Organizacja oraz zasady i tryb przeprowadzania kontroli w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego oraz funduszach zarządzanych przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.PKRUS.2010.2A.1

Akt obowiązujący

Wersja od: 21 września 2010 r.

ZARZĄDZENIE

PREZESA KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

z dnia 4 stycznia 2010 r.

w sprawie organizacji oraz zasad i trybu przeprowadzania kontroli w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego oraz funduszach zarządzanych przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego ¹

Na podstawie art. 59 ust. 3 ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (tekst jedn. Dz. U. z 2008 r. Nr 50, poz. 291 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

Rozdział  I

Zasady ogólne

§  1.

1. 2 Zarządzenie określa organizację oraz zasady i tryb przeprowadzania kontroli w jednostkach organizacyjnych i zakładach rehabilitacji leczniczej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, zwanej dalej "KRUS" oraz funduszach zarządzanych przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.

2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) jednostki organizacyjne KRUS - oddziały regionalne i placówki terenowe,

2) zakłady rehabilitacji leczniczej - centra i ośrodki KRUS.

3. Kryteriami kontroli są legalność, gospodarność, celowość i rzetelność.

1) legalność obejmuje zgodność działania z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, przepisami prawa wewnętrznego, umowami oraz decyzjami i innymi rozstrzygnięciami w sprawach indywidualnych, a także prawidłowość stanowienia przepisów wewnętrznych obowiązujących daną jednostkę,

2) gospodarność obejmuje oszczędne i wydajne gospodarowanie środkami, zgodnie z zasadą uzyskiwania najlepszych efektów przy możliwie najmniejszych nakładach,

3) celowość obejmuje zapewnienie zgodności z celami określonymi dla konkretnej jednostki lub działalności, stosowanie metod i środków odpowiednich dla osiągnięcia celów oraz skuteczności osiągnięcia tych celów,

4) rzetelność obejmuje wypełnienie obowiązków z należytą starannością, sumiennie i terminowo, wykonywanie zobowiązań zgodnie z ich treścią, dokumentowanie badanych zagadnień zgodnie z rzeczywistością, we właściwej formie i wymaganych terminach, przestrzeganie wewnętrznych reguł funkcjonowania jednostki.

4. Postępowanie kontrolne oparte jest na zasadach prawdy obiektywnej, podmiotowości, kontradyktoryjności i pisemności.

1) prawda obiektywna polega na bezstronnym ustalaniu i uczciwym prezentowaniu ustaleń kontroli,

2) podmiotowość oznacza, że w toku kontroli dokonywane są ustalenia dotyczące działalności jednostki objętej kontrolą, a formułowane oceny i zalecenia wynikają wyłącznie z tych ustaleń,

3) kontradyktoryjność (zasada równości stron) polega na zapewnieniu kierownikowi jednostki kontrolowanej możliwości aktywnego udziału w toku postępowania kontrolnego, w szczególności poprzez zapewnienie w toku postępowania kontrolnego możliwości korzystania ze środków odwoławczych,

4) pisemność oznacza, że zgromadzony w toku kontroli materiał dowodowy utrwala się w formie pisemnej.

§  2.

1. Kontrolę, o której mowa w § 1 ust. 1, wykonują pracownicy Biura Kontroli Centrali KRUS i komórek organizacyjnych ds. kontroli oddziałów regionalnych, zwani dalej "kontrolującymi".

2. 3 Biuro Kontroli przeprowadza kontrole we wszystkich jednostkach organizacyjnych KRUS i zakładach rehabilitacji leczniczej oraz funduszach zarządzanych przez Prezesa KRUS.

3. Komórki organizacyjne ds. kontroli oddziałów regionalnych przeprowadzają kontrole w komórkach organizacyjnych oddziałów regionalnych i w podległych placówkach terenowych.

4. Do czynności kontrolnych wykonywanych przez Biuro Kontroli mogą być włączeni pracownicy innych komórek organizacyjnych Centrali KRUS oraz pracownicy innych jednostek organizacyjnych KRUS i zakładów rehabilitacji leczniczej. O ich udziale w kontroli decyduje Prezes KRUS.

5. Do czynności kontrolnych wykonywanych przez komórki organizacyjne ds. kontroli oddziałów regionalnych mogą być włączeni pracownicy innych komórek organizacyjnych oddziałów regionalnych i podległych placówek terenowych. O ich udziale w kontroli decyduje dyrektor oddziału regionalnego.

§ 3. 4

1. Biuro Kontroli przeprowadza kontrole w jednostkach organizacyjnych KRUS oraz funduszach zarządzanych przez Prezesa KRUS na podstawie polecenia Prezesa KRUS.

2. Komórki organizacyjne ds. kontroli oddziałów regionalnych przeprowadzają kontrole na podstawie polecenia dyrektora oddziału regionalnego.

§ 4. 5

1. W jednostkach organizacyjnych KRUS i zakładach rehabilitacji leczniczej przeprowadzane są następujące rodzaje kontroli: kompleksowe, problemowe, doraźne i sprawdzające.

2. funduszach zarządzanych przez Prezesa KRUS przeprowadzane są kontrole problemowe, doraźne i sprawdzające

§  5.

1. Kontrola kompleksowa obejmuje całokształt podstawowej działalności kontrolowanej jednostki organizacyjnej KRUS lub zakładu rehabilitacji leczniczej.

