Organizacja systemu dyżurów w Ministerstwie Spraw Zagranicznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2006.1.16

Akt utracił moc

Wersja od: 3 lutego 2006 r.

DECYZJA Nr 3

DYREKTORA GENERALNEGO SŁUŻBY ZAGRANICZNEJ

z dnia 3 lutego 2006 r.

w sprawie organizacji systemu dyżurów w Ministerstwie Spraw Zagranicznych.

§  1.

1. System dyżurów w Ministerstwie Spraw Zagranicznych zapewnia przepływ informacji oraz ciągłość wykonywania podstawowych zadań Ministerstwa Spraw Zagranicznych w sytuacjach niecierpiących zwłoki poza godzinami pracy urzędu oraz w dni wolne od pracy.

2. Do zadań komórki organizacyjnej zapewniającej obsługę systemu dyżurów należy w szczególności:

1) udzielanie informacji publicznej, w zakresie określonym w załączniku do decyzji;

2) prowadzenie bazy danych teleadresowych placówek zagranicznych i centrali ministerstwa;

3) informowanie osoby pełniącej dyżur, o którym mowa w § 4, zwanej dalej "dyrektorem dyżurnym" oraz, według właściwości, dyrektorów komórek organizacyjnych MSZ oraz innych osób odpowiedzialnych za prowadzenie określonego rodzaju spraw o wydarzeniach niecierpiących zwłoki, wymagających podjęcia działania z ich strony oraz podejmowanie, w uzgodnieniu z tymi osobami, niezbędnych działań;

4) gromadzenie informacji przekazywanych przez placówki zagraniczne, w tym informacji nadsyłanych clarisami i depeszami, oraz przekazywanie ich według właściwości komórkom organizacyjnym;

5) odbiór i przechowywanie przesyłek przychodzących po godzinach pracy urzędu;

6) dysponowanie środkami transportu służbowego po godzinach pracy urzędu.

§  2.

1. Obsługę systemu dyżurów zapewniają:

1) pracownik odpowiedzialny za organizację systemu dyżurów;

2) pracownicy zatrudnieni na stanowiskach dyżurnych, zwani dalej "dyżurnymi";

3) dyrektor dyżurny.

2. Pracownik odpowiedzialny za organizację systemu dyżurów odpowiada za organizację i funkcjonowanie systemu dyżurów, w szczególności planuje i przedstawia do zatwierdzenia dyrektorowi Biura Dyrektora Generalnego harmonogram dyżurów oraz dyżurów dyrektorów komórek organizacyjnych MSZ.

§  3.

1. Dyżurni, z zastrzeżeniem ust. 2, podlegają bezpośrednio pracownikowi, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 1.

2. W trakcie dyżuru i w zakresie zadań związanych z jego pełnieniem dyżurny podlega służbowo dyrektorowi dyżurnemu.

3. Dyżurny nie udziela wypowiedzi przedstawicielom środków masowego przekazu.

§  4.

1. Dyżurni wykonują pracę w systemie zmianowym.

2. Ustala się rozkład i wymiar czasu pracy dyżurnego:

a) I zmiana - rozpoczyna się o godzinie 8.00, a kończy o godzinie 20.00,

b) II zmiana - rozpoczyna się o godzinie 20.00, a kończy o godzinie 8.00 dnia następnego.

3. Wymiar czasu pracy dyżurnego wynosi 12 godzin.

§  5.

1. Dyżurny po ukończeniu II zmiany może przystąpić ponownie do pracy nie wcześniej niż po upływie 24 godzin.

2. Dyżurny po ukończeniu I zmiany może przystąpić ponownie do pracy nie wcześniej niż po upływie 12 godzin.

§  6.

1. Dyżury pełnione są w wyznaczonym pomieszczeniu w gmachu Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

2. Dyżurny może opuścić pomieszczenie, w którym pełni dyżur, wyłącznie na polecenie dyrektora dyżurnego.

3. Dyżurny nie może opuścić stanowiska pracy przed przybyciem dyżurnego zmieniającego.

§ 7. Uprawnienia pracowników z tytułu pracy w porze nocnej oraz w dni wolne od pracy określają przepisy odrębne.

§  8.

1. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Spraw Zagranicznych oraz ich zastępcy są obowiązani do pełnienia dyżurów poza godzinami pracy urzędu i, z zastrzeżeniem ust. 4, poza siedzibą urzędu.

2. Dyżur, o którym mowa w ust. 1, rozpoczyna się w dni pracy urzędu o godzinie 16.15 i kończy się o godzinie 8.15 dnia następnego, a w dni niebędące dniami pracy urzędu od godziny 8.15 do godziny 8.15 dnia następnego.

3. Dyrektor dyżurny obowiązany jest pozostawać w gotowości do nawiązania bezpośredniego kontaktu telefonicznego z dyżurnym i przybycia do urzędu w razie zaistnienia takiej potrzeby.

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dyrektor dyżurny pełni dyżur w siedzibie urzędu.

5. Do dnia 25 każdego miesiąca dyrektorzy komórek organizacyjnych przekazują dyrektorowi Biura Dyrektora Generalnego informację o planowanych w następnym miesiącu terminach urlopów i wyjazdów służbowych własnych i swoich zastępców.

6. W przypadku niemożności przystąpienia do pełnienia dyżuru, w szczególności z powodu choroby, osoba wyznaczona do pełnienia dyżuru dyrektorskiego obowiązana jest wyznaczyć zastępcę i powiadomić o tym pracownika odpowiedzialnego za organizację systemu dyżurów.

§  9.

1. Zadaniem dyrektora dyżurnego jest pozostawanie w gotowości do podjęcia działań innych niż określone w § 1 ust 2.

2. W przypadku otrzymania od dyżurnego informacji dyrektor dyżurny dokonuje oceny sytuacji i w razie potrzeby:

1) wydaje dyżurnemu polecenia i nadzoruje ich wykonanie;

2) informuje właściwego sekretarza stanu lub podsekretarza stanu oraz dyrektora generalnego służby zagranicznej o istotnych wydarzeniach, które miały miejsce w trakcie dyżuru;

3) wzywa dyrektora właściwej komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych do przekazania szczegółowych instrukcji dyżurnemu lub do stawienia się do pracy w sytuacji, gdy zachodzi potrzeba podjęcia natychmiastowych działań w urzędzie;

4) udziela informacji środkom masowego przekazu.

§ 10. Dyrektorzy komórek organizacyjnych, w zakresie właściwości kierowanych przez nich komórek organizacyjnych, są odpowiedzialni za przekazywanie niezbędnych informacji do bazy danych teleadresowych.

§ 11. Dyrektor Zarządu Obsługi MSZ jest odpowiedzialny za stworzenie i utrzymywanie organizacji i czasu pracy kierowców w taki sposób, aby zabezpieczyć potrzeby Ministerstwa Spraw Zagranicznych, zwłaszcza poza godzinami pracy urzędu.

§ 12. Na wniosek dyrektora komórki organizacyjnej ministerstwa dyrektor generalny służby zagranicznej może ustalić w trybie i na zasadach określonych w rozdziale V Regulaminu pracy Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. z 2004 r. Nr 2, poz. 24) rozkład czasu pracy pracowników pełniących dyżur w komórce organizacyjnej.

§ 13. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK 

Dyżurny udziela informacji publicznej w zakresie dotyczącym:

1) organizacji resortu spraw zagranicznych, właściwości komórek organizacyjnych ministerstwa oraz placówek zagranicznych, zakresu zadań sekretarza stanu i podsekretarzy stanu w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, obsady kierowniczych stanowisk w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i stanowisk kierowników placówek zagranicznych, godzin pracy ministerstwa i placówek zagranicznych;

2) pomocy konsularnej udzielanej przez placówki zagraniczne obywatelom polskim;

3) informacji adresowych, numerów telefonów, faksów, adresów poczty elektronicznej w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych;

4) zasad i trybu załatwiania skarg i wniosków w resorcie spraw zagranicznych;

5) adresów i numerów telefonów przedstawicielstw dyplomatycznych, urzędów konsularnych państw obcych i organizacji międzynarodowych w Rzeczypospolitej Polskiej;

6) innego rodzaju informacji publicznej, o ile taka informacja zostanie przekazana w celu jej rozpowszechniania.