Dz.Urz.MGMiŻŚ.2018.40

| Akt obowiązujący
Wersja od: 14 listopada 2018 r.

ZARZĄDZENIE Nr 39
MINISTRA GOSPODARKI MORSKIEJ I ŻEGLUGI ŚRÓDLĄDOWEJ 1
z dnia 8 listopada 2018 r.
w sprawie organizacji, składu oraz miejsca i trybu pracy Zespołu Zarządzania Kryzysowego

Na podstawie art. 12 ust. 2b oraz ust. 4 ustawy z dnia 26 kwietnia 2007 r. o zarządzaniu kryzysowym (Dz. U. z 2018 r. poz. 1401 i 1560) zarządza się, co następuje:
§  1. 
1.  W Ministerstwie Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, zwanym dalej "Ministerstwem", działa Zespół Zarządzania Kryzysowego, zwany dalej "Zespołem".
2.  Zespół realizuje zadania, o których mowa w art. 12 ust. 2c ustawy z dnia 26 kwietnia 2007 r. o zarządzaniu kryzysowym oraz zadania wynikające z zatwierdzonych przez uprawnione organy dokumentów z zakresu zarządzania kryzysowego.
3.  Zespół jest organem opiniodawczo-doradczym, właściwym w sprawach inicjowania i koordynowania działań podejmowanych w zakresie zarządzania kryzysowego w działach administracji rządowej kierowanych przez Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej, zwanego dalej "Ministrem".
§  2. 
1.  W skład Zespołu wchodzą:
1) Przewodniczący - Minister;
2) Zastępca Przewodniczącego - dyrektor generalny Ministerstwa;
3) Sekretarz Zespołu - pracownik Zespołu do spraw Zarzadzania Kryzysowego w Biurze Obrony i Ochrony Informacji Niejawnych Ministerstwa, zwanym dalej "BOIN";
4) członkowie Zespołu:
a) sekretarz i podsekretarze stanu w Ministerstwie;
b) kierownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa, zwani dalej "kierownikami komórek".
2.  Przewodniczący, z własnej inicjatywy lub na wniosek członka, może zaprosić do udziału w jego pracach:
1) przedstawicieli jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych;
2) przedstawicieli przedsiębiorców, których przedmiot działalności dotyczy działów administracji rządowej właściwych dla Ministra;
3) przedstawicieli Państwowej Komisji Badania Wypadków Morskich lub Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Morskiego.
3.  W posiedzeniach Zespołu udział biorą wyznaczeni przez Przewodniczącego członkowie.
4.  Osoby wchodzące w skład Zespołu uczestniczą w jego pracach osobiście. W uzasadnionych przypadkach członka Zespołu może reprezentować osoba przez niego wyznaczona.
5.  Osoby, o których mowa w ust. 1-4, są obowiązane posiadać upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli co najmniej "zastrzeżone".
§  3. 
1.  Pracami Zespołu kieruje Przewodniczący.
2.  Do zadań Przewodniczącego należy:
1) organizowanie pracy Zespołu;
2) zwoływanie posiedzeń Zespołu w odpowiednim składzie, stosownie do zakresu spraw będących przedmiotem posiedzenia;
3) przedstawienie Zespołowi informacji lub dokumentów przygotowanych przez BOIN;
4) przedstawianie kierownictwu Ministerstwa wniosków i propozycji w zakresie realizacji przedsięwzięć zapewniających zachowanie zdolności Ministerstwa do funkcjonowania w warunkach sytuacji kryzysowej, o której mowa w art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 26 kwietnia 2007 r. o zarządzaniu kryzysowym.
3.  W przypadku nieobecności Przewodniczącego pracami Zespołu kieruje Zastępca Przewodniczącego, a w przypadku nieobecności Zastępcy - wyznaczony przez Przewodniczącego członek Zespołu.