2. Biuro Kontroli przeprowadza kontrole kompleksowe w oddziałach regionalnych, placówkach terenowych* i zakładach rehabilitacji leczniczej nie rzadziej niż raz na 5 lat.

3. Komórki organizacyjne do spraw kontroli oddziałów regionalnych przeprowadzają kontrole kompleksowe w jednostkach organizacyjnych podległych oddziałowi regionalnemu nie rzadziej niż raz na 3 lata.

4. Prezes KRUS może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia kontroli kompleksowej w terminie określonym w ust. 2 i 3 w przypadku, gdy wcześniejsze kontrole problemowe, doraźne i sprawdzające objęły całokształt działalności jednostki organizacyjnej KRUS lub zakładu rehabilitacji leczniczej lub z innych ważnych powodów.

5. Biuro Kontroli przeprowadza kontrole kompleksowe na podstawie "Tematyki kontroli kompleksowej" zatwierdzonej przez Prezesa KRUS.

6. Komórki organizacyjne ds. kontroli oddziałów regionalnych przeprowadzają kontrole kompleksowe na podstawie "Tematyki kontroli kompleksowej" zatwierdzonej przez dyrektora oddziału regionalnego.

§  6.

1. 6 Kontrola problemowa obejmuje wybrany zakres działalności jednostek organizacyjnych KRUS, zakładów rehabilitacji leczniczej lub komórek organizacyjnych tych jednostek oraz funduszy zarządzanych przez Prezesa KRUS.

2. Biuro Kontroli przeprowadza kontrole problemowe na podstawie programu kontroli zatwierdzonego przez Prezesa KRUS.

3. Komórki organizacyjne ds. kontroli oddziałów regionalnych przeprowadzają kontrole problemowe na podstawie programu kontroli zatwierdzonego przez dyrektora oddziału regionalnego.

4. Program kontroli problemowej powinien zawierać:

1) cel i zakres kontroli,

2) szczegółową tematykę i metodykę kontroli,

3) założenia organizacyjne.

§  7.

1. Kontrola doraźna obejmuje swoim zakresem konkretne sprawy lub grupy spraw.

2. Biuro Kontroli kontrole doraźne przeprowadza na polecenie Prezesa KRUS.

3. Komórki organizacyjne ds. kontroli oddziałów regionalnych kontrole doraźne przeprowadzają na polecenie dyrektora oddziału regionalnego.

§ 8. Kontrola sprawdzająca polega na ustaleniu prawidłowości wykonania zaleceń i wniosków pokontrolnych.

§  9.

1. Niezależnie od kontroli opisanych w § 2-8 biura Centrali KRUS przeprowadzają inspekcje w oddziałach regionalnych, placówkach terenowych i zakładach rehabilitacji leczniczej KRUS.

2. Tryb i zakres inspekcji określa dyrektor właściwego biura Centrali KRUS.

3. Problematyka inspekcji wynika z kompetencji biur Centrali KRUS określonych w Regulaminie Organizacyjnym KRUS.

4. Z czynności inspekcyjnych sporządza się sprawozdanie, które powinno zawierać:

1) nazwę i adres jednostki,

2) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe przeprowadzającego inspekcję,

3) czas trwania inspekcji, jej przedmiot oraz okres objęty inspekcją,

4) opis ustaleń oraz wynikających z nich wniosków,

5) informację, czy kierownik jednostki objętej inspekcją został powiadomiony o ustaleniach inspekcji,

6) informację o odnotowaniu faktu przeprowadzenia inspekcji w książce ewidencji kontroli prowadzonej w jednostce kontrolowanej.

5. W przypadku stwierdzenia w trakcie inspekcji nieprawidłowości i uchybień - dyrektor właściwego biura Centrali KRUS kieruje do kierownika danej jednostki organizacyjnej - w terminie nie przekraczającym 21 dni od daty zakończenia inspekcji - pismo zawierające zalecenia zmierzające do wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości.

6. W przypadku inspekcji przeprowadzanych w placówkach terenowych kopia pisma jest kierowana do dyrektora właściwego oddziału regionalnego.

7. Kopia sprawozdania z inspekcji oraz kopia wystąpienia poinspekcyjnego w terminie 21 dni od daty zakończenia inspekcji jest przekazywana do Biura Kontroli.

8. Do czynności inspekcyjnych nie mają zastosowania zasady oraz tryb przeprowadzania czynności kontrolnych zawarte w Rozdziale III.

Rozdział  II

Organizacja kontroli

§ 10. Planowanie, organizowanie i koordynowanie działań kontrolnych KRUS leży w kompetencji Biura Kontroli.

§ 11. Biuro Kontroli przeprowadza kontrole na podstawie rocznego planu kontroli, zatwierdzonego przez Prezesa KRUS.

§  12.

1. Komórki organizacyjne ds. kontroli oddziałów regionalnych przeprowadzają kontrole na podstawie rocznych planów kontroli, opracowanych przez dyrektorów oddziałów i zatwierdzonych przez Prezesa KRUS.

2. Dyrektorzy oddziałów regionalnych w terminie do 15 grudnia roku poprzedzającego rok planowany przedkładają za pośrednictwem dyrektora Biura Kontroli roczne plany kontroli do zatwierdzenia przez Prezesa KRUS.

