do Spraw Procedur Antykorupcyjnych może przedstawić za pośrednictwem Ministra Obrony Narodowej sprawę Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Żandarmerii Wojskowej lub innym organom wraz z rekomendacją podjęcia działań.

§ 10. W sprawach dotyczących petycji do dnia 5 września 2015 r. stosuje się przepisy Działu VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego, a od dnia 6 września 2015 r. stosuje się przepisy ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach.

§ 11. Traci moc decyzja Nr 297/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 11 października 2013 r. w sprawie organizacji w resorcie obrony narodowej systemu skargowo-wnioskowego (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 247).

§ 12. Decyzja wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

¹ § 1 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 lit. a decyzji nr 445/MON z dnia 9 listopada 2015 r. (Dz.Urz.MON.2015.310) zmieniającej nin. decyzję z dniem 10 listopada 2015 r.

² § 1 ust. 2 pkt 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 lit. b tiret pierwsze decyzji nr 445/MON z dnia 9 listopada 2015 r. (Dz.Urz.MON.2015.310) zmieniającej nin. decyzję z dniem 10 listopada 2015 r.

³ § 1 ust. 2 pkt 3 zmieniony przez § 1 pkt 1 lit. b tiret drugie decyzji nr 445/MON z dnia 9 listopada 2015 r. (Dz.Urz.MON.2015.310) zmieniającej nin. decyzję z dniem 10 listopada 2015 r.

⁴ § 2 zdanie wstępne zmienione przez § 1 pkt 2 decyzji nr 445/MON z dnia 9 listopada 2015 r. (Dz.Urz.MON.2015.310) zmieniającej nin. decyzję z dniem 10 listopada 2015 r.

⁵ § 3 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 3 lit. a decyzji nr 445/MON z dnia 9 listopada 2015 r. (Dz.Urz.MON.2015.310) zmieniającej nin. decyzję z dniem 10 listopada 2015 r.

⁶ § 3 ust. 2 zdanie wstępne zmienione przez § 1 pkt 3 lit. b tiret pierwsze decyzji nr 445/MON z dnia 9 listopada 2015 r. (Dz.Urz.MON.2015.310) zmieniającej nin. decyzję z dniem 10 listopada 2015 r.

⁷ § 3 ust. 2 pkt 2 zmieniony przez § 1 pkt 3 lit. b tiret drugie decyzji nr 445/MON z dnia 9 listopada 2015 r. (Dz.Urz.MON.2015.310) zmieniającej nin. decyzję z dniem 10 listopada 2015 r.

⁸ § 3 ust. 2 pkt 3 zmieniony przez § 1 pkt 3 lit. b tiret drugie decyzji nr 445/MON z dnia 9 listopada 2015 r. (Dz.Urz.MON.2015.310) zmieniającej nin. decyzję z dniem 10 listopada 2015 r.

⁹ § 4 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 4 lit. a decyzji nr 445/MON z dnia 9 listopada 2015 r. (Dz.Urz.MON.2015.310) zmieniającej nin. decyzję z dniem 10 listopada 2015 r.

¹⁰ § 4 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 4 lit. a decyzji nr 445/MON z dnia 9 listopada 2015 r. (Dz.Urz.MON.2015.310) zmieniającej nin. decyzję z dniem 10 listopada 2015 r.

¹¹ § 4 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 4 lit. a decyzji nr 445/MON z dnia 9 listopada 2015 r. (Dz.Urz.MON.2015.310) zmieniającej nin. decyzję z dniem 10 listopada 2015 r.

¹² § 4 ust. 5 uchylony przez § 1 pkt 4 lit. b decyzji nr 445/MON z dnia 9 listopada 2015 r. (Dz.Urz.MON.2015.310) zmieniającej nin. decyzję z dniem 10 listopada 2015 r.

¹³ § 4 ust. 6 zmieniony przez § 1 pkt 4 lit. c decyzji nr 445/MON z dnia 9 listopada 2015 r. (Dz.Urz.MON.2015.310) zmieniającej nin. decyzję z dniem 10 listopada 2015 r.

¹⁴ § 4 ust. 7 zmieniony przez § 1 pkt 4 lit. c decyzji nr 445/MON z dnia 9 listopada 2015 r. (Dz.Urz.MON.2015.310) zmieniającej nin. decyzję z dniem 10 listopada 2015 r.

¹⁵ § 4 ust. 8 zmieniony przez § 1 pkt 4 lit. c decyzji nr 445/MON z dnia 9 listopada 2015 r. (Dz.Urz.MON.2015.310) zmieniającej nin. decyzję z dniem 10 listopada 2015 r.

¹⁶ § 5 zmieniony przez § 1 pkt 5 decyzji nr 445/MON z dnia 9 listopada 2015 r. (Dz.Urz.MON.2015.310) zmieniającej nin. decyzję z dniem 10 listopada 2015 r.

¹⁷ § 7 ust. 1 uchylony przez § 1 pkt 6 lit. a decyzji nr 445/MON z dnia 9 listopada 2015 r. (Dz.Urz.MON.2015.310) zmieniającej nin. decyzję z dniem 10 listopada 2015 r.

¹⁸ § 7 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 6 lit. b decyzji nr 445/MON z dnia 9 listopada 2015 r. (Dz.Urz.MON.2015.310) zmieniającej nin. decyzję z dniem 10 listopada 2015 r.

¹⁹ § 8 zdanie wstępne zmienione przez § 1 pkt 7 decyzji nr 445/MON z dnia 9 listopada 2015 r. (Dz.Urz.MON.2015.310) zmieniającej nin. decyzję z dniem 10 listopada 2015 r.

²⁰ § 9 zmieniony przez § 1 pkt 8 decyzji nr 445/MON z dnia 9 listopada 2015 r. (Dz.Urz.MON.2015.310) zmieniającej nin. decyzję z dniem 10 listopada 2015 r.

²¹ § 9a dodany przez § 1 pkt 9 decyzji nr 445/MON z dnia 9 listopada 2015 r. (Dz.Urz.MON.2015.310) zmieniającej nin. decyzję z dniem 10 listopada 2015 r.