4.  Do zadań Sekretarza Zespołu należy:
1) organizowanie posiedzeń Zespołu, w tym powiadamianie członków Zespołu o terminach posiedzeń;
2) prowadzenie dokumentacji Zespołu, w tym sporządzanie protokołów z posiedzeń Zespołu;
3) zapewnianie przygotowania opinii, ekspertyz i projektów dokumentów, niezbędnych do realizacji zadań Zespołu;
4) koordynacja spraw rozpatrywanych przez Zespół w trybie obiegowym, o których mowa w § 6 ust. 1.
5.  Do zadań członków Zespołu należy:
1) uczestniczenie w pracach Zespołu, w zakresie określonym przez Przewodniczącego;
2) niezwłoczne powiadomienie Przewodniczącego, Sekretarza oraz Zespołu Monitorowania Zagrożeń, powołanego odrębnym zarządzeniem Ministra, o wystąpieniu zagrożenia lub sytuacji kryzysowej, w przypadku uzyskania takich informacji.
§  4. 
1.  Zespół obraduje na posiedzeniach zwyczajnych albo nadzwyczajnych, które odbywają się w siedzibie Ministerstwa lub w innym miejscu wskazanym przez Przewodniczącego.
2.  Posiedzenia zwyczajne odbywają się w razie potrzeby.
3.  Posiedzenia nadzwyczajne:
1) zwołuje się w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej;
2) mogą być zwoływane w przypadku możliwości wystąpienia sytuacji kryzysowej.
§  5. 
1.  Zespół podejmuje rozstrzygnięcia kolegialnie, w drodze uzgodnienia stanowisk.
2.  Z posiedzenia Zespołu Sekretarz sporządza protokół zawierający pełne zestawienie rozstrzygnięć podjętych na posiedzeniu Zespołu.
3.  W przypadku posiedzeń, którym nie przewodniczy Przewodniczący, osoba przewodnicząca zatwierdza protokół i niezwłocznie przedstawia go Przewodniczącemu.
4.  Protokół przechowuje się w BOIN.
§  6. 
1.  Przewodniczący Zespołu może, z własnej inicjatywy lub na wniosek członka Zespołu, zarządzić rozpatrzenie sprawy w trybie obiegowym.
2.  Niezgłoszenie przez członka Zespołu uwag traktuje się jako akceptację przedłożonych dokumentów.
3.  W przypadku nieuzgodnienia dokumentów w trybie obiegowym sprawa jest rozpatrywana na posiedzeniu Zespołu.
4.  Po rozpatrzeniu sprawy w trybie obiegowym Sekretarz Zespołu przedstawia członkom Zespołu na najbliższym posiedzeniu dokumenty uzgodnione w trybie obiegowym.
§  7.  W przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej oraz zwołania posiedzenia Zespołu w trybie posiedzenia nadzwyczajnego, komunikacja z mediami realizowana jest zgodnie z Instrukcją w sprawie komunikacji z mediami na potrzeby zarządzania kryzysowego, stanowiącą załącznik do zarządzenia.
§  8.  Obsługę Zespołu w zakresie organizacyjnym i obiegu dokumentów zapewnia BOIN.
§  9.  Osobom wchodzącym w skład Zespołu za pracę w ramach Zespołu nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie.
§  10.  Dokumenty opracowane przez Zespół działający w trybie określonym w zarządzeniu Nr 1 Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej z dnia 11 stycznia 2017 r. w sprawie utworzenia Zespołu Zarzadzania Kryzysowego (Dz. Urz. MGMiŻŚ poz. 1) zachowują ważność do czasu wydania nowych dokumentów regulujących zagadnienia, których dotyczą.
§  11.  Traci moc zarządzenie Nr 1 Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej z dnia 11 stycznia 2017 r. w sprawie utworzenia Zespołu Zarzadzania Kryzysowego.
§  12.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIK

Instrukcja w sprawie komunikacji z mediami na potrzeby zarządzania kryzysowego

§  1.  Instrukcja w sprawie komunikacji z mediami na potrzeby zarządzania kryzysowego, zwana dalej "Instrukcją", określa sposób komunikacji z mediami w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej oraz zwołania posiedzenia w trybie posiedzenia nadzwyczajnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego, zwanego dalej "Zespołem".
§  2.  W sytuacji, o której mowa w § 1, osobami upoważnionymi do wypowiadania się dla mediów w zakresie spraw będących w kompetencji Ministra są: Dyrektor Biura Prasowego w Ministerstwie, zwany dalej "Dyrektorem BP" oraz Przewodniczący Zespołu.
§  3.  W sytuacji, o której mowa w § 1, w zakresie spraw będących w kompetencjach jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych, każdorazowo następuje indywidualnie ustalenie osób upoważnionych do wypowiadania się dla mediów.
§  4. 
1.  W momencie wystąpienia sytuacji kryzysowej, jednostki organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane zobowiązane są do imiennego wskazania osoby upoważnionej do kontaktów z mediami, będącej koordynatorem ze strony jednostki.
2.  Dane teleadresowe osób upoważnionych są przekazywane do Biura Prasowego w Ministerstwie.
§  5.  Dyrektor BP lub Przewodniczący Zespołu mogą upoważnić inne osoby do udzielania wypowiedzi dla mediów w sprawach, o których mowa w § 3, w szczególności w zakresie tematów, które wymagają wiedzy eksperckiej lub specjalistycznej.
§  6. 
1.  Komórki organizacyjne w Ministerstwie są zobowiązane do udzielenia Dyrektorowi BP lub Przewodniczącemu Zespołu niezwłocznie wyjaśnień w zakresie wymaganym do udzielenia odpowiedzi dla mediów oraz koniecznym do prawidłowej pracy Zespołu.
2.  Komórki mają obowiązek udzielania odpowiedzi w terminie i trybie określonym przez Dyrektora Biura Prasowego (telefonicznie, pocztą elektroniczną, faksem, pisemnie).
§  7. 
1.  Służby prasowe jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych, których dotyczy sytuacja kryzysowa, na bieżąco kontaktują się z Dyrektorem BP w zakresie przygotowania informacji i materiałów koniecznych do pracy Zespołu.
2.  Jednostki organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane, jeśli wystąpiła sytuacji kryzysowa, mają obowiązek przygotowania i dostarczenia materiałów analitycznych, graficznych i wszelkich innych, koniecznych do prowadzenia komunikacji z mediami.
§  8.  W razie wystąpienia sytuacji kryzysowej, jednostki organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane, których dotyczy sytuacja kryzysowa, są zobowiązane do poinformowania pracowników zaangażowanych we współpracę z mediami (pracowników biur prasowych lub komórek Public Relation - PR) o zaistniałej sytuacji, w celu ograniczenia możliwości przekazywania informacji nieoficjalnych lub niesprawdzonych.
§  9.  W sytuacji, o której mowa w § 8, Dyrektor BP jest zobowiązany do poinformowania pracowników zaangażowanych we współpracę z mediami o zaistniałej sytuacji, w celu ograniczenia możliwości przekazywania informacji nieoficjalnych lub niesprawdzonych.
§  10.  Oświadczenia i komunikaty wychodzące z jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych w przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej mogą być przekazywane mediom przez kierowników lub rzeczników prasowych tych jednostek, po uprzedniej konsultacji z Zespołem, w tym Dyrektorem BP.
§  11.  W przypadku wystąpienia sytuacji kryzysowej przygotowywany jest plan medialny, opisujący sposób komunikowania się z mediami, zawierający m.in. wzory oświadczeń, komunikatów prasowych, przybliżoną liczbę i częstotliwość kontaktów z mediami, plan briefingów prasowych.
§  12. 
1.  Dyrektor BP współpracuje z Sekretarzem Zespołu Zarządzania Kryzysowego w zakresie realizacji polityki informacyjnej.
2.  Dyrektor BP w szczególności:
1) przygotowuje projekty standardów informacji na potrzeby Zespołu;
2) jest w stałym kontakcie ze służbami prasowymi jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych w zakresie pozyskiwania i koordynowania informacji niezbędnych do sporządzania raportów o sytuacji w działach administracji rządowej, będących we właściwości Ministra;
3) bierze udział w pozyskaniu z jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych oraz z komórek organizacyjnych w Ministerstwie wszelkich materiałów: informacyjnych, analitycznych, graficznych i innych koniecznych do realizacji polityki informacyjnej.
1 Minister Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej kieruje działami administracji rządowej - gospodarka wodna i żegluga śródlądowa na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 i 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 13 grudnia 2017 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej (Dz.U. poz. 2324 oraz z 2018 r. poz. 100).