3. Kierownicy placówek terenowych, które wykonują niektóre zadania przypisane oddziałowi regionalnemu, w terminie do 5 grudnia roku poprzedzającego rok planowany przekazują propozycje planu kontroli dyrektorom właściwych oddziałów regionalnych.

4. Dyrektorzy oddziałów regionalnych opracowują sprawozdania z realizacji rocznych planów kontroli, które przekazują do Biura Kontroli w terminie do 15 stycznia roku następnego po roku sprawozdawczym.

§  13.

1. Dyrektorzy biur Centrali KRUS opracowują roczne plany inspekcji, które po uprzednim zaakceptowaniu przez nadzorujących poszczególne biura Zastępców Prezesa KRUS, Naczelnego Lekarza Kasy lub Głównego Księgowego Kasy przekazują do Biura Kontroli w terminie do 15 grudnia roku poprzedzającego rok planowany.

2. Dyrektorzy biur Centrali KRUS opracowują informacje o realizacji rocznych planów inspekcji, które w terminie do 15 stycznia roku następnego po roku sprawozdawczym przekazują do Biura Kontroli.

Rozdział  III

Przygotowanie kontroli oraz szczegółowe zasady i tryb przeprowadzania czynności kontrolnych

§  14.

1. Etap przygotowania kontroli obejmuje:

1) dokonanie analizy przedkontrolnej, obejmującej w szczególności problematykę podlegającą badaniu i obowiązujący w jej zakresie stan prawny,

2) zapoznanie się z wynikami poprzednich kontroli,

3) określenie celu kontroli,

4) określenie zakresu badań kontrolnych, tj. wskazanie poszczególnych zagadnień, których zbadanie jest niezbędne do osiągnięcia celu kontroli,

5) określenie metodyki kontroli oraz zasady doboru próby do kontroli,

6) przygotowanie założeń organizacyjnych kontroli, w tym dobór kontrolujących.

3. Etap przygotowania kontroli powinien zostać udokumentowany. Odstąpienie od sporządzenia dokumentu zawierającego powyższe elementy jest możliwe w przypadku kontroli doraźnych.

§  15.

1. Kontrolę przeprowadza się w zespołach liczących co najmniej dwóch kontrolujących, spośród których Prezes KRUS lub dyrektor oddziału regionalnego wyznacza kierownika zespołu kontrolnego, który organizuje pracę zespołu.

2. Odstąpienie od zasady określonej w ust. 1 jest możliwe w przypadku kontroli doraźnych, a w przypadku kontroli planowych jedynie w uzasadnionych sytuacjach.

§  16.

1. Kontrolujący przeprowadza kontrolę na podstawie imiennego upoważnienia i legitymacji służbowej lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.

2. Upoważnienia do kontroli dla pracowników Biura Kontroli wystawia dyrektor lub wicedyrektor Biura Kontroli.

3. Upoważnienia do kontroli dla pracowników komórek organizacyjnych ds. kontroli oddziałów regionalnych wystawia dyrektor oddziału regionalnego.

4. Upoważnienie do kontroli powinno zawierać:

1) datę wystawienia i numer,

2) podstawę prawną podjęcia kontroli,

3) imię i nazwisko oraz stanowisko kontrolującego,

4) numer legitymacji służbowej,

5) nazwę i adres jednostki kontrolowanej,

6) przedmiot kontroli i okres objęty kontrolą,

7) okres ważności upoważnienia.

5. Po zakończeniu kontroli upoważnienie dołącza się do akt kontroli.

6. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

§  17.

1. Prezes KRUS, Zastępcy Prezesa, Naczelny Lekarz Kasy, Główny Księgowy Kasy, dyrektorzy biur Centrali, dyrektorzy oddziałów regionalnych, wicedyrektorzy biur i zastępcy dyrektorów oddziałów regionalnych mogą przeprowadzać kontrole na podstawie legitymacji służbowej, bez imiennego upoważnienia do kontroli.

2. Uprawnienia dyrektorów i wicedyrektorów biur dotyczą tylko zakresu działania biura.

3. Uprawnienia dyrektorów oddziałów regionalnych i ich zastępców odnoszą się tylko do terenu działania oddziałów regionalnych, którymi kierują.

§  18.

1. Kontrolujący podlega wyłączeniu od udziału w kontroli, jeżeli wyniki kontroli mogą dotyczyć jego praw lub obowiązków albo praw lub obowiązków osób mu najbliższych w rozumieniu przepisów Kodeksu Karnego.

2. Kontrolujący może być wyłączony od udziału w kontroli również z innych przyczyn, które mogą mieć wpływ na jego bezstronność.

3. O wyłączeniu kontrolującego decyduje zarządzający kontrolę na wniosek kierownika zespołu kontrolnego lub osoby zainteresowanej.

4. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych pracownik Biura Kontroli składa dyrektorowi Biura Kontroli pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności uzasadniających wyłączenie od udziału w kontroli.

5. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych pracownik komórki organizacyjnej ds. kontroli oddziału regionalnego składa dyrektorowi oddziału regionalnego pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności uzasadniających wyłączenie od udziału w kontroli.

6. Wzory oświadczeń stanowią załączniki nr 2 i 3 do zarządzenia.

7. Kontrolujący ma obowiązek niezwłocznego poinformowania swojego przełożonego o próbach wpływu na jego niezależność, mogących mieć jakikolwiek wpływ na przebieg postępowania kontrolnego i jego wyniki.

8. Kontrolującego nie należy kierować przez okres co najmniej jednego roku do przeprowadzania kontroli w komórce, jednostce organizacyjnej KRUS lub zakładzie rehabilitacji leczniczej, w której był zatrudniony bezpośrednio przed podjęciem pracy w Biurze Kontroli lub komórce organizacyjnej ds. kontroli oddziału regionalnego.

§ 19. Kontrolujący zawiadamia kierownika jednostki kontrolowanej o rozpoczęciu kontroli, okazując upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, legitymację służbową lub inny dokument potwierdzający tożsamość.

§  20.

1. Kontrola przeprowadzana jest w siedzibie jednostki kontrolowanej lub jej komórki organizacyjnej. Kontrola lub jej poszczególne czynności mogą być przeprowadzane również w siedzibie jednostki kontrolującej.

2. Czynności kontrolne powinny być wykonywane w dniach i godzinach pracy obowiązujących w jednostce kontrolowanej. W razie konieczności prowadzenia kontroli w czasie innym od obowiązującego w jednostce kontrolowanej, kontrolujący informuje o tym jej kierownika, który wydaje niezbędne polecenia.

3. Kontrola w jednostce kontrolowanej nie powinna trwać dłużej niż 21 dni. Zarządzający kontrolę może na umotywowany wniosek kontrolującego przedłużyć ten okres.

§  21.

1. Kierownik jednostki kontrolowanej ma obowiązek zapewnienia kontrolującemu odpowiednich warunków do sprawnego przeprowadzenia kontroli, w tym:

1) niezwłocznego przedstawienia na żądanie kontrolującego wszelkich dokumentów i materiałów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli,

2) terminowego udzielania wyjaśnień przez pracowników,

3) sporządzania niezbędnych kopii dokumentów oraz zestawień liczbowych, tabel i wydruków komputerowych,

4) przydzielenia, w miarę możliwości, oddzielnego pomieszczenia z odpowiednim wyposażeniem,

5) zapewnienia środków transportu.

2. Kontrolujący powinien ustalić z kierownikiem jednostki kontrolowanej sposób poinformowania pracowników o rozpoczęciu kontroli i miejscu pracy kontrolującego.

3. Kontrola nie powinna zakłócać lub utrudniać obsługi interesantów.

§  22.

1. W czasie wykonywania kontroli kontrolujący jest uprawniony do:

1) wstępu i oględzin pomieszczeń jednostki kontrolowanej,

2) wglądu do ksiąg, planów, sprawozdań, akt i dokumentów,

3) zabezpieczenia dokumentów i innych dowodów,

4) żądania pisemnych lub ustnych wyjaśnień od kierownika i pracowników jednostki kontrolowanej,

5) przyjmowania od pracowników oświadczeń związanych z przedmiotem kontroli.

2. Kontrolujący jest upoważniony do swobodnego poruszania się na terenie jednostki kontrolowanej na podstawie upoważnienia do kontroli, legitymacji służbowej lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.

§  23.

1. Obowiązkiem kontrolującego jest rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego.

2. W razie stwierdzenia nieprawidłowości należy ustalić:

1) rozmiary oraz okoliczności, przyczyny i skutki ich powstania,

2) osoby odpowiedzialne za ich powstanie,

3) skuteczność nadzoru służbowego.

3. W przypadku stwierdzenia szczególnych osiągnięć i przykładów godnych upowszechnienia kontrolujący powinien wskazać osoby, które przyczyniły się do tych osiągnięć.

§  24.

1. Kontrolujący ustala stan faktyczny na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.

2. Dowodami są m.in.: rejestry, dokumenty, dowody rzeczowe, wyniki oględzin, opinie biegłych, pisemne wyjaśnienia i oświadczenia.

3. Do dokumentów zalicza się m.in.: decyzje, akta świadczeniobiorców i ubezpieczonych, kartoteki, akta osobowe, listy wynagrodzeń, plany i sprawozdania, dane ewidencyjne, faktury i rachunki, korespondencję urzędową, a także wydruki komputerowe.

4. Kopie dokumentów stanowiących dowody nieprawidłowości i uchybień należy potwierdzić za zgodność z oryginałem.

§  25.

1. Przy kontroli kasy, magazynu i przy oględzinach pomieszczeń oraz obiektów wymagana jest obecność osób odpowiedzialnych za ich prowadzenie, a w przypadku nieobecności tych osób czynności kontrolne przeprowadza się w obecności komisji powołanej przez kierownika jednostki kontrolowanej.

2. Z przebiegu czynności, wymienionych w ust. 1, sporządza się protokół według wzorów stanowiących załączniki nr 4, 5 i 6 do zarządzenia. Protokóły podpisują kontrolujący oraz osoby obecne przy czynnościach kontrolnych.

§  26.

1. W przypadku kontroli dokumentacji medycznej stosuje się przepisy ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej (tekst jedn. Dz. U. z 2007 r. Nr 14, poz. 89 z późn. zm.) i aktów prawnych wydanych na podstawie tej ustawy, dotyczących ochrony danych o stanie zdrowia i sposobie leczenia pacjentów.

2. W przypadku kontroli dokumentów zawierających dane osobowe kontrolujący obowiązany jest do zastosowania się do wymogów określonych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) oraz zarządzeń Prezesa KRUS wydanych na jej podstawie.

§  27.

1. Pracownicy jednostki kontrolowanej obowiązani są udzielić, w ustalonym przez kontrolującego terminie, wyjaśnień ustnych lub pisemnych w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli.

2. Każdy pracownik jednostki kontrolowanej może złożyć pisemne lub ustne oświadczenie dotyczące przedmiotu kontroli. Kontrolujący nie może odmówić przyjęcia oświadczenia. Z ustnych oświadczeń kontrolujący sporządza notatkę, którą dołącza do protokołu kontroli.

§  28.

1. Kontrolujący na bieżąco informuje kierownika jednostki kontrolowanej o stwierdzonych nieprawidłowościach i uchybieniach. Kierownik jednostki kontrolowanej może niezwłocznie wydać dyspozycje mające na celu ich wyeliminowanie.

2. Za nieprawidłowość należy uznać działanie lub zaniechanie, które z punktu widzenia kryteriów kontroli jest nielegalne, niegospodarne, niecelowe lub nierzetelne.

3. Za uchybienie należy uznać odstępstwo od stanu pożądanego o charakterze wyłącznie formalnym, nie powodujące następstw dla kontrolowanej działalności zarówno w aspekcie finansowym, jak i wykonania zadań.

4. W przypadku stwierdzenia istotnych nieprawidłowości, a szczególnie zagrożenia życia lub zdrowia ludzkiego albo poważnej szkody w mieniu, kontrolujący obowiązany jest poinformować o tym kierownika jednostki kontrolowanej i wskazać na potrzebę podjęcia działań w celu wyeliminowania zagrożeń.

5. Kierownik jednostki kontrolowanej obowiązany jest niezwłocznie poinformować kontrolującego o podjętych działaniach zapobiegających zagrożeniu lub wskazać przyczyny niepodjęcia działań.

§  29.

1. W razie stwierdzenia podczas kontroli stanu faktycznego uzasadniającego podejrzenie popełnienia przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zabezpiecza dokumenty i inne dowody uzasadniające podejrzenie przestępstwa.

2. W przypadku ustaleń kontroli, o których mowa w ust. 1, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia dyrektora Biura Kontroli (dotyczy pracowników Biura Kontroli) lub dyrektora oddziału regionalnego (dotyczy pracowników komórki organizacyjnej ds. kontroli oddziału regionalnego), a także kierownika jednostki kontrolowanej.

3. W przypadku ujawnienia stanu faktycznego, opisanego w ust. 1, zarządzający kontrolę zawiadamia organy powołane do ścigania przestępstw.

§  30.

1. Kontrolujący w razie potrzeby zabezpiecza dokumenty i inne dowody w sposób gwarantujący ich nienaruszalność tj.:

1) przechowywanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnym, zamkniętym i opieczętowanym pomieszczeniu,

2) opieczętowanie i oddanie na przechowanie kierownikowi lub innemu pracownikowi jednostki kontrolowanej za pokwitowaniem,

3) zabranie z jednostki kontrolowanej za pokwitowaniem odbioru.

O zwolnieniu zabezpieczonych dowodów decyduje kontrolujący, dyrektor Biura Kontroli lub dyrektor oddziału regionalnego.

2. Na wniosek kierownika jednostki kontrolowanej, kontrolujący umożliwia sporządzenie odpisów i wyciągów z zabezpieczonych dokumentów. Zgodność odpisu z oryginałem potwierdza kontrolujący.

§  31.

1. W razie potrzeby zbadania zagadnień wymagających wiedzy specjalistycznej, zarządzający kontrolę - na wniosek kontrolującego - może powołać biegłego, określając przedmiot, zakres oraz termin zakończenia badań.

2. Sprawozdanie z czynności biegłego stanowi dowód w postępowaniu kontrolnym.

§  32.

1. Ustalenia kontroli kontrolujący opisuje w protokóle kontroli, który powinien przedstawiać:

1) stan faktyczny, stanowiący podstawę do oceny działalności jednostki kontrolowanej w badanym okresie,

2) ujawnione nieprawidłowości i uchybienia z podaniem zakresu, przyczyn i skutków ich powstania,

3) wskazanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości.

2. Protokół powinien zawierać ponadto:

1) zastrzeżenie, że służy tylko do użytku służbowego,

2) nazwę jednostki kontrolowanej w pełnym brzmieniu i jej adres,

3) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli z uwzględnieniem ewentualnych przerw w kontroli,

4) imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe osób kontrolujących, a także numery upoważnień do przeprowadzenia kontroli,

5) określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą,

6) imię i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej oraz okres jego zatrudnienia w tej jednostce,

7) wykaz załączników stanowiących integralną część protokółu,

8) informację o powiadomieniu kierownika jednostki kontrolowanej o przysługujących mu uprawnieniach w zakresie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do faktów opisanych w protokóle, odmowy podpisania protokółu oraz możliwości złożenia wyjaśnień,

9) informację o sporządzeniu jednego egzemplarza protokółu, którego każda strona została parafowana przez kierownika zespołu kontrolnego i kierownika jednostki kontrolowanej oraz o wręczeniu kserokopii protokółu kierownikowi jednostki kontrolowanej.

3. Zapisy zawarte w protokóle kontroli podlegają weryfikacji przez kierownika zespołu kontrolnego.

§  33.

1. Protokół kontroli podpisują kontrolujący oraz przedstawiciele kierownictwa jednostki kontrolowanej.

2. Jeżeli kierownik jednostki kontrolowanej lub główny księgowy zgłosił przed podpisaniem protokółu umotywowane zastrzeżenia do jego treści, kontrolujący mają obowiązek zbadać zasadność tych zastrzeżeń i w uzasadnionych przypadkach zmienić lub uzupełnić treść protokołu.

3. Kierownik jednostki kontrolowanej lub główny księgowy odmawiając podpisania protokółu kontroli, zobowiązani są złożyć pisemne wyjaśnienie dotyczące przyczyn odmowy.

4. Kontrolujący podpisują protokół kontroli, którego podpisania odmówił kierownik jednostki kontrolowanej lub główny księgowy, umieszczając w protokole informację o odmowie podpisania protokołu i załączając pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.

5. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody w prowadzeniu postępowania pokontrolnego.

§ 34. Kontrolujący powinni odnotować przeprowadzenie kontroli w książce ewidencji kontroli, prowadzonej w jednostce kontrolowanej.

§ 35. Kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu złożyć zarządzającemu kontrolę pisemne wyjaśnienie na temat okoliczności i przyczyn nieprawidłowości opisanych w protokole.

§  36.

1. Kierownik jednostki kontrolowanej na wniosek kontrolującego lub z własnej inicjatywy organizuje naradę pokontrolną w celu omówienia ustaleń kontroli i określenia działań mających służyć wyeliminowaniu stwierdzonych nieprawidłowości.

2. W naradzie pokontrolnej uczestniczą kontrolujący, kierownik jednostki kontrolowanej, który prowadzi naradę, pracownicy zajmujący stanowiska kierownicze oraz pracownicy odpowiedzialni za kontrolowane odcinki pracy.

3. Z narady pokontrolnej sporządza się protokół, który podpisuje kierownik jednostki kontrolowanej, jako prowadzący naradę oraz protokolant.

4. Protokół narady zorganizowanej po kontroli przeprowadzonej przez Biuro Kontroli, kierownik jednostki kontrolowanej przekazuje do Biura Kontroli w ciągu 7 dni od daty narady.

§  37.

1. Kontrola może zostać przeprowadzona w trybie uproszczonego postępowania kontrolnego.

2. O zastosowaniu trybu uproszczonego decyduje dyrektor Biura Kontroli lub dyrektor oddziału regionalnego.

3. Uproszczone postępowanie kontrolne może zostać zastosowane w następujących przypadkach:

1) przeprowadzania kontroli doraźnych,

2) badania spraw wynikających ze skarg i wniosków,

3) badania dokumentów i innych materiałów otrzymanych z jednostek podlegających kontroli,

4) przeprowadzania kontroli sprawdzającej.

4. Do kontroli przeprowadzanej w trybie uproszczonym mają zastosowanie zasady określone w Rozdziale III niniejszego Zarządzenia, za wyjątkiem § 32, 33, 35 i 36.

§  38.

1. Z kontroli przeprowadzonej w trybie uproszczonego postępowania kontrolujący sporządza sprawozdanie, które powinno zawierać:

1) nazwę i adres jednostki kontrolowanej,

2) imię i nazwisko, stanowisko służbowe kontrolującego oraz datę i numer upoważnienia do kontroli,

3) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli,

4) imię i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej oraz okres jego zatrudnienia w kontrolowanej jednostce,

5) opis ustalonych w czasie kontroli faktów oraz wynikających z nich wniosków.

2. W razie ujawnienia w toku kontroli okoliczności wskazujących na popełnienie przestępstwa lub wykroczenia albo przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, albo naruszenia dyscypliny finansów publicznych lub okoliczności uzasadniających odpowiedzialność dyscyplinarną lub porządkową, od chwili stwierdzenia tych okoliczności kontrola nie może być prowadzona w trybie uproszczonym.

§  39.

1. Kontrolujący w uzasadnionych przypadkach może sporządzić sprawozdanie z wykonania zadań kontrolnych.

2. Sprawozdanie sporządza kierownik zespołu kontrolnego lub inny kontrolujący wyznaczony przez dyrektora Biura Kontroli lub dyrektora oddziału regionalnego.

3. W sprawozdaniu tym umieszcza się uwagi dotyczące wykonania zadań kontrolnych, oceny i opinie na temat funkcjonowania jednostki kontrolowanej oraz wnioski i ich uzasadnienie.

§  40.

1. Dyrektor Biura Kontroli lub komórka organizacyjna ds. kontroli oddziału regionalnego w terminie 21 dni od podpisania protokołu przedkłada Prezesowi KRUS lub dyrektorowi oddziału regionalnego komplet dokumentów kontroli, w tym:

1) protokół kontroli lub sprawozdanie sporządzone w trybie § 38,

2) sprawozdanie z wykonania zadań kontrolnych, sporządzone w trybie § 39,

3) projekt wystąpienia pokontrolnego.

2. Projekt zaleceń pokontrolnych opracowany przez Biuro Kontroli jest konsultowany z właściwymi biurami Centrali KRUS.

§  41.

1. Zarządzający kontrolę kieruje wystąpienie pokontrolne do kierownika jednostki kontrolowanej.

2. Zarządzający kontrolę może odstąpić od kierowania zaleceń pokontrolnych, jeżeli nieprawidłowości zostały usunięte w trakcie kontroli, a kontrolujący odnotował ten fakt w protokóle lub sprawozdaniu.

3. W przypadku kontroli przeprowadzanych przez Biuro Kontroli w placówkach terenowych, które wykonują niektóre zadania przypisane oddziałowi regionalnemu, kopia wystąpienia pokontrolnego jest kierowana do dyrektora właściwego oddziału regionalnego.

§  42.

1. Wystąpienie pokontrolne winno zawierać:

1) zwięzły opis ustaleń kontroli ze wskazaniem ich zakresu, rodzaju, przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz osób odpowiedzialnych za ich powstanie,

2) ocenę funkcjonowania jednostki opartą na ustaleniach kontroli,

3) zalecenia zmierzające do wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości,

4) polecenie wyciągnięcia konsekwencji służbowych w stosunku do osób odpowiedzialnych za powstanie nieprawidłowości, w tym także z tytułu nadzoru,

5) określenie terminu udzielenia odpowiedzi na temat realizacji zaleceń pokontrolnych lub przyczyn ich niewykonania.

2. Wyznaczony termin udzielenia odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne nie może być dłuższy niż 30 dni.

§  43.

1. Wyniki kontroli problemowych obejmujących kilka lub kilkanaście jednostek organizacyjnych KRUS opisuje się w informacji zbiorczej przedkładanej Prezesowi KRUS lub dyrektorowi oddziału regionalnego.

2. Informacja zbiorcza obok zwięzłego opisu ustaleń kontroli, ocen i uwag powinna zawierać wnioski dotyczące sposobu wykorzystania ustaleń kontroli.

3. W uzasadnionych przypadkach do kierowników jednostek organizacyjnych KRUS objętych kontrolą problemową mogą zostać skierowane wystąpienia pokontrolne.

§ 44. Po otrzymaniu odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne zarządzający kontrolę, uwzględniając ocenę odpowiedzi dokonaną przez dyrektora Biura Kontroli lub komórkę organizacyjną ds. kontroli oddziału regionalnego, podejmuje decyzję o potrzebie przeprowadzenia kontroli sprawdzającej.

Rozdział  IV

Przepisy końcowe

§ 45. Traci moc Zarządzenie Nr 3 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 16 lutego 2009 roku w sprawie organizacji oraz zasad i trybu przeprowadzania kontroli w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.

§ 46. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2010 r.

______

* Placówki terenowe KRUS wykonujące niektóre zadania przypisane oddziałowi regionalnemu wraz z placówkami na rzecz których wspomniane jednostki organizacyjne wykonują dodatkowe zadania zgodnie z § 5 ust.7 Statutu KRUS stanowiącego załącznik do Zarządzenia nr 10 Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 30 maja 2008 roku w sprawie nadania Statutu Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (Dz. Urz. MRiRW Nr 10, poz. 12) oraz placówki terenowe, które do dnia 6 września 2007 roku funkcjonowały jako oddziały regionalne KRUS - stosownie do postanowień Zarządzenia nr 64 Prezesa KRUS z dnia 6 września 2007 roku w sprawie zmiany struktury organizacyjnej KRUS z późn. zm.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1 ⁷

UPOWAŻNIENIE Nr .....

Na podstawie § 2 i § 16 Zarządzenia Nr .......... Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia ......................... w sprawie organizacji oraz zasad i trybu przeprowadzania kontroli w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego oraz funduszach zarządzanych przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego

- upoważniam Panią/Pana ..........................................................................................................

(imię i nazwisko, stanowisko służbowe)

posiadającą (-cego) legitymację służbową nr ..............................................................................

do przeprowadzenia kontroli ........................................................................................................

(kompleksowej, problemowej, sprawdzającej, doraźnej)

w ...................................................................................................................................................

(nazwa i adres jednostki/komórki kontrolowanej)

- zgodnie z ....................................................................................................................................

(zatwierdzoną tematyką kontroli kompleksowej, zatwierdzonym

programem kontroli problemowej)

Przedmiotem kontroli będzie .......................................................................................................

(całokształt działalności placówki/oddziału od dnia .........................

do czasu kontroli, prawidłowość postępowania w zakresie .............)

W odniesieniu do świadczeń emerytalno-rentowych oraz zagadnień ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych kontrolą objęta zostanie całość dokumentacji znajdującej się w aktach danej sprawy.

Upoważnienie ważne jest do dnia ................................................................................................

.......................................... ....................................................................

(data) (podpis i pieczątka osoby wystawiającej)

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

Znak: .................................. ............................................

(miejscowość, data)

Dyrektor Biura Kontroli

lub

Dyrektor Oddziału Regionalnego w ...........

OŚWIADCZENIE

W związku z planowaną w terminie .............................................................................. kontrolą

.......................................................................................................................................................

(kompleksową, problemową, sprawdzającą, doraźną)

w ...................................................................................................................................................

(nazwa kontrolowanej jednostki lub komórki organizacyjnej)

oświadczam, że brak jest okoliczności uzasadniających wyłączenie mnie od udziału w tej kontroli.

...........................................................

(podpis i pieczątka)

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

Znak: .................................. ............................................

(miejscowość, data)

Dyrektor Biura Kontroli

lub

Dyrektor Oddziału Regionalnego w ...........

OŚWIADCZENIE

W związku z planowaną w terminie .............................................................................. kontrolą

.......................................................................................................................................................

(kompleksową, problemową, sprawdzającą, doraźną)

w ...................................................................................................................................................

(nazwa kontrolowanej jednostki lub komórki organizacyjnej)

oświadczam, że istnieją okoliczności uzasadniające wyłączenie mnie od udziału w tej kontroli, ponieważ:

.......................................................................................................................................................

(uzasadnienie)

.......................................................................................................................................................

..........................................................

(podpis i pieczątka)

ZAŁĄCZNIK  Nr 4

PROTOKÓŁ

kontroli kasy w .............................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

(nazwa jednostki kontrolowanej)

przeprowadzonej w dniu ............................. przez:

1. ................................................................................................................................................

2. ................................................................................................................................................

Po przeliczeniu w obecności kasjera ............................................................................................

kontrolujący stwierdzili, że:

1. W kasie jest następujący stan gotówki:

a) w banknotach zł .......................................................

b) w bilonie zł ...............................................................

c) razem zł .................. słownie: ...........................................................................................

2. Według zapisów w księgach kasowych (raporcie kasowym uzgodnionym z odpowiednimi kontami w księgowości) stan gotówki w kasie na dzień ............... winien wynosić zł .........

3. Z porównania faktycznego stanu gotówki ze stanem ewidencyjnym wynika, że:

a) niedobór gotówki w kasie wynosi zł .................................

słownie: zł ........................................................................................................................

b) nadwyżka gotówki w kasie wynosi zł ................................

słownie: zł ........................................................................................................................

c) stan faktyczny jest zgodny ze stanem ewidencyjnym.

4. Stwierdzoną nadwyżkę zaprzychodowano asygnatą kasową Nr ............. z dnia ..................

5. Stwierdzony niedobór rozchodowano asygnatą kasową Nr ............... z dnia ....................... i polecono obciążyć kasjera ..................................................................

6. Stwierdzono inne nieprawidłowości, a mianowicie: .............................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

Protokół niniejszy sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano po uprzednim odczytaniu, przy czym jeden egzemplarz pozostawiono kasjerowi.

............................................... ................................................

(podpis kasjera)

................................................ ...............................................

(podpis gł. księgowego) (podpisy kontrolujących)

......................................................................

(podpis kierownika jednostki kontrolowanej)

ZAŁĄCZNIK  Nr 5

PROTOKÓŁ KONTROLI MAGAZYNU

W dniu ..................................................... kontrolujący ...............................................................

.......................................................................................................................................................

(wymienić imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolującego/-cych)

w obecności ..................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

(wymienić imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby lub osób)

przeprowadził/li/kontrolę .............................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

(wymienić przedmioty, które zostały poddane kontroli)

W wyniku kontroli zostało ustalone, co następuje: ......................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Do niniejszego protokołu załączone zostały następujące dowody: .............................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Protokół po odczytaniu podpisano przez osoby biorące udział w kontroli.

........................................................... ...................................................

(data)

........................................................... ....................................................

(podpis magazyniera) (podpis kontrolującego/-cych)

...........................................................

(podpisy osób obecnych przy kontroli)

ZAŁĄCZNIK  Nr 6

PROTOKÓŁ OGLĘDZIN

W dniu .......................................................... kontrolujący ..........................................................

.......................................................................................................................................................

(wymienić imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolującego/-cych)

w obecności ..................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

(wymienić imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby lub osób)

dokonał/-li oględzin .....................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

(określić pomieszczenia, obiekt, miejsce, przedmioty)

W wyniku oględzin stwierdzono: .................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Do niniejszego protokołu zostały dołączone następujące dowody: .............................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

(wymienić dowody, np. zdjęcia fotograficzne)

Po odczytaniu protokół podpisano.

................................................................

(data)

........................................................

(podpis kontrolującego/-cych)

................................................................

(podpis osoby obecnej przy oględzinach)

¹ Tytuł zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia z dnia 21 września 2010 r. (Dz.Urz.PKRUS.11.1.23) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 21 września 2010 r.

² § 1 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia z dnia 21 września 2010 r. (Dz.Urz.PKRUS.11.1.23) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 21 września 2010 r.

³ § 2 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 3 zarządzenia z dnia 21 września 2010 r. (Dz.Urz.PKRUS.11.1.23) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 21 września 2010 r.

⁴ § 3 zmieniony przez § 1 pkt 4 zarządzenia z dnia 21 września 2010 r. (Dz.Urz.PKRUS.11.1.23) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 21 września 2010 r.

⁵ § 4 zmieniony przez § 1 pkt 5 zarządzenia z dnia 21 września 2010 r. (Dz.Urz.PKRUS.11.1.23) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 21 września 2010 r.

⁶ § 6 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 6 zarządzenia z dnia 21 września 2010 r. (Dz.Urz.PKRUS.11.1.23) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 21 września 2010 r.

⁷ Załącznik nr 1 zmieniony przez § 1 pkt 7 zarządzenia z dnia 21 września 2010 r. (Dz.Urz.PKRUS.11.1.23) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 21 września 2010 r.